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一、數(shù)字化城管系統(tǒng)的基本架構(gòu)
我市數(shù)字化城市管理系統(tǒng)利用網(wǎng)絡(luò)、通訊、信息集成等技術(shù),將現(xiàn)有的城市夜間照明、城市供水、城市排水、公共交通、城市道路橋梁等行業(yè)管理信息系統(tǒng)集成到石家莊市數(shù)字化城市管理智能指揮中心,并與12319服務(wù)熱線有機(jī)結(jié)合,實(shí)現(xiàn)了資源共享,提高了政府城市管理的指揮、調(diào)度、處置能力。
該系統(tǒng)主要包括一個(gè)中心、三個(gè)平臺(tái)、十個(gè)子系統(tǒng):
一個(gè)中心是指數(shù)字城管指揮調(diào)度中心,是城市管理信息化的樞紐,是各專業(yè)子系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)匯集中心。
三個(gè)平臺(tái)分別是指數(shù)據(jù)交換平臺(tái)、呼叫平臺(tái)和城市管理gis基礎(chǔ)數(shù)據(jù)平臺(tái)。數(shù)據(jù)交換平臺(tái)涵蓋城市管理范圍內(nèi)各行業(yè)(企業(yè))在日常工作中的基礎(chǔ)設(shè)施、基礎(chǔ)數(shù)據(jù),如城市供水、道路、橋梁、排水、夜景照明、環(huán)衛(wèi)等企業(yè)基礎(chǔ)數(shù)據(jù),是部門與部門之間、上級(jí)與下級(jí)之間、職能管理與企業(yè)之間的信息共享基礎(chǔ)。呼叫平臺(tái)是城市數(shù)字化管理的主要紐帶,它將政府、企業(yè)和公眾有效聯(lián)系起來(lái),是實(shí)現(xiàn)城市管理監(jiān)管、指揮、考評(píng)的重要手段,是提升城市管理服務(wù)水平、轉(zhuǎn)變政府服務(wù)職能、解決市民問(wèn)題的重要途徑。gis基礎(chǔ)數(shù)據(jù)平臺(tái)采用目前較為先進(jìn)gis技術(shù)將城市基礎(chǔ)地理信息和基礎(chǔ)設(shè)施信息結(jié)合起來(lái),形成數(shù)字化信息庫(kù),向上層應(yīng)用用戶提供圖文并茂的信息數(shù)據(jù)查詢。
十個(gè)子系統(tǒng)主要包括城市供水管理系統(tǒng)、道橋管理系統(tǒng)、排水管理系統(tǒng)、公交指揮調(diào)度系統(tǒng)、夜間照明管理系統(tǒng)、公共服務(wù)熱線系統(tǒng)、地理信息查詢服務(wù)系統(tǒng)、gps車輛定位系統(tǒng)、視頻會(huì)議系統(tǒng)、電子政務(wù)系統(tǒng)等十個(gè)業(yè)務(wù)子系統(tǒng)。
該系統(tǒng)通過(guò)無(wú)線數(shù)據(jù)采集、呼叫中心受理、大屏幕指揮、數(shù)據(jù)交換、協(xié)同工作、綜合評(píng)價(jià)等,將城管信息的采集、上報(bào)、處理、結(jié)案到綜合評(píng)價(jià)等工作機(jī)制進(jìn)行了系統(tǒng)再造,使各區(qū)、各有關(guān)部門的職責(zé)更加清晰、關(guān)系更加密切,政府行政效能大大提高。
二、數(shù)字化城市管理系統(tǒng)的主要功能和作用
石家莊市數(shù)字化城市管理系統(tǒng)在實(shí)現(xiàn)對(duì)各行業(yè)運(yùn)行情況進(jìn)行監(jiān)管的同時(shí),提高了政府處置突發(fā)事件的能力,轉(zhuǎn)變了城市管理的服務(wù)方式,實(shí)現(xiàn)了以人為本,提高了城市管理的服務(wù)效率、服務(wù)質(zhì)量。
(一)帶動(dòng)了城市管理方式的深刻變革
原來(lái)的管理模式是領(lǐng)導(dǎo)指示多,運(yùn)動(dòng)頻繁,但長(zhǎng)期效果不明顯,屬于開(kāi)環(huán)管理,粗放而又沒(méi)有效率。新模式通過(guò)對(duì)管理對(duì)象空間上、時(shí)間上和責(zé)任上的精確定位,再造工作流程,使各區(qū)、各職能部門的職責(zé)更加清晰,城市管理也由粗放轉(zhuǎn)向了精準(zhǔn)。通過(guò)建立監(jiān)督評(píng)價(jià)體系,政府從原來(lái)的指揮員變成了監(jiān)督員,促進(jìn)了政府職能的轉(zhuǎn)變。
(二)促進(jìn)了城市管理手段的創(chuàng)新
過(guò)去我們的管理是靜止、被動(dòng)的,往往是出了問(wèn)題之后再去被動(dòng)地解決,見(jiàn)事遲、動(dòng)作慢、效率低。而新的模式是主動(dòng)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題在現(xiàn)場(chǎng)、處理在現(xiàn)場(chǎng)、監(jiān)督在現(xiàn)場(chǎng)、反饋在現(xiàn)場(chǎng)、最后檢驗(yàn)還在現(xiàn)場(chǎng),真正做到了動(dòng)態(tài)管理和及時(shí)處理。比如:過(guò)去市政設(shè)施的維護(hù)主要憑借主觀判斷,或者等到破損嚴(yán)重時(shí)才去維修。現(xiàn)在通過(guò)道路橋梁分析系統(tǒng)可以精確地掌握每條道路、每座橋梁的各項(xiàng)數(shù)據(jù),通過(guò)分析,可以準(zhǔn)確掌握它的現(xiàn)狀,制定科學(xué)地維修計(jì)劃。夜景照明智能監(jiān)控系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了路燈的單燈、單排、節(jié)能遠(yuǎn)程控制,每年可節(jié)省電費(fèi)400余萬(wàn)元。
(三)提高了城市管理工作效率和服務(wù)水平
數(shù)字化城市管理系統(tǒng)帶來(lái)最明顯的變化,就是一直困擾城市管理效率不高問(wèn)題,產(chǎn)生了非常明顯的變化。首先,實(shí)現(xiàn)了實(shí)時(shí)管理和動(dòng)態(tài)管理,極大地縮短了工作流程,加快了反應(yīng)速度,提高了服務(wù)水平。比如:公交營(yíng)運(yùn)借助車輛動(dòng)態(tài)定位、無(wú)線通信及電子地圖顯示技術(shù),變靜態(tài)調(diào)度為動(dòng)態(tài)監(jiān)控,實(shí)現(xiàn)均勻合理的行車間隔,縮短車輛停站時(shí)間,提高車輛的準(zhǔn)點(diǎn)率。其次,第一時(shí)間發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的機(jī)制初步形成,問(wèn)題發(fā)現(xiàn)率明顯提高,每天發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題相當(dāng)于以往一個(gè)月的數(shù)量。第三,案件辦結(jié)率普遍提高,問(wèn)題辦理結(jié)案率平均從過(guò)去的一周左右縮短到1小時(shí)。
(四)提高了處置突發(fā)事件的城市應(yīng)急能力。
突發(fā)事件的處置直接體現(xiàn)著政府的執(zhí)政能力。數(shù)字城管監(jiān)控中心通過(guò)網(wǎng)絡(luò)和無(wú)線通訊等手段,可以直接監(jiān)督供水管網(wǎng)的送水情況、公交車輛運(yùn)行狀態(tài)、路燈開(kāi)閉時(shí)間、排水流量監(jiān)測(cè)、道路橋梁維護(hù)狀態(tài)。突發(fā)事件發(fā)生后,智能化指揮系統(tǒng)可以為領(lǐng)導(dǎo)提供實(shí)時(shí)的各項(xiàng)真實(shí)數(shù)據(jù),為領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)、迅速的作出決策提供有力支持,極大地提高了政府的應(yīng)急處置能力。
三、主要做法
(一)多方調(diào)研,開(kāi)拓思路
為了制定切實(shí)可行的建設(shè)方案,我局組織有關(guān)人員先后到北京市西城區(qū)、濟(jì)南市市政公用局等地進(jìn)行實(shí)地考察,學(xué)習(xí)先進(jìn)的建設(shè)和管理經(jīng)驗(yàn)。并結(jié)合實(shí)際情況,召集局系統(tǒng)相關(guān)技術(shù)人員進(jìn)行了深入研究和討論,逐漸明確了建設(shè)思路。
(二)集思廣益,完善方案
總體建設(shè)思路確定之后,我們邀請(qǐng)國(guó)內(nèi)多家有技術(shù)實(shí)力的公司制作了技術(shù)方案,經(jīng)過(guò)集思廣益,吸取各家之所長(zhǎng),最后確定了一套比較既經(jīng)濟(jì)又可行的建設(shè)方案。
(三)專家論證,科學(xué)決策
為了嚴(yán)把系統(tǒng)建設(shè)的技術(shù)和質(zhì)量關(guān),避免浪費(fèi),我們先后組織了兩次專家論證會(huì),對(duì)建設(shè)方案的技術(shù)可行性、技術(shù)架構(gòu)以及技術(shù)設(shè)備等多個(gè)方面進(jìn)行了深入論證,制定了可行性建設(shè)方案。即:按照建設(shè)部的技術(shù)規(guī)范,搭建市級(jí)監(jiān)督指揮平臺(tái),實(shí)現(xiàn)與12319服務(wù)熱線的有機(jī)結(jié)合,對(duì)我局現(xiàn)有的供水、公交、排水、道路橋梁和夜景照明等5個(gè)信息系統(tǒng)進(jìn)行整合,建成智能化指揮平臺(tái),實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一指揮,統(tǒng)一調(diào)度,資源共享,全面提升城市綜合管理效率和服務(wù)水平。
關(guān)鍵詞: 建筑工程檔案管理展望
中圖分類號(hào):TU198 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼: A
一、建筑工程檔案管理的現(xiàn)狀
建筑工程在建設(shè)過(guò)程中形成的各種形式的信息記錄,經(jīng)過(guò)系統(tǒng)整理和科學(xué)編目就形成了建筑工程檔案。從當(dāng)前建筑工程檔案管理情況看,存在以下現(xiàn)象。
(一)檔案管理意識(shí)淡薄。建筑企業(yè)現(xiàn)多為股份制或私營(yíng)制,企業(yè)水平參差不齊,大多數(shù)企業(yè)存在著只注重工程進(jìn)度和資金控制,卻忽視檔案管理,對(duì)檔案資料的重視程度不夠,資料管理跟不上,認(rèn)識(shí)不到檔案資料管理對(duì)于工程建設(shè)的重要作用,普遍存在著缺乏專職的檔案管理人員或檔案管理人員配備不足。
(二)收集整理難度大。建筑工程系統(tǒng)復(fù)雜,整體要求高,覆蓋面廣,相應(yīng)地其檔案也就特殊、復(fù)雜、多樣。工程可能有多家施工企業(yè)分包施工,工程建設(shè)過(guò)程中文件繁多,收集整理難度大且很容易出現(xiàn)失誤。另外,各參建單位可能來(lái)自不同的地區(qū),對(duì)工程資料的管理有著各自的理解和習(xí)慣作法,極易造成資料的混亂和流失。
(三)檔案管理體系不完整。現(xiàn)多數(shù)企業(yè),尤其是中小城市的建筑企業(yè)大多數(shù)都沒(méi)有建立檔案管理體系,或管理模式不成熟、不系統(tǒng)、不完善、不統(tǒng)一;甚至有些單位臨時(shí)委托他人突擊代編,編假造假。另外,不同地方檔案管理要求有異,建筑企業(yè)大多采用地方的管理標(biāo)準(zhǔn),形成的檔案也就不統(tǒng)一、不規(guī)范。
(四)檔案交接脫鉤或移交不及時(shí)。施工過(guò)程中,技術(shù)人員不固定,隨意更替或撤離,也不辦理檔案交接手續(xù),導(dǎo)致材料分散、丟失。
(五)缺乏相應(yīng)的培訓(xùn)機(jī)構(gòu)。由于沒(méi)有強(qiáng)制的培訓(xùn)機(jī)構(gòu),現(xiàn)在大多數(shù)檔案管理人員都是企業(yè)自帶自學(xué)形成的,對(duì)檔案管理不夠?qū)I(yè),缺乏全面、統(tǒng)一、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的培訓(xùn),業(yè)務(wù)知識(shí)掌握的不全面,在知識(shí)層面和認(rèn)知程度上存在較大差異,專業(yè)素質(zhì)較差,難以勝任工作需要。
(六)檔案材料不完整。主要存在:有的是工程竣工沒(méi)有形成檔案材料;還有的是只有工程主體檔案,沒(méi)有配套工程檔案(比如室外給排水設(shè)施、煤氣管線、供電線路、園林綠化、硬化交通等檔案材料寥寥無(wú)幾)。此外,收集整理資料不及時(shí),編制資料與工程進(jìn)度不同步或脫節(jié)、內(nèi)容不真不實(shí)、缺少必填內(nèi)容和手續(xù)不全等。
二、展望今后建筑工程檔案管理
為保證建筑工程檔案歸檔資料的準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范、完整,實(shí)施工程建設(shè)各階段檔案資料的有序管理是唯一辦法。把檔案管理列為工程項(xiàng)目管理的重要內(nèi)容,放在與施工管理同等重要的位置,就應(yīng)在管理體制上加以規(guī)范。
(一)健全相關(guān)法律。建立相關(guān)法律是落實(shí)檔案管理制度和執(zhí)行有關(guān)規(guī)范的根本保證。從檔案資料的收集、填寫、編制、整理、交接到移交要有法可依、違者可懲,在工程檔案形成的各個(gè)環(huán)節(jié)都有法的保障;建立工程檔案管理體系也要有法可依;各單位有關(guān)負(fù)責(zé)人及檔案管理人員,在工程檔案形成過(guò)程中所應(yīng)承擔(dān)的職責(zé)也應(yīng)以法的形式明確。
(二)成立專門的培訓(xùn)機(jī)構(gòu)。加強(qiáng)檔案人員知識(shí)培訓(xùn)是確保工程檔案質(zhì)量的有力措施。設(shè)立專門的檔案管理強(qiáng)制培訓(xùn)機(jī)構(gòu),開(kāi)展業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)講座,不定期地為建筑行業(yè)培訓(xùn)綜合型的檔案管理人才,提高檔案管理隊(duì)伍的整體水平。通過(guò)培訓(xùn)掌握相關(guān)法律法規(guī),學(xué)會(huì)科學(xué)的管理方法,提高管理人員業(yè)務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量。經(jīng)培訓(xùn)且考核合格的頒發(fā)《執(zhí)業(yè)證書(shū)》或《上崗證》,嚴(yán)禁無(wú)證從事檔案管理工作。
(三)建立工程檔案管理服務(wù)部門。同工程監(jiān)理一樣,容許社會(huì)依法建立工程檔案咨詢(服務(wù))公司,或者在城市建設(shè)檔案館內(nèi)部成立工程檔案管理伺服機(jī)構(gòu),專門為建筑業(yè)提供檔案管理服務(wù)。
(四)建立合理的檔案管理體系。所有建筑企業(yè)必須依法設(shè)立專門的工程檔案管理機(jī)構(gòu),統(tǒng)一部門設(shè)置,統(tǒng)一規(guī)章制度,按標(biāo)準(zhǔn)要求配置專職的檔案管理人員。并做為建筑企業(yè)達(dá)標(biāo)考核的一項(xiàng)必考內(nèi)容,否則不予核發(fā)營(yíng)業(yè)執(zhí)照。
(五)統(tǒng)一規(guī)范要求。國(guó)家制定統(tǒng)一的管理規(guī)范,包含各地方的特殊情況。細(xì)節(jié)內(nèi)容、表格樣式、書(shū)寫方法、分類排序、簽字蓋章、歸檔整理等均統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)要求,同時(shí)廢除不統(tǒng)一的各地方規(guī)定。
(六)檔案管理要科學(xué)
1. 完善的檔案管理制度是做好建筑工程檔案管理的基礎(chǔ)。按照國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定,一要從工程立項(xiàng)就針對(duì)性地制定比如《×××工程歸檔范圍》、《×××工程檔案管理辦法》、《×××實(shí)物、聲像檔案管理辦法》、《×××檔案借閱制度》等;二要按級(jí)明確建設(shè)、勘察、招投標(biāo)、施工、監(jiān)理等各單位檔案負(fù)責(zé)人所屬工作及崗位責(zé)任;各企業(yè)只少有一名主要領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)該項(xiàng)工作;三是制定檔案資料管理目標(biāo),列入各企業(yè)日常工作議事日程,列入年度工作計(jì)劃,列入各級(jí)施工承包合同;四是細(xì)化檔案資料收集、整理的規(guī)范要求,確保工程建設(shè)各階段的歸檔資料真實(shí)、準(zhǔn)確、規(guī)范、齊全。
2. 根據(jù)工程進(jìn)度實(shí)施有效的過(guò)程控制措施。建筑工程檔案資料的形成是一個(gè)循序漸進(jìn)的過(guò)程,重在收集整理要及時(shí),因此做好“過(guò)程控制” 尤為重要。比如建立每周一次的檔案資料抽查制度,每月一次的檔案資料例會(huì)審查制度,每月一次檔案工作情況匯報(bào)、通報(bào)制度,定期組織參建單位進(jìn)行檔案工作溝通、交流活動(dòng)等。促進(jìn)檔案編制與工程建設(shè)同步進(jìn)行,有效地防止資料的丟失和滯后。
3. 嚴(yán)把文件的出入關(guān)口。工程檔案材料的質(zhì)量,關(guān)鍵在于編制過(guò)程。業(yè)主、總包、監(jiān)理各方負(fù)責(zé)人,結(jié)合工程進(jìn)展加強(qiáng)監(jiān)督管理,經(jīng)常性地檢查工程檔案材料編制情況,對(duì)特殊情況要實(shí)施全方位檢查,比如加強(qiáng)對(duì)隱蔽工程資料的復(fù)查,對(duì)進(jìn)場(chǎng)材料報(bào)驗(yàn)資料的跟蹤檢查等等,掌握第一手資料。施工單位應(yīng)明確自己的責(zé)任,安排能力強(qiáng)、業(yè)務(wù)精能勝任檔案管理工作的人員上崗,按照標(biāo)準(zhǔn)要求伴隨工程進(jìn)度編制工程檔案材料,確保兩者同步進(jìn)行;資料負(fù)責(zé)人員按照歸檔規(guī)定,加強(qiáng)自檢,認(rèn)真審核,嚴(yán)格把關(guān),發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決,按實(shí)際發(fā)生填漏補(bǔ)缺,保證資料真實(shí)、系統(tǒng)、規(guī)范、完整,從源頭上防止產(chǎn)生不符合規(guī)范要求的檔案資料。
4. 充分發(fā)揮監(jiān)理總包的監(jiān)督控制作用。監(jiān)理單位負(fù)責(zé)對(duì)所有項(xiàng)目檔案資料實(shí)施監(jiān)督管理,嚴(yán)格把關(guān)報(bào)驗(yàn)資料,對(duì)所有參建單位的資料均實(shí)行雙簽。
5. 建立文件檔案登記制度。管理過(guò)程中,要詳細(xì)登記資料的收集、整理、入檔、流轉(zhuǎn)、借閱情況,頻繁傳遞和變更,容易使檔案的完整性、有效性發(fā)生變化。因此,對(duì)文件檔案的增減變動(dòng)、來(lái)龍去脈、運(yùn)轉(zhuǎn)流向做到實(shí)時(shí)監(jiān)控、胸中有數(shù),一項(xiàng)不漏。同時(shí)做好防丟失、防損毀、防失效工作,確保檔案資料完整、有效。
6. 建立獎(jiǎng)懲激勵(lì)制度。對(duì)管理到位、認(rèn)真負(fù)責(zé)的單位和個(gè)人給予經(jīng)濟(jì)上的獎(jiǎng)勵(lì);對(duì)管理混亂、文件資料丟失,不按期整改的單位及個(gè)人進(jìn)行處罰;有效調(diào)動(dòng)各參建方管理好檔案資料的積極性,以促進(jìn)文件檔案管理的成效。
7. 充分利用現(xiàn)代化電子技術(shù)。大力研發(fā)和推行音像檔案、電子文檔在工程檔案中的運(yùn)用,實(shí)現(xiàn)建筑工程檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理。把照片、錄像、紙質(zhì)等各種類型的檔案制成縮微檔案或磁介質(zhì)檔案。以利于編寫、查閱、校對(duì)和存儲(chǔ),也可節(jié)省大量的資源。
三、結(jié) 語(yǔ)
由以上看出,建筑工程檔案管理是一個(gè)復(fù)雜的過(guò)程,也是一個(gè)不斷發(fā)展的過(guò)程。針對(duì)當(dāng)前存在的問(wèn)題,健立建筑工程檔案管理法,樹(shù)立法的管理理念,建立法的管理模式,用法的形式管理,形成檔案管理是社會(huì)責(zé)任的局面;完善建筑工程檔案管理機(jī)制;進(jìn)一步制定科學(xué)規(guī)范的的檔案管理制度與措施,切實(shí)為做好建筑工程檔案管理工作打牢堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ),這也是解決當(dāng)前建筑工程檔案管理問(wèn)題的有效途徑和發(fā)展方向。
參考文獻(xiàn)
[1] 《建筑工程文件歸檔整理規(guī)范》GB/T 50328-2001。