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檔案一體化管理范文第1篇

1 當(dāng)前文檔一體化的發(fā)展概述

現(xiàn)如今我國已經(jīng)開始著手建設(shè)文檔一體化，但是相比較而言，國外在此方面的發(fā)展水平比較高。文檔一體化開始于美國，目前已經(jīng)成為美國等發(fā)達(dá)國家普遍應(yīng)用的一種形式，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，信息標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)據(jù)格式已經(jīng)形成，已經(jīng)在電子檔案管理中得到了廣泛的使用。國外文檔一體化在檔案管理中運(yùn)用不僅研究理論比較成熟，研究方法也比較具有可用性。國外在文檔一體化所取得的成就，為我國文檔一體化的發(fā)展將會(huì)提供寶貴經(jīng)驗(yàn)。

由于我國各種各樣的辦公業(yè)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)用越來越普遍，同時(shí)越來越多的研究者開始進(jìn)行管理方面的研究，這使得文檔一體化理念逐漸走入人們的心中，很多單位與個(gè)人都開始通過文檔一體化來來進(jìn)行檔案管理?，F(xiàn)階段，我國很多文檔一體化軟件被研發(fā)出來，這些軟件功能不同，有些用于整合檔案管理業(yè)務(wù)，而有些則由于信息收集與開發(fā)。目前所使用的軟件，無論是在功能上，還是在兼容方面都所有進(jìn)步，甚至已經(jīng)達(dá)到了國際水平，但也有一些研發(fā)出來的軟件并不盡如人意，之所以會(huì)出現(xiàn)此種問題，主要是由兩方面原因造成：第一是某些軟件開發(fā)人員因?yàn)榻懿蛔≌T惑，只希望盡快研發(fā)出來賺取利益；第二是軟件開發(fā)人員在進(jìn)行開發(fā)研究時(shí)并未與文檔工作者進(jìn)行良好交流，因此研發(fā)出來的軟件并沒有達(dá)到文檔工作者的需求。

2 文檔一體化在檔案管理中的運(yùn)用

2.1 文檔一體化的系統(tǒng)架構(gòu)

文檔一體化在檔案管理中的應(yīng)用作用發(fā)揮的關(guān)鍵在于TPIP數(shù)據(jù)庫，在最初設(shè)計(jì)時(shí)，設(shè)計(jì)人員就將該數(shù)據(jù)庫看作是儲(chǔ)存引擎，而后再應(yīng)用Struts、Spring技術(shù)等。整個(gè)系統(tǒng)框架既能夠進(jìn)行擴(kuò)展，也能夠進(jìn)行自我維護(hù)，恢復(fù)組件、同時(shí)還具有可以移植的特點(diǎn)，因此應(yīng)用前景非常好。整個(gè)系統(tǒng)框架如下：

第一，領(lǐng)域?qū)ο笫怯梢恍哟谓Y(jié)構(gòu)對象構(gòu)成，它們是對不同業(yè)務(wù)模型的抽象，如果需要完成這些狀態(tài)數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)，通常每個(gè)領(lǐng)域?qū)ο髮?yīng)一個(gè)TRIP數(shù)據(jù)庫表。

第二，持久?傭?TRIPjxpAPI進(jìn)行了DAO封裝，實(shí)現(xiàn)了對TRIP系統(tǒng)內(nèi)置的CCL查詢語言的支持，完成了領(lǐng)域?qū)ο蟮絋RIP數(shù)據(jù)庫表的對象關(guān)系映射，對業(yè)務(wù)層隱藏了TRIPjxpAPI，降低了業(yè)務(wù)層的開發(fā)難度，縮短了系統(tǒng)的開發(fā)時(shí)間。

第三，業(yè)務(wù)層的組成是業(yè)務(wù)邏輯對象，Sring框架的控制反轉(zhuǎn)容器使得業(yè)務(wù)邏輯替換時(shí)變得簡單，使各層間以松耦合的方式進(jìn)行無縫整合，在SpringAOP聲明式事務(wù)管理的基礎(chǔ)上把業(yè)務(wù)邏輯的事務(wù)實(shí)現(xiàn)了。

第四，表現(xiàn)層使用MVC模式中的Struts把解耦的網(wǎng)頁和基于組件的業(yè)務(wù)邏輯進(jìn)行了實(shí)現(xiàn)，使用FlashPaper瀏覽器插件來顯示文件。用戶只可執(zhí)行瀏覽、查詢及縮放功能，同時(shí)可限制用戶執(zhí)行保存、復(fù)制與打印等功能，從而即做到了對原有文檔的高效開放利用，又有效避免了直接的復(fù)制抄襲。對論文評(píng)語及成績系統(tǒng)則直接以PDF文件的格式進(jìn)行存儲(chǔ)展示，從而保證了檔案的原始性和不可更改性。使用FreeMarker模板生成自定義的網(wǎng)頁，使用反向Ajax技術(shù)DWRAjax框架實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的變化，Web服務(wù)器會(huì)主動(dòng)將信息推送到用戶瀏覽器，保證了業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)的顯示和處理。

2.2 文檔一體化的實(shí)現(xiàn)模型

應(yīng)用是研究的最終目的，在前述研究的基礎(chǔ)上，基于實(shí)踐類文檔的應(yīng)用設(shè)計(jì)出系統(tǒng)的原型，并在系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)了主要功能。在設(shè)計(jì)的系統(tǒng)中，把用戶類型分為幾大類，分別是普通用戶、其他方面的用戶以及管理員。普通用戶可以對所有開放信息執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)檢索（包括全文檢索）、高級(jí)檢索、按有關(guān)檢索要求進(jìn)行瀏覽。其他類型的用戶可提交信息并且對自己的信息進(jìn)行管理。更高級(jí)的用戶可對信息進(jìn)行批改、和刪除管理。管理員用戶主要對系統(tǒng)中各類的用戶進(jìn)行管理。各類用戶所能執(zhí)行的功能之間是有時(shí)序和前提的。

2.3 文檔一體化的儲(chǔ)存平臺(tái)

因?yàn)闄n案文檔最顯著的特征就是非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，如若應(yīng)用關(guān)系數(shù)據(jù)庫，系統(tǒng)無法滿足于各類檔案文檔需求，也難以達(dá)到各類附件的需求，即便系統(tǒng)可與將所有的文檔與附件都存儲(chǔ)起來，要對其進(jìn)行全文檢索也具有一定的難度，并且若數(shù)據(jù)量非常大，并不利于數(shù)據(jù)維護(hù)。應(yīng)用關(guān)系數(shù)據(jù)庫所產(chǎn)生的這些問題，幾乎無法解決，因?yàn)檫@些問題與底層設(shè)計(jì)息息相關(guān)。為此文檔一體化在檔案管理中應(yīng)用就必須使用其他非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)庫。經(jīng)過大量的實(shí)踐證明，非結(jié)構(gòu)化的TRIP數(shù)據(jù)庫應(yīng)用效果比較好，這主要是因?yàn)檫@種數(shù)據(jù)庫具有非常多的優(yōu)勢：

第一，可以進(jìn)行跨平臺(tái)大數(shù)據(jù)存儲(chǔ)，采用的是二進(jìn)制數(shù)據(jù)形式，對數(shù)據(jù)對象大小并沒有任何要求，實(shí)驗(yàn)證明此種型式的數(shù)據(jù)庫能夠存儲(chǔ)超過200種格式的電子文件，同時(shí)還能夠自主完成抽取文本信息工作，之后再將其存放到倒排文件中，用戶就能夠因此對全文內(nèi)容快速有效的查詢；第二，TRIP數(shù)據(jù)庫不僅檢索功能強(qiáng)大，檢索速度也異常的快。TRIP既是數(shù)據(jù)庫，也是搜索引擎，用戶能夠?qū)n案信息儲(chǔ)存起其中，如果有需要也會(huì)立即檢索出來；第三，TRIP數(shù)據(jù)庫具有多層次機(jī)制，首先，系統(tǒng)的登錄采用了用戶身份認(rèn)證的方法；其次，對數(shù)據(jù)庫的訪問權(quán)限的方法，在數(shù)據(jù)庫級(jí)別，創(chuàng)紀(jì)錄的水平，領(lǐng)域?qū)尤齻€(gè)層次分別授權(quán)，訪問權(quán)限和用戶內(nèi)容的訪問控制。非法用戶無法進(jìn)入其中，而且如果是重要的文件還能夠進(jìn)行備份處理，這對檔案信息的安全性有著非常大的保證。

2.4 文檔一體化的安全

為保證應(yīng)用的安全有效，系統(tǒng)需要設(shè)計(jì)整套的安全管理機(jī)制。應(yīng)有系統(tǒng)自身的權(quán)限機(jī)制使得對于普通用戶來講，其可以檢索并瀏覽系統(tǒng)中所有開放的信息，但是其并不能下載的Word或WPS格式的原文件。而有些用戶僅可以提交和下載自己的信息，而無法操作其他的論文文檔。

檔案一體化管理范文第2篇

關(guān)鍵詞：文書檔案；管理；一體化；措施

一、文書檔案管理一體化中存在的問題

（一）管理思想上存在的問題

現(xiàn)階段，文書檔案管理一體化并沒有取得顯著的效果。在管理過程中，通過引入計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，對現(xiàn)行的管理體制產(chǎn)生了一定的影響，尤其是傳統(tǒng)的手工文件處理方式已經(jīng)沿用多年，已經(jīng)形成了完善的管理制度和工作辦法，而工作人員也習(xí)慣了公文處理模式，而采用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行公文處理，改變了原有的工作模式和工作習(xí)慣，很難避免部分工作人員產(chǎn)生疑問和抵觸情緒。因此，為有效提升文書檔案管理一體化工作水平并加強(qiáng)宣傳工作，逐步進(jìn)行思想觀念的統(tǒng)一和提升，逐步推動(dòng)自動(dòng)化的辦公模式。

（二）實(shí)踐理論上存在的問題

現(xiàn)階段，許多企業(yè)的文書工作以及檔案工作，是分別進(jìn)行的。而這種制度使得文書工作與檔案工作之間具有較大的距離，文書工作人員的檔案意識(shí)相對薄弱，只考慮到現(xiàn)階段的工作內(nèi)容，而檔案工作人員也很少考慮到文書工作，導(dǎo)致二者的銜接存在許多問題，以及不規(guī)范的現(xiàn)象，直接影響了文書檔案一體化管理質(zhì)量。

二、文書檔案管理一體化的對策

將文書工作以及檔案工作進(jìn)行有效連接的主體則是公文，而公文是文書工作的主要產(chǎn)品。文書質(zhì)量的好壞對檔案的管理質(zhì)量具有直接影響，也就是說如果沒有高質(zhì)量的公文就不會(huì)產(chǎn)生高質(zhì)量的檔案。因此，檔案管理是在規(guī)范的公文工作基礎(chǔ)之上形成的，由此可見，文書工作是進(jìn)行檔案管理工作的基礎(chǔ)，他們是一個(gè)有機(jī)結(jié)合的整體。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，尤其是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，文書檔案一體化管理模式應(yīng)運(yùn)而生。

（一）進(jìn)行組織機(jī)構(gòu)的合并，培養(yǎng)文檔工作者

文書檔案管理一體化實(shí)質(zhì)是將文書工作與檔案管理工作從制度上以及實(shí)施兩個(gè)層面進(jìn)行融合，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)文書檔案管理工作的科學(xué)化和有效性。

（二）逐步明確部門職責(zé)，檔案立卷前移

文書工作人員應(yīng)嚴(yán)格按照國家相關(guān)工作要求進(jìn)行文件材料的處理，之后M行統(tǒng)一的保存和管理，根據(jù)立卷的方式和原則進(jìn)行歸檔管理，確保文件立卷工作的規(guī)范性。在工作過程中應(yīng)及時(shí)進(jìn)行會(huì)議文件的收集整理并在會(huì)后進(jìn)行歸檔。對于聯(lián)合辦理的公文應(yīng)由主辦單位進(jìn)行管理，收集和歸檔由協(xié)辦單位進(jìn)行復(fù)印件以及副本的保存，進(jìn)而方便平時(shí)的查閱。

（三）強(qiáng)化制度建設(shè)實(shí)現(xiàn)全過程管理

為有效保障文書檔案管理一體化，應(yīng)建立健全管理制度逐步完善工作程序嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定進(jìn)行公文的處理，樹立全面質(zhì)量管理意識(shí)，進(jìn)行全過程的檔案管理。通過建立一支高素質(zhì)水平的優(yōu)秀檔案工作隊(duì)伍并配置計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)文書檔案全過程一體化管理。

（四）利用信息化技術(shù)進(jìn)行文書檔案管理一體化管理

為有效提升文書檔案管理工作水平并采用信息化技術(shù)進(jìn)行一體化的管理，采用OA系統(tǒng)進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)庫的管理，直接進(jìn)行檔案的歸檔，對不能導(dǎo)入的個(gè)別文件采用掃描的方式進(jìn)行歸檔，并采取系統(tǒng)設(shè)置功能對文書檔案進(jìn)行可借閱、不可借閱、歸還日期以及查詢范圍等功能的實(shí)現(xiàn)，確保實(shí)現(xiàn)文書檔案管理工作的信息化水平和一體化管理水平，充分發(fā)揮文書檔案信息資源的作用

（五）通過檔案業(yè)務(wù)來促進(jìn)文書處理工作

通過建立健全文書檔案歸檔制度來確保文書檔案的完整性，避免出現(xiàn)文件的丟失。在工作過程中通過不斷加強(qiáng)文書檔案的立卷歸檔和監(jiān)督管理作用，不僅會(huì)有效提升文書檔案的立卷歸檔質(zhì)量，而且能夠鑒定文件之間的關(guān)系。因此，文書檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格進(jìn)行每一份文件的審查。對每一份文件的名稱、發(fā)文機(jī)關(guān)、作者、區(qū)域以及文件的形成規(guī)律進(jìn)行處理，確保文書的質(zhì)量。有效區(qū)分文檔兩者之間的區(qū)別，并將兩項(xiàng)工作進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，確保文書檔案工作的規(guī)范化。

（六）優(yōu)化隊(duì)伍結(jié)構(gòu)滿足人文需求

為進(jìn)一步提升文書檔案工作的一體化水平應(yīng)不斷優(yōu)化隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，通過引進(jìn)具有一定文化層次和相應(yīng)知識(shí)基礎(chǔ)的人員來加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的綜合素質(zhì)水平，不斷提升工作人員的對檔案工作的認(rèn)識(shí)水平，從實(shí)際出發(fā)根據(jù)不同的崗位需求，分層次、多形式、多渠道、有重點(diǎn)、有計(jì)劃的進(jìn)行培訓(xùn)教育，不斷更新文書檔案工作人員的業(yè)務(wù)儲(chǔ)存。首先選擇質(zhì)量好、規(guī)格統(tǒng)一、尺寸合適的公文用紙，并進(jìn)行合理的排版，橫排左側(cè)裝訂；第二，嚴(yán)格審查公文的簽發(fā)手續(xù)，確保其符合審批權(quán)限，對公文的主送單位以及抄送單位落款等進(jìn)行嚴(yán)格的審查，確保字跡清晰，不論是草擬公文還是定稿應(yīng)做好記錄和簽字，避免使用容易褪色的筆、紙張和墨水，保證字跡清晰以及長久的保存；第三，文種的使用應(yīng)合理、格式要規(guī)范。避免使用簡稱和不規(guī)范的字詞，以便采用現(xiàn)代化和標(biāo)準(zhǔn)化的檢索手段。

參考文獻(xiàn)：

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檔案一體化管理范文第3篇

關(guān)鍵詞：圖書、情報(bào)、檔案;一體化管理

1.前言

圖書、情報(bào)、檔案的一體化管理于20世紀(jì)50年代首先由國外的優(yōu)秀學(xué)者提出，并于70年代傳入我國，迅速得到專家學(xué)者的重視和研究。圖書、情報(bào)、檔案一體化涉及到多層面的管理，例如管理模式、服務(wù)模式一體化等方面。隨著全球化信息步伐的快速發(fā)展，新型技術(shù)和信息技術(shù)為圖書、情報(bào)、檔案的一體化管理創(chuàng)造了優(yōu)越的外界背景，信息化為圖書、情報(bào)和檔案管理實(shí)現(xiàn)一體化、系統(tǒng)化、科學(xué)化的發(fā)展水平提供了契機(jī)。

2.圖書、情報(bào)、檔案實(shí)現(xiàn)一體化管理的必然性和可行性

2.1三者一體化管理的必然性

知識(shí)經(jīng)濟(jì)和精神文化的發(fā)展標(biāo)志著新時(shí)代的進(jìn)步，隨著生活水平和社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展使得信息用戶對使用系統(tǒng)提出了新的需求。在信息化技術(shù)如此發(fā)達(dá)的今天，使用用戶對繁瑣、復(fù)雜、單一的信息應(yīng)用能力較反感，因此追求系統(tǒng)、完整、動(dòng)態(tài)的信息管理系統(tǒng)是競爭的主體力量。高校圖書、情報(bào)、檔案一體化管理結(jié)束了多重單一管理的復(fù)雜問題。三者一體化管理模式為用戶提供了動(dòng)態(tài)的、便捷的服務(wù)信息;另外，隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的推進(jìn)，打破了傳統(tǒng)的信息查收弊端，為用戶創(chuàng)造了時(shí)間自由、信息量廣的搜集平臺(tái)，可見，圖書、情報(bào)、檔案的一體化管理是時(shí)展的必然要求和結(jié)果。

2.2三者一體化管理的可行性

首先，就目前的圖書館管理模式調(diào)查來看，一般將圖書、情報(bào)和檔案分開進(jìn)行管理，各自的信息資源共享能力較弱，三者各自為營，互不干預(yù)，自行購買管理設(shè)備和信息資源，這種現(xiàn)象造成圖書館信息資源散亂，不易被用戶搜索和查找，另一方面，在不必要的經(jīng)費(fèi)投入中消耗過高，無法實(shí)現(xiàn)經(jīng)費(fèi)的最優(yōu)化使用;其次，圖書、情報(bào)和檔案具有想通的本質(zhì)意義，在網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的發(fā)展背景下，將三者協(xié)調(diào)結(jié)合，共同管理，形成系統(tǒng)、科學(xué)、綜合化的管理系統(tǒng)，便于對信息資源的搜集、整理和服務(wù)，保證信息的高質(zhì)量、高效率、高動(dòng)態(tài)地服務(wù)用戶;最后，三者的一體化式管理可以在人力、物力和財(cái)力等方面提出優(yōu)化的使用結(jié)構(gòu)，避免分散管理所造成的一些資源浪費(fèi)和重復(fù)建設(shè)，創(chuàng)造了良好的經(jīng)濟(jì)保障基礎(chǔ)。

3.高校構(gòu)建圖書、情報(bào)、檔案一體化管理的實(shí)現(xiàn)途徑

3.1轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理思想，樹立一體化觀念

實(shí)現(xiàn)三者的一體化管理首先需要高校圖書館管理部門能夠正確認(rèn)識(shí)到圖書、情報(bào)和檔案統(tǒng)計(jì)管理的優(yōu)勢和價(jià)值，轉(zhuǎn)變自身的傳統(tǒng)管理思想，正確認(rèn)識(shí)到在長期工作中所養(yǎng)成的不良習(xí)慣、消極怠工和安于現(xiàn)狀的不良現(xiàn)象。積極探索和轉(zhuǎn)變管理思維，在圖書、情報(bào)和檔案管理工作中樹立遠(yuǎn)矚性、主動(dòng)性和科學(xué)性的觀念，認(rèn)識(shí)到三者一體化管理所產(chǎn)生的價(jià)值。將圖書、情報(bào)和檔案的一體化管理模式制定為高校圖書館信息資源管理的建設(shè)性戰(zhàn)略目標(biāo)，在圖書館管理工作中積極引入和貫徹信息全方位開放與資源文獻(xiàn)的共享措施，各部門之間應(yīng)加強(qiáng)交流和溝通，為高校圖書館信息管理工作提出創(chuàng)新性的建議和方案，落實(shí)到高校圖書、情報(bào)、檔案一體化的實(shí)踐工作中。

3.2加快高校信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

在信息全球化的外部環(huán)境中，高校管理部門要積極引入網(wǎng)絡(luò)、通信、計(jì)算機(jī)操作技術(shù)等現(xiàn)代化科學(xué)手段，從而為高校圖書、情報(bào)和檔案的信息管理系統(tǒng)奠定堅(jiān)持的設(shè)備基礎(chǔ)，提高三者管理系統(tǒng)的發(fā)展進(jìn)程，這就需要高校積極投入到信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)中。高校圖書、情報(bào)和檔案信息含量大，且處于動(dòng)態(tài)變化中，因此要將網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施作為后臺(tái)支撐，從而借助網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)建立統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和管理措施。據(jù)調(diào)查，我國高校圖書館在信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)上已初具規(guī)模，但是在設(shè)施建設(shè)的水平上還存在較多滯后因素，在一定程度上制約著一體化管理的發(fā)展進(jìn)程。針對此現(xiàn)象，高校還應(yīng)不斷地為信息化基礎(chǔ)設(shè)施投入精力，積極開拓多渠道的發(fā)展機(jī)會(huì)，為圖書、情報(bào)和檔案一體化管理提供物質(zhì)保障。

3.3優(yōu)化文獻(xiàn)資源的配置

隨著網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)、信息資源平臺(tái)的載入，在高校的圖書、情報(bào)和檔案信息中，也大量地引入了電子出版物、網(wǎng)上信息情報(bào)與電子檔案等資源，這些電子與網(wǎng)絡(luò)信息打破了傳統(tǒng)的時(shí)間限制和空間局限性，應(yīng)積極開發(fā)和利用電子與網(wǎng)絡(luò)圖書、情報(bào)和檔案信息資源，針對傳統(tǒng)文獻(xiàn)資源的管理模式，進(jìn)一步優(yōu)化文獻(xiàn)信息的配置和使用效能。

3.4培養(yǎng)復(fù)合型的管理人才

傳統(tǒng)的圖書館管理工作人員只要求具備必要的專業(yè)知識(shí)技能，但是隨著高校圖書建設(shè)和現(xiàn)代化技術(shù)的引進(jìn)，對圖書、情報(bào)和檔案管理人員的職業(yè)技能和素養(yǎng)都提出了新的要求。人才是圖書、情報(bào)和檔案管理體系中的基礎(chǔ)保障，扎實(shí)的專業(yè)能力，敏銳的信息搜集能力、良好的溝通和外語能力是復(fù)合型圖書工作者的重點(diǎn)要求，此外，對圖書、情報(bào)和檔案的專業(yè)管理能力、信息檢索能力也是實(shí)現(xiàn)符合型人才的必需技能要求。

總之，高校圖書、情報(bào)和檔案的一體化管理是一項(xiàng)長遠(yuǎn)的戰(zhàn)略性發(fā)展過程，因此，高校圖書館管理部門應(yīng)高瞻遠(yuǎn)矚，制定科學(xué)、系統(tǒng)的發(fā)展目標(biāo)和規(guī)劃，有條理、有計(jì)劃地推進(jìn)高校圖書、情報(bào)和檔案進(jìn)程，在借鑒優(yōu)秀單位的管理模式基礎(chǔ)上，結(jié)合本校特色，最終實(shí)現(xiàn)資源共享、信息開放的一體化管理。（作者單位：云南大學(xué)圖書館館員）

參考文獻(xiàn)：

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檔案一體化管理范文第4篇

一、方便管理，讓資料具備完整性

基建和設(shè)備之間是互相關(guān)聯(lián)的，設(shè)備將基建作為依托的對象，基建是設(shè)備主要的承載體。通常情況下，醫(yī)院中的大部分診斷類設(shè)備普遍都是有特殊需要的，例如：X射線等相關(guān)診斷設(shè)備。這些設(shè)備不論在場地方面還是環(huán)境方面都有明確的標(biāo)準(zhǔn)，而且設(shè)備的資料也是有相關(guān)要求的?；ú块T會(huì)依據(jù)廠家的技術(shù)需要進(jìn)行針對性的施工，在設(shè)備完成以后就可以投入使用。在定期的維護(hù)或者是改造環(huán)節(jié)中，不僅要對設(shè)備檔案做好檢查，同樣還應(yīng)當(dāng)根據(jù)基建檔案的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行合理的維護(hù)以及改造方案，從而提高檔案的利用率。對基建檔案按照類別的方式進(jìn)行保存是較為方便的。在工程設(shè)計(jì)單位中，在對特殊醫(yī)療設(shè)備設(shè)計(jì)過程中，應(yīng)當(dāng)需要專業(yè)人員對其進(jìn)行設(shè)計(jì)，由于專業(yè)設(shè)計(jì)公司是依據(jù)不同設(shè)備技術(shù)內(nèi)容以及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求進(jìn)行設(shè)計(jì)的，是單獨(dú)完成的基本建設(shè)。

（一）制定設(shè)備檔案資料收集歸檔制度。在進(jìn)行設(shè)備采購過程中和不同的部門之間都存在一定的聯(lián)系，從科室的使用申請流程一直到上級(jí)的批準(zhǔn)，在進(jìn)行采購、招標(biāo)等環(huán)節(jié)的實(shí)施，期間需要經(jīng)歷的環(huán)節(jié)較多，而且時(shí)間花費(fèi)很長，手續(xù)也繁瑣，尤其是在采購進(jìn)口醫(yī)療設(shè)備時(shí)，手續(xù)不但復(fù)雜而且也存在時(shí)間長久等問題。因此，為了能夠確保檔案的完整性，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)和有關(guān)的科室、設(shè)備采購方面制定恰當(dāng)?shù)姆桨福瑥亩軌蛟诙虝r(shí)間里面將設(shè)備采購所需要的資料都收集齊全。

（二）提前介入設(shè)計(jì)、施工過程，收集完整的基建設(shè)計(jì)和建設(shè)資料。對于醫(yī)療設(shè)備中的采購和基建工程的實(shí)施，兩者是同時(shí)進(jìn)行的，相關(guān)人員在對設(shè)備進(jìn)行采購的前期階段中，設(shè)備應(yīng)當(dāng)具備一定的實(shí)用性，人員是否具備使用資格，是相關(guān)人員首先要考慮的問題。所以，在設(shè)備建設(shè)的準(zhǔn)備過程中，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)參與進(jìn)來，制定恰當(dāng)?shù)臋n案資料內(nèi)容，并且與相關(guān)人員之間進(jìn)行交流，確保工程進(jìn)度能夠和檔案資料是同步的。倘若在收集時(shí)出現(xiàn)資料不合理的現(xiàn)象，應(yīng)當(dāng)?shù)谝粫r(shí)間進(jìn)行處理，從而確保檔案的完整性。

二、方便利用，為利用者提供最便利的利用模式

醫(yī)療設(shè)備作為醫(yī)療衛(wèi)生診治過程中不可或缺的重要輔助和診療工具，一直為著這個(gè)原則不斷地更新發(fā)展。在這個(gè)醫(yī)療設(shè)備維修維護(hù)、更新改造的過程中，不可避免地要查閱設(shè)備和基建的相關(guān)資料。而在醫(yī)院管理中，一般基建部門和設(shè)備部門是分開的兩個(gè)獨(dú)立科室，即使單位有綜合檔案室，在建檔時(shí)，兩個(gè)部門根據(jù)各自的要求，分類整理，單獨(dú)排架管理。沒有綜合檔案室的單位，都是各管各塊，這就為利用者查詢時(shí)帶來了不便，有時(shí)既要調(diào)閱基建檔案，又要查詢設(shè)備檔案，因兩種檔案的資料歸檔、保管期限的不同，有時(shí)還查詢不到需要的資料?；n案和設(shè)備檔案一體化管理，保證資料的不流失，可以節(jié)省利用者的時(shí)間。原來在上級(jí)行政管理和質(zhì)量監(jiān)測部門檢查時(shí)，每次都要兩個(gè)科室的檔案管理員抱著一大堆的檔案備查，一體化管理還可以節(jié)省人力，利于政府部門的檢查。對無法進(jìn)行一體化管理的單位，為了便于利用，可將與設(shè)備配套的工程設(shè)計(jì)單位設(shè)計(jì)的施工圖及竣工圖復(fù)制一份藍(lán)圖存入設(shè)備檔案，以供設(shè)備在維修維護(hù)、改造更新時(shí)使用，也不失為一種好的方法。

三、基建和設(shè)備檔案一體化管理，可以方便后續(xù)形成的檔案歸檔

因設(shè)備屬固定資產(chǎn)，在有些非醫(yī)療單位，將設(shè)備檔案作為基建檔案的一部分組卷、歸檔。但在醫(yī)療單位，因其使用的特殊性，基建竣工后，設(shè)備安裝完畢，設(shè)備的使用與管理才剛剛開始。在以后的日常管理中，會(huì)有大量的維護(hù)、維修，更新、改造、檢測工作，這些活動(dòng)中，會(huì)形成大量檔案資料，特別是設(shè)備更新改造過程中需要對場所設(shè)計(jì)變動(dòng)形成的資料進(jìn)行歸檔，而這時(shí)設(shè)備與基本建設(shè)已經(jīng)脫鉤，想把基建變動(dòng)的資料加入基建竣工的檔案中已經(jīng)不可能，這些資料單獨(dú)存放容易丟失且不利查詢?；n案和醫(yī)療設(shè)備檔案一體化管理可以解決這些問題。設(shè)備檔案一臺(tái)一檔，按件編號(hào)，變動(dòng)的資料可以隨時(shí)添加進(jìn)檔案，較好地保持了檔案的完整性。因此，從使用需要上出發(fā)，實(shí)行一體化管理也是必要的。

四、從利用實(shí)際出發(fā)，在基建和醫(yī)療設(shè)備檔案卷內(nèi)目錄中設(shè)置互見號(hào)

因醫(yī)療設(shè)備使用管理上不斷變更，有的同類設(shè)備有多臺(tái)，因工作需要有些醫(yī)療設(shè)備會(huì)在不同科室間調(diào)撥使用，有些科室也會(huì)搬遷。而在整理醫(yī)療設(shè)備檔案編制案卷目錄時(shí)，為便于分辨查找，會(huì)在分類號(hào)內(nèi)加入科室代碼，經(jīng)過調(diào)撥的醫(yī)療設(shè)備無法重編分類號(hào)，給案卷的查找?guī)砹艘欢ǖ睦щy。一般互見號(hào)設(shè)置在卷內(nèi)備考表內(nèi)，但有時(shí)一個(gè)基建案卷內(nèi)保存幾個(gè)項(xiàng)目的資料，互見號(hào)在備考表中查找不便，而在基建檔案和設(shè)備檔案卷內(nèi)目錄內(nèi)分別設(shè)置互見號(hào)欄，把匹配的基建或設(shè)備案卷號(hào)填在欄目內(nèi)，這樣在查詢時(shí)就可一目了然，便于分辨，縮短查找時(shí)間，提高查詢的準(zhǔn)確度。

檔案一體化管理范文第5篇

【關(guān)鍵詞】科技資料；科技檔案；信息系統(tǒng)；一體化管理；信息資源

隨著社會(huì)生產(chǎn)力和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，為了統(tǒng)管和開發(fā)利用科技信息資源，企、事業(yè)單位應(yīng)該實(shí)施科技檔案、科技資料一體化管理，甚至把科技檔案、科技資料、科技圖書、科技情報(bào)或檔案、資料、圖書、情報(bào)一體化管理。實(shí)踐表明，科技信息一體化管理，對于提高信息工作的活力，更有效地發(fā)揮信息的作用，實(shí)現(xiàn)信息的共享具有重要意義。面對科技信息一體化管理的發(fā)展趨勢，科技檔案工作者應(yīng)該解放思想，更新知識(shí)，分析新情況，研究新問題，建立和完善這一新的管理體制。筆者主要闡述科技資料與科技檔案一體化管理的必要性及其如何實(shí)現(xiàn)等問題。

1 科技資料與科技檔案一體化管理的必要性

科技資料與科技檔案一體化管理，是指把科技資料工作納入科技檔案工作管理體制。它包含：一是，就國家來講，要把科技資料和科技檔案作為一個(gè)有機(jī)整體統(tǒng)管起來，實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，按專業(yè)分級(jí)管理；二是，就一個(gè)具體單位來說，要把本單位的科技檔案部門建設(shè)成為科技檔案、科技資料的貯存基地和開發(fā)利用中心，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、管理全部的科技檔案和科技資料工作。

1.1 科技資料同科技檔案具有密切的聯(lián)系

科技資料同科技檔案，既互相區(qū)別，又互相聯(lián)系，是兩種有密切關(guān)系的科技文獻(xiàn)材料。這是科技資料與科技檔案實(shí)行一體化管理的決定性因素。

1.1.1 內(nèi)容相同

科技信息是科技資料、科技檔案的共同內(nèi)容。它們都是通過一定物質(zhì)載體存貯和傳播科技知識(shí)信息的，都屬于科技知識(shí)信息材料，科技知識(shí)信息是它們的本質(zhì)特征?？萍紮n案側(cè)重于原始的知識(shí)信息，科技資料則側(cè)重于加工后的知識(shí)信息，但兩者都是知識(shí)信息，是知識(shí)信息系統(tǒng)的不同層次。

1.1.2 載體材料相同

科技資料、科技檔案均屬于人體外的知識(shí)信息庫。知識(shí)信息必然依賴于物質(zhì)載體才能存在。人類社會(huì)的知識(shí)信息，一方面，存貯于人腦的記憶中，但人腦記憶存貯畢竟是有限的；另一方面，存貯于人類創(chuàng)造的體外信息庫中，這是個(gè)無限的存貯記憶裝置，主要是通過一定的記錄方式將知識(shí)、信息存貯于紙、膠片、磁帶等物質(zhì)載體上。而這些材料正是科技資料、科技檔案共同的物質(zhì)載體。

1.1.3 作用相輔相成

科技檔案和科技資料盡管在作用的性質(zhì)上各具特點(diǎn)，但是兩者都是科技、生產(chǎn)活動(dòng)所不可缺少的科技資源條件?？萍紮n案具有憑證作用和參考作用，而科技資料僅有參考作用，從傳播知識(shí)和提供信息來說，兩者在使用中相輔相成、相得益彰，在科技、生產(chǎn)活動(dòng)中，它們共同發(fā)揮著各自的優(yōu)勢。

1.1.4 管理方法相似

由于科技資料、科技檔案的內(nèi)容、載體和參考作用相同，因此在管理方法上也有相同和相似之處。比如，收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、提供服務(wù)是科技檔案工作的基本環(huán)節(jié)，而科技資料工作的程序也大體如此，只是各自的側(cè)重點(diǎn)不同而己。不僅傳統(tǒng)管理方法相似，而且采用的現(xiàn)代化管理手段也基本相同，如電子計(jì)算機(jī)、縮微和復(fù)印技術(shù)等。

1.1.5 互相轉(zhuǎn)化

由于科技檔案和科技資料關(guān)系密切，因此，在一定條件下兩者可以互相轉(zhuǎn)化。比如，某單位為參考而搜集來的科技資料，一旦被采用，這些科技資料就成為記述和反映該單位科技、生產(chǎn)活動(dòng)的真實(shí)記錄，因而也就轉(zhuǎn)化為該單位的科技檔案。同樣，一個(gè)單位的科技檔案，一旦復(fù)制提供給其他單位參考，即可轉(zhuǎn)化為其他單位的科技資料。科技檔案的復(fù)制件和科技檔案的編研成果是科技資料的重要來源。

由于科技資料、科技檔案存在著許多共同因素和轉(zhuǎn)化關(guān)系，從而為科技資料與科技檔案一體化管理打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

1.2 科技資料與科技檔案一體化管理是利用者的需要

隨著科學(xué)技術(shù)向綜合化、整體化發(fā)展，科學(xué)技術(shù)相互滲透、相互交叉，科技、生產(chǎn)活動(dòng)也在向綜合化、整體化發(fā)展。各自為政、縱向伸展的科技檔案、科技資料管理方式已不適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要。

現(xiàn)代化的科技、生產(chǎn)活動(dòng)，對科技檔案、科技資料的需求是整體的，既要求有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的科技檔案，又要求有完整、系統(tǒng)的科技資料；既要求有原始的科技檔案為依據(jù)，又要求參考國內(nèi)外最新的科技信息。因此科技檔案、科技資料工作自成系統(tǒng)、封閉守舊的觀念和做法，已經(jīng)不能適應(yīng)利用者的需要。它的弊端在于：一是，科技資料、科技檔案分散，科技檔案部門尚未形成科技檔案、科技資料的貯存基地和利用中心，不利于科技信息資源綜合開發(fā)利用；二是，浪費(fèi)利用者時(shí)間，影響科技、生產(chǎn)活動(dòng)的進(jìn)程，往往一個(gè)項(xiàng)目的材料需要多處尋覓，查找材料占去了整個(gè)科技項(xiàng)目的大部分時(shí)間；三是，缺乏橫向聯(lián)系，沒有統(tǒng)一的信息網(wǎng)絡(luò)，不能適應(yīng)科技信息縱橫交流的需要。只有實(shí)行科技資料與科技檔案一體化管理，才能避免上述弊端，滿足利用者的需要。

1.3 整體的功能大于各部分功能的總和

系統(tǒng)論認(rèn)為：整體（系統(tǒng)）的功能大于各部分（子系統(tǒng)）功能的總和。因此科技檔案系統(tǒng)、科技資料系統(tǒng)的功能與屬性的簡單相加，不等于而小于科技資料、科技檔案一體化管理的功能與屬性。其原因在于科技檔案、科技資料實(shí)行一體化管理之后，兩者之間加強(qiáng)了橫向聯(lián)系的協(xié)作，可以更有效地開發(fā)科技檔案和科技資料信息資源，建立現(xiàn)代化的科技檔案、科技資料統(tǒng)一網(wǎng)絡(luò)之后，信息數(shù)據(jù)庫可相互檢索利用。

既然科技檔案、科技資料一體化的整體功能大于各部分的功能之和，效果更佳，價(jià)值更大，因此，在企、事業(yè)單位，實(shí)現(xiàn)科技檔案、科技資料的一體化管理勢在必行，在此基礎(chǔ)上進(jìn)而實(shí)現(xiàn)科技信息一體化管理，也已成為信息產(chǎn)業(yè)的發(fā)展趨勢。

2 如何實(shí)現(xiàn)科技資料與科技檔案一體化管理

由上所述，科技資料與科技檔案一體化管理勢在必行，科技檔案工作者應(yīng)為“一體化”的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

2.1 提高認(rèn)識(shí)，樹立“一體化”觀念

人們常常把科技資料和科技檔案混為一談，統(tǒng)稱為科技檔案資料或技術(shù)資料，概念不清導(dǎo)致兩者混合管理。在實(shí)踐中人們認(rèn)識(shí)到科技檔案和科技資料是兩種事物，應(yīng)該區(qū)分清楚，分別管理，從而在較長時(shí)期內(nèi)由科技檔案部門兼管科技資料。從正反兩方面的經(jīng)驗(yàn)中認(rèn)識(shí)到，盡管科技檔案和科技資料是兩種事物，在管理和使用上各有特點(diǎn)，但是兩者關(guān)系密切，應(yīng)該實(shí)行統(tǒng)一管理，綜合開發(fā)利用，從而出現(xiàn)了科技資料與科技檔案一體化管理的發(fā)展趨勢。

科技資料與科技檔案一體化管理，既不是把科技檔案、科技資料不分的混全管理，又不是將科技資料和科技檔案簡單相加，把科技資料作為附屬物，視情況給予附帶的兼管，而是從科技信息系統(tǒng)的角度把科技資料、科技檔案視為一個(gè)整體，由科技檔案部門統(tǒng)管。實(shí)現(xiàn)科技資料與科技檔案一體化管理，是把科技檔案部門建設(shè)成為科技檔案、科技資料的貯存基地和利用中心，把科技檔案――內(nèi)部信息和科技資料――外部信息融為一體，形成一個(gè)緊密結(jié)合、互為補(bǔ)充的信息系統(tǒng)，以適應(yīng)綜合開發(fā)利用的需要。因此，科技資料與科技檔案一體化管理是一種新型管理體制，它對于強(qiáng)化信息機(jī)構(gòu)，提高信息工作的活力，更有效地發(fā)揮信息的作用具有重要意義。

只重視科技檔案而輕視科技資料，或者只注重科技資料而輕視科技檔案，這是兩種偏見。應(yīng)該明確，科技檔案和科技資料同屬于科技文獻(xiàn)，都是科技信息資源，在為科技、生產(chǎn)服務(wù)中互為條件，相互補(bǔ)充，發(fā)揮著各自的優(yōu)勢，缺一不可。尤其在現(xiàn)代科技、生產(chǎn)活動(dòng)中，要想使科技、生產(chǎn)活動(dòng)取得高效益或高水平，不可能設(shè)想沒有科技檔案，也不可能設(shè)想沒有科技資料。實(shí)踐表明，在許多科技、生產(chǎn)活動(dòng)中，比如設(shè)計(jì)活動(dòng)、科研活動(dòng)等等，只有科技檔案或只有科技資料，都不能滿足利用者的需求。以科技檔案為主，統(tǒng)管科技資料，則會(huì)使科技檔案管理富有活力，更能滿足利用需要。

2.2 統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，按專業(yè)分級(jí)管理

科技資料與科技檔案一體化管理，這一新的管理體制是以科技檔案工作管理體制為基礎(chǔ)的，它是科技檔案工作管理體制的延伸和發(fā)展，即把科技資料管理納入科技檔案工作管理體制。就國家來說，科技資料與科技檔案一體化管理，就是把統(tǒng)管科技檔案、科技資料作為國家檔案行政管理部門的職責(zé)，實(shí)行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、統(tǒng)一制度，從宏觀上進(jìn)行調(diào)節(jié)控制、監(jiān)督和指導(dǎo)。由于科技檔案、科技資料具有專業(yè)性強(qiáng)的特點(diǎn)，中央和地方各級(jí)專業(yè)主管部門要加強(qiáng)對科技檔案、科技資料工作的監(jiān)督與指導(dǎo)。就一個(gè)具體單位來說，必須把科技檔案部門建設(shè)成為科技檔案、科技資料的貯存基地和利用中心，為此應(yīng)該加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，實(shí)行科技檔案、科技資料集中統(tǒng)一管理。

首先，在機(jī)構(gòu)設(shè)置和領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系方面。科技資料與科技檔案一體化管理機(jī)構(gòu)，可稱科技檔案室或稱科技信息中心。這一機(jī)構(gòu)應(yīng)該作為企、事業(yè)單位內(nèi)的直屬職能部門，隸屬于科技、生產(chǎn)負(fù)責(zé)人領(lǐng)導(dǎo)?？梢元?dú)立行使職權(quán)，參加各種技術(shù)活動(dòng)。克服那種分散管理、多頭領(lǐng)導(dǎo)、工作失控、放任自流的狀態(tài)。

其次，在管理形式方面。在集中統(tǒng)一管理原則指導(dǎo)下，根據(jù)科技信息一體化管理的發(fā)展趨勢和各單位的實(shí)際情況選擇最佳管理形式。在中小型企、事業(yè)單位，一般適用于統(tǒng)一管理，集中保管，即由科技檔案部門對本單位全部科技檔案、科技資料進(jìn)行統(tǒng)一管理，集中保管。在大型或駐地分散的中型企、事業(yè)單位，一般適用于統(tǒng)一管理，分級(jí)保管，即由科技檔案部門集中保管本單位全局性的科技檔案和科技資料，并對有關(guān)部門進(jìn)行業(yè)務(wù)監(jiān)督和指導(dǎo)；一般性和常用的科技檔案、科技資料則由各有關(guān)部門的科技檔案分室或?qū)Ｈ吮９堋?/p>

2.3 健全制度，協(xié)調(diào)發(fā)展

科技資料與科技檔案一體化管理的建立和發(fā)展，要靠嚴(yán)密的規(guī)章制度來保證。為此，國家檔案行政管理部門和專業(yè)主管機(jī)關(guān)，要根據(jù)科技檔案、科技資料的共性和“一體化”管理的需要，制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)定和辦法，如綜合機(jī)構(gòu)職責(zé)范圍、有關(guān)人員崗位責(zé)任制、目標(biāo)管理，以及收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、開發(fā)利用辦法等。企、事業(yè)單位科技檔案、科技資料綜合管理機(jī)構(gòu)，根據(jù)上級(jí)有關(guān)規(guī)定和本單位實(shí)際情況，既要制定綜合性管理細(xì)則，又要遵照科技檔案、科技資料各自的特點(diǎn)，制定有關(guān)的管理辦法。目前，科技檔案管理制度比較健全，科技資料管理制度比較薄弱，因此，從中央到地方的各級(jí)各類檔案管理部門，尤其是企、事業(yè)單位的科技檔案部門應(yīng)在調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，逐步完善科技資料管理制度。

3 結(jié)語

實(shí)現(xiàn)科技資料與科技檔案一體化管理，不意味著對某一方面工作的削弱，而是對兩方面工作的加強(qiáng)。科技檔案、科技資料是既有明顯區(qū)別又有密切聯(lián)系的兩種科技文獻(xiàn)，對二者的管理，必須統(tǒng)籌規(guī)劃，組織協(xié)調(diào)，全面發(fā)展。在業(yè)務(wù)工作中，應(yīng)該職責(zé)分明，按各自的范圍和特點(diǎn)，分別進(jìn)行科學(xué)管理，并密切合作，綜合開發(fā)，注意發(fā)揮總體效果。

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