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一、堅持高起點規(guī)劃,解決網(wǎng)絡(luò)和信息滯后的問題。信息化建設(shè)和城市建設(shè)一樣,必須堅持規(guī)劃先行,高起點規(guī)劃。我市是過去全國最大的煤炭城市,其上游型產(chǎn)業(yè)、資源型產(chǎn)品,決定了城市產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)的落后,面對新興的信息產(chǎn)業(yè),我們必須著眼于用發(fā)展的眼光,長遠的眼光,戰(zhàn)略的眼光做好規(guī)劃,推進應(yīng)用。要立足于充分利用現(xiàn)有的信息資源和基礎(chǔ)條件,立足于自身經(jīng)濟社會發(fā)展的實際需求,面向應(yīng)用,面向世界,面向未來。建設(shè)互連互通的傳輸網(wǎng)絡(luò),構(gòu)筑資源共享的信息平臺,建立電子政務(wù)、電子商務(wù)、遠程教育、遠程會議、便民服務(wù)等若干應(yīng)用系統(tǒng),開發(fā)和建設(shè)具有自己信息特色的資源數(shù)據(jù)庫,所有這些規(guī)劃都是第一位的。只有這樣,才能解決網(wǎng)絡(luò)滯后,信息落后的問題。
二、堅持高標(biāo)準(zhǔn)建設(shè),解決建設(shè)不規(guī)范的問題。目前,我們正在實施政府信息化建設(shè),按照國家和省信息化工作領(lǐng)導(dǎo)組的決策,統(tǒng)一部署,穩(wěn)步推進。有了高起點規(guī)劃,還要有高標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)來保證它的質(zhì)量,在網(wǎng)絡(luò)建設(shè)上,要建立統(tǒng)—的應(yīng)用平臺,重組資產(chǎn)、整合資源、優(yōu)化資質(zhì),避免重復(fù)建設(shè)、投入割據(jù)和人才流失;在數(shù)據(jù)庫建設(shè)上,要利于檢索、利于追加、利于更新、利于創(chuàng)新:在軟件開發(fā)上,以應(yīng)用開路,要應(yīng)用得體,應(yīng)用方便,應(yīng)用到位,尤其在事關(guān)政府職能轉(zhuǎn)變和管理體制改革方面的項目和對面向公眾服務(wù)的辦事項目上,要規(guī)范業(yè)務(wù)流程,簡化工作環(huán)節(jié),讓企業(yè)和群眾真正享受到政府信息化建設(shè)帶來的便利和實惠。在加快政府信息化建設(shè)的同時,要切實加快企業(yè)信息化和全社會信息化建設(shè)的步伐。
三、堅持高質(zhì)量培訓(xùn),解決人才缺乏的問題。從根本上來說,信息化建設(shè)的發(fā)展,取決于高素質(zhì)的人才隊伍。要把人才隊伍的建設(shè)作為推進信息化進程中的重中之重。創(chuàng)造用好人才、吸引人才、培養(yǎng)人才的良好環(huán)境。完善人才激勵機制,加強人才培訓(xùn),要培養(yǎng)一支精干的高級管理建設(shè)人才;要培訓(xùn)—批復(fù)合型的實際操作能力強的應(yīng)用人才;要進行政府上網(wǎng)的應(yīng)用性培訓(xùn),在領(lǐng)導(dǎo)干部、在職公務(wù)員和廣大職工中加強信息技術(shù)的應(yīng)用性培訓(xùn),盡快適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)時代“電子政府”的要求;要加強各級各類教育和培訓(xùn)工作,普及信息化知識,提高全民素質(zhì)。
四、堅持高水平管理,解決管理滯后的問題。信息化建設(shè)是—項涉及多學(xué)科、多部門、全社會共同參與的綜合性和基礎(chǔ)性的工作,市政府還應(yīng)成立一個層次高、有權(quán)威、專業(yè)性強的專門機構(gòu)進行綜合協(xié)調(diào)管理,使終端、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫既能產(chǎn)生出源、流、庫各自的規(guī)模效益,又能發(fā)揮出對經(jīng)濟的整體推動作用。要堅持法制的原則,健全制度,規(guī)范管理,依法推進;要堅持市場的原則,全社會投入,企業(yè)化運作,根據(jù)需求,利益驅(qū)動;堅持行政的原則,要面向發(fā)展,政府推動;堅持效能的原則,要健全組織,強化責(zé)任,提高效率,創(chuàng)新機制。小陳老師工作室制作
隨著社會信息化程度的日益加深,加強檔案信息化建設(shè),成為檔案管理適應(yīng)時代和社會發(fā)展的必然趨勢,也是提高檔案信息服務(wù)水平的前提條件。筆者結(jié)合自己多年的檔案管理實踐,通過檔案信息化管理中存在的問題分析,總結(jié)出信息化建設(shè)的思路和方法,以便更好地為單位的運行提供更好的幫助。
【關(guān)鍵詞】
檔案管理;信息化;建設(shè)
一、檔案管理信息化的基本概念
所謂信息化就是把傳統(tǒng)的紙介質(zhì)的檔案信息通過計算機將其轉(zhuǎn)換成數(shù)字信息進行管理,主要概括為以下幾個方面。
(一)檔案信息的數(shù)字化
檔案信息的數(shù)字化是檔案信息的基礎(chǔ),其它環(huán)節(jié)都建立在檔案信息數(shù)字化的基礎(chǔ)之上。我們常用的檔案的管理主要是以紙質(zhì)檔案管理為主,對于信息化的管理要求把這些紙介質(zhì)的信息轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化信息。一方面為了方便通過計算機直接管理,我們需要把傳統(tǒng)的檔案通過電子掃描轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式,而另一方面在以后在日常工作中,我們可以實行無紙化辦公,需要存檔的文件及材料都以電子版的形式為主,確保今后在檔案接收時就實現(xiàn)數(shù)字化。
(二)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化
傳統(tǒng)的檔案服務(wù)主要采用面對面形式,即服務(wù)對象必須親自到檔案室檢索、查閱、辦理借閱手續(xù)。這樣不僅效率低,而且也給管理人員和借閱人員帶諸多不便。實現(xiàn)以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的信息化管理以后,借閱者可通過網(wǎng)絡(luò)提交申請,管理人員通過網(wǎng)絡(luò)審核后即可按規(guī)定閱,借閱者無須親臨檔案室,這給服務(wù)對象無疑帶來了極大的方便,對異地和出差在外的人尤其如此。這樣必然會使工作效率和檔案的利用率大大提高。
(三)檔案的自動化檢索
在以往的檔案管理方式中檢索是賴大量的檔案檢索卡片進行的,走進覽室首先看到的是一大排的卡片柜,借閱者要在大量的卡片中檢索出需要的信息其效率必然是很低的。有時還無法找到所需的檔案資料,既費時又費工。通過客戶端從數(shù)據(jù)庫中進行檢索數(shù)據(jù),其效率及速度是傳統(tǒng)檢索工具不能達到的。
二、檔案信息化的重要性
檔案管理信息化是在市場經(jīng)濟的推動下適應(yīng)社會發(fā)展的產(chǎn)物,市場經(jīng)濟需要企業(yè)的檔案管理更加的專業(yè)化和職業(yè)化,只有這樣再能使企業(yè)在競爭中處于有利的位置。企業(yè)檔案管理朝著信息化的方向發(fā)展無論是對企業(yè)的發(fā)展還是適應(yīng)社會的發(fā)展趨勢都有非常深遠的意義,將會給企業(yè)的發(fā)展提供很大幫助。
(一)有利于保護檔案原件
企業(yè)檔案信息化管理可以利用信息化的手段將檔案原件掃描到計算機,然后以電子文件的方式分類、管理和保存。避免了檔案原件的損壞,同時大大降低了檔案原件丟失的風(fēng)險。使檔案原件管理起來更加的方便、可靠。
(二)有利于檔案文件的歸檔
可為科學(xué)研究和知識普及提供智能化服務(wù)。檔案信息化,可一次投入,多次產(chǎn)出,遠程服務(wù),資源共享;可縮短二次文獻信息的編著時間,提高檔案信息利用的時效性;可提供豐富的具有地方特色的知識,進行愛國主義教育等。以往檔案的管理模式,過于繁瑣,需要管理者通過手工工作來整理檔案和制作目錄。這樣耗費了管理者大量的精力和時間,并且容易造成一些錯誤。改動信息的時候更會引起一連串的連鎖反應(yīng),很是花費時間。信息化的管理方式就可以避免這個問題,只需管理者利用計算機進行一些指令操作即可完成操作。大大的節(jié)省了時間,也提高了工作的質(zhì)量和效率。
(三)改善檔案管理工作,有利于檔案的整理和共享
只有實現(xiàn)檔案信息化,才能沖破檔案利用的種種局限,使檔案管理部門從封閉走向開放,從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變,實現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理,為社會提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。一些部門要查閱檔案,要經(jīng)過很復(fù)雜的工序。需要領(lǐng)導(dǎo)的同意才能到檔案部門進行查閱。查閱可能要往返檔案部門多次,過程相當(dāng)?shù)姆爆崱H绻髽I(yè)的檔案信息化管理,我們完全可以利用局域網(wǎng)進行檔案的共享,給予需要查閱的檔案。
三、實現(xiàn)檔案管理的信息化的建議
(一)全面提高檔案管理人員的政治和業(yè)務(wù)素質(zhì)
檔案管理信息時代文件的登記、立卷、歸檔、檢索、安全利用都是在計算機上實現(xiàn)的。檔案的管理不僅要求工作人員懂得紙質(zhì)檔案管理的操作技術(shù),還要求工作人員能夠熟練的使用電子計算機,懂得數(shù)據(jù)傳輸?shù)募夹g(shù)。這樣的管理人員要具備較高的知識水平。
(二)配備統(tǒng)一先進的計算機設(shè)備
基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),是實現(xiàn)檔案管理信息化的必要條件,主要指檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和檔案數(shù)字化設(shè)備。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎(chǔ)條件,只有建設(shè)先進的檔案信息網(wǎng)絡(luò),才能充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益。實現(xiàn)計算機在檔案部門的全覆蓋。利用計算機檔案管理系統(tǒng)可實現(xiàn):檔案自動編目和檢索、檔案自動全文存儲與檢索、檔案業(yè)務(wù)工作管理、計算機輔助立卷、檔案自動標(biāo)引,以及文檔一體化管理等。因此,只有實現(xiàn)統(tǒng)一型號、統(tǒng)一規(guī)格的計算機全面覆蓋,才能為機關(guān)檔案管理實現(xiàn)信息化提供硬件保障。采用高容量的存儲載體。隨著機關(guān)檔案數(shù)量的增加,檔案部門面臨著沉重的庫房壓力,以及檔案自然老化和人為損害的難題,這就需要使用大容量的檔案存儲載體。利用計算機的磁盤存儲系統(tǒng)和光盤存儲系統(tǒng),特別是光盤存儲系統(tǒng),可以解決檔案信息存儲難的問題。采用高容量的存儲載體不但可減輕管理人員的工作量,而且能提高檔案工作效率。
(三)創(chuàng)新檔案管理制度,制定嚴格的操作規(guī)范,標(biāo)準(zhǔn)化流程
檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范相當(dāng)于信息高速公路上的“交通規(guī)則”,對于確保計算機管理的檔案信息和網(wǎng)絡(luò)運行的安全、暢通,具有十分重大的意義。檔案管理部門應(yīng)制定適應(yīng)信息化建設(shè)的檔案管理制度。一是健全和完善檔案管理業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范,細化電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟;二是制定必要的安全措施,特別對電子文件和電子檔案,確保電子檔案的安全性與完整性。統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一。如果沒有標(biāo)準(zhǔn),檔案數(shù)據(jù)庫中的信息資源就無法建立;如果相關(guān)檔案部門不按統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)去做,各搞一套,自成體系,那么檔案信息網(wǎng)絡(luò)就無法暢通,資源共享也就難以實現(xiàn)。
四、總結(jié)
人們越來越認識到檔案管理信息化建設(shè)的重要性,檔案管理的信息化建設(shè),是一項長期而艱巨的任務(wù),主要原因是檔案信息化建設(shè)的制約,同時又勢在必行。它既是檔案管理工作新發(fā)展的機遇,也是檔案管理工作所面臨的一項嚴峻挑戰(zhàn)。只有充分利用信息化管理的手段,增強工作效率和工作質(zhì)量,才能進一步提高檔案資源的現(xiàn)代化管理,全面實現(xiàn)檔案管理的信息化。
參考文獻:
[1]范海英.淺談企業(yè)數(shù)字檔案館的開發(fā)與應(yīng)用[J].檔案管理.2011(2)
關(guān)鍵詞:檔案;信息化;建設(shè)
檔案的作用有多方面,概括起來最基本、最重要的是憑證作用和參考作用。檔案是機關(guān)工作必須查考的材料;可作為生產(chǎn)活動的依據(jù)和參考;可作為科學(xué)研究的必要條件;也可作為對群眾進行宣傳教育的生動素材;是維護國家、集體、個人權(quán)益的法律保證。
信息社會應(yīng)當(dāng)進行檔案信息化建設(shè),它對于信息社會具有重要意義。一方面,信息社會中的大量信息最終要轉(zhuǎn)化為檔案。另一方面,信息社會的發(fā)展需要充沛流暢的信息,對檔案信息的需求與日俱增,檔案信息具有來源的社會性、內(nèi)容的可靠性等特點,于國民經(jīng)濟和社會發(fā)展密切相關(guān),被視為“信息資源之源”的檔案信息,在信息社會中必將受到社會進一步的重視。
檔案信息化建設(shè)對檔案事業(yè)發(fā)展意義重大。通過信息化建設(shè),可以改變檔案工作原有的內(nèi)向的、單一的檔案收集、整理、加工、利用的管理方式,借助和依托網(wǎng)絡(luò)等新的信息傳遞方式和信息服務(wù)手段,實現(xiàn)主動的、超越時空的信息服務(wù),從而促進檔案管理工作從傳統(tǒng)的手工管理方式向現(xiàn)代管理方式轉(zhuǎn)變,利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等新興的信息技術(shù)對檔案信息進行更高層次的管理。例如虛擬地將全國的檔案信息整合為一個整體資源,檔案信息的集中利用程度明顯提高。這既提高了檔案的管理水平,又提高了檔案的利用率,減輕檔案部門在提供閱覽條件、安排接待人員等發(fā)面的壓力,有助于提高社會對檔案的重視,擴大檔案信息的利用空間。
同時,檔案信息化建設(shè)也將面臨著極大挑戰(zhàn)。例如,面臨安全性、保密性、文件與檔案主管部門源頭多等諸多問題。特定利用者不清楚館藏檔案的方位,使檔案信息的“供”與“需”嚴重脫節(jié),造成檔案信息資源不能真正做到資源共享。
1 檔案信息化建設(shè)的基本戰(zhàn)略是檔案信息標(biāo)準(zhǔn)的制定
隨著檔案信息化建設(shè)的推進,檔案信息標(biāo)準(zhǔn)的制定為檔案管理制定了方針政策,使檔案管理有章可循。尤其是我國加入世貿(mào)組織以后,為更好地與世界接軌,我國引進了大量的檔案信息標(biāo)準(zhǔn),為檔案信息化建設(shè)提供基本保障,如美國有關(guān)檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)總量已達60余項。檔案信息化建設(shè)的牽引與推動力是檔案信息需求標(biāo)準(zhǔn)的制定。
2 在檔案信息化建設(shè)中構(gòu)建檔案信息標(biāo)準(zhǔn)體系
為保證檔案信息化建設(shè)的科學(xué)、高效發(fā)展,應(yīng)該使檔案信息標(biāo)準(zhǔn)體系的構(gòu)建的檔案信息化建設(shè)的核心。
檔案信息化建設(shè)的實踐表明標(biāo)準(zhǔn)須先行,而其中檔案需求標(biāo)準(zhǔn)的制定已成為檔案信息化建設(shè)的牽引力與推動力。如國際標(biāo)準(zhǔn)化組織專門制定了《ISO 22310:2005信息和文獻――描述文件管理需求標(biāo)準(zhǔn)指南》,為推動檔案信息化建設(shè)的順利進行,滿足一致性和互操作性需求。
3 檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)的建設(shè)注重以業(yè)務(wù)應(yīng)用為基礎(chǔ)理論研究為指導(dǎo)
標(biāo)準(zhǔn)是科研與最佳實踐的良互成果,是國際檔案信息化的建設(shè)發(fā)展的源動力。先從標(biāo)準(zhǔn)制定實踐的角度來看,各國國家標(biāo)準(zhǔn)有都來源于本國各地檔案信息化實踐及其相關(guān)標(biāo)準(zhǔn),而國際組織制定的標(biāo)準(zhǔn)直接來源于各國檔案信息化實踐及其標(biāo)準(zhǔn)。
關(guān)鍵詞:檔案管理 信息化建設(shè) 建設(shè)策略
1、檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵及重要性
1.1 檔案信息化的定義
所謂的檔案信息化是指在國家檔案行政管理部門的規(guī)劃和組織下,在檔案管理的活動中應(yīng)用現(xiàn)代化的信息技術(shù),對各類檔案的信息資源進行處置、管理以及提供相應(yīng)的服務(wù)。也就是說,檔案的信息化要以計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及信息技術(shù)為手段,并以現(xiàn)代化的管理學(xué)為理念,以全力服務(wù)于社會為宗旨而開展的一項涉及多學(xué)科知識的新型工作模式,檔案信息化的核心和目標(biāo)是發(fā)展檔案業(yè)務(wù),同時提高檔案工作的現(xiàn)代化管理水平。
1.2 檔案信息化建設(shè)的過程
檔案信息化建設(shè)一般包括基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)、檔案信息資源的建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)以及人才隊伍建設(shè)等幾個方面。檔案信息化建設(shè)則要隨著信息技術(shù)水平的提高和變化來擬定檔案信息化建設(shè)的階段性目標(biāo),檔案信息化建設(shè)的推動力量就是信息技術(shù)在檔案管理工作中的廣泛運用。檔案信息化建可以提高檔案工作的現(xiàn)代化水平并確立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案管理與服務(wù)的階段性目標(biāo)。檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)是要最大限度延長檔案信息的保存時間,以滿足社會各界人士的需求,從而地為檔案信息的社會化而服務(wù)。
1.3 檔案信息化建設(shè)的重要性
檔案管理的信息化可以給管理人員帶來顯而易現(xiàn)的效果和收益。首先是檔案管理在實現(xiàn)自動化、實時化和網(wǎng)絡(luò)化之后,檔案的檢索與查詢通過網(wǎng)絡(luò)就可以實現(xiàn)即時的查詢,在時間還是空間上都更為方便簡潔。此外管理人員也可以選取最佳的查詢方式,在檔案庫中檢索出所需要的檔案信息。檔案管理的信息化之后,管理人員可以更好的從事檔案的收集工作以及檔案的整理和編研工作,極大的提高職能部門的工作效率。只有實現(xiàn)檔案管理工作的信息化,才能讓檔案管理與社會的發(fā)展相協(xié)調(diào),并適應(yīng)不斷變化的外部環(huán)境。
2、現(xiàn)階段檔案信息化建設(shè)過程中存在的問題
2.1 急需檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范
很多檔案部門在建設(shè)檔案信息化的過程中往往只重視采用先進的通信設(shè)備和購置高檔計算機系統(tǒng),卻忽視了檔案信息資源標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化的建設(shè),造成巨額資金建成的檔案信息系統(tǒng)卻無法提供有效的服務(wù),例如計算機軟件的開發(fā)缺乏整體的規(guī)劃性,軟件在實用性方面存在著不足之處,以及所購買的計算機和有關(guān)設(shè)備型號各異,設(shè)備的檔次參差不齊,并沒有形成標(biāo)準(zhǔn)的硬件環(huán)境等。
2.2 檔案工作人員的信息化素質(zhì)有待進一步的提高
檔案工作人員的信息化素質(zhì)參差不齊,有些上了年紀(jì)的檔案管理人員對紙質(zhì)檔案的管理技術(shù)比較熟悉,但是卻不懂電子檔案的形成、信息的存儲、傳輸以及檢索等技術(shù);而有些年輕的檔案管理人員只懂得電子計算機技術(shù)或者數(shù)據(jù)通信技術(shù),對檔案管理中理論性的知識、管理原則以及管理環(huán)節(jié)缺少經(jīng)驗。同時有些檔案部門的檔案管理人員只是普通的微機操作員,并沒有接受過專業(yè)的學(xué)習(xí)和系統(tǒng)的培訓(xùn),遇到了問題只能等專業(yè)技術(shù)人員前來解決。這些問題嚴重地制約了整個檔案事業(yè)的創(chuàng)新與發(fā)展,因此有待于進一步提高他們的信息化素質(zhì)。
2.3 檔案信息的數(shù)據(jù)保護措施不夠完善
很多檔案部門雖然購置了信息化管理的硬件設(shè)備,但是軟件的應(yīng)用水平和利用率不高,局限于簡單的查詢和利用,并沒有真正發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)的作用。隨著我國數(shù)據(jù)安全的保障系統(tǒng)在不斷的升級,要對各種檔案信息進行復(fù)雜的密碼和防火墻的設(shè)置,不提提供檔案信息長遠而全面的保護,從而無法保障各類檔案數(shù)據(jù)的安全。從數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)本身而言,在飛速變化的信息環(huán)境下,改進數(shù)據(jù)庫保護方案也要與時俱進,否則如果技術(shù)的改進跟不上步伐,也會導(dǎo)致計算機存儲的信息被盜用,這也是保護力度不夠的風(fēng)險所在。
3、檔案的信息化建設(shè)的具體措施
3.1 檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的建設(shè)
檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范包括管理性的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、業(yè)務(wù)性的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范以及技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范三種。這些標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是檔案信息化建設(shè)中的法律保障,檔案信息化的各種標(biāo)準(zhǔn)的需要在國家檔案行政部門制定的系統(tǒng)而規(guī)范化的管理上進行。要實現(xiàn)檔案保管的利用價值,就必須要有相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的完整化和規(guī)范化。實行檔案管理規(guī)范化可以增強檔案部門以及檔案工作者的檔案法律意識,也可以提高檔案工作的科技含量。
3.2 提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和思想素質(zhì)
檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)是關(guān)系到檔案工作數(shù)字化建設(shè)關(guān)鍵性因素。檔案信息化建設(shè)要求檔案管理人員掌握檔案學(xué)的基礎(chǔ)理論和檔案管理知識,同時也要掌握一些計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及計算機的操作技能,能有效的捕捉檔案管理的信息,同時也能鑒定有效的檔案信息。此外,檔案管理人員還要有堅定的政治信念,嚴格遵守黨和國家的各項法律、方針,做到嚴守機密,樹立政治的意識和政治的信念。檔案的管理人員還要樹立起愛崗敬業(yè)的奉獻精神和嚴謹細致的工作作風(fēng)。
3.3 開發(fā)運用相應(yīng)的檔案信息管理軟件
作為規(guī)范化的檔案計算機管理系統(tǒng),必須要具備檔案的收集、整理、保管、鑒定、檢索、等基本的業(yè)務(wù)管理能力。檔案管理的軟件要根據(jù)檔案管理中的各個環(huán)節(jié)和業(yè)務(wù)工作的流程,并結(jié)合計算機硬件的特性來實現(xiàn)具有高效率、高質(zhì)量、簡捷的合理化的工作模式。因此要時刻更新和開發(fā)檔案信息管理系統(tǒng),為檔案資源數(shù)據(jù)庫的建立提供良好的保障。
第一,從貫徹十六大精神和落實“三個服務(wù)”的高度,進一步提高對民政信息化建設(shè)的認識。黨的十六大以后,我國已經(jīng)進入全面建設(shè)小康社會、加快推進社會主義現(xiàn)代化建設(shè)的新階段,民政工作面臨著新的形勢,擔(dān)負著繁重的任務(wù)。在第十一次全國民政會議上,同志明確提出:各級民政部門和民政系統(tǒng)的廣大干部職工,要“更好地為廣大人民群眾服務(wù),為最需要幫助的困難群眾服務(wù),為改革發(fā)展穩(wěn)定大局服務(wù)?!币诿裾ぷ髦胸瀼睾檬缶瘢鋵嵑谩叭齻€服務(wù)”的要求,就要靠不斷地開拓創(chuàng)新,包括以信息化建設(shè)為核心內(nèi)容的工作方式和工作手段的創(chuàng)新。民政信息化建設(shè),是在新形勢下轉(zhuǎn)變政府職能、改進管理方式、降低行政成本、提高工作效率的有效途徑,是促進民政事業(yè)快速發(fā)展的重要手段,是為群眾提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的迫切要求,對此要進一步提高認識,統(tǒng)一思想,這是今后推進民政信息化建設(shè)大踏步前進的思想基礎(chǔ)。第十一次全國民政會議也提出了推進工作手段信息化,在民政工作中廣泛運用信息技術(shù)的明確要求,我們要認真貫徹,切實落實。
第二,切實提高信息系統(tǒng)的應(yīng)用水平,推進民政信息化建設(shè)的不斷完善。要轉(zhuǎn)變陳舊的觀念,改變習(xí)慣于手工辦公的做法,學(xué)習(xí)并適應(yīng)遠程會議、網(wǎng)絡(luò)聯(lián)系、信息共享等現(xiàn)代辦公形式,實現(xiàn)政務(wù)辦公的電子化、自動化和網(wǎng)絡(luò)化,使辦事程序更加規(guī)范,辦事過程更加透明,辦事速度更加快捷,辦事方法更加便利,辦事效果更加理想,從而提高民政部門的管理能力、決策能力、應(yīng)急處理能力和公共服務(wù)能力。時代在發(fā)展,社會在進步,技術(shù)在更新,管理方式在變革,民政工作隊伍只有迎接這個挑戰(zhàn),適應(yīng)這一形勢,才能加快民政事業(yè)的發(fā)展;工作人員只有面對這一現(xiàn)實,不斷地提高、完善自己,才能在激烈的人才競爭中立于不敗之地。同時,要充分整合政務(wù)信息資源,不斷完善民政公用政務(wù)平臺;要管理和服務(wù)兩手抓,積極開發(fā)社會事務(wù)管理與公眾服務(wù)的“便民”工程;要加大綜合性平臺軟件和各項業(yè)務(wù)軟件的開發(fā)力度,并廣泛推廣;要推動信息系統(tǒng)向基層延伸,并盡可能地加快延伸速度;要加強網(wǎng)絡(luò)的維護與管理,確保信息系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運行;要建立健全有關(guān)民政信息化建設(shè)的規(guī)章制度,培養(yǎng)高素質(zhì)的人才隊伍,推進民政信息化建設(shè)的進程。
第三,以信息化建設(shè)為手段,大力推動民政工作的制度創(chuàng)新與“三個轉(zhuǎn)變”。民政部門推進信息化建設(shè),開展電子政務(wù),其意義不在電子,而在政務(wù);不是簡單地追求計算機化或者政府上網(wǎng),而是要利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息手段,促進民政工作的體制創(chuàng)新、機制創(chuàng)新與工作職能、工作方式和工作作風(fēng)的轉(zhuǎn)變。黨的十六大報告指出:要“進一步轉(zhuǎn)變政府職能,改進管理方式,推行電子政務(wù),提高行政效率,降低行政成本,形成行為規(guī)范、運轉(zhuǎn)協(xié)調(diào)、公正透明、廉潔高效的行政管理體制?!边@為我們指明了推進民政信息化建設(shè)的方向。要把民政信息化建設(shè)與民政工作的體制創(chuàng)新、機制創(chuàng)新結(jié)合起來,促進工作職能、工作方式和工作作風(fēng)的轉(zhuǎn)變,實現(xiàn)民政政務(wù)和管理服務(wù)的法制化和科學(xué)化。