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企業(yè)文件檔案管理范文第1篇

【關(guān)鍵詞】 工程文件；文檔資料；檔案管理

一、施工單位在建設(shè)工程檔案管理中的主要職責(zé)

1、實(shí)行技術(shù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)制，逐級(jí)建立健全施工文件管理崗位責(zé)任制。配備專(zhuān)職檔案管理員，負(fù)責(zé)施工資料的管理工作。工程項(xiàng)目的施工文件應(yīng)設(shè)專(zhuān)門(mén)的部門(mén)（專(zhuān)人）負(fù)責(zé)收集和管理。2、建設(shè)工程實(shí)行施工總承包的，由施工總承包單位負(fù)責(zé)收集、匯總各分包單位形成的工程檔案，各分包單位應(yīng)將本單位形成的工程文件整理、立卷后及時(shí)移交總承包單位。3、可以按照施工合同的約定，接受建設(shè)單位的委托進(jìn)行工程檔案的組織和編制工作。4、按要求在竣工前將施工文件整理匯總完畢，再移交建設(shè)單位進(jìn)行工程竣工驗(yàn)收。5、負(fù)責(zé)編制的施工文件的套數(shù)不得少于地方城建檔案管理部門(mén)要求，但應(yīng)有完整的施工文件移交建設(shè)單位及自行保存。

二、施工文件檔案管理的主要內(nèi)容

施工文件檔案管理的內(nèi)容主要包括：工程施工技術(shù)管理資料、工程質(zhì)量控制資料、工程施工質(zhì)量驗(yàn)收資料、竣工圖四大部分。

（一）工程施工技術(shù)管理資料：工程施工技術(shù)管理資料是建設(shè)工程施工全過(guò)程中的真實(shí)記錄，是施工各階段客觀產(chǎn)生的施工技術(shù)文件。主要內(nèi)容包括：

1、圖紙會(huì)審記錄文件2、工程開(kāi)工報(bào)告相關(guān)資料（開(kāi)工報(bào)告表、開(kāi)工報(bào)告）3、技術(shù)、安全交底記錄文件4、施工組織設(shè)計(jì)（項(xiàng)目管理規(guī)劃）文件5、施工日志記錄文件6、設(shè)計(jì)變更文件7、工程洽商記錄文件8、工程測(cè)量記錄文件9、施工記錄文件10、工程質(zhì)量事故記錄文件11、工程竣工文件

（二）工程質(zhì)量控制資料：工程質(zhì)量控制資料是建設(shè)工程施工全過(guò)程全面反映工程質(zhì)量控制和保證的依據(jù)性證明資料。應(yīng)包括原材料、構(gòu)配件、器具及設(shè)備等的質(zhì)量證明、合格證明、進(jìn)場(chǎng)材料試驗(yàn)報(bào)告，施工試驗(yàn)記錄，隱蔽工程檢查記錄等。

（三）工程施工質(zhì)量驗(yàn)收資料：工程施工質(zhì)量驗(yàn)收資料是建設(shè)工程施工全過(guò)程中按照國(guó)家現(xiàn)行工程質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)施工項(xiàng)目進(jìn)行單位工程、分部工程、分項(xiàng)工程及檢驗(yàn)批的劃分，再由檢驗(yàn)批、分項(xiàng)工程、分部工程、單位工程逐級(jí)對(duì)工程質(zhì)量做出綜合評(píng)定的工程質(zhì)量驗(yàn)收資料。但是，由于各行業(yè)、各部門(mén)的專(zhuān)業(yè)特點(diǎn)不同，各類(lèi)工程的檢驗(yàn)評(píng)定均有相應(yīng)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，工程質(zhì)量驗(yàn)收資料的建立均應(yīng)按相關(guān)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)辦理。

（四）竣工圖：竣工圖是指工程竣工驗(yàn)收后，真實(shí)反映建設(shè)工程項(xiàng)目施工結(jié)果的圖樣。它是真實(shí)、準(zhǔn)確、完整反映和記錄各種地下和地上建筑物、構(gòu)筑物等詳細(xì)情況的技術(shù)文件，是工程竣工驗(yàn)收、投產(chǎn)或交付使用后進(jìn)行維修、擴(kuò)建、改建的依據(jù)，是生產(chǎn)（使用）單位必須長(zhǎng)期妥善保存和進(jìn)行備案的重要工程檔案資料?？⒐D的編制整理、審核蓋章、交接驗(yàn)收按國(guó)家對(duì)竣工圖的要求辦理。承包人應(yīng)根據(jù)施工合同約定，提交合格的竣工圖。

三、施工文件的立卷

立卷是指按照一定的原則和方法，將有保存價(jià)值的文件分門(mén)別類(lèi)整理成案卷。

（一）立卷的基本原則：施工文件檔案的立卷應(yīng)遵循工程文件 的自然形成規(guī)律，保持卷內(nèi)工程前期文件、施工技術(shù)文件和竣工圖之間的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。

1、一個(gè)建設(shè)工程由多個(gè)單位工程組成時(shí)，工程文件按單位工程立卷。2、施工文件資料應(yīng)根據(jù)工程資料的分類(lèi)和“專(zhuān)業(yè)工程分類(lèi)編碼參考表”進(jìn)行立卷。3、卷內(nèi)資料排列順序要依據(jù)卷內(nèi)的資料構(gòu)成而定，一般順序?yàn)榉饷?、目錄、文件部分、備考表、封底。組成的案卷力求美觀、整齊。4、卷內(nèi)資料若有多種資料時(shí)，同類(lèi)資料按日期順序排列，不同資料之間的排列順序應(yīng)按資料的編號(hào)順序排列。

（二）立卷的具體要求

1、施工文件可按單位工程、分部工程、專(zhuān)業(yè)、階段等組卷，竣工驗(yàn)收文件按單位工程、專(zhuān)業(yè)組卷。2、竣工圖可按單位工程、專(zhuān)業(yè)等進(jìn)行組卷，每一專(zhuān)業(yè)根據(jù)圖紙多少組成一卷或多卷。3、立卷過(guò)程中宜遵循下列要求：案卷不宜過(guò)厚，一般不宜超過(guò)40mm，案卷內(nèi)不應(yīng)有重份文件，不同載體的文件一般應(yīng)分別組卷。

（三）卷內(nèi)文件的排列：文字材料按事項(xiàng)、專(zhuān)業(yè)順序排列。同一事項(xiàng)的請(qǐng)示與批復(fù)、同一文件的印本與定稿、主件與附件不能分開(kāi)，并按批復(fù)在前，請(qǐng)示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的順序排列。圖紙按專(zhuān)業(yè)排列，同專(zhuān)業(yè)圖紙按圖號(hào)順序排列。既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖紙?jiān)诤蟆?/p>

（四）案卷的裝訂：案卷可采用裝訂與不裝訂兩種形式。文字材料必須裝訂。既有文字材料，又有圖紙的案卷應(yīng)裝訂。不同幅面的工程圖紙應(yīng)按《技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法》統(tǒng)一折疊成A4幅面，圖標(biāo)欄外露在外面。

四、施工文件的歸檔

歸檔指文件形成單位 完成其工作任務(wù)后，將形成的文件整理立卷后，按規(guī)定移交相關(guān)管理機(jī)構(gòu)。

（一）施工文件的歸檔范圍：對(duì)與工程建設(shè)有關(guān)的重要活動(dòng)、記載工程建設(shè)主要過(guò)程和現(xiàn)狀、具有保存價(jià)值的各種載體文件，均應(yīng)收集齊全，整理立卷后歸檔。

（二）歸檔文件的質(zhì)量要求：1、歸檔的文件應(yīng)為原件。2、工程文件的內(nèi)容及其深度必須符合國(guó)家有關(guān)工程勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程。3、工程文件的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確。與工程實(shí)際相符合。4、工程文件應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書(shū)寫(xiě)材料，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水，不得使用易褪色的書(shū)寫(xiě)材料，如紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫(xiě)紙、鉛筆等。5、工程文件應(yīng)字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。6、工程文件的紙張應(yīng)采用能夠長(zhǎng)期保存的韌力大、耐久性強(qiáng)的紙張。圖紙一般采用藍(lán)曬圖，竣工圖應(yīng)是新藍(lán)圖。7、所有竣工圖均應(yīng)加蓋竣工圖章。

企業(yè)文件檔案管理范文第2篇

檔案管理工作的開(kāi)展離不開(kāi)先進(jìn)的思想意識(shí)，而先進(jìn)的思想意識(shí)的產(chǎn)生，則需要積極、有效的宣傳來(lái)作為保障。企業(yè)內(nèi)部要提高對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，并且定期的組織企業(yè)內(nèi)部參與檔案管理工作以及各部門(mén)交叉人員進(jìn)行學(xué)習(xí)，了解國(guó)家有關(guān)的法律法規(guī)，并且將檔案管理發(fā)揮政策的學(xué)習(xí)納入企業(yè)內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)培訓(xùn)流程當(dāng)中。企業(yè)管理者在開(kāi)展建筑工程項(xiàng)目中，要對(duì)于自身的檔案服務(wù)范圍進(jìn)行拓展和跟蹤，積極地實(shí)現(xiàn)綜合化、一體化以及跟蹤化的檔案服務(wù)。針對(duì)于企業(yè)檔案管理工作人員素質(zhì)培訓(xùn)上，要積極地組織相應(yīng)的培訓(xùn)活動(dòng)，讓員工主動(dòng)參與進(jìn)去，不斷提高檔案管理的意識(shí)與觀念，重視檔案管理工作，不斷提高業(yè)務(wù)水平和職業(yè)道德修養(yǎng)。檔案管理工作的開(kāi)展，需要各部門(mén)予以全面的支持。只有保證宣傳工作的效果，才可以保證各項(xiàng)檔案資料及時(shí)地進(jìn)行歸檔和提交，保證檔案資料的時(shí)效性。

2規(guī)范管理

建筑施工企業(yè)在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，要對(duì)于相關(guān)的檔案管理行為進(jìn)行規(guī)范化操作，通過(guò)制定一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)執(zhí)行，可以有效地提高管理效率，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的檔案管理。一般來(lái)說(shuō)，建筑施工企業(yè)的檔案分類(lèi)可以分為文書(shū)檔案管理、聲像（照片、錄音、影像、獎(jiǎng)牌、證書(shū)等）檔案管理、會(huì)計(jì)檔案管理、科技檔案管理（如科研檔案、工法、工程施工竣工檔案）等。不同的檔案類(lèi)型要按照經(jīng)營(yíng)管理、行政管理、生產(chǎn)技術(shù)、科研技術(shù)、設(shè)備、會(huì)計(jì)、工程建設(shè)、特殊等不同類(lèi)別進(jìn)行管理，并且對(duì)于不同檔案的歸檔上要做好分類(lèi)存放。對(duì)于檔案管理行為上，還要制定相關(guān)的存放、保密以及查閱條例，并嚴(yán)格遵守，從而有效地提高整個(gè)檔案管理工作的條理性和規(guī)范性，提高檔案的利用效率。檔案管理者要對(duì)企業(yè)檔案資料歸檔范圍的確定，制定企業(yè)檔案管理方面的規(guī)章制度，收集整理企業(yè)各類(lèi)檔案資料，對(duì)檔案資料分類(lèi)整理、裝訂、裝盒、編目錄、編案卷側(cè)面卷脊，按保管期限分類(lèi)上架存放，同時(shí)編寫(xiě)相應(yīng)的檢索目錄。

3信息化建設(shè)

企業(yè)的檔案管理工作開(kāi)展，需要與時(shí)俱進(jìn)地進(jìn)行創(chuàng)新和改進(jìn)，引入信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化是現(xiàn)階段企業(yè)檔案管理工作的必然趨勢(shì)。檔案信息是企業(yè)技術(shù)進(jìn)步和發(fā)展的重要信息資源，也是提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的關(guān)鍵。通過(guò)對(duì)信息化技術(shù)的應(yīng)用，構(gòu)建一個(gè)科學(xué)的檔案信息管理平臺(tái)，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)信息的充分利用，并且高質(zhì)量、高效率地對(duì)檔案信息進(jìn)行匯總管理，提高了檔案服務(wù)水平。隨著辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用，電子檔案逐漸成為了檔案資料中的重要一種。通過(guò)檔案信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案的安全保管，配合采用刻錄等方式，可以有效地提高檔案信息的安全性。對(duì)于一些重點(diǎn)、機(jī)密檔案管理上，檔案信息管理系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)對(duì)權(quán)限的有效分配，實(shí)現(xiàn)了檔案保密的功能。

檔案管理工作中，紙質(zhì)文件與電子文件的保存要做好共存與處理，在對(duì)紙質(zhì)檔案歸檔的同時(shí)，也要做好電子文件的及時(shí)歸檔，對(duì)重要的紙質(zhì)文件、實(shí)物文件通過(guò)掃描翻拍等手段進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換。另外，檔案信息的管理上，要不斷地對(duì)檔案保管條件進(jìn)行提高，并且對(duì)檔案信息的保管設(shè)備進(jìn)行及時(shí)地更新與檢查，避免檔案信息被破壞。檔案信息的使用中，要做好相關(guān)的審批，保證查閱檔案人員的查閱經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的授權(quán)，并嚴(yán)格遵守相關(guān)的保密要求。信息化建設(shè)的過(guò)程，可以有效地將傳統(tǒng)檔案管理工作中的不足和局限進(jìn)行改進(jìn)，提高了管理效率，并且實(shí)現(xiàn)了檔案信息的高效利用。

4做好檔案服務(wù)

檔案管理工作的開(kāi)展，其最終目的是為企業(yè)的經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)提供服務(wù)。在檔案信息管理的過(guò)程中，也要重點(diǎn)關(guān)注對(duì)檔案信息的開(kāi)發(fā)與利用。對(duì)建筑施工企業(yè)來(lái)說(shuō)，檔案信息中包含了很多技術(shù)方面的信息，是企業(yè)施工過(guò)程中技術(shù)和經(jīng)驗(yàn)的匯總，是企業(yè)智慧的結(jié)晶，是眾多工程師的心血。在工程檔案的管理與利用上，對(duì)于一些圖紙、資料，檔案管理人員要進(jìn)行科學(xué)地處理，并且及時(shí)地提供給相關(guān)部門(mén)進(jìn)行利用。通過(guò)對(duì)于檔案的科學(xué)整理，可以有效地為企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新提供科學(xué)依據(jù)。與此同時(shí)，很多榮譽(yù)、資歷、工程案例等檔案也是企業(yè)參與招投標(biāo)中的重要籌碼。檔案管理者及時(shí)地將此類(lèi)信息匯總交給相關(guān)部門(mén)，也可以提高企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，提高業(yè)務(wù)部門(mén)的業(yè)務(wù)開(kāi)展效果。檔案管理工作的服務(wù)對(duì)象是整個(gè)企業(yè)，工程檔案的管理和利用要具有一套標(biāo)準(zhǔn)的服務(wù)流程，不斷地拓展檔案的利用范圍，滿足企業(yè)各個(gè)部門(mén)對(duì)檔案資料的需求。

5結(jié)束語(yǔ)

企業(yè)文件檔案管理范文第3篇

企業(yè)現(xiàn)行文件和檔案管理應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的歷程，不僅記錄著企業(yè)現(xiàn)行文件和檔案規(guī)范化、系統(tǒng)化管理的軌跡，而且反映著企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理和產(chǎn)品開(kāi)發(fā)信息化的進(jìn)程。根據(jù)計(jì)算機(jī)技術(shù)在企業(yè)現(xiàn)行文件和檔案管理中應(yīng)用的環(huán)節(jié)、功能及運(yùn)作的不同，可以把其劃分為以下三大階段：

一、現(xiàn)行文件和檔案管理分別應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)階段

現(xiàn)行文件應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)源于企業(yè)管理信息系統(tǒng)（MIS的建立，什么是MIS，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點(diǎn)內(nèi)涵是共同的，即其一，管理信息系統(tǒng)的建立是依托于企業(yè)管理職能系統(tǒng)，并為之服務(wù)。它一般都先從會(huì)計(jì)核算電算化開(kāi)始，應(yīng)用商品化的會(huì)計(jì)軟件管理帳務(wù)、應(yīng)收和應(yīng)付帳款及固定資產(chǎn)核算。在會(huì)計(jì)核算電算化的基礎(chǔ)上完成財(cái)務(wù)管理電算化，運(yùn)用計(jì)算機(jī)輔助完成財(cái)務(wù)分析和編制財(cái)務(wù)計(jì)劃。隨后，把計(jì)算機(jī)技術(shù)擴(kuò)展到采購(gòu)、銷(xiāo)售、庫(kù)存及人事管理。運(yùn)用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理及這些管理在數(shù)據(jù)上的一體化處理，極大地提高了企業(yè)管理的效率。最后，再把計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用于生產(chǎn)管理，實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)計(jì)劃編制和生產(chǎn)指揮調(diào)度的計(jì)算機(jī)化①；其二，管理信息系統(tǒng)的職能主要是對(duì)正在形成的現(xiàn)行信息進(jìn)行收集、加工及處理。

現(xiàn)行文件應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)是現(xiàn)代企業(yè)加強(qiáng)各項(xiàng)管理所需要的，是企業(yè)管理運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的直接體現(xiàn)和必然結(jié)果。

檔案管理應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)主要是用于檔案整編、檢索、統(tǒng)計(jì)及借閱等業(yè)務(wù)職能。主要包括：其一，用計(jì)算機(jī)編制檔案檢索工具。以著錄項(xiàng)目組成檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，然后按不同的要求，利用庫(kù)內(nèi)數(shù)據(jù)自動(dòng)編制案卷目錄、專(zhuān)題目錄、分類(lèi)目錄等；其二，用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案檢索。按照檔案著錄項(xiàng)目中所標(biāo)識(shí)的內(nèi)容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案管理中形成的各種數(shù)據(jù)或情況，包括入庫(kù)與出庫(kù)數(shù)量、庫(kù)存空間占有率，檔案調(diào)閱、歸還等進(jìn)行登記與統(tǒng)計(jì)。

總之，在計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)管理之初，現(xiàn)行文件和檔案是各自分別運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)解決原由手工操作的各項(xiàng)文件管理工作。

二、現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)階段

由于現(xiàn)行文件和檔案管理是具有承繼聯(lián)系的密不可分的兩個(gè)階段，所以任何一階段應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)不僅會(huì)對(duì)另一階段的工作帶來(lái)影響，而且其系統(tǒng)功能的發(fā)揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實(shí)現(xiàn)現(xiàn)行文件和檔案管理不同階段文獻(xiàn)信息資源的共享和交換，減少數(shù)據(jù)的重復(fù)輸入，規(guī)范各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，就需要加強(qiáng)現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的研究，開(kāi)發(fā)文檔管理一體化系統(tǒng)軟件。目前，一些企業(yè)已經(jīng)自行開(kāi)發(fā)或購(gòu)買(mǎi)了文檔管理一體化系統(tǒng)軟件，進(jìn)行現(xiàn)行文件和檔案管理的綜合化管理。

第二階段不同于第一階段的特點(diǎn)和難點(diǎn)在于，現(xiàn)行文件和檔案自動(dòng)化管理子系統(tǒng)之間的接口。現(xiàn)在各企業(yè)應(yīng)用的文檔管理一體化系統(tǒng)軟件在其結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)和功能上不盡相同。

不管企業(yè)應(yīng)用的現(xiàn)行文件和檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)軟件的結(jié)構(gòu)與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序和方法。計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用僅是使原有手工管理更加規(guī)范化、系統(tǒng)化及效率化，并未對(duì)現(xiàn)行文件和檔案管理基本理論產(chǎn)生根本影響。

三、電子文件階段

電子文件這一概念的出現(xiàn)是近10年的事。1996年12月，國(guó)家科委在北京召開(kāi)了全國(guó)CAD應(yīng)用工程工作會(huì)議，會(huì)上宋健主任指示：這件工作要請(qǐng)國(guó)家技術(shù)監(jiān)督局和國(guó)家檔案局參加。國(guó)家檔案局很重視電子文件的管理問(wèn)題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領(lǐng)導(dǎo)小組”。②1998年1月9日，王剛同志在全國(guó)檔案局長(zhǎng)館長(zhǎng)會(huì)議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)電子文件應(yīng)用光盤(pán)存儲(chǔ)、歸檔及管理要求》試行稿國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，在35個(gè)企事業(yè)單位進(jìn)行試點(diǎn)，為實(shí)現(xiàn)我國(guó)電子文件管理規(guī)范化和現(xiàn)代化探索辦法和積累經(jīng)驗(yàn)。③1998年8月11日－13日，國(guó)家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所召開(kāi)了電子文件管理研究專(zhuān)家研討會(huì)。該會(huì)的中心議題是對(duì)《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動(dòng)化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤(pán)存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的征求意見(jiàn)稿進(jìn)行修改、補(bǔ)充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程設(shè)計(jì)研究院中國(guó)兵器工業(yè)第五設(shè)計(jì)研究院召開(kāi)了CAD電子文件應(yīng)用光盤(pán)存儲(chǔ)技術(shù)宣講演示會(huì)。⑤1998年8月23日，國(guó)家檔案局科學(xué)技術(shù)研究所和外事辦又聯(lián)合承辦了“電子文件歸檔管理國(guó)際學(xué)術(shù)研討會(huì)”。可見(jiàn)，有關(guān)電子文件及其管理問(wèn)題的研究與應(yīng)用正在緊鑼密鼓地進(jìn)行。

關(guān)于什么是電子文件，美國(guó)聯(lián)邦管理法規(guī)對(duì)其解釋為“電子文件包括數(shù)字的、圖形的及文本的信息。它可以記錄在計(jì)算機(jī)能夠閱讀的任何一種介質(zhì)上，并且符合文件的定義?！雹迖?guó)際檔案理事會(huì)電子文件委員會(huì)的定義為“電子文件是一種通過(guò)數(shù)字電腦進(jìn)行操作、傳輸或處理的文件。⑦我國(guó)《CAD電子文件光盤(pán)存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》GB／T17678－1999把電子文件解釋為能被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識(shí)別、處理，按一定格式存儲(chǔ)在磁帶、磁盤(pán)或光盤(pán)等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼序列。為了全面、準(zhǔn)確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念——機(jī)讀文件入手。

機(jī)讀文件僅指計(jì)算機(jī)識(shí)別的文件最早產(chǎn)生于本世紀(jì)40－50年代。這一概念經(jīng)過(guò)近半個(gè)世紀(jì)的發(fā)展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機(jī)讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標(biāo)志著計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于文件管理的不同發(fā)展階段。弄清這兩個(gè)階段的差異，有助于深入認(rèn)識(shí)電子文件的形成和管理特點(diǎn)。兩者的主要區(qū)別在于以下四方面：

其一，存在形式。機(jī)讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤(pán)及光盤(pán)等有形介質(zhì)。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質(zhì)，還可以是網(wǎng)絡(luò)上傳遞的代碼序列。

其二，管理模式。機(jī)讀文件的管理模式是模擬現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對(duì)原有現(xiàn)行文件和檔案管理體系的影響是非本質(zhì)性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨(dú)立的現(xiàn)行文件和檔案的管理體系基礎(chǔ)上，它是建立在管理手段與現(xiàn)代信息技術(shù)的高度結(jié)合的基礎(chǔ)上。它要按照現(xiàn)代企業(yè)管理、科技開(kāi)發(fā)及生產(chǎn)的要求重組管理體系，根據(jù)電子文件形成和作用的特點(diǎn)劃分管理程序與方法。

其三，生成環(huán)境。機(jī)讀文件中的關(guān)鍵詞是“機(jī)讀”，即“能夠由計(jì)算機(jī)輸入裝置讀出的”文件。⑧所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個(gè)存儲(chǔ)區(qū)讀到另一個(gè)存儲(chǔ)區(qū)；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。⑨可見(jiàn)，復(fù)制和識(shí)別是機(jī)讀文件的主要特點(diǎn)。在這一階段，計(jì)算機(jī)讀出的文件不是由計(jì)算機(jī)制成的，它源于紙質(zhì)文件的輸入。與機(jī)讀文件不同，電子文件則包括在計(jì)算機(jī)上直接生成的文件。它是企業(yè)管理和科技開(kāi)發(fā)信息化的產(chǎn)物，是研究和應(yīng)用CIMS的必然結(jié)果。

其四，管理者的構(gòu)成。在機(jī)讀文件階段，紙質(zhì)文件管理者是文獻(xiàn)信息管理者構(gòu)成的主體，而且文獻(xiàn)信息管理者是獨(dú)立的群體。而在電子文件階段，電子文件信息管理、開(kāi)發(fā)人員和載體維護(hù)人員將是文獻(xiàn)信息管理者的構(gòu)成主體，但文獻(xiàn)信息管理者將不再是獨(dú)立的群體，文獻(xiàn)信息管理者已不能獨(dú)立承擔(dān)起文獻(xiàn)信息管理職能。文獻(xiàn)信息管理系統(tǒng)功能的發(fā)揮將取決于文獻(xiàn)信息管理者、企業(yè)管理及技術(shù)開(kāi)發(fā)人員的有機(jī)結(jié)合和共同努力。

企業(yè)文件檔案管理范文第4篇

[關(guān)鍵詞]企業(yè)；聲像檔案；問(wèn)題；建議

企業(yè)聲像檔案是企業(yè)音像檔案和照片檔案的統(tǒng)稱(chēng)，是指企業(yè)各部門(mén)或個(gè)人在從事各種活動(dòng)中直接形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)和企業(yè)有保存價(jià)值的照片(包括底片、反轉(zhuǎn)片)、影片、唱片、錄音、錄像等不同材料為載體并輔以文字說(shuō)明的歷史記錄。它一般以照片、底片、錄音帶、錄像帶、CD盤(pán)片、VCD盤(pán)片、DVD盤(pán)片等不同材料為載體，以影像、聲音為主。是一種特殊的文字材料，是一種特殊載體的專(zhuān)門(mén)檔案，聲像檔案是企業(yè)檔案的重要組成部分。

一、企業(yè)聲像檔案管理工作存在的問(wèn)題

1.思想認(rèn)識(shí)上的模糊。企業(yè)在思想認(rèn)識(shí)上存在兩大誤區(qū)：一種是在日常工作中，部分領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)人員根本不了解什么是聲像檔案，誤以為只有上級(jí)來(lái)文和紅頭文件才是檔案，在各種公務(wù)活動(dòng)中形成的照片、光盤(pán)、磁帶首先在思想認(rèn)識(shí)上就未引起重視，所以在完成公務(wù)活動(dòng)后，不進(jìn)行歸檔保存。第二種是一部分?jǐn)z錄人員認(rèn)為在公務(wù)活動(dòng)中誰(shuí)拍的照片就歸誰(shuí)，是自己的“知識(shí)產(chǎn)權(quán)”，應(yīng)用完畢后怎樣處理屬于個(gè)人行為。由于思想上的模糊，導(dǎo)致部分聲像檔案長(zhǎng)期在個(gè)人或科室內(nèi)部保存，隨著人員的變動(dòng)和機(jī)構(gòu)的變遷，造成聲像檔案的失控和流失。

2.檔案意識(shí)不強(qiáng)，聲像檔案難以及時(shí)完整歸檔。聲像檔案具有較強(qiáng)的實(shí)效性和特殊的歸檔管理要求。例如照片檔案主要由底片、照片以及文字說(shuō)明組成。如不及時(shí)歸檔。隨著時(shí)間的流逝，攝影人員自己也難以追憶齊全和表述準(zhǔn)確。一張照片如果沒(méi)有文字說(shuō)明材料，其使用價(jià)值就大為遜色，甚至失去利用價(jià)值。原底片是照片檔案的最原始材料，也是照片檔案的重點(diǎn)部分。但是企業(yè)有積存照片未歸檔，且多數(shù)照片、底片已分家或無(wú)底片，文字說(shuō)明更難說(shuō)清。

3.管理制度不健全，聲像檔案未實(shí)行集中管理，甚至歸檔了的聲像檔案由于管理制度不到位，檔案人員缺乏責(zé)任感，使部分聲像檔案在借閱過(guò)程中丟失。

4.保管條件差，聲像檔案難以長(zhǎng)久保存。聲像檔案是一種特殊的文字材料，是一種特殊載體的專(zhuān)門(mén)檔案。因而其保管條件比紙質(zhì)檔案要求更高更嚴(yán)格，但一些企業(yè)不具備恒溫、恒濕、防磁等保存要求，致使一些磁帶受損，照片變黃褪色，底片粘邊變質(zhì)，失去了應(yīng)有的保存價(jià)值和利用價(jià)值。

這些問(wèn)題的存在，很大程度上影響了企業(yè)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用，甚至?xí)o企業(yè)造成不必要的損失。

二、加強(qiáng)企業(yè)聲像檔案管理工作的建議

1.提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)對(duì)企業(yè)聲像檔案管理工作的宣傳。企業(yè)聲像檔案是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的真實(shí)記錄，具有很強(qiáng)的原始性和記錄性，同時(shí)聲像檔案又具有其他檔案無(wú)法替代的生動(dòng)、形象的歷史記錄。完整的、規(guī)范的企業(yè)聲像檔案對(duì)提升企業(yè)形象、反映企業(yè)文化，更好地促進(jìn)企業(yè)的良性發(fā)展具有重要意義。所以，企業(yè)要加強(qiáng)對(duì)《檔案法》、《企業(yè)檔案管理規(guī)定》、《照片檔案管理規(guī)范》的宣傳，提高對(duì)企業(yè)聲像檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)。一要向企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)宣傳。抓住一切有利時(shí)機(jī)向領(lǐng)導(dǎo)宣傳有關(guān)法律法規(guī)和生動(dòng)的企業(yè)聲像檔案的利用事例，爭(zhēng)取企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持。二要向企業(yè)聲像檔案的形成和管理人員宣傳。宣傳企業(yè)聲像檔案的整理歸檔及管理要求，保證聲像檔案的妥善、長(zhǎng)久保存。

2.依法治檔，建立健全企業(yè)聲像檔案管理規(guī)章制度。許多企業(yè)因管理制度不健全，致使企業(yè)聲像檔案沒(méi)能實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一管理；有些企業(yè)雖然制定了相應(yīng)的企業(yè)聲像檔案管理規(guī)章制度，但仍處于無(wú)章可循的管理狀態(tài)。我們知道，企業(yè)聲像檔案不同于傳統(tǒng)的文書(shū)檔案、科技檔案，聲像檔案有較強(qiáng)的時(shí)效性和特殊的歸檔要求。如照片的底片要和照片一起歸檔，并且和影像膠片、光盤(pán)等需輔以文字說(shuō)明后及時(shí)歸檔，以免日后難以追憶齊全和準(zhǔn)確。要改變企業(yè)聲像檔案管理混亂的現(xiàn)狀，保證此項(xiàng)工作的正常運(yùn)行，就必須對(duì)企業(yè)聲像檔案依法管理。一要建立一套行之有效、具有可操作性的規(guī)章制度，如建立企業(yè)聲像檔案的形成、收集、整理、移交、保管、借閱、提供利用等規(guī)章制度，對(duì)企業(yè)聲像檔案管理的每個(gè)環(huán)節(jié)都要作出明確規(guī)定，使之有較強(qiáng)的制約作用，做到有章可循、有法必依，規(guī)范企業(yè)聲像檔案工作，同時(shí)還要建立企業(yè)聲像檔案管理人員崗位責(zé)任制和工作標(biāo)準(zhǔn)。二要企業(yè)各部門(mén)凡是能形成聲像檔案的都必須執(zhí)行企業(yè)聲像檔案管理制度，以確保企業(yè)聲像檔案及時(shí)、齊全、完整地歸檔，由企業(yè)檔案部門(mén)集中統(tǒng)一管理企業(yè)聲像檔案。

企業(yè)文件檔案管理范文第5篇

1.企業(yè)文化的理念層

企業(yè)文化是企業(yè)形象的本源，企業(yè)通過(guò)自己的組織目標(biāo)與發(fā)展規(guī)劃的制定，確保企業(yè)健康發(fā)展運(yùn)行；圍繞核心價(jià)值觀的永恒發(fā)展，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展；對(duì)企業(yè)發(fā)展的經(jīng)營(yíng)哲學(xué)的探索，為今后企業(yè)發(fā)展指明了正確方向；培養(yǎng)企業(yè)精神風(fēng)貌，來(lái)弘揚(yáng)公司正氣精神；創(chuàng)新管理、經(jīng)營(yíng)理念，維系企業(yè)與國(guó)際社會(huì)接軌。

2.企業(yè)文化的制度行為層

在各個(gè)企業(yè)中都要建立財(cái)務(wù)制度、人事制度、車(chē)輛管理制度、崗位責(zé)任制、銷(xiāo)售管理制度等一般管理制度，在一些大、中型企業(yè)及外資企業(yè)也根據(jù)自己的管理特點(diǎn)和文化特色，相應(yīng)地建立員工階段性比賽（或考核獎(jiǎng)勵(lì)）制度、交流等等。這些制度都是用來(lái)約束組織成員的組織規(guī)范和行為，以保證整個(gè)企業(yè)有序高效地運(yùn)行。

3.企業(yè)文化的符號(hào)層

企業(yè)要將自己的基本標(biāo)識(shí)、組織的徽標(biāo)及歌曲等、自然環(huán)境和建筑、技術(shù)及工藝設(shè)備特征、文體生活設(shè)施、建筑物以及造型、文化傳播網(wǎng)絡(luò)等收集整理，形成企業(yè)文化的物質(zhì)載體，這也是前兩個(gè)層形成的有力保障條件?？傊髽I(yè)文化是逐步形成的，也是始終處在變化和運(yùn)動(dòng)之中的。人們要將這些文化逐步加以收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、利用、編研，有利于更全面透徹地認(rèn)識(shí)和了解企業(yè)文化。企業(yè)的文化資本越來(lái)越成為企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)的關(guān)鍵因素，也在各種資本中處于決定性作用的地位。

二、檔案管理在企業(yè)文化建設(shè)的作用

1.文化價(jià)值作用

檔案是記錄、傳承文化的重要載體。它記載了人們創(chuàng)新性的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)，反映了最先進(jìn)的生產(chǎn)力的發(fā)展?fàn)顩r，使先進(jìn)文化得以傳承和發(fā)展。只有檔案資料，才能為現(xiàn)在研究歷史學(xué)、社會(huì)學(xué)、人口學(xué)、民族學(xué)等提供各種具體和典型的史料。所以，檔案具有與文化等同的價(jià)值和意義。

2.文化創(chuàng)造作用

在檔案的文化資源中，記載和存儲(chǔ)了大量的人類(lèi)在已往的活動(dòng)中長(zhǎng)期形成的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和科學(xué)文化知識(shí)。人們可以利用檔案中豐富的具體素材，以開(kāi)發(fā)思維，啟迪心智，從而創(chuàng)造先進(jìn)文化，推動(dòng)和促進(jìn)企業(yè)與經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的全面發(fā)展。

3.文化傳播作用

檔案在企業(yè)文化傳播中具有十分重要的作用和意義，企業(yè)家及其管理者團(tuán)隊(duì)所表現(xiàn)出來(lái)的精神、心態(tài)、品格、氣質(zhì)等，即他們的個(gè)人示范和對(duì)下屬的要求，往往也是企業(yè)文化傳遞的重要渠道。企業(yè)文化通過(guò)各種傳播媒介在社會(huì)中傳播、擴(kuò)散，極大地推動(dòng)檔案在企業(yè)文化中的社會(huì)傳播力量。伴隨著企業(yè)個(gè)性、企業(yè)經(jīng)營(yíng)產(chǎn)品和服務(wù)的社會(huì)擴(kuò)散，企業(yè)也在進(jìn)行著自身形象的社會(huì)傳播。

4.精神價(jià)值作用

人與動(dòng)物不同，具有豐富的情感和高尚的情操。檔案的存在，詳細(xì)地記錄了中華民族創(chuàng)造歷史和先進(jìn)文化的曲折歷程和奮斗足跡，真實(shí)記載了人們?cè)谏鐣?huì)實(shí)踐中創(chuàng)造出物質(zhì)財(cái)富和精神財(cái)富的光榮業(yè)績(jī)，它的意義和價(jià)值隨著時(shí)間的推移而變得越來(lái)越珍貴。所以，通過(guò)企業(yè)檔案的的保護(hù)和傳承，可以激活豐富的民族精神資源，傳承民族精神，鞏固深厚的民族文化根基。

5.制度創(chuàng)新作用

檔案對(duì)企業(yè)歷史以及企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)等情況的記載，讓企業(yè)制度創(chuàng)新的方式方法更加多元化。企業(yè)為了更好地探索出現(xiàn)代企業(yè)制度創(chuàng)新的思路，往往從企業(yè)文化入手進(jìn)行研究分析，找出調(diào)動(dòng)企業(yè)員工的積極性的方法，推動(dòng)制度創(chuàng)新和管理創(chuàng)新的發(fā)展。

三、總結(jié)