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檔案管理數(shù)字化范文第1篇

關(guān)鍵詞：檔案 數(shù)字化 管理

所謂“數(shù)字化”檔案管理是指將傳統(tǒng)的以紙張、錄音帶、錄像帶為存儲(chǔ)介質(zhì)的各種原始檔案資料，通過掃描、壓縮、轉(zhuǎn)化等手段轉(zhuǎn)換成圖片文件、聲音文件和錄像文件，對(duì)圖片文件可以通過文字識(shí)別等技術(shù)達(dá)到相配于每張圖片的科學(xué)手段，再運(yùn)用級(jí)存儲(chǔ)管理技術(shù)將圖片和索引字段存儲(chǔ)于光盤庫、磁帶庫等各種大容量的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并可通過各種方便的查詢手段迅速地檢索出所需要的檔案資料，可以到局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)、企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)、國際互聯(lián)網(wǎng)，最終實(shí)現(xiàn)“數(shù)字化檔案”管理網(wǎng)絡(luò)的新興的檔案管理技術(shù)。

一、“數(shù)字化”是檔案管理工作的必由之路。

檔案數(shù)字化是信息時(shí)代的必然要求。檔案信息數(shù)字化是隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)以及多媒體技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，它把分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數(shù)字化的形式存貯，以網(wǎng)絡(luò)化的方式互相連接，從而可以及時(shí)利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。辦公自動(dòng)化要求檔案管理數(shù)字化，信息化建設(shè)始終保持以應(yīng)用為導(dǎo)向，以數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，以網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為中心，積極吸引新技術(shù)，完善各種應(yīng)用系統(tǒng)并向網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，無紙化辦公已成普及之勢(shì)，正是由于計(jì)算機(jī)的廣泛使用，因而形成了大量的數(shù)字檔案信息，同時(shí)也為檔案的數(shù)字化管理提供了可能。此外，檔案數(shù)字化較之傳統(tǒng)檔案管理有不可替代的先進(jìn)性， 社會(huì)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展使落后的辦公方式與龐大的信息量之間形成尖銳的矛盾，過去一直使用粗放型模式即以增加辦公人員和辦公費(fèi)用為解決這一難題的推一手段，致使成本大幅上漲。而數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對(duì)象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，不僅節(jié)約了保管費(fèi)用，節(jié)省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費(fèi)。

二、“數(shù)字化”檔案管理的主要障礙。

（一）電子文件與紙質(zhì)文件的“雙套制”保存，造成資源浪費(fèi)?！半p套制”保存是指將具有相同內(nèi)容的紙質(zhì)文件和電子文件一并保存。在一些單位的辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，各部門在網(wǎng)上傳遞、承辦文件，提高了工作效率。但文件辦完后又輔發(fā)紙質(zhì)文件歸檔保存。這樣就形成了相同內(nèi)容、兩種類型的文件并發(fā)、保存的局面，造成人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)，勢(shì)必影響電子文件的廣泛應(yīng)用和檔案事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。

（二）辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)不兼容，各自為政，給電子文件歸檔達(dá)成困難。據(jù)了解，目前很多單位都采用了以電子計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，這一系統(tǒng)絕大部分是由本單位或上級(jí)主管部門設(shè)計(jì)的軟件，而同一單位的檔案室使用的檔案管理系統(tǒng)則是檔案行政管理部門為使檔案現(xiàn)代化管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、實(shí)現(xiàn)資源共享而推廣的檔案現(xiàn)代化管理軟件。由于這兩套系統(tǒng)設(shè)計(jì)單位不同，不同軟件環(huán)境下形成的數(shù)據(jù)難以轉(zhuǎn)換，無法進(jìn)行電子文件歸檔，因而給原始數(shù)據(jù)的收集和錄人造成了一定的困難。

（三）電子文件的不安全因素，影響了對(duì)它的管理和長期保存。電子文件具有操作方便、傳遞快捷、存儲(chǔ)空間小等突出優(yōu)點(diǎn)，但也會(huì)帶來一定的不安全因素。如電子文件對(duì)軟硬件設(shè)備的依賴、不能直讀、易更改、信息與載體相分離、數(shù)據(jù)丟失、病毒侵害等。這些都給電子文檔的安全保管和長期保存帶來很大威脅。

（四）數(shù)字化檔案的利用率不高，給企業(yè)的現(xiàn)代化進(jìn)程造成障礙。雖然辦公自動(dòng)化系統(tǒng)推行多時(shí)，但很多單位并沒有把提高電子文件管理意識(shí)當(dāng)成一項(xiàng)緊迫的任務(wù)來抓，人們?nèi)匝永m(xù)傳統(tǒng)觀念和管理模式，對(duì)文檔的借閱和檢索都由人工來完成，人們只看到伸手可及的有限的檔案，而忽略了以網(wǎng)絡(luò)形式傳遞的浩瀚的資料寶庫，不僅消耗了人力物力，而且使得電子文檔由干沒有得到合理的開發(fā)利用而造成雙重的浪費(fèi)。

三、“數(shù)字化”檔案管理采取的措施。

（一）加強(qiáng)對(duì)檔案工作者的培養(yǎng)與培訓(xùn)。一是徹底改變傳統(tǒng)的檔案“重藏輕用”局面，使檔案人員在工作中充分調(diào)動(dòng)和運(yùn)用信息資源管理理論和信息技術(shù)手段對(duì)檔案信息資源實(shí)施科學(xué)，有效地開發(fā)利用。二是加強(qiáng)檔案工作者對(duì)信息技術(shù)應(yīng)用能力的培訓(xùn)，學(xué)習(xí)與檔案信息化相關(guān)的計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)、數(shù)字化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、現(xiàn)代管理、外語知識(shí)等，提高檔案工作者掌握和運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)的技能，以適應(yīng)檔案信息化的發(fā)展。三是強(qiáng)化檔案工作者訓(xùn)練，加強(qiáng)培訓(xùn)，對(duì)檔案工作者分層次進(jìn)行基礎(chǔ)知識(shí)教育、高級(jí)理論培訓(xùn)及檔案專業(yè)教育培養(yǎng)一支具有一定數(shù)量和質(zhì)量的年輕的檔案生力軍，使他們不僅具有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)，而且具有較強(qiáng)的開拓創(chuàng)新意識(shí)。

（二）正確處理傳統(tǒng)與現(xiàn)代化的關(guān)系。正確處理紙質(zhì)檔案與電子檔案的關(guān)系，紙質(zhì)檔案的信息內(nèi)容附在紙質(zhì)載體上，與紙質(zhì)載體密不可分，因此真實(shí)性和原始性容易鑒別，憑證作用和法律效力也就比較強(qiáng)。但受載體形式限制，紙質(zhì)檔案信息密度比較小，所需存儲(chǔ)空間比較大。電子檔案的信息內(nèi)容通過光電信號(hào)的相互轉(zhuǎn)換附在磁盤、光盤上，不能在載體上直接讀取，必須通過計(jì)算機(jī)等專用設(shè)備進(jìn)行再轉(zhuǎn)換，雖然存儲(chǔ)量大、節(jié)省了儲(chǔ)存空間，但在信號(hào)轉(zhuǎn)換過程中，由于受載體的轉(zhuǎn)換條件、存儲(chǔ)介質(zhì)的穩(wěn)定性和技術(shù)操作等因素的影響，容易造成信息的丟失或刪改，卻不易被察覺，因此對(duì)電子檔案真實(shí)性的鑒別有一定的難度。我們應(yīng)該積極實(shí)行“雙套制”保存電子檔案，即在保存電子檔案的同時(shí)也保存對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)檔案。

（三）加大檔案現(xiàn)代化管理的投入。應(yīng)投入大量的精力關(guān)心和支持這一工作，創(chuàng)造條件投入資金、配置先進(jìn)設(shè)備；積極培養(yǎng)、選拔高素質(zhì)的專業(yè)人才；把檔案現(xiàn)代化管理納入工作計(jì)劃，列入考核范圍；各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，尤其是主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，每年要定期聽取檔案工作匯報(bào)，了解檔案工作現(xiàn)況，提出要求、下達(dá)任務(wù)，指導(dǎo)檔案部門依法開展工作，幫助解決工作中實(shí)際存在的困難和問題；領(lǐng)導(dǎo)要重視和加強(qiáng)本系統(tǒng)內(nèi)的交流與合作，以先進(jìn)帶動(dòng)后進(jìn)，發(fā)揮優(yōu)勢(shì)，彌補(bǔ)檔案現(xiàn)代化管理上的差異，取長補(bǔ)短，共同提高；宏觀上要有總體的指導(dǎo)思路，實(shí)現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略上的創(chuàng)新，微觀動(dòng)作上實(shí)現(xiàn)管理內(nèi)涵和技術(shù)手段的創(chuàng)新。

參考文獻(xiàn)：

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檔案管理數(shù)字化范文第2篇

（1）安全性

數(shù)字化技術(shù)雖然給房地產(chǎn)檔案管理帶來了諸多便利，但是在復(fù)雜多變的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，檔案信息的安全性則是尤為重要的，所以在數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用過程中，房地產(chǎn)檔案信息的安全性是其必須遵循的首要原則。也就是說，在運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)的過程中，應(yīng)該采取相應(yīng)的措施保證檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全性，使得系統(tǒng)不因自然或者人為因素而受到危害甚至是破壞，進(jìn)而避免房地產(chǎn)檔案信息的泄露、遺失。因此檔案管理工作人員必須要從各個(gè)環(huán)節(jié)、各個(gè)方面入手，通過用戶權(quán)限的設(shè)置、定期備份、升級(jí)殺毒軟件以及加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防范措施等方法，進(jìn)一步確保檔案信息的安全，并得到永久保存。

（2）真實(shí)性

對(duì)于房地產(chǎn)檔案來說，檔案信息的真實(shí)性既是基本要求，也是尤為重要的。這一原則在房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化中也應(yīng)該加以遵循，及時(shí)糾正檔案信息中存在的虛假信息，以此避免造成一些不必要的損失和麻煩，這需要在其管理體制上加以加強(qiáng)。

（3）便捷性

通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)所實(shí)現(xiàn)的數(shù)字化檔案管理取代了傳統(tǒng)手工保存和管理檔案的模式，這其中一個(gè)很大因素就是因?yàn)閿?shù)字化技術(shù)為房地產(chǎn)檔案管理帶來了很大的便利性，便于管理工作人員的檔案信息查詢、整理以及開發(fā)利用等。而且在處理完成檔案后，用戶能夠不受時(shí)間和空間的限制進(jìn)行相關(guān)信息的快速瀏覽，還能供以多用戶同時(shí)進(jìn)行檔案信息的查詢?yōu)g覽，并且不會(huì)相互干擾。

（4）可讀性

數(shù)字化技術(shù)在房地產(chǎn)檔案管理中的運(yùn)用，仍然保證其檔案的可讀性，也就是通過存儲(chǔ)、轉(zhuǎn)換、壓縮和加密等操作后，其輸出方式仍支持識(shí)別和理解，同時(shí)保證檔案信息的完整性和真實(shí)性，進(jìn)而保證了檔案的實(shí)際價(jià)值。

二、房地產(chǎn)檔案管理中數(shù)字化的應(yīng)用策略

1.加強(qiáng)創(chuàng)新型數(shù)字化技術(shù)人才的培養(yǎng)

首先進(jìn)行檔案管理工作人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的調(diào)整，培養(yǎng)一支具有先進(jìn)檔案管理意識(shí)和理念的高水平專業(yè)的創(chuàng)新型數(shù)字化技術(shù)人才隊(duì)伍，以便對(duì)各種專業(yè)設(shè)施的維護(hù)、維修和升級(jí)，促進(jìn)專業(yè)設(shè)備的順利安全運(yùn)行。同時(shí)通過相關(guān)數(shù)字化技術(shù)知識(shí)的培訓(xùn)，幫助檔案管理工作人員了解并掌握數(shù)字化檔案管理過程中的相關(guān)知識(shí)。技能和流程，進(jìn)而提升管理人員的業(yè)務(wù)能力，促進(jìn)數(shù)字化技術(shù)的運(yùn)用和建設(shè)。

2.加強(qiáng)檔案資源的規(guī)范以及標(biāo)準(zhǔn)體系的建立

只要保證了規(guī)范和完整的房地產(chǎn)檔案信息，那么數(shù)字化技術(shù)的運(yùn)用才能得到更好的利用，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理的真正價(jià)值和意義。同時(shí)還要統(tǒng)一房地產(chǎn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，進(jìn)而充分發(fā)揮出數(shù)字化檔案管理的價(jià)值，否則一些不標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的檔案管理將會(huì)對(duì)房地產(chǎn)數(shù)字化檔案管理建設(shè)、發(fā)展產(chǎn)生極大的阻礙。

3.建立健全的數(shù)據(jù)系統(tǒng)

檔案數(shù)據(jù)庫的建立是數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用的尤為重要的成果之一，但是要保證該系統(tǒng)的資料功能齊全，進(jìn)而才能為管理人員提供更快捷的管理服務(wù)。首先系統(tǒng)的開發(fā)人員將各種房地產(chǎn)檔案導(dǎo)入到數(shù)據(jù)庫中，同時(shí)也重新錄入原有的檔案資源，并根據(jù)實(shí)際檔案變動(dòng)和增加及時(shí)更新和擴(kuò)展數(shù)據(jù)庫信息，保證檔案的完整性、實(shí)效性和齊全性。而且在相關(guān)部門制定決策的時(shí)候，該數(shù)據(jù)系統(tǒng)也能為其提供一些真實(shí)、全面的有利依據(jù)，進(jìn)而促進(jìn)相關(guān)政府部門更好的提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。此外，還需要在該數(shù)據(jù)系統(tǒng)中建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，也就是進(jìn)行檔案的編目，以分層級(jí)的方式繼續(xù)擰檔案目錄的管理，更有利于管理查詢工作的開展，使得管理工作更加有條理。還需要將檔案信息數(shù)據(jù)化工作做好，存儲(chǔ)好重要的檔案資源，在將其轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)化信息的同時(shí)也需要運(yùn)用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的形式加以存儲(chǔ)，因?yàn)樵谛盘?hào)轉(zhuǎn)換的時(shí)候，檔案信息會(huì)因?yàn)楦鞣N因素的共同作用以及技術(shù)限制，可能會(huì)出現(xiàn)丟失、損壞等現(xiàn)象，所以要綜合運(yùn)用這兩種檔案方式進(jìn)行檔案管理。

三、結(jié)束語

檔案管理數(shù)字化范文第3篇

關(guān)鍵詞：數(shù)字化管理；查閱；開放式管理

房地產(chǎn)又叫不動(dòng)產(chǎn)，是指房屋及其占用的宅基地、院落等使用的土地。房地產(chǎn)檔案是房地產(chǎn)管理部門在房地產(chǎn)權(quán)屬登記、調(diào)查、測(cè)繪、產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)移、房屋變更等房地產(chǎn)權(quán)屬工作中，直接形成的有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同歷史時(shí)期所形成的歷史記錄，是城市房地產(chǎn)權(quán)屬登記管理工作的真實(shí)記載和重要依據(jù)。

所謂房產(chǎn)檔案數(shù)字化，就是指在房產(chǎn)檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和提供利用服務(wù)。

為了更好地分析房屋權(quán)屬檔案的數(shù)字化工作，本文擬從數(shù)字化管理的原則、具體實(shí)施以及對(duì)數(shù)字化管理的思考三個(gè)方面加以闡釋。

1.數(shù)字化管理的原則

1.1實(shí)用性原則

所謂實(shí)用，是指在數(shù)字化管理過程中，應(yīng)采用性能穩(wěn)定、與現(xiàn)有房產(chǎn)運(yùn)行系統(tǒng)相兼容的技術(shù)與設(shè)備，以最大限度地滿足房產(chǎn)檔案館（室）現(xiàn)有業(yè)務(wù)和未來發(fā)展的需求。實(shí)用性原則的本質(zhì)要求乃在于新建系統(tǒng)能夠長久穩(wěn)定地運(yùn)行、使用。

1.2安全性原則

安全是數(shù)字化檔案建設(shè)不可忽視的重要方面.甚至是頭等大事。如果由于采取措施不當(dāng)，導(dǎo)致應(yīng)該保密的房產(chǎn)檔案信息外漏或必要的房產(chǎn)檔案信息毀損，使房產(chǎn)權(quán)利人因此而遭受合法權(quán)益損失的，檔案館要承擔(dān)必要的民事及行政責(zé)任。而客觀上，由于存儲(chǔ)電子文件的計(jì)算機(jī)軟盤、光盤等化學(xué)磁性材料壽命較短，不易長久保存以及軟件系統(tǒng)的更新?lián)Q代可能產(chǎn)生電子文件存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)是否兼容及其數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)轉(zhuǎn)換等問題。電子檔案本身又具有不穩(wěn)定性的特點(diǎn)口。為此，必須采取一系列的措施，使系統(tǒng)無論是硬件還是軟件都具有免受自然災(zāi)害和人為破壞的能力，防止房產(chǎn)檔案的散失、泄密。

1.3真實(shí)性原則

真實(shí)是電子檔案的基本要求。在數(shù)字化管理過程中，如果未及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正虛假或錯(cuò)誤的檔案信息，可能會(huì)引起不必要的房產(chǎn)權(quán)屬爭(zhēng)議，加劇糾紛當(dāng)事人的矛盾，并可能導(dǎo)致檔案管理部門承擔(dān)民事、行政責(zé)任。因此，在實(shí)踐中，必須貫徹真實(shí)性原則，從錄入、運(yùn)行、維護(hù)等各階段嚴(yán)格要求.建立權(quán)、責(zé)、利相結(jié)合的制度，避免產(chǎn)生失真檔案。

2.數(shù)字化管理的具體實(shí)施

2.1數(shù)據(jù)庫選擇

建立產(chǎn)權(quán)數(shù)字化檔案館（室）是一項(xiàng)龐大、復(fù)雜的系統(tǒng)工程。為此，對(duì)于房產(chǎn)權(quán)屬電子檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，應(yīng)盡量采用最為先進(jìn)的存貯系統(tǒng)。針對(duì)產(chǎn)權(quán)電子檔案極高的安全性要求，在采用高可靠性存貯系統(tǒng)的同時(shí)，建立完善的光盤庫備份和恢復(fù)系統(tǒng)，以保持當(dāng)前電子數(shù)據(jù)庫的光盤復(fù)本。光盤備份，恢復(fù)系統(tǒng)采用智能化調(diào)度機(jī)制，可實(shí)現(xiàn)定時(shí)、定量（全備份，增量備份）的自動(dòng)化操作。另外，與其它靜態(tài)的檔案不同。產(chǎn)權(quán)檔案隨時(shí)因房產(chǎn)權(quán)屬的改變而發(fā)生增量變化，應(yīng)構(gòu)建一個(gè)動(dòng)態(tài)的電子檔案系統(tǒng)。通過在數(shù)字化檔案館系統(tǒng)中內(nèi)置權(quán)屬檔案異動(dòng)的動(dòng)態(tài)更新機(jī)制，可為房產(chǎn)測(cè)繪應(yīng)用和房產(chǎn)管理應(yīng)用提供相應(yīng)的系統(tǒng)接口，在線跟蹤房產(chǎn)的權(quán)屬變化（轉(zhuǎn)讓、變更、抵押，查封、滅失等等），動(dòng)態(tài)更新電子檔案的狀態(tài)和內(nèi)容，保證了電子檔案與房產(chǎn)權(quán)屬現(xiàn)狀的嚴(yán)格同步和一致。

2.2人員培訓(xùn)

人員培訓(xùn)主要包括兩個(gè)方面：一是針對(duì)選擇的數(shù)據(jù)庫技術(shù)，對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn)；二是數(shù)字化管理的職責(zé)劃分，即分清誰是權(quán)屬檔案微機(jī)數(shù)字錄入員、掃描員、審核員、備份員，并明確其相應(yīng)的工作內(nèi)容、責(zé)任后果。

2.3錄入、掃描及備份

對(duì)相應(yīng)人員進(jìn)行培訓(xùn)后，就進(jìn)入了由紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案的生產(chǎn)運(yùn)行程序。

第一道工作程序：房屋權(quán)屬檔案資料的錄入。檔案資料錄入人員必須具有極端負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，熟練的打字基礎(chǔ)，對(duì)所輸入的每一卷房屋權(quán)屬檔案的內(nèi)容不得有絲毫的疏忽和大意，確保所輸產(chǎn)權(quán)檔案內(nèi)容的真實(shí)性、可靠性、完整性。

第二道工作程序：房屋權(quán)屬檔案資料掃描。房屋權(quán)屬檔案資料掃描人員在掃描過程中，不得漏掃或隨個(gè)人意愿隨意增減、丟失房屋權(quán)屬檔案中每一頁資料，不得造成因在這個(gè)工作程序中，房屋權(quán)屬檔案資料得不到應(yīng)有的完整保護(hù)而丟失或散失，給房屋權(quán)利人造成不可彌補(bǔ)的損失。

第三道工作程序：對(duì)錄入、掃描的全過程進(jìn)行檢查。房屋權(quán)屬檔案資料每一個(gè)信息歷經(jīng)錄入、掃描以后，就進(jìn)入檢查階段。檢查階段是至關(guān)重要的階段，是紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案的最后一道關(guān)鍵環(huán)節(jié)。檢查人員要對(duì)房屋權(quán)屬檔案中每―個(gè)信息的真實(shí)性負(fù)總責(zé)，并對(duì)圖片的歪斜程度進(jìn)行必要的調(diào)整。

第四道工作程序：對(duì)形成的電子檔案進(jìn)行及時(shí)備份。此時(shí)的房屋權(quán)屬檔案已經(jīng)是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的載體與信息的一體化，其生命具有了明顯的整體性。因此，在保管紙質(zhì)檔案時(shí)，要更多地關(guān)注其整體存在。在這一點(diǎn)上，工作人員必須有清醒的認(rèn)識(shí)和嚴(yán)肅認(rèn)真的工作態(tài)度。每天房屋權(quán)屬檔案的錄入、掃描、檢查全過程完畢后，都要認(rèn)真做好電子檔案的備份工作。要嚴(yán)格按照備份制度進(jìn)行備份，把備份制度真正落到實(shí)處，以防由于不可知的破壞性.為數(shù)據(jù)丟失后的補(bǔ)救工作打好堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2.4開放性管理

所謂開放性管理，是指按照法律法規(guī)的規(guī)定，以公開方式對(duì)房產(chǎn)信息查閱、變更所進(jìn)行的管理。其主要包括兩方面內(nèi)容：一是權(quán)利人對(duì)房產(chǎn)信息的公開查閱。根據(jù)建設(shè)部《房屋權(quán)屬登記信息查詢暫行辦法》第七條規(guī)定，“房屋權(quán)屬登記機(jī)關(guān)對(duì)房屋權(quán)利的記載信息，單位和個(gè)人可以公開查詢。”但是，需要注意的是，公開查閱并不是無限制的查閱，其只能在權(quán)限范用內(nèi)查閱，未經(jīng)特別委托許可，原則上不得查閱他人的房產(chǎn)信息，為此，《房屋權(quán)屬登記信息查詢暫行辦法》第八條、第九條對(duì)此進(jìn)行了詳細(xì)規(guī)定。二是權(quán)利人對(duì)房產(chǎn)信息的變更。變更與查閱的性質(zhì)不同，其直接涉及了當(dāng)事人的權(quán)利義務(wù)內(nèi)容，因此，必須嚴(yán)格遵循法定程序，審查當(dāng)事人的變更請(qǐng)求，并要求當(dāng)事人提供相關(guān)的原始憑證，否則，由于房產(chǎn)檔案管理部門的疏漏而對(duì)權(quán)利人造成的損害，房產(chǎn)部門要承擔(dān)賠償責(zé)任。

3.數(shù)字化管理的思考

房屋權(quán)屬檔案的數(shù)字化管理已勢(shì)在必行，然而，變革之余，重新審視、反思，卻仍然會(huì)發(fā)現(xiàn)數(shù)字化管理的諸多弊端。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的真實(shí)性、穩(wěn)定性、可靠性及原始性相比，電子檔案要遜色不少，并且，由于以下三方面的事由，可能影響檔案的運(yùn)行管理：一是錄入錯(cuò)誤，即由于錄入員的粗心等原因而導(dǎo)致的檔案信息錯(cuò)誤；二是病毒侵入，導(dǎo)致電子檔案信息殘缺不全。三是非法修改而致的電子檔案失真。電子文件具有可變性，其真實(shí)可靠性遠(yuǎn)不如紙質(zhì)檔案，隨時(shí)都可能被非法修改。當(dāng)然針對(duì)如上弊端，我們也可以采取如下措施進(jìn)行預(yù)防：一是加強(qiáng)培訓(xùn)，提高檔案工作人員的素質(zhì)并幫助其樹立責(zé)任心，從主觀上避免疏忽大意，并要建立責(zé)任追究制度。二是加強(qiáng)電子檔案的使用管理.安裝殺毒軟件，減少外來軟件、硬件的拷貝、編輯，阻斷病毒侵入途徑，建立完善的光盤庫備份和恢復(fù)系統(tǒng)，以保持當(dāng)前電子數(shù)據(jù)庫的光盤復(fù)本。三是設(shè)定登錄限制、使用文件權(quán)限，更改文件屬性，不與他人共享文件資源，減少無關(guān)人員的接觸機(jī)會(huì)。盡管瑕不掩瑜，數(shù)字化管理的弊端并不能根本性地阻礙改革的步伐，但是，房產(chǎn)檔案的重要性，需要我們慎之又慎，在完善數(shù)字化管理的同時(shí)，對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式絕不能完全拋棄。更為理智的做法是，取長補(bǔ)短，將紙壓檔案與電子檔案管理結(jié)合起束，共同為房產(chǎn)事業(yè)服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

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檔案管理數(shù)字化范文第4篇

一、數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢(shì)

（一）提高經(jīng)濟(jì)效益，減少資源浪費(fèi)，過去一直使用增加辦公人員和辦公經(jīng)費(fèi)的方法，致使管理成本大幅上漲。而數(shù)字化管理檔案使以往傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，不僅節(jié)省了人力物力等保管費(fèi)用，更節(jié)省了占地空間，而且查閱起來更方便快捷，從而避免了反復(fù)復(fù)印資料而造成的紙張和人員以及時(shí)間的浪費(fèi)。（二）提高辦公效率，信息及時(shí)準(zhǔn)確，數(shù)字化檔案管理使資料能及時(shí)歸檔，并盡快提供利用。以人事部門為例，干部的任用提拔都需要詳細(xì)準(zhǔn)確的檔案信息資料，然而檔案數(shù)字化管理便可提供詳細(xì)、即時(shí)準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)。與此同時(shí)，數(shù)字化檔案管理使查詢資料變得非常簡(jiǎn)單，真正讓檔案管理人員做到輕輕松松掌握所有資料。（三）具有較強(qiáng)的時(shí)效性，周期短，效率高。檔案的整理、管理是一項(xiàng)較為浩大的工程，按照以往傳統(tǒng)的方法，不僅機(jī)需要很長的時(shí)間，而且需要大量的人力、物力、財(cái)力。而數(shù)字化檔案采用新的手段和方法，應(yīng)用新技術(shù)手段，通過網(wǎng)絡(luò)采集等手段減少中間環(huán)節(jié)，大大降低了勞動(dòng)強(qiáng)度，縮短了檔案整理周期，提高了工作效率。（四）增強(qiáng)檔案原件的保護(hù)，減少不必要的損壞，紙質(zhì)資料反復(fù)利用將會(huì)造成不同程度的損傷。將紙制檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后，檔案的使用更加安全。由其對(duì)歷史久遠(yuǎn)的檔案材料，數(shù)字化處理后無疑是更好的保護(hù)了它的完整性。另外，通過檔案的數(shù)字化處理后，防止了部分紙質(zhì)檔案篡改的行為。（五）檔案數(shù)字化更加方便部門之間的溝通聯(lián)系。檔案數(shù)字化在資源整合過程中有特定的標(biāo)準(zhǔn)，依托互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)，不同部門的檔案有時(shí)候可以共享，便于及時(shí)、大量收集資料，使檔案資料更加完整，有效避免遺漏現(xiàn)象。檔案利用過程還可以不經(jīng)過現(xiàn)場(chǎng)通過有關(guān)網(wǎng)絡(luò)就能進(jìn)行直接的查詢借閱。在檔案數(shù)字化模式下，部門之間可以十分便利的溝通。

二、數(shù)字化檔案管理的意義

（一）信息時(shí)展的必然需求。長期以來，由于種種客觀原因，計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案工作中沒有發(fā)揮其應(yīng)有的作用，檔案利用需求與檔案所能提供的檔案信息、利用方式之間的矛盾遲遲難以解決，造成檔案管理的信息化遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于社會(huì)信息化的發(fā)展。隨著信息時(shí)代的飛速發(fā)展，檔案管理的數(shù)字化已經(jīng)成為加快我國信息化步伐和發(fā)展檔案事業(yè)的需要。如果還不重視檔案數(shù)字化的建設(shè)，不能在網(wǎng)絡(luò)上有效地傳遞利用檔案信息資源，就無法進(jìn)入信息時(shí)代的快車道，最終將會(huì)被高速發(fā)展的信息社會(huì)所淘汰。（二）加強(qiáng)科學(xué)研究、普及科教知識(shí)、服務(wù)社會(huì)。數(shù)字化檔案管理為利用者提供了詳時(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、全面且具有權(quán)威性和參考價(jià)值的檔案信息，它不僅能夠滿足科學(xué)研究，大型復(fù)雜課題所需資料，一般工作需要，而且可以滿足社會(huì)大眾家庭教育等需求，在落實(shí)科教興國科學(xué)發(fā)展等方面可以充分發(fā)揮數(shù)字化檔案的作用。（三）改善檔案管理工作，提升檔案工作社會(huì)地位。數(shù)字化檔案管理的發(fā)展將促進(jìn)與之相關(guān)的計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和多媒體技術(shù)等高新技術(shù)在檔案領(lǐng)域中的廣泛應(yīng)用，從而促進(jìn)檔案管理理論、檔案管理技術(shù)和檔案管理水平的變革，最大程度地實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效利用和共享，發(fā)揮檔案信息的增值作用，提升檔案工作在信息化社會(huì)中的地位和作用，從而實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的跨越式發(fā)展。檔案管理的數(shù)字化是順應(yīng)潮流、適應(yīng)時(shí)展的新舉措、新要求。切實(shí)把數(shù)字化建設(shè)作為實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的關(guān)鍵，加快檔案數(shù)字化建設(shè)步伐，加強(qiáng)檔案的規(guī)范化管理，提高管理水平、提高效率，增強(qiáng)檔案服務(wù)水平。用信息技術(shù)來提升科學(xué)管理水平，為檔案管理提供高效率的全面服務(wù)。

作者:徐巍單位:吉林省通化市國土資源局

檔案管理數(shù)字化范文第5篇

關(guān)鍵詞：醫(yī)院 檔案管理 存儲(chǔ)數(shù)字化

人們對(duì)工作效率的要求隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步而隨之提高，如何利用先進(jìn)的信息技術(shù)推動(dòng)檔案管理工作，從而提升檔案管理效率，是當(dāng)前醫(yī)院檔案管理中亟待解決的重要問題。目前數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)逐漸應(yīng)用于醫(yī)院的檔案管理工作中，形成一種新型的檔案信息管理形式，將檔案信息與計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)加以連接，構(gòu)成多種形式的存儲(chǔ)，并能夠?qū)崿F(xiàn)不同時(shí)空間的信息資源共享。

一、醫(yī)院檔案管理存儲(chǔ)數(shù)字化中的問題

1.缺乏完善的信息化設(shè)施。當(dāng)前由于許多醫(yī)院缺乏對(duì)檔案管理的重視，沒有足夠的資金投入到檔案的數(shù)字化管理中，致使相關(guān)信息化設(shè)施配置不夠完善。對(duì)數(shù)字化設(shè)備的更新工作醫(yī)院往往會(huì)忽視掉，經(jīng)常因?yàn)橄嚓P(guān)設(shè)施配套不夠完善而影響到檔案管理數(shù)字化的存儲(chǔ)建設(shè)工作，也降低了工作的效率。通常情況下，醫(yī)院數(shù)字化存儲(chǔ)設(shè)備主要包括計(jì)算機(jī)、存儲(chǔ)服務(wù)器、放像機(jī)以及打印機(jī)等設(shè)備。由于缺乏完善的配套設(shè)施，會(huì)出現(xiàn)局域網(wǎng)速過慢、計(jì)算機(jī)性能落后、檔案信息遺失等問題，對(duì)醫(yī)院的檔案管理工作帶了一定的不利影響。

2.沒有明確的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。當(dāng)前一些醫(yī)院沒有制定相應(yīng)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，各種檔案信息自收集、整理到存儲(chǔ)等環(huán)節(jié)都沒有規(guī)范的參照依據(jù)，容易造成檔案信息混亂的狀況。由于醫(yī)院檔案內(nèi)容龐雜，包含各類人群，他們的年齡、病癥各不相同，在檔案數(shù)字化存儲(chǔ)的過程中又有聲音、圖片、影像以及文字等多種形態(tài)的信息，如果沒有明確的檔案管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)工作也就無法正常開展。

3.檔案數(shù)字化的存儲(chǔ)安全性較差。很多醫(yī)院對(duì)于檔案信息的存儲(chǔ)缺乏安全預(yù)防措施，造成醫(yī)院檔案信息泄露、遺失或被篡改等，給醫(yī)院的檔案管理工作帶來較大的損失。究其原因，一方面醫(yī)院對(duì)檔案管理的安全性缺乏足夠的重視，沒有制定相應(yīng)的安全管理制度，檔案管理工作中存在著一定的安全隱患，比如缺乏明確的責(zé)任機(jī)制、檔案管理人員安全意識(shí)不強(qiáng)等。另一方面，一些醫(yī)院的檔案管理工作缺乏信息保密意識(shí)，在網(wǎng)絡(luò)上病人的隱私信息，沒有有效的安全措施，對(duì)計(jì)算機(jī)病毒或黑客攻擊缺乏防備能力，導(dǎo)致信息被篡改或泄露。

二、強(qiáng)化醫(yī)院檔案管理存儲(chǔ)數(shù)字化的措施

1.健全醫(yī)院檔案管理制度。規(guī)范和完善醫(yī)院檔案管理制度，明確檔案管理存儲(chǔ)數(shù)字化的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，從而為醫(yī)院管理決策與醫(yī)療護(hù)理等工作提供必要的參考依據(jù)。因此，要保障醫(yī)院檔案管理部門在進(jìn)行檔案信息收集、整理與存儲(chǔ)時(shí)，各類信息資源的真實(shí)、有效，必須建立較為完整的、系統(tǒng)性較強(qiáng)的檔案歸檔制度和檔案目標(biāo)管理考核機(jī)制。充分利用數(shù)字化存儲(chǔ)系統(tǒng)中的檢索和排序功能，對(duì)檔案的存儲(chǔ)情況加以實(shí)時(shí)監(jiān)控，對(duì)其中的存檔錯(cuò)誤或歸檔不及時(shí)等問題，要采取有針對(duì)性的措施加以解決。同時(shí)，檔案管理工作中要加強(qiáng)合作，有序安排各項(xiàng)工作，以免導(dǎo)致工作混亂或工作重復(fù)的情況。

2.強(qiáng)化相關(guān)設(shè)施的建設(shè)工作。數(shù)字化的硬件設(shè)施是順利開展檔案數(shù)字化存儲(chǔ)工作的必要保障，采用先進(jìn)的信息化、數(shù)字化技術(shù)，結(jié)合醫(yī)院自身的檔案管理實(shí)際情況，建立靈活且全面的布線結(jié)構(gòu)以及先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)。配備足夠的計(jì)算機(jī)、放像機(jī)及存儲(chǔ)服務(wù)器等設(shè)備，建立各個(gè)部門間局域網(wǎng)共享機(jī)制，使醫(yī)院內(nèi)部資源實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)鏈接，從而提升資源的利用效率。借助相關(guān)數(shù)字化存儲(chǔ)軟件，進(jìn)行檔案管理中的頁面設(shè)計(jì)、域名申請(qǐng)和維護(hù)、存儲(chǔ)空間以及后臺(tái)設(shè)計(jì)等工作，提高檔案管理的工作效率。

3.加強(qiáng)檔案數(shù)字化存儲(chǔ)安全預(yù)防。檔案信息存儲(chǔ)的安全保護(hù)工作對(duì)保障檔案管理工作的有效進(jìn)行具有極大的現(xiàn)實(shí)意義，需要加強(qiáng)對(duì)這方面的重視。第一，建立和完善相關(guān)安全保障制度，對(duì)內(nèi)部檔案管理人員的行為加以約束，并成立相應(yīng)的責(zé)任機(jī)構(gòu)，安排專門的責(zé)任人，將每項(xiàng)檔案管理措施落實(shí)到實(shí)際工作中。第二，加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全的預(yù)防，包括IP地址安全、網(wǎng)關(guān)安全、服務(wù)器安全等內(nèi)容，積極采用數(shù)字認(rèn)證、數(shù)字簽名等形式增強(qiáng)系統(tǒng)的安全等級(jí)，并對(duì)客戶端權(quán)限加以明確，從而有效避免非法修改、拷貝以及打印等行為。第三，定期對(duì)檔案信息資源進(jìn)行全面的安全檢查，并對(duì)安全維護(hù)工作加以記錄，對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)及時(shí)備份，確保系統(tǒng)在任何時(shí)候都能滿足工作需要。

綜上所述，醫(yī)院要想更好地適應(yīng)時(shí)展的需要，就必須加強(qiáng)檔案管理數(shù)字化應(yīng)用。但在實(shí)際工作中存在著諸如存儲(chǔ)缺乏安全性、相關(guān)設(shè)施不完善等問題。通過對(duì)當(dāng)前醫(yī)院檔案管理存儲(chǔ)數(shù)字化的研究，針對(duì)相關(guān)問題提出相應(yīng)的解決措施，對(duì)推動(dòng)醫(yī)院檔案管理工作的開展具有極大的現(xiàn)實(shí)意義。

參考文獻(xiàn)

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