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檔案智慧管理范文第1篇

1 智慧檔案管理系統(tǒng)的層次

智慧檔案管理系統(tǒng)是智慧檔案館的重要組成部分，根據(jù)檔案機(jī)構(gòu)的定位不同，管理系統(tǒng)可以分為三個(gè)層次：（1）機(jī)構(gòu)檔案信息管理。主要是對(duì)本單位已經(jīng)形成或?qū)⒁纬傻纳a(chǎn)、活動(dòng)信息進(jìn)行的收集、組織、利用和長(zhǎng)期保存。（2）機(jī)構(gòu)檔案信息傳播管理。這是在機(jī)構(gòu)檔案信息管理的基礎(chǔ)上，增加檔案信息的傳播功能，關(guān)注將信息轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，及時(shí)地捕捉檔案信息資源，并及時(shí)審核、歸檔并傳播，支持機(jī)構(gòu)或相關(guān)部門(mén)最大限度地利用檔案信息資源。（3）機(jī)構(gòu)檔案信息能力管理。機(jī)構(gòu)檔案信息的需求分析、信息能力分析、信息管理分析、信息能力競(jìng)爭(zhēng)分析等，這個(gè)層級(jí)達(dá)到檔案為現(xiàn)實(shí)生活提供信息決策、指導(dǎo)生產(chǎn)生活的最終目的。同時(shí)，可以解決機(jī)構(gòu)需要什么樣的信息，機(jī)構(gòu)擁有什么樣的信息，機(jī)構(gòu)內(nèi)外的檔案信息存在什么樣的關(guān)系，需要的信息與存在的信息之間的差距，與其他機(jī)構(gòu)的信息進(jìn)行對(duì)照等。

檔案機(jī)構(gòu)信息管理系統(tǒng)應(yīng)該根據(jù)自己機(jī)構(gòu)的實(shí)際情況進(jìn)行功能設(shè)計(jì)，這樣能夠保證檔案機(jī)構(gòu)一方面保存本機(jī)構(gòu)重要信息的功能，同時(shí)還擔(dān)負(fù)起對(duì)檔案信息資源的傳播和利用的深層次能力，更好地開(kāi)發(fā)和利用檔案資源。

2 智慧檔案管理系統(tǒng)的資源

智慧檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的前提就是檔案資源庫(kù)的建設(shè)。數(shù)據(jù)庫(kù)所包含的資源是檔案機(jī)構(gòu)提供服務(wù)和決策的基礎(chǔ)，數(shù)據(jù)庫(kù)資源的多少以及利用的方便與否，決定了智慧檔案館服務(wù)的深度和廣度。

2.1 原存紙質(zhì)檔案。目前大部分檔案館所保存的卷宗還都是紙質(zhì)檔案，包含人事檔案、科技檔案，以及會(huì)議記錄、政策法規(guī)等。這些檔案是檔案館的主體部分，其數(shù)字化策略包括以下兩種辦法：（1）可以通過(guò)掃描、拍照等方式轉(zhuǎn)換成PDF格式或jpg形式的圖片進(jìn)行入庫(kù)，并進(jìn)行標(biāo)引。（2）可以通過(guò)鍵入的方式形成WORD文檔，加蓋數(shù)字水印技術(shù)進(jìn)行入庫(kù)。這兩種方式各有優(yōu)劣，掃描和拍照相對(duì)簡(jiǎn)單，容易操作，但是不利于后期的標(biāo)引、檢索，并且部分特殊檔案不能進(jìn)行拍照和掃描。第二種檔案數(shù)字化方式對(duì)人力的耗費(fèi)較大，但是后期的加工成本會(huì)大大降低，同時(shí)可以支持全文檢索。

2.2 原存數(shù)字檔案。數(shù)字檔案已經(jīng)是各個(gè)檔案館檔案不可或缺的組成部分，尤其是一些使用辦公系統(tǒng)比較早的企業(yè)，數(shù)字檔案所占比例較大。數(shù)字檔案的入庫(kù)相對(duì)來(lái)說(shuō)比較簡(jiǎn)單一些，主要是要保證數(shù)據(jù)在轉(zhuǎn)移或轉(zhuǎn)換過(guò)程中，保持?jǐn)?shù)字檔案的原始記錄性，比如一些入庫(kù)的日期、原始格式、頁(yè)碼、操作員等非文檔內(nèi)容標(biāo)示的保存。數(shù)字檔案移庫(kù)的方法包括數(shù)字遷移和數(shù)字仿真兩種：（1）數(shù)字遷移指的是將系統(tǒng)的軟件、硬件遷移到整個(gè)新的系統(tǒng)軟件中，從而可以保證數(shù)字資源在新的系統(tǒng)中能夠被識(shí)別和利用。（2）數(shù)字仿真是指一個(gè)計(jì)算機(jī)或者一個(gè)系統(tǒng)對(duì)另外一個(gè)計(jì)算機(jī)或者系統(tǒng)進(jìn)行全部或部分模擬，也就是在新的系統(tǒng)中建設(shè)一個(gè)兼容原始數(shù)據(jù)、設(shè)備及管理軟件的允許環(huán)境。這兩種方式各有優(yōu)劣，數(shù)字遷移技術(shù)是將數(shù)據(jù)整個(gè)升級(jí)到新的軟件中，但是在轉(zhuǎn)移過(guò)程中，容易造成部分?jǐn)?shù)據(jù)和格式的丟失，造成信息失真。而數(shù)字仿真則不會(huì)出現(xiàn)這種情況，但是相當(dāng)于在整個(gè)新的系統(tǒng)中開(kāi)發(fā)出單獨(dú)的模塊來(lái)使用這部分?jǐn)?shù)據(jù)，這在檔案信息利用過(guò)程中容易出現(xiàn)多種格式的數(shù)據(jù)模式。

2.3 新歸檔檔案。隨著機(jī)構(gòu)的發(fā)展，新產(chǎn)生的檔案將會(huì)成為檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的重點(diǎn)，這就要求在新數(shù)據(jù)上傳過(guò)程中，嚴(yán)格按照數(shù)據(jù)格式、工作流程、數(shù)據(jù)大小等，將各種不同類(lèi)型的檔案，如文檔、照片、音頻、視頻等在設(shè)計(jì)過(guò)程中進(jìn)行格式統(tǒng)一，每種文檔采用什么格式進(jìn)行歸檔，要進(jìn)行統(tǒng)一，方便日后檔案資源的利用。有些單位數(shù)字檔案和紙質(zhì)檔案同時(shí)保存，這就要求上傳的電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案保持一致。

3 智慧檔案管理系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)分析

根據(jù)檔案工作流程，智慧檔案管理系統(tǒng)的功能應(yīng)該包含安全認(rèn)證、存儲(chǔ)、組織、檢索和擴(kuò)展，其中擴(kuò)展體現(xiàn)出來(lái)的是智能化特征，但是安全認(rèn)證、存儲(chǔ)、組織、檢索這些環(huán)節(jié)是智能化服務(wù)的基礎(chǔ)，同時(shí)將一些新興的技術(shù)手段如RFID、語(yǔ)義關(guān)聯(lián)性、知識(shí)庫(kù)等運(yùn)用到相關(guān)環(huán)節(jié)，最終實(shí)現(xiàn)檔案管理和使用的智能化。

3.1 安全認(rèn)證。檔案的私密性決定了安全認(rèn)證的首要地位，檔案涉及機(jī)構(gòu)的生產(chǎn)活動(dòng)中的一些機(jī)密，檔案安全一方面要考慮到信息管理系統(tǒng)的硬件安全，如服務(wù)器、路由設(shè)備、防火墻的安全設(shè)置；另一方面要考慮系統(tǒng)的軟件安全，軟件安全主要體現(xiàn)在系統(tǒng)文件的加密，管理員、用戶的加密設(shè)置上。包含管理員的權(quán)限設(shè)置、上傳、修改、刪除、審核等；操作員的上傳、檢索、審核等；用戶的上傳、檢索、瀏覽等權(quán)限設(shè)置，并且每一次文件或系統(tǒng)的修改都應(yīng)該記錄下操作員工號(hào)。原則上檔案信息資源是不能修改的，修改權(quán)限保留在管理系統(tǒng)的最高權(quán)限。

3.2 檔案信息的存儲(chǔ)。應(yīng)當(dāng)建立相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)、制度來(lái)保證及時(shí)有效地存儲(chǔ)檔案信息資源。（1）建設(shè)一個(gè)快捷方便的上傳接口，可以連續(xù)上傳、批量上傳，并且支持從其他系統(tǒng)導(dǎo)入資源和元數(shù)據(jù)的功能，非數(shù)字作品的數(shù)字化、轉(zhuǎn)換和載入的方法，提供檔案資源的鑒別和權(quán)屬管理的功能。（2）建立規(guī)章制度保證什么文件什么人在什么時(shí)間應(yīng)該提交什么格式的檔案，以保證檔案信息系統(tǒng)的資源完整性，并建立相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制、約束制度和傳播保護(hù)政策，即檔案的隱私性。支持機(jī)構(gòu)成員以常見(jiàn)的格式上傳檔案，并提供常見(jiàn)格式到保存格式的轉(zhuǎn)換，同時(shí)還要提供保存格式到傳播格式的轉(zhuǎn)換功能。

3.3 檔案信息的組織。檔案信息的組織就是將資源庫(kù)中的檔案進(jìn)行序化，形成系統(tǒng)性、科學(xué)性的知識(shí)體系，可以更好地為用戶服務(wù)。系統(tǒng)應(yīng)按照多種模式進(jìn)行信息資源的組織，以方便多手段的檔案檢索。傳統(tǒng)的檔案組織方式都是按照年代進(jìn)行的。智慧檔案信息系統(tǒng)在組織信息資源過(guò)程中應(yīng)該加入機(jī)構(gòu)部門(mén)、主題、領(lǐng)域、責(zé)任者等方式，并能根據(jù)分類(lèi)提取相關(guān)的關(guān)聯(lián)詞組，并描述出它們的上下位類(lèi)和語(yǔ)義聯(lián)系，以方便相同類(lèi)型的檔案進(jìn)行聚類(lèi)組織。

3.4 檔案信息的檢索與傳播。系統(tǒng)的檢索要提供多樣檢索途徑，關(guān)鍵詞檢索是常用的檢索方式，同時(shí)輔以分類(lèi)檢索，檢索的手段應(yīng)該包含主題、部門(mén)、領(lǐng)域、責(zé)任者和年代，關(guān)鍵詞檢索要提供全文檢索。針對(duì)選中的單一檔案，能夠?qū)㈥P(guān)聯(lián)度較高的檔案職能推送給用戶。

檔案信息的保密性和隱私性決定了檔案資源傳播需要一定的條件。系統(tǒng)應(yīng)該設(shè)置一個(gè)保密權(quán)限字段，從某個(gè)時(shí)間點(diǎn)開(kāi)始可以對(duì)機(jī)構(gòu)開(kāi)放、從某個(gè)時(shí)間點(diǎn)開(kāi)始對(duì)社會(huì)開(kāi)放的功能，這個(gè)時(shí)間點(diǎn)的設(shè)置在檔案入庫(kù)的時(shí)候就根據(jù)其保密年限進(jìn)行設(shè)置。

檔案智慧管理范文第2篇

1.地質(zhì)資料檔案是地質(zhì)工作者工作成果的重要體現(xiàn)。地質(zhì)工作優(yōu)先于其他行業(yè)，是一項(xiàng)最基礎(chǔ)的工作，是社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的保障和先行者。伴隨可持續(xù)發(fā)展概念的提出，沒(méi)有任何一個(gè)國(guó)家的經(jīng)濟(jì)發(fā)展不依靠礦物原料。在社會(huì)工業(yè)化發(fā)展進(jìn)程中，人們常常通過(guò)地質(zhì)找礦。而地質(zhì)工作者工作的最終成果便是地質(zhì)資料。因此，對(duì)地質(zhì)資料的收集和管理顯得尤為重要。經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展對(duì)地質(zhì)工作的依賴說(shuō)到底就是對(duì)其成果的依賴，地質(zhì)資料具有重大的使用價(jià)值。

2.地質(zhì)資料檔案的使用價(jià)值。首先，地質(zhì)資料具有三個(gè)鮮明特點(diǎn)：其一，地質(zhì)資料是上游產(chǎn)品。地質(zhì)資料是上游產(chǎn)品主要體現(xiàn)在其價(jià)值伴隨經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)而增長(zhǎng)。若社會(huì)發(fā)展進(jìn)步快，則對(duì)礦產(chǎn)資源的需求量大，從而使得對(duì)地質(zhì)資料信息的需求量就越大；反正，則其使用價(jià)值變小。其次，地質(zhì)資料是多環(huán)節(jié)產(chǎn)品。地質(zhì)資料檔案是多環(huán)節(jié)產(chǎn)品的原因有幾點(diǎn)：（1）形成周期長(zhǎng)；（2）投入成本高；（3）專業(yè)技術(shù)強(qiáng)。無(wú)論哪一個(gè)礦床的地質(zhì)資料形成都需要一個(gè)漫長(zhǎng)的過(guò)程，每一個(gè)技術(shù)環(huán)節(jié)都是極其復(fù)雜的，其都具有不同的使用價(jià)值。三是潛在價(jià)值大。通過(guò)在原有的地質(zhì)資料檔案上的探究，進(jìn)一步加強(qiáng)工作力度便能得到地質(zhì)成果。綜上所述，地質(zhì)工作越來(lái)越受到人們的重視，地質(zhì)資料的需求決定了其社會(huì)地位和價(jià)值。

二、地質(zhì)資料檔案社會(huì)化服務(wù)的現(xiàn)狀

伴隨信息技術(shù)的飛速發(fā)展和在全國(guó)各行業(yè)中的應(yīng)用，“數(shù)字國(guó)土”正被逐漸推廣?！秷D文地質(zhì)資料數(shù)據(jù)庫(kù)》項(xiàng)目改變了地質(zhì)資料的存儲(chǔ)方式，人們可以更為方便的對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行查閱。國(guó)務(wù)院《關(guān)于加強(qiáng)地質(zhì)工作的決定》頒布后，國(guó)土部門(mén)首先對(duì)涉密資料進(jìn)行逐步清理。建立、建全地質(zhì)資料網(wǎng)絡(luò)服務(wù)體系；成果地質(zhì)資料電子文件匯交格式等一系列的配套文件，為開(kāi)展地質(zhì)資料的社會(huì)化服務(wù)提供了充分的政策依據(jù)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。

三、地質(zhì)資料檔案社會(huì)化服務(wù)存在問(wèn)題及解決對(duì)策

1.地質(zhì)資料檔案社會(huì)化服務(wù)存在問(wèn)題。（1）資料管理與服務(wù)跟不上時(shí)代步伐。我國(guó)現(xiàn)今的地質(zhì)資料管理分為國(guó)家和省級(jí)管理。即國(guó)土資源部對(duì)全國(guó)的地質(zhì)資料進(jìn)行統(tǒng)一的管理，各省國(guó)土資源廳對(duì)基層的地質(zhì)資料進(jìn)行統(tǒng)一管理。由于管理重點(diǎn)及職責(zé)分工上的差別，使得資料管理的責(zé)任不明確，交叉管理的現(xiàn)象存在。（2）資料匯交不及時(shí)。資料匯交不及時(shí)主要體現(xiàn)在地質(zhì)成果資料匯交一次驗(yàn)收合格率過(guò)低；管理體制不順，地質(zhì)資料管理部門(mén)長(zhǎng)期以來(lái)隸屬政、企不分的地礦部門(mén)管理，從而使部分匯交人擔(dān)心自身利益受損而拒交資料；法制觀念不強(qiáng)，對(duì)匯交的地質(zhì)資料的有關(guān)規(guī)定不了解法律制度不完善，匯交人擔(dān)心資料匯交后權(quán)益得不到法律保護(hù)；匯交管理手段不硬，缺乏有效制約拒交、欠交的辦法。（3）落后的社會(huì)化服務(wù)方式。

檔案智慧管理范文第3篇

（一）造假

一段時(shí)期的政治形勢(shì)，重要領(lǐng)導(dǎo)的某些思想常能影響整個(gè)社會(huì)的風(fēng)氣，甚至能掀起很大的社會(huì)浪潮。而檔案管理就深受上個(gè)世紀(jì)以及時(shí)期的影響，出現(xiàn)許多造假、虛報(bào)、編造等許多不規(guī)范的社會(huì)管理現(xiàn)象。管理不規(guī)范現(xiàn)象形式變化多端，但這些管理造假者大都有著相似或者相同的目的，即表現(xiàn)自己的工作績(jī)效或者突出領(lǐng)導(dǎo)的“政績(jī)”以及獲取利益。

（二）形式主義

在我國(guó)經(jīng)濟(jì)政治以及綜合國(guó)力的高速發(fā)展的同時(shí)，社會(huì)管理的形式主義就是一個(gè)比較突出的的現(xiàn)象，這種現(xiàn)象已經(jīng)引起人們的高度注意，大眾也已經(jīng)意識(shí)到這種現(xiàn)象所能帶來(lái)的社會(huì)危害。文字性文件和領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議講話是管理的根本。但現(xiàn)實(shí)的管理過(guò)程中，常常被形式主義的管理方式所掌控：不少文件和領(lǐng)導(dǎo)講話缺乏創(chuàng)新性與現(xiàn)實(shí)性，大假空是其基本特點(diǎn)。

（三）記錄失誤

對(duì)于使命和責(zé)任的把握程度上的不足與失誤常常出現(xiàn)在現(xiàn)代管理工作當(dāng)中，管理人員不負(fù)責(zé)任管理態(tài)度是造成這一現(xiàn)象重要原因之一。目前社會(huì)存在的管理不足、記錄失誤以及模糊概括等情況，這與現(xiàn)在有些人私利心態(tài)嚴(yán)重，被金錢(qián)和權(quán)力蒙蔽了正義的雙眼現(xiàn)象有關(guān)。

二、社會(huì)管理不規(guī)范對(duì)管理檔案價(jià)值的影響

（一）造假對(duì)管理檔案價(jià)值的影響

檔案是指人們?cè)诟黜?xiàng)社會(huì)活動(dòng)中直接形成的各種形式的具有保存價(jià)值的原始記錄。原始記錄性是它的本質(zhì)屬性。檔案的屬性決定了檔案的真實(shí)性，一份檔案如果失去了真實(shí)性，則該檔案也就失去了它所具有的價(jià)值。管理檔案價(jià)值中，檔案的真實(shí)記錄性質(zhì)被造假管理嚴(yán)重削弱，對(duì)于需要通過(guò)檔案來(lái)評(píng)估的人和事造假檔案也就失去了其本身的意義所在

（二）形式主義對(duì)管理檔案價(jià)值的影響

形式主義是現(xiàn)代社會(huì)的檔案管理過(guò)程中普遍存在的一種現(xiàn)象，檔案管理者往往以一種不負(fù)責(zé)任的態(tài)度進(jìn)行檔案記錄，使得檔案與真實(shí)情況有著較大的差距，在實(shí)際管理中的指導(dǎo)思想、戰(zhàn)略以及統(tǒng)籌規(guī)劃等不能通過(guò)檔案管理真實(shí)有效的體現(xiàn)出來(lái)。檔案的形式主義管理不但使檔案喪失真實(shí)性還會(huì)導(dǎo)致管理的抽象化。檔案的形式主義管理造成許多管理者對(duì)檔案管理利用失去動(dòng)力，管理者往往拋棄現(xiàn)有檔案，以一種主觀的態(tài)度思想去指導(dǎo)工作，造成有檔不用，檔案擺設(shè)現(xiàn)象的出現(xiàn)。然而，管理檔案的目的就是使后來(lái)者能夠很好的依據(jù)利用它，被充分利用就是它的價(jià)值所在。

（三）記錄失誤對(duì)管理檔案價(jià)值的影響

現(xiàn)在社會(huì)管理存在管理要求低、規(guī)范力弱的普遍現(xiàn)象，相關(guān)管理領(lǐng)導(dǎo)任由隱瞞真實(shí)情況或避重就輕記錄的現(xiàn)象出現(xiàn)在管理檔案過(guò)程中，這樣的行為會(huì)嚴(yán)重導(dǎo)致檔案社會(huì)記錄不足，檔案工作在實(shí)際社會(huì)中的作用也得不到體現(xiàn)。

三、針對(duì)社會(huì)管理不規(guī)范現(xiàn)象的對(duì)策

（一）管理規(guī)范化

對(duì)檔案的社會(huì)管理進(jìn)行規(guī)范化，從源頭上杜絕檔案造假現(xiàn)象的發(fā)生。相關(guān)管理部門(mén)要制定詳細(xì)的檔案管理制度并嚴(yán)格實(shí)施，成立檔案管理監(jiān)督部門(mén)，對(duì)檔案的社會(huì)管理進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督。另外，各地的檔案管理部門(mén)還應(yīng)根據(jù)當(dāng)?shù)貦n案管理出現(xiàn)的問(wèn)題針對(duì)性的進(jìn)行分析討論，聽(tīng)取專家意見(jiàn)，同時(shí)還可以通過(guò)向有關(guān)部門(mén)提出創(chuàng)新性意見(jiàn)或者建議，引起領(lǐng)導(dǎo)以及政府的重視。

（二）立卷歸檔審查

建立完善的立卷歸檔審查系統(tǒng)，及時(shí)補(bǔ)充管理檔案的不足，以免因檔案的缺漏造成重大失誤。嚴(yán)格的立卷歸檔審查工作能夠及時(shí)有效的幫助管理檔案發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，從而針對(duì)性的提出科學(xué)有效的解決方案。對(duì)查出的檔案造假、真空記錄等問(wèn)題，要求相關(guān)部門(mén)及時(shí)修改補(bǔ)救。

（三）開(kāi)展檔案質(zhì)量評(píng)估工作

檔案智慧管理范文第4篇

（菏澤市城市綜合開(kāi)發(fā)辦公室，山東 菏澤 274000）

【摘要】社會(huì)管理失范是常見(jiàn)的社會(huì)問(wèn)題，對(duì)檔案價(jià)值管理產(chǎn)生了較大的影響。本文通過(guò)對(duì)社會(huì)管理失范進(jìn)行論述，并分析了社會(huì)管理失范對(duì)檔案價(jià)值管理產(chǎn)生的影響，從而提出了提升檔案價(jià)值的方法，具體闡述如下。

關(guān)鍵詞 社會(huì)管理；檔案價(jià)值；影響

社會(huì)失范主要指不規(guī)范的社會(huì)行為，而人們對(duì)行為規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)有著不同的理解，社會(huì)失范管理狀況對(duì)檔案價(jià)值影響頗深。檔案是企業(yè)運(yùn)行軌跡的真實(shí)反映，也是了解信息資源的有效途徑。因此，為了最大限度地發(fā)揮檔案的價(jià)值，必須加強(qiáng)對(duì)社會(huì)失范行為的管理工作。

1　社會(huì)管理失范概述

從字面意義上講，社會(huì)失范就是沒(méi)有或缺少社會(huì)規(guī)范。從社會(huì)學(xué)方面講，就是由于社會(huì)生產(chǎn)力與生產(chǎn)關(guān)系不平衡引起的社會(huì)現(xiàn)象，即人們的物質(zhì)生活水平發(fā)展速度較快，而精神文化程度有待進(jìn)一步提升?？傊?，社會(huì)失范是對(duì)人們價(jià)值觀的反映，社會(huì)失范是任何社會(huì)時(shí)期都會(huì)存在的一種現(xiàn)象。當(dāng)社會(huì)分工發(fā)展水平和道德發(fā)展程度不相匹配，某些方面受到不到有效控制，從而產(chǎn)生了失范現(xiàn)象。在被動(dòng)遵守行為向主動(dòng)擁護(hù)轉(zhuǎn)化的過(guò)程中，人們處于一個(gè)全新的生活環(huán)境中，他們賴于生存的準(zhǔn)則與規(guī)范失去了意義，人們的生活環(huán)境和價(jià)值結(jié)構(gòu)發(fā)生了根本性的改變，同時(shí)現(xiàn)行文化和道德中沒(méi)有明確規(guī)定達(dá)成目標(biāo)所應(yīng)采取的方法和形式。當(dāng)人們不能用符合規(guī)定的手段去實(shí)現(xiàn)這些目標(biāo)時(shí)，就會(huì)通過(guò)虛構(gòu)、機(jī)械服從、形式主義、逃避以及反抗等方式來(lái)達(dá)到目的，社會(huì)失范因此產(chǎn)生。

2　社會(huì)管理失范對(duì)檔案價(jià)值管理產(chǎn)生的影響

2.1　檔案記錄形式呆板，缺少創(chuàng)新性

管理形式雷同性強(qiáng)是社會(huì)失范的突出癥結(jié)之一，也稱作“形式主義”。社會(huì)管理失范促生了呆板的檔案管理形式，嚴(yán)重降低了檔案的內(nèi)在價(jià)值?，F(xiàn)階段，信息互動(dòng)頻率逐漸增加，單位之間的信息互補(bǔ)性進(jìn)一步加強(qiáng)，因此，檔案管理方案和管理模式范本就會(huì)流行于各個(gè)單位之間。會(huì)議和文件是管理的主要方式，無(wú)論是領(lǐng)導(dǎo)的言論，還是文件的內(nèi)容都要求具有真實(shí)樸質(zhì)的特點(diǎn)，嚴(yán)禁出現(xiàn)“套話”和“管腔”等形式主義的語(yǔ)言模式，然而受社會(huì)中形式主義的影響，領(lǐng)導(dǎo)演講和文件中大多出現(xiàn)了缺乏實(shí)用性、創(chuàng)造性的觀點(diǎn)，從而導(dǎo)致檔案中出現(xiàn)重復(fù)記錄的現(xiàn)象。比如在不同級(jí)別的文件中屢次出現(xiàn)“科學(xué)發(fā)展”、“人本主義精神”和“和諧團(tuán)隊(duì)”等方面的內(nèi)容，極大地降低了檔案的保存價(jià)值。檔案管理方式也是提升檔案價(jià)值的關(guān)鍵因素之一，然而單位檔案管理模式多是沿用社會(huì)上通用的管理模式進(jìn)行管理，對(duì)增強(qiáng)單位競(jìng)爭(zhēng)力無(wú)益，不利于企業(yè)的個(gè)性化發(fā)展。

2.2　檔案信息失真，可靠性降低

真實(shí)性體現(xiàn)了檔案的基本價(jià)值，但由于受各種社會(huì)失范形式的影響，檔案管理中出現(xiàn)明顯的信息失真和浮夸現(xiàn)象。比如，在現(xiàn)代社會(huì)中，某些單位為了逃避稅收，篡改經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)；有些行政領(lǐng)導(dǎo)為了減少自身責(zé)任，少報(bào)或者隱報(bào)管轄內(nèi)的安全責(zé)任事故或者自然災(zāi)害造成的損失，從而致使檔案記錄缺乏真實(shí)性，不利于國(guó)家及時(shí)做出指導(dǎo)政策。為了局部利益而背離客觀事實(shí)的做法較為常見(jiàn)，是形成管理失范現(xiàn)象的根源之一，客觀的社會(huì)實(shí)踐記錄才是確保檔案生命力的源泉。檔案失真包括兩個(gè)方面，即記錄內(nèi)容失真和管理過(guò)程失真，后者是前者的保障。內(nèi)容失真主要是指檔案記錄沒(méi)有真實(shí)反映社會(huì)實(shí)踐過(guò)程和實(shí)踐情況，以造假和虛構(gòu)出的文字或者數(shù)字記錄活動(dòng)情形，無(wú)實(shí)質(zhì)性的檔案價(jià)值。管理過(guò)程失真，是為達(dá)到某種不正當(dāng)?shù)哪康?，而將真?shí)的記錄進(jìn)行銷(xiāo)毀或者更改，弱化檔案的原有屬性，不能真實(shí)地反映不規(guī)范的實(shí)踐過(guò)程。

2.3　檔案內(nèi)容缺失，完整性差

在現(xiàn)實(shí)的社會(huì)活動(dòng)中，管理理性程度較弱，嚴(yán)重影響了檔案管理內(nèi)容的完整性。社會(huì)失范易導(dǎo)致人們做出一系列的不規(guī)范行為，比如，在會(huì)議上，某些單位領(lǐng)導(dǎo)為了推脫自身責(zé)任，而使用模棱兩可的語(yǔ)言作為處理意見(jiàn)，或者談話時(shí)避重就輕，甚至要求相關(guān)記錄人員對(duì)自己的發(fā)言不予記錄。在這種情況下，檔案內(nèi)容缺失較大，一些重大事項(xiàng)的處理決策和方案沒(méi)有得到及時(shí)、完整的記錄，或者方式較為含糊，不能為日后提供的參考依據(jù)。在社會(huì)管理缺失的環(huán)境下，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重視程度普遍降低，因此，不利于日后成績(jī)的發(fā)展。

受管理缺失的影響，由于各種背景因素的影響，檔案記錄長(zhǎng)期處于一種片面的記錄狀態(tài)，若不加以制止，不但降低了檔案價(jià)值，而且容易造成檔案管理短板，人們對(duì)檔案完整性的追求也會(huì)逐漸消退，對(duì)社會(huì)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展及其不利。

3　提升檔案價(jià)值的方法

3.1　優(yōu)化管理內(nèi)容，改變虛假的記錄習(xí)慣

在不同的社會(huì)中，檔案始終發(fā)揮著重要作用，傳統(tǒng)的檔案是密閉的、獨(dú)有的，檔案中的技術(shù)和經(jīng)驗(yàn)可以成為企業(yè)對(duì)外競(jìng)爭(zhēng)的優(yōu)勢(shì)，也容易導(dǎo)致企業(yè)陷入孤獨(dú)的境況。在現(xiàn)代社會(huì)中，隨著信息公開(kāi)程度逐漸加深，檔案內(nèi)容日益透明化，單位之間的信息互動(dòng)越來(lái)越多，并在相互借鑒中取得共同進(jìn)步。如何使公共的檔案管理經(jīng)驗(yàn)成為單位特有的競(jìng)爭(zhēng)性力，必須結(jié)合單位實(shí)際情況，對(duì)檔案管理辦法進(jìn)行革新。比如，對(duì)于單位內(nèi)外部的技術(shù)文件、重大過(guò)失的處理方法進(jìn)行收錄，并進(jìn)行長(zhǎng)期保存，然而，檔案的保存期限并不是越長(zhǎng)越好，對(duì)于價(jià)值較為一般的檔案通過(guò)鑒定文獻(xiàn)類(lèi)型，設(shè)定保存期限，同時(shí)按照國(guó)家相關(guān)檔案保存管理?xiàng)l例，定期評(píng)定檔案的價(jià)值，及時(shí)更新和消除“過(guò)期”文件。

3.2　建立檔案管理體制，靈活創(chuàng)建管理機(jī)構(gòu)

開(kāi)展檔案工作，必須要有相應(yīng)的組織機(jī)構(gòu)保障，專門(mén)的檔案管理部門(mén)也是提高檔案價(jià)值的重要途徑。一般情況下，檔案管理組織形式分為以下兩種，即集中式和分散式，檔案管理形式必須與企業(yè)的發(fā)展情況相對(duì)應(yīng)。目前，管理體制均有了很大的轉(zhuǎn)變，從單位的發(fā)展趨勢(shì)來(lái)看，一方面，單位內(nèi)部各部門(mén)之間的聯(lián)系日益緊密，朝著團(tuán)隊(duì)化組織方向發(fā)展，企業(yè)檔案的管理權(quán)逐漸公開(kāi)化，單位領(lǐng)導(dǎo)需要進(jìn)行統(tǒng)一設(shè)定設(shè)置專業(yè)的管轄部門(mén)，強(qiáng)調(diào)檔案管理的獨(dú)立性。另一方面，越來(lái)越多的單位采取單位總部檔案管理和項(xiàng)目管理檔案管理相結(jié)合的方式，即單位內(nèi)部設(shè)立自上而下的檔案管理機(jī)構(gòu)體系，任命總部的管理人員為檔案部門(mén)主管，各項(xiàng)目的檔案管理員為部門(mén)成員，進(jìn)行綜合管理。

3.3　創(chuàng)新檔案管理方法，吸收時(shí)代元素

檔案管理方法關(guān)系到信息的有效收集量和保存價(jià)值的大小，單位應(yīng)不斷更新檔案管理觀念，及時(shí)吸納優(yōu)秀的管理方法。傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)成形若干個(gè)范式，并在相應(yīng)的時(shí)期促進(jìn)了單位的發(fā)展。但是隨著社會(huì)的不斷前進(jìn)，信息化逐漸成為當(dāng)今的發(fā)展趨勢(shì)，又創(chuàng)造出更多的檔案實(shí)體形式，為了更好地開(kāi)展實(shí)體檔案和電子檔案工作，人們進(jìn)行了多次嘗試，但管理效果仍然沒(méi)有發(fā)生根本性的改變。要向同時(shí)做好不同類(lèi)型的檔案管理工作，管理人員應(yīng)根據(jù)不同的檔案種類(lèi)，確定相應(yīng)的檔案管理方法。比如，對(duì)于數(shù)量較大的、使用頻率高的檔案，使用膠片或者磁盤(pán)的形式進(jìn)行存儲(chǔ)，對(duì)于數(shù)據(jù)原始檔案，通過(guò)建立數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行存儲(chǔ)，對(duì)于機(jī)密性較強(qiáng)的檔案則可利用以上兩種方法進(jìn)行儲(chǔ)存。

4　結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，文中主要通過(guò)“檔案記錄形式呆板，缺少創(chuàng)新性”、“檔案信息失真，可靠性降低”、“檔案內(nèi)容缺失，完整性差”三個(gè)方面論述了社會(huì)管理失范對(duì)檔案價(jià)值的影響，并提出相應(yīng)的方法，以提高檔案管理工作的質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)

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［3］吳蘊(yùn)慧．敦煌社會(huì)經(jīng)濟(jì)文獻(xiàn)及其檔案價(jià)值研究[J]．檔案,2013,(03):47-50．

檔案智慧管理范文第5篇

（一）工作任務(wù)驟增，管理體制分割，認(rèn)識(shí)存在偏差

由面向城市至覆蓋農(nóng)村，工作量的增長(zhǎng)是幾何級(jí)的，且社會(huì)保障體系涉及民政、衛(wèi)生、勞動(dòng)人事和工會(huì)、殘聯(lián)等多個(gè)部門(mén)，實(shí)踐中許多從業(yè)人員仍然采用傳統(tǒng)手動(dòng)管理方式，習(xí)慣報(bào)批審簽，對(duì)建立社會(huì)保障體系檔案檔案的數(shù)字化、信息化認(rèn)可度低，且相關(guān)管理知識(shí)比較缺乏，認(rèn)識(shí)程度不高。

（二）檔案管理頂層設(shè)計(jì)缺位，全局性技術(shù)支持不力

作為政府及檔案主管機(jī)關(guān)，對(duì)社會(huì)保障體系的檔案管理尤其是信息化建設(shè)頂層設(shè)計(jì)缺失。社會(huì)保障政出多門(mén)，簡(jiǎn)單依靠這些部門(mén)建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范顯然是不可能的。

（三）基層建設(shè)相對(duì)滯后，軟硬件設(shè)施均不完善

由于歷史和現(xiàn)實(shí)的原因，我國(guó)基層公務(wù)人員素質(zhì)特別是過(guò)渡型公務(wù)員素質(zhì)相對(duì)較低，由于區(qū)域性的經(jīng)濟(jì)差異，我國(guó)某些地方的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)普及力度不夠，部分地區(qū)未實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化和局域網(wǎng)的建設(shè)，基層數(shù)據(jù)錄入傳輸尚有困難。

二、實(shí)現(xiàn)社會(huì)保障體系檔案管理信息化策略分析

檔案管理的信息化不局限于是簡(jiǎn)單的運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，也不只是紙質(zhì)檔案數(shù)字化，其內(nèi)涵在于檔案管理信息化是以實(shí)現(xiàn)檔案信息資料的高度共享和資料網(wǎng)絡(luò)化為目標(biāo)，進(jìn)而引起管理模式的轉(zhuǎn)變。

（一）以人為本，增強(qiáng)管理者信息化管理意識(shí)和提高檔案工作人員的綜合素質(zhì)

社會(huì)保障體統(tǒng)檔案管理現(xiàn)代化的靈魂是管理者觀念的現(xiàn)代化，只有管理者樹(shù)立依靠科學(xué)管理和科技進(jìn)步的思想觀念，形成符合時(shí)代潮流的檔案意識(shí)，才能變被動(dòng)式服務(wù)為主動(dòng)式服務(wù)、開(kāi)放式服務(wù)。與此同時(shí)檔案工作人員的素質(zhì)高低直接影響到檔案管理水平的優(yōu)劣，通過(guò)管理者的主觀能動(dòng)作用，多途徑、強(qiáng)手段加強(qiáng)培訓(xùn)、學(xué)習(xí)，使其能力見(jiàn)長(zhǎng)、水平見(jiàn)高，以不換思想就換人、不換能力就換崗的勇氣和決心重視檔案工作者，從而更好地使社會(huì)保障檔案管理適應(yīng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要。

（二）完善設(shè)施聯(lián)動(dòng)，規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)體系，建立信息服務(wù)平臺(tái)

社會(huì)保障體系檔案管理應(yīng)當(dāng)借鑒已有的成果和經(jīng)驗(yàn)，將檔案與互聯(lián)網(wǎng)、辦公自動(dòng)化等系統(tǒng)連通，完善計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，擴(kuò)大現(xiàn)代信息設(shè)施覆蓋面。全局層面上應(yīng)制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化體系，使檔案信息化建設(shè)有章可循。檔案管理主管部門(mén)層面應(yīng)組織研發(fā)和強(qiáng)制推廣相關(guān)管理軟件，推廣云技術(shù)服務(wù)平臺(tái)，通過(guò)數(shù)據(jù)的聚合、分布和虛擬化操作，探索實(shí)現(xiàn)區(qū)域聯(lián)網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)信息資源共享。

（三）探索實(shí)施社會(huì)保障體系檔案管理的“第三方”運(yùn)作模式

當(dāng)前國(guó)際社會(huì)對(duì)管理服務(wù)由社會(huì)“第三方”行業(yè)組織運(yùn)作方興未艾，90年代美國(guó)、日本便實(shí)現(xiàn)了全國(guó)民政信息的聯(lián)網(wǎng)。而我國(guó)黨和政府習(xí)慣包攬了許多管不了也管不好的事情，市場(chǎng)化、社會(huì)化服務(wù)相對(duì)弱化。