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檔案管理要求范文第1篇

【關(guān)鍵詞】水文檔案；基本工作；管理措施

水文檔案是在水文觀測活動中產(chǎn)生并歸檔的原始觀測材料。水文檔案反映水文氣象、陸地水文、海洋水文、水文地質(zhì)等不同領(lǐng)域長期觀測積累的水文變化和洪水旱情預(yù)報的情況，為水利和其他國民經(jīng)濟(jì)建設(shè)部門提供基礎(chǔ)資料。由于水文檔案資料涉及到的領(lǐng)域多，應(yīng)用水文資料的行業(yè)廣，做好水文檔案管理工作形勢比較嚴(yán)峻，隨著信息化的高速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)、人為、直接和間接管理都可能會發(fā)生工作管理不到位的情況，這給做好水文檔案管理工作帶來了很大的難處，筆者結(jié)合自己所在單位的情況，提出以下做好水文檔案工作的措施。

一、實行工作管理責(zé)任制

（一）建立法律追究責(zé)任制。單位領(lǐng)導(dǎo)干部負(fù)責(zé)人要擔(dān)負(fù)起本單位檔案基本工作管理全面責(zé)任制，重視和關(guān)心本單位檔案管理工作，對那些疏于管理，或在管理工作方面失職，不認(rèn)真履行管理工作規(guī)范的領(lǐng)導(dǎo)干部實行責(zé)任追究制。還要根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國水文條例》，視情節(jié)輕重，依法追究法律責(zé)任。

（二）落實行業(yè)內(nèi)部責(zé)任制。在水文部門提供給各行各業(yè)的《水資源論證報告》《水文分析計算報告》《工程水文分析報告》中，要利用水文檔案基礎(chǔ)資料進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，并把成果編入報告，才能充分說明所分析研究的項目論證報告。在做某個項目報告中可能涉及一部分重要資料，如果這類報告管理工作制度跟不上，報告中部分水文資料可能會造成間接性失誤，這就要求我們必須從源頭上做好水文檔案管理工作，落實行業(yè)內(nèi)部責(zé)任制，加強(qiáng)規(guī)范化管理。

二、健全檔案管理制度。

（一）常規(guī)制度。結(jié)合本單位水文檔案管理的具體情況，制定好本單位的對外服務(wù)制度：一是水文檔案資料的性質(zhì)確定、變更和解除制度；二是信息及網(wǎng)絡(luò)載體管理制度；三是信息系統(tǒng)和信息設(shè)備管理制度；四是水文資料信息公開提供審查制度；五是領(lǐng)導(dǎo)干部對檔案管理督查、督辦制度；六是檔案管理人員各方面業(yè)務(wù)知識教育和管理制度；七是管理工作實行年終責(zé)任考核制度等常規(guī)性制度。

（二）日常制度。在單位內(nèi)部做好日常檔案管理制度，如水文資料年終整編成果歸檔制度，歷年資料查（借）閱登記制度，檔案資料復(fù)印、摘抄、錄制等日常管理制度。

三、完善檔案管理防護(hù)措施

（一）防護(hù)措施到位。檔案管理工作的本質(zhì)特征決定了工作必須以防范為主，把工作重點(diǎn)放在預(yù)防上，做到防范于未然，最大限度地減少檔案資料遺失、損壞等事件發(fā)生，加強(qiáng)人防、物防、技防相結(jié)合的綜合防范體系。

（二）技術(shù)措施到位。加強(qiáng)對整個水文系統(tǒng)計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的管理：一是要實行分級保護(hù)，信息系統(tǒng)要按照規(guī)定的程度不同，采取不同強(qiáng)度的管理措施。二是計算機(jī)技術(shù)防護(hù)，設(shè)施、設(shè)備要按照國家標(biāo)準(zhǔn)及水文行業(yè)信息系統(tǒng)同步規(guī)劃、同步建設(shè)、同步運(yùn)行。三是要明確在計算機(jī)操作規(guī)程中禁止事項。四是明確網(wǎng)絡(luò)運(yùn)營商、提供儀器設(shè)備服務(wù)商雙方的法律責(zé)任，建立規(guī)范審查，嚴(yán)防因網(wǎng)絡(luò)、儀器設(shè)備問題損壞檔案資料事件發(fā)生。

（三）人防措施到位。水文行業(yè)內(nèi)部檔案管理工作主觀因素取決于人，物防、技防，不如人防，只有政治思想X悟高，工作責(zé)任心強(qiáng)，警惕性高的人才能防止水文檔案不遺失損壞。

（四）物防措施到位。物防也就是物理隔離，運(yùn)行設(shè)施、設(shè)備放置場所要符合水文行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，要保證信息的完整、可用、可控性。計算機(jī)在購買前必須是未使用過的，沒有聯(lián)接過互聯(lián)網(wǎng)的，最好是國產(chǎn)的，這樣才能做到萬無一失。

（五）技防措施到位。單位計算機(jī)處理涉及水文檔案信息時，設(shè)施、設(shè)備技術(shù)防護(hù)沒有達(dá)到高標(biāo)準(zhǔn)要求，存在的安全隱患和漏洞的要責(zé)令停止使用。

四、開展檔案管理宣傳教育

（一）加大檔案管理工作宣傳力度。由于水文工作行業(yè)的特殊性，水文檔案從開始到形成成果，是一個漫長的過程，在收集整編的過程中要經(jīng)過很多道工序環(huán)節(jié)，涉及的水文資料及人員很多，擴(kuò)大了我們工作知悉范圍，要抓好水文檔案管理工作，只有按照《水文行業(yè)技術(shù)規(guī)范》的相關(guān)規(guī)定，加大檔案管理工作宣傳力度，讓每一位涉及到水文資料的人從思想上認(rèn)識到位，這樣才會取得實效。

（二）加強(qiáng)檔案管理工作教育培訓(xùn)。單位應(yīng)定期對工作人員特別是領(lǐng)導(dǎo)干部和人員進(jìn)行新形勢下的法律法規(guī)、專業(yè)技術(shù)防范知識等方面的教育培訓(xùn)，以增強(qiáng)檔案管理意識和保護(hù)技能。對從事檔案管理工作人員，要加強(qiáng)對新修訂的《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國水文條例》等相關(guān)法律法規(guī)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，或講解一些實際案例作為教育學(xué)習(xí)材料，利用集中授課方式、個人自學(xué)方式等多種學(xué)習(xí)方式開展檔案管理宣傳教育培訓(xùn)。讓傳統(tǒng)檔案管理工作觀念向新時期檔案管理工作觀念轉(zhuǎn)變，進(jìn)一步提高針對性和實效性，從而做好水文檔案管理工作。

五、加強(qiáng)檔案管理工作檢查

檔案管理要求范文第2篇

[關(guān)鍵詞]檔案管理、基本要求、解決對策

中圖分類號：R661 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-914X（2017）11-0356-01

一、檔案管理存在的問題

1、當(dāng)前不少單位沒有建立綜合檔案室，各種門類載體檔案沒有實行集中統(tǒng)一管理，業(yè)務(wù)檔案、會計檔案、特種載體檔案分散保存的現(xiàn)象比較嚴(yán)重；歷史的原因造成了許多檔案館位于黨政機(jī)關(guān)的深宅大院內(nèi)，儼然一個保密機(jī)關(guān)，較為封閉。

2、應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料沒有及時收集歸檔，散存在部門或個人據(jù)為己有的現(xiàn)象屢見不鮮?！稒n案法》雖己頒布近二十周年，但檔案法律法規(guī)的權(quán)威沒有真正樹立起來，檔案執(zhí)法的剛性也不夠。一種違法行為的長期存在并呈普遍性，至少說明相關(guān)法律法規(guī)缺乏足夠的震撼力和威懾力。社會檔案意識的增強(qiáng)是做好全社會檔案工作的充分和必要條件，如何培養(yǎng)全社會的檔案意識是每個檔案工作者義不容辭的責(zé)任。

二、培養(yǎng)檔案管理意識

1、探索新時期檔案宣傳的新方法建立好愛國主義教育基地，充分發(fā)揮愛國主義教育基地的教育功能，教育青少年學(xué)生；省、市級檔案部門可編寫圖文并茂、內(nèi)容豐富的檔案通俗讀物，服務(wù)學(xué)生教育工作；普及檔案知識，讓學(xué)生完整保存成長足跡，通過整理、制作個人成長檔案，學(xué)生們重溫自己的成長歷程，增強(qiáng)檔案意識；走進(jìn)學(xué)校，為學(xué)生開設(shè)檔案專題講座。

2、加強(qiáng)檔案立法、執(zhí)法力度。檔案法規(guī)是檔案工作的指南針，依法治檔，用強(qiáng)制力強(qiáng)化檔案意識的培養(yǎng)。營造以法促規(guī)范，以法促發(fā)展的良好的工作氛圍，加強(qiáng)動態(tài)管理，完善執(zhí)法機(jī)制，重拳強(qiáng)化檔案意識。

3、加強(qiáng)制度建設(shè)。其中關(guān)鍵的是開展年檢制度和與之配套的將檔案工作納入各縣市區(qū)年度綜合目標(biāo)績效考核制度，這兩項制度對機(jī)關(guān)單位及其工作人員的檔案工作及意識的全面提高尤為重要，且見效迅速，各地應(yīng)全面建立。加強(qiáng)重大活動和重點(diǎn)工程檔案管理制度建設(shè)，對擴(kuò)大檔案的知名度與提高檔案意識也大有裨益。

4、重視新農(nóng)村檔案工作。在我國農(nóng)村人口占絕大多數(shù)，一個地方其他檔案工作做得很好，農(nóng)村檔案工作未做好，是不完善的，檔案意識的覆蓋面也大有問題。長期以來，只重視機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的檔案工作，農(nóng)村檔案未引起足夠的重視。正因為農(nóng)村檔案的薄弱，所以應(yīng)格外關(guān)注。

5、要全面推進(jìn)民營企業(yè)檔案工作。隨著改革開放的步伐，民營企業(yè)遍地開花，已成為經(jīng)濟(jì)建設(shè)的一支強(qiáng)大力量，民營企業(yè)檔案意識的重要性日益突出。通過挖掘檔案的利用價值，為企業(yè)發(fā)展創(chuàng)造效益，使越來越多的民營企業(yè)家認(rèn)識到檔案的重要作用，將檔案工作作為企業(yè)管理的一項基礎(chǔ)性工作來抓，建立符合企業(yè)自身發(fā)展需要的檔案管理體系，促進(jìn)民營企業(yè)檔案意識的全面提高。隨著改革的不斷深化，檔案管理工作也隨之發(fā)生了變化。面對新的歷史時期、新的工作需要，檔案管理工作顯得更加重要。

三、如何做好檔案管理工作

1、增強(qiáng)服務(wù)意識，提高服務(wù)水平。一個單位的任何一項工作，都必須有領(lǐng)導(dǎo)的重視，才能使這項工作順利開展；領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的價值和認(rèn)識程度，決定著他們對檔案工作的態(tài)度，從而在很大程度上決定著檔案工作的發(fā)展。因此，把檔案工作列入議事日程，是規(guī)范檔案工作的需要。對檔案管理人員來說，則應(yīng)該充分發(fā)揮其主觀能動性，以自己的實際行動去影響，去爭取領(lǐng)導(dǎo)的重視。要使一個單位的檔案工作有起色，領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員都必須重視檔案工作。就檔案工作而言，檔案人員的工作態(tài)度、工作效率、工作質(zhì)量、工作成果是決定檔案工作好壞的根本原因。

2、愛崗敬業(yè)，使領(lǐng)導(dǎo)滿意自己的工作。領(lǐng)導(dǎo)是否重視檔案工作，很大程度上取決于對檔案工作人員的工作滿意不滿意。因此作為一名檔案工作人員首先要熱愛本職工作，忠于職守，在領(lǐng)導(dǎo)和群眾心目中留下一個好的印象。積極宣傳，使領(lǐng)導(dǎo)增強(qiáng)檔案管理意識。有些單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作重視不夠，很多都是因為缺乏檔案意識，認(rèn)為檔案工作在一個單位可有可無，因此，對領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)有關(guān)檔案方面的宣傳是十分必要的，要經(jīng)常把有關(guān)文件、材料給領(lǐng)導(dǎo)看 ，在領(lǐng)導(dǎo)的腦海里留下印象，尤其是一些與本單位密切相關(guān)的材料，很可能會使領(lǐng)導(dǎo)看后受到啟發(fā)，并在實踐中加以應(yīng)用。檔案管理人員要經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案工作情況，多談一些搞好檔案工作對單位的益處，使領(lǐng)導(dǎo)更加重視檔案工作 。

3、綜合利用各種資源，實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理。隨著改革的深入發(fā)展，檔案管理面臨著許多亟待解決的問題，諸如檔案數(shù)量越來越多，數(shù)量的龐大給保管和提供利用帶來困難。管理方法手段的落后直接影響檔案的質(zhì)量，只有實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，才能有效地解決新形勢下出現(xiàn)的新問題。

4、加強(qiáng)教育培訓(xùn)，提高管理人員綜合素質(zhì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，為了使檔案工作人員能夠適應(yīng)檔案管理工作的需要，首先要充分發(fā)揮檔案工作人員的主觀能動性、創(chuàng)造性，努力提高檔案人員的知水平和管理能力。由于設(shè)備的現(xiàn)代化，檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷改革，因此，對檔案工作人員在業(yè)務(wù)知識、科學(xué)知識以及管理操作能力等方面都提 出了新的更高要求。原來那些傳專統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識與工作方法，已不能適應(yīng)新的形勢，所以必須對檔案人員加強(qiáng)繼續(xù)教育，盡快培養(yǎng)既能掌握新技術(shù)，又能熟悉檔案專業(yè)知識的人才，才能完成檔案管理現(xiàn)代化的任務(wù)。

四、總結(jié)

綜上所述，科學(xué)規(guī)范的檔案管理只有堅持與時俱進(jìn)，才能適應(yīng)新形勢的需要，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面?？茖W(xué)規(guī)范的檔案管理可以不斷地提升一個企業(yè)的管理水平，做好檔案的開發(fā)和利用工作，不但可以實現(xiàn)檔案管理工作的自身價值，而且可以為經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會進(jìn)步做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。展望未來，機(jī)遇和挑戰(zhàn)共存，機(jī)遇大于挑戰(zhàn)，只要我們搶抓機(jī)遇，避免消極因素帶來的不利影響，充分發(fā)揮我國特有的管理優(yōu)勢，堅持走中國特色社會主義檔案管理道路，一定會實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化、法制化。

參考文獻(xiàn)

[1] 劉振華.檔案工作創(chuàng)新談[J].中國檔案，2016，（3）

[2] 李國慶.檔案管理現(xiàn)代化是一項系統(tǒng)工程[J].檔案學(xué)，2014

[3] 李淑艷.檔案管理信息化探析[J].經(jīng)濟(jì)研究導(dǎo)刊，2014（18）.

檔案管理要求范文第3篇

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院檔案；管理；信息化；對策

信息技術(shù)管理的優(yōu)勢是十分明顯的，其能夠讓醫(yī)院的管理工作變得更加的快捷高效，是醫(yī)院管理體制的一次重大變革。

一、醫(yī)院信息化檔案管理的重要性

一方面，醫(yī)院能夠通過高效合理的檔案管理收集到具有價值的信息資料，通過對信息資料的深入分析，又能夠找到醫(yī)院在服務(wù)能力、醫(yī)療能力等方面的問題，這樣醫(yī)院才能制定針對性的措施進(jìn)行學(xué)習(xí)和改善。而現(xiàn)代城市的發(fā)展促使醫(yī)院的規(guī)模越來越大，需要管理的檔案資料也逐年增加。如果只依靠傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，既浪費(fèi)紙張資源和空間資源，也容易因為檔案保存不當(dāng)產(chǎn)生很多嚴(yán)重的后果。而信息化的檔案管理系統(tǒng)能夠解決這些問題，容納海量的檔案信息，提高醫(yī)院檔案信息的全面性和真實性。這樣檔案信息才具有更高的利用價值，也能夠促進(jìn)醫(yī)學(xué)技術(shù)的不斷提高。

另一方面，醫(yī)院檔案管理的信息化能夠增強(qiáng)醫(yī)院與病人之間的聯(lián)系，為病人和其他同行提供更加多元的信息服務(wù)。一般來說，信息化的檔案管理可以實現(xiàn)不同醫(yī)院之間的信息共享和信息傳輸。這樣病人即使在不同醫(yī)院就診，醫(yī)生也能快速找到病人的病歷，節(jié)省診療的時間；而醫(yī)生專家之間也能夠進(jìn)行更加暢通的學(xué)術(shù)交流，相互學(xué)習(xí)借鑒成功的診療經(jīng)驗。這對于提高醫(yī)生總體的醫(yī)學(xué)水平也具有重要的意義。

二、信息化檔案管理的特點(diǎn)

與傳統(tǒng)的人工檔案管理方式相比，信息技術(shù)支撐下的醫(yī)院檔案管理有一些新的特點(diǎn)和優(yōu)勢。首先，信息化時代的醫(yī)院檔案管理工作具有較強(qiáng)的時效性。信息技術(shù)下的檔案資料能夠以電子信息的方式保存，工作人員在填寫資料和收集Y料的過程中所耗費(fèi)的時間大大縮短，這就提高了檔案管理工作的效率。而醫(yī)院的檔案管理經(jīng)常涉及到病人的過往病史、個人信息等等，應(yīng)該在需要的時候以最快的速度調(diào)度出來供病情參考，才能為挽救病人節(jié)約更多寶貴的時間。

其次，信息化檔案管理更加重視對檔案的綜合運(yùn)用。由于紙質(zhì)檔案搬運(yùn)起來部分不便，很多檔案都是收集起來放到保管室封閉管理，而沒有充分發(fā)揮檔案資料對于醫(yī)院建設(shè)的積極作用。而信息化的檔案管理使得查閱和提取檔案的操作更加簡單快捷，工作人員只需要進(jìn)行一些計算機(jī)操作，就能迅速的調(diào)取需要的檔案信息。這樣信息就能夠被充分的利用起來，為醫(yī)院的發(fā)展決策提供更多可靠的參考，并促進(jìn)醫(yī)院服務(wù)質(zhì)量的全面提高。

三、醫(yī)院信息化管理建設(shè)的策略

（一）加強(qiáng)技術(shù)建設(shè)

醫(yī)院檔案管理工作的信息化離不開先進(jìn)技術(shù)的支持，為此，醫(yī)院必須不斷引進(jìn)先進(jìn)的計算機(jī)設(shè)備和軟件技術(shù)，從硬件技術(shù)上為檔案管理的信息化創(chuàng)造良好的環(huán)境。這就要求醫(yī)院相關(guān)部門密切關(guān)注該領(lǐng)域的最新技術(shù)，花費(fèi)更多的資金和精力去引入先進(jìn)的信息技術(shù)和軟件系統(tǒng)。醫(yī)院應(yīng)該將傳統(tǒng)的紙質(zhì)信息轉(zhuǎn)化為電子信息，并按照一定的規(guī)律編排出比較完整的檔案信息管理體系，方便醫(yī)生和病人隨時查詢。同時，檔案管理的信息化建設(shè)還應(yīng)該以提高綜合服務(wù)水平為導(dǎo)向，建設(shè)檔案管理電子系統(tǒng)的信息平臺。因為大量繁復(fù)的檔案編寫工作都是由醫(yī)院內(nèi)部工作人員進(jìn)行的，而醫(yī)生和病人只要能夠通過信息平臺查詢到想要的資料即可。因此，醫(yī)院必須建設(shè)完善的檔案信息平臺，滿足實際的使用需要。

（二）加強(qiáng)人才建設(shè)

當(dāng)然，醫(yī)院檔案管理的信息化必然意味著對專業(yè)人才的需求。只有擁有R檔牡蛋腹芾碇識，并熟練掌握電子信息系統(tǒng)操作方法，同時還具備一定醫(yī)學(xué)知識的工作人員才能勝任這一工作。醫(yī)院引入的大量現(xiàn)金設(shè)備和軟件系統(tǒng)都需要專門的人員進(jìn)行管理和操作，檔案管理及其信息平臺的建設(shè)才能正常進(jìn)行。這就要求醫(yī)院建立起一支現(xiàn)代化的檔案管理隊伍，包括建立起健全的人才引進(jìn)制度和管理制度，以優(yōu)厚的待遇吸引檔案信息化管理的人才。在日常的工作中，也要重視對檔案管理工作人員的培訓(xùn)，不斷提高其專業(yè)技術(shù)和思想素質(zhì)。這樣檔案管理工作人員才能跟上時代的變化，及時掌握新技術(shù)，并且以認(rèn)真踏實的工作態(tài)度對待檔案管理工作。

（三）加強(qiáng)制度管理

為了保證醫(yī)院檔案管理工作的信息化、自動化進(jìn)程，醫(yī)院還應(yīng)該通過有效的制度管理提高工作成效。一方面，要加強(qiáng)法律法規(guī)的相關(guān)宣傳，使檔案管理工作人員認(rèn)識到信息化的重要性，并掌握信息化檔案系統(tǒng)的管理方法，保證檔案信息能夠得到恰當(dāng)?shù)睦?。通過法律宣傳，能夠使各部門明確檔案管理的職責(zé)所在，同時也了解信息化建設(shè)應(yīng)該遵循的規(guī)則。另一方面，也要加強(qiáng)對檔案管理信息化的監(jiān)督，對收集資料、保存資料的過程進(jìn)行檢查，以保證資料數(shù)據(jù)的正確性和真實性。檔案管理信息化過程中的各項操作都應(yīng)該符合規(guī)范，避免違規(guī)行為。

四、結(jié)束語

綜上所述，醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院管理工作中非常重要的一部分，加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息化管理已經(jīng)成為當(dāng)前醫(yī)院發(fā)展的重要趨勢。因此面對醫(yī)院檔案信息化管理建設(shè)應(yīng)當(dāng)引起高度的重視，采取科學(xué)有效的建設(shè)策略，讓醫(yī)院檔案信息化管理工作得到不斷的完善。

參考文獻(xiàn)

[1]唐啟科.醫(yī)院檔案管理如何適應(yīng)醫(yī)院信息化要求的對策研究[J].中國保健營養(yǎng)，2012，20：4736-4737.

[2]邊俊士，張偉.醫(yī)院信息化與醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化現(xiàn)狀分析[J].中國當(dāng)代醫(yī)藥，2012，02：165-166.

檔案管理要求范文第4篇

關(guān)鍵詞：信息化環(huán)境 科技檔案管理 內(nèi)在要求 發(fā)展

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1007-3973（2013）010-176-02

1 引言

進(jìn)入新世紀(jì)以來，計算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)飛速發(fā)展，現(xiàn)代社會正逐步向信息化、數(shù)字化時代轉(zhuǎn)變?？萍紮n案在企業(yè)或公司中占據(jù)著相當(dāng)重要的地位，在經(jīng)濟(jì)技術(shù)的推動下，工作環(huán)境也變得日益復(fù)雜，檔案管理工作的作用逐漸突出，尤其是科技檔案管理。由于管理工作復(fù)雜，工作量多，加大了管理難度，在當(dāng)前信息化、數(shù)字化時代，必須引進(jìn)信息化管理，對其中出現(xiàn)的問題及時予以解決，從而為公司企業(yè)管理提供依據(jù)。

2 科技檔案和科技檔案管理

2.1 科技檔案

所謂科技檔案，即是指與生產(chǎn)技術(shù)等相關(guān)的各種形式的資料，一般分有基建檔案、農(nóng)工生產(chǎn)技術(shù)檔案、設(shè)備檔案及科研醫(yī)療檔案等?？萍紮n案有其特殊性，可表現(xiàn)為以下幾點(diǎn)：（1）和普通檔案相比，科技檔案專業(yè)性較強(qiáng)，主要體現(xiàn)在內(nèi)容性質(zhì)和形成領(lǐng)域等；（2）科技檔案種類繁雜，特點(diǎn)顯著，其多元性主要是因為生產(chǎn)活動的專業(yè)性造成的；（3）科技檔案還具備成套性和實用性。在企業(yè)中，作為一種知識儲備，科技檔案能夠為企業(yè)提供相關(guān)資料和情報，提升企業(yè)的生產(chǎn)力，進(jìn)而增加企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。

2.2 科技檔案管理

科技檔案管理指的是利用一定的方法和模式對科技檔案進(jìn)行管理，以保證其安全性?？萍紮n案管理通常包括以下幾點(diǎn)：（1）收集。對科技生產(chǎn)中形成的資料進(jìn)行采集，將其集中在專業(yè)管理部門進(jìn)行管理，以便最終實現(xiàn)科學(xué)管理；（2）整理。對采集到的檔案資料進(jìn)行處理，按內(nèi)容或形式特點(diǎn)將其分類，以便查閱；（3）鑒定。檔案資料多種多樣，層次有高有低，用途也不盡相同，應(yīng)對其進(jìn)行仔細(xì)鑒別，按照檔案質(zhì)量和保存價值劃分保管等級，沒有實際用處的，應(yīng)處以銷毀；（4）保管。主要是指借助一定的技術(shù)，運(yùn)用合理的手段和方法，保護(hù)檔案的安全和完整，盡量延長其使用壽命，保證其能夠正常發(fā)揮作用；（5）統(tǒng)計。通過一系列相關(guān)參數(shù)對科技檔案的數(shù)量等方面進(jìn)行分析統(tǒng)計，對其總的狀況能夠?qū)崟r了解，起到監(jiān)督的作用，同時也能夠為下一步發(fā)展提供準(zhǔn)確的數(shù)字依據(jù)；（6）提供利用。指發(fā)揮主觀能動性，創(chuàng)造一些科學(xué)合理的新方法，對科技檔案信息進(jìn)行深一步開發(fā)，以滿足工作需求。

在21世紀(jì)，現(xiàn)代信息技術(shù)迅速興起，并取得了很大成就，在科技檔案管理中，也開始引進(jìn)信息技術(shù)，依靠計算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和信息化技術(shù)組成一個新的平臺，為科技生產(chǎn)活動提供相應(yīng)的技術(shù)條件，為組織管理工作提供信息依據(jù)，促進(jìn)企業(yè)的綜合發(fā)展，從而提升企業(yè)的競爭力。

3 科技檔案管理存在的問題

科技檔案管理工作繁重，且需細(xì)心，受諸多因素影響，管理中常會出現(xiàn)各種問題。

3.1 管理模式落后

檔案管理有多種方法模式，雖然同是收集整理保管工作，但模式不同，取得的效果也各有所異。在當(dāng)前信息化時代，許多企業(yè)還在使用傳統(tǒng)的管理模式，對新技術(shù)有所忽視，雖然也能進(jìn)行管理，但效率不高，浪費(fèi)時間，還容易出現(xiàn)失誤。若采取信息化管理，能夠加快查閱速度，有利于提升工作效率。

3.2 服務(wù)手段滯后

計算機(jī)技術(shù)已遍布社會各個角落，還在繼續(xù)發(fā)展，功能也越來越齊全，有些檔案管理部門疏于更新，使用的計算機(jī)較老，只能做一些基礎(chǔ)的簡單處理，對于最新的計算機(jī)以及相關(guān)設(shè)備（如掃描儀等）則缺乏購置，不能及時進(jìn)行技術(shù)交流和信息分享，不利于其信息資源的開發(fā)利用。

3.3 服務(wù)方式較為被動

檔案管理部門是為企業(yè)提供一定的服務(wù)的，但方式過于被動，和外界交流不夠，服務(wù)對象和服務(wù)內(nèi)容以及方式范圍等都比較狹隘。

3.4 信息開發(fā)力度不夠

過于依賴檔案的統(tǒng)計數(shù)據(jù)，而忽略了其實際作用，在查閱檔案時，往往只是記錄使用的目的，沒有更深的解析，以致于良好的信息反饋機(jī)會錯失。在引進(jìn)實例時，沒有將其進(jìn)行匯編并重返社會，以致于邊研工作跟不上，而信息是不斷變化的，邊研工作無法滿足要求，在信息資源開發(fā)這方面，尚有欠缺。在新的形勢下，檔案管理部門要想提升管理效率，必須綜合考慮，從思想、組織、管理、服務(wù)等多方面進(jìn)行管理。

3.5 管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高

在部分檔案管理部門，有些管理員是兼職，由于缺乏專業(yè)技術(shù)和專業(yè)知識，雖然很少犯大錯誤，但對一些細(xì)節(jié)往往處理得不夠好。如圖書館檔案管理室，多是由學(xué)生兼職，在管理中，由于長期借閱，或受檔案室內(nèi)環(huán)境影響，檔案易出現(xiàn)損壞等現(xiàn)象，學(xué)生很少會因此而重視。另外，檔案管理人員對實際的生產(chǎn)情況并不了解，再加上態(tài)度不認(rèn)真，在進(jìn)行采集的過程中，可能會漏掉，以致于資料殘缺不全。

4 針對科技檔案管理中出現(xiàn)問題的對策

4.1 轉(zhuǎn)變觀念

首先應(yīng)對科技檔案管理加以重視，尤其是領(lǐng)導(dǎo)階層，務(wù)必要加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，將其納入企業(yè)檔案信息化建設(shè)的總體規(guī)劃范圍內(nèi)，實行崗位負(fù)責(zé)制，對員工進(jìn)行績效考核。檔案管理部門應(yīng)轉(zhuǎn)變思想，保證有組織、有計劃的管理，以免出現(xiàn)混亂。相關(guān)建設(shè)經(jīng)費(fèi)應(yīng)算入年度財務(wù)預(yù)算，并考慮增加檔案的保管數(shù)量，引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)手段，加大成本投入，購置高性能的計算機(jī)，其他設(shè)備如掃描儀、服務(wù)器等設(shè)備也應(yīng)配置齊全。

4.2 創(chuàng)新組織機(jī)構(gòu)

檔案管理需有專門的檔案室和專業(yè)的檔案管理人員，同時建立一套完善的管理制度，并嚴(yán)格執(zhí)行。對于檔案管理人員，除了基本的專業(yè)知識考核，還應(yīng)培養(yǎng)其綜合能力，通過培訓(xùn)，保證每個管理人員都能夠?qū)τ嬎銠C(jī)有個深刻了解，并熟悉掌握實踐操作技能，并提高管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和道德素質(zhì)，實現(xiàn)手工型向技術(shù)型的轉(zhuǎn)變，并進(jìn)一步發(fā)展。

4.3 改變管理模式

為保證檔案的完整性和便捷性，應(yīng)采取統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的管理體制。在本單位中，盡量實行宏觀領(lǐng)導(dǎo)，對所屬單位，主要起監(jiān)督、檢查作用，并予以一定的指導(dǎo)，防止出現(xiàn)檔案散化管理的情況。在管理機(jī)制方面，總經(jīng)理負(fù)責(zé)整個管理，總工程師分管，技術(shù)和檔案部門齊抓共管，實行責(zé)任承擔(dān)制，將責(zé)任真正落實。管理方式尤為重要，為充分發(fā)揮科技檔案的效用，應(yīng)實行科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，積極引進(jìn)計算機(jī)技術(shù)和信息化技術(shù)，加大信息化建設(shè)的力度，合理利用信息資源，從實體保管模式向數(shù)字化保管模式逐漸轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)數(shù)字化、信息化管理。

4.4 改變管理方法

合理的方法在檔案管理中起著異常關(guān)鍵的作用，在信息化科技檔案管理中，首先應(yīng)選擇適宜的檔案管理軟件，不管是系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫、管理模塊，還是與辦公自動化系數(shù)數(shù)據(jù)接口，都要達(dá)到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。注意數(shù)據(jù)信息在數(shù)據(jù)庫中的錄入，做好目錄檢索，方便以后的查詢維護(hù)工作，通過查找目錄及掃描等方式，實現(xiàn)科技檔案案卷、文件目錄檢索和全文查詢，逐步完成信息化建設(shè)。

4.5 改變服務(wù)方式

手工式的管理方式顯得比較被動，為實現(xiàn)主動服務(wù)，需對服務(wù)方式進(jìn)行創(chuàng)新?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)可以不受地域空間限制，同時開通在線服務(wù)，實現(xiàn)信息資源的高度共享，工作效率提升，使科技檔案的保密性得到良好的保障，并可以隨時進(jìn)行交流，從而促進(jìn)企業(yè)提高競爭力，實現(xiàn)主動服務(wù)。

4.6 做好檔案保護(hù)工作

雖然信息化檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)檔案數(shù)字化，在線查閱，但有些檔案以紙張或其他實體形式保管為佳。而紙張一旦受潮或其他原因影響，再加上頻繁的借閱，容易出現(xiàn)破損，借閱者需小心謹(jǐn)慎，禁止亂涂亂畫。如有破損，管理人員應(yīng)盡量修復(fù)，并隨時保證檔案室的環(huán)境適合檔案資料的保管。

5 結(jié)束語

科技檔案對企業(yè)起著十分重要的作用，加強(qiáng)管理，可以進(jìn)一步挖掘檔案的價值，掌握其有用信息，并加以利用。隨著經(jīng)濟(jì)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理方式也應(yīng)改進(jìn)，在信息化的大環(huán)境下，應(yīng)引進(jìn)計算機(jī)技術(shù)、信息化技術(shù)及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，逐漸實現(xiàn)信息化的科技檔案管理。

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檔案管理要求范文第5篇

[關(guān)鍵詞]實驗室管理 檔案 規(guī)范管理

[中圖分類號] G633.91 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 16746058（2016）170115

實驗室是開展實驗教學(xué)的主陣地，是學(xué)校教育教學(xué)工作的重要組成部分。實驗室規(guī)范管理是實驗教學(xué)順利開展的基礎(chǔ)，而檔案管理是實驗室管理中的重要環(huán)節(jié)，但又是薄弱環(huán)節(jié)。為此，對我縣中小學(xué)實驗室的檔案管理（包括賬目管理、儀器使用管理、實驗教學(xué)管理等）作出了統(tǒng)一的要求，現(xiàn)提出供同行商榷。

一、儀器的賬目管理

我們強(qiáng)調(diào)所有的儀器都要及時登記入冊，使賬目明了。登記儀器的賬冊有：儀器檔案總冊和明細(xì)卡?；瘜W(xué)藥品不用記入檔案總冊和明細(xì)卡中，其屬低值易耗品，應(yīng)另造冊登記。是上級配發(fā)的儀器要有調(diào)撥單（裝訂成冊保存）。要做到賬賬相符，賬物相符，單據(jù)完整，記賬正確。針對部分實驗員記賬過于簡單和不會記的問題，我們做了詳細(xì)的記賬填寫規(guī)定。

1.儀器檔案明細(xì)卡的使用

（1）檔案明細(xì)卡：反映每種儀器的數(shù)量、金額及變動原因，要求記錄每種儀器的類別、編號、名稱、規(guī)格型號以及購進(jìn)或損耗、丟失的日期、單價、變動數(shù)量、儀器的結(jié)存情況等。

（2）應(yīng)按配備標(biāo)準(zhǔn)中儀器的分類和編號順序分頁記賬，并按順序裝訂成冊，然后裝上封面和封底。

（3）明細(xì)卡每頁只填寫一種同名稱同規(guī)格的儀器，不同規(guī)格的同種儀器也要分頁登記。記錄完正面接著用背面。

（4）除“產(chǎn)品代碼”和“憑證字號”不詳可不填寫外，其余各項均應(yīng)按要求填寫清楚。

（5）注意成套儀器其“配件”要記錄清楚。

（6）“日期”指該種儀器購進(jìn)或損壞、丟失或清點(diǎn)時的日期。

（7）“摘要”欄主要說明儀器的來源或變更的原因，填寫時應(yīng)簡明扼要，如“縣站調(diào)撥”“學(xué)校自購”“自制”“損壞報廢”“丟失”“清點(diǎn)”“移交”等。填寫“清點(diǎn)”時，不要同時填寫“報廢”，可以先填寫“報廢”，另起一欄再填寫“清點(diǎn)”。每填寫一次“摘要”欄，相應(yīng)的其他各欄目應(yīng)接著及時填寫清楚。每行都要填寫有結(jié)存的數(shù)量和金額。

（8）屬于調(diào)撥、自購、自制的儀器填入“收入（增加）”欄，屬于報廢、丟失等的儀器填入“付出（減少）”欄。儀器的增加和減少不能填寫在同一行，應(yīng)分開填寫。

（9）“結(jié)存”欄中的“數(shù)量”是指當(dāng)時現(xiàn)有可用數(shù)量（歷年的累計數(shù)），不包含“另有可修結(jié)存數(shù)”的數(shù)量。

2.儀器檔案總冊的使用

（1）儀器檔案總冊：反映儀器的總件數(shù)和總價值及每年的變動情況。主要記錄每種儀器各學(xué)年度配備的情況。

（2）按照學(xué)校的配備類別，根據(jù)儀器配備標(biāo)準(zhǔn)“基本”欄目中相應(yīng)的量，填寫好各種儀器的配備標(biāo)準(zhǔn)數(shù)。

（3）“現(xiàn)有數(shù)”系指首次填寫本冊時實有的儀器數(shù)，它包括“可用數(shù)”和“可修數(shù)”（未報廢、修好可用）兩部分。其中“可修數(shù)”系指《明細(xì)卡》中的“另有可修結(jié)存數(shù)”的數(shù)量。

（4）“增加數(shù)”欄填當(dāng)年購置增加的儀器，增加一次填入“1欄”，增加2次填入“2欄”?！皽p少數(shù)”欄填當(dāng)年報廢、丟失的儀器。

（5）每學(xué)年度終清點(diǎn)實物一次，把每種儀器的累計數(shù)填入“累計數(shù)”欄（第一年的累計數(shù)=現(xiàn)有數(shù)+增加數(shù)-減少數(shù)；以后各年的累計數(shù)=上年的累計數(shù)+本年增加數(shù)-本年減少數(shù)）。因此，每學(xué)年度終必須清點(diǎn)實物一次，核查出每種儀器的累計數(shù)和金額（金額數(shù)從明細(xì)卡中算出），最后統(tǒng)計出本學(xué)科儀器的總價值，寫在封面相應(yīng)的年份內(nèi)。即使當(dāng)年沒有增加或減少，也要把上一學(xué)年度的數(shù)據(jù)移下來。

（6）檔案總冊以外的儀器另造冊登記。

（7）總冊的數(shù)目與明細(xì)卡的數(shù)目要相一致，與實物數(shù)相一致。做到賬賬相符，賬物相符。

即《總冊》《明細(xì)卡》

“增加數(shù)”=“收入（增加）”

“減少數(shù)”=“付出（減少）”

“累計數(shù)”=“結(jié)存”+“另有可修結(jié)存數(shù)”

“可修數(shù)”=“另有可修結(jié)存數(shù)”

（8）學(xué)校自制的教具、學(xué)具應(yīng)集中上柜，核算成本后單獨(dú)登記造冊。

（9）明細(xì)卡的填寫式樣（以托盤天平為例）：

（10）總冊的填寫式樣（以托盤天平為例）：

二、儀器的使用管理

儀器使用管理的主要工作是做好儀器設(shè)備的使用發(fā)放和回收及有關(guān)的記錄。儀器的使用記錄檔案是開展實驗教學(xué)的重要依據(jù)，必須及時地、完整地做好有關(guān)的記錄。根據(jù)中小學(xué)校的不同，記錄也有所區(qū)別。

1.所有儀器設(shè)備的領(lǐng)用、外借、回收都必須通過管理人員辦理借還手續(xù)。做到發(fā)放有登記，回收有簽收；按時發(fā)放，限期收回。

2.儀器的使用管理中應(yīng)做好以下有關(guān)記錄：

（1）《領(lǐng)、借、用教學(xué)儀器記錄本》

①凡屬校外開展實驗、本校課外實驗活動和非本學(xué)科課堂實驗教學(xué)領(lǐng)、借用儀器的，必須在此記錄本上做好登記手續(xù)。

②為簡化手續(xù)，方便教學(xué)，本學(xué)科任課教師課堂實驗教學(xué)領(lǐng)用和回收儀器，可直接在《實驗通知單》上辦理簽字手續(xù)，不必再在此記錄本上登記。

③小學(xué)兼職的實驗教師自己上實驗課使用儀器時，也可不在此記錄本上登記，但要登記在《實驗教學(xué)記錄本》的“實驗儀器”欄上。

（2）《實驗教學(xué)記錄本》

凡進(jìn)行實驗時必須及時記錄開出的實驗情況，詳細(xì)填寫《實驗教學(xué)記錄本》中的有關(guān)各項。實驗類型有：演示、分組、觀察、制作、探究、調(diào)查實驗等。

（3）《損壞、丟失、賠償教學(xué)儀器記錄本》

對在實驗教學(xué)中損耗的儀器應(yīng)及時處理。在使用中正常損壞的儀器（消耗品除外）由使用者填寫并簽名，作報廢處理；非正常損壞丟失（由教師和學(xué)生擅自動用或失職或違反操作規(guī)程而造成損壞、丟失）的儀器設(shè)備，要查明原因，如實登記，按規(guī)定賠償。

（4）《教學(xué)儀器維修登記冊》

每修理一件儀器設(shè)備，都必須做好修理記錄。

（5）《實驗通知單》

①每開展一個實驗教學(xué)活動，任課教師都要提前把所需要的儀器設(shè)備開列在“實驗通知單”上，交給實驗教師做好儀器及藥品的準(zhǔn)備工作。

②小學(xué)只有一個兼職實驗教師的，自己上實驗課時可不用填寫實驗通知單，只填寫實驗教學(xué)記錄本。

③把實驗通知單按學(xué)期裝訂成冊存檔保管。

三、實驗教學(xué)的管理

開展實驗教學(xué)，是實驗室建設(shè)和管理的最終目標(biāo)，又是學(xué)校教育教學(xué)工作的重要環(huán)節(jié)，也是評價實驗教學(xué)人員教學(xué)工作的重要指標(biāo)。實驗教學(xué)檔案是實驗教學(xué)管理的重要內(nèi)容，在實驗教學(xué)中我們要著重抓好實驗教學(xué)計劃、實驗教學(xué)分析總結(jié)和實驗教學(xué)記錄等的建立和健全。

1.把實驗教學(xué)內(nèi)容列入學(xué)校的教學(xué)工作計劃中，每個學(xué)期都要制訂有實驗教學(xué)計劃，每個學(xué)期都要有實驗室工作總結(jié)。要求分學(xué)期裝訂成冊。

2.按照教材內(nèi)容和教學(xué)大綱的要求，以表格形式開列課程所有的實驗個數(shù)和實驗形式（實驗類型）：演示實驗、分組實驗、觀察實驗、小制作實驗、探究實驗、調(diào)查、課外實驗等。根據(jù)不同的實驗形式組織開展不同的實驗教學(xué)活動。

3.每做一個實驗，都要有詳細(xì)的記錄，記錄在《實驗教學(xué)記錄本》中。是學(xué)生實驗的則要求學(xué)生填寫好實驗報告單。以往填寫實驗教學(xué)記錄本時，很多教師填寫的過于簡單。為此，我們作出了如下的填寫要求：

（1）要求每做一個實驗填寫一頁，同一個實驗不同班級進(jìn)行的，要分班級填寫，不能合計一頁，每項填寫清楚。

（2）“實驗情況記錄”的填寫，以往實驗教師一般都是寫“效果好”或“完成”等沒有什么參考價值的記錄，為此我們要求所有的實驗情況記錄都要參照以下幾個方面作簡要的有選擇的填寫：①儀器、材料是否準(zhǔn)備充分；②裝置連接是否正確；③操作是否規(guī)范，常見的操作錯誤是什么；④是否獨(dú)立完成實驗，有無忙亂和觀望現(xiàn)象；⑤是否有良好的實驗習(xí)慣，實驗后是否按要求整理好儀器；⑥現(xiàn)象是否明顯，讀數(shù)是否正確；⑦課堂紀(jì)律是否良好；⑧實驗效果如何，是否達(dá)到了實驗的目的等。

（3）“器材使用情況”：記錄器材有無損壞。