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檔案管理基本要求范文第1篇

摘 要：檔案收集整理是有效落實(shí)檔案的關(guān)鍵所在，同時(shí)也得到了共識(shí)。由于收集管理工作在檔案管理中扮演著重要的角色，倘若基礎(chǔ)性工程沒(méi)有做好，今后管理工作一定會(huì)存在不足之處。從這個(gè)立場(chǎng)來(lái)看，開(kāi)展好檔案收集管理工作勢(shì)在必行，然而不可否認(rèn)的是，相關(guān)部門(mén)沒(méi)有對(duì)收集整理工作引起高度重視，致使諸多檔案出現(xiàn)信息流失的情況。鑒于此，本文主要從以下幾個(gè)方面進(jìn)行分析，提出合理化建議，提供給相關(guān)人士，供以借鑒。

關(guān)鍵詞：檔案管理；收集整理；分析

相關(guān)部門(mén)可以采取諸多手段將檔案收集管理質(zhì)量加以提升，然而從當(dāng)前的發(fā)展形勢(shì)來(lái)看，加大宣傳力度，增強(qiáng)相關(guān)人員的意識(shí)，倘若不存在意識(shí)，那么久無(wú)法付出行動(dòng)。不僅僅如此，相關(guān)部門(mén)應(yīng)當(dāng)發(fā)揮出信息化技術(shù)的作用，并建立完善的管理系統(tǒng)，將責(zé)任制度落實(shí)到位，從而要求不同部門(mén)之間加以配合。

1 檔案收集整理的意義

一般情況下，做好檔案工作的手段存在諸多種，然而開(kāi)展好檔案整理收集工作是關(guān)鍵所在。倘若不做好整理工作，那么檔案日后管理也會(huì)存在諸多不足之處。顯而易見(jiàn)的是，檔案收集整理工作是必要的。不僅僅如此，檔案收集整理的意義還表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

第一，相關(guān)部門(mén)在開(kāi)展檔案收集整理工作的時(shí)候，一定要搜尋存在價(jià)值的信息。諸多信息的價(jià)值都是在前期整理工作中呈現(xiàn)出來(lái)的，依據(jù)這種信息來(lái)看，相關(guān)人員需要做好記錄工作，為今后檔案工作可以得到充分的利用提供重要的參考依據(jù)；第二，收集整理工作在檔案工作中扮演著重要的角色，倘若沒(méi)有收集整理工作，那么就不能形成檔案，這樣也會(huì)在某種程度上對(duì)檔案的最終形成帶來(lái)直接的影響。所以，相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)對(duì)收集整理工作引起高度重視；第三，收集整理工作在檔案管理中占有著重要的地位，由于檔案管理最基本的管理方法是對(duì)檔案進(jìn)行收集管理，相關(guān)人員在對(duì)檔案進(jìn)行收集管理的時(shí)候，應(yīng)當(dāng)做好相應(yīng)的分類(lèi)、記錄等，所以相關(guān)人員一定要做好自己的本職工作，一定要提高收集整理水平。

2 提高檔案收集整理水平的對(duì)策

2.1 樹(shù)立檔案收集整理意識(shí)

當(dāng)前，仍然有諸多相關(guān)人員沒(méi)有對(duì)檔案收集整理的重要性引起必要的重視，從這些人口來(lái)講，收集整理工作并不僅僅代表著檔案管理的核心內(nèi)容，由于沒(méi)有投入很多的精力，這樣在有些時(shí)期，檔案收集整理制度不能發(fā)揮出充分的價(jià)值，如同擺設(shè)，這同樣是檔案收集整理質(zhì)量往往不是主要因素。而正是由于檔案收集整理工作不科學(xué)，致使存在價(jià)值的檔案信息資源出現(xiàn)流失的情況，從而在某種程度上對(duì)檔案管理事業(yè)帶來(lái)不利影響。所以，相關(guān)部門(mén)應(yīng)當(dāng)加大對(duì)人員培養(yǎng)的力度，特別是相關(guān)人員一定要對(duì)收集整理知識(shí)做到熟練掌握，只有這樣才可以促使檔案收集整理工作達(dá)到規(guī)范化的效果。

2.2 完善檔案收集整理體系、注重突出網(wǎng)絡(luò)

不同部門(mén)之間需要依據(jù)本身的檔案管理系統(tǒng)，并依據(jù)具體組織結(jié)構(gòu)設(shè)置的具體狀況開(kāi)展好檔案收集整理系統(tǒng)的建立，而在實(shí)際構(gòu)建的時(shí)候，需要傾向于網(wǎng)絡(luò)，在基于網(wǎng)絡(luò)的時(shí)代下，促使檔案收集整理工作面臨著更嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，而網(wǎng)絡(luò)管理形式可以滿(mǎn)足相關(guān)需要。確保檔案收集整理系統(tǒng)不管是在哪一個(gè)環(huán)節(jié)都可以做到有人負(fù)責(zé)有人配合。

2.3 建立和健全管理制度，落實(shí)責(zé)任部門(mén)

檔案收集工作既要加強(qiáng)宣傳工作，通過(guò)多種渠道、多種形成、各種場(chǎng)合適時(shí)宣傳檔案知識(shí)和檔案法規(guī)，增強(qiáng)全員的檔案管理意識(shí)，使其自覺(jué)的配合好文件資料的收集和歸檔工作，又要制定出一系列的規(guī)章制度，為確保檔案資料收集的齊全性、完整性，必須建立嚴(yán)格的制度，制定檔案移交歸檔制度，明確檔案歸檔范圍、內(nèi)容及時(shí)間；制定電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理、檔案崗位規(guī)范和責(zé)任落實(shí)等制度。

2.4 積極主動(dòng)上門(mén)收集，提高歸檔率

檔案收集工作除了建立健全檔案資料的收集歸檔制度，取得領(lǐng)導(dǎo)重視、各部門(mén)配合外，更重要的是專(zhuān)職檔案人員要做到“三勤”即腦勤、手勤、腳勤，愛(ài)崗敬業(yè)，盡職盡責(zé)。檔案員應(yīng)根據(jù)檔案資料來(lái)源廣，范圍大的特點(diǎn)，不厭其煩主動(dòng)上門(mén)，跟蹤收集。對(duì)于個(gè)別不按規(guī)定移交的部門(mén)，檔案員只要有耐心，經(jīng)常上門(mén)催交，與他們溝通，往往都能收到效果。

2.5 提高服務(wù)質(zhì)量，改變以往被動(dòng)服務(wù)的局面

檔案室是檔案的管理者，同時(shí)也是檔案利用者的服務(wù)者。檔案管理員要從思想上樹(shù)立高度的服務(wù)觀念，克服“守?cái)偸健钡谋粍?dòng)服務(wù)觀念，充分發(fā)揮助手作用，利用現(xiàn)代化技術(shù)提供遠(yuǎn)程服務(wù)，利用網(wǎng)上信息量大，傳遞速度快的優(yōu)勢(shì)，實(shí)F檔案資源共享。加強(qiáng)編研工作，檔案員應(yīng)熟悉室藏檔案情況，通過(guò)對(duì)檔案分析研究，對(duì)檔案存在的大量信息進(jìn)行篩選、歸納、綜合、摘編等步驟，編印成各種檔案參考資料，使利用者充分意識(shí)到檔案的價(jià)值和重要性。要從實(shí)際出發(fā)，有針對(duì)性的編制必要的檢索工具，為單位的安全生產(chǎn)提供服務(wù)。

2.6 制定檔案職業(yè)道德規(guī)范，提高從業(yè)者的道德水準(zhǔn)

當(dāng)前科學(xué)理性的發(fā)展對(duì)檔案從業(yè)者的職業(yè)活動(dòng)與職業(yè)行為有了新的要求，職業(yè)行為規(guī)范化和理性化，因而，建立一種規(guī)則性的職業(yè)道德體系就成為各行業(yè)的迫切需要。為使檔案職業(yè)道德在從業(yè)者活動(dòng)與職業(yè)行為中得以落實(shí)，檔案部門(mén)通常要通過(guò)制定規(guī)章、制度、守則等紀(jì)律來(lái)約束從業(yè)者。這些條款告訴從業(yè)者哪些行為符合職業(yè)道德，哪些行為不符合職業(yè)道德，同時(shí)會(huì)說(shuō)明違反這些規(guī)定將帶來(lái)的負(fù)面影響或?qū)⒔o予失職者的處罰措施。在這里除了考慮將外在的檔案職業(yè)道德規(guī)范強(qiáng)制性地灌輸?shù)綇臉I(yè)者的職業(yè)活動(dòng)中外，還應(yīng)當(dāng)關(guān)注檔案職業(yè)人員的內(nèi)心需要：他們不僅僅是單調(diào)枯燥的“辦公室+庫(kù)房”的生活，他們也需要融入社會(huì)各行各業(yè)的建設(shè)中，職業(yè)的價(jià)值要在與社會(huì)的交往過(guò)程中體現(xiàn)，一旦從業(yè)者的社會(huì)滿(mǎn)足感建立起來(lái)，他就能看到所從事的檔案職業(yè)的價(jià)值，并能自覺(jué)遵守各項(xiàng)規(guī)章制度。

結(jié)束語(yǔ)

通過(guò)以上內(nèi)容的論述，可以得知：管好檔案工作的手段不只是一種，收集整理是一定要使用到的手段之一，由于作為基礎(chǔ)性工作，檔案資源僅僅需要前期的收集整理才可以進(jìn)行歸檔工作，要不然就會(huì)出現(xiàn)零散的信息，建立不了完整的檔案。檔案管理工作簡(jiǎn)單的說(shuō)是源于檔案收集工作，檔案收集管理質(zhì)量會(huì)對(duì)相關(guān)機(jī)構(gòu)帶來(lái)直接的影響，這樣就要求相關(guān)部門(mén)需要對(duì)檔案收集管理工作引起必要的重視，從而推動(dòng)檔案事業(yè)的不斷發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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檔案管理基本要求范文第2篇

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代；高職院校；人事檔案

引言

人事檔案是個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的重要證據(jù)，與個(gè)人工資待遇、社會(huì)勞動(dòng)保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。人事檔案管理是高職院校檔案管理工作的重要組成部分。隨著信息時(shí)代的到來(lái)，高職院校檔案管理工作也發(fā)生了深刻的變化，人事檔案從紙質(zhì)向電子化的轉(zhuǎn)變不僅形成了新的檔案管理形式，也對(duì)高職院校人事檔案管理職能提出了新的要求。當(dāng)前信息化背景下，高職院校人事檔案管理面臨著嚴(yán)峻的轉(zhuǎn)型，職業(yè)人才培養(yǎng)與社會(huì)發(fā)展需求的雙重作用促使學(xué)校積極調(diào)整檔案管理理念，以形成完善、健全的信息服務(wù)體系。

1更新管理理念，適應(yīng)信息化檔案管理變革

隨著高職院校人事檔案管理信息化模式的建立與完善，傳統(tǒng)檔案管理理念與現(xiàn)代化管理工作之間的沖突也逐漸顯現(xiàn)。當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展對(duì)高職院校的人事檔案管理提出了新的要求，因此，打破保守封閉的管理理念束縛，構(gòu)建開(kāi)放管理模式也成為高職院校檔案管理工作適應(yīng)信息化時(shí)代要求的基本前提。在信息化檔案管理背景下，高職院校需要樹(shù)立主動(dòng)服務(wù)的理念，打破學(xué)校的邊界，擴(kuò)大檔案服務(wù)范圍，利用檔案資源優(yōu)勢(shì)建立動(dòng)態(tài)化的人事檔案資料，將人員的各類(lèi)信息納入系統(tǒng)管理中來(lái)，并實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、智能化管理，以供相關(guān)部門(mén)的參考與使用。

2建立檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，推動(dòng)信息資源共享

在信息時(shí)代，信息資源的共享是提高資源利用率的重要體現(xiàn)，也是高職院校提高信息化服務(wù)能力的基本要求。信息共享需要建立規(guī)范統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，高職院校在優(yōu)化人事檔案管理模式的過(guò)程中，應(yīng)根據(jù)國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)電子檔案進(jìn)行調(diào)整與完善，為人事檔案資源共享做好準(zhǔn)備。高職院校建立標(biāo)準(zhǔn)化人事檔案管理體系應(yīng)從以下幾點(diǎn)入手：（1）建立管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。安全高校的檔案管理是確保檔案資源利用的前提，對(duì)于人事檔案而言，形成管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范也是保護(hù)個(gè)人隱私的需要。目前我國(guó)針對(duì)信息安全管理需要建立了相關(guān)管理?xiàng)l例，例如《中華人民共和國(guó)計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)安全保護(hù)條例》《中華人民共和國(guó)計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)國(guó)際聯(lián)網(wǎng)安全保護(hù)管理辦法》等，高職院校應(yīng)基于相關(guān)規(guī)定建立信息管理標(biāo)準(zhǔn)化體系，加強(qiáng)信息系統(tǒng)安全防護(hù)，以提高檔案管理效率。（2）建立業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是基于業(yè)務(wù)處理要求形成的基本規(guī)范，包括電子文件、檔案的術(shù)語(yǔ)標(biāo)準(zhǔn)及管理規(guī)范，以及檔案在信息化建設(shè)中形成的術(shù)語(yǔ)標(biāo)準(zhǔn)、資源標(biāo)識(shí)、描述數(shù)字檔案文件格式、元數(shù)據(jù)格式等，高職院校在人事檔案優(yōu)化的過(guò)程中，應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)需要，對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行提煉與完善，并形成符合檔案信息系統(tǒng)的資源，為人事檔案的整合與存儲(chǔ)提供依據(jù)。（3）建立技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。在信息化技術(shù)飛速發(fā)展的背景下，高職院校人事檔案管理風(fēng)險(xiǎn)也不斷增加，技術(shù)人員需要從安全管理的角度出發(fā)，對(duì)電子文件的存儲(chǔ)、壓縮格式進(jìn)行規(guī)范化處理，并通過(guò)加密處理，形成規(guī)范化的安全管理體系，以確保人事檔案資源共享的安全性與有效性［1］。

3引入網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，完善檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)

以單機(jī)和局域網(wǎng)組成的檔案信息管理平臺(tái)通常只能滿(mǎn)足高職院校自身對(duì)人事檔案的應(yīng)用需求，難以從社會(huì)化服務(wù)的角度體現(xiàn)檔案資源的價(jià)值。因此，高職院校在信息化背景下，應(yīng)積極引入網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，打造開(kāi)放性的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)，為高職院校的人才供給與市場(chǎng)人才需求建立聯(lián)系，推進(jìn)人力資源優(yōu)化配置。高職院校在檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)建設(shè)中，應(yīng)依托網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，制定完善的發(fā)展規(guī)劃：（1）明確網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)的使用范圍。技術(shù)人員應(yīng)根據(jù)高職院校人事檔案管理特點(diǎn)，明確網(wǎng)絡(luò)站點(diǎn)的目的以及用戶(hù)的類(lèi)型；利用關(guān)鍵信息，如學(xué)生的基本資料、學(xué)科成績(jī)、職業(yè)資格等建立邏輯結(jié)構(gòu)，并形成網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)的基本框架，提高檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)的精準(zhǔn)性［2］。（2）確定服務(wù)對(duì)象的基本需求。技術(shù)人員不僅要從高職院校內(nèi)部需求確定教師、學(xué)生以及其他管理人員對(duì)人事檔案查詢(xún)提出的要求，還需結(jié)合市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)以及企業(yè)人力資源管理，對(duì)人事檔案提出的要求，通過(guò)技術(shù)手段確定檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)的整體風(fēng)格，兼顧不同服務(wù)對(duì)象的信息查詢(xún)與應(yīng)用的需要，體現(xiàn)個(gè)性化服務(wù)特點(diǎn)。（3）完善服務(wù)平臺(tái)的功能模塊，包括用戶(hù)注冊(cè)，即高職院校師生以及非校內(nèi)用戶(hù)通過(guò)界面指導(dǎo)實(shí)現(xiàn)身份錄入，進(jìn)而啟動(dòng)人事檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的在線(xiàn)利用；信息查詢(xún)，即根據(jù)用戶(hù)身份，提供不同類(lèi)型信息，根據(jù)開(kāi)放與非開(kāi)放的區(qū)別，提高信息管理的安全性，保護(hù)相關(guān)人員隱私；用戶(hù)服務(wù)，即系統(tǒng)根據(jù)用戶(hù)需求提供注銷(xiāo)用戶(hù)、刪除資料、修改資料、接收信息、刊登資料等服務(wù)，確保用戶(hù)能夠?qū)崿F(xiàn)信息處理，同時(shí)呈現(xiàn)更加完善、可靠的人事檔案信息資源［3］。

4建立數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)，構(gòu)建大數(shù)據(jù)管理平臺(tái)

在信息化檔案管理過(guò)程中，依托“互聯(lián)網(wǎng)+”模式，搭建信息管理平臺(tái)，并利用數(shù)據(jù)處理技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)大數(shù)據(jù)資源的挖掘與利用，成為高職院校人事檔案管理工作的基本方向。高職院校具備明顯的檔案資源優(yōu)勢(shì)，但是在傳統(tǒng)管理模式中，這一資源優(yōu)勢(shì)難以轉(zhuǎn)化為實(shí)際的應(yīng)用價(jià)值。在大數(shù)據(jù)背景下，學(xué)?？梢岳镁W(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)平臺(tái)，將檔案轉(zhuǎn)化為開(kāi)發(fā)的數(shù)據(jù)資源，而數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)通過(guò)對(duì)大數(shù)據(jù)的分析，建立可視的數(shù)據(jù)模型，從而更加直觀立體地反映個(gè)人的基本信息，凸顯其優(yōu)勢(shì)，并預(yù)測(cè)發(fā)展方向。這無(wú)論是對(duì)于高職院校的人才培養(yǎng)，還是企業(yè)的人才選擇都是十分重要的。高職院校在建立數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)的過(guò)程中，需從以下幾點(diǎn)入手：（1）建立數(shù)據(jù)庫(kù)。從人事檔案到大數(shù)據(jù)資源，需要利用技術(shù)手段對(duì)檔案信息進(jìn)行轉(zhuǎn)化。隨著信息化檔案管理的推進(jìn)，電子檔案已經(jīng)成為高職院校人事檔案存儲(chǔ)的主要方式?；诖耍瑢W(xué)?？梢詫㈦娮有畔浫刖W(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，并根據(jù)相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)建立數(shù)據(jù)庫(kù)，形成內(nèi)容完善，邏輯清晰的大數(shù)據(jù)庫(kù)，以供信息開(kāi)發(fā)與利用。（2）建立網(wǎng)絡(luò)安全管理體系。在數(shù)據(jù)資源利用過(guò)程中，高職院校應(yīng)注重信息質(zhì)量，利用技術(shù)手段建立安全防護(hù)機(jī)制，彌補(bǔ)信息系統(tǒng)漏洞，提高數(shù)據(jù)庫(kù)安全性，確保相關(guān)模型分析的真實(shí)可靠。（3）引入信息化管理流程。在數(shù)據(jù)庫(kù)的管理與維護(hù)中，高職院校應(yīng)引入信息化流程，通過(guò)檢索、收集、整理、統(tǒng)計(jì)、編研等功能，打造自動(dòng)化數(shù)據(jù)處理平臺(tái)，以挖掘大數(shù)據(jù)資源，提高大數(shù)據(jù)分析與利用效率。（4）完善數(shù)據(jù)處理與開(kāi)發(fā)體系。立足高職院校以及社會(huì)發(fā)展需求，對(duì)人事檔案信息進(jìn)行大數(shù)據(jù)開(kāi)發(fā)，形成具有指導(dǎo)意義的信息模型，為相關(guān)發(fā)展決策提供依據(jù)，提高人事檔案的信息化管理水平［4］。

5加強(qiáng)人才培養(yǎng)，提高檔案信息化管理水平

在信息時(shí)代，高職院校的人事檔案管理從傳統(tǒng)模式向信息化模式轉(zhuǎn)型的過(guò)程中，對(duì)人才的綜合素質(zhì)提出了更高的要求。因此，打造專(zhuān)業(yè)化的檔案管理隊(duì)伍是高職院校提高人事檔案信息化管理水平的必然選擇。在傳統(tǒng)檔案管理模式中的管理人員，不僅從技術(shù)層面難以適應(yīng)信息化管理環(huán)境，在思想認(rèn)識(shí)層面也缺乏服務(wù)意識(shí)，導(dǎo)致高職院校的人事檔案管理難以建立完善、主動(dòng)的服務(wù)體系。因此，高職院校要依托信息化檔案管理轉(zhuǎn)型的機(jī)遇，實(shí)現(xiàn)對(duì)專(zhuān)業(yè)檔案管理人才的培養(yǎng)。（1）培養(yǎng)檔案管理人員的職業(yè)道德。完整、真實(shí)、系統(tǒng)、安全是人事檔案質(zhì)量的基本要求，而要想達(dá)到這一標(biāo)準(zhǔn)，需要管理人員具備良好的職業(yè)道德。因此，在人才培養(yǎng)中，高職院校應(yīng)根據(jù)國(guó)家檔案管理的基本要求對(duì)其職業(yè)責(zé)任建立標(biāo)準(zhǔn)，通過(guò)思想政治教育，提升其職業(yè)道德水平，以負(fù)責(zé)任的態(tài)度參與到檔案管理工作中來(lái)。（2）培養(yǎng)管理人員的團(tuán)隊(duì)合作精神。隨著檔案資源的開(kāi)發(fā)，高職院校人事檔案的利用率也不斷提高，而在信息化管理模式下，每一個(gè)管理人員都應(yīng)該在履行自身職責(zé)的同時(shí)，兼顧整體管理效果，并通過(guò)團(tuán)隊(duì)合作不斷完善檔案服務(wù)體系?；诖耍呗氃盒?yīng)加強(qiáng)管理團(tuán)隊(duì)培養(yǎng)，利用團(tuán)隊(duì)合作優(yōu)化檔案管理模式。（3）加強(qiáng)信息化管理技術(shù)技能的訓(xùn)練。高職院校應(yīng)依托當(dāng)前信息化檔案管理平臺(tái)，為管理人員提供技術(shù)技能訓(xùn)練指導(dǎo)，例如結(jié)合專(zhuān)門(mén)的檔案管理軟件為管理人員設(shè)計(jì)技術(shù)培養(yǎng)方案，提高其軟件操作能力，有效利用軟件功能，降低檔案管理的失誤率。（4）提高管理人員的服務(wù)意識(shí)與服務(wù)能力。檔案管理本身具有濃厚的服務(wù)色彩，因此，高職院校在人才培養(yǎng)中，應(yīng)立足檔案管理的服務(wù)功能，對(duì)管理人員的思想觀念進(jìn)行引導(dǎo)，打破傳統(tǒng)管理理念的局限，從服務(wù)角度重新定位人事檔案管理工作；結(jié)合學(xué)校自身發(fā)展需要，將人事檔案服務(wù)納入教育教學(xué)管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，并在實(shí)踐中驅(qū)動(dòng)管理人員改善服務(wù)；利用績(jī)效評(píng)價(jià)評(píng)估社會(huì)體系建設(shè)效果，檢驗(yàn)管理人員的服務(wù)能力，并體現(xiàn)高職院校人事檔案管理的社會(huì)服務(wù)職能。

檔案管理基本要求范文第3篇

關(guān)鍵詞：電子文件；檔案化管理；重要意義

在當(dāng)今社會(huì)，電子檔案文件數(shù)量急劇增加，因此利用網(wǎng)絡(luò)對(duì)檔案文件進(jìn)行處理是人們簡(jiǎn)化程序的重要手段，檔案部門(mén)應(yīng)該在網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化等方面多做文章，在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代下，如何改進(jìn)檔案管理工作是檔案部門(mén)要考慮的問(wèn)題，根據(jù)許多檔案專(zhuān)家的建議和多年的經(jīng)驗(yàn)得知，檔案工作主要遵循：檔案信息化建設(shè)和檔案事業(yè)發(fā)展的基本要求，將檔案信息化納入國(guó)家信息化建設(shè)的總方針中，以檔案建設(shè)作為基礎(chǔ)，以建設(shè)檔案資源建設(shè)為核心任務(wù)，加快推進(jìn)檔案資源數(shù)字化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化，在一定程度上促進(jìn)檔案事業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展。

1 加強(qiáng)檔案工作建設(shè)的基本方針

1.1 加快對(duì)檔案信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)前，檔案部門(mén)內(nèi)部要建設(shè)數(shù)字化檔案館，主要包括有檢索工具的建設(shè)、相關(guān)制度的建設(shè)、檔案館庫(kù)房建設(shè)、檔案館館藏建設(shè)、以及專(zhuān)兼職檔案干部的隊(duì)伍建設(shè)等等。利用網(wǎng)絡(luò)化資源，推進(jìn)計(jì)算機(jī)管理檔案，提高檔案部門(mén)的信息化建設(shè)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度，提高檔案部門(mén)信息化建設(shè)的程度。

1.2 促進(jìn)檔案信息資源建設(shè)

要建設(shè)數(shù)字化檔案館，利用信息化技術(shù)對(duì)之前檔案館的主要資料進(jìn)行存儲(chǔ)和管理，這些內(nèi)容主要包括紙質(zhì)檔案、錄音、錄像、照片底片檔案等等，要及時(shí)將這些內(nèi)容進(jìn)行分類(lèi)并進(jìn)行整理，將這些資料錄入數(shù)字化館藏建設(shè)當(dāng)中。

1.3 加強(qiáng)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

加強(qiáng)檔案館的數(shù)字建設(shè)最重要的任務(wù)就是加強(qiáng)對(duì)信息資源庫(kù)的數(shù)據(jù)資源庫(kù)建設(shè)，數(shù)據(jù)資源庫(kù)是整個(gè)檔案部門(mén)存儲(chǔ)中心和資料匯總的處理中心，因此，如何有效的利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，加快對(duì)數(shù)字館目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，提高檔案管理中檢索服務(wù)質(zhì)量，是檔案部門(mén)進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)的重要任務(wù)。

1.4 加強(qiáng)對(duì)電子文件的歸納管理

檔案部門(mén)要根據(jù)檔案管理的基本要求，加強(qiáng)對(duì)本單位電子文件的收入、分類(lèi)、鑒定、著錄、歸檔等工作的監(jiān)督，保證各種電子文件的有效性和完整性，探尋電子文件的保管方法，利用有效的技術(shù)方法，制定電子文件的管理方法，實(shí)現(xiàn)電子文件處理計(jì)算機(jī)化、信息服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化。

1.5 加強(qiáng)對(duì)電子文件檔案化管理

電子文件是利用計(jì)算機(jī)盤(pán)片、磁盤(pán)和光盤(pán)等為載體的磁性材料，它是在人們的社會(huì)生活中形成的，它的內(nèi)容涉及很廣泛，主要的幾大類(lèi)包括：電子文書(shū)、電子文件、電子圖紙等等，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件相比，它主要有以下幾個(gè)特點(diǎn)：電子文件的閱讀必須要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備才可以使用；電子文件具有共享性，不受到時(shí)間和空間的限制。

2 加強(qiáng)電子文件檔案化管理的基本措施

電子文件檔案化的管理與傳統(tǒng)的檔案管理有著本質(zhì)上的不同，電子文件檔案化是基于傳統(tǒng)文件檔案化之上的，因此結(jié)合電子文件的本身特點(diǎn)，利用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，及時(shí)的做好對(duì)電子文件的歸檔工作是十分重要的。

2.1 電子文件檔案化管理需要專(zhuān)門(mén)的技術(shù)型人才

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案是將已經(jīng)處理好的文件，在獲取這些文件中有價(jià)值的部分，然后對(duì)其進(jìn)行收集，按照文件產(chǎn)生的時(shí)間和內(nèi)容形式等方面對(duì)其進(jìn)行分類(lèi)管理，待處理完畢之后進(jìn)行組卷保存，而電子文件檔案的管理則是直接利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)其分類(lèi)、組合，因此這就需要檔案部門(mén)內(nèi)部有專(zhuān)門(mén)的計(jì)算機(jī)人才對(duì)其進(jìn)行專(zhuān)門(mén)的方案歸類(lèi)，并且要保證相關(guān)技術(shù)達(dá)到一定的水平[1]。

2.2 加強(qiáng)對(duì)原有檔案工作人員的管理

在檔案部門(mén)內(nèi)部，首先對(duì)一些學(xué)歷較低的工作人員需要進(jìn)行知識(shí)的補(bǔ)充，以此來(lái)提高相應(yīng)的管理水平，再者，要及時(shí)很據(jù)知識(shí)的更新，來(lái)增強(qiáng)其對(duì)應(yīng)的工作能力，在具體的工作中要結(jié)合實(shí)際情況和未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)，與實(shí)際工作相結(jié)合，確保檔案工作的有效性，因此，檔案部門(mén)要提高檔案部門(mén)內(nèi)部相關(guān)管理人員的業(yè)務(wù)能力、提高其綜合素養(yǎng)，保證檔案工作的高效運(yùn)行[2]。

3 以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)思想，推動(dòng)檔案管理工作的建設(shè)與發(fā)展

3.1 電子文件檔案管理工作是檔案部門(mén)改革的重要工作

首先，對(duì)于大多數(shù)檔案部門(mén)來(lái)說(shuō)，檔案內(nèi)部中的有價(jià)值的資料只有齊全完整的進(jìn)行歸檔和存檔，這項(xiàng)工作才算真正的完成，如果沒(méi)有對(duì)這些有價(jià)值的文件進(jìn)行歸檔和存檔，這就說(shuō)明這些文件中的相關(guān)事項(xiàng)還沒(méi)有完成，是檔案工作的不完善性，這對(duì)于檔案部門(mén)來(lái)說(shuō)是非常危險(xiǎn)的，再者，檔案具有存史和憑證等主要的功能，是任何工作不可以替代的[3]，例如在一個(gè)高校中，需要對(duì)學(xué)校的一個(gè)活動(dòng)或重大事件進(jìn)行記錄，就必須要利用檔案工作，一旦缺失了檔案的記錄，則會(huì)導(dǎo)致此所高校失去相關(guān)的歷史。

3.2 充分利用檔案工作的功能

例如對(duì)一個(gè)相關(guān)部門(mén)的中心任務(wù)進(jìn)行檔案工作的服務(wù)，就必須要講究效益，盡可能將檔案功能和作用中隱性狀態(tài)轉(zhuǎn)化為顯性狀態(tài)，圍繞高校的中心任務(wù)做好服務(wù)[4]。

3.3 加強(qiáng)檔案工作隊(duì)伍建設(shè)

以人為本是新時(shí)期下科學(xué)發(fā)展觀的基本要求，對(duì)于檔案部門(mén)來(lái)說(shuō)也是一樣，對(duì)于檔案工作的改革質(zhì)量的好壞，主要取決于檔案部門(mén)專(zhuān)業(yè)隊(duì)伍的狀況，因此要加強(qiáng)對(duì)檔案部門(mén)內(nèi)部專(zhuān)業(yè)人才的建設(shè)，為之后的檔案工作的提高奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)[5]。

3.4 推進(jìn)檔案化信息建設(shè)是檔案部門(mén)的必要措施

檔案部門(mén)要利用當(dāng)前信息化技術(shù)，在一定程度上提高信息化管理檔案文件的水平，推動(dòng)檔案工作邁上一個(gè)新的臺(tái)階。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，利用信息化技術(shù)的優(yōu)勢(shì)可以推動(dòng)檔案工作的建設(shè)，他們之間的關(guān)系是相輔相成，檔案部門(mén)在新時(shí)期下如何利用便捷高效的工作方式來(lái)簡(jiǎn)化工作量，以適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展是檔案部門(mén)不容忽視的問(wèn)題，完善和推動(dòng)信息化建設(shè)是檔案部門(mén)保證工作高效的重要途徑。

參考文獻(xiàn)

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檔案管理基本要求范文第4篇

專(zhuān)門(mén)檔案是人們通過(guò)創(chuàng)造性勞動(dòng)選取并保存下來(lái)以備查考的各種專(zhuān)門(mén)文件有機(jī)體系的總稱(chēng)。專(zhuān)門(mén)文件是指機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位及其他社會(huì)組織，在從事某些專(zhuān)業(yè)性活動(dòng)中，為了實(shí)現(xiàn)相關(guān)的職能目標(biāo)而制作和使用的，具有比較穩(wěn)定的文種和記錄目的的各種載體類(lèi)型的數(shù)據(jù)、信息記錄。專(zhuān)門(mén)檔案是檔案家族中的一大門(mén)類(lèi),它有專(zhuān)門(mén)的形成領(lǐng)域,比較穩(wěn)定的文件名稱(chēng)、格式、各自獨(dú)立的整理和管理方法，專(zhuān)門(mén)檔案的形成規(guī)律不同于普通檔案。

專(zhuān)門(mén)檔案管理是人們?yōu)榱擞行У厥占?、加工和利用?zhuān)門(mén)檔案數(shù)據(jù)和信息而進(jìn)行的一種社會(huì)活動(dòng)。專(zhuān)門(mén)檔案管理的一般規(guī)則,是以檔案工作基本原則為指導(dǎo),充分考慮專(zhuān)門(mén)檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)以及專(zhuān)門(mén)檔案信息用戶(hù)的需要等方面的因素來(lái)設(shè)計(jì)的。我們社會(huì)的各個(gè)行業(yè)都有自己的“游戲規(guī)則 ”這個(gè)規(guī)則可以有效地約束和規(guī)范相關(guān)行為人從事某項(xiàng)工作活動(dòng)的思想和行為,從而保證組織目標(biāo)或系統(tǒng)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

一 、前端控制規(guī)則

專(zhuān)門(mén)檔案是一種現(xiàn)實(shí)性很強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)管理工具。它是有關(guān)專(zhuān)業(yè)管理系統(tǒng)建設(shè)與運(yùn)行的生命線(xiàn)。沒(méi)有專(zhuān)門(mén)檔案就沒(méi)有這些管理系統(tǒng)。為了建立一個(gè)良好的現(xiàn)代化的專(zhuān)業(yè)信息系統(tǒng)，我們不僅要充分利用各種現(xiàn)代信息技術(shù)和正確的開(kāi)發(fā)方法，同時(shí)還要注意做好專(zhuān)門(mén)檔案的管理工作。

專(zhuān)門(mén)檔案的前端控制規(guī)則，是一種有效解決專(zhuān)門(mén)檔案質(zhì)量問(wèn)題，保證其工具意義的必要思想和行為準(zhǔn)則。它要求做好以下幾方面的工作：

第一,參與專(zhuān)門(mén)文件和記錄的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理。專(zhuān)門(mén)檔案的管理主體必須積極參與有關(guān)專(zhuān)業(yè)系統(tǒng)開(kāi)發(fā)前的論證和設(shè)計(jì)工作，幫助系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與開(kāi)發(fā)人員選擇和制定符合專(zhuān)門(mén)檔案管理要求的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。

第二，參與專(zhuān)門(mén)文件和記錄的維護(hù)管理。專(zhuān)門(mén)檔案的管理主體必須積極參與專(zhuān)門(mén)文件和記錄的維護(hù)管理工作，監(jiān)督有關(guān)人員做好專(zhuān)門(mén)文件和記錄的修改工作，以便保證它們的質(zhì)量和利用價(jià)值，防止給日后的專(zhuān)業(yè)性活動(dòng)造成混亂和損失。

第三，參與專(zhuān)門(mén)文件和記錄的跟蹤管理活動(dòng)。我們應(yīng)當(dāng)把專(zhuān)門(mén)檔案的結(jié)果管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)檫^(guò)程管理模式，注意利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，監(jiān)控專(zhuān)門(mén)文件和記錄的形成過(guò)程、平時(shí)的存儲(chǔ)保存和加工整序過(guò)程、鑒選歸檔過(guò)程。

第四，參與專(zhuān)門(mén)文件和記錄的管理制度建設(shè)。一套專(zhuān)門(mén)文件和記錄的管理制度是有效實(shí)施專(zhuān)門(mén)檔案管理前端控制規(guī)則的必要保證，否則，前端控制活動(dòng)就會(huì)流于形式。

二、連續(xù)性和整體性規(guī)則

專(zhuān)門(mén)檔案的管理是一個(gè)以實(shí)現(xiàn)特定的目標(biāo)而進(jìn)行的連續(xù)性整體活動(dòng)過(guò)程。從事專(zhuān)門(mén)檔案管理必須要堅(jiān)持連續(xù)性和整體性原則。

首先，根據(jù)本單位專(zhuān)門(mén)檔案的管理目標(biāo)設(shè)計(jì)連續(xù)性的整體工作方案。在專(zhuān)門(mén)檔案的管理實(shí)踐中，有關(guān)社會(huì)主體要根據(jù)自身的專(zhuān)門(mén)檔案的具體管理目標(biāo)，制定出相應(yīng)的專(zhuān)門(mén)文檔的管理方案，以便保證整個(gè)管理工作有序進(jìn)行，并保證專(zhuān)門(mén)檔案整體管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。但是，我們也在實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)，一些單位的專(zhuān)門(mén)檔案管理卻選擇了相反的工作步驟，即先派一些專(zhuān)門(mén)檔案管理人員去學(xué)習(xí)有關(guān)單位的先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，然后再照搬過(guò)來(lái)，開(kāi)展本單位的專(zhuān)門(mén)檔案管理方案的設(shè)計(jì)工作。誠(chéng)然，學(xué)習(xí)其他單位的先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)和管理方案是無(wú)可厚非的，但是學(xué)習(xí)者應(yīng)當(dāng)知道所學(xué)到的那些專(zhuān)門(mén)檔案管理方案是有關(guān)單位根據(jù)自己的專(zhuān)門(mén)檔案管理目標(biāo)而設(shè)計(jì)的，而不是根據(jù)學(xué)習(xí)者所在的單位的管理目標(biāo)設(shè)計(jì)的。

其次,根據(jù)本單位專(zhuān)門(mén)檔案管理目標(biāo)的變動(dòng)情況修正專(zhuān)門(mén)檔案的管理方案。專(zhuān)門(mén)檔案管理的連續(xù)性和整體性規(guī)則就是要求專(zhuān)門(mén)檔案的管理者根據(jù)管理目標(biāo)的變化情況，及時(shí)對(duì)專(zhuān)門(mén)檔案的管理方案作出相應(yīng)的調(diào)整和變革。

三、 安全性和效益性規(guī)則

專(zhuān)門(mén)檔案管理的安全性規(guī)則要求專(zhuān)門(mén)檔案的管理主體必須保證專(zhuān)門(mén)檔案的實(shí)體安全,保證專(zhuān)門(mén)檔案數(shù)據(jù)和信息的可存取性,保證專(zhuān)門(mén)檔案內(nèi)容的安全。保證專(zhuān)門(mén)檔案的實(shí)體安全是安全性規(guī)則的最基本要求。專(zhuān)門(mén)檔案的實(shí)體安全主要有兩個(gè)方面的含義，一是專(zhuān)門(mén)檔案的數(shù)量應(yīng)當(dāng)齊全完整，二是專(zhuān)門(mén)檔案應(yīng)當(dāng)是一個(gè)由專(zhuān)門(mén)文件和記錄構(gòu)成的有機(jī)體系。保證專(zhuān)門(mén)檔案數(shù)據(jù)和信息的可存取性，也是專(zhuān)門(mén)檔案管理安全性規(guī)則的一項(xiàng)重要要求。如果專(zhuān)門(mén)檔案的內(nèi)容數(shù)據(jù)和信息無(wú)法正常存取，那么它的可據(jù)性和可靠性就無(wú)法保證，所以在專(zhuān)門(mén)檔案的管理實(shí)踐中，必須采取相應(yīng)的措施，避免無(wú)法存取的“死文檔”的出現(xiàn)，保證專(zhuān)門(mén)檔案的內(nèi)容安全，主要涉及兩個(gè)方面的基本要求：一是保證需要控制使用的專(zhuān)門(mén)檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)和信息不被非法查閱或訪(fǎng)問(wèn)，確保專(zhuān)門(mén)檔案的內(nèi)容不失密、不泄密：二是保證專(zhuān)門(mén)檔案的內(nèi)容不含有病毒。

專(zhuān)門(mén)檔案管理的效益性規(guī)則要求專(zhuān)門(mén)檔案的管理主體不要壓制專(zhuān)門(mén)檔案合理作用的發(fā)揮，不要使專(zhuān)門(mén)檔案這種寶貴資源閑置，同時(shí)要使投入和效益成正比，否則將會(huì)造成這種管理活動(dòng)的效益低下。如果專(zhuān)門(mén)檔案的管理主體通過(guò)不適當(dāng)?shù)墓芾碇贫群凸芾矸绞?，限制和阻礙了專(zhuān)門(mén)檔案信息價(jià)值的實(shí)現(xiàn)，影響了其積極作用的發(fā)揮，那么就必然會(huì)造成專(zhuān)門(mén)檔案管理效益的低下，甚至無(wú)效益而言，并最終使這項(xiàng)管理活動(dòng)失去存在的基礎(chǔ)和前提。

專(zhuān)門(mén)檔案的管理必須講求效益，檔案工作者應(yīng)當(dāng)通過(guò)創(chuàng)造性的勞動(dòng)和智慧，為專(zhuān)門(mén)檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)條件。專(zhuān)門(mén)檔案管理還要注意投入和效益之間的關(guān)系，一旦發(fā)現(xiàn)我們的某種管理理念、管理方式、管理方法和手段的經(jīng)濟(jì)投入(包括人、財(cái)、物等方面的投入)不能達(dá)到預(yù)期的良好的管理效益時(shí)，就應(yīng)及時(shí)診斷，找出癥結(jié)，并采取切實(shí)的政改措施。那種追求時(shí)髦、不問(wèn)效果的管理理念和管理方式，必須得到及時(shí)糾正，否則就會(huì)給國(guó)家、集體造成更大的損失。

四、繼承性和創(chuàng)新性規(guī)則

檔案管理基本要求范文第5篇

摘要檔案管理是功夫在當(dāng)下、受益在未來(lái)的工作。如何結(jié)合自身特點(diǎn)與條件，利用信息技術(shù)因需制宜地制定出企業(yè)檔案管理體系是企業(yè)檔案工作的首要任務(wù)，而檔案分類(lèi)是其核心內(nèi)容。

關(guān)鍵詞檔案 大流水分類(lèi) 實(shí)踐

一、檔案分類(lèi)概述

（一）檔案分類(lèi)的基本要求、標(biāo)準(zhǔn)

全宗內(nèi)檔案的分類(lèi)要根據(jù)每一個(gè)立檔單位檔案的形成規(guī)律，選擇適合的分類(lèi)方法，合理設(shè)置類(lèi)目，準(zhǔn)確歸類(lèi)。所設(shè)置類(lèi)別的總和要覆蓋全部檔案，既不能出現(xiàn)無(wú)實(shí)際檔案的“虛類(lèi)”，也不允許存在未納入任何類(lèi)別的“多余”檔案。分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)的選用是檔案分類(lèi)的關(guān)鍵步驟，要根據(jù)檔案的數(shù)量、內(nèi)容、分類(lèi)層次、實(shí)際工作需要、檔案管理的原基礎(chǔ)等進(jìn)行具體分析、比較，選擇恰當(dāng)?shù)姆诸?lèi)標(biāo)準(zhǔn)。

（二）傳統(tǒng)分類(lèi)

傳統(tǒng)的檔案分類(lèi)一般將檔案逐級(jí)劃分為幾級(jí)類(lèi)目，存在一級(jí)、二級(jí)、三級(jí)、四級(jí)或更多層級(jí)，檔案流水號(hào)小，在紙質(zhì)版目錄中查找信息快。有時(shí)，為體現(xiàn)檔案的保管期限，還在分類(lèi)號(hào)中增加永久和長(zhǎng)期的代碼，此種分類(lèi)可以在檔案分類(lèi)號(hào)（檔號(hào)）中直觀地反映出本年度的收檔數(shù)量，以及永久保管期限檔案的數(shù)量等信息。

（三）大流水分類(lèi)

在信息化條件下，可以充分借助計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，對(duì)檔案分類(lèi)予以簡(jiǎn)化，只分一級(jí)類(lèi)目即文書(shū)檔案、建設(shè)項(xiàng)目檔案等，或分到二級(jí)類(lèi)目后不再往下細(xì)分。這種分類(lèi)以計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)為基本平臺(tái)，流水號(hào)明顯偏大，檔案管理者與使用者不能從直觀的檔號(hào)中得到太多信息?？梢酝ㄟ^(guò)歸檔年份檢索出當(dāng)年歸檔的檔案數(shù)量并形成目錄，從而快速查看年度收檔情況，也可通過(guò)多條件檢索，找出具體某一年永久保管檔案的全部檔案目錄信息，完成傳統(tǒng)分類(lèi)中三級(jí)、四級(jí)下檔案分類(lèi)中可以獲得的相關(guān)信息。

二、大流水分類(lèi)的實(shí)踐及優(yōu)點(diǎn)

盡管檔案大流水分類(lèi)不違背檔案分類(lèi)的基本要求和標(biāo)準(zhǔn)，但它卻與傳統(tǒng)的檔案分類(lèi)差別較大，在實(shí)踐中并不多見(jiàn)。始建于2005年5月的某公司即采用了大流水分類(lèi)方式和某檔案管理軟件，應(yīng)用已達(dá)10年，館藏突破了10萬(wàn)卷（件），并于2013年11月順利通過(guò)了國(guó)家檔案局的專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收，檔案大流水分類(lèi)由此得到了國(guó)家權(quán)威部門(mén)的首肯。對(duì)比傳統(tǒng)的分類(lèi)方案，大流水分類(lèi)方案有下列優(yōu)點(diǎn)。

（一）可用較少的人員完成大量繁瑣的工作

檔案管理人員從庫(kù)房整理中解放出來(lái)，僅用傳統(tǒng)分類(lèi)模式下1/5左右的人員就可完成同規(guī)模的檔案管理工作；同時(shí)，可快速檢索，為一人多崗、精兵簡(jiǎn)政的新型管理機(jī)制提供支撐。比如設(shè)備試壓記錄的原件（包括實(shí)體及程序）就是在網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)中產(chǎn)生，并未走紙質(zhì)版審批流程，這既能保證檔案的全面、及時(shí)、高質(zhì)量地應(yīng)歸盡歸，又能幫助技術(shù)人員直觀、方便、快捷、全面地獲取信息，并且在其管理范圍擴(kuò)大時(shí)，也可以在一級(jí)類(lèi)目?jī)?nèi)查找到所需信息，不會(huì)在檔案檢索時(shí)產(chǎn)生跨類(lèi)檢索的麻煩。

（二）可用較小的庫(kù)房面積，保管更多的檔案

檔案是逐漸積累而不斷增加的，與其相適應(yīng)的檔案存儲(chǔ)空間就要求越來(lái)越大。在傳統(tǒng)檔案分類(lèi)方式下，要求檔案室在建設(shè)之初就要預(yù)留足夠的空間，投資較大。隨著檔案的積累，檔案庫(kù)房會(huì)出現(xiàn)空間不足的問(wèn)題，檔案人員即使不停地通過(guò)倒架來(lái)調(diào)整預(yù)留空間，也無(wú)法滿(mǎn)足歸檔的需求。采用分類(lèi)大流水后可杜絕倒架工作，最大限度地利用檔案空間，同時(shí)也滿(mǎn)足多部門(mén)同時(shí)歸檔，或同部門(mén)歸檔多個(gè)裝置的技術(shù)檔案的要求，保證隨時(shí)可完成歸檔工作。

（三）可應(yīng)用先進(jìn)的檔案管理軟件支撐檔案管理工作

大流水分類(lèi)為中油檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用提供了條件，而中油檔案管理軟件的應(yīng)用，又彌補(bǔ)了大流水不利于查找等方面的不足。中油檔案管理系統(tǒng)的推行使用，使中油檔案管理水平整體大幅提高，經(jīng)過(guò)幾年的運(yùn)行，在檔案檢索及各部門(mén)間工作分工明確等優(yōu)勢(shì)體現(xiàn)得非常明顯，特別是通過(guò)系統(tǒng)可以制定各種報(bào)表及分類(lèi)檢查目錄，并打印出相關(guān)企業(yè)檔案目錄則是以往檔案管理軟件無(wú)法做到的，為檔案查找提供了方便。

三、大流水分類(lèi)的不足及應(yīng)對(duì)措施

（一）影響檔案的連續(xù)性，破壞檔案的內(nèi)在聯(lián)系

檔案按事件收集或按項(xiàng)目歸檔，有一定的內(nèi)在連續(xù)性，而大流水分類(lèi)盡管做到了隨時(shí)歸檔，但卻分類(lèi)不細(xì)，導(dǎo)致檔案的連續(xù)性較差，破壞了部分檔案的內(nèi)存聯(lián)系。

（二）檔案檢索對(duì)計(jì)算機(jī)的依賴(lài)較大

使用計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)與大流水分類(lèi)后，檔案室的館藏檔案只有通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)檢索出檔案號(hào)后方可查找利用，如果有朝一日網(wǎng)絡(luò)故障，則將無(wú)法正常工作。

（三）對(duì)管理環(huán)境要求較高