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檔案歸納方法范文第1篇

摘 要 本文從醫(yī)院檔案管理的自身特點出發(fā)，通過現(xiàn)代與傳統(tǒng)檔案管理方法進行比較分析，說明醫(yī)院檔案管理信息化的必要性。

關(guān)鍵詞 醫(yī)院 檔案管理 信息化 必要性

醫(yī)院檔案管理牽扯到廣大人民群眾從醫(yī)治病的醫(yī)療檔案、病理切片、x線底片、各式各樣的檢查資料等等，不止在醫(yī)療、教研等活動中的有顯著的作用，而且與人民群眾的自身健康和醫(yī)學的發(fā)展有著密切的聯(lián)系，成為材料檔案事業(yè)進展的新方向和新課題。電子文檔的大量產(chǎn)出和運用，使得檔案的信息化迅速向數(shù)字化發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方法和手段已不能滿足信息化的發(fā)展流向。所以，加強醫(yī)院檔案信息化在醫(yī)院的管理中有著至關(guān)重要的意義。

一、檔案信息化完善了檔案管理模式

在諸多傳統(tǒng)的檔案歸檔方法中，檔案資源大多數(shù)都是以紙質(zhì)的形式存在的。隨著時間的交替，檔案里的資料越來越多，數(shù)量越來越大，占用的空間也越來越廣。根據(jù)有關(guān)部門規(guī)定，出院病人的在住院時的病歷，院方必須保存30年以上。所以，隨著時間的不斷推移和每年的入院病人數(shù)目的不斷激增，醫(yī)院需要多大的空間來保存這些病例，而科學合理的保管好這么多的而且在不斷遞增的病案資料將會給醫(yī)院造成多大的困難。所以，實行電子病歷將成為一種必然的趨勢。各類醫(yī)院文字檔案在經(jīng)過信息化的處理以后，可以更大限度地增強檔案的運用效率，使檔案的信息更加形象、生動。便于檔案的搜索以及利用，并節(jié)約了大量的儲蓄資料的空間，節(jié)省了人力、物力以及財力，同時也保證檔案的備份安全。

二、檔案信息化使文件的歸納方式得到完善

在醫(yī)院工作過程中，檔案管理部門要對各類文件進行及時的著名錄入。在紙類文件時代，采用手工操控的方法，檔案工作人員要花費很多的時間及精力一直歸納檔案和收入目錄，工作量是非常大的。如果遇到信息的改變，改動一個地方就要發(fā)生一連串的反應(yīng)，相關(guān)的部分都要需要改動，會耗費大量的時間及精力。將檔案經(jīng)過信息化的處理之后，可以使檔案工作人員從繁雜的手工操作中解救出來，應(yīng)用計算機軟件進行工作，很大程度的改善了工作的條件，信息在改動時只需輸入相應(yīng)的命令，就可以自動促成系統(tǒng)的改正，更大層面上提高了工作的效率。在醫(yī)院的各類檔案文件中，有很多需要完成的年度整理工作，需要在年底之前對全年的文件以及相關(guān)的材料進行分門別類的整理和錄入，因而造成年底工作十分繁忙。檔案信息化處理之后，可以運用檔案及軟件提供的信息格式，進行錄入工作，通過軟件進行檔案信息的轉(zhuǎn)化，并對進行管理。檔案人員還可運用系統(tǒng)的檢索以及排序的功能，隨時閱讀文件的歸屬情況，發(fā)現(xiàn)沒能及時歸檔的或者不符合條件的材料可以隨時發(fā)出信息，檢查和更改，很大程度的改善了檔案的歸檔方法，使檔案管理工作更加規(guī)范化。

三、檔案信息化有利于檔案信息資源的整合和共享

檔案資源整合的重點在于體現(xiàn)檔案信息的系統(tǒng)化、有效化以及共享性，最終要達到的目的是進一步的擴大檔案資源的使用范疇。往常在醫(yī)院的不同部門，不同的科室，需要隨時隨地查閱有關(guān)的檔案文檔，所以存在一些的不便捷的因素。將檔案信息化處理后，利用醫(yī)院設(shè)備聯(lián)網(wǎng)，就解決了這些問題。電子文檔比檔案紙質(zhì)原件更易于導(dǎo)視，可擴大對原始檔案的運用程度和范圍；而且更有利于醫(yī)院的各個部門、各個科室按照自身需求瀏覽并隨機存取，提高了檔案原件的使用比率，更有利于檔案部門能最大程度的發(fā)揮出互聯(lián)網(wǎng)的無限潛能。

四、檔案信息化使檔案的檢索和使用更加快捷方便

過去手工操作查詢檔案資料，往往是費時費力，有時還不能達到預(yù)想的目的。將檔案信息化處理后，采用了電子錄入和電子文檔歸類，提供便捷的電子查閱系統(tǒng)，使用的時候只需要輸入一個關(guān)鍵詞，相關(guān)的資料文獻就可逐個呈現(xiàn)在屏幕上。這種智能化檢索方式，速度有快、效率有高、范圍也廣，同時還可采用電子加密功能對檔案進行保密處理。

五、檔案信息化有利于更好的保存檔案原件

醫(yī)院的各種檔案在經(jīng)過信息化手段的處理后，可以更加有效地保護檔案原件，可以防止檔案原件被過量地直接翻閱，或過多使用而造成原件被損壞嚴重，以做到保護檔案原件的目的；可以更有效地避免珍貴資料丟失。例如，醫(yī)院在建設(shè)以及發(fā)展過程中，不同時間段的一些珍貴的歷史文獻資料，包括歷史文字照片圖片資料等。將重要的、貴重的資料進行信息化管理，運用計算機對原件經(jīng)過電子設(shè)備的掃描之后以電子文檔的形式進行歸納、查閱和利用，就可以有效地保護珍貴的檔案的原件。再如，有一部分疑難雜癥的醫(yī)學檔案是彌足珍貴的，有著重要的醫(yī)學、教學和研究價值。將其進行信息化管理后，就可以將原件在病例文案室進行妥帖的長期保存，而將其電子文件形式的檔案多次反復(fù)地應(yīng)用于各項工作之中。

參考文獻：

[1] 張明，丁晨.醫(yī)院資料歸屬[J]湖北電力[J].2014.30（12）：58-60.

檔案歸納方法范文第2篇

【關(guān)鍵詞】職業(yè)教育;檔案管理;教育質(zhì)量;管理水平

一、職業(yè)教育檔案管理的重要意義

職業(yè)教育學校與普通的高等學校不同，每個專業(yè)課程需要準備的教學資料比較多，如果整理不及時，會造成教學資料丟失，從而在實際教學過程中，無法找到相關(guān)的教學依據(jù)，嚴重制約職業(yè)教育學校的發(fā)展。在職業(yè)教育中實行檔案管理，將相關(guān)的教學資料進行收集，按照類別進行歸納整理，以便于后面工作的使用。在職業(yè)教育中加強檔案管理，有利于了解學生對專業(yè)知識的了解程度，還可以通過提升檔案管理水平，提高職業(yè)教育的教學能力，有利于職業(yè)教育的快速發(fā)展。職業(yè)教育檔案管理主要包括：文書檔案、教學檔案、學籍檔案以及基建檔案等四大內(nèi)容，由于各個檔案內(nèi)容較多、較復(fù)雜，一旦檔案管理不當，使檔案處于混亂的狀況，不利于職業(yè)教育的發(fā)展。

二、職業(yè)教育檔案管理主要內(nèi)容

（一）文書檔案管理

文書檔案主要是指學校在日常管理中產(chǎn)生的各種文件、資料等，這些文件記錄了職業(yè)教育學校的發(fā)展過程，還包括學校在發(fā)展過程中取得的成績，將文書檔案分類別進行歸納管理。通過文書檔案，可以了解到學校是如何發(fā)展的，對學校發(fā)展有利的項目，學校應(yīng)該積極推進，摒棄學校發(fā)展中的不足之處，促進學?？焖侔l(fā)展。另外，學生可以通過文書檔案，了解到學校的輝煌歷史，并使學生感到驕傲，從而產(chǎn)生愛校的情懷。

（二）教學檔案管理

教學檔案主要包括：教學內(nèi)容、教學筆記、教學成果等，學?？梢酝ㄟ^教學檔案，了解教師的教學水平和教學方法，教師可以通過教學檔案，了解到學生對專業(yè)知識的掌握程度。通過教學檔案管理，可以了解教學中的不足，并加以改進，不斷提高學校的職業(yè)教育水平。教學檔案是學校教學改革與教學研究的重要依據(jù)，教師可以通過教學檔案選擇學生最容易接受的教學方式，學生也可以通過教學檔案了解自身的不足，改變學習方法，提高學習效率。

（三）學籍檔案管理

學籍檔案主要包括：學生在入學時的基本情況、學生在校期間的成績以及各方面的綜合素質(zhì)等內(nèi)容。學校通過學籍資料管理，可以全面地了解學生，有利于教師更好的管理學生。社會用工單位可以通過學生的學籍檔案，判斷學生是否滿足本企業(yè)的要求，更好地甄別人才，學籍檔案是學生最直接的名片，是判斷學生能力的一個重要依據(jù)。

（四）設(shè)備、基建檔案管理

設(shè)備檔案是指在教學過程中使用的各種儀器設(shè)備詳情以及維護的相關(guān)信息等，一旦教學儀器設(shè)備出現(xiàn)故障，可以通過設(shè)備檔案，了解儀器設(shè)備的基本性能，并以此為依據(jù)，制定科學合理的解決辦法。基建檔案是指學?；A(chǔ)建設(shè)的檔案，主要包括：施工的圖紙、水電安裝示意圖以及消防安全通道示意圖等，學校的基建檔案十分重要，可以清晰明了地掌握學校建設(shè)的基本情況，有利于維護校園建設(shè)的安全，學校建筑如果需要改建、新建或擴建，基建檔案是必不可少的依據(jù)。

三、加強職業(yè)教育中檔案管理的實踐性

（一）增強檔案管理的意識

職業(yè)教育的檔案管理工作在學校管理工作中起著關(guān)鍵性作用，檔案管理工作是一項專業(yè)性較強的工作，需要檔案管理人員具有相關(guān)的專業(yè)知識，而且管理人員需要具有檔案管理的意識?，F(xiàn)階段職業(yè)教育中的檔案管理工作人員，缺乏檔案管理意識，對管理工作缺乏責任感，有時會導(dǎo)致部分檔案資料丟失，就會失去檔案管理的作用，給職業(yè)教育學校的發(fā)展帶來了巨大困難。加強職業(yè)教育的檔案管理，首先，需要樹立管理人員檔案管理的觀念，了解檔案管理的重要性。其次，在日常的教學生活中，增強職業(yè)教育學校全體教職工的收集整理意識。由于職業(yè)教育中的檔案資料種類繁多，單單憑借管理人員的力量遠遠不夠，需要學校的全體教職人員共同努力，將重要的檔案資料及時進行整理，并上交到檔案管理部門。另外，學生在檔案管理中同樣發(fā)揮著積極的作用，努力提高學生的檔案意識，積極配合學校提供相關(guān)的資料信息，以便學校為學生建立完善的個人檔案，為學生以及用工單位提供便利。

（二）加大檔案管理的力度

職業(yè)教育的檔案管理需要學校的大力支持，學校應(yīng)該成立專門的檔案管理工作小組，在小組中推選最具責任心的負責人，領(lǐng)導(dǎo)檔案管理小組人員努力做好管理工作，從而促進職業(yè)教育快速發(fā)展。在學校建設(shè)規(guī)劃過程中，應(yīng)將檔案管理的場地列入規(guī)劃建設(shè)內(nèi)，建立獨立的檔案館或檔案室，并與普通的辦公室進行區(qū)分，在檔案室內(nèi)配備齊全的辦公設(shè)備，配備必要的電子產(chǎn)品，以及檔案管理相關(guān)的軟硬件設(shè)備。在檔案館或檔案室內(nèi)建立紙質(zhì)檔案資料存放處，該存放處不僅需要比較大的空間，還應(yīng)該注意室內(nèi)通風，防止潮濕，以免資料被損壞，造成不必要的損失。

（三）建立完善的規(guī)章制度

在職業(yè)教育檔案管理過程中需要依據(jù)《檔案法》、《高等學校檔案管理辦法》等相關(guān)的法律法規(guī)，制定健全的檔案管理制度。在日常的職業(yè)教育檔案管理中，管理人員需要依據(jù)相關(guān)的規(guī)章制度進行檔案資料收集、移交、查閱、審核、歸納、總結(jié)等，再根據(jù)檔案內(nèi)容進行分類，并按照時間順序進行收納保存。檔案保存也需要按照一定的規(guī)范，進行分門別類，文書檔案歸納管理，教學檔案歸納管理，學籍檔案歸納管理，基建檔案歸納管理，并由檔案管理部門的專人負責，確保檔案的安全性。

（四）實現(xiàn)信息化檔案管理

隨著電子信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理也步入了信息化時代，職業(yè)教育學校的檔案必須緊跟時代的步伐，實行電子信息化管理。信息化檔案管理與傳統(tǒng)的管理方式相比，檔案資料整理更加仔細，查找檔案更加方便快捷。利用電子信息技術(shù)進行職業(yè)教育檔案管理，首先，制定一個整體的檔案管理方案，按照計劃進行收集、錄入、整理、存檔。其次，利用互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)檔案資源共享，建立一個實用性的檔案信息網(wǎng)站，方便使用人員查找，大大提高工作效率。

（五）提高檔案開發(fā)利用水平

職業(yè)教育檔案管理的主要目的是為了通過檔案資料，促進職業(yè)教育快速發(fā)展，檔案的開發(fā)利用才能體現(xiàn)出檔案管理的價值。在檔案資料的收集過程中，不僅可以保留文字檔案，還可以保留相關(guān)的圖片、音頻和視頻等多媒體信息材料，豐富的檔案內(nèi)容可以提高檔案的利用率。另外，還可以利用計算機，對檔案資料進行鑒別，刪除重復(fù)或者無價值的檔案內(nèi)容，提高檔案的水準和質(zhì)量。實現(xiàn)部分檔案的公開性，方便教師和學生進行查找，提高檔案的利用率。

四、結(jié)語

通過職業(yè)教育中的檔案管理，可以幫助職業(yè)教育學校了解自身的不足，為學校的發(fā)展提供重要的依據(jù)。在職業(yè)教育中加強檔案管理，增強管理人員的檔案管理意識，制定相關(guān)的規(guī)章制度，實現(xiàn)信息化檔案管理，發(fā)揮檔案管理的價值，不斷促進職業(yè)教育快速發(fā)展。

【參考文獻】

[1]朱紅.加強職業(yè)教育學校檔案管理的思考[J].黑龍江檔案.2012.

[2]吳桂云.改制后職業(yè)教育系統(tǒng)檔案管理的幾個新區(qū)域[J].辦公室業(yè)務(wù).2011.

[3]尹英范.加強職業(yè)教育檔案管理工作的創(chuàng)新[J].黑龍江史志.2014.

[4]林鳳.關(guān)于職業(yè)教育院校檔案管理工作的思考[J].黑龍江檔案.2012.

[5]江華.發(fā)達國家職業(yè)教育中的學籍檔案管理[J]教育與職業(yè).2001.

檔案歸納方法范文第3篇

1 人事檔案管理信用化改革的可行性

第一將人事檔案與信用檔案相結(jié)合，從某種方面上來說，人事檔案與信用檔案都是相同的類型，人事檔案是對人的信息的收集和歸納和整合，這些信息將是組織或者事業(yè)單位對于人的評價標準，而信用作為人的最重要的評價標準之一，理所應(yīng)當?shù)膽?yīng)該講信用檔案劃入人事檔案的管理中來，使檔案的管理更加的完善，為市場提供更為完整詳實的社會信息，從而更完善的評價一個人。

第二，我國早已經(jīng)設(shè)立了一個完善的個人信用數(shù)據(jù)庫，可以為人事檔案信用化改革提供幫助，早在2006年的時候我國的個人信用數(shù)據(jù)庫就已開始收集、整理、歸納人們的信用記錄了，截止到2008年底已經(jīng)收集社會上各行各業(yè)工作人員和形形的人的信用記錄，這些信用記錄包括了人的貸款和償還記錄、訴訟記錄等等，提供給銀行、社會企業(yè)、政府部門等等為它們的工作人員的招募，貸款的選擇等等提供了幫助，也為人事檔案信用化改革打下了一個良好的基礎(chǔ)。[1]

第三，人事檔案管理應(yīng)當借鑒信用檔案的管理方式

信用檔案管理方式是值得人事檔案管理思考的，信用檔案的管理具有以下的幾個幾個值得深思的性質(zhì)：一信息來源廣泛性，信用檔案涉及的方面廣，信息來源多種多樣，內(nèi)容詳實；二信息開放性：信用檔案是開放的，沒有藏匿的，隨時隨地都可以供相關(guān)的組織如警察局等觀看，信息一定程度上是共享的；三信息的客觀性：信用檔案里的信息是客觀的，沒有偏向性的，絕對真實的；四信息的時效性：信用信息不能是一成不變的，保持內(nèi)容的更新，要隨著信息的來源人的信用行為而改變，信用檔案內(nèi)容也是擁有時間性質(zhì)的，一般來說，信息來源人的負面信用信息只保存一年，而正面信息是永久保存的；五信息是非盈利性的；檔案內(nèi)的信用信息不能用作商業(yè)行為，如售賣、租借等等，這些都是侵犯隱私權(quán)的行為，而作為信息的來源人，每年可以查閱使用自己的信用信息一次；六：信息的時刻更正性：信息的來源人，可以質(zhì)疑信息的真實性，或者發(fā)現(xiàn)信息有丟失，可以提出異議，如果情況屬實，可以獲得更改的權(quán)利；七：信息的法制性，這些信息都是受到法律的保護的，管理過程中每一個程序都是都有著法律的保障。以上就是，信用檔案管理的性質(zhì)，這些性質(zhì)都值得人事檔案管理借鑒，為人事檔案管理提供了參考。[2]

2 人事檔案信息信用化管理的具體策略

2.1 將信用檔案加入人事檔案中，使人事檔案更加的完善，符合當前的社會的發(fā)展

人事檔案收錄進信用檔案有利于全方位的評價一個人，個人品德方面也將會被納入人才的評價標準，信用檔案本身就擁有時效性，可以使人事檔案的資料即時的更新對于人的評價也能與時俱進，信用記錄中擁有個人記錄與職業(yè)記錄，信用記錄包含個人的貸款和還款記錄、社會保障信息、訴訟記錄等等，職業(yè)記錄擁有記錄人以前工作?撾歡云淥枷肫返攏?工作能力的記錄，這兩者都是對于記錄人的評價，是其未來工作的信用資本。改革后的檔案不在片面化，擁有更全面的信息，他對于人由不良信用產(chǎn)生的負面評價有了詳實的記錄，維護了人才市場的公正。[3]

2.2 改變?nèi)耸聶n案的工作職能，有控制轉(zhuǎn)變?yōu)榉?wù)與監(jiān)管

政府建立人事檔案管理機制，是為了保障人合法的享受社會權(quán)利與工作權(quán)利，現(xiàn)如今的檔案管理機制卻走向了控制的道路，這是與國家檔案管理制度的初衷相違背的，因此，轉(zhuǎn)變其工作職能，走向服務(wù)與監(jiān)管的道路是很有必要的，下面列出幾項措施；一：減少人事檔案的控制功能，增加人事檔案服務(wù)與監(jiān)管的功能，加大人事檔案信用功能的發(fā)揮。二：增強人事檔案的普及率，使人事檔案不在屬于少數(shù)人的權(quán)利，使人事檔案的管理人員不斷地增加，為更多的人提供服務(wù)。三：人事檔案的記錄人應(yīng)當擁有知情權(quán)，使人人所有翻閱檔案的權(quán)利和質(zhì)疑檔案真實性的權(quán)利。四：檔案里的負面記錄，應(yīng)當在一定的時間里刪除，不能永遠跟隨記錄這的一生。五：人事檔案不能作為商業(yè)目的使用，任何侵犯記錄人隱私權(quán)的行為都應(yīng)當受到法律的譴責。六：在法律上予以保護，檔案的形成、管理、使用都應(yīng)當有監(jiān)察制度的存在，保障其安全、完整、有效。

2.3 推行人事檔案管理社會化

檔案的管理應(yīng)當有權(quán)限，讓被記錄人的單位有管理人事檔案的權(quán)利，人事檔案終究是為社會服務(wù)的，人事檔案的社會化為市場尋找人才的提供了要求標準，下面提出推行人事檔案社會化的方法，第一，檔案記錄人與檔案分離，記錄人工作的單位有權(quán)對記錄人進行工作能力、職業(yè)道德方面的評價。當記錄人離開單位到新單位工作的這段空隙間，檔案依舊由原單位保留，直到新的單位工作后，由新的單位接受。第二，最終目的是為了使檔案被專業(yè)的中立機構(gòu)管理如人才市場等等管理，這是為了保障人事檔案的絕對客觀，將檔案集中管理，也是為了節(jié)約管理的成本，使檔案的管理高效。

2.4 網(wǎng)絡(luò)化檔案管理

檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化是檔案管理的必然發(fā)展，當前社會逐漸走向了新媒體的時代，在這個時代，作為自媒體設(shè)備之一的電腦，可以為人事檔案的管理提供便利，建立完備的人才信息庫，將檔案集中管理后建立數(shù)據(jù)庫輸入電腦，將身份證作為唯一的識別碼保護檔案的隱私性，這種集中化的管理模式，有利于監(jiān)控分散在全國各個單位的檔案，也能為其提供安全的監(jiān)管與服務(wù)。[4]

2.5 完善相關(guān)的法律，推行人事檔案管理制度化，社會化

當前中國的人事檔案管理制度，依舊需要更多的完善，應(yīng)當通過法律來規(guī)范其管理制度和推行使人事檔案社會化的進程加快，在信息的尋覓、歸納、管理的過程中應(yīng)當由法律進行監(jiān)督，檔案管理集中化的法律法規(guī)目前國家還沒有頒布，對于檔案隱私權(quán)的維護的相關(guān)法律也沒有實行，這些都是檔案管理制度化過程中的法律漏洞，理當予以補全。

檔案歸納方法范文第4篇

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；文書檔案；現(xiàn)代；信息；方法

一般醫(yī)院在處理行政管理事務(wù)的活動的時候，會將普通式的文書轉(zhuǎn)為文書檔案，這樣文書檔案的保存使用就變成了醫(yī)院管理內(nèi)容上關(guān)鍵的組成方面，起到極其有效的作用針對醫(yī)院后續(xù)的發(fā)展前景。醫(yī)院文書的檔案管理方面一般包括檔案的歸納分類、設(shè)卷立名、使用管理以及最后銷毀等全套的管理措施，因此我們在文書檔案的管理過程中要具備很強的規(guī)范效力，針對一些不對外公開的檔案要有保密意識，以及針對不同檔案使用者的服務(wù)意識。所以我們要想通過檔案文書為醫(yī)院后續(xù)發(fā)展決策保證關(guān)鍵的信息來源，就必須要不斷改善在文書檔案管理上面的能力，始終致力于為醫(yī)院的健康有序進步。

1 醫(yī)院文書檔案工作的現(xiàn)狀

通過資料的查閱我們知道，醫(yī)院文書檔案的典型特征在四個方面。首先是文書的規(guī)范性，醫(yī)院公書檔案的規(guī)范性標準即對公文的歸納整理使用，即整個公文檔案的關(guān)鍵點，同時是提高公文檔案管理的最低保證。因此，要確認這樣的規(guī)范性是提高檔案管理安全性的要點。這個過程一般是利用文件、檢查、筆跡、語言等經(jīng)過嚴格篩查。以此確保規(guī)范。其次，是標準性。我們對文件的記錄和管理也必須有一定的標準，并遵循一定的標準的嚴格實施。整個環(huán)節(jié)都要相互連接，有嚴格的標準。第三，文件的保密工作。文書的形式主要劃成兩種，依次為紙質(zhì)文件和電子文件。這種紙質(zhì)類型的文件是需要保密的。第四，文書的服務(wù)性能。文檔文件的服務(wù)性能關(guān)鍵是體現(xiàn)在能夠顯示出醫(yī)院在一些文獻中所要的數(shù)據(jù)，顯示在使用、編譯和統(tǒng)計工作這樣的層面中，而且使用的效率非常高。

目前中國的文書檔案管理上有著的一些現(xiàn)狀問題主要有：一，從上到下都不關(guān)注檔案的文書管理，首先即上層部門領(lǐng)導(dǎo)的不過問，因此下層的檔案歸檔員工對于這個檔案管理工作的績效較低，不愿投入時間精力，對檔案管理工作的懈怠，從而使得文書檔案管理的現(xiàn)狀十分混亂。二，國家在法律層面匱缺完善的科學管理規(guī)章條例。而且針對醫(yī)院檔案牽扯范圍廣泛的特性，一旦缺失健全的科學的檔案條例規(guī)定和準則，將會使我們的文書檔案歸檔制度變得盲目和混亂。三，缺乏專業(yè)檔案管理人員。上級領(lǐng)導(dǎo)沒有在檔案管理工作上引起關(guān)注，醫(yī)院的人事部門一般不會招聘專業(yè)的檔案管理人才，所以這些現(xiàn)在的醫(yī)院文書檔案管理人員都是其他工作部門調(diào)過來，很難勝任醫(yī)院檔案工作的實際需求，導(dǎo)致了檔案管理工作的品質(zhì)驟降。四，硬件設(shè)施面臨淘汰。大部分的醫(yī)院在檔案館使用到的硬件設(shè)施不夠規(guī)范，多數(shù)的檔案工作依然是困在傳統(tǒng)的手工操作中，沒有使用先進的信息管理設(shè)備，造成檔案材料歸檔跟不上工作需要，極易流失。五，信息化程度低。我國醫(yī)院檔案管理工作沒有一套完整的系統(tǒng)信息化，一個系統(tǒng)的規(guī)劃，造成數(shù)據(jù)收集不全、資料不詳盡、升級落后等，最后造成了檔案信息的無序化。

2 醫(yī)院文書檔案管理工作的要點及方法

2.1 材料的歸納整合工作

我們在進行文書檔案管理的任務(wù)時，首先是要進行材料的收集和整理，因為處理人事檔案的員工參與了整個檔案產(chǎn)生和過程，熟悉了檔案的形成標準，在此再融合辦公室綜合智能化，更為便捷的收集檔案資料，這樣便確證檔案材料的全面性。在進行處理上級文件時，檔案人員必須先做好登記的系列任務(wù)，包含：收到登記、檢查和核查，審批、承辦、督辦和備注。接著關(guān)于文件的內(nèi)容和需求有一定程度的關(guān)注和了解。在進行傳閱文件情況時，提醒上級領(lǐng)導(dǎo)抓緊閱辦，而且對于上層領(lǐng)導(dǎo)批示下來的文件及時分發(fā)，在上情下達的實現(xiàn)上做一個好典范，并且要督促文件的執(zhí)行部辦公室及時達成文件內(nèi)容要求。

2.2 對于檔案立卷歸檔分清主次

分清主次先需要將整個檔案的有效性和針對性搞清楚。當前階段完成的文件任務(wù)才能夠放入檔案，那些沒有結(jié)束的不能放入，一旦混入會造成檔案管理混亂。我們要尤其關(guān)注那種在文件形式上、文件的內(nèi)容方面以及文件的使用對象上都非常相似的文件檔案，注重劃分他們的儲存位置和方式，在一定程度上注意更新他們重復(fù)率和冗余度，提高工作的效率。接下來，檔案工作人員要確保相關(guān)檔案的相關(guān)性和全面度。于檔案整理中要把握關(guān)鍵，分清主次，嚴防入口檔案的規(guī)范準則，不夠要求的文件不能夠并入。同一類問題的文件檔案要善于歸納，這樣能夠提升文件的使用價值，并形成文件后的歸檔是完整和清晰的。

2.3 提升文書檔案管理人員專業(yè)水準，促進檔案的開發(fā)使用

促進整個檔案系統(tǒng)的開發(fā)使用十分重要，醫(yī)院文書檔案是服務(wù)于上級部門的決策和服務(wù)部門，主要針對醫(yī)院的服務(wù)事業(yè)的發(fā)展而使用。文書檔案的服務(wù)能力顯示于整個醫(yī)院的各種不同工作層面上的開發(fā)和利用。信息資源的主動開發(fā)始終是文獻管理的最終目標。比如醫(yī)院在快速進步和規(guī)范化治理方面累計了很多的文獻資料，包含：等級醫(yī)院評審、資質(zhì)認定、資質(zhì)認定等級、專業(yè)建設(shè)和基礎(chǔ)建設(shè)的評價，這些文件不但有著鮮明的行業(yè)特色，具有很大的使用潛力，更是作為一個醫(yī)療單位綜合素質(zhì)標準的表達出來。

目前，隨著醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)水平的持續(xù)發(fā)展，醫(yī)院中的基礎(chǔ)設(shè)施也在持續(xù)進步，使得檔案的使用率持續(xù)的被拉升，在目前的醫(yī)院檔案建設(shè)方面，針對一些證書的文獻和檔案信息的開發(fā)利用是非常關(guān)鍵的一個內(nèi)容。因此醫(yī)院檔案類文件的開發(fā)和利用進程里，相關(guān)檔案人員需要主動依據(jù)醫(yī)院工作的開展而不斷進步，為醫(yī)院保證相關(guān)的文件檔案可以達到醫(yī)院開展醫(yī)療工作時對檔案中內(nèi)容的需求。同時檔案部門還必須完善項目的程序過程，保證對檔案的跟蹤整理，保證重要檔案的全面安全程度。

2.4 健全文書檔案管理制度，使文書檔案信息化管理

文書檔案的信息化主要是說使用計算機、internet和通信技術(shù)等各種方式方法，使不同的載體，不同地區(qū)的正在被使用的珍貴的檔案信息通過數(shù)字的形式來進行保存，這樣能夠在互聯(lián)網(wǎng)上達到信息共享的程度，提升整個檔案的現(xiàn)代化、使用和服務(wù)準則度?？偟膩碚f這樣的檔案信息管理的特征有下：1檔案信息能夠完整的在網(wǎng)絡(luò)上共享2醫(yī)療服務(wù)管理的辦公效率大大拉升3檔案資料的保存文件的時效性更強4檔案資料文件在傳輸?shù)倪^程中更加高速，并且安全性有效的得到保證。

3 結(jié)論

醫(yī)院檔案工作是提供服務(wù)、技術(shù)和業(yè)務(wù)于一身的工種，所以在檔案管理工作里，必須對文檔管理規(guī)則進行深入的改進，并對文件管理的標準規(guī)范嚴格要求，以確保檔案文件具有更好的完整性，進一步地保證檔案資料的開發(fā)和使用，讓它的潛力更加明顯的表達。中國的科學技術(shù)在持續(xù)進步，落后的管理方法已經(jīng)不能達到新的社會標準和相關(guān)領(lǐng)域的需要，需要不斷完善我國檔案文書管理的現(xiàn)代化程度。傳統(tǒng)管理是以手工工作作為主要的方式，標準規(guī)范化和錯誤率上不能得到保證，信息化電子技術(shù)的發(fā)展能夠提高文書管理方案的標準化水平，讓錯誤率減小。要做到這一點檔案文書的信息化勢在必行，所以文書檔案的工作人員更需要專業(yè)的素養(yǎng)，掌握主次更好的做好醫(yī)院文書工作。

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檔案歸納方法范文第5篇

[關(guān)鍵詞]會計；檔案管理；事業(yè)單位

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2015.08.159

[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2015）08-0209-01

1 會計檔案的分類

會計檔案主要記錄與單位業(yè)務(wù)經(jīng)濟相關(guān)的重要資料、各種收據(jù)和歷史記錄等，方便單位查證和核算，包括會計賬簿、會計憑證以及財務(wù)相關(guān)報告。主要有以下幾類。

（1）會計憑證類：匯總憑證、賬目憑證、原始憑證以及其他會計憑證。

（2）會計賬簿類：日記賬、輔助賬簿、明細賬目、總賬目、固定資產(chǎn)卡以及其他會計賬簿。

（3）財務(wù)報告類：年度、季度和月度的財務(wù)報告，包括會計報表、附注、附表和相關(guān)文字說明等。

（4）其他類：銀行對賬單、銀行款項調(diào)節(jié)表、會計檔案流向清冊、會計檔案注銷清冊、會計檔案托管清冊以及其他需要留檔的會計核算相關(guān)資料。

2 當前會計檔案管理中存在的問題

2.1 電子數(shù)據(jù)檔案應(yīng)用不廣

隨著會計電算化的推進，大部分事業(yè)單位都放棄了舊式手工紙質(zhì)記賬方式，而采用電算化進行會計工作，給會計核算工作帶了諸多便利。財政部門專門頒布的《會計電算化工作規(guī)范》，進一步明確了會計電算化的重要性，并詳細定義了電算化會計檔案內(nèi)容，規(guī)范了電算化會計檔案的管理防護工作，要求做好防潮、防火、防塵和防磁細節(jié)，養(yǎng)成備注雙份重要會計檔案的自主意識，以備查證。但是，目前仍有很多單位因為電子設(shè)備和工作人員自身問題等各種原因，忽視電子數(shù)據(jù)備份的重要性，只是把計算機打印的賬本和憑單等歸納到會計檔案進行保管，沒有做好雙份備注工作。也有些單位單純依賴計算機電子數(shù)據(jù)備份，一旦電腦出現(xiàn)故障就可能造成備份數(shù)據(jù)丟失，或者財務(wù)軟件更新后未保存原有數(shù)據(jù)，致使電子數(shù)據(jù)無法查閱。

2.2 部門預(yù)算方法新形勢的要求

《會計檔案管理辦法》于1999年1月1日實施，隨著科學技術(shù)的迅猛發(fā)展，其中的部分規(guī)定已無法適應(yīng)新形勢需求。2002年，我國已經(jīng)開始全面實行部門預(yù)算，所有事業(yè)單位都實行了編制部門預(yù)算方法，這種部門預(yù)算方法在事業(yè)單位中得到廣泛接受和實施，并取得良好反響。部門預(yù)算方法統(tǒng)一和規(guī)范了編制預(yù)算辦法，使財政保障的程度顯著升高，有效促進社會經(jīng)濟事業(yè)的和諧發(fā)展。在事業(yè)單位實行部門預(yù)算方法時，進行的“二上二下”編程會產(chǎn)生一系列對應(yīng)的輸出表，是部門預(yù)算的相關(guān)細則業(yè)務(wù)材料，在會計工作中的意義重大，有著較強的可比性和連貫性，如果只是保存其文書檔案的話，無法對財務(wù)情況進行準確、有效地分析利用。

2.3 會計檔案管理工作主管部門不明確

很多企業(yè)的會計檔案管理的主管部門是由出納兼任的，明顯違反了行業(yè)規(guī)則。在實際會計工作中，主管部門很少關(guān)注《會計檔案管理辦法》，檔案部門的年度檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)也沒有將會計檔案人員包括在內(nèi)，會計檔案管理處于無人管束的境地。企業(yè)的會計工作很受重視，每年都會投入資金對會計人員進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，這些培訓(xùn)雖然偶爾會涉及會計檔案管理內(nèi)容，但大都偏重于理論方面，缺乏實踐指導(dǎo)意義。這導(dǎo)致企業(yè)會計檔案管理質(zhì)量不高，檔案封面信息填寫不齊全，裝訂不夠規(guī)范，檔案分類歸納不夠到位，很多檔案沒有目錄或者目錄不夠詳細，使得會計檔案管理的處于混亂狀態(tài)。

2.4 單位財務(wù)部門和檔案部門職責不明確

《會計檔案管理辦法》規(guī)定：“各單位每年形成的會計檔案，應(yīng)當由會計機構(gòu)按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊，當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫且由會計機構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當由會計機構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案機構(gòu)統(tǒng)一保管?！焙芏鄦挝浑m然設(shè)立了檔案機構(gòu)單位，但是會計檔案仍然由會計機構(gòu)進行保存，由于檔案機構(gòu)處理的檔案比較繁多，很難及時對會計檔案進行及時歸檔和整理，會計檔案是國家檔案的重要組成部分，這樣的處理方法明顯不妥，影響到檔案的處理有效性。

3 如何解決會計檔案管理問題

3.1 加強對會計電子檔案的管理

會計的信息化程度越來越高，電子檔案比紙質(zhì)檔案有更多的優(yōu)勢，很多檔案都以電子檔案的形式保存，但把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案，并不意味著檔案管理工作的結(jié)束，還應(yīng)嚴格按照《會計電算化工作規(guī)范》的要求，對電子檔案數(shù)據(jù)進行備份，根據(jù)檔案重要性的不同，選擇電子檔案的存儲介質(zhì)。載有會計檔案數(shù)據(jù)的光盤和磁盤應(yīng)該放在防潮防磁的容器里。

3.2 修訂會計管理辦法的規(guī)范操作制度

應(yīng)該擴大對賬單的定義，不僅僅局限于銀行出具的對賬單，部門預(yù)算表也應(yīng)該納入會計檔案中，使會計檔案起到還原企業(yè)經(jīng)濟活動和組織活動歷史畫面的作用。

3.3 加強會計檔案管理人員的技能培訓(xùn)

人才是企業(yè)發(fā)展的源動力，對于會計部門也是如此。財政部門和檔案部門應(yīng)定期對檔案人員進行培訓(xùn)，規(guī)范會計檔案管理人員檔案分類、立卷、裝訂、移動、編寫目錄等具體操作，把會計檔案管理納入企業(yè)日常工作檢查中。

主要參考文獻