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檔案與檔案管理范文第1篇

一、檔案信息化建設(shè)的優(yōu)點(diǎn)

1）節(jié)約成本。進(jìn)行檔案信息化的建設(shè)有助于為單位節(jié)省不必要的成本浪費(fèi)。在計(jì)算機(jī)信息化檔案管理沒有成為主要的工作模式之前，檔案人員需要花費(fèi)許多的時(shí)間和紙張去進(jìn)行檔案資料的編寫，在這過程中可能會(huì)發(fā)生；漏寫或是漏記的部分，而最后查找需要從頭到尾的查詢，浪費(fèi)大量的人力和物力。運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行信息資料的管理可以快速查詢到所需的資料，在保存上相對(duì)簡單，不易丟失和缺損。2）提高工作效率。運(yùn)用現(xiàn)代已經(jīng)發(fā)展得非常成熟的電腦技術(shù)進(jìn)行現(xiàn)代化檔案的管理工作，以此作為從原有的紙質(zhì)信息檔案管理到信息化檔案管理的一個(gè)過渡。運(yùn)用成熟的電腦技術(shù)為檔案管理部門節(jié)約人力成本。比如說起初檔案管理整理紙質(zhì)文件需要二至四個(gè)人來完成這份工作，運(yùn)用電腦技術(shù)就只需要一個(gè)人很好的完成這份工作。這就為整個(gè)管理節(jié)約了人力成本，在此基礎(chǔ)之上也提高了相關(guān)工作人員的工作效率。

二、信息化檔案管理的現(xiàn)狀

1）缺乏重視。對(duì)檔案信息化管理缺乏重視，不僅僅體現(xiàn)在管理部門當(dāng)中，還包括信息管理人員自身。主要體現(xiàn)在管理部門的管理者遵循陳舊的管理模式，不與時(shí)俱進(jìn)，在快速發(fā)展的電腦信息技術(shù)面前，管理者還沒有跟上信息管理的步伐。另一方面檔案管理工作人員，長期以往的工作環(huán)境中，已經(jīng)養(yǎng)成了一種工作習(xí)慣，要在讓他們重新接受另一種工作方法，一時(shí)之間心理上難以接受，甚至是抵觸不愿意做出改變。2）管理標(biāo)準(zhǔn)化不足。在進(jìn)行檔案管理上，沒有完整齊全的管理制度和部門管理系統(tǒng)。比如，房產(chǎn)信息檔案的管理，它應(yīng)該是擁有專門收集房產(chǎn)資料的人員，分化各級(jí)職責(zé)，如資料的收集整理人員，其次是立卷檢查人員以及檔案保管人員。而如今大多數(shù)還保持著兩三個(gè)人員管理信息檔案的工作模式，管理人員之間的職責(zé)分工不明確，到位。也沒有設(shè)置專門監(jiān)督的責(zé)任機(jī)構(gòu)和人員，造成檔案信息管理總體的不足。3）管理人員素質(zhì)較低。檔案信息人員的素質(zhì)較低表現(xiàn)在工作責(zé)任感不強(qiáng)，具體表現(xiàn)在有的檔案信息管理者道德素養(yǎng)不夠高，將檔案資料據(jù)為己有，甚至是私自存放或是拒絕歸檔保管。檔案信息人員素質(zhì)低下還表現(xiàn)在服務(wù)水平不夠高。以房產(chǎn)檔案信息管理為例，房產(chǎn)所有者需要調(diào)動(dòng)存檔的資料進(jìn)行復(fù)印或是作為他用時(shí)，管理人員不給予調(diào)檔，甚至態(tài)度惡劣，給他人造成事務(wù)辦理上的諸多不便。

三、加強(qiáng)信息化檔案管理的措施

1）完善基礎(chǔ)設(shè)施。加強(qiáng)信息化檔案管理的先決條件是完善應(yīng)有的基礎(chǔ)設(shè)施，沒有這些必要的設(shè)備就只是紙上談兵，沒有實(shí)際的意義。建立現(xiàn)代信息化檔案管理首先所需要的設(shè)備，計(jì)算機(jī)是最主要的，其次是復(fù)印機(jī)，專業(yè)的軟件設(shè)備，打印機(jī)、掃描儀等等。而建立檔案信息系統(tǒng)是最關(guān)鍵和最主要的部分，擁有一項(xiàng)完整的系統(tǒng)可以更加快速的進(jìn)行檔案的錄入，以及檔案的分類和檔案的查詢以及保管。2）重視檔案信息化的建設(shè)與傳統(tǒng)保管。檔案信息化的建設(shè)固然很重要，是往現(xiàn)代化信息檔案保管的一個(gè)重要過渡，它使得檔案信息形成一項(xiàng)完整的保管系統(tǒng)，也是現(xiàn)代電腦技術(shù)運(yùn)用在檔案管理上的一次飛越。它在很大程度上為我們的工作節(jié)省了時(shí)間，提高了工作效率以及工作的效益。但是傳統(tǒng)的檔案保管也不能完全的放棄，比如說房產(chǎn)資料文件的原件是作為房產(chǎn)擁有者所有權(quán)的一個(gè)證明文件，這些文件都是要作為紙質(zhì)文件資料長期保存的。3）加強(qiáng)信息安全的管理。在建設(shè)現(xiàn)代信息化檔案管理的步伐之上，還必須得加強(qiáng)信息檔案的安全性管理。在電腦科技發(fā)展的同時(shí)，一些人利用網(wǎng)絡(luò)的便利性以及網(wǎng)絡(luò)的漏洞，使用病毒或是黑客軟件對(duì)信息管理系統(tǒng)進(jìn)行攻擊，造成信息檔案管理資料的流失與損壞。在沒有備份的情況下，這些流失與損壞的文件資料不能夠還原，給擁有者以及檔案資料管理部門增加損失。因此，亡羊補(bǔ)牢，為時(shí)已晚，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)信息安全管理的預(yù)防與應(yīng)對(duì)。4）提高檔案管理人員的素質(zhì)水平。這里所說的提高檔案管理人員的素質(zhì)水平不僅僅包括管理人員的知識(shí)水平，更加重要的是道德責(zé)任水平。首先是檔案管理人員的知識(shí)水平，需要他們明確的知道檔案信息管理的具體內(nèi)容以及保管措施以及自身職責(zé)的具體要求。其次是管理業(yè)務(wù)水平，我們知道一些檔案管理需要我們妥善的保管一些紙質(zhì)資料，隨著時(shí)間的延長，紙質(zhì)資料容易損壞或是陳舊，看不清楚具體內(nèi)容，這就需要管理人員具備一定的修復(fù)能力。道德素養(yǎng)具體體現(xiàn)在自身的責(zé)任意識(shí)，強(qiáng)烈的職責(zé)使命感以及對(duì)自身的約束力。

四、結(jié)語

在迅速發(fā)展的科學(xué)技術(shù)時(shí)代，印證了科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力。把這種發(fā)達(dá)的電腦信息技術(shù)運(yùn)用到檔案信息管理當(dāng)中，完成從傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理信息系統(tǒng)到現(xiàn)代信息化檔案管理的一個(gè)重要過渡。在本文中研究了運(yùn)用現(xiàn)代的信息化檔案管理模式，突出了它的作用，以及它在檔案管理當(dāng)中無法比擬的優(yōu)越性。在此同時(shí)提出在建立現(xiàn)代信息化檔案管理中所需要注意的問題，為怎樣建立新型的現(xiàn)代化檔案管理模式提供了可供大家參考的建議。

作者:劉洋 單位:天津市市區(qū)不動(dòng)產(chǎn)登記事務(wù)中心

參考文獻(xiàn)：

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[2]戴永成.推進(jìn)財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的探索與實(shí)踐[J].卷宗,2014,(7).

[3]夏滿君,.淺談電子信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用[J].卷宗,2014,(11).

檔案與檔案管理范文第2篇

一、紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理的優(yōu)缺點(diǎn)

1、紙質(zhì)檔案管理

紙質(zhì)檔案管理是用紙張作為檔案信息記錄的載體，一般是對(duì)企業(yè)在工作時(shí)的信息的記錄。紙質(zhì)檔案管理較為繁瑣，管理時(shí)注意事項(xiàng)較多，尤其是保存時(shí)容易發(fā)生破損。這就給檔案保存工作帶來一定的難度，并且在查找上更為不方便，因此在進(jìn)行紙質(zhì)檔案管理時(shí)要提高警惕，認(rèn)真對(duì)待。

2、電子檔案管理

電子檔案管理是以先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)為依托的，在檔案管理上有很大的優(yōu)勢(shì)。電子檔案管理由于使用電腦作為處理器，對(duì)于信息的處理上更方便，可以對(duì)信息進(jìn)行關(guān)聯(lián)性操作，實(shí)現(xiàn)了信息的高效利用，同時(shí)使用虛擬存儲(chǔ)便于信息管理和保存，更利于信息的遠(yuǎn)距離傳輸。

3、電子檔案與紙質(zhì)檔案相比的優(yōu)勢(shì)

對(duì)于現(xiàn)在的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不斷發(fā)展，在進(jìn)行檔案管理中，電子檔案對(duì)檔案信息容納量比較大，沒有儲(chǔ)存空間的限制，電子容量大，并且方便攜帶。與此同時(shí)，電子檔案室由計(jì)算機(jī)處理的，因此對(duì)于檔案的分類，立卷工作就很高效，準(zhǔn)確了。這就提高了利用的效率。同時(shí)實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)距離傳輸?shù)娜蝿?wù)。從另一方面來說，電子檔案比較容易保存，具有很好的復(fù)用性質(zhì)。

4、紙質(zhì)檔案與電子檔案相比的優(yōu)勢(shì)

一般的事業(yè)單位或者是企業(yè)管理中，在進(jìn)行檔案處理時(shí)比較強(qiáng)調(diào)原始數(shù)據(jù)的完整性。保證原始的內(nèi)容，確保其價(jià)值，并且檔案數(shù)據(jù)一旦得形成，信息不容易更改，相比較而言，電子檔案比較容易更改，同時(shí)，紙質(zhì)檔案比較方便閱讀，并且其中的檔案數(shù)據(jù)也比較穩(wěn)定。而且，在單位領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核簽字的時(shí)候比較不容易更改，具有真實(shí)性較強(qiáng)，形成具有法律的證據(jù)。在中國甚至今后很長一段時(shí)期內(nèi)，是不可能完全拋開紙質(zhì)檔案而以電子檔案取而代之的.電子檔案并非完美無缺，與紙質(zhì)檔案相比也存在自身無法克服的局限。

二、電子檔案管理和紙質(zhì)檔案管理的融合

隨著現(xiàn)在國家科技水平的不斷發(fā)展，各行各業(yè)也在進(jìn)行不斷的發(fā)展，這就對(duì)有關(guān)的檔案管理必須進(jìn)行細(xì)致性的管理，現(xiàn)在的電子檔案相對(duì)于紙質(zhì)檔案管理中具有的優(yōu)勢(shì)比較強(qiáng)，但是紙質(zhì)檔案的管理的真實(shí)性是電子檔案無法比較的。因此，對(duì)于這兩種檔案管理方式，需要根據(jù)具體的情況進(jìn)行具體的使用。在相關(guān)的企業(yè)中，可以將兩者有效結(jié)合，一方面反映真實(shí)的檔案依據(jù)；另一方面，延續(xù)電子檔案的優(yōu)點(diǎn)。在現(xiàn)在科技的不斷發(fā)展中，紙質(zhì)檔案和電子檔案的管理應(yīng)該相互融合，互相利用，給自身帶來巨大的利益。

1、建立相對(duì)獨(dú)立又彼此聯(lián)系的兩套管理系統(tǒng)

由于電子檔案在收集時(shí)間和方式，以及存儲(chǔ)、保護(hù)、利用等方面完全不同于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，在紙質(zhì)檔案與電子檔案并存期，應(yīng)根據(jù)兩者各自的特點(diǎn)分別建立不同的管理系統(tǒng)，分別操作、分別保管、分別利用，并在兩個(gè)系統(tǒng)之間建立必要的通道，使之很容易地實(shí)現(xiàn)從一種文件找到相同內(nèi)容的另一種文件，以便在有關(guān)業(yè)務(wù)處理上協(xié)調(diào)一致，方便利用，即：在電子環(huán)境下將一些需要永久、長期保存和需要維護(hù)歸檔的電子檔案，及時(shí)從計(jì)算機(jī)上拷貝并輸出成紙質(zhì)檔案作常規(guī)保存，繼續(xù)用傳統(tǒng)的文件形式來保持其原始性、證據(jù)性和權(quán)益性；或是把一些利用頻繁，需要傳輸、聯(lián)網(wǎng)的已開放的紙質(zhì)檔案錄入，轉(zhuǎn)化為電子檔案，以滿足檔案信息資源共享的需要。

2、實(shí)行檔案部門集中管理電子檔案

電子檔案集中管理有利于實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、專業(yè)化和檔案信息資源一體化.由檔案部門統(tǒng)一管理電子檔案，不僅可以保證電子檔案從收集到歸檔、從存儲(chǔ)到保護(hù)整個(gè)環(huán)節(jié)嚴(yán)格按照檔案管理程序進(jìn)行，有效避免非專業(yè)人員管理檔案可能造成的文件丟失和破壞，還能建立有利于歸檔電子文件之間以及歸檔電子文件與其他載體檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，并對(duì)電子檔案進(jìn)行專業(yè)性開發(fā)，使之發(fā)揮最大的作用.因此，檔案管理部門應(yīng)該積極主動(dòng)地承擔(dān)起收集電子文件、管理電子檔案的責(zé)任.

3、建立一套科學(xué)合理的管理制度

由于電子文件的可復(fù)制性和刪改無痕跡性，電子檔案的保護(hù)應(yīng)貫串于電子文件的整個(gè)生命周期，在這個(gè)過程中，檔案管理的重點(diǎn)是過程而不是檔案本身.因此，要建立一整套電子檔案全程保護(hù)制度和傳遞記錄制度，以保障電子文件的及時(shí)收集，防止在分散狀態(tài)下發(fā)生信息丟失.同時(shí)，電子文件形成后因載體轉(zhuǎn)換或格式轉(zhuǎn)換而不斷地改變自身的存在形式，如果沒有相關(guān)信息證實(shí)電子文件的內(nèi)容沒有發(fā)生變化，便難以確認(rèn)它的原始性和完整性.因此，應(yīng)該為每一份電子文件建立必要的記錄制度，從收集開始就進(jìn)行記錄，記錄電子文件的管理和提供利用情況.

4、提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

電子檔案管理技術(shù)既是檔案管理方法也是一種計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，它存在一定的技術(shù)含量，需要一個(gè)計(jì)算機(jī)和檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)都比較扎實(shí)的專業(yè)人員，因此在進(jìn)行電子檔案管理時(shí)，管理人員的素質(zhì)和工作能力都有較高的要求。為了能夠更好的操作電子檔案管理系統(tǒng)，管理人員還需要有一定的外語基礎(chǔ)。所以檔案管理人員要在紙質(zhì)的基礎(chǔ)上積極的推進(jìn)電子檔案的管理方式，促進(jìn)檔案管理的向前發(fā)展。

檔案與檔案管理范文第3篇

1、建立集中統(tǒng)一的檔案管理網(wǎng)絡(luò)

加強(qiáng)對(duì)國土檔案工作的集中統(tǒng)一管理、是國土檔案齊全、完整、規(guī)范的重要保證。我們遵照統(tǒng)—領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度，統(tǒng)一管理的原則。成立了國土檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組、統(tǒng)一協(xié)調(diào)檔案管理工作。由分局工作人員，兼職國土檔案員，在師局專職檔案員的幫助下，形成了全系統(tǒng)的檔案管理統(tǒng)一模式。同時(shí)，完善檔案制度建設(shè)，修訂檔案崗位責(zé)任制及檔案管理制度，做到職責(zé)分明，層層把關(guān)。無論是在師國土局發(fā)的文件，都能從上保證文件材料不疏漏、不散失、使檔案管理工作達(dá)到了系統(tǒng)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

2、轉(zhuǎn)變觀念，超前管理 

長期以來、我們對(duì)國土檔案內(nèi)容和工作范圍的理解偏于狹窄。思想不夠開闊，工作不能創(chuàng)新。對(duì)于各類業(yè)務(wù)檔案的管理工作沒有一種超前管理的意識(shí)、沒有很好地和師局檔案員聯(lián)系。沒有將國土檔案工作滲透到各個(gè)環(huán)節(jié)之中。導(dǎo)致各類業(yè)務(wù)和檔案管理長期以來各自為政、檔案資料積累殘缺不全、給檔案的整理歸檔帶來了困難。06年來，我分局意識(shí)到檔案工作不是臨時(shí)性工作、開始逐步轉(zhuǎn)變觀念，制定措施，對(duì)國土檔案進(jìn)行超前管理。

3．國土檔案特點(diǎn)，拓寬檔案收集渠道 

從實(shí)際情況看、國土檔案是比較復(fù)雜的。它分類為九大部分，從每個(gè)部分的內(nèi)容比較來說層次不齊。建設(shè)用地類的報(bào)批經(jīng)歷時(shí)間長、稍有疏忽、就可能遺漏。聲響材料類形成的文件數(shù)量不多，不易引起檔案人員的足夠重視。為了保證檔案資料收集齊全、完整，我們檔案人員將需要存檔的文件建立了檔案收件簿，檔案管理人員首先了解各類業(yè)務(wù)工作存檔的分類程序和流程，對(duì)哪些檔案資料、資料的內(nèi)容、數(shù)量做到心中有數(shù)。

4．制定規(guī)范，及時(shí)立卷 

根據(jù)國土資源檔案的實(shí)際情況、我們制定了《檔案管理規(guī)定實(shí)施細(xì)則》，建立起檔案管理分類大綱。歸檔范圍。保管期限，檔號(hào)分類方法等，將國土檔案共分為九大類：(1)綜合類；(2)計(jì)劃財(cái)務(wù)類；(3)地籍管理類；(4)土地利用規(guī)劃類；(5)建設(shè)用地類：(6)土地監(jiān)察類：(7)宣傳科技類；(8)聲像材料類；(9)礦產(chǎn)資源類；并在每一類中確定了基本歸檔范圍。把應(yīng)該收集歸檔的文件資料進(jìn)行分類可以裝訂成正規(guī)卷的、及時(shí)把它們裝訂成正規(guī)卷、使檔案管理工作逐步走向規(guī)范化、科學(xué)化。

5、強(qiáng)化檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)、提高檔案管理水平

客觀上對(duì)國土檔案工作人員的素質(zhì)提出了更高的要求，從事國土檔案工作的人員，專業(yè)知識(shí)與其它單位的檔案人員更單一。為達(dá)到國土檔案整理規(guī)范化的要求、兼職檔案管理人員要進(jìn)行一次正規(guī)的培訓(xùn)、講解了國土檔案工作中會(huì)形成哪些類型的文件材料。哪些是屬于有保存價(jià)值的檔案今后需歸檔、并講解了具體的歸檔范圍。同時(shí)，按照國土檔案管理要求。對(duì)文件的起草、書寫要求和制成材料的規(guī)范化、作詳細(xì)的講解。使大家對(duì)國土檔案內(nèi)容提前了解，在工作個(gè)有的放矢，注意積累資料。為今后建檔工作奠定了基礎(chǔ)，使檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化有—個(gè)切實(shí)的保障。

6通過開發(fā)利用檔案信息，促進(jìn)檔案管理工作 

做好國土檔案資料的收集、歸檔工作、積累貯存國土檔案是為了利用、而更好地開發(fā)利用檔案信息，反過來也會(huì)促進(jìn)國土檔案管理工作。國土檔案的形成是為以后利用起到查詢的作用，通過文件材料收集歸檔將其轉(zhuǎn)化為檔案信息資源、而這些資源又通過檔案工作者提供給工作人員利用。我分在近幾年來實(shí)施電腦化管理、將國土檔案資料及時(shí)輸入電腦，隨時(shí)為各類業(yè)務(wù)提供依據(jù)，每當(dāng)業(yè)務(wù)人員從利用檔案中獲得信息時(shí)、更積極主動(dòng)地向檔案室歸檔文件材料、從而保證了國土檔案的完整性，促使國土檔案管理更上新臺(tái)階。

7、檔案利用過程中的保密工作 

檔案與檔案管理范文第4篇

【關(guān)鍵詞】人事檔案糾紛；企事業(yè)單位；管理架構(gòu)

一、當(dāng)前我國常見的人事檔案糾紛類型

（一）扣檔?？蹤n指的就是當(dāng)前我國很多企業(yè)為了避免人才流失的情況，以各種理由扣留員工檔案的情況，這種行為會(huì)造成極為惡劣的社會(huì)影響，同時(shí)還對(duì)對(duì)我國人才的流動(dòng)以及人力資源市場(chǎng)配置造成比較大的阻礙。這種行為違反法律規(guī)定，如果勞動(dòng)者因此遇到損失，扣檔單位必須對(duì)其進(jìn)行賠償。（二）檔案丟失。發(fā)生檔案丟失的主要原因基本上都是管理人員的馬虎大意，不嚴(yán)格遵守規(guī)定方式和流程進(jìn)行轉(zhuǎn)檔導(dǎo)致的問題。在現(xiàn)實(shí)生活里面，檔案丟失對(duì)當(dāng)事人的影響是極大的，所造成的糾紛也最為嚴(yán)重。因?yàn)闄n案一旦丟失就很難尋回，當(dāng)事人過往的所有信息都將徹底消失，必然會(huì)對(duì)其未來發(fā)展以及相關(guān)事務(wù)的展開造成極大的消極影響。（三）死檔、遺檔和棄檔。死檔指的是一些勞動(dòng)者會(huì)將自身的戶口以及檔案寄放到人才市場(chǎng)之中，因?yàn)楹荛L時(shí)間沒有繳納保管費(fèi)用，檔案就慢慢地變成了死檔。而遺檔指的則是很多勞動(dòng)人員因?yàn)楣ぷ鬓D(zhuǎn)變的原因，其檔案也一直在發(fā)生著改變，但是因?yàn)闆]有完成相應(yīng)變動(dòng)手續(xù)的及時(shí)辦理，最終造成了檔案遺失的情況。棄檔指的則是勞動(dòng)者將自己檔案拋棄了的行為。這些情況發(fā)生的主要群體就是當(dāng)代大學(xué)畢業(yè)生。除了上述情況之外，當(dāng)前我國常見的人事檔案糾紛類型還有重建以及假檔情況存在。

二、我國企事業(yè)單位人事檔案管理架構(gòu)優(yōu)化策略

（一）健全完善檔案的移交管理制度。檔案是一個(gè)人過去發(fā)生情況的有效記錄，也是人們進(jìn)行過去回顧以及未來展望的重要依據(jù)。其必須科學(xué)、完整、真實(shí)以及可靠，并且保證能夠完成對(duì)其的合理利用。到現(xiàn)在為止，因?yàn)楣芾砑軜?gòu)傳統(tǒng)落后的原因，檔案濫用以及遺失情況更是層出不窮，給我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展以及現(xiàn)代化建設(shè)都造成了極大的消極影響。我國屬于人口大國，怎樣完成這些人力資源的有效利用對(duì)中華民族偉大復(fù)興中國夢(mèng)的實(shí)現(xiàn)有著至關(guān)重要的影響。特別是在當(dāng)前這個(gè)社會(huì)主義現(xiàn)代化發(fā)展建設(shè)的關(guān)鍵階段，企事業(yè)單位必須要對(duì)自身的檔案移交管理制度進(jìn)行健全完善，這樣才能夠有效避免檔案丟失等情況的發(fā)生，為檔案管理工作的順利展開提供更有力的支持和保障。（二）加快檔案管理的信息化發(fā)展腳步。要想有效避免“遺檔”“死檔”以及“棄檔”情況的頻繁發(fā)生以及這種情況造成的消極影響，企事業(yè)單位應(yīng)該提升數(shù)字信息技術(shù)在檔案管理應(yīng)用中的重視，加快檔案管理的信息化發(fā)展速度，這樣才可以有效解決紙質(zhì)檔案查詢效率低、花費(fèi)資源大的問題，并通過網(wǎng)絡(luò)有效完成檔案的流通，進(jìn)而有效避免“失檔”“檔案重建”以及“扣檔”等糾紛的出現(xiàn)，為企業(yè)單位人力資源管理工作的順利進(jìn)行貢獻(xiàn)更大的力量。（三）更新改革人事檔案收費(fèi)制度。現(xiàn)在我們國家在檔案管理上采用的是“以檔養(yǎng)檔”的手段，但是因?yàn)樨?fù)責(zé)檔案管理的人力資源部門屬于政府下轄的非營利機(jī)構(gòu)，人事檔案又是因?yàn)閲倚枰沤⒌?，勞?dòng)者基本上都沒有權(quán)利翻閱自己的檔案，所以由他們交納相應(yīng)的管理費(fèi)用明顯是有問題的，并不符合公平的要求，這種情況也是導(dǎo)致“遺檔”“死檔”以及“棄檔”情況層出不窮的最主要原因。要想有效避免這種情況發(fā)生，政府財(cái)政部門應(yīng)該專門劃撥出一部分資金來為人事檔案管理服務(wù)，并慢慢實(shí)現(xiàn)人事檔案管理零收費(fèi)的目標(biāo)，這樣才可以杜絕“遺檔”“死檔”以及“棄檔”等情況的發(fā)生，為我國的經(jīng)濟(jì)發(fā)展以及現(xiàn)代化建設(shè)起到更大的推動(dòng)作用，也為企事業(yè)單位人才選拔提供更為真實(shí)可靠的依據(jù)。

三、結(jié)束語

總而言之，人事檔案對(duì)我國企事業(yè)單位人才選拔有著至關(guān)重要的影響，其關(guān)系到企事業(yè)單位招聘人員的質(zhì)量情況。但是，因?yàn)槭艿椒N種因素的影響，現(xiàn)在我國人事檔案管理發(fā)生了一定的問題，各種因此產(chǎn)生的糾紛事件更是層出不窮，給社會(huì)主義和諧社會(huì)的建設(shè)都造成了比較大的消極影響。要想有效改變這種情況。企事業(yè)單位必須對(duì)自身的人事檔案管理架構(gòu)進(jìn)行更新優(yōu)化，轉(zhuǎn)變相應(yīng)的管理觀念，采用相應(yīng)的信息技術(shù)推動(dòng)檔案的數(shù)字化發(fā)展，這樣才可以為相關(guān)工作的順利開展作出更大的貢獻(xiàn)，進(jìn)而為中華民族偉大復(fù)興中國夢(mèng)的實(shí)現(xiàn)起到更大的推動(dòng)作用。

【參考文獻(xiàn)】

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檔案與檔案管理范文第5篇

[關(guān)鍵詞]辦公自動(dòng)化；電子文件；檔案；計(jì)算機(jī)

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.18.138

[中圖分類號(hào)]G270.7 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2015）18-0-01

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)在社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域的不斷發(fā)展，辦公自動(dòng)化迅速在各行各業(yè)中普及，產(chǎn)生了大量電子文件，如何管理和利用好這些電子文件，發(fā)揮其優(yōu)勢(shì)，提高工作效率，有著非常重要的意義。2002年國家檔案局頒布的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中電子文件的定義是“在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)，以磁帶、磁盤、光盤等為載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件”。通過計(jì)算機(jī)管理的文檔系統(tǒng)，可以方便地查詢、閱讀和修改文檔內(nèi)容。

1 辦公自動(dòng)化與檔案管理

辦公自動(dòng)化（Office Automation，OA）是將現(xiàn)代化辦公和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來的一種新型的辦公方式。以計(jì)算機(jī)為中心，采用一系列現(xiàn)代化的辦公設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)，全面、迅速地收集、整理、存儲(chǔ)和使用信息，使學(xué)校內(nèi)部人員方便快捷地共享信息，提高行政效率。通過實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化可以優(yōu)化現(xiàn)有的管理組織結(jié)構(gòu)，調(diào)整管理體制，增強(qiáng)協(xié)同辦公能力，強(qiáng)化決策的一致性，提高決策效能。一套完整的辦公自動(dòng)化體系包括信息的收集、傳遞、修改和保存4個(gè)環(huán)節(jié)，主要工作是向辦公人員提供所需的信息。

辦公自動(dòng)化產(chǎn)生了電子文件，從檔案學(xué)的角度來看，檔案管理是文書管理的后續(xù)階段，辦公自動(dòng)化已可以準(zhǔn)確記錄從信息錄入到信息保存的全過程，經(jīng)過檔案工作人員的整理核對(duì)，形成電子檔案。辦公自動(dòng)化的發(fā)展決定著檔案管理的發(fā)展方向，而檔案管理也影響著辦公自動(dòng)化技術(shù)的發(fā)展，很多單位在選擇辦公自動(dòng)化軟件時(shí)都要考慮是否和本單位的檔案管理系統(tǒng)對(duì)接。

2 檔案管理自動(dòng)化是檔案管理發(fā)展的方向

檔案管理自動(dòng)化是檔案管理發(fā)展的方向，這使檔案管理工作更加便利，有助于檔案的收集、管理。建立一套完整的檔案管理系統(tǒng)，首先要加強(qiáng)檔案管理業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)建設(shè)，其次要加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)。對(duì)于高校而言，大部分檔案都屬于開放性檔案，高校的辦公自動(dòng)化應(yīng)與檔案業(yè)務(wù)同步進(jìn)行，各個(gè)部門與檔案部門聯(lián)網(wǎng)，使用計(jì)算機(jī)通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案的調(diào)閱利用，縮短檔案的查詢時(shí)間，提高檔案的利用率。

檔案管理與辦公自動(dòng)化聯(lián)網(wǎng)，大大提高了檔案部門的工作效率。目前，檔案部門大多局限于檔案的接收和保管，使用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)后，文書部門的文件登記和著錄目錄工作就能有機(jī)的結(jié)合，可通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行整理、排序和分類，便于及時(shí)利用。檔案管理自動(dòng)化有利于實(shí)現(xiàn)部門立卷，檔案工作者可提供給學(xué)校各個(gè)立卷部門獨(dú)立的用戶名密碼，確保立卷制度的有序執(zhí)行，也可幫助立卷人準(zhǔn)確分類，保障部門立卷質(zhì)量，對(duì)于不合格的案卷可利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)通過檔案管理系統(tǒng)軟件及時(shí)更改，這不僅可提高立卷部門的辦公效率，有效防止歸檔文件遺漏，也能保障檔案的完整性。檔案管理與辦公自動(dòng)化聯(lián)網(wǎng)后，可實(shí)現(xiàn)檔案信息的實(shí)時(shí)更新和信息資源共享，使學(xué)校各部門的決策者能及時(shí)掌握準(zhǔn)確的、盡可能多的檔案信息，為其正確決策提供更多依據(jù)。實(shí)現(xiàn)檔案管理自動(dòng)化后，可使檔案工作者從繁重的手工勞動(dòng)中解脫出來，提高工作效率，減少差錯(cuò)率，提升服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平。

3 辦公自動(dòng)化對(duì)檔案工作提出更高要求

3.1 檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化要求更高

辦公自動(dòng)化的應(yīng)用，使得檔案工作必須做到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，只有標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的檔案信息才能通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理，才能實(shí)現(xiàn)信息共享。因此，在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中從檔案信息的收集、修改、整理和保存這一系列基礎(chǔ)工作開始必須實(shí)行規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。同時(shí)，辦公自動(dòng)化形成了新型的特殊載體的檔案，它和傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案有所不同，這要求使用者在查閱檔案時(shí)要遵守相關(guān)管理制度。為防止檔案信息被修改、泄露，應(yīng)對(duì)電子檔案的內(nèi)容性質(zhì)和閱覽者的權(quán)限做出限定。國家檔案局頒發(fā)的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中提出了4條措施：①建立對(duì)電子文件的操作者可靠的身份識(shí)別與權(quán)限控制；②設(shè)置符合安全要求的操作日志，隨時(shí)自動(dòng)記錄實(shí)施操作的人員、時(shí)間、設(shè)備、項(xiàng)目及內(nèi)容等；③對(duì)電子文件采用防錯(cuò)漏和防調(diào)換的標(biāo)記；④對(duì)電子印章、數(shù)字簽署及數(shù)字加密等采取防止非法使用的措施。對(duì)電子檔案的保存要求也很高，除具備一般檔案庫房所具備的防火、防潮等條件外，對(duì)防磁和溫度的要求也很高。

3.2 文件處理與檔案管理要求一體化

實(shí)行辦公自動(dòng)化后，各個(gè)部門在文件處理和檔案管理方面應(yīng)形成一個(gè)連續(xù)的過程。如辦公室人員在接到公文后，不但要使用計(jì)算機(jī)對(duì)其特征進(jìn)行掃描著錄，還要分析文件的內(nèi)容和主題，完成檔案管理系統(tǒng)中要求填入的著錄項(xiàng)，以實(shí)現(xiàn)文檔一體化。這種新型的管理模式大大減輕了檔案管理工作者的勞動(dòng)強(qiáng)度，簡化了工作程序，提高了工作效率，提高了檔案利用率。

3.3 對(duì)檔案管理人員綜合素質(zhì)要求更高

實(shí)現(xiàn)檔案管理與辦公自動(dòng)化一體后，由于檔案載體多樣化、管理方式現(xiàn)代化，對(duì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)提出了更高要求，在辦公自動(dòng)化的大環(huán)境下，不僅要加強(qiáng)檔案專業(yè)知識(shí)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的學(xué)習(xí)，還應(yīng)盡快改變知識(shí)結(jié)構(gòu)，努力學(xué)習(xí)新技術(shù)，掌握新知識(shí)，提高檔案管理水平，只有這樣才能更好地適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案管理工作。

主要參考文獻(xiàn)

[1]王燕.檔案管理的辦公自動(dòng)化初探[J].三門峽職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2012（2）.