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由你商務助理范文第1篇

關鍵詞：信息技術；辦公自動化；應用趨勢；辦公技術

中圖分類號：TP311　文獻標識碼：A　文章編號：1009－2374(2009)12－0030－02

眾所周知，互聯(lián)網的普及正迅速改變著現代商務及辦公模式。據統(tǒng)計，到2010年全球的電腦將普及到30億臺，手機用戶將突破40億人，互聯(lián)網也在不斷地繁殖擴大。2005年電子商務的規(guī)模比2004年增長了約40％。而辦公技術的日新月異，已經讓我們進入了以信息技術為核心、以提高效率和生產為目的的辦公自動化時代。信息技術無論是現在還是未來都將是辦公技術的重要組成部分，而隨著信息技術的發(fā)展，我們的辦公室及辦公自動化又該去往何方?

一、信息技術與辦公自動化

信息技術(Information Technology)是研究信息的獲取、傳輸和處理的技術，由計算機技術、通信技術、微電子技術結合而成，有時也叫做“現代信息技術”。也就是說信息技術是延長人的思維器官處理信息和決策的功能，利用計算機進行信息處理，利用現代電子通信技術從事信息采集、存儲、加工、利用以及相關產品制造、技術開發(fā)、信息服務的新學科。 辦公自動化(Office Automation，簡稱OA)是應用計算機技術、通信技術、網絡技術以及系統(tǒng)科學和行為科學等多種技術，不斷使人們的一部分公務管理活動物化于各種設備中，并由這些設備于辦公人員構成服務于各種目標的人機信息處理系統(tǒng)。

辦公自動化是20世紀70年代中期發(fā)達國家迅速發(fā)展起來的一門綜合性技術，我國OA經過80年代末至今10多年的發(fā)展，已從最初提供面向單機的輔助辦公產品，發(fā)展到今天可提供面向應用的大型協(xié)同工作產品。

二、未來辦公自動化發(fā)展的幾個特點

對于未來的辦公室及辦公自動化發(fā)展，相信很難有一個準確統(tǒng)一的構思和描述，所謂智者見智，仁者見仁。但從信息技術的發(fā)展趨勢所見，本人認為信息技術在未來的辦公自動化的發(fā)展具有以下幾個特點：

(一)辦公的非專業(yè)化

在現在的商務環(huán)境下，一般的事務職員也能熟練處理文件，因此辦公環(huán)境需要設計完善，使普通用戶可以通過輸入數據和知識，然后制作出能讀的文件，可以即時檢索，瞬間向全世界傳送。雖然作出的數據和知識比專家的質量會差，但是數量卻遠遠多于專家。如今在互聯(lián)網上的內容大約有數千億頁，這樣龐大的信息可以通過檢索高效地選擇。

(二)更靈活的工作流

電子文件在網絡中傳輸，比起紙質文件的傳送效率要高出幾個數量級，而且還可以包含文字、畫像、動畫、語音等多種信息，傳遞的知識更豐富。文件只有在商務傳遞中才能顯現出價值，文件要相互傳遞和流動，這種文件的流動稱為工作流，在所有商務中工作流都是必要的。因為工作流用途不同，所以傳送工作量的軟件的靈活性是不可缺少的。

(三)無限的無線辦公場所

隨著像Wi-H等無線技術的發(fā)展，基于網絡的通訊方式迅速在工作領域興起，這些通過手機、筆記本電腦等實現的通訊方式包括電子郵件、即時通訊、視頻會議等應用得到了一次技術性的飛躍。封閉辦公室的概念已經不復存在，人們可以在大廳、咖啡館、機場、賓館甚至于車上隨時辦公。

(四)技術革新使圍墻消失

技術上的革新已經把辦公室的概念模糊化了。甚至有著名公司認為隨著信息技術的發(fā)展，咖啡館是辦公產品最具潛力的市場。由于辦公室場所分散化，因此辦公建筑的設計也將發(fā)生變化，許多公司開始在辦公建筑內擴大和重新設計公共區(qū)域，使其更寬敞、更具有家的感覺。這種充滿人性化的設計可以使員工在工作時心情舒暢。

(五)視頻技術的大量應用

未來辦公室的另一大進化是大量視頻技術的利用，視頻的感性表現力大，所以在重要場合中被使用，隨著視頻技術和壓縮技術的發(fā)展，諸如視頻會議等得到大力推廣。在微軟總部舉行的未來辦公用品展上推廣之一就是通過攝像頭全方地看到與會者參加會議的情況，甚至還可以看到每一位發(fā)言人的面部表情，并進行互動式的討論。

三、web2.0模式和UU-office概念

關于未來辦公自動化的辦公景象，很多大公司和專家從不同角度提出了一些新的概念，如日本理光株式會社的Web2.0模式和東京大學坂村健教授的UU-office概念。

(一)基于Web2.0的未來辦公室

隨著信息流通量迅速增大，導致了商務本質的變化，質到量的變化促使我們的工作方式也必須隨之發(fā)生改變，以適應商務領域的高速成長。理光株式會社提出了Web2.0時代全新的未來辦公室概念。

首先什么是Web2.0呢?這已經不是一個單純的軟件的話題，而已經涉及到了新的商務模式，現在已經有開放的交流的平臺，服務器、內容以及各種各樣的服務，已經實現了服務的鏈接，從而提供了更為綜合的服務。已經習慣于互聯(lián)網的一代新人，將在這樣的環(huán)境中建立起他們自己的生活方式和工作方式。

Web2.0在縮短企業(yè)與用戶之間的鴻溝的同時，也改變著我們的辦公環(huán)境。企業(yè)不僅可以借助Web2.0絕佳的互動性，更好地滿足用戶的需求，而且企業(yè)自身的辦公模式也正隨著改變。普適計算技術的出現無疑將令隨時隨地迅速訪問到自己所需信息的夢想得以實現，而這更將推動Web時代高效率、輕松、愉快的工作方式演進。

(二)用普適計算網絡技術構筑起了真正智能的UU-of-fice辦公室

作為未來辦公室的重要實現技術，東京大學坂村健教授也利用最新的普適計算網絡技術為我們展現了全新的U-U-office辦公室。

UU-office是Ubiquitous and Universal Office的簡稱，Ubiq-uitous譯為隨時隨地，Universal，譯為遍及四方的。其核心也是令辦公系統(tǒng)能夠真正地服務于人，實現“以人為中心”的辦公。它以智能化為目標，整合設備和技術構建現代辦公模式，讓人們實現隨時隨地、隨心所欲的辦公。

UU-office的底層實現基礎，是構建于一種被稱之為ulD技術的基礎平臺上，它能夠通過為所有辦公室的個體物品(包括人和設備等)分配的一個特有的128bitucode代碼來自動識別周圍狀況。這種uID可以利用目前的電子標簽、條碼、UWB等任何數據信息技術來實現，最終為今天繁雜的辦公環(huán)境加全新的基于位置的智能化增值服務。比如，它可以自動判斷誰可以走進哪個辦公室，會用到哪些資源，有哪些同事是他可能要聯(lián)絡的，他們又都在何方等等。試想一下，在這樣的辦公環(huán)境下，我們的工作將會多么的便捷、輕松與高效?這才是我們真正期待的未來辦公室。

四、結語

在我國，辦公室起源于古代皇帝和君王的居室，發(fā)生重大變革則是從漢代紙的利用開始，而后的各朝各代，隨著知識利用的飛躍發(fā)展，行得更加高效，辦公室及辦公手段也在發(fā)生著飛躍發(fā)展。但通過以信息技術為核心的“辦公自動化”演進對傳統(tǒng)辦公模式的徹底革命則始于上個世紀末的信息技術熱潮。

隨著信息技術的日新月異，讓我們看到了未來辦公室的發(fā)展方向。未來辦公室的工作方式不僅僅提高工作效率，同時能以人為本地不斷進化，靈活地組織，能夠實現更快的決策。更重要的是，這種全新的辦公室將會提供我們更為順暢的工作環(huán)境，創(chuàng)造有個性而且多樣化的工作方式。我們相信，明天的辦公室將不再冰冷，明天的辦公室將更加聰明、更加貼心，一切由你而主宰，辦公也會更加輕松。

參考文獻

[1]張銳昕，張玉春，等，辦公自動化概論(第一版)[M]，清華大學出版社，2004

[2]尤霞光，信息技術基礎[M].中國電力出版社，2007

[3]馬永濤，現代辦公自動化[M]，機械工業(yè)出版社，2007