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檔案系統(tǒng)管理范文第1篇

1 推進自動化，必須提高計生檔案標準化、規(guī)范化水平

目前，計生檔案信息自動化系統(tǒng)的現(xiàn)狀是計生檔案標準化、規(guī)范化滯后和應用軟件多亂，這些都嚴重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。計生檔案信息自動化的內(nèi)涵包括計生檔案工作的各個方面和各個環(huán)節(jié)，其中首要的是計生檔案業(yè)務要規(guī)范，計生檔案標準要建立健全和真正實施。計生檔案標準和規(guī)范本身也是一個系統(tǒng)工程，要推進計生檔案自動化建設(shè)，必須抓好計生檔案標準化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關(guān)系。

2 自動化建設(shè)要著眼于提高系統(tǒng)的整體水平

根據(jù)系統(tǒng)論思想和集成化要求，計生檔案信息自動化建設(shè)的著眼點應是整個系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個節(jié)點都應達到一定水平，并通過網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢，提高系統(tǒng)的綜合能力。部分節(jié)點甚至一個重要節(jié)點的障礙，都可能造成系統(tǒng)的梗阻。當然，要求每個節(jié)點的裝備水平和應用能力齊頭并進是不現(xiàn)實的，不可能“齊步走”。鼓勵和支持先進單位提高水平，在一些單位進行較高水平的試點，以取得值得推廣的經(jīng)驗，對整個系統(tǒng)是有利的，但其基本出發(fā)點應是為了提高系統(tǒng)的整體水平，只有少數(shù)先進的節(jié)點不可能組成先進的系統(tǒng)。

3 有重點地抓好數(shù)據(jù)庫建設(shè)

目前計生檔案信息自動化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統(tǒng)的過渡階段，完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫建設(shè)。開發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是國家計生檔案信息工程的核心和基礎(chǔ)，是工程的主體。數(shù)據(jù)庫的含義是依托先進的信息技術(shù)對資料進行科學的管理和方便的使用。建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是一項長期的任務，要經(jīng)過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。經(jīng)過試點，數(shù)據(jù)庫經(jīng)驗中最主要的有：領(lǐng)導重視，統(tǒng)一認識，堅持計算機技術(shù)人員同計生檔案業(yè)務人員協(xié)同配合；面向應用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫的“活性”；突出重點，由單一庫向系統(tǒng)庫發(fā)展等。當前若能把綜合數(shù)據(jù)庫的完善提高和各單位計生檔案目錄庫建立起來，通過網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接形成開放的分步式數(shù)據(jù)庫群，將使自動化系統(tǒng)效率大大提高一步。

4 實事求是地改進管理體制

集中統(tǒng)一是管理任何社會化大生產(chǎn)所必需的方式，信息自動化這一高新技術(shù)系統(tǒng)也不例外。人機結(jié)合是自動化系統(tǒng)的建設(shè)方針，其含義為計生檔案業(yè)務人員直接使用微機開展工作，這亦是研究自動化系統(tǒng)管理時必須考慮的原則之一。計生檔案信息自動化系統(tǒng)的管理體制，要能使高度集中管理和方便使用相結(jié)合。目前我國計生檔案信息自動化系統(tǒng)的管理體制，同時存在集中統(tǒng)一管理不力和使用不方便的問題，主要方面是集中統(tǒng)一管理不力，這同我國計生檔案工作是在各專業(yè)基礎(chǔ)上發(fā)展起來的和系統(tǒng)建設(shè)從“微機起步”有關(guān)。應下決心解決分散現(xiàn)象，從管理制度上保證業(yè)務技術(shù)規(guī)范、標準，硬軟件的選用，上下各個層次和各專業(yè)辦公自動化等都應納入統(tǒng)一的計生檔案信息自動化系統(tǒng)管理之中，實行集中統(tǒng)一管理，不能各行其是自建系統(tǒng)，造成信息分割和資源浪費。也要下決心解決方便使用的問題，如長期將計生檔案部門的“硬任務”集中于一個部門，在計生檔案部門這一信息系統(tǒng)之內(nèi)再組建一個“計生檔案信息系統(tǒng)”，就很難提高計生檔案工作整體水平。建立集中統(tǒng)一管理下的分散式系統(tǒng)，是較理想的模式，但這種高技術(shù)結(jié)構(gòu)，必須有較強的管理能力和技術(shù)能力，不具備這些條件，從集中向分散過渡，反倒有可能退回到分散式。

檔案系統(tǒng)管理范文第2篇

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息自動化；措施

檔案信息自動化系統(tǒng)是一個非常復雜的學科，其中應用了很多的學科，因此在綜合性方面非常高，在實現(xiàn)檔案信息自動化的時候并不是能夠通過一個部門來實現(xiàn)的，因此，在這個過程中要各個部門一起合作，在各個環(huán)節(jié)上都要進行配合。檔案信息自動化系統(tǒng)在不斷發(fā)展過程中經(jīng)歷了很長的時間，而且，在不斷發(fā)展過程中，科學技術(shù)水平也在不斷提高，這樣就使得設(shè)備和技術(shù)在慢慢的完善，因此，在進行檔案管理的時候在水平方面也是要進行提高的，這樣能夠更好的使技術(shù)水平和管理水平不出現(xiàn)差距。對檔案信息自動化系統(tǒng)進行管理的目的就是為了更好的對檔案信息進行利用，這樣能夠更好的促進企業(yè)發(fā)展。在加強管理方面，思想意識是要發(fā)生改變的，對先進的技術(shù)要進行利用，同時對系統(tǒng)的綜合性和統(tǒng)一性發(fā)展情況要進行了解，然后進行全面的安排。在管理方面要從實際出發(fā)，這樣能夠更好的對自動化系統(tǒng)出現(xiàn)的問題進行解決，同時也能更好的對出現(xiàn)的問題進行分析。

1 提高檔案自動化系統(tǒng)的整體水平

1.1 提高檔案規(guī)范化

檔案信息系統(tǒng)在發(fā)展過程中存在著很多的問題，其中技術(shù)水平方面的問題非常重要，技術(shù)水平在進行提高的時候，檔案的規(guī)范化程度也要進行提高，這樣能夠避免出現(xiàn)兩者之間差距越來越大的情況，同時也能更好的對檔案信息系統(tǒng)進行發(fā)展和推動。檔案管理工作在進行的時候一定要有相應的制度，這樣能夠更好的形成一套非常有效的制度，同時在進行檔案管理的時候也能更好的形成規(guī)范化發(fā)展。在科學技術(shù)水平不斷發(fā)展的情況下，檔案信息系統(tǒng)的規(guī)范化程度要進行提高，這樣能夠避免出現(xiàn)滯后的情況，避免在檔案信息自動化管理工作中出現(xiàn)矛盾和沖突，在進行檔案信息自動化建設(shè)的時候一定要對相關(guān)的制度進行規(guī)范化，這樣能夠更好的實現(xiàn)系統(tǒng)的集成化發(fā)展。檔案信息自動化建設(shè)要對整個系統(tǒng)的發(fā)展負責，因此，在進行管理的時候要從縱向和橫向方面都達到一定的水平，這樣能夠更好的發(fā)揮檔案的作用，同時也能更好的提高系統(tǒng)的綜合能力。

1.2 數(shù)據(jù)庫建設(shè)

檔案信息自動化系統(tǒng)在進行建設(shè)的時候要完善數(shù)據(jù)庫建設(shè)，在進行檔案信息工程建設(shè)的時候，開發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是非常重要的組成部分，同時也是核心部分。數(shù)據(jù)庫在進行建設(shè)的時候是為了更好的利用先進信息技術(shù)對資料進行科學的管理和使用，這樣能夠在查找資料的時候更加方便和快捷，同時也能更好的對檔案信息進行利用。建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是一項非常復雜的過程，同時，在進行建設(shè)的時候，也是一項長期的工作，這樣在進行建設(shè)的時候是一個非常緩慢的過程，在進行數(shù)據(jù)庫建設(shè)的時候，計算機技術(shù)人員要和檔案管理人員進行配合，這樣能夠更好的實現(xiàn)數(shù)據(jù)庫以后的使用效果。數(shù)據(jù)庫在進行建設(shè)的時候一定要保證能夠突出重點，同時在進行建設(shè)的時候要保證數(shù)據(jù)庫能夠更好的綜合發(fā)展，這樣能夠更好的對檔案信息進行利用，同時也能更好的實現(xiàn)檔案目錄建設(shè)，在進行檔案查找的時候進行索引的時候能夠更好的便捷。

1.3 技術(shù)路線的選定

信息技術(shù)的快速發(fā)展使得現(xiàn)在的技術(shù)也在不斷發(fā)展，在進行檔案信息自動化發(fā)展的時候，要不斷的對新的技術(shù)進行利用，這樣能夠更好的提高服務器的性能，同時，也能更好的使數(shù)據(jù)庫技術(shù)和應用技術(shù)更加的完善。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在發(fā)展過程中在不斷進行改變，這樣就使得信息在不斷的實現(xiàn)，信息技術(shù)的發(fā)展是非?？焖俚模@樣就使得檔案信息自動化系統(tǒng)在技術(shù)路線選擇上出現(xiàn)了一些問題，在進行路線選擇的時候，先進的技術(shù)能夠更好的實現(xiàn)經(jīng)濟效益和技術(shù)先進性的統(tǒng)一，同時也能更好的使技術(shù)路線滿足人們的要求。檔案部門在管理過程中對先進技術(shù)的潛在需求是非常大的，這樣就會慢慢出現(xiàn)需求無法滿足的情況，避免出現(xiàn)這種情況，人們在進行宏觀監(jiān)測的時候要對信息量和使用頻率進行必要的分析，這樣能夠更好的對設(shè)備進行使用，同時也能更好的對實際情況進行分析，對技術(shù)發(fā)展情況進行掌握。

2 管理制度的改進

集中統(tǒng)一是管理任何社會化大生產(chǎn)所必需的方式，信息自動化這一高新技術(shù)系統(tǒng)也不例外。人機結(jié)合是自動化系統(tǒng)的建設(shè)方針，其含義為檔案業(yè)務人員直接使用微機開展工作，這亦是研究自動化系統(tǒng)管理時必須考慮的原則之一。檔案信息自動化系統(tǒng)的管理體制，要能使高度集中管理和方便使用相結(jié)合。目前我國檔案信息自動化系統(tǒng)的管理體制，同時存在集中統(tǒng)一管理不力和使用不方便的問題，主要方面是集中統(tǒng)一管理不力，這同我國檔案工作是在各專業(yè)基礎(chǔ)上發(fā)展起來的和系統(tǒng)建設(shè)從“微機起步”有關(guān)。

3 系統(tǒng)建設(shè)上的投資管理

目前檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)需要相當大的資金投入，可以說是檔案部門的主要資金投入點，因此檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)需要對資金進行良好的利用，特別是管理方面，應該以項目為管理單位，對各項目進行跟蹤考察?？墒乾F(xiàn)在檔案部門在項目方面并沒有一個長期投入發(fā)展的項目，而且在項目資金獲取方面也不是非常容易，需要得到很多領(lǐng)導的批文才能申請到，為此，檔案部門的領(lǐng)導大部分精力都是耗費在獲取批文這個過程上，只能有少部分精力投入到檔案信息系統(tǒng)建設(shè)上，這樣的局面很難促進檔案信息系統(tǒng)建設(shè)工作的發(fā)展。應該在檔案信息系統(tǒng)建設(shè)資金來源上進行改革，例如開辟綠色通道，減少審批步驟，亦或是開展和社會、企業(yè)之間的合作來獲取資金，這些都可以緩解因為資金問題而阻礙檔案信息系統(tǒng)建設(shè)的困難。

4 檔案人才管理

檔案信息系統(tǒng)建設(shè)是一項現(xiàn)代化檔案管理建設(shè)工作，現(xiàn)代化不僅體現(xiàn)在設(shè)備、技術(shù)和思想方面，檔案人才也是其中的重要內(nèi)容。優(yōu)秀的檔案信息自動化系統(tǒng)管理隊伍可以促進檔案信息自動化系統(tǒng)的建設(shè)和發(fā)展。關(guān)于檔案信息化系統(tǒng)操作和管理人才都應該要具備很多要求，像是先進設(shè)備的使用，能夠自我學習新的管理技術(shù)，除了有檔案管理專業(yè)知識還應該要涉獵其他學科的知識，這些要求都比較嚴格，因此對檔案人才的要求也比較高，這也是為了能夠讓檔案人員更好的參與到檔案信息系統(tǒng)建設(shè)中來，讓他們能夠勝任這樣的工作。而且除了知識和技能方面的需要，檔案人員的職業(yè)道德素養(yǎng)和工作責任心也都必須具備。檔案隊伍的建設(shè)還需要加強檔案隊伍管理，對檔案隊伍人員進行調(diào)度和配合，以發(fā)揮每一個個體的優(yōu)勢，才能做好檔案信息自動化系統(tǒng)建設(shè)工作。

5 結(jié)束語

我國檔案管理工作面臨的問題非常多，而且，檔案工作也在不斷的發(fā)生著改革，在這種情況下，我國的檔案工作也出現(xiàn)了很大的變化，使其慢慢向著更好的方向發(fā)展。在進行檔案管理的時候，要不斷提高檔案管理隊伍的水平，同時在先進的技術(shù)和設(shè)備方面也要進行更好的利用，這樣能夠更好的使檔案管理人員對檔案工作的處境進行了解，同時對檔案管理工作中存在的問題能夠更好的分析，找到解決問題的方法。檔案信息自動化建設(shè)并不是能夠在很短的時間內(nèi)實現(xiàn)的，在建設(shè)過程中要不斷的進行更新和改善，同時對遇到的問題要及時進行解決，這樣才能更好的使檔案信息自動化系統(tǒng)更加的全面和完善。

檔案系統(tǒng)管理范文第3篇

關(guān)鍵詞：電子公文檔案；管理系統(tǒng)；安全機制探究

一、引言

伴隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展，人們對于電子公文檔案管理提出了更高的要求，不僅需努力提升電子公文檔案的網(wǎng)絡(luò)化與智能化，更需注重其安全性。為此電子公文檔案管理部門必須加強對其的安全管理，制定科學合理的管理機制，為管理系統(tǒng)的安全運行提供保障。

二、強化安全管理理念的運行

眾所周知，理念具有先導性作用。隨著網(wǎng)絡(luò)的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)安全隱患問題層出不窮，因此使得電子公文檔案管理也出現(xiàn)較多的安全隱患，進而使得電子公文檔案無法發(fā)揮其應有的作用。因此對于電子公文檔案管理部門的領(lǐng)導而言必須從戰(zhàn)略的高度重視對電子公文檔案的管理，制定科學合理的安全管理機制，安排專業(yè)的人員進行管理。同時加強對部門人員的培訓工作，增強其管理專業(yè)知識，始終在腦海中形成安全管理的理念，只有如此才能確保電子公文檔案得到安全的管理。

三、制定安全管理制度的制定

安全的管理制度可有效的為電子公文檔案的管理提供制度保障，只有確保電子公文檔案在規(guī)范的環(huán)境下運行，才能有效的加強對電子公文檔案的管理。為進行上述的工作，電子公文檔案管理部門人員必須按照相關(guān)的安全要求制定科學合理的安全管理制度，同時確保管理人員嚴格按照管理制度開展工作，使工作流程完全處于安全管理制度的監(jiān)督之下。例如，對于管理人員而言，必須對管理人員的使用權(quán)限加以確定，切勿隨意登記電子公文檔案管理系統(tǒng)，避免出現(xiàn)人為因素。除此之外，還需加強對物理隔離模式的應用，嚴格執(zhí)行身份認證制度，禁止管理人員以外的人員進入電子公文檔案管理系統(tǒng)，同時還必須加強對制度執(zhí)行力的監(jiān)督，避免是安全管理制度有名無實。

四、加強安全管理系統(tǒng)的建設(shè)

對于電子公文檔案的管理而言，只有加強各部門之間的協(xié)調(diào)配合，才能真正實現(xiàn)對其的安全管理。關(guān)于某個單位，其電子公文檔案管理系統(tǒng)需要由管理部門與管理人員組成，而安全管理體系則必須將單位中的所有部門進行整合，全部納入到安全管理體系中，以避免出現(xiàn)安全管理漏洞。除此之外，還必須加強各部門之間的工作與技術(shù)的協(xié)調(diào)性，避免使安全管理出現(xiàn)“空白點”，以此來真正發(fā)揮安全管理體系的作用。

五、加強數(shù)據(jù)庫的安全建設(shè)

所謂的數(shù)據(jù)庫安全建設(shè)即是指避免使數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)遭到非法的入侵與非法下載及使用。目前較為成熟的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)為非關(guān)系全文檢索數(shù)據(jù)庫Trip。其安全機制分為不同的層面，對于數(shù)據(jù)庫的訪問在數(shù)據(jù)庫級、記錄級、字段級三個層面予以授權(quán)，對用戶的訪問權(quán)限與訪問內(nèi)容進行控制。當數(shù)據(jù)庫被破壞時，可根據(jù)相應的日志文件對原因進行查找，并進行恢復，同時還可對數(shù)據(jù)庫進行備份，便于相關(guān)管理人員的使用。此數(shù)據(jù)庫擁有四級用戶權(quán)限，即系統(tǒng)管理員、文件管理員、用戶管理員與一般用戶（如圖1所示的用戶權(quán)限圖）。系統(tǒng)管理員擁有最高的系統(tǒng)管理權(quán)限，只有通過系統(tǒng)管理員才可以有效的生成文件管理員與用戶管理員，以實現(xiàn)對電子公文檔案的有效管理，若未經(jīng)過系統(tǒng)管理員的授權(quán)，則任何人不可以進入電子公文檔案的管理系統(tǒng)，使電子公文檔案始終處于安全的運行管理之下。

六、加強應用程序安全的管理

應用程序安全通常被視為電子公文檔案管理系統(tǒng)的安全核心，只有從源頭上杜絕安全隱患的出現(xiàn)，才能有效的確保電子公文檔案系統(tǒng)的安全運行。電子公文檔案管理單位可使用共同的電子公文檔案管理系統(tǒng)，然而必須注意的是不同的部門需要建立不同的數(shù)據(jù)庫，并建立嚴格的使用權(quán)限。為確保系統(tǒng)的安全，管理部門必須不定期的對數(shù)據(jù)庫資料進行備份并進行歸檔處理。一旦歸檔，數(shù)據(jù)庫資料將完全被寫入不可擦除的光盤中，使其真正成為不可被刪除的檔案，為日后管理人員的查看提供便利，最為重要的是避免了數(shù)據(jù)庫資料的丟失。除此之外，為確保系統(tǒng)的安全運行，電子公文檔案管理部門還必須采用安全設(shè)計技術(shù)。系統(tǒng)可自動的記錄用戶對于系統(tǒng)的任何操作并形成日志文件，使系統(tǒng)管理員可以及時的發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)存在的安全隱患。

七、拓展安全管理的內(nèi)容

若想加強電子公文檔案的管理，除做好日常的管理工作外，還必須對安全管理內(nèi)容進行拓展，以此為加強電子公文檔案管理系統(tǒng)的安全運行提供額外的保障。為實現(xiàn)上述目標，安全管理部門必須加大進行物理安全管理、技術(shù)安全管理與軟件安全管理的工作，只有如此才能確保安全管理更為全面的開展工作。為此必須發(fā)揮協(xié)調(diào)機制的作用，各部門各司其職并加強溝通，對于安全隱患及時的發(fā)現(xiàn)并排除，尤其是在數(shù)據(jù)安全方面，管理者需要在U盤、光盤與云存儲中同時進行備份，實現(xiàn)“三管齊下”。

八、結(jié)束語

綜上所述，電子公文檔案管理是檔案管理的重要內(nèi)容，與紙質(zhì)檔案共同構(gòu)成了檔案管理體系，雖然我國已進行范圍較廣的電子公文檔案管理應用，然而對于其中存在問題也不容忽視，只有加強全方位的安全管理，才能有效確保電子公文檔案管理系統(tǒng)的正常運行。

參考文獻：

[1]張慎武,王玉霞,李國偉.電子公文檔案管理系統(tǒng)安全機制研究[J].檔案管理,2013(4):48-49.

[2]石玉梅.電子公文檔案管理系統(tǒng)安全機制研究[J].赤子:上中旬,2015(13):218-218.

檔案系統(tǒng)管理范文第4篇

【關(guān)鍵詞】 國土資源 檔案系統(tǒng) 功能設(shè)計

對檔案資料進行數(shù)字化處理并使用信息系統(tǒng)管理和利用，是現(xiàn)代檔案管理的不二選擇。國土資源檔案是土地、礦產(chǎn)資源管理與開發(fā)利用的憑證和真實記錄，具有分類多、數(shù)量大、專業(yè)性強、利用率高等特點。傳統(tǒng)的檔案系統(tǒng)普遍存在功能結(jié)構(gòu)單一，針對性差，查詢效率低，權(quán)限控制模糊，數(shù)據(jù)封閉等問題，導致檔案工作效率逐步降低，難以滿足當前工作對檔案信息的管理和利用需求。

一、功能設(shè)計

功能設(shè)計如圖1所示。

二、功能描述與實現(xiàn)

2.1 檔案管理

2.1.1 檔案著錄

檔案著錄是檔案系統(tǒng)建立檔案信息數(shù)據(jù)庫和掛接要件的基本途徑之一，未通過電子政務系統(tǒng)審批的案卷建立檔案信息條目時使用此功能。主要包括檔案分類、著錄表單填寫、數(shù)據(jù)掛接等內(nèi)容。

2.1.2 檔案歸檔

通過電子政務系統(tǒng)審批的案卷，使用此功能將審批數(shù)據(jù)導入檔案系統(tǒng)中進行預歸檔。該功能模塊中，按照政務系統(tǒng)的業(yè)務分類，顯示已辦結(jié)案卷信息。當檔案管理人員對某一案卷進行歸檔時，在此根據(jù)受理編號等信息查詢到對應審批條目后，將該案卷審批信息及要件數(shù)據(jù)導入檔案系統(tǒng)中的“待歸檔材料”模塊。

2.1.3 待歸檔材料

該功能用于對從政務審批系統(tǒng)中導入的案卷信息進行著錄和歸檔。檔案管理人員為某一案卷選擇對應的分類后，系統(tǒng)建立著錄表單，并根據(jù)設(shè)置的對應關(guān)系讀取審批信息和要件數(shù)據(jù)。審核并補全著錄信息與要件數(shù)據(jù)后，完成案卷歸檔。

2.1.4 檔案修改

對已歸檔的案卷信息和要件進行修改和刪除。

2.1.5 檔案銷毀鑒定

由檔案人員在系統(tǒng)中對到期檔案進行鑒定，填寫鑒定記錄，選擇延期保管或銷毀，并打印鑒定清單和銷毀清單。

2.2 檔案利用

2.2.1 檔案查詢

具有系統(tǒng)賬號的用戶在特定權(quán)限下使用系統(tǒng)對檔案信息進行查詢、下載、打印等。

2.2.2 檔案查閱登記

對外提供檔案查詢服務時，使用此功能對查閱申請人基本情況進行登記，審核是否符合查詢條件，并反饋查詢結(jié)果。

2.2.3 檔案借出登記

對外借出檔案時，使用此功能。記錄借檔人姓名、單位、聯(lián)系方式、證件名稱等基本信息，并登記借檔目的、借出時間、應歸還時間等情況。

2.2.4 借出檔案管理

對已借出檔案進行管理。實時了解借出檔案數(shù)量、分類、是否超期未還、超期時間等。并對超期檔案進行延期續(xù)借、催還等操作。

2.3 檔案統(tǒng)計

對系統(tǒng)內(nèi)檔案管理及利用情況進行統(tǒng)計分析。主要包括全宗統(tǒng)計、分類統(tǒng)計、利用統(tǒng)計等。

功能要點：（1）采用固定圖表與自定義統(tǒng)計字段相結(jié)合的方式設(shè)計。對于全宗統(tǒng)計、專業(yè)檔案統(tǒng)計、文書檔案統(tǒng)計、查詢統(tǒng)計等常用檔案信息使用固定圖表實時統(tǒng)計。同時，針對檔案管理需求，建立自定義統(tǒng)計模式，通過時間、利用情況、檔案分類、數(shù)量（卷數(shù)、頁數(shù)）、載體、材質(zhì)等信息字段的不同組合，讓檔案管理人員獲得不同的分析數(shù)據(jù)，便于檔案管理和利用。（2）統(tǒng)計結(jié)果的輸出及圖表化，包括導出、打印等。

2.4 系統(tǒng)設(shè)置

對檔案管理規(guī)則、表單、字段及系統(tǒng)有關(guān)數(shù)據(jù)進行配置，確保檔案管理信息系統(tǒng)運行規(guī)范、準確、高效。

2.4.1 檔案分類設(shè)置

檔案分類結(jié)構(gòu)，是檔案系統(tǒng)管理、設(shè)置、運行的核心內(nèi)容，關(guān)系到檔案著錄表單設(shè)計、權(quán)限配置、數(shù)據(jù)類型、接口配置等。檔案分類以樹形層級顯示。

2.4.2 著錄表單及字段設(shè)置

對各分類檔案的著錄表單模板進行自定義編輯和管理，包括字段名稱、屬性、類型、長度、順序等。

2.4.3 輔助信息字典功能設(shè)置

對著錄表單中擁有固定選項的字段內(nèi)容進行配置，檔案工作人員通過下拉框選取所需信息完成填寫，有利于規(guī)范著錄、提高效率。主要內(nèi)容包括全宗號、立卷人、密級、保管期限、行政區(qū)號、用途等。

2.4.4 水印配置

從檔案系統(tǒng)打印輸出的資料自動添加水印，以標示該檔案資料的權(quán)屬，避免用戶越權(quán)輸出和提供檔案資料。

2.4.5 接口配置

對檔案系統(tǒng)與電子政務系統(tǒng)有關(guān)字段的接口和對應關(guān)系進行配置，確保數(shù)據(jù)歸檔時，檔案系統(tǒng)能夠正確讀取電子政務系統(tǒng)中的所需信息。

2.4.6 檔號設(shè)置

配置不同類型檔案的檔案號生成規(guī)則。如文書檔案為“全宗號-年度.保管期限代碼-室編件號”；專業(yè)檔案為“全宗號-目錄號-案卷號”。

2.5 系統(tǒng)管理

為確保系統(tǒng)的安全正常運行，系統(tǒng)管理員對系統(tǒng)進行的維護和管理。包括對組織機構(gòu)（部門）、用戶、角色權(quán)限的管理與配置，系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置、數(shù)據(jù)備份、系統(tǒng)日志管理等。

2.5.1 用戶管理

對使用系統(tǒng)的用戶信息進行管理，包括新增、修改、刪除、查詢等。

2.5.2 機構(gòu)、部門管理

對本單位組織機構(gòu)和部門信息進行管理，可新增、修改、刪除機構(gòu)和部門信息，并以樹形層級顯示。

2.5.3 角色管理

根據(jù)對系統(tǒng)使用需求的不同，建立不同的角色以滿足特定用戶的操作需求，如超級管理員、檔案管理員、檔案查詢利用崗等，并對角色信息進行管理，包括新增、修改、刪除、停用等。

2.5.4 權(quán)限管理

對系統(tǒng)各字段信息和操作進行細化和權(quán)限控制，實現(xiàn)對系統(tǒng)數(shù)據(jù)和用戶的精確管理。主要的權(quán)限控制包括系統(tǒng)菜單、檔案分類、全宗、密級、要件操作、表單字段等。

2.5.5 日志管理

為加強系統(tǒng)安全管理，系統(tǒng)自動記錄運行的整體情況，包括登陸日志和操作日志?？煞謩e按需查詢各類日志信息，并導出至Excel。

2.5.6 數(shù)據(jù)備份

為保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全，提供對數(shù)據(jù)庫及要件數(shù)據(jù)的備份存儲功能，增強系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全性和容災能力。

實行異地保存制度，架設(shè)FTP文件系統(tǒng)服務器，由系統(tǒng)自動將數(shù)據(jù)文件上傳至異地服務器上進行再次備份。

檔案系統(tǒng)管理范文第5篇

關(guān)鍵詞：web；檔案；管理

中圖分類號：TP311 文獻標識碼：A 文章編號：1674-7712 (2012) 10-0106-01

一、傳統(tǒng)手工檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題

現(xiàn)在，許多學校檔案管理工作仍然是傳統(tǒng)手工處理模式，流程主要有收集、整理、保管、統(tǒng)計、鑒定與開發(fā)利用等。傳統(tǒng)手工檔案管理模式的主要缺點是無法保證檔案的及時歸檔與檔案的完整無損，尤其是在信息化程度比較高的信息社會，傳統(tǒng)模式給工作帶來了許多不便。檔案資料不及時收集，頃刻就可能損失，而確保檔案的齊全與完整是檔案工作的重中之重。傳統(tǒng)手工檔案管理模式下的分類、編目工作，由于受檔案工作者主觀意識和長期習慣的影響，經(jīng)常會發(fā)生較大的偏差，尤其遇到檔案工作者經(jīng)常變動的情況，問題更加嚴重。同時，傳統(tǒng)手工檔案管理下的編目工作，會導致檔案工作者大量的重復勞動。檔案在利用上的問題更加突出，落后的檔案查詢模式，遠遠跟不上信息化時代對檔案的要求。學校對檔案的管理，迫切需要網(wǎng)絡(luò)化。檔案管理實行網(wǎng)絡(luò)化，可以大大縮短查檔時間，提高查全率與準確率，從而提高工作效率。

二、基于Web的檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的設(shè)計

基于Web的檔案管理系統(tǒng)使用業(yè)內(nèi)先進的MySQL數(shù)據(jù)庫作為基礎(chǔ)平臺，Apache作為研發(fā)平臺，采用PHP語言作為編程語言。MySQL＋Apache＋PHP被譽為網(wǎng)絡(luò)程序開發(fā)的黃金組合。選取這樣的開發(fā)工具，對于信息檔案的管理和存儲有獨特的優(yōu)勢，對檔案數(shù)據(jù)進行縱向和橫向的信息檢索非常便利。嚴格的存儲方式有助于數(shù)據(jù)的保存，實現(xiàn)檔案資料的一致性和唯一性，方便系統(tǒng)的維護、操作和拓展，提高系統(tǒng)的工作效能。

三、基于Web的檔案管理系統(tǒng)模塊的闡述

做好相應的模塊劃分是系統(tǒng)的首要任務?；趯W校檔案管理系統(tǒng)的需求，在規(guī)范化文檔內(nèi)容格式基礎(chǔ)上，將該系統(tǒng)劃分為如下部分：檔案檢索功能模塊、檔案管理功能模塊、系統(tǒng)管理功能模塊以及幫助信息模塊。

1.檔案檢索模塊——按條件檢索檔案，檢索條件包括檔案名稱(模糊檢索)、檔案級別(精確檢索)、檔案描述(模糊檢索)。

2.檔案管理模塊——按部門結(jié)構(gòu)管理檔案(部門結(jié)構(gòu)可通過系統(tǒng)管理的部門管理設(shè)置)，具體操作包括檔案的上傳、查看、刪除。

3.系統(tǒng)管理模塊——主要實現(xiàn)部門管理、用戶管理、權(quán)限管理、檔案級別管理。

4.幫助信息模塊——主要提供系統(tǒng)相關(guān)幫助信息和系統(tǒng)屬性。

四、關(guān)鍵技術(shù)與系統(tǒng)實現(xiàn)

（一）基于Web的檔案管理系統(tǒng)核心技術(shù)。本系統(tǒng)選擇比較易于操作和配置的Win server2003數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，主流Web服務器Apache，PHP語言，MySQL數(shù)據(jù)庫作為構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)的平臺。

（二）檔案添加的實現(xiàn)。下面以新增檔案添加的實現(xiàn)為例：

1.設(shè)計輸入表框與變量的對應關(guān)系：

if(empty($_POST["xingming"]))

echo "姓名不能為空"；

elseif(empty($_POST["xingbie"]))

echo "性別不能為空"；

elseif(empty($_POST["bumen"]))

echo "你沒有選擇部門"；

else{

if(empty($_POST["img"]))

$isimg=''daa''；

else{

$isimg=''dab''；

}

2.通過嵌入PHP變量集合，把錄入的數(shù)據(jù)傳給數(shù)據(jù)庫中相應字段，新增一條記錄：

$title1=str_replace(''"''，"""，$_POST["xingming"])；

$xingming2=str_replace("；"，"；"，$xingming1)；

$xingming3=str_replace("''"，"´"，$xingming2)；

$aaa=str_replace(" "，"  "，$_POST["content"])；

$bbb=str_replace(''"''，''"''，$aaa)；

$cont=nl2br($bbb)；

$daquery="update $news set xingming=''$xingming3''，xingbie=''$ xingbie ''，bumen=''$ bumen ''，''time=''$ddd'' where id=''$id''"；

$daquer=mysql_query($query)；

echo "更新成功"；

3.校驗完整性，以避免數(shù)據(jù)被錯誤的添加。

if (document.formdaxm.danganxingming.value == "")

{

alert ("必須輸入檔案姓名! ")；

document.form1.xingming.focus()；

return false；

}

代碼的作用是檢測是否錄入了檔案姓名，否則就警示重新錄入。

（三）檔案管理模塊的實現(xiàn)。從數(shù)據(jù)庫中讀取指定條件的職工數(shù)據(jù)，各變量取出數(shù)據(jù)后顯示在輸出頁面：

echo"

$leng

$date

"；

}