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1.1資金管理與內(nèi)部控制的內(nèi)在關系。無論是以資金管理的角度出發(fā),還是站在內(nèi)部控制視角而言,均可以發(fā)現(xiàn)其最終的目的是通過一系列措施來實現(xiàn)對公司經(jīng)營管理活動來實現(xiàn)全面控制,減少各自風險爆發(fā)的幾率。在全局視角下,內(nèi)部控制是強化資金管理的重要手段,而資金管理滲透于內(nèi)部控制五大要素中,為實現(xiàn)內(nèi)部控制目標指明了方向[1]。1.2資金管理與內(nèi)部控制的差異。根據(jù)對此方面的研究可以知道,雖然兩者之間有著一定的聯(lián)系,但差異性更大,此種差異主要體現(xiàn)在如下幾個方面:一,作用時點不同,在保險公司發(fā)展過程中,內(nèi)部控制一直是貫穿始終的,且作用對象涵蓋了整個公司人員,但資金管理具有一定的周期性,作用對象也較為有限;二,限制條件不同,資金管理效率往往只與相關人員的綜合素養(yǎng)有關,但內(nèi)部控制卻會受到諸多因素的影響;三,控制內(nèi)容不同,資金管理往往只是包括相關信息數(shù)據(jù)的分析與處理,或是將資金管理人員隊伍建設加入其中,內(nèi)部控制無論從人員方面,還是從戰(zhàn)略目標定制方面,或是其他的經(jīng)濟活動方面均有所涉及。
2保險公司資金管理內(nèi)部控制中存在的問題
2.1績效考核機制不完善。在績效考核方面可以清晰的看到保險公司存在的問題,如從考核指標來看,多數(shù)公司均是以保費收入為基準,也就是將銷售業(yè)績作為首要條件,此舉雖然可以激發(fā)員工的工作激情,但卻會因對內(nèi)部控制重視程度不足而導致出現(xiàn)很多不必要的麻煩。如有些保險公司,其雖然擁有了較為完善的績效考核機制,但所含有的考核指標過于單一,使得員工未能夠充分意識到資金內(nèi)部控制問題的重要性,執(zhí)行力也會受到影響,在風險防范方面更顯得力不從心[2]。2.2資金管理監(jiān)督管控力度不足。以太平洋保險公司為例,其作為我國十分著名的保險公司之一,在行業(yè)內(nèi)有著極大的影響力,很多中小型公司均會朝其看齊,根據(jù)對太平洋公司的研究可以知道,其總公司對各個分公司的資金管理有著規(guī)范性,分公司需要嚴格按照總公司的指示來完成相應的工作,尤其是在總公司不斷加大監(jiān)督力度后。然而,鑒于內(nèi)部控制工作做的不到位,導致很多監(jiān)督條款在公司內(nèi)未得到全面應用,很多細節(jié)問題也出現(xiàn)了問題,最終出現(xiàn)了資金不符的情況,或是部分人員在資金管理的過程中“動手腳”,最終影響了資金管理質量。2.3業(yè)務操作流程過于復雜。保險公司的發(fā)展中往往會伴隨一定的風險,而為了能夠減少風險,各個保險公司均對很多業(yè)務進行了全面管控,然而此舉固然可以降低風險,卻也為實際執(zhí)行帶來了諸多困擾,如某一個較為簡單的業(yè)務,卻需要相關人員奔走多個部門方可完成,尤其是費用報銷方面。很多保險公司每天的業(yè)務量均十分龐大,此種操作流程若不能夠得到優(yōu)化,勢必會為相關人員增加更大的工作壓力,也無法實現(xiàn)工作時間利用率的最大化[3]。2.4存在潛在風險。該風險往往集中在收付費管理方面,依然以太平洋公司為例,其在進行資金管理時,一般以收支兩個方向為主,每個分公司均會將收入陸續(xù)劃入總公司賬戶內(nèi),然后由總公司的相關人員對各項資金進行處理,最后將周轉金額度進行明確,且要在此范圍內(nèi)來進行更細致的劃分。然而對于總公司而言或許可以很好的處理此方面的工作,但每個分公司的綜合實力不同,相關人員的工作素養(yǎng)也有一定的差異,甚至會受到銀行轉賬方式收取保費差異方面的影響而導致出現(xiàn)轉賬率存在誤差的問題。
3優(yōu)化保險公司資金管理內(nèi)部控制的相關措施
3.1改革績效考核制度??冃Э己朔矫媸紫葢獙χ笜诉M行豐富,而不是單純以銷售業(yè)績作為唯一標準,同時也要對績效的等級進行深入劃分,如優(yōu)秀、良好、不及格,并對各個等級進行范圍劃分,嚴格按照等級來開展相關工作。在明確等級范圍后,還應做到人性化管理,尤其是對于很多新員工而言,其剛剛接觸到保險行業(yè),往往難以在短時間內(nèi)提升銷售業(yè)績,但其每一段時間的變化卻也會格外明顯,公司應根據(jù)每個員工的進步程度進行二次獎勵,這樣一來不僅可以提升其自信心,也可以激發(fā)其工作熱情,甚至帶動整個公司的工作氛圍[4]。3.2優(yōu)化資金內(nèi)控環(huán)境。內(nèi)控環(huán)境也是重要的影響因素之一,然而很明顯,我國在此方面的建設還不夠完善,今后公司應將內(nèi)部控制部門、教育培訓部門結合起來,這樣一來也可以減少員工培訓中的麻煩,如內(nèi)部人員需要到教育部門定期接受培訓,并開展各個方面的學習,同時要參與周期性考核,逐漸提升人員綜合素質。此方面還需要監(jiān)理在良好的公司文化之上,公司文化文化能夠影響到工作人員的狀態(tài),良好的公司文化也可以促進內(nèi)部團結協(xié)作,這對于整個公司的發(fā)展而言均至關重要[5]。3.3強化資金管理監(jiān)控力度。資金管理往往會涉及到方方面面,若不做好監(jiān)督工作,很可能因人為、客觀因素而導致管理效率不佳的情況出現(xiàn),今后保險公司應根據(jù)自身實際發(fā)展情況、資金管理新理念等方面來完善監(jiān)督制度,并實現(xiàn)責任制,使各個部門、人員均明確自身的權利與義務。監(jiān)督過程中應避免制度流于形式的情況再度出現(xiàn),一旦發(fā)現(xiàn)人員違反規(guī)定,則應根據(jù)制度對其進行適當?shù)奶幚?,而若是工作中表現(xiàn)優(yōu)異,也應對其進行獎勵和表揚,此舉不僅可以起到激勵作用,同時也可以起到很好的約束作用。監(jiān)督工作的開展必然離不開監(jiān)督人員的努力,在進行員工培訓的過程中也應加強對監(jiān)督人員的管理,使其能夠意識到自身工作的重要性,并能夠豐富自身的工作手段[6]。3.4優(yōu)化業(yè)務操作流程。業(yè)務操作流程的過于繁復不僅沒有為保險公司的發(fā)展提供多大幫助,反而在一定程度上起到了反作用,因此今后應將部分業(yè)務流程進行簡化,具體如下:一,對各個業(yè)務進行分析,找到可以省略的部分;二,在新流程確定后,公司應積極對相關人員展開培訓,使工作人員可以盡早適應新的工作流程,以免在工作中出現(xiàn)失誤;三,強化工作人員風險意識,并不斷促使其強化自身工作技能;四,對收費管理方面進行改革,漸漸將傳統(tǒng)現(xiàn)金方式摒棄,充分發(fā)揮當代科技作用,實現(xiàn)電子轉賬[7]。3.5構建信息化的資金管理系統(tǒng)。當代社會中,信息化管理已經(jīng)深入到各個領域中,保險業(yè)也應充分認識到這一點,今后應使資金管理系統(tǒng)實現(xiàn)信息化,這樣一來不僅可以緊跟時展步伐,也可以對工作效率進行有效提升。但要做到這一點需要有一定的資金投入,因為信息化管理質量如何往往與信息化設備的性能有何極大的關系,因此應對資金進行有效利用,既要保證設備質量,也要對相關人員進行技術培訓,同時要做好設備維護工作。3.6創(chuàng)新資金管理模式。如今我國已經(jīng)擁有了多種資金管理模式,且每個模式所能夠發(fā)揮的作用不同,所適用的環(huán)境也有一定的差異,因此在實際管理中應做好優(yōu)化選擇工作。此外,也應將此方面的創(chuàng)新工作重視起來,創(chuàng)新一直是社會發(fā)展的主旋律,做到了創(chuàng)新才可以為公司發(fā)展創(chuàng)造更多有利條件、更大的發(fā)展空間。如應實現(xiàn)集中式管理,此種管理模式可以實現(xiàn)對資金活動的全面監(jiān)督,同時也應將現(xiàn)代科技的優(yōu)勢發(fā)揮出來,尤其是互聯(lián)網(wǎng)技術,近年來第三方支付已經(jīng)越來越受到人們的歡迎,保險公司也可以將其融入到資金管理模式中[8]。3.7優(yōu)化人才隊伍建設。人才是推動行業(yè)發(fā)展的主旋律,無論是資金管理方面,還是內(nèi)部控制方面,均需要有相應的人才來開展工作,然而我國保險業(yè)的人員往往是工作能力較強,但整體工作素養(yǎng)不佳,為了能夠徹底解決此方面問題,今后除了要做好人才培訓工作外,也要對人才招聘方面進行控制,杜絕劣質人員進入到公司內(nèi),更不可接觸到資金管理方面,對于高端人員應適當提升薪資待遇,以免人才流失。
綜上所述,研究關于保險公司資金管理內(nèi)部控制方面的內(nèi)容具有十分重要的意義,其不僅關系到保險公司的發(fā)展,也關系到整個保險行業(yè)的發(fā)展,甚至與社會發(fā)展、經(jīng)濟發(fā)展等方面息息相關。近年來我國保險行業(yè)的發(fā)展領域、發(fā)展規(guī)模均得到了擴大,且進入新時代后,很多傳統(tǒng)發(fā)展理念以及管理模式均難以適應如今的保險業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀,進而導致資金管理內(nèi)部控制變得越來越困難。雖然我國保險公司針對此方面問題已經(jīng)采取了一定的措施,且小有成效,但依然有很多待優(yōu)化之處。
作者:杜霞 單位:太平人壽保險有限公司北京分公司
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一 印章管理
1、公司印章包括公司公章、公司財務專用章、法定代表人名章、會計名章。
2、公司公章由公司辦公室專人保管;公司財務專用章由公司出納保管;公司法定代表人名章和會計名章由會計保管,嚴禁私自轉他人保管。
3、法人章和財務專用章需攜帶外出時,需兩人同行,監(jiān)督使用。
4、印章使用要按照“授權保管、權限內(nèi)使用、超限申請”的原則進行。
5、印章保管人外出期間,由公司指定專人負責公章的保管,但需要在《印章交接登記表》上做好登記,由接交人負責其外出期間的用印管理。
6、印章持有情況納入員工調動離職時工作交接內(nèi)容。如果管印章的員工調動或離職,須填寫《印章交接登記表》,辦理歸還印章手續(xù)后方可辦理調動或離職相關手續(xù)。
7、印章保管人必須親自用印,并遵守保密規(guī)定,嚴格按審批手續(xù)用印。
8、嚴禁在空白文本上加蓋印章,印章必須與落款的名稱一致,不符者拒絕用印。
二 證照管理
1、證照包括《營業(yè)執(zhí)照》、《經(jīng)營許可證》、《開戶許可證》、《信用代碼證》。
2、《營業(yè)執(zhí)照》、《經(jīng)營許可證》由公司辦公室專人保管,《開戶許可證》、《信用代碼證》由財務會計保管。
3、向外部機構或人員提供公司證照復印件,需經(jīng)領導審批,方可提供。
三 罰則
1、印章、證照保管人員對該印章使用的正確性負責,對因使用、保管不慎給公司權益造成損害的,追究相關責任人的責任。
2、未經(jīng)批準私自刻制印章或使用偽造印章構成犯罪的,移交司法機關查處。
3、超越權限簽批用印或保管不善造成印章丟失、弄虛作假騙用印章,影響公司正常經(jīng)營管理工作,造成經(jīng)濟損失或名譽損害的,給予相關責任人警告直至辭退的處分,并視情節(jié)和后果追究責任人法律責任。
本制度從發(fā)文之日起執(zhí)行。
現(xiàn)代信息技術的應用極大地改變了企業(yè)傳統(tǒng)的經(jīng)營方式和管理方式。在目前企業(yè)管理中出現(xiàn)了信息流、資金流、單證流的管理模式,特別是在日常財務管理方面,出現(xiàn)了以資金管理為中心,信息技術為手段,單證管理做保證的三位一體的財務管理體系,財務管理向著更注重效率和效益的方向發(fā)展。保險公司作為面向社會大眾的金融企業(yè),其信息、資金及單證無論是規(guī)模還是在經(jīng)營活動中的重要程度上都不亞于其他行業(yè),因而更要注重信息、資金、單證三位一體的財務管理方法。
一、保險公司建立信息、資金、單證三位一體財務管理體系的必要性
保險公司,特別是國有獨資保險公司,其規(guī)模一般較大,但管理較為粗放。從信息管理系統(tǒng)來看,不僅沒有建立成功的電子商務,利用銀行電子支付系統(tǒng)也不充分,而且現(xiàn)有的各營業(yè)網(wǎng)點之間、上下級之間尚不能進行網(wǎng)絡化管理,數(shù)據(jù)不能共享;基層公司的業(yè)務處理和財務處理沒有實行標準化、系統(tǒng)化的電子處理程序,業(yè)務、收付費、記賬、統(tǒng)計、分保等環(huán)節(jié)信息重復錄入、數(shù)據(jù)人為調節(jié),結果造成信息傳輸慢,數(shù)據(jù)失真,甚至出現(xiàn)弄虛作假的情況。這種狀況不能適應保險市場上的競爭,更經(jīng)不起入世后外資保險公司先進管理方式和運營方式的沖擊。外資保險公司進入我國之后,不可能建立很多機構和招聘很多人員,他們主要依靠先進的信息網(wǎng)絡和相應的營銷策略開展業(yè)務。如果我們的經(jīng)營管理方式不加以改變,我們目前網(wǎng)點多的優(yōu)勢不僅發(fā)揮不了作用,而且會成為成本高效率低的包袱。因而中資保險公司,特別是國有獨資保險公司必須加快信息技術建設,利用現(xiàn)代信息技術改造基層公司的業(yè)務和財務處理程序。應把現(xiàn)有營業(yè)網(wǎng)點的各種數(shù)據(jù)信息連接起來,形成先進的信息處理系統(tǒng),實現(xiàn)通保通賠,統(tǒng)一管理,將網(wǎng)點多的傳統(tǒng)優(yōu)勢發(fā)揮出來,然后在現(xiàn)有信息網(wǎng)絡的基礎上建立電子商務及電子支付系統(tǒng),使中資保險公司向國際水平靠近。
在資金管理方面,目前國內(nèi)保險公司也未形成有效的資金調配、使用及運用系統(tǒng)。資金分散在各營業(yè)網(wǎng)點及各級公司,公司各機構之間、上下級之間缺乏科學的資金管理和調控手段。例如基層公司中已簽單但有多少保費沒有收回,多少保費滯留在保戶、外勤、人手中,基層公司內(nèi)部未入賬或虛入賬的資金有多少,現(xiàn)有的資金管理系統(tǒng)不能對這些問題進行有效地監(jiān)控。資金的收付缺乏有效的控制制度,資金管理不統(tǒng)一、不規(guī)范,“三假一私存”等現(xiàn)象時有發(fā)生,從而造成資金流失、浪費,甚至出現(xiàn)違法亂紀的情況。各網(wǎng)點及各級公司日常需要多少業(yè)務周轉資金缺乏科學的界定,存款普遍存在盲目性,而且各網(wǎng)點及上下級之間缺乏統(tǒng)一的支付手段,使資金的流動性大大降低,從而降低資金使用效率,增加資金管理成本。外資保險公司進入我國保險市場之后,隨著競爭的日趨激烈及保險市場的國際化,費率會逐步降低,賠付率將逐漸提高,資金運用取得的投資收益將成為保險公司利潤的重要來源。而我們目前的資金管理辦法無法適應保險業(yè)務的發(fā)展趨勢。因此,中資保險公司必須建立一套科學的適應現(xiàn)代信息技術和支付方法的資金管理、資金調控及資金運用系統(tǒng)。
保險業(yè)務中的絕大多數(shù)單證都涉及財務與資金,但基層公司單證的印制、領用、保管、使用、編號、銷號等制度既不統(tǒng)一又不規(guī)范,各種單證之間的銜接、制約不緊密,財務核算過程中單證的傳遞,會計憑證的附件等不規(guī)范,單證有意無意的流失情況經(jīng)常發(fā)生。單證混亂往往造成數(shù)據(jù)失真,資金流失,因此必須加強單證的管理。此外,新的信息處理技術及新的支付手段的出現(xiàn),對紙質原始單證及電腦生成的電子單證有了新的要求,單證管理也要系統(tǒng)化、科學化。
二、信息、資金、單證管理系統(tǒng)的內(nèi)容、功能及相互關系
信息管理、資金管理和單證管理三者既相互獨立,又相輔相成,綜合成為保險公司統(tǒng)一的財務管理體系。
1.信息管理(數(shù)據(jù)處理電子化)系統(tǒng)
大型保險公司的營業(yè)網(wǎng)點遍布全國各地,保險業(yè)務面向各行各業(yè),涉及千家萬戶。要充分發(fā)揮各個保險機構的職能和作用,就需要建立完善的電子化和網(wǎng)絡化信息管理系統(tǒng),從業(yè)務處理(簽單、理賠),到收保費付賠款,再到財務核算及統(tǒng)計分析,在大范圍內(nèi)(如地市、全省或全國范圍內(nèi))建立統(tǒng)一網(wǎng)絡,而且能與銀行的電子支付系統(tǒng)、因特網(wǎng)等外部信息系統(tǒng)連接,實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享,網(wǎng)絡化管理,形成保險公司先進的開放性的信息管理系統(tǒng)。這樣既能方便保戶,提高競爭力,又能迅速處理所有財務信息,使公司各級管理者準確、快速、完整地得到相關的財務信息。
信息處理實現(xiàn)電子化、網(wǎng)絡化管理之后,業(yè)務處理中心和財務處理中心可以對公司的財務和業(yè)務信息集中處理。
在信息處理系統(tǒng)中,各險種的簽單、理賠等業(yè)務信息由相應的計算機軟件進行處理,形成業(yè)務處理系統(tǒng)。業(yè)務處理系統(tǒng)將信息傳送給收付費系統(tǒng),收付費系統(tǒng)進行收付款業(yè)務的處理,并將收付款及應收應付信息反饋回業(yè)務處理系統(tǒng)。業(yè)務處理系統(tǒng)綜合保單信息及收付費信息生成基層報表,形成面向基層科室的各項業(yè)務資料及面向外部、內(nèi)部員工的業(yè)績考核資料,用于基層公司的業(yè)務管理和調控。
運用電子商務后,電子商務系統(tǒng)直接聯(lián)系保戶并與業(yè)務處理系統(tǒng)連接,進行簽單并進行信息處理;運用銀行支付系統(tǒng)后,銀行支付系統(tǒng)與公司收付費系統(tǒng)連接,保戶可以利用電話、因特網(wǎng)等手段直接交費,公司也可直接劃撥賠款或儲金,并通過公司的收付費系統(tǒng)進行信息處理。各種信息均與公司的業(yè)務處理中心和財務處理中心連接,由中心進行核保核賠及賬務處理,并生成業(yè)務報表、財務報表和統(tǒng)計報表。
信息管理系統(tǒng)形成后,要統(tǒng)一內(nèi)部業(yè)務流程和管理模式,統(tǒng)一各類分析數(shù)據(jù)和表格標準及格式,避免數(shù)據(jù)重復錄入、自由修改,基本實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享、網(wǎng)絡化應用。系統(tǒng)還要有較強的查詢功能和各種報表的生成功能,以便各級管理人員根據(jù)權限隨時查詢各級、各類業(yè)務和財務統(tǒng)計資料,隨時對經(jīng)營情況進行監(jiān)控。
2.資金管理系統(tǒng)保險公司資金的收付遍布各營業(yè)網(wǎng)點,如果運用銀行支付系統(tǒng),資金的收付更加分散。各收付點及公司上下級之間的資金調度,銀行帳戶的管理,現(xiàn)金的保管,銀行存款與現(xiàn)金的存取,資金的收付程序以及其他涉及資金的管理方式和管理方法,必須統(tǒng)一納入資金管理系統(tǒng),進行嚴格有效的管理,既要保證資金的流動性,保證賠款支出及展業(yè)部門的業(yè)務支出,又要保證資金的安全性和增值性。
資金管理系統(tǒng)包括管理資金的人員崗位職責和資金的流轉渠道。資金管理要保證管理人員職責到位并相互牽制,保證資金流轉暢通。
資金的管理必須從源頭管起,信用管理是資金管理的起點。信用管理員根據(jù)公司的信用管理制度對要求簽單并索要正式發(fā)票但尚未交付保費的保戶、業(yè)務外勤及代辦審批信用度和信用期,符合
規(guī)定的開據(jù)保險單和正式發(fā)票。應收保費管理員對應收保費進行跟蹤清收,對信用期內(nèi)未交費的保戶、業(yè)務外勤或代辦按制度進行處理,保證資金回收,或解除保險責任。收付員、核算員、主管出納和主管會計按照規(guī)定的程序對資金的收付進行管理。
資金的流轉系統(tǒng)要保證資金的流動性、安全性和資金使用效益。各支公司的保費收入存入收入基本戶,檢查未達賬及銀行退票等事項,并隨時將其余額轉入公共基本戶。各支公司或網(wǎng)點的賠款基本戶和費用戶核定最高限額,保證賠款和費用支出,定期或定額由公共基本戶補充。資金要集中到公共基本戶,公共基本戶在統(tǒng)籌全轄業(yè)務資金的條件下,按照資金運用的有關制度,將節(jié)余資金上劃或用于資金運用,以提高資金效益。
在資金流轉系統(tǒng)中,收款員將收到的支票和現(xiàn)金存入收入基本戶。核算員從賠款基本戶提取現(xiàn)金交與付款員,付款員從賠款基本戶開支票或用現(xiàn)金賠付,當日將結余現(xiàn)金退回核算員。核算員負責其他存款戶和費用戶的管理,并負責將收入基本戶的資金劃入公共基本戶。主管出納負責公共基本戶及全部資金調控;在應用銀行電話付費或因特網(wǎng)付費時,主管出納負責銀行支付系統(tǒng)資金與公共賬戶資金的劃撥,并及時補充各付款單位的賠款資金和費用資金。主管出納和主管會計要利用計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)隨時監(jiān)控所轄各賬戶的資金余額與流向,保證資金的流動性與安全性,同時,集中盡可能多的資金在國家允許范圍內(nèi)或爭取國家政策進行穩(wěn)妥的資金運用,提高資金效益。
如果采用更先進的信息處理技術和支付手段,也可以取消基層公司的收入基本戶和賠款基本戶,利用公共基本賬戶實行通保通賠。
3.單證管理系統(tǒng)單證是連接資金管理與信息管理之間的紐帶。首先,公司的資金與數(shù)據(jù)不能孤立存在,二者必須通過單證相對應,彼此相互支持和制約;其次,資金的收付流轉,數(shù)據(jù)的錄入必須有單證及單證制度做依據(jù);此外,資金的流失總是伴隨單證的流失而形成的,單證的管理是資金安全的重要保證。因而,單證的印制、保管、領用、流轉、以及根據(jù)單證進行資金收付及數(shù)據(jù)錄入等一系列程序和制度必須進行統(tǒng)一管理,形成單證管理系統(tǒng)。
保險經(jīng)營活動中主要有兩種單證,一是業(yè)務單證,二是財務單證。業(yè)務單證有些與財務沒有直接關系,有些與財務有直接關系,是財務活動的依據(jù)。從財務管理角度講的單證包括財務單證和與財務有直接關系的業(yè)務單證。
單證管理系統(tǒng)的建立主要包括單證管理制度和單證流轉渠道。單證管理制度包括各種單證的管理權限以及單證的印刷、保管、領用、填制、傳遞等制度,單證流轉渠道指單證的流向及各種單證的正本、副本、各聯(lián)在使用中相互交織而形成的流轉網(wǎng)絡。在單證管理系統(tǒng)中,必須結合和適應信息管理和資金管理,合理設計單證的管理制度和流轉渠道,以保證信息的真實及資金的安全。
三、全面建立三位一體的財務管理體系以信息管理系統(tǒng)、資金管理系統(tǒng)和單證管理系統(tǒng)為主要組成部分的財務核算和財務管理體系是現(xiàn)代信息技術廣泛應用于企業(yè)經(jīng)營管理條件下較為先進的財務管理方式。保險公司這樣的金融企業(yè),其數(shù)據(jù)、資金和單證具有量大、面廣、分散、傳輸頻繁的特點,綜合建立三位一體的財務管理體系對其經(jīng)營和發(fā)展更為重要。財務部門要積極參與公司的信息技術建設,制定財務管理體系的總體規(guī)劃,實施先進的財務信息、資金和單證的管理辦法,并制定縝密的公司內(nèi)部控制制度,將信息、資金和單證的管理有機地結合起來,使三者相互協(xié)調、相互制約,成為有機的整體。
財務部門要充分有效地利用信息技術手段改革現(xiàn)行會計核算和財務管理體制,簡化核算層次,精減核算人員,準確高效地進行業(yè)務和財務數(shù)據(jù)的收集、整理、傳送、分析工作。在財務管理活動中還應對所轄各項管理指標和考核指標的制定、考核、調控納入信息管理系統(tǒng),建立基于公司效益和員工貢獻度的激勵機制,對全轄范圍進行直接、及時的財務處理和財務控制,為公司領導提供準確、及時的財務信息,及時編制各類對內(nèi)對外會計、統(tǒng)計報表。
在保險公司,貨幣資金是公司最主要也是最重要的資金形式,因此我們在財務管理系統(tǒng)中主要闡述的是貨幣資金的管理。實際上,固定資產(chǎn)、在建工程、辦公用品和低值易耗品、債權債務及其他無形資產(chǎn)和各項費用也完全可以按照資金管理的原理制定管理制度和管理流程,納入財務管理體系。
摘 要 加強資金管理是現(xiàn)代企業(yè)集團經(jīng)營管理與戰(zhàn)略發(fā)展的必然需要。不同行業(yè)在資金管理模式、運用方式、風險防范的重點有所不同,筆者將以壽險公司資金管理的政策取向,監(jiān)管要求為背景從制度構建、流程再造,提高信息化水平等角度闡述壽險資金安全管理的有效途徑和應防范的可能出現(xiàn)資金管理風險的重點和環(huán)節(jié)。下文將以信泰人壽保險股份有限公司為實證淺析壽險公司資金管理的模式和應防范的重點。
關鍵詞 壽險公司 資金管理 新模式 防范重點
信泰人壽保險股份有限公司(以下簡稱:信泰人壽)是經(jīng)中國保險監(jiān)督管理委員會批準,于2007年5月18日注冊登記的全國性壽險公司。公司總部設于浙江杭州,注冊資本14.91億元,可經(jīng)營一切人身險(含各種法定保險),目前已開設浙江、江蘇、北京、河北、福建、河南、山東和黑龍江8家省級分公司,下轄34家三級機構。
信泰人壽成立以來一直致力于強化規(guī)范資金管理和運用,2008年以來隨著保監(jiān)會對資金管理和運用監(jiān)管的加強,公司與時俱進,適應新形勢,在資金管理上邁出了創(chuàng)新性的步伐,實現(xiàn)了保險費全國集中代收和保險金給付并涵蓋金傭金發(fā)放和分支機構業(yè)務及管理費用全國集中代付;同時在資金運用上成立了資產(chǎn)管理中心,進行保險資金的運作管理,現(xiàn)在就信泰人壽實現(xiàn)收付費全國集中和規(guī)范運用保險資金兩方面向大家介紹一下。
一、實現(xiàn)全國集中化資金收付管理是未來保險資金管理的主流趨勢
保監(jiān)會2008年11月份下發(fā)97號文件《關于加強人身保險收付費相關環(huán)節(jié)風險管理的通知》要求,目的就是防范保險公司因管理疏漏、人道德風險等因素在收付費環(huán)節(jié)引發(fā)的資金管理風險。文件要求金額在1000元以上的保險金除客戶親自到公司營業(yè)網(wǎng)點或柜面辦理業(yè)務以外,必須通過非現(xiàn)金方式進行收支。
97號文件出臺后,信泰人壽成立不久,實行的是“收支兩條線”資金集中管理模式。總公司開設總賬戶,分公司和中心支公司在銀行分別開立收入賬戶和支出賬戶。 在業(yè)務處理上, 分公司和中心支公司收入賬戶資金可每日清零歸集到總公司在銀行開設的總賬戶,總公司可根據(jù)分公司資金申請額度,將資金撥付到分公司業(yè)務支出戶,分公司再將業(yè)務給付資金撥付到中心支公司的業(yè)務支出戶,進行業(yè)務給付[1]。當時信泰人壽所轄8家分公司因財務管理水平高低不同,參差不齊對資金采取著不同的管理模式,基本上實行轉賬收付費,但還存在著現(xiàn)金收取保費和現(xiàn)金支付的保險金的現(xiàn)象,個別機構出現(xiàn)了個別人收取了客戶的保險費不向或者遲向公司交款的情況;分支機構財務人員每天都疲于應付收付費工作,有大量的賬務核對工作,而且有的機構存在長期未能清理的銀行未達賬項;大量資金形成在途資金或沉淀在分支機構賬戶上,制約了資金使用效率的提高。
根據(jù)監(jiān)管的要求信泰人壽總公司,適應新形勢,從 2009年上半年開始,積極研究探索醞釀不變根基制度,進行流程改造的全國集中收支的資金管理模式,制定出“走出去請進來,短平快”的資金管理上水平的實施方案。所謂“走出去”是當時我公司認真調研并吸收同業(yè)保險公司新華人壽在資金收付管理方面好的做法。新華人壽當時利用中行的資金服務共享“TMS”平臺,基本上實現(xiàn)了保險資金的全國集中代收付?!罢堖M來”是我公司和通聯(lián)支付網(wǎng)絡服務有限公司積極洽談,引入了“第三方金融外包服務”合作模式。所謂“短平快”就是我們集中信息開發(fā)人員的專業(yè)優(yōu)勢力量優(yōu)化核心業(yè)務系統(tǒng)功能,順利實現(xiàn)數(shù)據(jù)口對接,這樣既有利于節(jié)約成本更有利于在更短的時間內(nèi)實現(xiàn)我公司保險資金集中代收付管理模式。
因為“第三方金融外包服務”合作模式是新事物,為了穩(wěn)妥起見,決定先行先試,先以一家財務管理基礎比較扎實的分公司為試點,進行為期一個季度的試點集中代收付。在2009年的11月份選了浙江分公司為實現(xiàn)“全國資金集中代收付模式”的試點單位。在總分公司財務人員和各部門的通力配合下,通過試點運作,全國集中代收付工作開展地異常順利,于是在2010年2月份公司決定全面鋪開,在全國所有分公司進行保險資金集中代收付工作。這樣信泰人壽在不到一年里的時間內(nèi)完成“全國集中代收付管理模式”的實現(xiàn)。于此同時信泰人壽實現(xiàn)了人傭金、業(yè)務及管理費用報銷全國集中支付?!叭珖Y金集中代收付模式”的實現(xiàn)既有利于提高資金的使用效率,防范資金管理風險,又能做到快速承保和業(yè)務給付支持了業(yè)務健康快速發(fā)展。
二、保險資金的合規(guī)運用,是監(jiān)管和公司內(nèi)部強化管理的必然要求
中國保監(jiān)會于2010年7月份頒布出臺了《保險資金運用管理暫行辦法》。該辦法規(guī)定保險資金運用必須穩(wěn)健,遵循安全性原則,符合償付能力監(jiān)管要求,根據(jù)保險資金性質實行資產(chǎn)負債管理和全面風險管理,實現(xiàn)集約化、專業(yè)化、規(guī)范化和市場化運作。這就要求保險公司越來越重視保險資金管理,做到既能防范風險又要獲取適度的收益水平[2]。
現(xiàn)行國際國內(nèi)各家保險公司對保險資金運用的管理模式主要有兩種模式,一種為將保險資金托管到保險公司控制的專業(yè)資產(chǎn)管理公司進行運作,另一種模式為公司成立專門的資產(chǎn)管理中心進行專業(yè)化運作保險資金。信泰人壽因成立不久,資產(chǎn)規(guī)模還未達到有效規(guī)模[3],所以我公司在2010年經(jīng)董事會批準成立了資產(chǎn)管理中心。信泰人壽資產(chǎn)管理中心在公司投資管理委員領導下,按照審批授權的風險管理體系,主要負責我公司保險資金投資運作,以訴求既能防范公司資金風險,確保資金的安全[4],又能通過專業(yè)運作在資本市場上獲取較好的投資收益,以反哺壽險業(yè)務發(fā)展。
三、防范保險資金管理風險是保險公司始終要高度重視的管理工作
不管是何種資金收付模式和資金運用模式都會存在一些缺陷,所以我們要始終高度重視在資金管理中出現(xiàn)的新情況和新問題。筆者以實際工作中發(fā)現(xiàn)的問題簡要介紹一下在保險資金收付管理和資金運用方面應著重防范的風險。
首先,要加強對財務管理人員和投資操作人員的遴選、培訓和管理,人是第一位,人用對了,一切都對了,再好制度體系設計,沒有好的人去貫徹執(zhí)行,嚴格按照公司制度和流程操作,公司的管理風險還是會出現(xiàn),同時要注重對相關人員的培訓以提升員工職業(yè)素養(yǎng)。簡單說就是防范“人”的風險[5]。
其次,要防范操作風險,加強流程再造,優(yōu)化流程,注重過程監(jiān)控,防范因不當操作帶來的風險。重點應做到關鍵崗位分離操作,建立風險隔離的防火墻體系,比如收付費環(huán)節(jié)發(fā)盤和回盤人員分離,并做好信息登記工作;資金運作方面應重點關注結算風險,具體包括定價、交易指令、結算和交易能力,同時還應關注交易人員的越權交易和道德欺詐行為[6]。信泰人壽財務人員在撥付投資資金時我們會進行系統(tǒng)分析每個投資品種及投資單位的交易時間、價格、交易頻率等關鍵信息。及時發(fā)現(xiàn)問題,及時進行糾偏和制止一些不當行為。
最后,要防范信息系統(tǒng)風險。如果公司后臺信息系統(tǒng)不完善,可能會因硬件或軟件系統(tǒng)局限引發(fā)不能有效準確搜集價值信息,不能正確快速處理和傳輸交易指令所帶來的投資損失[7]。穩(wěn)定可靠先進的信息系統(tǒng)是保險資金成功運作的技術保障,必須予以高度重視。
綜上所述,在現(xiàn)代經(jīng)濟中,各個企業(yè)在資金收付和后續(xù)運作方面,因所處的環(huán)境和內(nèi)生性需求不同存在著不同的企業(yè)資金管理模式。筆者認為,只要每個企業(yè)做到既能有利于資金的風險防范又能提高資金使用效率,獲取較好的投資收益,均是可取的做法。
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中國保險監(jiān)督管理委員會網(wǎng)站消息,《保險資金運用風險控制指引》已于近日出臺。
報道說,該指引的制定體現(xiàn)了審慎監(jiān)管的原則,將有利于指導保險公司和保險資產(chǎn)管理公司加強保險資金運用管理,更好地發(fā)揮資金融通功能,提高保險業(yè)資金運用管理水平,切實防范保險資金運用風險。
保監(jiān)會有關部門負責人指出,《指引》遵循了以下原則:一是突出保險資金的特性,注重保險資金管理的規(guī)范化;二是強調資金運用的專業(yè)化管理;三是兼顧先進性、適用性和創(chuàng)新性。《指引》作為指導保險公司和保險資產(chǎn)管理公司建立風險控制體系的綱領性文件,保險公司和保險資產(chǎn)管理公司應根據(jù)本指引的要求,結合自身情況,建立運營規(guī)范、管理高效的保險資金運用風險控制體系,制定完善的保險資金運用風險控制制度,并充分考慮控制環(huán)境、風險識別與評估、控制活動與措施、信息溝通與反饋、監(jiān)督與評價等要素。
這位負責人說明,該指引所稱保險資金運用風險控制體系是指保險公司和保險資產(chǎn)管理公司為維護保險公司的財務穩(wěn)健和保障保險公司的償付能力,對保險資金運用過程中的風險進行識別、評估、管理和控制的組織結構、制度安排和措施方法的總稱,適用于在中華人民共和國境內(nèi)登記注冊的保險公司和保險資產(chǎn)管理公司。
他強調,保險公司和保險資產(chǎn)管理公司建立保險資金運用風險控制體系應遵循獨立制衡原則、全面控制原則、適時適用原則和責任追究原則。風險控制體系包括資產(chǎn)負債管理、資產(chǎn)戰(zhàn)略配置、資產(chǎn)存管、投資決策管理、投資交易管理、風險技術管理、信息技術管理、會計核算管理、人力資源管理等全過程的控制。