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檔案管理是事業(yè)單位管理的重要內容之一,也是整個社會檔案管理的重要組成部分。當前,我國事業(yè)單位改革的步伐正在加快,檔案管理也需要根據(jù)時展進行革新,需要不斷引入新的管理方法。本文對事業(yè)單位檔案管理引進知識管理的可行性進行分析,并提出知識管理在事業(yè)單位檔案管理中的重要作用。
一、知識管理與檔案管理
(一)知識管理
知識管理分為兩代,第一代主要是挖掘與傳統(tǒng)意義上的顯性知識相對的隱性知識;第二代是從用戶角度出發(fā),挖掘用戶信息。知識管理克服了信息管理的缺陷,屬于一種重視與人打交道的信息管理活動,將結構化與非結構化信息相鏈接的一種管理模式。對于知識管理來說,其重視的是學習、知識資產(chǎn)創(chuàng)造、競爭優(yōu)勢和創(chuàng)新能力的挖掘,具有一定的靈活性和獨創(chuàng)性。
(二)知識管理與檔案管理的關系
機關、組織和個人在社會活動中直接產(chǎn)生的保存查備的文字、圖標、聲像及以其他方式為載體的歷史記錄,都可以統(tǒng)稱為檔案。而檔案管理就是以檔案為中心所進行的管理活動。檔案屬于重要的信息資源,同時也是貯存信息的形式之一。檔案管理與知識管理,既有區(qū)別又有相同之處。相同之處在于兩者的目的相同,都是為了更好地為社會各方面提供便捷。同時,兩者的管理對象有重疊部分。再者,兩者的管理技術和管理流程相近,均需要借助集中化的方式處理信息,并都能用到搜索引擎、元數(shù)據(jù)、信息推送和信息安全技術等。
二、知識管理在事業(yè)單位檔案管理中的應用方法
在新形勢下,事業(yè)單位推行檔案管理改革,知識管理運用可謂勢在必行。在檔案管理改革中,知識管理改革為重中之重。為了應用好知識管理,需要從以下幾方面入手:
(一)普及知識,積極轉變理念
為了更好地發(fā)揮事業(yè)單位檔案的價值,應加大宣傳力度,營造起全民塑造參與檔案管理的意識,明確知識管理在檔案管理中的作用。在數(shù)字檔案建設中,增加知識檢索、知識服務、知識創(chuàng)造和知識組織等。在全社會和事業(yè)單位內,定期宣傳檔案的價值與作用,開展檔案情報收集與咨詢工作,并加大研究力度,把知識檔案管理的理念傳遍每一個角落。
(二)完善制度建設,積極推進知識管理
在目前檔案管理工作中,事業(yè)單位檔案管理中知識管理的應用應當自上而下逐步探索實施。對于擬推行知識管理的單位,應制定切實可行的知識管理草案和實施細則,并首先開展試點工作。在試點過程中,定期考察實施內容,并及時匯總經(jīng)驗,在試點期滿后,總結試點期間所取得的成果。
(三)加大投入,設立專項經(jīng)費,保證知識管理的順利推進
對于事業(yè)單位檔案管理來說,應當制定初步預算,并報請財政部門審批,為知識管理的推進提供專項經(jīng)費支持。同時,成立專門的巡查小組,定期或不定期檢查經(jīng)費落實情況,發(fā)現(xiàn)問題后,及時上報,并將擬采取的措施上報給管理部門。
(四)制定基本流程,為知識管理推進制定路線圖
知識管理的流程包括知識目標、知識鑒別、知識獲取、知識開發(fā)、知識共享與傳播、知識利用、知識保存、知識評估和知識反饋等目標,這是一個完整的知識管理實施流程。
做事情需要首先明確目標,在鑒別知識后,方可組織進行實施,比如獲取知識產(chǎn)品軟件、專家所長、知識地圖和專家經(jīng)驗等。在共享與轉移知識上,應通過各種網(wǎng)絡和實物進行收集,并選擇易于使用的軟件與平臺,主要包括集體、個人和計算機中儲存的知識。其中,知識評估是對后期的工作進行評價總結,在與知識目標對比后,整體評估知識管理的效果。
另外,還需要認真分析和挖掘資源,構建高效運轉的內部網(wǎng)絡平臺,擴大知識收集范圍,建立一個共享的知識渠道。
(五)構建學習型組織,提高人員素質與能力
現(xiàn)代信息技術的發(fā)展日新月異,在提高檔案管理效率與效益的同時,也給管理人員帶來了很大的挑戰(zhàn)。這種挑戰(zhàn)主要體現(xiàn)在兩個方面:一是不斷掌握各種先進的檔案管理知識以及現(xiàn)代信息技術,從而適應檔案管理對人才素質的需求;二是事業(yè)單位要不斷引進新的人才,優(yōu)化人才結構,促進檔案知識管理的順利開展。
關鍵詞:事業(yè)單位 檔案管理 現(xiàn)狀
1.我縣機關事業(yè)單位職工檔案管理工作現(xiàn)狀
1.1職工檔案管理不集中
機關事業(yè)單位人事檔案包含干部檔案和職工檔案。我縣干部檔案分別由組織部門和人事部門統(tǒng)一管理,擔任副科級以上領導職務的干部檔案由縣組織部集中管理,一般干部檔案由縣人事局集中管理,唯有職工檔案分散在各機關事業(yè)中由各單位分別管理。由于職工檔案分散管理,各單位的職工檔案管理制度不統(tǒng)一,檔案材料的收集辦法不一致,在職工辦理調入、調出、調資、退休等手續(xù)時,經(jīng)常有檔案材料不全的情況發(fā)生,致使機關事業(yè)單位職工的合法權益受損。
1.2對職工檔案重視程度不夠
由于干部檔案已集中到縣組織人事部門統(tǒng)一管理,為數(shù)不多的職工檔案得不到領導的足夠重視。有的單位職工有幾十人,但大多數(shù)單位的職工只有十幾人到幾人不等,因此很多單位的領導都對職工檔案管理工作的認識不到位,對職工檔案管理工作缺乏積極主動性,認為只有那么幾份職工檔案,沒有必要專門投入人力財力來管理,造成單位從上至下的職工檔案管理意識淡泊。
1.3職工檔案管理人員素質不高
職工檔案管理人員大多由單位勞資人員兼任,文化水平參差不齊,整體素質不高。有的檔案管理人員是半路出家,沒有經(jīng)過專門的檔案業(yè)務培訓;有的檔案管理人員調動頻繁,因此造成業(yè)務不熟悉,短時間內難以勝任本職工作;還有的對檔案管理工作一點都不熟悉,認為檔案管理就是保存檔案,只要把檔案鎖在柜子里不丟失就行了,對職工檔案材料不及時收集,收集了不及時歸檔,以致職工檔案材料不齊不全,職工檔案資源得不到及時利用。
1.4職工檔案材料收集工作力度不夠
由于各單位對職工檔案管理的不重視,導致檔案管理人員對檔案材料的收集歸檔工作被動、不及時、不全面。如職工檔案材料不全,缺轉正定級手續(xù),歷年考核、歷次調資手續(xù)不全,有的復轉軍人只有安置手續(xù),入伍、退伍檔案仍滯留在武裝部或民政局,沒有并入職工檔案,有的黨員只在各種表格上體現(xiàn)上黨員身份,而入黨手續(xù)卻沒有裝入職工檔案,檔案材料的缺失,在職工辦理職稱評定、工資套改、工齡認定時,導致職工不能按規(guī)定享受到正常的職稱晉升、工資調整等權益,影響了職工的切身利益。
1.5職工檔案管理制度執(zhí)行較差
有些單位雖然建立了職工檔案管理制度,但真正執(zhí)行的時候卻不落實。如職工檔案未按規(guī)定編目造冊、編制檢索工具,查閱借用、轉遞手續(xù)不夠完備,在檔案借出時不嚴格履行手續(xù)、不按規(guī)定辦事,認為本單位的職工調用自己的檔案,用不著經(jīng)過繁瑣的手續(xù),只要本人有需要取走就行,造成在接轉檔案時不密封,借出半月、1月甚至1年不歸還的,個別人鉆空子,抽取個人檔案材料、造假、銷毀、涂改等,為自己謀利,嚴重影響了檔案的真實性。
2.做好我縣機關事業(yè)單位職工檔案管理工作的幾點建議
2.1建立機關事業(yè)單位職工檔案集中統(tǒng)一的管理體制
為確保機關事業(yè)單位職工檔案的完整與安全,我們要改革現(xiàn)行的機關事業(yè)單位職工檔案分散管理方式,變基層分散保管、多頭管理,為縣勞動保障局集中統(tǒng)一保管。按照集中統(tǒng)一保管的改革思路,將全縣機關事業(yè)單位職工檔案對口到縣勞動保障局統(tǒng)一管理,全面杜絕檔案分散管理模式下存在的安全隱患??h勞動保障局建立規(guī)范化的職工檔案室,配備專職、專門的檔案管理人員。
2.2提高認識,加強對職工檔案工作的領導
要求各單位要提高認識,加強組織領導,明確分管領導和工作人員,及時安排部署,落實好人、財、物,認真做好單位職工檔案的移交工作,確保檔案按時按質進入職工檔案室。要統(tǒng)一職工檔案移交標準,嚴格規(guī)范。各單位要嚴格按照人事檔案材料收集歸檔規(guī)定的收集范圍,收集職工檔案材料。做到:主動及時,全面準確,保質保量,安全保密。 向縣勞動保障局移交檔案時,除移交紙質檔案外,要同時移交文件級目錄與全文掃描數(shù)據(jù)對接的電子檔案,確保準確率達100%。縣勞動保障局對接收進室的紙質檔案和全文數(shù)據(jù)庫進行驗收,不符合質量要求的一律不予接收。
2.3提高職工檔案管理工作者的素質
檔案管理的好壞,直接關系到職工的職務升遷,待遇調整等,因此職工檔案室必須把好用人關。首先,應選調那些政治可靠、作風正派、責任心強,具有大專以上學歷的優(yōu)秀干部來從事全縣機關事業(yè)單位職工檔案管理工作。職工檔案管理工作是一項平凡而又艱苦的工作。作為檔案管理人員,必須具有甘為人梯,熱心服務的思想品德。要想職工所想,急職工所急,在不違背制度的條件下,千方百計地為職工提供方便。要埋頭苦干,不為名利,服從需要,要立足本職,用主要的時間和精力做好職工檔案管理工作。檔案工作的特點,要求檔案人員不僅要埋頭苦干,而且要頭腦清醒,思路敏捷。隨著社會的進步,科學技術的發(fā)展,檔案管理工作的科技含量越來越高,新的形勢要求檔案管理人員必須牢固樹立終身學習意識,不僅要熟練掌握專業(yè)理論知識,還要努力學習法律知識、哲學知識和現(xiàn)代管理知識等,通過系統(tǒng)地、持續(xù)不斷地更新知識,運用現(xiàn)代信息技術,提高職工檔案管理工作的現(xiàn)代化水平,才能更好地獻身檔案管理事業(yè)。
一名合格的檔案管理人員,必須具有高度的法律意識和良好的職業(yè)道德修養(yǎng)。因為職工檔案管理的特殊性,在具體的業(yè)務工作中,檔案管理人員必須始終以法律和道德的尺度為準繩,以黨和人民的利益為標準,自覺保護職工檔案的安全與完整,自覺保護公民個人隱私及其合法權益,養(yǎng)成良好的職業(yè)保密習慣,做到“從心所欲,不逾矩”,堅決不做有損國家、集體和個人利益的事,堅決杜絕的現(xiàn)象,并與違法行為作堅決的斗爭。
2.4加強職工檔案室的基礎建設
要建設標準化的職工檔案室,配置鐵質檔案柜,搞好檔案室的通風、采光、防盜、防蟲、防潮、防火等配套保護措施,配備空調、電腦、掃描儀、監(jiān)視器、復印機等硬件設備,進一步提高檔案管理信息化水平,確保檔案利用安全,檔案資料不丟失、不損壞,又保證檔案信息不失密、不泄密。
2.5提高職工檔案的質量
檔案材料是否齊全完整,很大程度上是衡量檔案管理質量的重要標志。因此,要做好職工檔案材料的及時收集、歸檔。各機關事業(yè)單位除按規(guī)定向縣勞動保障局移交職工檔案材料外,還要將各單位職工在工作生活中產(chǎn)生的考核、調資、晉升等檔案材料及時交到職工檔案室歸入職工個人檔案保存。檔案管理工作人員要認真登記、整理、核實檔案材料,仔細查看檔案材料是否完整齊全,并將收集到的材料及時入檔保存。對在職工檔案移交過程中出現(xiàn)的檔案材料內容前后不符,如時間方面,出生日期隨意填寫,參加工作時間、入黨、入團時間不統(tǒng)一,姓名隨意用別字情況,各單位要在檔案移交時將有異議的材料在移交清單上備注說明,勞動部門經(jīng)過反復推敲對其作出最后認定。對檔案材料不全的,如一些本該有的履歷表、年度表沒有,一些本該有的學歷、職稱、工資材料也不全,各單位盡量為職工把檔案材料收集齊全,確實收集不全的也應備注說明情況。堅持“標準化”管理裝訂職工檔案,確保職工檔案規(guī)范化管理落到實處。
2.6建章立制,實現(xiàn)檔案管理制度化
【關鍵詞】事業(yè)單位 內部控制管理 企業(yè)化管理
一、前言
事業(yè)單位服務于社會,承擔著人才培養(yǎng)的任務和推動社會科技發(fā)展,對我國社會主義經(jīng)濟建設起著十分重要的作用。加強事業(yè)單位的管理,能夠保證事業(yè)單位更好地服務社會。事業(yè)單位實行企業(yè)化管理,要求不斷提高事業(yè)單位的運作效率,降低管理成本,從而取得更大的社會效益和經(jīng)濟效益。而內部控制管理是影響企業(yè)管理優(yōu)劣的關鍵,內部控制在執(zhí)行計劃、防范維護、調節(jié)監(jiān)督及反饋促改等方面發(fā)揮著重要的作用,從某種程度上可以說,內控制度運用得如何直接關系著企業(yè)化管理事業(yè)單位的發(fā)展。因此,就必須構建一套設計科學、執(zhí)行有效的內部控制體系,保證事業(yè)單位經(jīng)營活動、財務信息等的合法性、真實性、安全性和完整性,提高事業(yè)單位的工作效率和制定方針政策。而內部審計是事業(yè)單位內部控制管理的重要內容之一,做好內部審計能使事業(yè)單位從內在角度及時、全面地知悉自身的各項活動情況進展,有效規(guī)避風險。
二、事業(yè)單位企業(yè)化管理存在的問題
近年來,我國事業(yè)單位施行企業(yè)化管理取得了較大發(fā)展,但是依舊存在著一些問題,特別是在內部控制管理方面:
(一)事業(yè)單位內部控制管理的機制僵化
我國很多事業(yè)單位依舊依照黨政機關的管理體系甚至規(guī)章制度,事業(yè)單位自身管理機制僵化,特別是內部控制管理機制不健全、不完善。此外,人事管理制度也不夠健全,“人員只進不出,職務只升不降,待遇只高不低”的問題依然存在。
(二)內部控制管理的內部審計的力度不夠,審計力量和審計人員會計基礎薄弱
事業(yè)單位內部審計是一項工作量大、責任重、要求高、時間跨度長、時限緊、風險大的工作。對審計的力度和審計工作人員的要求都非常高,而事業(yè)單位內部控制管理地位雖高,執(zhí)行力度卻薄弱:一是審計工作人員數(shù)量不夠,既缺少審計人員,也缺少專門的會計人員,致使審計工作不能及時、深入有效開展;二是審計人員專業(yè)性不強。大部分審計人員會計基礎薄弱,有些甚至沒有會計從業(yè)資格證書,審計資料的填寫和整理不規(guī)范;即便是熟悉財務、會計知識的也往往不熟悉事業(yè)單位業(yè)務整體流程,缺乏經(jīng)濟學和管理學知識,只懂審計,不會分析。
(三)內部控制管理的內部審計管理制度不健全
現(xiàn)階段我國事業(yè)單位的內部控制管理比較粗放,不夠細化、嚴格,缺乏完善、健全的審計管理制度。大部分單位認為只要嚴格貫徹實施國家關于事業(yè)單位的開支規(guī)定就算是對財務實施了內部控制。同時,審計崗位不夠合理,會計審核不夠規(guī)范,分工不夠明確,容易造成不作為和舞弊現(xiàn)象。
(四)內部控制管理的內部預算控制相對薄弱
預算控制屬于內部控制管理的重要內容,但目前我國很多事業(yè)單位對預算的控制力度較為薄弱,預算缺乏可行性和科學性,預算隨意性強,彈性大,經(jīng)常出現(xiàn)追加經(jīng)費的情況,這些問題使預算喪失了控制的初衷。
(五)內部控制管理環(huán)境氣氛不夠強
目前,我國大多數(shù)事業(yè)單位存在著不明確責權劃分,不健全人力資源管理的現(xiàn)象,致使單位實施內控管理的氣氛不濃,缺乏有效的監(jiān)督和評價機制,難以問責,人員管理力度不強,致使員工工作積極性差。
(六)外部監(jiān)督力度不夠
事物是在內外因素的控制下不斷發(fā)展的。我們的財政、稅務等監(jiān)管部門常常只重視對事業(yè)單位自身內控管理建設的監(jiān)督而忽略了營造一個良好的外部監(jiān)督環(huán)境,致使外部監(jiān)督不力。
(七)缺乏完善的信息系統(tǒng)
當前部分事業(yè)單位信息系統(tǒng)流于形式,實際工作中使用程度不高,員工重視程度不夠,發(fā)揮功效不大,致使工作信息、通知等傳遞不及時,不全面,影響工作效率。
(八)領導對內控管理認識和重視不夠
大部分事業(yè)單位監(jiān)督控制缺乏,財務監(jiān)督成為擺設,內控程序成為形式。
三、內部控制管理辦法對事業(yè)單位企業(yè)化管理的優(yōu)化作用
企業(yè)化管理的關鍵是內部控制和內部反饋,而內部審計是事業(yè)單位內部控制管理的重要內容,發(fā)揮著制衡作用,它既可以對內部控制管理進行深刻而全面的審查與評價,也可以促進單位內部控制管理制度的完善和健全,進而促進事業(yè)單位的進一步發(fā)展。此外,內部審計是為防止事業(yè)單位領導腐敗的有力措施。具體而言,內部控制管理辦法對事業(yè)單位企業(yè)化管理的優(yōu)化作用體現(xiàn)在以下八個方面:
(一)內部控制管理辦法可以強化事業(yè)單位的管理體制
事業(yè)單位的內部審計評價事業(yè)單位內部控制管理制度的優(yōu)劣,內部控制一是能對事業(yè)單位的企業(yè)化管理進行評價,及時發(fā)現(xiàn)單位管理存在的缺陷、不足等現(xiàn)象,及時發(fā)現(xiàn)管理的薄弱環(huán)節(jié),及時處理和改進管理方法,實現(xiàn)對人力、物力和財力等資源的有效配置,實現(xiàn)單位的預期運作效率;二是內部控制管理有利于結合單位實際,設計、制定及實施符合單位的管理體系,進而降低管理成本,提高單位的工作效率和經(jīng)濟效益。三是內部控制管理能加強事業(yè)單位對領導職工工作的管理,深化崗位監(jiān)控:既能明確崗位職責,細分責任,以制度管人;也能明確員工的職責,責任到人。
(二)內部控制管理辦法可以優(yōu)化事業(yè)單位的內部監(jiān)督力度
健全的內部控制管理可以進行科學、深入、有效的內部審計,有效監(jiān)督和反饋事業(yè)單位的財務審計和管理審計情況,進一步優(yōu)化事業(yè)單位管理。內部控制管理,特別是內部審計要做到:一是系統(tǒng)控制事業(yè)單位的每一個環(huán)節(jié),科學、及時評價財務部門和單位其他部門對財務制度的遵守情況及對經(jīng)營活動、管理活動的執(zhí)行情況,監(jiān)督應有管理環(huán)節(jié)和管理制度的實行情況是否齊全,有無舞弊現(xiàn)象;二是內部控制管理的內部審計能對重點業(yè)務和政策進行抽樣檢查,具體控制好單位業(yè)務的進度和實施關鍵點,查證有無遺漏和缺陷,確保單位經(jīng)濟活動持續(xù)有效運行;三是內部控制管理,能夠讓單位紀委根據(jù)相關數(shù)據(jù)和報告,對單位全體人員進行監(jiān)督,進一步防止職工不作為,防止領導等不良行為;四是內部控制管理既能夠讓領導根據(jù)統(tǒng)計的數(shù)據(jù)、報告等及時獲悉員工的工作情況,也能讓單位各部門各員工相互監(jiān)督相互查證。
(三)內部控制管理辦法可以優(yōu)化事業(yè)單位的評價制度
長久以來,升職加薪的評定成為事業(yè)單位的內部矛盾產(chǎn)生的主要源頭。只有施行公正客觀的獎勵或懲罰、考核評價才可以激勵、促進員工的工作熱情。加強企業(yè)內部控制管理能優(yōu)化事業(yè)單位的評價制度,建立科學健全透明公開的評價體系,根據(jù)員工對體系的執(zhí)行進度和成果進行獎懲,進一步做好績效考核和職稱評定和升職考核,優(yōu)化激勵機制,弱化單位人員內部矛盾。此外,內部控制能優(yōu)化領導對員工的評價,能使領導突破自身崗位的局限,擴大視角,加強不同部門之間的溝通和交流,形成合力,有效控制關鍵項目和員工績效考核。
(四)內部控制管理辦法可以優(yōu)化事業(yè)單位的責任制度
內部控制管理辦法一是可以檢查和評估單位控制體系的有效性和合適性;二是可以檢查和評估各個部門的執(zhí)行質量和情況;三是可以強化單位問責體系,對每個科室、部門都能進行健全、有效的評估,增強對單位職工的約束力;四是可以禁止單位負責人濫用權力;五是可以對工作失職的員工進行精確問責,進行有效問責。實施責任追究體系。許多企業(yè)之所以會出現(xiàn)內部控制不力及內部人控制的現(xiàn)象,一個重要的原因就是缺乏內部審計責任追究體系。只有審計過程,沒有審計責任追究,不但不能改善內部控制,反而會給企業(yè)帶來更大的危害。內部審計的有效性與其權限、職能、人員的資格以及責任追究制緊密相關。
(五)內部控制管理辦法可以優(yōu)化事業(yè)單位的員工素質
內部控制管理要實施得深入、有效需要一批專業(yè)素質強、學識廣的工作人員。因此,內部控制管理的有效實施既要求單位的具體管理者和執(zhí)行者擁有扎實的會計知識,也要知曉財務知識、管理知識,需要高素質的綜合性復合型人才,以提高工作效率和質量。由此。做好事業(yè)單位的內部控制管理可以提高事業(yè)單位的人員素質,提升事業(yè)單位的業(yè)務執(zhí)行能力。
(六)內部控制管理辦法可以優(yōu)化事業(yè)單位的信息傳遞
有效的內部控制管理可以提高單位的信息傳遞程度,及時傳遞全面、真實的工作信息、通知,提升員工的工作效率。
(七)內部控制管理辦法可以優(yōu)化事業(yè)單位的外部監(jiān)督
一個有效的內部控制管理可以方便外部監(jiān)督的施行。財政、稅務、審計等外部監(jiān)督部門能根據(jù)內部控制管理反饋的數(shù)據(jù)和報告、資料進一步優(yōu)化外部監(jiān)督和指導,進一步確保國家政策的執(zhí)行落實,推動廉政建設,保障國家財產(chǎn)的安全。
(八)內部控制管理辦法可以方便單位紀委推行檢查
內部控制管理的推行可以使單位紀委對本單位的收入和支出的審批進行檢查和監(jiān)督,特別是對大額資金的支出審批進行監(jiān)督,確保資金使用的可行性和合理性。重點排查單位的專項資金使用情況,進一步跟蹤審計項目安排進度、資金支出情況、資金使用和管理情況;此外,單位紀委還可以通過內部控制管理的數(shù)據(jù)和報告對單位員工的行政工作進行監(jiān)督,防止個人集權,實施關鍵崗位輪崗,定期稽查,避免、等不良現(xiàn)象的產(chǎn)生,可以對單位各項工作的執(zhí)行情況進行監(jiān)督及考核,確保單位各項業(yè)務活動能按照國家、上級組織的預定目標及方式進行有效、規(guī)范的運作,進一步推進事業(yè)單位的發(fā)展。
四、小結
綜上所述,隨著社會主義市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展和深入,我國事業(yè)單位企業(yè)化管理取得了一定成效。內部控制管理可以從管理體制、內部監(jiān)督力度、評價制度、責任制度、員工素質、外部監(jiān)督、信息傳遞及方便單位紀委推行檢查等八個方面提升事業(yè)單位的企業(yè)化管理水平。事業(yè)單位的內部控制有助于事業(yè)單位進一步落實好國家的相關法規(guī)、政策,完成國家交予的各項任務,做好廉政建設。各個事業(yè)單位需要根據(jù)自身管理實際,制定合理的內部控制管理方案,重視和提高內部審計水平,使內部審計真實、專業(yè)、科學、有效,不斷推動事業(yè)單位內部控制管理水平的提升,進而提升事業(yè)單位管理水平,更好地發(fā)揮事業(yè)單位服務社會的功能。
參考文獻
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關鍵詞:財務管理;新事業(yè)單位會計制度;規(guī)制路徑
一、新事業(yè)單位會計制度的革新
近些年來,隨著我國經(jīng)濟結構的轉變,新經(jīng)濟常態(tài)的出現(xiàn)和供給側改革的日益深入,事業(yè)單位會計制度的變革也隨之緊鑼密鼓的推進,其對事業(yè)單位經(jīng)濟活動乃至宏觀國民經(jīng)濟的發(fā)展起到了良好的正向促進效果,經(jīng)過文獻梳理和實證案例經(jīng)驗總結,新事業(yè)單位會計制度與“舊版本”相比較,其主要的變化概況為以下幾點。首先,新事業(yè)單位會計制度的適用范圍明顯的比其原先的會計制度的范圍大許多,原先的事業(yè)單位會計制度對事業(yè)單位的各個行業(yè)和經(jīng)濟類型劃分相當明顯,其導致的結果是會計計量的口徑指標比較混亂,而新的事業(yè)單位會計制度鑒于當前事業(yè)單位各行業(yè)的日漸融合而將其各個類型的行業(yè)會計計量口徑標準化,范圍擴展化;其次是還添加了相當部分事業(yè)單位會計核算的內容,以積極的解決新會計制度下事業(yè)單位會計核算的更高要求,使其核算更加有針對性、更加細化,一定程度上也更加真實的反映事業(yè)單位的財務資金的運轉情況,也使其單位財務資金的使用和核算更加合理和實際,也響應當前政府簡化審批的號召,進一步提升了事業(yè)單位工作效率;再者,新事業(yè)單位會計制度的一個明顯變化點是更加突出會計質量的核心要求之一的實質重于形式的特征,新事業(yè)單位會計制度對傳統(tǒng)財務會計制度的實質重于形式的要求進一步深化,同時將實質重于形式的法條和規(guī)則直接納入會計制度的規(guī)定范圍內,對事業(yè)單位各類型資產(chǎn)的管理和歸屬進行了細化、完善和強化,更有利于資產(chǎn)的管理。在上述重要總結點的指導下,有必要對當前我國部分事業(yè)單位財務管理的難點和制約點進一步梳理和剖析,為提出可行的規(guī)制路徑,籌劃出可行的參考建議,以此最終實現(xiàn)事業(yè)單位高效運轉打好堅實的基礎。
二、新事業(yè)單位會計制度下事業(yè)單位財務管理的瓶頸
首先,鑒于新事業(yè)單位會計制度核算和適用范圍的拓寬,也更加精細和規(guī)范化,短期內事業(yè)單位相關財務工作人員很難轉變和更新財務管理意識,理論素養(yǎng)和綜合素養(yǎng)亟待提升,一定程度上導致很多事業(yè)單位財務管理體系與當前的新事業(yè)單位會計制度很難交融,與實際經(jīng)濟環(huán)境也存在較大的脫節(jié),財務管理意識邊緣化現(xiàn)象突出。此外不容忽視的一點是,仍難以摒棄長久以來計劃經(jīng)濟體制約束下事業(yè)單位財務觀念的詬病,加之目前反腐廉政力度的加大,有相當部門事業(yè)單位財務管理人員對財政資金的管理和使用過于死板而墨守成規(guī),不注重實際和變通,資金使用的合法性成為主標桿,抱有不擴大事態(tài)少為事的想法進而導致對財務管理工作框架的改革和變化,如何使本單位的財務管理工作與當前的實際環(huán)境相融合而置之不理;其次,會計核算內容的增多和細化,導致一方面財務工作人員理論知識的急需“充電”,另一方面是財務管理制度由于滯后性而出現(xiàn)不完善的情況,這是由我國事業(yè)單位長期計劃經(jīng)濟和傳統(tǒng)集中支付體系的約束導致事業(yè)單位財務管理制度變革較為緩慢,嚴重束縛了財務管理職能的施展,最終導致財務管理水平提升的遲滯,特別是財務預算這一財務管理的重頭戲容易出現(xiàn)問題,重點體現(xiàn)在不少事業(yè)單位對整體財務預算核算和管理整個過程的不夠重視,嚴重制約著資金使用高效合理性這一財務管理的重頭戲;我國新事業(yè)單位財務管理的瓶頸點上需要關注的是資產(chǎn)管理的問題,主要體現(xiàn)在固定資產(chǎn)和貨幣資金兩大方面,在固定資產(chǎn)方面主要是新舊事業(yè)單位會計制度過渡期內銜接的不通暢,比如新事業(yè)單位會計制度要求對事業(yè)單位固定資產(chǎn)進行折舊,并且明文規(guī)定了相關方法,但是不少事業(yè)單位仍用原來的會計科目核算,根本未設置專門的累計折舊科目等,在貨幣資金方面看主要是內部控制上的不規(guī)范和缺陷。
三、加強和完善新事業(yè)單位會計制度下我國事業(yè)單位財務管理的規(guī)制路徑
(一)提高事業(yè)單位相關工作人員和機構部門的財務管理的意識,加強和完善財務管理制度
提高事業(yè)單位財務管理的整體水平,尤其是在新事業(yè)單位會計制度框架下,首先必須重視新鮮血液的注入,緊隨國家政策的變化,從思想根源上樹立和變革事業(yè)單位財務管理的意識,事業(yè)單位要加大單位文化的改革力度,鼓勵和促使相關財務工作人員消除傳統(tǒng)的財務管理理念,而是要時刻關注經(jīng)當前經(jīng)濟政策的不斷變革和調整,與時俱進的調整自身的財務管理工作,使財務管理工作與制度鑲嵌,與現(xiàn)實經(jīng)濟環(huán)境相融合,關注財務管理策略的使用和調整,進一步革新和完善財務管理制度。此外,參照相關標桿企事業(yè)單位,牢牢把握和進行財務管理框架的重塑,首先要對本單位實際情況進行細致的調研梳理,然后要依據(jù)本單位的實際情況在本單位宏觀整體層面上進行合理的規(guī)劃,主導方向必須明確。最后,不間斷的對本單位相關財務工作人員進行培訓,使其財務管理知識的輸入和更新成為常態(tài)化機制,提升財務工作人員的綜合素質水平。事業(yè)單位要加緊構建和完善財務管理制度和強有力的執(zhí)行體系,務必以本單位的長期發(fā)展為出發(fā)點,延遲財務管理制度與新事業(yè)單位會計制度脫節(jié)的情況,在新的財務管理制度的構建過程中要以各利益相關方最大平衡點為著力點。與此同時,對先前本單位的財務管理制度進行識別、挑選、測評,以此去舊換新,最大限度的保證財務管理制度的先進性和實用性。
(二)著力構建和塑造全面預算體系,優(yōu)化財務預算的各個環(huán)節(jié),強化資金的規(guī)范運轉
資金的運轉是否規(guī)范,使用是否高效是事業(yè)單位財務管理乃至任何單位財務管理的重要關注點,財務預算的合理與否是資金高效使用的重要保證,因此必須構建新形勢下全面預算體系,充分優(yōu)化和融合財務預算的各個環(huán)節(jié)。在全面預算編制上,事業(yè)單位必須根據(jù)各個部門據(jù)實考量和規(guī)劃,以單位資金合理高效使用為著眼點,對各個單位的具體預算規(guī)劃進行詳細的編寫和測試,也要注意相關預算制度的規(guī)制和引導。在預算審批上必須引入內控措施,尤其是在重大預算項目上審批的權限等方面,最好采取聯(lián)審聯(lián)批的方法,嚴禁任何個人擅自更改。以此保證極其重大和重要的事項的可行性和公正性。在預算執(zhí)行過程中,緊抓成本控制,預算的執(zhí)行嚴格按照預算方案進行,不可隨意根據(jù)個人意愿變更,有限度的在實踐中根據(jù)實際情況在爭取相關監(jiān)督部門允許的條件下可以進行調整,但是必須做好備案,較好的掌握財務預算執(zhí)行中靈活性的尺寸。在預算績效的考核方面,塑造合適的考核和獎懲體系?;谧畲笙薅仍鲞M員工福利和利益以及事業(yè)單位自身經(jīng)濟利益等雙向利益線為中心點去重塑績效考評體系,做大考核結果公正,考核過程透明,考核獎懲公正。
(三)建立和完善事業(yè)資產(chǎn)管理和監(jiān)督的力度
首先事業(yè)單位對本單位的資產(chǎn)著實建立一套適合自身情況的財產(chǎn)保護體系,對于本單位資產(chǎn)的流進、使用、報廢等各種情況實行統(tǒng)一口徑的管控,同時加大從內控和外審兩大角度構建和完善事業(yè)單位的財產(chǎn)監(jiān)督的力度,確保財產(chǎn)的安全性和減少非法流失,最終建立起常態(tài)化而全輻射的監(jiān)督機制,通過管理和監(jiān)督兩大主要手段加強和完善新事業(yè)單位會計制度下事業(yè)單位財務管理的力度。
四、總結
我國宏觀經(jīng)濟的發(fā)展離不開各個事業(yè)單位的指引和支持,在我國經(jīng)濟發(fā)展轉型以及新經(jīng)濟常態(tài)下,事業(yè)單位急需以新經(jīng)濟環(huán)境為導向進行財務管理體系的重塑,使之能夠滿足當前事業(yè)單位自身乃至社會宏觀經(jīng)濟發(fā)展的需要。在新事業(yè)單位會計制度下,事業(yè)單位急需依據(jù)現(xiàn)行的會計制度對本單位的財務管理模式進行以資金和資產(chǎn)管理為核心的整頓,同時反過來也就是在實踐中完善和深化與之相適應的財務管理管理制度,以此促進事業(yè)單位長久的發(fā)展。
參考文獻:
關鍵詞:集中核算制度;行政事業(yè)單位;財務管理改革;實施
中圖分類號:F810.6 文獻標識碼:A 文章編號:1674-7712 (2013) 20-0000-02
一、前言
改革開放以來,我國在行政事業(yè)單位的財務管理方面的改革上一直不斷創(chuàng)新和吸收國外先進經(jīng)驗,為的是能夠適應現(xiàn)代社會經(jīng)濟發(fā)展,提高行政事業(yè)單位財務管理效率。當前形勢下,國家正在經(jīng)歷政治經(jīng)濟的深度改革,財務管理改革作為經(jīng)濟制度改革的重點也越來越受到人們的關注。作為國家職能組織部門,行政事業(yè)單位的財務管理改革不僅僅是國家下大力氣改革經(jīng)濟制度、轉型經(jīng)濟發(fā)展模式的體現(xiàn),更表明了國家在政治體制改革方面的決心。在行政事業(yè)單位財務管理改革中實施集中核算制度,不僅能夠提高行政事業(yè)單位的財務管理水平和業(yè)務水平而且能夠完善體制機制和單位工作職能[1]。然而,隨著集中核算制度在行政事業(yè)單位財務管理中的應用,雖然有效地提高了財務信息的真實性和財務管理水平,但是也存在著很多問題和不足,如何解決好這些問題是行政事業(yè)單位財務管理改革的重點。
二、行政事業(yè)單位的財務管理模式概述
我國行政單位和企業(yè)眾多,財務管理模式自然也是多種多樣,大致可分為:財務集中支付模式和財務核算中心模式;針對不同的對象又可分為:直接管理模式、零戶統(tǒng)管模式和村賬多管模式等。雖然模式千差萬別,然而不同的財務管理模式適用于不同的管理的對象又有其各自的優(yōu)缺點,下面主要分析財務集中支付模式和財務核算中心模式。
(一)財務集中支付模式
財務集中支付模式是一種能夠進行歸一化辦理業(yè)務,承擔全額的預算單位資金的結算方式。財務活動的處理方式是以支付模式為主要依據(jù),集中支付需要建立自己的支付中心對單位和組織進行管理和預算財務,通過在支付中心建立財務預算明細賬單將銀行的賬戶轉交到支付中心進行處理,行政事業(yè)單位可以直接行使資金開支、財務活動分析、財務管理機構職能審查和財政資源利用監(jiān)督等職能。對于行政事業(yè)單位而言,取消了第三方的管理,使財務管理效率更高。
(二)財務核算中心模式
財務核算中心模式主要是消除行政事業(yè)單位的銀行賬戶,建立集中核算體制機構可以保持核算單位擁有獨立使用資金和財務自主的權利,為的是保證集中核算機構能夠獨立的完成對財務的核算、監(jiān)督,賬戶的管理和維護以及資金的調度和協(xié)調安排,確保將財務管理主要的功能職責協(xié)調統(tǒng)一[2]。
三、行政事業(yè)單位財務管理改革中實施集中核算制度存在的問題
集中核算制是一種全新的財務管理模式,它的優(yōu)勢在于加強了國家對行政事業(yè)單位的財務資金活動和財政活動預算的統(tǒng)一監(jiān)督和管理,提高資金的使用效益強化資金的監(jiān)督和管理。然而,由于新的管理模式應用缺乏經(jīng)驗以及行政事業(yè)單位內部財務管理改革矛盾突出,在實施集中核算制度過程中出現(xiàn)了很多問題,這些問題嚴重影響了集中核算制度的優(yōu)越性。
(一)不能充分理解集中核算制度的職能分配
行政事業(yè)單位的財務核算部門未能充分認識和理解集中核算制度的職能責任,只是片面的認為這僅僅是核算工作,核算職能以外的一切其他工作都被認為是在職責范圍以外的,這樣就導致了財務核算部門員工工作積極性和主動性不高,甚至對集中核算制度有抵觸情緒,嚴重影響了財務管理工作和集中核算制度的優(yōu)勢發(fā)揮。
(二)缺乏完善的集中核算制度規(guī)章
實現(xiàn)集中核算制度需要相應的規(guī)章,它是行政事業(yè)單位財務管理的重要依據(jù)??茖W合理全面的集中核算制度可以保證行政事業(yè)單位在財務管理改革中實施集中核算制度有章可循、有據(jù)可依[3]。就目前而言,我國行政事業(yè)單位僅僅只是引進了集中核算制度管理的理念,并未制定完整、規(guī)范的集中核算制度規(guī)章,嚴重影響日常的預算管理工作中集中核算制度的實施和財務管理工作的效率。
(三)財務管理工作人員素質不高,缺乏對應專業(yè)人才
面對全新的財務管理模式,集中核算制度要求財務管理人員不僅具備專業(yè)的知識和技能,而且要求財務管理人員能夠熟練的運用專業(yè)知識和技能進行財務管理的集中核算。行政事業(yè)單位的財務管理工作人員大部分只具備了舊有的財務管理知識和技能,無法適應新形勢下財務管理改革,更加無法達到集中核算制度要求。缺乏專業(yè)財務管理人才是行政事業(yè)單位在進行財務管理改革中實施集中核算制度的軟肋。
四、在行政事業(yè)單位財務管理改革中實施和應用集中核算制度
要想有效地在行政事業(yè)單位財務管理中實施集中核算制度就必須解決好以上財務管理問題,為集中核算制度掃清障礙,爭取以最大的精力和努力發(fā)揮出集中核算制度的優(yōu)勢[4]。所以,筆者認為應從以下幾個方面做好行政事業(yè)單位財務管理集中核算工作:
(一)建立財務管理集中核算中心,完善集中核算制度的工作職能
在實行集中核算制度過程中,重點應放在建立財務管理集中核算中心、加大資金使用監(jiān)督上。建立財務管理集中核算中心是為實行計劃財務、會計集中核算、計劃財務管理做保障,根據(jù)預算和單位用款計劃及資金結余情況及時申請財政撥款 ,進行財務活動分析、控制財務資金執(zhí)行進度、加強國有資產(chǎn)和財務活動有效監(jiān)督管理是它的主要任務。
(二)完善財務管理制度,強化集中核算制度規(guī)章
完善的財務管理制度是進行財務管理改革的首要條件,尤其是行政事業(yè)單位,作為國家內部組織機構,改革的每一步都要做到有章可循。因此,完善的財務管理制度和集中核算制度是行政事業(yè)單位財務管理改革的重要依據(jù)和改革保障。完善的財務管理制度不僅是行政事業(yè)單位在處理日常財務活動、資金運轉、財務預算時的有效憑證,而且在強化監(jiān)督內部人員進行職能審查、預算和信息管理上具有指導意義,特別是通過完善的財務管理制度來制定和強化集中核算制度規(guī)章上既有理論依據(jù)也有實施指導。完善的集中核算制度規(guī)章是保證行政事業(yè)單位財務管理改革順利適應集中核算制度和有效把握其效能和優(yōu)勢的績效憑證。
(三)提高財務管理人員專業(yè)素質,引進優(yōu)秀專業(yè)人才
財務管理人員的素質決定著行政事業(yè)單位財務管理有效改革的關鍵。財務管理工作人員不僅要熟悉和理解自己所在行政事業(yè)單位需要承擔的義務、責任和權限,而且要具備與時俱進的思維,能夠從容不迫地應對單位內部體制機制改革。通過加大業(yè)務培訓、提高在職人員的財務管理業(yè)務水平并且重視財務管理人才的招聘和選拔,更重要的安排專業(yè)人才適當?shù)墓ぷ鲘徫唬l(fā)揮他們特長為行政事業(yè)單位服務[5]。對關鍵技術崗位要設立高門檻、高薪酬充實財務管理人才隊伍。
五、總結
隨著我國對行政事業(yè)單位職能分類和規(guī)劃改革的深入,加強財務管理改革和監(jiān)督是實現(xiàn)集中核算制度的關鍵。實施集中核算制度要以完善的財務管理制度和集中核算制度規(guī)章為前提,加強行政事業(yè)單位財務管理隊伍建設,提高財務管理人員專業(yè)素質。借助強有力的部門內部監(jiān)督機制和內部財務管理機制規(guī)范內部人員集中核算操作流程,充分發(fā)揮集中核算體制在財務管理上的優(yōu)勢,提高財務管理效率。
參考文獻:
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