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根據(jù)全國煙草行業(yè)20*年整頓和規(guī)范市場經(jīng)濟秩序工作會議和國煙辦〔20*〕135號、324號文件的總體部署,我公司按照9月20號全國煙草系統(tǒng)固定資產(chǎn)投資專項檢查電視電話會議和《關(guān)于煙草系統(tǒng)固定資產(chǎn)投資專項檢查工作安排的通知》(國煙辦綜〔20*〕372號)的具體要求,在認真組織企業(yè)有關(guān)單位學(xué)習(xí)文件的同時,積極深入地開展了我省企業(yè)固定資產(chǎn)投資專項檢查的自查工作,現(xiàn)將我省自查情況報告如下:
一、我公司及所屬企業(yè)固定資產(chǎn)投資管理制度建設(shè)及執(zhí)行情況
1、固定資產(chǎn)投資管理制度建設(shè)情況
*****工業(yè)公司成立于2003年9月。根據(jù)國家局關(guān)于進一步加強對煙草行業(yè)重大投資管理要求,我公司于當(dāng)年9月,成立了公司投資管理委員會(*煙工〔2004〕87號),主要負責(zé)公司所屬企業(yè)重大投資項目的審議和決定,并相繼制定了《江蘇**工業(yè)公司投資委員會工作職責(zé)》(*煙工〔2004〕159號)。2005年7月,為了加強煙草制品生產(chǎn)企業(yè)投資項目及非煙草制品投資項目管理,按照國家局有關(guān)規(guī)范要求,制定下發(fā)了《**中煙工業(yè)公司關(guān)于煙草制品生產(chǎn)企業(yè)投資項目審批管理辦法》(*煙工〔2005〕185號)、《**中煙工業(yè)公司關(guān)于非煙草制品投資項目內(nèi)部審批管理規(guī)定》(*煙工〔2005〕186號)。
2006年12月,**中煙工業(yè)公司完成合并重組后,為進一步加強投資管理體制建設(shè),規(guī)范投資決策程序,強化監(jiān)管機制,先后制定下發(fā)了《**中煙工業(yè)公司對外事務(wù)印章使用規(guī)定(暫行)》(*煙工〔2006〕344號)、《**中煙工業(yè)公司投資管理委員會工作規(guī)則(暫行)》、《**中煙工業(yè)公司投資項目管理規(guī)定(暫行)》(*煙工〔20*〕194號)、《關(guān)于加強基建技改投資項目規(guī)范管理工作的通知》(*煙工〔20*〕216號)和《**中煙工業(yè)公司固定資產(chǎn)投資審計實施辦法》(*煙工[2006]361號),進一步明確了工業(yè)公司及其所屬企業(yè)投資管理的權(quán)限、程序、操作過程以及必備的文件附件等。同時,所屬企業(yè)按照省公司的要求,相應(yīng)制訂了一系列的管理制度(詳見企業(yè)附件)。
2、固定資產(chǎn)投資項目管理制度執(zhí)行及監(jiān)管情況
(1)嚴格項目程序管理。
為了進一步規(guī)范投資程序,我公司明確了省工業(yè)公司作為全省工業(yè)企業(yè)固定資產(chǎn)投資管理主體,公司綜合計劃部作為固定資產(chǎn)投資管理的具體責(zé)任部門。公司所屬各企業(yè)基建、技改部門受企業(yè)和工業(yè)公司綜合計劃部雙重領(lǐng)導(dǎo),業(yè)務(wù)主要以工業(yè)公司綜合計劃部垂直管理為主,公司及所屬企業(yè)的固定資產(chǎn)投資管理必須在綜合計劃部的具體管理和指導(dǎo)下進行。
所屬企業(yè)上報的固定資產(chǎn)投資項目,按需要進行企業(yè)論證,并經(jīng)企業(yè)投資管理委員會討論通過后,以文件的形式上報省工業(yè)公司。工業(yè)公司按照國家局批準的權(quán)限和要求,對于重大投資項目申請,組織專家論證后上報國家局,一般項目需要組織技術(shù)論證,經(jīng)公司投資管理委員會討論同意,上報公司總經(jīng)理辦公會議或總經(jīng)理批準后執(zhí)行。
(2)做好項目審批備案
根據(jù)我公司投資項目管理制度,對于企業(yè)權(quán)限范圍內(nèi)的投資項目,公司要求所屬企業(yè)嚴格按照項目管理的要求,在企業(yè)進行備案,由省公司負責(zé)進行抽查。對于省公司批準的項目,由省公司進行檔案管理。同時,為了進一步強化我省的投資項目檔案管理,我們和北京五洲工程設(shè)計院聯(lián)合開發(fā)了“**中煙工業(yè)公司投資項目管理信息系統(tǒng)”,進行具體的監(jiān)管工作。有關(guān)建設(shè)項目按照《國務(wù)院關(guān)于投資體制改革的決定》(國發(fā)[2004]20號)、《**省企業(yè)投資項目備案暫行辦法》(*政發(fā)[2005]38號)以及地方政府關(guān)于投資項目備案暫行辦法的要求,做好了地方政府備案工作。
(3)執(zhí)行項目的審計和監(jiān)督制度
在《**中煙工業(yè)公司固定資產(chǎn)投資審計實施辦法》中,首先對固定資產(chǎn)投資項目進行分級管理、合理授權(quán),明確實施項目權(quán)限。第二,為加強固定資產(chǎn)投資全過程管理,合理控制造價,明確了跟蹤審計和決算審計的內(nèi)容,將合同條款和工程進度、工程量、工程質(zhì)量考核相結(jié)合,嚴格控制付款進度。第三,為加強固定資產(chǎn)投資審計項目的管理,建立了相應(yīng)的考核制度,有效保證保證固定資產(chǎn)投資審計管理。這樣在項目執(zhí)行過程中,就形成了企業(yè)的審計部門、第三方審計、地方政府的紀律監(jiān)督部門相互牽制、相互制約的有效的內(nèi)部監(jiān)督制度體系。
二、我省固定資產(chǎn)投資專項檢查工作開展情況
根據(jù)國家局20*年全國煙草行業(yè)整頓和規(guī)范市場經(jīng)濟秩序工作會議,和全國煙草行業(yè)發(fā)展計劃會議有關(guān)規(guī)范固定資產(chǎn)投資管理專項規(guī)定,我公司按照國煙辦〔20*〕135號文件中對固定資產(chǎn)投資管理專項檢查的要求,于20*年5月份組織了全省所屬企業(yè)固定資產(chǎn)投資的專項檢查活動。7月份,結(jié)合國家局下發(fā)324號文件《關(guān)于20*年加強工程投資項目管理監(jiān)督的實施方案》,制定了我省有關(guān)在固定資產(chǎn)投資方面的貫徹文件,并按照要求進行了任務(wù)分解、責(zé)任到人,20*年8月底,我省所屬企業(yè)均基本完成了固定資產(chǎn)投資方面的自查工作。
1、投資項目自查的過程和方法
20*年9月下旬,根據(jù)國家局全國煙草系統(tǒng)固定資產(chǎn)投資專項檢查電視電話會議工作部署,和《關(guān)于煙草系統(tǒng)固定資產(chǎn)投資專項檢查工作安排的通知》(國煙辦綜〔20*〕372號)要求,我公司組織了認真的傳達和學(xué)習(xí),并按照電視電話會議和文件要求,在工業(yè)公司所屬企業(yè)自查的基礎(chǔ)上,由公司牽頭再次組織一次全面的檢查。
為更好的貫徹落實全國煙草行業(yè)整頓規(guī)范工作會議的要求,工業(yè)公司制定了《**中煙工業(yè)公司關(guān)于貫徹落實整頓規(guī)范工作六個實施方案的工作意見》(*煙工〔20*〕268號文件),明確了各個方案的責(zé)任部門、工作內(nèi)容和完成時間。其中《關(guān)于20*年加強工程投資項目管理監(jiān)督的實施方案》由綜合計劃部牽頭組織,審計部、財務(wù)管理部、監(jiān)察部配合實施。各所屬單位根據(jù)《工作意見》的總體安排,制定了各自工作安排,并上報了工業(yè)公司。
20*年5月上中旬,工業(yè)公司組織固定資產(chǎn)投資項目檢查組,對全省公司系統(tǒng)固定資產(chǎn)投資項目進行了專項檢查。
檢查方式主要是按照國家局、省公司近幾年審批的固定資產(chǎn)臺帳,查閱相關(guān)直屬單位固定資產(chǎn)投資管理各類項目的合同、標書、批復(fù)文件等相關(guān)資料,并進行了實地檢查。通過檢查摸清了公司所屬各單位近幾年的固定資產(chǎn)投資管理的基本情況。
2、加快項目管理信息系統(tǒng)實施工作
為了適應(yīng)我省固定資產(chǎn)投資項目的集中管理要求,我公司組織開發(fā)了“江蘇中煙工業(yè)投資項目管理信息系統(tǒng)”。系統(tǒng)管理主要分為兩個方面:一是今后凡屬于國家局(總公司)、工業(yè)公司批準的基建、技改項目從投資項目立項開始,必須將各類原始資料錄入“投資項目管理信息系統(tǒng)”,以便于國家局(總公司)和工業(yè)公司技術(shù)查詢和控制,對于沒有錄入系統(tǒng)的項目一律不予批復(fù)和實施。二是對于江蘇中煙工業(yè)公司成立以來(2003年9月)所有已完成的基建、技改項目,按照項目的實施順序,補充錄入,便于跟蹤項目實施,指導(dǎo)和協(xié)調(diào)項目的管理。目前,此項工作正在有條不紊的進行之中。
三、我省工業(yè)系統(tǒng)固定資產(chǎn)投資項目的自查情況
1、全省工業(yè)系統(tǒng)累計完成投資自查情況
2005年1月1日至20*年6月30日,全省工業(yè)系統(tǒng)經(jīng)批準的項目總投資金額202169.06萬元,實際發(fā)生的投資金額160303.6萬元。
2、全省工業(yè)系統(tǒng)完成投資項目分類統(tǒng)計
2005年1月1日至20*年6月30日,全省累計完成投資項目
299個。其中煙機設(shè)備購置項目113個,基本建設(shè)項目23個,技術(shù)改造項目186個。
3、國家局批準的重點投資項目概況
(1)**卷煙廠重點技術(shù)改造項目執(zhí)行情況
**卷煙廠本期基建技改項目主要包括“十五”后期技術(shù)改造項目、制絲配套設(shè)備和物流系統(tǒng)技術(shù)改造項目、南廠區(qū)新建生產(chǎn)輔助綜合樓項目、煙草專用機械購置、澄城分廠煙草專用機械購置、澄城分廠制絲線技術(shù)改造項目等,上述項目分別由國煙計[2005]562號、[2006]874號、[2006]631號、[2005]876號、[2006]306號和蘇煙工[2005]302號文件批復(fù)。“十五”后期技術(shù)改造項目批復(fù)建筑面積39300㎡,批復(fù)投資18600萬元;制絲配套設(shè)備和物流系統(tǒng)技術(shù)改造項目批復(fù)投資19000萬元;南廠區(qū)生產(chǎn)輔助綜合樓項目批復(fù)建筑面積21000㎡,批復(fù)投資18680萬元(待建)。
(2)**卷煙廠重點技術(shù)改造項目執(zhí)行情況
**卷煙廠本期技術(shù)改造項目主要包括“十五”后期規(guī)劃調(diào)整項目、62畝土地搬遷工程、煙葉倉庫建設(shè)項目和其他相關(guān)配套工程,上述項目分別由國煙計[2005]183號文件、國煙計[2005]814號文件、國煙計[2006]178號文件和江蘇中煙工業(yè)公司相關(guān)文件批復(fù)?!笆濉焙笃谝?guī)劃調(diào)整項目批復(fù)建筑面積65000㎡,批復(fù)投資17500萬元。煙葉倉庫建設(shè)項目批復(fù)建筑面積51140㎡,批復(fù)投資7700萬元。
(3)南京卷煙廠重點技術(shù)改造項目情況
南京卷煙廠現(xiàn)有制絲及卷接包車間受原設(shè)計限制,不能適應(yīng)制絲生產(chǎn)分組加工的需要。為進一步打造中式卷煙特色工藝,繼續(xù)保持“南京”品牌良好的發(fā)展態(tài)勢,根據(jù)南京市人民政府市長辦公會議紀要(2005年第15號),南京市政府提供300畝土地用于南京卷煙廠的技術(shù)改造工程。由于土地拆遷難度大、耗費時間長,經(jīng)南京市人民政府協(xié)調(diào),需要按照拆遷進度支付300畝土地出讓金。如不及時按照拆遷進度繳納土地出讓金,南京卷煙廠將失去進行技術(shù)改造的空間。江蘇中煙工業(yè)公司根據(jù)拆遷進度分別批準南京卷煙廠支付土地出讓金987.84萬元、919.24萬元、823.2萬元。目前,土地拆遷事宜已接近尾聲,項目進入供地階段。
(4)格瑞公司投資項目情況
格瑞公司本期基建項目主要包括倉庫樓和浴室綜合樓項目,分別由蘇煙工[2005]165號(改工業(yè)備字[2005]0008號)和改投資備字[2006]0042號文件批復(fù)。倉庫樓批復(fù)建筑面積8000㎡,批復(fù)投資980萬元。浴室綜合樓項目批復(fù)建筑面積1300㎡,批復(fù)投資298萬元。項目實施過程規(guī)范,均已經(jīng)按規(guī)定向相關(guān)部門報批、備案。
(5)南通煙濾嘴有限責(zé)任公司投資項目情況
江蘇中煙工業(yè)公司以蘇煙工[2006]85號文批準南通煙濾嘴有限責(zé)任公司生產(chǎn)車間改造項目,批準投資520萬元;后南通煙濾嘴有限責(zé)任公司根據(jù)南通市環(huán)保局和南通市規(guī)劃局意見分別于06年11月20日和*年3月28日對初步設(shè)計進行了變更,申請增補費用480萬元,江蘇中煙工業(yè)公司論證后以蘇煙工[20*]235號予以批準。該項目于20*年1月開工,目前主體結(jié)構(gòu)已封頂,正在進行公用工程設(shè)備安裝工作,預(yù)計11月份投入使用。
四、我省在固定資產(chǎn)投資項目管理中存在問題及情況說明
按照國家局、省工業(yè)公司有關(guān)投資項目管理規(guī)定,在工業(yè)公司組織的檢查和企業(yè)自查中,主要發(fā)現(xiàn)了以下投資過程中的問題:
1、項目招標超前的問題
淮陰卷煙廠在國家局批準“十五”后期規(guī)劃項目后,因地方政府征用土地拆遷時間影響了總體規(guī)劃的實施,后根據(jù)拆遷后的情況結(jié)合企業(yè)的總體規(guī)劃要求,省公司以蘇煙工[20*]205號文件,上報了《關(guān)于上報江蘇中煙工業(yè)公司所屬淮陰卷煙廠“十一五”技術(shù)改造項目申請報告的請示》。由于企業(yè)考慮到實施期間正值企業(yè)所在地淮安的雨季,以及部分項目整體性、連續(xù)性和相關(guān)性等方面的問題。先期對部分項目進行了招投標工作,并簽定了相關(guān)合同。在省公司5月份組織的專項自查中,及時發(fā)現(xiàn)并制止了該問題。省公司要求淮陰卷煙廠全面停止合同執(zhí)行,以國煙計[2005]183號文批復(fù)的17500萬元投資金額為準,不得再進行施工,等待國家局的批準文件。目前該項目投資全部停止,投資金額控制在國家局批準的17500萬元以內(nèi)。
2、存在項目先期運作的問題。
2005年國家局以國煙計[2005]562號《關(guān)于徐州卷煙廠“十五”后期技術(shù)改造項目的批復(fù)》,批復(fù)了徐州卷煙廠“十五”后期技術(shù)改造工程。徐州卷煙廠在總體規(guī)劃項目的實施過程中,因考慮實施項目施工的優(yōu)化和項目報批時間,在實際施工中對高架庫物流系統(tǒng)、鍋爐房、部分附屬工程等部分建設(shè)內(nèi)容在沒獲得批準的情況下,先期進行了項目的招標和部分的實施,涉及的先期投入金額80萬元。為此,我公司向國家煙草專賣局轉(zhuǎn)報了徐州卷煙廠的檢討,得到了國家局領(lǐng)導(dǎo)的諒解,對配套項目及時給予了批復(fù)。
3、部分項目超支問題
徐州卷煙廠在實施國煙計[2005]562號《關(guān)于徐州卷煙廠“十五”后期技術(shù)改造項目的批復(fù)》項目中,由于先期對項目設(shè)計要求不高,后考慮到地質(zhì)條件復(fù)雜,防火、環(huán)保、節(jié)能要求提高,原材料價格上漲和設(shè)計變更等原因,造成了工程實際發(fā)生費用超出了預(yù)算批復(fù)投資額約3500萬元。雖然在在批復(fù)總投資15%以內(nèi),但是在項目的報告中未做具體的匯報。
五、相關(guān)建議
1、加快出臺相應(yīng)的投資項目管理制度。
新晨
國家局組織進行的實施六個方案中,關(guān)于20*年加強工程投資項目管理監(jiān)督的實施方案,提出的《煙草行業(yè)投資項目招投標實施辦法》,目前尚未出臺,使得在對照檢查、制度修改等方面缺乏明確的執(zhí)行標準。
2、有關(guān)投資項目的建設(shè)標準不應(yīng)一刀切
對技改投資的建設(shè)標準方面,以企業(yè)年實際產(chǎn)量(年生產(chǎn)能力),職工人數(shù)等因素,劃定投資總額范圍,生產(chǎn)用房、輔助用房、辦公用房及附屬設(shè)施的建筑面積以及單位面積的施工標準,應(yīng)修改后出臺。但是應(yīng)考慮到各省的發(fā)展情況不一,地方建設(shè)相應(yīng)的要求不一,以及各省的發(fā)展要求等方面的問題,不宜規(guī)定過細、限制過死,具有一定的彈性,便于固定資產(chǎn)投資項目的實際操作。
3、建議國家局組織開發(fā)統(tǒng)一的固定資產(chǎn)投資項目管理信息系統(tǒng)
為規(guī)范煙草系統(tǒng)的固定資產(chǎn)投資的管理流程,提高管理效率,增強管理透明度,建議國家局組織開發(fā)統(tǒng)一的固定資產(chǎn)投資項目管理信息系統(tǒng),內(nèi)容主要包括:固定資產(chǎn)投資項目的招投標管理、投資項目的合同管理、投資項目的資金給付管理、投資項目的統(tǒng)計管理等。同時適當(dāng)增加系統(tǒng)管理及數(shù)據(jù)錄入人員的數(shù)量。
4、建議在技改項目中對節(jié)能減排給予傾斜。
固定資產(chǎn)投資項目檔案是整個項目在建設(shè)過程中的真實記錄,它對企業(yè)科研、生產(chǎn)及維權(quán)等方面都具有重要的作用。固定資產(chǎn)投資項目檔案無論作為一種資產(chǎn)形式,還是一種知識信息資源,都是建設(shè)項目檔案管理過程中重要的組成部分,它既是項目建設(shè)的基礎(chǔ)和保障,也是完成項目建設(shè)和項目竣工驗收的前提和保障。收集、管理并利用好固定資產(chǎn)投資項目檔案,對于提高企業(yè)的工程質(zhì)量,滿足科研發(fā)展的需要,都具有十分重要的意義。
二、固定資產(chǎn)投資項目檔案工作的特點
1.責(zé)任重、難度大
首先,固定資產(chǎn)投資項目檔案隨著項目的進展而逐漸產(chǎn)生,貫穿于整個項目的全過程,涉及項目從申請、立項審批、勘察設(shè)計、施工、生產(chǎn)準備及竣工、投產(chǎn)使用等專業(yè)領(lǐng)域的內(nèi)容,為工程項目建設(shè)管理、竣工驗收、科研生產(chǎn)、維修改造等工作服務(wù),因而固定資產(chǎn)投資項目檔案工作肩負著現(xiàn)實和歷史的雙重責(zé)任,是項目建設(shè)與管理的重要內(nèi)容和不可缺少的工作環(huán)節(jié)。其次,在項目文件材料積累、收集和整理過程中難度比較大。因為一個工程項目往往有許多參建單位,上級與地方各專業(yè)管理部門關(guān)系復(fù)雜,人員變動大,專業(yè)種類多,使項目檔案來源多元化。再加上建設(shè)項目周期比較長,項目文件材料的收集時間比項目建設(shè)過程時間更長,這些因素都給收集工作造成一定的不利影響。第三,項目建設(shè)期間形成了大量的文件材料,有管理類、專業(yè)技術(shù)類等,內(nèi)容繁雜;這些文件材料相應(yīng)地形成項目檔案、會計檔案、設(shè)備儀器檔案、聲像檔案、電子檔案等門類的檔案;信息載體形式多樣,包括紙質(zhì)、聲像、電子等,種淺談企業(yè)固定資產(chǎn)投資項目檔案管理江南工業(yè)集團有限公司余湘藏國宇[摘要]在現(xiàn)代市場經(jīng)濟條件下,企事業(yè)單位的建設(shè)、管理和發(fā)展對固定資產(chǎn)投資項目檔案管理提出了越來越高的要求,我們檔案工作者必須適應(yīng)當(dāng)前工作發(fā)展的需要,深入研究固定資產(chǎn)投資項目檔案管理工作的內(nèi)容和特點,努力尋求做好固定資產(chǎn)投資項目檔案管理工作的方法和途徑,更好地為企業(yè)經(jīng)營管理、科研生產(chǎn)及發(fā)展服務(wù)。本文從目前企業(yè)固定資產(chǎn)投資項目檔案管理工作的特點、存在問題及改進措施等方面闡述如類多、數(shù)量大、載體多樣化,使固定資產(chǎn)投資項目檔案在整理上也比較復(fù)雜。
2.要求高、涉及面廣
固定資產(chǎn)投資項目檔案是固定資產(chǎn)投資項目建設(shè)產(chǎn)生的知識信息形態(tài)的資產(chǎn),是真實反映并準確揭示項目建設(shè)全過程與最終竣工狀態(tài)的原始資料,是稽查、審計、監(jiān)督、管理、驗收以及維護改造的重要依據(jù),也是追溯和評價項目的最有力的依據(jù)。因此固定資產(chǎn)投資項目檔案管理工作必須做到完整、準確、系統(tǒng)。固定資產(chǎn)投資項目檔案作為項目信息的載體包羅萬象,涉及許多相關(guān)方面并受到各種條件的制約。在固定資產(chǎn)投資項目檔案管理中各方的共同目標就是保證項目檔案的齊全、完整、準確。因此,應(yīng)以合作的理念構(gòu)建一個多方參與的項目管理體系,并成為全員配合的自覺行為。
三、固定資產(chǎn)投資項目檔案管理存在的主要問題
1.領(lǐng)導(dǎo)對固定資產(chǎn)投資項目檔案管理缺乏重視
一個單位的任何一項工作都必須有領(lǐng)導(dǎo)的重視才能使這項工作得以順利開展,如果領(lǐng)導(dǎo)不重視,許多工作的開展都會困難重重,因而領(lǐng)導(dǎo)的重視在固定資產(chǎn)投資項目檔案管理工作中起著關(guān)鍵性的作用。然而現(xiàn)在仍有一部分單位領(lǐng)導(dǎo)對固定資產(chǎn)投資項目檔案管理工作缺乏了解、重視不夠,致使組織不到位、責(zé)任未落實。有的單位在項目啟動的時候沒有將檔案工作納入項目建設(shè)管理規(guī)劃和工作程序,沒有將檔案管理工作納入項目管理的全過程。在項目建設(shè)過程中,檔案部門未能參與到項目的籌劃、組織、控制和質(zhì)量管理中,不能及時對項目檔案的形成與管理進行有效的監(jiān)督和指導(dǎo)。
2.固定資產(chǎn)投資項目檔案管理程序的控制不到位
個別單位重立項、輕管理,對項目檔案管理的程序缺乏控制,檔案部門無法及時按程序監(jiān)控項目的全過程,給檔案管理帶來很大的難度,檔案人員只好在項目竣工驗收前突擊補充、整理,使項目檔案工作出現(xiàn)脫節(jié),檔案質(zhì)量得不到保障。
3.固定資產(chǎn)投資項目檔案管理制度不健全
有的單位沒有制定固定資產(chǎn)投資項目檔案管理規(guī)章制度,缺乏完善的固定資產(chǎn)投資項目檔案收集、積累整理、歸檔和利用制度,特別是收集整理過程中人為因素較多,隨意性大,相關(guān)規(guī)定指導(dǎo)性不強,可操作性不夠。
4.固定資產(chǎn)投資項目文件材料收集不全
收集工作是做好項目檔案管理工作的第一個環(huán)節(jié),也是最基本、最重要的環(huán)節(jié)。但是因為參建單位、建設(shè)單位部門參與較多,投資項目建設(shè)周期長,時間跨度大,人員不穩(wěn)定,造成各方之間文件材料的管理接口較多,文件材料散失嚴重,文件材料收集歸檔困難,形成的施工文件材料質(zhì)量不高。
5.人才培養(yǎng)力度不夠
隨著企業(yè)機構(gòu)的撤并和人員的壓縮,檔案人員的數(shù)量逐年減少,有些單位甚至不再獨立設(shè)置檔案部門。由于人員少、兼職多、工作量大,同時缺乏對固定資產(chǎn)投資項目檔案管理人員的系統(tǒng)培養(yǎng),檔案人員整天忙于事務(wù)性工作,整體素質(zhì)和專業(yè)能力偏低。這種狀況與項目建設(shè)的快速發(fā)展不相適應(yīng),與我國經(jīng)濟持續(xù)、協(xié)調(diào)、科學(xué)發(fā)展不相適應(yīng)。由于檔案專業(yè)人員的匱乏,在某種程度上影響了固定資產(chǎn)投資項目檔案管理工作的質(zhì)量與效率,不利于項目檔案信息的開發(fā)和利用。
四、提高固定資產(chǎn)投資項目檔案管理的策略
1.注重宣傳,奠定基礎(chǔ)信息時代
宣傳本身就是一種信息傳遞,它是檔案管理永恒的主題。檔案部門要充分利用各種機會和多種形式進一步宣傳固定資產(chǎn)投資項目檔案管理的重要性,如采取學(xué)習(xí)文件、舉辦培訓(xùn)班、評先活動、參觀學(xué)習(xí)、研討會等形式;還可以通過能體現(xiàn)檔案館價值的檔案編研、檔案專項驗收等工作,不斷提高各級領(lǐng)導(dǎo)及企業(yè)各類人員對檔案工作的認識。由于固定資產(chǎn)投資項目檔案管理工作不是一個孤立的管理系統(tǒng),做好項目檔案工作需要各方面的配合,因此要通過宣傳使企業(yè)各級領(lǐng)導(dǎo)和各類人員充分了解項目檔案,理解支持項目檔案工作,重視項目檔案工作。同時,還要將固定資產(chǎn)投資項目檔案工作納入企業(yè)工作計劃、領(lǐng)導(dǎo)議事日程、職工經(jīng)濟責(zé)任制和崗位責(zé)任制中。只有各方共同努力,項目檔案工作才能做得最好。
2.建立機構(gòu),提供保障任何一項工作的有序進行都離不開組織管理
隨著國家經(jīng)濟和行業(yè)形勢的發(fā)展變化,越來越多的固定資產(chǎn)投資項目陸續(xù)開展,這使檔案工作既獲得了機遇也面臨著挑戰(zhàn),這就要求檔案業(yè)務(wù)建設(shè)中的各個環(huán)節(jié)在面對各種各樣的新情況和新問題時能夠做出快速反應(yīng)和調(diào)整。因此,對固定資產(chǎn)投資項目檔案管理工作要統(tǒng)籌規(guī)劃、科學(xué)管理,運用固定資產(chǎn)投資項目檔案管理的理念,開展項目檔案管理工作。首先,建立項目檔案管理工作組織管理體系,由企業(yè)主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)負責(zé)對項目檔案全程的管理和組織協(xié)調(diào);其次,建立項目檔案管理責(zé)任制,按照項目檔案責(zé)任單位、責(zé)任人、項目檔案產(chǎn)生的內(nèi)容、形成時間等,明確各自在各階段、各環(huán)節(jié)的責(zé)任,各負其責(zé),使項目檔案工作步入規(guī)范化、制度化、科學(xué)化的良性循環(huán)軌道。
3.健全制度,做好保障
建立科學(xué)、健全的檔案管理制度是做好固定資產(chǎn)投資項目檔案管理的基礎(chǔ),為確保檔案文件材料的齊全完整,就要規(guī)劃項目檔案管理工作,建立嚴格的規(guī)章制度,明確各有關(guān)單位在項目建設(shè)過程中應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任,結(jié)合本單位實際制定相應(yīng)的辦法和實施細則,明確項目檔案管理職責(zé),對主抓項目建設(shè)的項目部門、設(shè)備管理部門,參與項目建設(shè)的施工單位、監(jiān)理單位都提出明確的文件材料歸檔范圍和歸檔要求,并落實責(zé)任人。
4.加強收集,提升質(zhì)量
固定資產(chǎn)投資項目形成的檔案種類多、數(shù)量大、載體復(fù)雜,往往需要建設(shè)單位、設(shè)計單位、施工單位、監(jiān)理單位共同完成收集工作,而建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位都是項目檔案形成的主體和主要責(zé)任者,其中每一個過程都會影響項目檔案的質(zhì)量,影響其完整性、齊全性和準確性。因此,在項目檔案的收集過程中,應(yīng)嚴格堅持“三納入”和“四參加”制度,做到項目檔案工作與建設(shè)項目同步進行,從各個環(huán)節(jié)確保項目檔案的質(zhì)量。在收集的過程中,首先要注意歸檔文件材料的內(nèi)容是否完整,竣工圖是否真實地反映了項目竣工時的實際情況和過程,做到圖物、技術(shù)數(shù)據(jù)準確可靠,簽字、蓋章手續(xù)完備。在建設(shè)項目中要購進大批的設(shè)備儀器,在文件材料收集過程中不僅要收集隨機文件材料,而且還要注意收集設(shè)備安裝調(diào)試過程中形成的文件材料,這部分文件材料實用價值大、利用率高,如果收集不齊全,將會給項目設(shè)計、施工及以后的改擴建、設(shè)備維修等帶來不可估量的損失。收集聲像檔案時應(yīng)對其載體的物理性及載體是否帶有病毒進行嚴格檢查,并將其單獨存放在防磁柜中,定期進行檢查拷貝。由于電子文件信息載體具有可分離性,因此對電子文件要及時進行全面收集并加以保存,保證電子文件的真實性和準確性。
5.科學(xué)整理和立卷,便于利用
檔案的鑒定、整理、立卷是對檔案文件材料的最后一次篩選加工及組合定位,關(guān)系到檔案的完整和內(nèi)在質(zhì)量及能否及時、準確提供利用的問題。因此,首先要對收集到的文件材料進行鑒定,對無保存價值或價值不大的文件予以剔除;對有保存價值的文件材料予以保留。立卷工作要遵循文件材料的形成規(guī)律,保持文件材料之間的有機聯(lián)系,能夠完整地反映一項工程的建設(shè)概況和建設(shè)成果。如:管理性文件可以按問題、時間組卷。整理時可將立項申請報告、可行性研究報告、初步設(shè)計及批復(fù)、項目進行中有關(guān)調(diào)整、計劃等的往來文件,環(huán)保、消防、人防、勞動衛(wèi)生等單項驗收意見及驗收報告的批復(fù)等組成一套完整的項目管理類文件。而項目施工文件可按單項工程、單位工程或裝置、階段、結(jié)構(gòu)、專業(yè)等組卷。項目竣工圖可按建筑、結(jié)構(gòu)、水電、暖通、電梯、消防、環(huán)保等專業(yè)組卷。設(shè)備儀器類文件材料應(yīng)保持歸檔文件的成套性,按照單項設(shè)備儀器進行組卷。歸檔后的建設(shè)項目文件材料要按項目單獨立卷整理,這樣才能體現(xiàn)固定資產(chǎn)投資項目歸檔文件材料的完整性、齊全性,便于竣工驗收和查詢利用。
6.優(yōu)化管理,促進檔案管理工作
對固定資產(chǎn)投資項目檔案的收集、整理、歸檔、建檔全過程實施計算機管理,對項目實施過程中按節(jié)點形成的文件材料經(jīng)收集整理后按類別及時輸入目錄進行計算機監(jiān)控及管理,建立信息化平臺,通過建立檔案數(shù)字化管理體制,利用計算機技術(shù)有計劃、分期分批地把紙質(zhì)、膠片、錄音、錄像等各類檔案數(shù)字化,使檔案信息與現(xiàn)有檔案資源數(shù)據(jù)庫整合并網(wǎng),將已有的數(shù)據(jù)庫與各分公司及分支機構(gòu)檔案資源實現(xiàn)互聯(lián),提高檔案資源利用率,提供方便、快捷的利用服務(wù)。
7.完善自我,提高素質(zhì)
首先,對檔案管理人員進行多層次、全方位的培訓(xùn),從軟件到硬件,從基礎(chǔ)到尖端,包括檔案業(yè)務(wù)知識和固定資產(chǎn)投資項目相關(guān)專業(yè)知識等。對主持和參加單位的資料員也要進行必要的培訓(xùn),使他們深刻理解文件材料收集歸檔的重要意義及如何收集、整理,多渠道培訓(xùn)合格的檔案管理人才。其次,由于檔案管理工作具有“封閉的工作環(huán)境、重復(fù)的工作程序、緩慢的工作節(jié)奏,平淡的工作成果”的特點,因此要求項目檔案管理人員必須具有良好的素質(zhì),這是做好檔案工作的一個重要基礎(chǔ),高素質(zhì)的人才隊伍對檔案管理工作起著至關(guān)重要的作用。第三,項目檔案管理工作的內(nèi)容包括收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索、利用及編研,每一項工作都影響著項目檔案整體管理水平,而每一項工作的質(zhì)量又是由項目檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平?jīng)Q定的。因此,項目檔案管理人員必須具備極強的責(zé)任心、使命感,溝通協(xié)調(diào)能力,文字表達能力和扎實的專業(yè)知識,尤其是面對大量的原始文件材料,要具有善于把分散、無序、有價值的信息條理化和系統(tǒng)化的能力,充分挖掘,使檔案的澘在作用發(fā)揮出來。這樣,檔案工作者自身的價值才能被社會所認同,固定資產(chǎn)投資項目檔案管理工作才能發(fā)揮應(yīng)有的社會效益和經(jīng)濟效益。
8.提高保密性,確保檔案安全
關(guān)鍵詞:企業(yè)固定資產(chǎn) 投資管理問題 改進對策
固定資產(chǎn)是企業(yè)長期使用和持有的資產(chǎn),主要包括機器、房屋、經(jīng)營活動資產(chǎn)、車輛等。在我國經(jīng)濟的快速發(fā)展下,企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營擴大,固定資產(chǎn)增多,固定資產(chǎn)的投資管理難度加大,出現(xiàn)的問題也越來越多,對企業(yè)的經(jīng)營效益造成影響。
一、固定資產(chǎn)具有的基本特性
(一)固定資產(chǎn)的回收期限較長
固定資產(chǎn)投入會變?yōu)橐环N回收期限較長的企業(yè)資產(chǎn),通常來說資產(chǎn)的回收周期會達到幾年甚至十幾年,而最短的資金回收周期也會在一年以上。然而,造成上述現(xiàn)象是因為企業(yè)固定資產(chǎn)的投入數(shù)量過大,而這部分資金在企業(yè)的日常運轉(zhuǎn)過程中會占到較大的比例[1]。另一方面來說,企業(yè)的固定資產(chǎn)通常是以計提折舊的方法完成價值的評估的,而這種方式會將固定資產(chǎn)核算入成本之中,在一定程度上造成了資金回收期限的增加?;谏鲜龇治觯趯嶋H的固定資產(chǎn)策略制定中,必須對整個項目進行仔細認真地分析,只有完成推論之后才能夠決定是否進行固定資產(chǎn)的投資。
(二)流動性差是固定資產(chǎn)的基本性質(zhì)
在企業(yè)的所有資產(chǎn)之中,流動性最差的就是企業(yè)的固定資產(chǎn)。這部分資產(chǎn)缺乏基本的變現(xiàn)能力,并且在實際的固定資產(chǎn)售出過程中,企業(yè)需要付出一定數(shù)量且根本不可能再收回的投資作為代價。對于企業(yè)來說,對固定資產(chǎn)的處理方式有兩種,即閑置或者產(chǎn)生實際損失,在兩種因素的限制下,固定資產(chǎn)在投資過程中具有不可逆性。
(三)固定資產(chǎn)投資次數(shù)極少
由于固定資產(chǎn)的難回收性,致使企業(yè)進行固定資產(chǎn)投資的現(xiàn)象逐漸減少,往往經(jīng)過幾年或者幾十年才會進行一次。因此,在投資之前必須制定詳盡的計劃,保證所有的資金投入能夠發(fā)揮價值。
二、企業(yè)固定資產(chǎn)投資管理中存在的問題
(一)固定資產(chǎn)投資缺乏有效的整體規(guī)劃
固定資產(chǎn)投資項目建設(shè)對企業(yè)未來的發(fā)展有著非常大的影響。當(dāng)前,很多企業(yè)對固定資產(chǎn)的投資管理認識不到位,規(guī)劃企業(yè)的戰(zhàn)略目標時,不重視企業(yè)固定資產(chǎn)的管理與投資,致使企業(yè)固定資產(chǎn)投資管理缺乏經(jīng)營目標。在實際操作中,容易過多偏重短期經(jīng)濟利益,缺乏對于風(fēng)險控制的科學(xué)管理,影響長期效益。產(chǎn)生該種現(xiàn)象的原因是:第一,企業(yè)整體戰(zhàn)略管理存在缺陷;第二,企業(yè)在進行固定資產(chǎn)投資中缺乏有效的整體規(guī)劃。
(二)專業(yè)技術(shù)儲備不足
固定資產(chǎn)投資建設(shè)工作涉及研發(fā)、制造、信息化管理、財務(wù)、報關(guān)、設(shè)備選型、建安工程、節(jié)能環(huán)保等眾多專業(yè)。由于對行業(yè)發(fā)展的方向不清晰、政策制度了解不深入、投資需求梳理分析不足,先進技術(shù)應(yīng)用掌握不全面,投資風(fēng)險預(yù)見性不足等原因,使企業(yè)固定資產(chǎn)投資存在盲目化,項目實施過程中建設(shè)方案反復(fù)調(diào)整、建設(shè)投資超概算、建設(shè)周期超期現(xiàn)象的出現(xiàn),將嚴重影響固定資產(chǎn)投資項目的按期竣工驗收工作的開展。非理性、不科學(xué)的固定資產(chǎn)投資不但不能提升企業(yè)的收益,還會使固定資產(chǎn)折舊系數(shù)變大,在收入一定的情況下,會使企業(yè)的經(jīng)營成本增加,降低企業(yè)的利潤。
(三)投資建設(shè)過程管控不規(guī)范
國家及各主管部門在固定資產(chǎn)投資建設(shè)項目的立項審批、計劃管理、招投標管理、建安工程現(xiàn)場管理、項目調(diào)整審批、財務(wù)管理、竣工驗收等方面制定了完整的管理制度,隨著審計監(jiān)察制度的不斷完善,對企業(yè)固定資產(chǎn)投資建設(shè)過程的管控提出了更高的要求,為避免投資項目實施過程中各類違規(guī)操作事件的發(fā)生,保證項目建設(shè)工作的有序開展,急需進一步完善企業(yè)內(nèi)部管理制度,加強監(jiān)督管理機制。
(四)融資渠道有限,建設(shè)資金壓力大
企業(yè)投資資金主要包括貸款、自有資金、國家撥款等。近幾年來,較多企業(yè)的固定資產(chǎn)投資項目享受了國家的財政支持,但貸款、自有資金仍然是固定資產(chǎn)投資的主要資金來源。企業(yè)的自籌資金主要來源于收益留存,由于外部市場、經(jīng)濟環(huán)境的不確定性,企業(yè)的收益難以準確預(yù)測。如果企業(yè)資金緊張、自有資金嚴重不足,資金籌集難度將會非常大,必將影響企業(yè)固定資產(chǎn)投資工作的開展。
三、企業(yè)固定資產(chǎn)投資管理的改善
(一)統(tǒng)籌考慮,做好長期頂層策劃工作
第一,企業(yè)在實際發(fā)展過程中應(yīng)當(dāng)加強企業(yè)戰(zhàn)略目標的制定,只有企業(yè)樹立起科學(xué)的管理意識,并且在實際工作過程中以戰(zhàn)略管理的方式完成企業(yè)的管理,才能夠有效保障企業(yè)在日后的發(fā)展過程中始終處于一個正確的位置之上。
第二,加強戰(zhàn)略和企業(yè)風(fēng)險以及所能獲得的效能之間的管理。對于企業(yè)來說,只有依賴于牢固的戰(zhàn)略意識才能夠在企業(yè)發(fā)展需求、風(fēng)險控制、企業(yè)效益追求之間找尋平衡點。在平衡點的尋找過程中以戰(zhàn)略思想為第一出發(fā)點,將眼光放長遠,對企業(yè)的固定資產(chǎn)進行統(tǒng)籌管理,將投資過程中存在的問題妥善解決。
(二)借助內(nèi)外部資源,為投資決策把關(guān)
第一,為保障投資項目建設(shè)達到預(yù)期的建設(shè)目標,應(yīng)按照企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃和相關(guān)政策要求,深入分析項目建設(shè)涉及的各專業(yè)具備的能力、存在的問題及與行業(yè)競爭者之間的差距,掌握先進研制工藝技術(shù),深入論證,不斷細化建設(shè)方案,降低投資風(fēng)險。
第二,建立項目儲備庫,并開展前期投資建設(shè)項目后評價工作,實現(xiàn)固定資產(chǎn)的優(yōu)化配置并為后續(xù)投資決策提供參考依據(jù)。
第三,組建企業(yè)內(nèi)部專家團隊,解決資產(chǎn)投資項目中遇到的難題,為項目建設(shè)提供扎實的理論依據(jù),借助外部專業(yè)資質(zhì)力量,完善項目建設(shè)方案、對重大投資項目立項工作進行預(yù)評估,減少經(jīng)濟損失。
(三)完善企業(yè)投資管理制度
根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)、借鑒國外先進的管理技術(shù)和管理經(jīng)驗并結(jié)合以往項目建設(shè)經(jīng)驗,不斷完善企業(yè)固定資產(chǎn)管理、財務(wù)管理、招投標及比價采購管理、竣工驗收管理等制度,使項目管理有法可依,保障項目建設(shè)的合法合規(guī)。按照合理投資、科學(xué)規(guī)范、長期效益的管理目標,重點加強招標采購管理及建安工程管理,確保投資項目建設(shè)規(guī)范,為企業(yè)實現(xiàn)跨越式發(fā)展提供堅實的條件保障。
(四)加強市場投資環(huán)境分析,拓寬融資渠道,多方籌集建設(shè)資金
1、分析投資微觀環(huán)境
市場投資的微觀環(huán)境與企業(yè)的發(fā)展和項目投資密切相關(guān),包括市場供求關(guān)系的變化、資源的整合和利用、企業(yè)自身所掌握的技術(shù)、地理環(huán)境、基礎(chǔ)設(shè)施以及企業(yè)和政府之間的關(guān)系等?;谏鲜龇治?,在進行投資決策之前必須進行充分的市場調(diào)研,對于影響項目發(fā)展素進行調(diào)查和分析。缺乏足夠的市場調(diào)研是影響企業(yè)固定資產(chǎn)投資失敗的重要因素。缺乏足夠的市場調(diào)研可能會造成企業(yè)資金投入出現(xiàn)阻礙。
2、分析投資的宏觀環(huán)境
固定資產(chǎn)投資是一種受宏觀環(huán)境影響而產(chǎn)生的固定資產(chǎn)投資,上述幾種因素是影響企業(yè)項目生存以及發(fā)展的基本要素,企業(yè)在發(fā)展過程中只有緊緊跟隨經(jīng)濟發(fā)展的趨勢,才能夠在激烈的市場競爭環(huán)境中立于不敗之地。當(dāng)滿足上述因素時,企業(yè)在實際發(fā)展過程中遇到的所有困難和障礙都能夠克服。比如,在法律保護和宗教文化允許的項目建設(shè)方面,企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強和外界投資之間的聯(lián)系,從而提升企業(yè)的整體實力和市場競爭力。
3、抓住機遇,籌集項目建設(shè)資金
“十二五”以來,我國固定資產(chǎn)投資規(guī)模平穩(wěn)較快增長,為企業(yè)投資建設(shè)項目資金籌集創(chuàng)造了有利條件。為保障企業(yè)固定資產(chǎn)投資工作的有序開展,企業(yè)應(yīng)抓住國家經(jīng)濟平穩(wěn)較快增長的機遇,圍繞國家“調(diào)結(jié)構(gòu)、增能力、上水平”的總體要求,借助區(qū)域經(jīng)濟圈快速發(fā)展的良好契機,加強與中央及地方政府的溝通和聯(lián)系,拓寬融資渠道,多方籌措建設(shè)資金,緩解企業(yè)自籌資金建設(shè)壓力。
四、結(jié)束語
總而言之,固定資產(chǎn)作為企業(yè)資產(chǎn)一個重要的組成部分,對企業(yè)的生產(chǎn)和經(jīng)營有著較大的影響。所以,企業(yè)要認真分析自身固定資產(chǎn)管理方面存在的相關(guān)問題,制定合理的管理制度,提高資產(chǎn)的管理力度,并對固定資產(chǎn)的投資管理機制進行完善,認真分析市場環(huán)境,確定合理的投資方向,提高企業(yè)的綜合競爭力。
參考文獻:
關(guān)鍵詞:軍工固定資產(chǎn);投資項目;管理過程
近年來軍工固定資產(chǎn)投資項目國家投入大幅增加,G企業(yè)承擔(dān)的軍工固定資產(chǎn)投資項目數(shù)創(chuàng)歷史新高。目前已投入使用的項目提高了企業(yè)電子專用工藝設(shè)備研制生產(chǎn)能力,滿足了現(xiàn)有生產(chǎn)線相關(guān)設(shè)備可靠運行需要,一定程度上提升了我國電子元器件自主研制能力和水平,有力地保障了科研項目實施和電子專用裝備的生產(chǎn)配套。但隨著固定資產(chǎn)投資建設(shè)項目投資資金逐年增加,在實施的項目中往往更關(guān)注前期項目立項,忽視項目執(zhí)行和后期驗收。在項目執(zhí)行中經(jīng)常隨意調(diào)整建設(shè)內(nèi)容、建設(shè)規(guī)模,導(dǎo)致項目過程中存在著不能按期完成、不能按期通過驗收等問題。為全面了解G企業(yè)軍工固定資產(chǎn)投資項目及面臨的困難和問題,筆者于2016年6月下旬至9月上旬對該企業(yè)進行走訪調(diào)研,并發(fā)放調(diào)查問卷。本文在對問卷調(diào)查進行總結(jié)歸納的基礎(chǔ)上,結(jié)合走訪調(diào)研情況,剖析G企業(yè)項目在啟動過程、計劃過程、執(zhí)行過程、監(jiān)控過程、收尾過程中存在的問題,為提升項目管理提出具體對策建議。
一、問卷設(shè)計與調(diào)查
本調(diào)查進行的時間為2016年6月至8月,為期2個月,調(diào)查為無記名形式。調(diào)查對象為G企業(yè),共發(fā)放問卷126份,回收有效問卷118份,有效回收率為93%。本次調(diào)查使用了統(tǒng)計軟件SPSS19.0進行分析,調(diào)查的范圍中項目管理部門人員占48.3%,項目執(zhí)行部門人員占53.7%。從年齡結(jié)構(gòu)分析,在31~40歲區(qū)間的人員占首位,為54.9%;其次是40歲以上的,為31%;26~30歲人數(shù)為6.9%;25歲及以下人數(shù)為5.2%。以上情況表明G企業(yè)項目人員年齡梯隊層次合理,企業(yè)處于快速發(fā)展時期。從調(diào)查對象行政職務(wù)分析,比例最高的技術(shù)人員占比34.5%;中層干部占比33.8%;行政人員占比28.3%;所級干部占比3.4%。說明該問卷主要面對的是項目執(zhí)行層一線人員及管理層人員,對項目管理過程有所了解。調(diào)查結(jié)果與目標人員相符。
二、調(diào)查問卷統(tǒng)計結(jié)果分析
1.均值比較。運用SPSS19.0軟件進行均值及正態(tài)分析。將問卷選項賦值計算,A選項5分,B選項3分,C選項1分,D選項0分。提取第6題、第9題、第14題、第17題、第20題數(shù)據(jù)與第1題交叉分析,如表1所示。從表1來看,在項目管理部門和執(zhí)行部門中執(zhí)行過程效果為五個維度中最高的,均值為2.95和3.63。此項數(shù)據(jù)說明在實際工作中該過程工作得到大家廣泛認可。執(zhí)行過程效果峰度達到最高值,兩個過程數(shù)值分別為7.79>0和5.285>0。管理部門的曲線偏度為-0.787<0時,比較陡峭,執(zhí)行部門的偏度為-0.924<0時,呈負偏態(tài)分布;啟動過程效果及監(jiān)控過程效果偏度=0,呈正態(tài)分布。極小值0出現(xiàn)在計劃過程和監(jiān)控過程中,說明問卷調(diào)查中有人對該工作具體工作不熟悉,需要進一步普及項目計劃管理。2.頻數(shù)分析。本文運用SPSS19.0軟件對獲取的調(diào)查數(shù)據(jù)進行頻數(shù)分析,問卷每個表中的所有變量指定的范圍中,每個表的統(tǒng)計量都以帶有有效數(shù)據(jù)的所有個案為基礎(chǔ)。采用單選和多選題結(jié)合的方式進行調(diào)查,其中多選題運用多重響應(yīng)頻率和交叉方法制表。在項目啟動過程階段,項目人員認為存在問題主要有需求論證不足、方案不深入、事業(yè)環(huán)境因素和管理制度問題,分別占比為33%、24.3%、22.7%、20%。在項目計劃過程階段相關(guān)項目人員認為存在問題主要有:工作任務(wù)分解、SMART欠缺、企業(yè)關(guān)注程度、流程問題,分別占比為46.4%、23.9%、18.5%、11.1%。在項目執(zhí)行過程階段,項目人員認為存在問題主要有資金規(guī)范性、招標流程規(guī)范性、綱領(lǐng)性文件參照性、偏差分析問題、分別占比為45.4%、25.9%、17.5%、11.1%。在項目監(jiān)控過程階段,企業(yè)相關(guān)項目人員認為存在問題主要有:缺少進度控制有效手段占比為39.1%、缺少變更控制程序為22.6%、缺少設(shè)備質(zhì)量控制為22.6%、缺少資金成本控制力度為15.7%。在項目驗收過程中,問卷數(shù)據(jù)結(jié)果中占比66.1%的項目人員認為在審計前3個月進行自查,選擇審計前1年進行自查為0。問卷中占比54.2%的人員認為目前是在項目收尾階段開始進行檔案匯總工作,有26.9%的被調(diào)查人員認為在項目執(zhí)行階段進行檔案收集工作。結(jié)合項目實踐證明,至少在審計前6個月進行驗收前準備,多數(shù)項目人員對該階段缺乏意識。問卷中認為目前沒有運用邏輯框架法等先進手段分析的人員占比71.7%,說明項目組人員希望通過運用更多的先進方法來進行項目總結(jié)提升分析。3.卡方檢驗??ǚ綑z驗是統(tǒng)計樣本的實際觀測與理論推斷值之間的偏離程度,偏離程度決定卡方值的大小。本文運用漸進方法的概率P值來表示顯著性水平,計算顯著性水平是基于檢驗統(tǒng)計量的漸進分布假設(shè),如果P為0.05,檢驗結(jié)果被認為存在顯著性差異,如表2所示。從表2所示中可以看出理論均數(shù)均大于5,過程效果卡方檢驗卡方值分別為1.798、7.217、2.012、3.223、1.239,P值分別為0.508、0.078、0.368、0.473、0.542,P值均大于0.05。說明在企業(yè)管理部門之間效果評價沒有顯著性差異。在行政職務(wù)與過程效果評價卡方檢驗及年齡結(jié)構(gòu)與管理過程效果評價卡方檢驗結(jié)論也沒有顯著性差異性,所有P值指標均大于0.05。綜上所述,G企業(yè)在進行項目管理過程存在問題分析方面,不需進行部門類型、年齡結(jié)構(gòu)及行政職務(wù)等方面對項目管理過程的影響差異性分析。
三、對策及建議
1.按照需求為導(dǎo)向建立項目庫。首先,根據(jù)國家政策及有關(guān)用戶需求,頂層策劃項目方案。根據(jù)項目方案對項目組成員進行相關(guān)專業(yè)培訓(xùn),掌握相關(guān)項目運行要求和規(guī)則。其次,每年定期在企業(yè)各事業(yè)部征集配套保障需求,建立項目需求儲備庫。項目進庫的流程:項目申報、項目核準、項目評審與專家意見、項目優(yōu)化。項目出庫根據(jù)項目申報的渠道要求具體單獨組織實施,出庫的標志是完成評審并立項批復(fù)。2.方案細化深入調(diào)研。項目進庫之后,要繼續(xù)細化、深化項目可行性方案,組織項目調(diào)研組對各項工藝設(shè)備及工藝廠房等進行實地調(diào)研,根據(jù)實際情況隨時調(diào)整方案,使項目真正滿足科研生產(chǎn)需求。隨后根據(jù)項目渠道要求,與有資質(zhì)的編制單位共同完成建議書及可行性報告編制。同時,對編制單位的項目經(jīng)理水平做考核,避免出現(xiàn)低水平的報告,對項目后期實施造成損失和影響。3.落實工作分解任務(wù)。工作分解需要根據(jù)整體項目特點將任務(wù)分解落實到部門及相關(guān)責(zé)任人,根據(jù)軍工固定資產(chǎn)投資項目特點分為建設(shè)工程、設(shè)備儀器采購、工藝試驗及驗證和綜合管理四大類,分別由基建處、采購部、項目承擔(dān)事業(yè)部、科技處等部門來牽頭完成。具體子項由各部門進行分解安排,避免管理失控和真空地帶的最好措施是加強溝通,將部門之間銜接的工作要專門開會落實,簽字確認存檔,形成項目日志。4.嚴格規(guī)范投資資金使用管理。在資金使用過程中,嚴格按照批復(fù)資金進行規(guī)范使用。在項目前期進行投資預(yù)算、中期進行資金管控、完工后進行資金審計三個階段,嚴格控制“三超”建設(shè)。在進行資金使用過程中,各項目組成員單位要相互配合,加強聯(lián)系溝通,充分發(fā)揮協(xié)作精神和團隊合作;明確各子項包括項目批復(fù)清單的經(jīng)費預(yù)算,嚴格控制成本。及時了解外部經(jīng)濟環(huán)境及價格市場,隨時關(guān)注市場匯率波動、購置稅收政策變化及分析建筑材料市場行情和供應(yīng)條件等,保證投資預(yù)算的可控性與準確性。在設(shè)備購置與主料購置中必須貨比三家,選擇性價比最高的產(chǎn)品進行購置,確保投資成本在預(yù)算范圍內(nèi)。5.加強招投標管理。加強學(xué)習(xí)國家招投標相關(guān)法律法規(guī),按照企業(yè)招投標管理制度進行招投標;要加強招標文件技術(shù)部分編制能力,杜絕因為自身疏忽錯誤和業(yè)務(wù)能力導(dǎo)致企業(yè)蒙受巨大損失,加強相關(guān)人員責(zé)任心。要全程跟蹤招投標過程及結(jié)果的執(zhí)行情況,提高責(zé)任心和招投標業(yè)務(wù)知識,不能全部依賴招標機構(gòu)。發(fā)現(xiàn)招標過程程序有背離招投標文件的內(nèi)容要責(zé)成糾正。6.項目進度動態(tài)控制。加強運用科學(xué)管理方法進行項目動態(tài)控制。利用Project強大的管理功能可以完成記錄項目管理全過程,幫助實現(xiàn)時間、資源、成本計劃、控制等,使各項資源得到有效利用,提高項目經(jīng)濟效益。可以利用軟件定期對項目執(zhí)行情況進行跟蹤,檢查工作進度的關(guān)鍵線路是否發(fā)生變化,實際進度與計劃進度的項目進行對比后調(diào)整進度計劃,采用甘特圖方法進行直觀比較,對比計劃進度和實際進度,通過對比分析,總結(jié)產(chǎn)生偏差的原因,并及時糾正。7.提前進行項目驗收計劃安排。該類項目特點在驗收階段需要經(jīng)過工程單項驗收、“三同時”驗收、檔案驗收、財務(wù)審計、現(xiàn)場驗收等單項及總驗收。該階段要求項目驗收必須在預(yù)定的驗收日期前一年開始編制詳細驗收計劃,要與實際情況相結(jié)合,同時加強預(yù)判性。將一切可控因素提前進行,按照時間節(jié)點倒排計劃,保證風(fēng)險可控。在項目驗收后可用邏輯框架法等進行自我評價。
四、結(jié)語
本文用理論結(jié)合實際的方法,用G企業(yè)實際案例說明如何更好地發(fā)現(xiàn)問題及提高解決問題的能力。經(jīng)過以上分析后的G企業(yè)軍工固定資產(chǎn)投資管理過程在制度上和工作方法上得到了全面而科學(xué)的管理提升,但在項目管理平臺、先進管理手段方面等還需進一步改善,希望能夠運用所需的知識和技能解決項目管理中切實存在的問題。并且為其他同類企業(yè)在項目管理方面提供有價值的參考和借鑒。
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國際內(nèi)審協(xié)會(IIA)修訂版的《內(nèi)部審計職業(yè)實務(wù)標準》定義指出:“內(nèi)部審計是一種獨立、客觀的保證和咨詢活動,其目的是增加組織的價值和改善組織的經(jīng)營。它采取系統(tǒng)化、規(guī)范化的方法,評價和改善組織的風(fēng)險管理、控制及治理程序的有效性,幫助組織實現(xiàn)其目標?!边@一新定義表明現(xiàn)代管理強調(diào)總體管理概念,把總體管理控制系統(tǒng)與組織的長遠目標聯(lián)系起來,評價和改進風(fēng)險管理、控制和治理過程,內(nèi)部審計的目的是幫助企業(yè)防范風(fēng)險,實現(xiàn)經(jīng)營目標。
隨著企業(yè)所面臨風(fēng)險的增加,風(fēng)險管理成為了企業(yè)管理的核心。面對管理環(huán)境的變化,內(nèi)部審計需要及時調(diào)整自身定位,改變過去只是作為企業(yè)財務(wù)監(jiān)督者的定位,將職能確定為向企業(yè)提供保證和咨詢服務(wù)、評估和改善風(fēng)險管理、控制和治理程序。作為內(nèi)部控制系統(tǒng)的一個環(huán)節(jié),內(nèi)部審計需要將審計關(guān)口前移,實施風(fēng)險導(dǎo)向?qū)徲?,在事前和事中審計中及時發(fā)現(xiàn)提前預(yù)防,將風(fēng)險降至最低。
二、風(fēng)險導(dǎo)向?qū)徲嬙诠潭ㄙY產(chǎn)投資竣工決算審計領(lǐng)域應(yīng)用的現(xiàn)實意義
(一)降低審計風(fēng)險,實現(xiàn)“零審減”目標的需要。
當(dāng)前,內(nèi)部審計要實現(xiàn)由賬項審計向風(fēng)險審計轉(zhuǎn)變,利用風(fēng)險評估的結(jié)果,圍繞重大風(fēng)險制定審計工作計劃、確定審計重點。在固定資產(chǎn)投資項目竣工決算審計中,圍繞預(yù)期目標,利用風(fēng)險模型確定項目面臨的風(fēng)險,并對風(fēng)險發(fā)生的可能性及影響程度進行評估,將風(fēng)險分析貫穿于審計的每一環(huán)節(jié),在實現(xiàn)審計目標的同時也有效降低審計風(fēng)險。
“零審減”是固定資產(chǎn)投資工作的重要目標之一,涵義包括國撥資金不審減,審定決算不小于批復(fù)的建設(shè)規(guī)模,嚴格按照批復(fù)完成固定資產(chǎn)投資建設(shè),沒有節(jié)余和因?qū)彍p建設(shè)內(nèi)容造成的尾工工程,竣工決算各項費用列支合理,不虛報建設(shè)內(nèi)容。
(二)提高審計效率、完成審計目標的需要。
隨著企業(yè)快速發(fā)展,固定資產(chǎn)投資項目也隨之增多,對內(nèi)部審計的需求也不斷增加,而內(nèi)部審計的資源有限,這就需要提高審計效率,完成既定審計目標。風(fēng)險導(dǎo)向?qū)徲嬐ㄟ^風(fēng)險分析和評估識別重點審計內(nèi)容,無疑為提高審計效率提供了保障,使得內(nèi)部審計工作由賬項審計、制度審計向風(fēng)險導(dǎo)向?qū)徲嬣D(zhuǎn)變。
三、風(fēng)險導(dǎo)向固定資產(chǎn)投資審計模式的構(gòu)建
開展風(fēng)險導(dǎo)向固定資產(chǎn)投資審計,首先要進行周密細致的審前調(diào)查。審計人員可以通過訪談、調(diào)查問卷、收集資料等方式了解建設(shè)項目的基本情況,明確是否具備審計條件,獲取背景信息,如行業(yè)狀況、監(jiān)管環(huán)境、建設(shè)模式、建設(shè)目標等,掌握相關(guān)的法律和政策規(guī)定。
在對被審計對象整體了解的前提下,依據(jù)相關(guān)規(guī)定,明確審計目標,識別風(fēng)險,通過定性和定量分析方法分析和評估風(fēng)險,確定被審計部門在固定資產(chǎn)投資項目中容易產(chǎn)生重大風(fēng)險的環(huán)節(jié),并以此為基礎(chǔ)制定審計工作方案,實施具體審計業(yè)務(wù),出具審計報告,提出管理建議。風(fēng)險導(dǎo)向固定資產(chǎn)投資審計模式如圖1所示:
四、開展風(fēng)險導(dǎo)向固定資產(chǎn)投資竣工決算審計的主要內(nèi)容
固定資產(chǎn)投資竣工決算審計是指審計部門對建設(shè)項目全部投資認定情況的審計,主要包括批準的設(shè)計方案和工程實際竣工情況;竣工驗收和遺留問題的處置情況;建筑安裝工程投資、設(shè)備投資、待攤投資和其它投資的完成額以及交付使用資產(chǎn)結(jié)轉(zhuǎn)情況;竣工決算報表的真實、合規(guī)和完整情況等。
(一)明確審計目標。
企業(yè)開展固定資產(chǎn)投資項目,在正式接受上級單位竣工決算審計和驗收之前,內(nèi)部審計部門往往依據(jù)現(xiàn)行法律法規(guī)、制度和批復(fù)文件對項目基本建設(shè)程序執(zhí)行情況、組織管理情況、資金到位使用情況、投資完成及概算執(zhí)行情況、財務(wù)管理及會計核算情況、資產(chǎn)交付情況等方面的合法性、合理性進行審計,目的是發(fā)現(xiàn)和揭示影響投資項目完成的風(fēng)險,進而提出管理和改進措施,促進建設(shè)資金合法、合規(guī)使用,改善和提高投資項目的管理水平。
(二)識別風(fēng)險。
固定資產(chǎn)投資竣工決算審計風(fēng)險的識別需要建立在對被審計單位宏觀了解的基礎(chǔ)之上,通過與相關(guān)部門的溝通與咨詢,明確可能存在的風(fēng)險以及以前發(fā)生過的重大風(fēng)險,達到規(guī)避、轉(zhuǎn)移或緩解風(fēng)險的目標。
以對某企業(yè)某項固定資產(chǎn)投資竣工決算審計為例,通過對項目實施審計,結(jié)合審前訪談、調(diào)查問卷以及通過收集資料等方式了解的項目及建設(shè)單位的內(nèi)部控制、財務(wù)管理等情況,我們識別的風(fēng)險主要囊括了內(nèi)控制度、招投標、設(shè)備采購和安裝、合同管理、工程造價以及財務(wù)管理等六個方面。
(三)分析和評估風(fēng)險。
在識別固定資產(chǎn)投資建設(shè)風(fēng)險的基礎(chǔ)上,我們需要進一步對風(fēng)險發(fā)生的可能性以及風(fēng)險的影響程度進行分析和評估。可以通過提煉總結(jié)風(fēng)險因素調(diào)查問卷、查閱相關(guān)項目審計報告和被審計單位提供的背景資料等方式來了解被審計單位的情況。
以上述某固定資產(chǎn)投資項目竣工決算審計為例,通過對識別的六方面風(fēng)險進行評估,最終確定了不同的風(fēng)險等級:招投標、工程造價、財務(wù)管理的風(fēng)險等級最高,合同管理、設(shè)備采購和安裝的風(fēng)險等級次之,內(nèi)控制度的健全有效性的風(fēng)險等級最低。
(四)確定審計重點。
風(fēng)險評估的結(jié)果為固定資產(chǎn)投資竣工決算審計重點的確定提供了直接依據(jù),根據(jù)風(fēng)險評估的結(jié)果,我們針對不同等級的風(fēng)險,確定相應(yīng)的審計重點。
1.招投標管理。
企業(yè)開展的固定資產(chǎn)投資項目竣工決算審計應(yīng)重點關(guān)注項目是否按照批復(fù)文件中規(guī)定的方式進行招投標、招標機構(gòu)是否具有相應(yīng)的資質(zhì)、招投標過程是否合規(guī)、招投標工作中形成的各類文件是否留存完整。在審計過程中重點審核以下內(nèi)容:
①招標方式是否合規(guī),屬于公開招標或者委托邀請招標方式,要與批復(fù)方式一致。
②招標程序是否合法合規(guī),招標文件是否全面,開標、評標、定標等招標過程資料是否齊全,重點檢查招標文件、標底文件、招標公司的資質(zhì)、開標記錄、評標記錄、打分記錄、中標通知書等文件。
③審核是否存在人為肢解工程項目、規(guī)避招投標等違規(guī)操作行為。
④實行工程量清單方式招標的工程是否按《建設(shè)工程工程量清單計價規(guī)范》編制工程量清單。
⑤是否存在招標活動中變更招標范圍、組織形式、方式,變更后是否報上級審批。
⑥投標文件是否符合招標文件和設(shè)計圖紙的要求。
⑦審查投標人報價數(shù)據(jù)的計算準確性,分析報價構(gòu)成的合理性。
⑧投標綜合單價及措施項目清單報價等競爭性費用是否合理,規(guī)費及稅金是否按規(guī)定計取。
2.工程項目管理。
在對工程項目審計中,應(yīng)重點審核:
①項目建議書、初步設(shè)計、可行性研究報告、批復(fù)文件等是否齊全。
②工程項目是否按批復(fù)建設(shè)內(nèi)容實施,總投資是否超概算,有無改變用途情況,是否重新報批調(diào)整。
③施工前是否取得土地使用證、建筑許可證、規(guī)劃許可證等審批。
④工程造價是否真實、合理、有效,造價組成是否合規(guī),工程的工期、質(zhì)量是否符合合同規(guī)定,重點審核工程結(jié)算審計報告。
⑤工程建設(shè)其他費內(nèi)容,包括土地征用及遷移補償費、建設(shè)單位管理費、勘察設(shè)計費、監(jiān)理費、招標服務(wù)費、環(huán)境影響咨詢費、勞動安全衛(wèi)生評價費等,是否與工程內(nèi)容相關(guān),提供服務(wù)的各類乙方單位是否具備相關(guān)的資質(zhì)。
⑥工程價款的支付是否按合同條款及有關(guān)規(guī)定執(zhí)行,是否按規(guī)定留足工程尾款與質(zhì)保金。
3.財務(wù)管理。
審計重點包括:
①審查建設(shè)資金來源、建設(shè)資金到位情況及建設(shè)資金撥付與使用情況。
②各會計科目的費用核算與歸集是否準確,是否合理計算分攤比例,拼盤項目是否按照面積所占比例分攤投資。
③各項費用支出是否按規(guī)定標準控制,建設(shè)單位管理費根據(jù)投資概算對應(yīng)控制比例等。
④會計憑證的合規(guī)性,原始憑證是否規(guī)范、齊全,能夠起到支撐作用。
4.合同管理。
工程成本是通過合同來確定的,因此對合同的審查至關(guān)重要。在審計中,要重點審核以下內(nèi)容:
①項目建設(shè)內(nèi)容是否簽訂合同,包括建設(shè)工程、購置儀器設(shè)備、工器具以及發(fā)生的勘察、設(shè)計、監(jiān)理、招標、審計咨詢等管理費用支出情況。
②合同當(dāng)事人是否具有資金、技術(shù)及管理等方面履行合同的能力。
③合同內(nèi)容是否與招標文件、投標書相一致,合同條款是否嚴謹、合法、規(guī)范,有無遺漏關(guān)鍵性內(nèi)容,有無不合理的限制性條件,合同的基本要素是否齊全,是否明確規(guī)定甲乙雙方的權(quán)利和義務(wù),如甲乙雙方基本信息、建設(shè)工期、質(zhì)量要求、總價、支付方式、調(diào)整情況、結(jié)算條款、違約責(zé)任、爭議解決方式等。
5.設(shè)備投資。
在審計中,要重點審核以下內(nèi)容:
①是否按照初步設(shè)計或調(diào)整批復(fù)采購和安裝設(shè)備。
②設(shè)備的保管、出入庫手續(xù)是否符合相關(guān)制度規(guī)定。
③是否按規(guī)定留取了供貨單位的質(zhì)量保證金。
④設(shè)備投資原始憑證是否齊全,會計處理是否正確。
6.內(nèi)控制度。
審查是否建立了完整有效的固定資產(chǎn)投資內(nèi)控制度體系,針對招投標管理、財務(wù)管理、合同管理、材料采購管理、檔案管理等是否制定了專門的管理制度,有效規(guī)范固定資產(chǎn)投資工作。
(五)制定審計工作計劃,實施審計業(yè)務(wù)。
根據(jù)上述審計重點,制定審計工作計劃,在審計組內(nèi)進行合理分工,明確重點審查的資料(表1)。審計實施過程中,在對重點事項審計的同時,還應(yīng)對風(fēng)險加以分析,分析其產(chǎn)生的原因,以便采取對策規(guī)避風(fēng)險,最終在審計報告中列出相應(yīng)問題和管理建議。
五、實施風(fēng)險導(dǎo)向固定資產(chǎn)投資竣工決算審計的啟示
1.在內(nèi)部審計項目中貫徹風(fēng)險管理理念。
內(nèi)部審計作為內(nèi)部控制系統(tǒng)的一個環(huán)節(jié),需要貫徹風(fēng)險管理理念,將審計關(guān)口前移,實施風(fēng)險導(dǎo)向內(nèi)部審計模式,從傳統(tǒng)賬項審計轉(zhuǎn)向風(fēng)險導(dǎo)向?qū)徲?,并將風(fēng)險分析和評估納入審計程序各個環(huán)節(jié),實施事前和事中審計,實現(xiàn)事前預(yù)防、事中控制、事后監(jiān)督,將后期風(fēng)險降至最低。
2.提高內(nèi)部審計人員業(yè)務(wù)素質(zhì),增強內(nèi)部審計競爭力。
內(nèi)部審計介入風(fēng)險管理領(lǐng)域,對內(nèi)部審計人員的職業(yè)技能、知識體系提出了更高的要求。為了更好地應(yīng)對這些新的變化,企業(yè)應(yīng)該為內(nèi)審人員提供全面系統(tǒng)的職業(yè)技能培訓(xùn)和風(fēng)險管理知識的培訓(xùn),為內(nèi)部審計人員知識結(jié)構(gòu)多元化發(fā)展提供條件。此外,還要加強對內(nèi)審人員的后續(xù)考核,不斷進行知識結(jié)構(gòu)更新,逐漸形成一支知識結(jié)構(gòu)合理的專業(yè)審計隊伍,增強內(nèi)部審計競爭力。