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數(shù)字時(shí)代背景下,農(nóng)業(yè)科技檔案作為農(nóng)業(yè)科技創(chuàng)新的重要信息資源,如何對(duì)其進(jìn)行有效的開(kāi)發(fā)和利用,是當(dāng)下亟需探討的問(wèn)題。本文首先描述了數(shù)字時(shí)代背景下農(nóng)業(yè)科技檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的意義;其次對(duì)當(dāng)前農(nóng)業(yè)科技檔案開(kāi)發(fā)利用存在的問(wèn)題進(jìn)行了全面的分析;最后針對(duì)相關(guān)問(wèn)題,提出了加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科技檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的對(duì)策。
關(guān)鍵詞
數(shù)字時(shí)代;農(nóng)業(yè)科技檔案;信息資源;開(kāi)發(fā)利用
為推進(jìn)我國(guó)農(nóng)村發(fā)展,使農(nóng)村跟上城市發(fā)展的節(jié)奏,解決城鄉(xiāng)二元結(jié)構(gòu)問(wèn)題,農(nóng)業(yè)科技創(chuàng)新逐漸成為新農(nóng)村建設(shè)的重要工作。數(shù)字時(shí)代背景下,我國(guó)農(nóng)業(yè)信息化服務(wù)體系建設(shè)逐漸進(jìn)入新階段,農(nóng)業(yè)科技檔案作為農(nóng)業(yè)科技創(chuàng)新的重要信息資源,在農(nóng)業(yè)科技創(chuàng)新的進(jìn)程中,相關(guān)部門對(duì)農(nóng)業(yè)科技檔案信息資源的需求也不斷提升。如何對(duì)其進(jìn)行有效的開(kāi)發(fā)和利用,提升農(nóng)業(yè)科技檔案相關(guān)服務(wù)的質(zhì)量和效率,是當(dāng)下亟需探討的問(wèn)題,對(duì)于農(nóng)業(yè)信息化建設(shè)、現(xiàn)代農(nóng)業(yè)發(fā)展有著重要的意義。
一、開(kāi)發(fā)農(nóng)業(yè)科技檔案信息資源的意義
農(nóng)業(yè)科技檔案是對(duì)農(nóng)業(yè)科研活動(dòng)的原始記錄,是農(nóng)業(yè)科技信息的重要載體,其中包括農(nóng)、林、牧、漁、水利、氣象、土地等涉農(nóng)各業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)等活動(dòng)中直接形成的應(yīng)歸檔保存的具有一定查閱價(jià)值的文字、聲像、電子等資料。農(nóng)業(yè)科技檔案是一種特殊信息資源,其原始性特征使其在農(nóng)業(yè)科研活動(dòng)中具有不可替代的重要作用。由于農(nóng)業(yè)科技檔案信息資源的價(jià)值是持續(xù)的,因而對(duì)其開(kāi)發(fā)與利用也是持續(xù)的。數(shù)字時(shí)代背景下,為推進(jìn)我國(guó)農(nóng)村發(fā)展,農(nóng)業(yè)科技創(chuàng)新逐漸成為新農(nóng)村建設(shè)的重要工作,我國(guó)農(nóng)業(yè)信息化服務(wù)體系建設(shè)也逐漸進(jìn)入了新階段,農(nóng)業(yè)科技檔案作為農(nóng)業(yè)科技創(chuàng)新的重要信息資源,在農(nóng)業(yè)科技創(chuàng)新的進(jìn)程中,相關(guān)部門對(duì)農(nóng)業(yè)科技檔案信息資源的需求也不斷提升。為對(duì)其進(jìn)行充分的利用,就需要進(jìn)一步拓展農(nóng)業(yè)科技檔案信息資源的價(jià)值,只有這樣才能提高農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作的效益,將更多的農(nóng)業(yè)科技檔案信息資源轉(zhuǎn)化為科研成果,促進(jìn)農(nóng)業(yè)科研院所科技發(fā)展水平的提高,從而促進(jìn)農(nóng)業(yè)生產(chǎn)力的進(jìn)一步提升[1]31。
二、當(dāng)前農(nóng)業(yè)科技檔案開(kāi)發(fā)利用工作中存在的主要問(wèn)題
雖然相關(guān)部門越來(lái)越重視農(nóng)業(yè)科技檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用,然而在實(shí)際的操作中,還存在許多不足,主要問(wèn)題如下。
1.農(nóng)業(yè)科技檔案管理方法缺乏規(guī)范性。
隨著我國(guó)對(duì)農(nóng)業(yè)科技研發(fā)方面的重視,培養(yǎng)了大量的農(nóng)業(yè)科技人才,農(nóng)業(yè)科技成果也不斷增多。然而,對(duì)于這些農(nóng)業(yè)科技成果的收集歸檔,卻由于管理方法不夠科學(xué)合理,導(dǎo)致相關(guān)部門對(duì)于農(nóng)業(yè)科技檔案的收集、鑒定、分類、編目、歸檔等工作存在程序、步驟不規(guī)范的問(wèn)題。這使得農(nóng)業(yè)科技檔案的完整性受到影響,難以很好地進(jìn)行查考利用[2]17。
2.檔案管理人員的專業(yè)意識(shí)薄弱。
農(nóng)業(yè)科技檔案成果往往就是一些文字、數(shù)據(jù)、影像等資料,里面的內(nèi)容往往具有較強(qiáng)的專業(yè)性,內(nèi)容枯燥,專業(yè)以外的人員往往無(wú)法認(rèn)識(shí)到其中價(jià)值。目前,一些農(nóng)業(yè)科技檔案管理人員對(duì)于農(nóng)業(yè)科技研究成果的重要性缺乏認(rèn)識(shí),檔案管理的專業(yè)意識(shí)薄弱,在整理和管理的過(guò)程中,由于缺乏專業(yè)知識(shí)和專業(yè)態(tài)度,導(dǎo)致一些科技項(xiàng)目檔案資料不齊全,無(wú)法很好地體現(xiàn)科技項(xiàng)目的全過(guò)程和具體成果。甚至有的農(nóng)業(yè)科技檔案管理人員將在工作中積累的有價(jià)值的科技檔案資料據(jù)為己有,不愿移交歸檔,致使部分檔案資料流失。
3.檔案信息服務(wù)水平低,檔案信息安全保障體系不健全。
數(shù)字時(shí)代背景下,信息技術(shù)發(fā)展迅速,已逐漸滲入了各個(gè)領(lǐng)域,在檔案管理方面,越來(lái)越多的圖書館、檔案管理服務(wù)企業(yè)都開(kāi)始進(jìn)行數(shù)字化改革,將內(nèi)部保存的信息資源進(jìn)行數(shù)字化處理,使更多的用戶能夠通過(guò)網(wǎng)絡(luò)查閱和下載,使一個(gè)信息資源能夠同時(shí)給許多不同的人查閱。然而,目前我國(guó)農(nóng)業(yè)科技檔案管理的信息服務(wù)水平相對(duì)低,沒(méi)有跟上現(xiàn)實(shí)需求,農(nóng)業(yè)科技檔案的檢索速度慢,且存在準(zhǔn)確率不高的問(wèn)題。此外,我國(guó)農(nóng)業(yè)科技檔案管理還存在安全保障體系不健全的問(wèn)題,對(duì)于不同保密級(jí)別的農(nóng)業(yè)科技檔案沒(méi)有進(jìn)行區(qū)別對(duì)待,造成科技檔案信息泄密事件時(shí)有發(fā)生[3]67。
4.檔案信息資源開(kāi)發(fā)不足,開(kāi)發(fā)利用手段和方法落后。
我國(guó)農(nóng)業(yè)科技檔案開(kāi)發(fā)利用的不足不僅僅體現(xiàn)在管理和利用上,還體現(xiàn)在開(kāi)發(fā)方面。目前,我國(guó)對(duì)于農(nóng)業(yè)科技檔案的信息采集主要還是人工采集,僅在編寫目錄時(shí)才用到計(jì)算機(jī)的一些基本功能,檔案的編研工作更是進(jìn)行得較少,這非常不利于科技成果的推廣轉(zhuǎn)化。
三、數(shù)字時(shí)代背景下加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科技檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的對(duì)策
1.保證農(nóng)業(yè)科技檔案的質(zhì)量和完整性。
農(nóng)業(yè)科技檔案的質(zhì)量和完整性可以說(shuō)是農(nóng)業(yè)科技檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的物質(zhì)基礎(chǔ)。農(nóng)業(yè)科研院所應(yīng)嚴(yán)格依據(jù)《檔案法》、《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》等有關(guān)法律法規(guī),結(jié)合單位實(shí)際情況,保證農(nóng)業(yè)科技檔案的質(zhì)量和完整性,做到“三納入”。“三納入”即要將農(nóng)業(yè)科技檔案的收集、整理、歸檔等管理過(guò)程納入農(nóng)業(yè)科研的最初的工作計(jì)劃中,只有這樣,才能實(shí)現(xiàn)檔案管理與布置科研任務(wù)同步,保證整個(gè)農(nóng)業(yè)科研都做好記錄和資料的保存;要將農(nóng)業(yè)科技檔案的收集、整理、歸檔等管理過(guò)程納入農(nóng)業(yè)科研的工作程序中,只有這樣,才能保證農(nóng)業(yè)科技檔案管理與檢查科研活動(dòng)進(jìn)度同步,從而推進(jìn)農(nóng)業(yè)科技檔案收集、整理、歸檔等管理過(guò)程的規(guī)范化;要將農(nóng)業(yè)科技檔案的收集、整理、歸檔等管理過(guò)程納入有關(guān)部門和有關(guān)人員的職責(zé)范圍,只有這樣,才能夠做到農(nóng)業(yè)科技檔案管理與科技人員考核獎(jiǎng)懲同步,實(shí)現(xiàn)權(quán)責(zé)分明,有責(zé)可追,保證農(nóng)業(yè)科技檔案的質(zhì)量,維護(hù)科技檔案的完整性和安全性[4]91。
2.提高農(nóng)業(yè)科技檔案管理人員的素養(yǎng)。
農(nóng)業(yè)科技檔案管理人員的素質(zhì)是農(nóng)業(yè)科技檔案開(kāi)發(fā)利用的關(guān)鍵。而農(nóng)業(yè)科技檔案管理人員的素質(zhì)的提升是多方面的。首先,相關(guān)部門要加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科技檔案信息作用的宣傳教育,讓農(nóng)業(yè)科技檔案管理人員認(rèn)識(shí)到農(nóng)業(yè)科技檔案的重要價(jià)值,只有這樣,才能使農(nóng)業(yè)科技檔案管理人員真正認(rèn)識(shí)到自身所承載的責(zé)任和義務(wù),從而提高農(nóng)業(yè)科技檔案管理人員對(duì)農(nóng)業(yè)科技檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的重視程度。其次,相關(guān)部門應(yīng)定期組織技檔案管理人員開(kāi)展專業(yè)培訓(xùn),提升農(nóng)業(yè)科技檔案管理人員的科技檔案業(yè)務(wù)知識(shí)儲(chǔ)備,進(jìn)一步了解自身的權(quán)責(zé),提升自身的專業(yè)技能的應(yīng)用能力,做好農(nóng)業(yè)科技檔案的管理工作,保證農(nóng)業(yè)科技檔案的完整性和安全性,對(duì)于需要進(jìn)行保密的農(nóng)業(yè)科技檔案,也要嚴(yán)格做好保密工作。與此同時(shí),農(nóng)業(yè)科技檔案管理人員還要熟悉農(nóng)業(yè)科學(xué)研究的基本過(guò)程和程序,抓住關(guān)鍵階段、重要環(huán)節(jié),只有這樣,才能增強(qiáng)農(nóng)業(yè)科技檔案管理人員與農(nóng)業(yè)科研人員的互動(dòng)性,做好農(nóng)業(yè)科技檔案的收集、整理、鑒定等工作,為農(nóng)業(yè)科技檔案的再利用做好準(zhǔn)備。此外,相關(guān)部門還要順應(yīng)數(shù)字時(shí)代的需求,定期開(kāi)展計(jì)算機(jī)應(yīng)用的相關(guān)培訓(xùn),提升農(nóng)業(yè)科技檔案管理人員的計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平,加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科技檔案的統(tǒng)計(jì)工作,同時(shí)為農(nóng)業(yè)科技檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型打好基礎(chǔ)。
3.加強(qiáng)檔案信息安全保障工作,注重保密和知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)。
數(shù)字時(shí)代背景下,隨著科技體制改革和科研手段的現(xiàn)代化進(jìn)程的推進(jìn),農(nóng)業(yè)科研工作呈現(xiàn)出了課題協(xié)作多樣化、學(xué)術(shù)交流多元化、情報(bào)交流網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展趨勢(shì),這雖然促進(jìn)了我國(guó)農(nóng)業(yè)科技檔案信息的交流和科技成果推廣,但同時(shí)也大大提升了農(nóng)業(yè)科技檔案信息的保密工作的難度。我國(guó)相關(guān)部門要理清農(nóng)業(yè)科技檔案開(kāi)發(fā)利用與保密的關(guān)系,對(duì)于鼓勵(lì)推廣的農(nóng)業(yè)科技檔案信息,要充分利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)、信息技術(shù),加強(qiáng)推廣。對(duì)于要求嚴(yán)格保密的農(nóng)業(yè)科技檔案信息,嚴(yán)格依據(jù)《科學(xué)技術(shù)保密條例》《專利法》等相關(guān)法律法規(guī),做好保密工作,對(duì)于泄密的農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作人員依法進(jìn)行懲處。與此同時(shí),我國(guó)相關(guān)部門也要調(diào)撥專業(yè)技術(shù)人員,構(gòu)建農(nóng)業(yè)科技檔案信息管理系統(tǒng),依據(jù)農(nóng)業(yè)發(fā)展不同階段對(duì)科技信息的不同層次的需要,進(jìn)行不同程度的加密,實(shí)現(xiàn)農(nóng)業(yè)科技檔案信息的推廣與農(nóng)業(yè)科技檔案信息的知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)的同步推進(jìn)。
4.加強(qiáng)信息開(kāi)發(fā),提高服務(wù)水平。
明確服務(wù)方向,端正服務(wù)態(tài)度,數(shù)字時(shí)代背景下,農(nóng)業(yè)科技檔案工作要面向現(xiàn)代化,就必須樹(shù)立信息觀念、強(qiáng)化效益觀念,農(nóng)業(yè)科技檔案管理部門要徹底轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的重保管、輕利用的服務(wù)理念和被動(dòng)的服務(wù)方式,主動(dòng)與農(nóng)業(yè)科研部門開(kāi)展合作,深入農(nóng)業(yè)科研一線,主動(dòng)了解新時(shí)期的農(nóng)業(yè)科研工作的現(xiàn)實(shí)需求,明確服務(wù)方向。并在此基礎(chǔ)上改進(jìn)農(nóng)業(yè)科技檔案管理方法,提升農(nóng)業(yè)科技檔案的信息服務(wù)效率,調(diào)整農(nóng)業(yè)科技檔案信息收集的重點(diǎn)內(nèi)容,提升農(nóng)業(yè)科技檔案信息的實(shí)用性[5]64。深化檔案信息資源開(kāi)發(fā),拓寬工作領(lǐng)域。在明確服務(wù)方向,端正服務(wù)態(tài)度的基礎(chǔ)上,農(nóng)業(yè)科技檔案管理部門要緊跟現(xiàn)實(shí)需求、充分利用信息技術(shù),深化檔案信息資源開(kāi)發(fā),主動(dòng)拓寬工作領(lǐng)域。首先,農(nóng)業(yè)科技檔案管理部門要做好準(zhǔn)備工作,跟隨農(nóng)科院的農(nóng)業(yè)科研成果示范推廣、科技下鄉(xiāng)等活動(dòng)進(jìn)入一線,開(kāi)展科技宣傳、信息咨詢等服務(wù),一方面進(jìn)一步發(fā)揮農(nóng)業(yè)科技檔案信息的作用,普及農(nóng)業(yè)科技知識(shí);另一方面深入了解農(nóng)業(yè)科研工作對(duì)于檔案信息的實(shí)際需求。對(duì)于一些值得宣傳的農(nóng)業(yè)科技檔案信息,可以通過(guò)各類農(nóng)業(yè)信息服務(wù)平臺(tái)進(jìn)行傳播,實(shí)現(xiàn)農(nóng)業(yè)信息化帶動(dòng)農(nóng)業(yè)現(xiàn)代化。其次,農(nóng)業(yè)科技檔案管理部門要加強(qiáng)信息采集、整理工作,充分借助信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái),進(jìn)行檔案信息的深度加工,對(duì)一些重要的符合農(nóng)業(yè)科研工作的現(xiàn)實(shí)需求的農(nóng)業(yè)科技檔案信息資源進(jìn)行數(shù)字化處理,同時(shí)結(jié)合現(xiàn)實(shí)需求,構(gòu)建科技成果數(shù)據(jù)庫(kù)、農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)庫(kù)等專題數(shù)據(jù)庫(kù),編制農(nóng)業(yè)科技檔案檢索工具,方便農(nóng)業(yè)科研工作人員進(jìn)行查詢檢索。此外,農(nóng)業(yè)科技檔案管理部門還要利用信息技術(shù),對(duì)農(nóng)業(yè)科技檔案信息資源進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析等處理,提升農(nóng)業(yè)科技檔案信息資源的系統(tǒng)性,使農(nóng)業(yè)科研部門能夠很好地了解當(dāng)前我國(guó)的農(nóng)業(yè)科研狀況,避免一些課題產(chǎn)生重復(fù)性的問(wèn)題,減少國(guó)家農(nóng)業(yè)科研資源的浪費(fèi)。農(nóng)業(yè)科技檔案管理部門還要發(fā)揮農(nóng)業(yè)科技學(xué)術(shù)交流的紐帶功能,積極開(kāi)辦科技教育、信息交流等相關(guān)活動(dòng),這樣一方面能夠推進(jìn)農(nóng)業(yè)科技檔案信息的共享,促進(jìn)各相關(guān)部門互通有無(wú),促進(jìn)農(nóng)業(yè)科技檔案信息的開(kāi)放和利用。另一方面還可以推進(jìn)農(nóng)業(yè)科技檔案管理部門與其他相關(guān)部門的合作,拓寬農(nóng)業(yè)科技檔案管理部門的資金來(lái)源,從而為農(nóng)業(yè)科技檔案管理部門的信息化改革提供充足的資金支持。建立農(nóng)業(yè)科技檔案信息開(kāi)發(fā)利用反饋制度。通過(guò)反饋信息,總結(jié)農(nóng)業(yè)科技檔案的開(kāi)發(fā)與利用工作的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn),對(duì)于不足之處及時(shí)調(diào)整改進(jìn),使我國(guó)農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作更加符合現(xiàn)代農(nóng)業(yè)發(fā)展的需要。數(shù)字時(shí)代背景下,農(nóng)業(yè)科技檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用對(duì)于推進(jìn)農(nóng)業(yè)現(xiàn)代化有著重要的意義,本文基于農(nóng)業(yè)科技檔案管理方法缺乏規(guī)范性、檔案管理人員的專業(yè)意識(shí)薄弱、檔案信息服務(wù)水平低等相關(guān)問(wèn)題,提出了保證農(nóng)業(yè)科技檔案的質(zhì)量和完整性、提高農(nóng)業(yè)科技檔案管理人員的素養(yǎng)、加強(qiáng)檔案信息安全保障工作等對(duì)策建議。
作者:陳茜茜 單位:南通市農(nóng)業(yè)科技檔案館
參考文獻(xiàn)
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主要建設(shè)內(nèi)容與功能
1 種子基礎(chǔ)實(shí)驗(yàn)室:滿足各類種子物理、化學(xué)、生物特性和加工特性等方面的測(cè)試與試驗(yàn)研究。
2 種子干燥實(shí)驗(yàn)室:滿足各類種子及農(nóng)產(chǎn)品干燥機(jī)理與過(guò)程的研究。
3 種子加工實(shí)驗(yàn)室:滿足各類種子加工機(jī)理與過(guò)程的試驗(yàn)研究。
4 檢測(cè)與控制實(shí)驗(yàn)室:滿足種子加工自動(dòng)化控制與檢測(cè)技術(shù)的試驗(yàn)研究。
5 演示培訓(xùn)車間:以種子基本加工設(shè)備為主體,組合成幾種典型的種子加工工藝流程,滿足種子加工試驗(yàn)與示范培訓(xùn)的需要:既可以單機(jī)作業(yè),也可以按照預(yù)先設(shè)定的加工工藝流程進(jìn)行成套設(shè)備生產(chǎn)。
6 中試車間:滿足種子加工新技術(shù)、新產(chǎn)品研發(fā)及配套設(shè)備試制,承擔(dān)對(duì)種子企業(yè)與種子科研部門技術(shù)服務(wù)的功能。
集科研與服務(wù)一體
1 開(kāi)展了特殊種子加工工藝的研究
通過(guò)對(duì)各種種子干燥、加工特性的研究,結(jié)合市場(chǎng)需求,制訂了各類種子典型加工工藝流程與設(shè)備配置方案,開(kāi)展了對(duì)種子企業(yè)與種子研究部門進(jìn)行技術(shù)咨詢與服務(wù),得到眾多種子企業(yè)的認(rèn)可;特別是通過(guò)開(kāi)展對(duì)牧草種子加工特性進(jìn)行研究,提出了牧草種子加工成套設(shè)備中主要加工設(shè)備的改進(jìn)方案,結(jié)合國(guó)內(nèi)牧草種子加工行業(yè)的實(shí)際,研制開(kāi)發(fā)出批量式牧草種子烘干設(shè)備、實(shí)驗(yàn)室用風(fēng)選機(jī)、風(fēng)篩清選機(jī)、螺選給料試驗(yàn)臺(tái)、牧草種子除芒試驗(yàn)臺(tái)以及工業(yè)化生產(chǎn)過(guò)程中種子計(jì)量給料機(jī)、牧草種子除芒機(jī)、種子氣流輸送機(jī)等,拓展了工作領(lǐng)域,提供了市場(chǎng)上需求的產(chǎn)品;在青海、甘肅等地建成了國(guó)內(nèi)最大的牧草種子如工成套設(shè)備,國(guó)內(nèi)牧草種子加工質(zhì)量有了很大的提高。
2 種子加工技術(shù)培訓(xùn)工作
利用種子干燥實(shí)驗(yàn)室、加工實(shí)驗(yàn)室的試驗(yàn)儀器與種子加工演示培訓(xùn)成套設(shè)備,開(kāi)展了對(duì)國(guó)內(nèi)種子加工領(lǐng)域操作人員的技術(shù)培訓(xùn)工作,不斷提高操作人員的技術(shù)水平,提升種子加工質(zhì)量:2005年初,利用自有資金,對(duì)種子加工中心各項(xiàng)設(shè)施進(jìn)行改進(jìn)完善,提高培訓(xùn)設(shè)施的適應(yīng)能力;將種子加工工程中心作為中國(guó)農(nóng)業(yè)大學(xué)、河北農(nóng)業(yè)大學(xué)、北京農(nóng)學(xué)院等院校種子專業(yè)學(xué)生的實(shí)習(xí)基地,對(duì)種子專業(yè)學(xué)生進(jìn)行種子加工技術(shù)培訓(xùn)工作。
3 種子加工設(shè)備的研發(fā)工作
1.1是有效改善檔案管理工作的需要
紙質(zhì)載體是農(nóng)業(yè)科技檔案的根本依據(jù),但是避免不了局限性,存在著數(shù)量多、體積大、質(zhì)量重,不易攜帶,不便查找,信息傳遞慢,無(wú)法檢索等方面的不足。農(nóng)業(yè)科技檔案管理的數(shù)字化建設(shè),可以從根本上克服這些弊端,即以現(xiàn)代通信、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、多媒體信息技術(shù)為基礎(chǔ),建立計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái),以建立好的各種檔案信息庫(kù)為資源,利用智能信息處理技術(shù),將數(shù)據(jù)庫(kù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹R(shí)庫(kù),以供需要者查詢、搜索,并且信息資源的使用維護(hù)方便,安全保密性強(qiáng)。農(nóng)業(yè)科技檔案管理的數(shù)字化建設(shè),可以達(dá)到資源信息的數(shù)字化、資源管理網(wǎng)絡(luò)化和智能化。
1.2是檔案管理發(fā)展的大勢(shì)所趨
農(nóng)業(yè)科技檔案資源的高效、快捷開(kāi)發(fā)利用需要應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)。傳統(tǒng)的查閱方法是到檔案館,采用人工撿索的辦法查找所需的檔案,費(fèi)時(shí)、費(fèi)力,查全率和查準(zhǔn)率均不高。檔案管理實(shí)行數(shù)字化后,全市農(nóng)技推廣機(jī)構(gòu)通過(guò)互聯(lián)網(wǎng),進(jìn)入市科技檔案館數(shù)字化信息中心,各單位的檔案電子目錄和開(kāi)放檔案數(shù)字信息均上傳至市農(nóng)業(yè)科技檔案館信息中心,方便全市農(nóng)業(yè)科技檔案資源的整合和利用,順應(yīng)檔案館現(xiàn)代化發(fā)展的需要。
1.3是現(xiàn)代農(nóng)業(yè)發(fā)展的必須
在當(dāng)今人們的時(shí)間意識(shí)越來(lái)越強(qiáng),領(lǐng)導(dǎo)需要迅速、準(zhǔn)確的決策;各職能部門工作要求快速及時(shí);社會(huì)廣大公眾對(duì)檔案信息需要量不斷增加的情況下,要求檔案部門必須盡快改變傳統(tǒng)的原始管理、檢索和提供利用的手段,運(yùn)用現(xiàn)代信息處理技術(shù)手段來(lái)處理農(nóng)業(yè)科技檔案信息資源,提高檔案資源的開(kāi)發(fā)能力和利用效率,確保檔案信息能及時(shí)、方便地提供。
1.4是節(jié)約農(nóng)業(yè)檔案機(jī)構(gòu)建設(shè)資金的舉措
庫(kù)藏檔案案卷數(shù)量的不斷增加需要信息化來(lái)管理。以杭州市農(nóng)業(yè)科學(xué)研究院為例,該院下轄農(nóng)作、水產(chǎn)、茶葉、蔬菜、畜牧、生物等多個(gè)科研所,截止2010年全院庫(kù)藏檔案820卷,資料12088冊(cè),其中相當(dāng)部分檔案分散在基層建檔單位,如果對(duì)這些檔案進(jìn)行有效整合,采用數(shù)字化管理,可大大減輕農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作人員的工作量,降低費(fèi)用支出,使檔案管理人員能在有限的時(shí)間內(nèi)搜集更多的信息,不僅降低了成本,而且極大地提高了效率。
2農(nóng)業(yè)科技檔案管理數(shù)字化建設(shè)總體設(shè)計(jì)
農(nóng)業(yè)科技檔案管理數(shù)字化建設(shè)的指導(dǎo)思想是:以需求為導(dǎo)向,以利用為目的,充分利用計(jì)算機(jī)軟硬件功能,最大限度發(fā)揮人力資源和數(shù)字化加工設(shè)備能力,保護(hù)農(nóng)業(yè)科技檔案原件完好,保證數(shù)字化農(nóng)業(yè)科技檔案真實(shí)準(zhǔn)確,更好地發(fā)揮農(nóng)業(yè)科技檔案信息資源的作用。農(nóng)業(yè)科技檔案管理數(shù)字化建設(shè)的原則是:檔案數(shù)字化,工作標(biāo)準(zhǔn)化。檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系的建設(shè),可以從管理、業(yè)務(wù)、技術(shù)等標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范層面來(lái)研究制定。從簡(jiǎn)單的標(biāo)準(zhǔn)化向科學(xué)、精確的標(biāo)準(zhǔn)化過(guò)渡,從孤立的標(biāo)準(zhǔn)向體系化的標(biāo)準(zhǔn)推進(jìn)。重要檔案優(yōu)先數(shù)字化。以利用需求為導(dǎo)向,結(jié)合實(shí)際,統(tǒng)籌規(guī)劃,分步實(shí)施,突出重點(diǎn),量力而行,將年限較長(zhǎng)、具有館藏特色、最為珍貴以及利用頻率高的檔案優(yōu)先數(shù)字化。各部門分工協(xié)作。檔案數(shù)字化工作相當(dāng)繁瑣,涉及面廣,必須堅(jiān)持分工協(xié)作、整體配合、長(zhǎng)期堅(jiān)持、相互理解的工作理念,充分發(fā)揮單位各個(gè)部門和各類人員的作用,明確工作任務(wù),落實(shí)責(zé)任分工,真正做到各司其責(zé),各施其能,協(xié)調(diào)配合,形成全方位、多層面、多角度、共同推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)的科學(xué)發(fā)展模式。多方位快速高效檢索。數(shù)字檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該建立多種滿足檔案利用者的檢索方式,提高檢索的自由度。完善的電子檢索系統(tǒng),能高效、快速、全面地從檔案信息中檢索出利用者所需的信息,并對(duì)檔案利用進(jìn)行快速統(tǒng)計(jì)。數(shù)字檔案管理系統(tǒng)應(yīng)及時(shí)公布、更新、維護(hù)網(wǎng)站網(wǎng)頁(yè)內(nèi)容,提供服務(wù)范圍、內(nèi)容,便于檔案利用者了解檔案信息動(dòng)態(tài),及時(shí)查找所需信息。注重檔案數(shù)字化人才培養(yǎng)。要建立和完善檔案人才選拔、任用和激勵(lì)機(jī)制,重視人才的儲(chǔ)備,以超前的意識(shí)搞好人才建設(shè),造就一批既熟悉檔案工作管理、通曉檔案理論知識(shí),又掌握現(xiàn)代檔案數(shù)字信息技術(shù)的新型檔案工作人才隊(duì)伍,確保檔案數(shù)字化建設(shè)及檔案事業(yè)又好又快地發(fā)展。農(nóng)業(yè)科技檔案管理數(shù)字化建設(shè)需要投入,特別是建設(shè)初期軟硬件配置投入較大,建成后也要保持一定的運(yùn)行成本。因此,要按照成本效益最大化的要求,細(xì)化農(nóng)業(yè)科技檔案管理數(shù)字化建設(shè)的步驟。同時(shí)優(yōu)化農(nóng)業(yè)科技檔案管理數(shù)字化的各種資源配置,根據(jù)不同的情況,進(jìn)行農(nóng)業(yè)科技檔案管理專業(yè)人員和數(shù)字化技術(shù)人員、計(jì)算機(jī)和掃描設(shè)備的合理配置,構(gòu)建農(nóng)業(yè)科技檔案管理數(shù)字化投入小收益大的新模式。具體步驟上:
一是建立農(nóng)業(yè)科技檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)。第一步,輸入文件級(jí)目錄。在建立數(shù)據(jù)庫(kù)的過(guò)程中,可邊輸入邊打印,一方面補(bǔ)齊卷內(nèi)文件目錄,另一方面檢驗(yàn)輸入的正確性,從而確保農(nóng)業(yè)科技檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)的真實(shí)性、完整性和有效性。第二步,采用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備,實(shí)現(xiàn)原文件信息數(shù)字化。
二是加強(qiáng)電子文件的收集和積累工作。電子文件包括電子文件內(nèi)容、電子文件載體和電子文件顯示、修改的電子計(jì)算機(jī)軟硬件平臺(tái)組合,是未來(lái)數(shù)字農(nóng)業(yè)科技檔案管理最主要的來(lái)源。為了確保所形成的電子文件不被丟失,保證電子文件是可存取、可利用和可理解,必須及時(shí)對(duì)所形成的電子文件進(jìn)行收集積累。電子文件的收集積累,不僅保證電子文件的真實(shí)性,還維護(hù)了它的系統(tǒng)性、完整性,同時(shí),也防止了存有信息內(nèi)容的載體在個(gè)人手中發(fā)生丟失、損壞,從而保護(hù)電子文件的安全,為電子文件的歸檔打下基礎(chǔ)。電子文件的收集積累范圍,應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。用載體傳遞的電子文件,要按規(guī)定進(jìn)行登記、簽署,對(duì)更改處,要填寫更改單,按更改審批手續(xù)進(jìn)行,并存有備份件,防止出現(xiàn)差錯(cuò)。
三是農(nóng)業(yè)科技檔案管理數(shù)字化與上網(wǎng)利用同步。農(nóng)業(yè)科技檔案管理數(shù)字化及管理流程重組是一個(gè)管理思想不斷變化的過(guò)程,農(nóng)業(yè)科技檔案管理數(shù)字化與上網(wǎng)利用同步即是新技術(shù)和新理念相互融合的表現(xiàn)。數(shù)字化農(nóng)業(yè)科技檔案管理分開(kāi)放與不開(kāi)放兩種,開(kāi)放農(nóng)業(yè)科技檔案管理即上互聯(lián)網(wǎng),建立農(nóng)業(yè)科技檔案管理資料網(wǎng)站,實(shí)施資源共享,在互聯(lián)網(wǎng)上向政府和社會(huì)提供農(nóng)業(yè)科技檔案管理信息。
3農(nóng)業(yè)科技檔案管理數(shù)字化建設(shè)需要把握的幾個(gè)問(wèn)題
3.1提高認(rèn)識(shí),統(tǒng)籌規(guī)劃
首先必須在思想上充分認(rèn)識(shí)農(nóng)業(yè)科技檔案信息資源的重要意義。在當(dāng)今信息公開(kāi)程度越來(lái)越高的形勢(shì)下,農(nóng)業(yè)科技檔案的文化性質(zhì)和社會(huì)性質(zhì)逐步強(qiáng)化,利用的范圍和對(duì)象將逐步擴(kuò)大,只有當(dāng)農(nóng)業(yè)科技檔案信息資源在農(nóng)業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)中發(fā)揮重要作用時(shí),農(nóng)業(yè)科技檔案和檔案工作的意義和價(jià)值才能充分地全面地展現(xiàn)出來(lái)。其次,做好統(tǒng)籌規(guī)劃。將大量的農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)字化,是一個(gè)龐大的系統(tǒng)工程。首先要做好館藏情況的調(diào)查,包括檔案的類型、載體形態(tài)與狀態(tài)、館藏?cái)?shù)量、檔案信息利用等基本情況。根據(jù)館藏情況,制訂農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)字化的科學(xué)規(guī)劃,包括服務(wù)器、電腦、掃描設(shè)備等硬件的購(gòu)置計(jì)劃和數(shù)字化處理規(guī)劃。最后,要保障檔案整理過(guò)程的完整性。農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)字化是一項(xiàng)費(fèi)時(shí)較長(zhǎng)的工程,在大規(guī)模、流程化的數(shù)字化過(guò)程中,所有檔案原件都需從檔案庫(kù)房分批大量取出,一定要保障檔案原件的完整,不允許出現(xiàn)損毀和遺失的現(xiàn)象。
3.2加強(qiáng)基礎(chǔ)工作,認(rèn)真做好檔案數(shù)字化
一是檔案數(shù)字化必須有所選擇。針對(duì)館藏“浩瀚”的檔案資源,不加選擇地全部數(shù)字化既不可能、也沒(méi)必要。應(yīng)該根據(jù)一定的原則確定哪些館藏檔案原件應(yīng)該數(shù)字化、哪些檔案原件中哪些不需要數(shù)字化。二是做好數(shù)字化時(shí)掃描參數(shù)的優(yōu)化設(shè)置。掃描系統(tǒng)掃描參數(shù)的選擇和確定對(duì)掃描數(shù)字影像質(zhì)量有較大影響,其中掃描分辨率直接關(guān)系到掃描文件的清晰度和還原效果。選擇分辨率時(shí)應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要綜合考慮,包括掃描文件的可閱讀性、存儲(chǔ)空間、輸出打印質(zhì)量等。三是做好檔案數(shù)字化的全程控制。在檔案數(shù)字化過(guò)程中,要注重全面的質(zhì)量檢查,加強(qiáng)數(shù)據(jù)的質(zhì)量控制。
關(guān)鍵詞:農(nóng)業(yè)科技;項(xiàng)目檔案;科學(xué)管理
進(jìn)入新世紀(jì),隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步和改革的不斷深化,科研檔案的管理工作也發(fā)生了變化。農(nóng)業(yè)科技檔案是科研管理的重要組成部分,因此農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作怎樣適應(yīng)新機(jī)制的需求及怎樣加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科技檔案科學(xué)管理成為科技檔案工作者的重要任務(wù)。農(nóng)業(yè)科技檔案,在振興農(nóng)村經(jīng)濟(jì)中有憑證、參考、借鑒作用,使農(nóng)業(yè)檔案的信息資源有效開(kāi)發(fā)出來(lái),轉(zhuǎn)化為直接生產(chǎn)力,對(duì)提高農(nóng)業(yè)經(jīng)濟(jì)效益和新農(nóng)村建設(shè)起到了關(guān)鍵的作用。提高農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作水平,在搞好農(nóng)業(yè)科技檔案管理信息資源的充分利用以及加快促進(jìn)知識(shí)創(chuàng)新和農(nóng)業(yè)科技快速發(fā)展中扮演著重要角色。為此,針對(duì)農(nóng)業(yè)科技檔案的科學(xué)管理進(jìn)行了研究,提出了幾點(diǎn)加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科技檔案的科學(xué)管理方法有效措施,從而保證科技檔案的規(guī)范、完整、系統(tǒng)、全面。
1提高對(duì)農(nóng)業(yè)科技檔案的認(rèn)識(shí)
隨著“科技是第一生產(chǎn)力”廣泛宣傳,科技檔案管理工作也顯得日益重要。農(nóng)業(yè)科技檔案是記述和反映在農(nóng)業(yè)生產(chǎn)過(guò)程中的科學(xué)研究、生產(chǎn)服務(wù)、技術(shù)培訓(xùn)記錄等活動(dòng),經(jīng)過(guò)檔案人員整理并歸檔保存的有價(jià)值的重要科技文件資料。具體說(shuō),農(nóng)業(yè)科技檔案就是科技人員在生產(chǎn)、科研及技術(shù)推廣活動(dòng)中衍生出來(lái)的成果,是農(nóng)業(yè)科技檔案的重要組成,具體包括文字資料、計(jì)算圖紙、圖片(照片)、音像資料、實(shí)物標(biāo)本等。農(nóng)業(yè)科技檔案的主要特點(diǎn)是,工作大部分都是在田間地頭第一線上進(jìn)行,因此所研究的數(shù)據(jù)內(nèi)容和分類也較復(fù)雜,而且農(nóng)業(yè)生產(chǎn)的周期比較長(zhǎng)、數(shù)據(jù)采集量大,從生產(chǎn)開(kāi)始到中期、末期,所有數(shù)據(jù)都得記錄、所有圖片都需要保存,這就使農(nóng)業(yè)科技檔案的形成、積累有了一定的難度,同時(shí)農(nóng)業(yè)檔案的收集、保存工作做得規(guī)范與否,直接關(guān)系到農(nóng)業(yè)科技檔案的完整性和有效性。只有把農(nóng)業(yè)科技檔案管理的基礎(chǔ)工作做好,才能充分發(fā)揮科技檔案的作用,使之更好地為科技發(fā)展提供服務(wù)。要根據(jù)實(shí)際工作情況,制訂出詳細(xì)可行的農(nóng)業(yè)科技文件及檔案的歸檔范圍,讓檔案管理者清楚地明白上報(bào)歸檔的材料是什么、要求是什么,認(rèn)真對(duì)農(nóng)業(yè)科技檔案進(jìn)行收集、保存和利用,使農(nóng)業(yè)科技成果更好地被交流和利用,為科研工作提供高質(zhì)量的信息資源[1]。
2農(nóng)業(yè)科技檔案科學(xué)管理的主要標(biāo)志
按照“走上去,走下去”“引進(jìn)來(lái),放下去”的理念積極鼓勵(lì)大專院校與農(nóng)業(yè)企業(yè)進(jìn)行合作,甘當(dāng)農(nóng)業(yè)科技成果轉(zhuǎn)化的“紅娘”,大部分科研院所都有很多的科技成果掌握在手中沒(méi)有進(jìn)行轉(zhuǎn)化,而一些農(nóng)業(yè)企業(yè)空有資金和場(chǎng)地,但是亟需一些科研成果,因此把科技成果盡快轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力,是一項(xiàng)迫在眉睫的大事。通過(guò)轉(zhuǎn)化科技成果可使農(nóng)業(yè)企業(yè)增加效益,使科研院所的成果進(jìn)行生根發(fā)芽,這個(gè)轉(zhuǎn)化目標(biāo)可以通過(guò)提高農(nóng)業(yè)科技檔案的利用率來(lái)實(shí)現(xiàn)。農(nóng)業(yè)科技檔案作為科研工作的歷史記錄,是許許多多科研工作者的心血和知識(shí)積累的精華,有較高的分析研究?jī)r(jià)值。在生產(chǎn)過(guò)程中,依據(jù)檔案中的記載數(shù)據(jù),需要不斷地總結(jié)經(jīng)驗(yàn),吸取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn),使農(nóng)業(yè)科研工作更加規(guī)范化和科學(xué)化。
2.1收集完整、整理科學(xué)、統(tǒng)計(jì)簡(jiǎn)便,便于快速查找
科研部門保管的科技檔案,能反映出本單位技術(shù)活動(dòng)的基本面貌,項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在申請(qǐng)時(shí)提出計(jì)劃,明確項(xiàng)目組科研人員形成積累有關(guān)科研項(xiàng)目文件材料的任務(wù),并責(zé)成專人負(fù)責(zé)科研項(xiàng)目文件材料的收集、整理、立卷。項(xiàng)目組的科研人員從一開(kāi)始的項(xiàng)目申報(bào)、項(xiàng)目立項(xiàng)、項(xiàng)目結(jié)題,在科研活動(dòng)的每個(gè)階段過(guò)程中,都積極地參與,要按照歸檔范圍,認(rèn)真收集、整理所形成的科研項(xiàng)目文件材料(包括一些文字、圖片、實(shí)物、音像資料),并進(jìn)行科研材料的建檔歸檔,及時(shí)交給項(xiàng)目文件管理人員。在工作中要應(yīng)做到對(duì)科研項(xiàng)目檔案內(nèi)容、數(shù)量、編號(hào)、期限等做到統(tǒng)計(jì)簡(jiǎn)便,各類檔案原則上按檔號(hào)存放,保證統(tǒng)計(jì)精確性,建立統(tǒng)計(jì)制度,編制必要的、切實(shí)可行的檢索工具。
2.2科學(xué)保管、存放安全,建有規(guī)范檔案管理制度
科研檔案應(yīng)按期進(jìn)行檢查,按照檔案管理“八防”(防火、防潮、防高溫、防光、防塵、防蟲(chóng)、防鼠、防盜)做好工作。嚴(yán)禁存放與保護(hù)檔案無(wú)關(guān)的各類雜物品,防止受到自然破壞,最大程度地延長(zhǎng)檔案的“使用壽命”??萍紮n案的核心內(nèi)容是科技成果,大部分都具有自主知識(shí)產(chǎn)權(quán),很多檔案都具有機(jī)密性,因此在存放過(guò)程中密字文檔必須有加密措施,紙質(zhì)文檔加鎖放置在柜中儲(chǔ)存。文檔傳遞、查閱、借閱要必須要有登記、簽字手續(xù),必須在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還,防止因時(shí)間長(zhǎng)造成檔案的遺忘或遺失。在處理廢舊文檔的時(shí)候,要先充分考慮其的安全性,嚴(yán)格按規(guī)定程序處理。
2.3現(xiàn)代化查詢、檢索系統(tǒng),建有檔案管理的安全
程序“精、準(zhǔn)、廣、快”是信息社會(huì)人們對(duì)科技檔案信息需求的基本特點(diǎn),運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)手段管理檔案是實(shí)現(xiàn)科技檔案科學(xué)管理的必然趨勢(shì)??萍加?jì)劃?rùn)n案數(shù)量多、面廣、專業(yè)性強(qiáng),需要不斷完善服務(wù)方式和手段?,F(xiàn)代社會(huì)是科技發(fā)展飛速的社會(huì),科技檔案管理者要借助先進(jìn)的科技手段,充分利用信息處理和網(wǎng)絡(luò)技術(shù),搭建起快捷、實(shí)用的查詢檢索系統(tǒng),來(lái)滿足農(nóng)業(yè)科研工作者對(duì)技術(shù)檔案的檢索需求,提高檔案服務(wù)效率、質(zhì)量和利用率。
2.4信息數(shù)字化、配備現(xiàn)代化設(shè)備,保證數(shù)字真實(shí)可靠
科技人員在農(nóng)業(yè)生產(chǎn)中通過(guò)生產(chǎn)積累了大量的真實(shí)、可行的資料,這些資料大部分都以紙質(zhì)材料的形式進(jìn)行保存,存放這些資料需要消耗很大的物力和財(cái)力,尤其是存放空間的選定,同時(shí)還在注意保管和存放。隨著電子信息技術(shù)的發(fā)展,尤其是計(jì)算機(jī)的廣泛應(yīng)用,檔案工作也由傳統(tǒng)手工操作朝著自動(dòng)化方向發(fā)生了轉(zhuǎn)變,檔案的形式也由最初的紙質(zhì)文本、實(shí)物向電子文檔、圖片和數(shù)據(jù)等形式發(fā)生了轉(zhuǎn)變。檔案數(shù)字化目前用的效率最高的是掃描法,經(jīng)文字識(shí)別、校對(duì)后,轉(zhuǎn)化為可編輯的數(shù)字化檔案,便于廣大科技人員查詢使用[2]。
3實(shí)現(xiàn)農(nóng)業(yè)科技檔案科學(xué)管理的有效措施
1文字加工作者的來(lái)稿
中文字方面的問(wèn)題是最常見(jiàn)的。對(duì)文字性問(wèn)題的加工,一要按照國(guó)家的標(biāo)準(zhǔn),使改動(dòng)之處符合標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化,二要注意文稿內(nèi)容表達(dá)的準(zhǔn)確性,使改動(dòng)之處符合作者的原意。在編輯實(shí)踐中,發(fā)現(xiàn)稿件中用字不規(guī)范的現(xiàn)象不少,主要有:
1.1形似字和同意字容易混淆致誤
如,天-夭、千-干、磷-鱗、酯-脂,出錯(cuò)原因可能是作者在電腦上輸入錯(cuò)誤造成的。
1.2義近字
容易混淆致誤,如,作-做、練-煉,因這些字含義接近,作者容易把兩者混淆而出錯(cuò)。
1.3錯(cuò)用簡(jiǎn)化字
如,副-付、齡-令,實(shí)際上他們不是繁體字與簡(jiǎn)化字的關(guān)系,而各自都是規(guī)范字,各有各的適用場(chǎng)合。出錯(cuò)可能是作者書寫時(shí)習(xí)慣用后者代替前者,而根本未注意到它們之間用法上的區(qū)別。作者稿件中文字出錯(cuò)的情況還有很多,作為編輯,應(yīng)該把好語(yǔ)言文字關(guān),加強(qiáng)語(yǔ)言文字修養(yǎng),從識(shí)字質(zhì)量上下功夫,弄清字的含義,掌握字的讀音,進(jìn)而了解形、音、義的內(nèi)在聯(lián)系,正確地使用語(yǔ)言文字。
2語(yǔ)句加工農(nóng)業(yè)科技期刊的語(yǔ)言文字表述
最基本的要求是準(zhǔn)確、簡(jiǎn)明。用詞不當(dāng)、文理不通就不能把所要表述的科學(xué)內(nèi)容恰如其分地表述出來(lái)。農(nóng)業(yè)科技期刊中使用的名詞術(shù)語(yǔ)要統(tǒng)一、規(guī)范。作物名稱最好用學(xué)名,地方語(yǔ)言應(yīng)改為專業(yè)用語(yǔ)。語(yǔ)法常見(jiàn)的錯(cuò)誤有成份殘缺、搭配不當(dāng)、詞序混亂、結(jié)構(gòu)混亂等。編輯必須用心查出并修改這類錯(cuò)誤。閱讀時(shí)出聲朗讀是查出這類問(wèn)題的途徑之一。發(fā)現(xiàn)了問(wèn)題,可以對(duì)句子做直接成分分析與句法成分分析。通過(guò)句法成分分析可以凸顯成分殘缺和主謂賓搭配不當(dāng)?shù)腻e(cuò)誤以便改正,直接成分分析可凸顯定中、狀中關(guān)系中的搭配不當(dāng)、詞序混亂、結(jié)構(gòu)混亂等錯(cuò)誤以便改正。
3數(shù)字加工農(nóng)業(yè)科技期刊的數(shù)字用法
應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行《出版物上數(shù)字用法的規(guī)定》。凡是可以使用阿拉伯?dāng)?shù)字的地方,均應(yīng)該使用阿拉伯?dāng)?shù)字。應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字的有兩種情況:一是公歷世紀(jì)、年代、年、月、日和時(shí)刻;二是記數(shù)與計(jì)量。應(yīng)使用漢字的有兩種情況:一是數(shù)字作為詞數(shù)構(gòu)成定型詞、詞組、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)時(shí),二是鄰近的兩個(gè)數(shù)字并列使用連用,表示概數(shù)時(shí),且連用的兩個(gè)數(shù)字之間不應(yīng)用頓號(hào)隔開(kāi),如二三米、七八月等。
4標(biāo)點(diǎn)符號(hào)加工作者
在使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)過(guò)程中最易出錯(cuò)的是當(dāng)斷不斷,一逗到底,頓號(hào)、逗號(hào)常錯(cuò)用。有的作者將中、英文標(biāo)點(diǎn)符號(hào)混用。編輯在加工過(guò)程中應(yīng)根據(jù)作者寫作意圖正確使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào),以幫助讀者弄清句子的結(jié)構(gòu),辨明語(yǔ)氣,正確理解文字的含義。表示數(shù)值(量值)起止范圍的符號(hào)必須使用浪紋線“~”,不用一字線“—”,以避免與文中或公式中的減號(hào)“-”混淆。
5計(jì)量單位加工
農(nóng)業(yè)科技期刊應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)量和單位的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定,全書必須加以統(tǒng)一,不允許漢字與符號(hào)混用。農(nóng)業(yè)科普類期刊可以用漢字表示法定計(jì)量單位,但技術(shù)類期刊在表達(dá)量值時(shí),無(wú)論是在公式中,還是在圖表及文字?jǐn)⑹鲋?,都?yīng)一律使用單位的國(guó)際符號(hào)。法定計(jì)量單位應(yīng)該用小寫正體書寫,但是L(升)是例外,要用大寫正體字母書寫。
6層級(jí)標(biāo)題加工
內(nèi)文的層級(jí)標(biāo)題是文章的綱領(lǐng),也是作者行文思路完整表達(dá)的體現(xiàn),是導(dǎo)引和促使讀者閱讀全文的動(dòng)力,一定要簡(jiǎn)潔、醒目,盡量避免轉(zhuǎn)行和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)頻頻出現(xiàn)。文章的標(biāo)題應(yīng)注意前后照應(yīng),保持全書統(tǒng)一,標(biāo)題層次應(yīng)清晰,編號(hào)不應(yīng)混亂??萍颊撐牡臉?biāo)題一般不超過(guò)4級(jí)。同一級(jí)標(biāo)題應(yīng)反映同一層次的內(nèi)容,其結(jié)構(gòu)相同,意義相關(guān),語(yǔ)氣一致。
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