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辦公室工作交流發(fā)言材料范文第1篇

一、計劃要求

1、個人自學。全體黨員干部要聯(lián)系崗位工作實際和個人思想實際，邊學習邊思考，每個專題要形成個人學習成果，以心得體會方式記錄。2、科室討論。各科室圍繞專題，安排專門時間開展集中討論，每名成員都要圍繞專題進行發(fā)言，并在討論基礎上形成支部學習成果，以書面形式上報活動專班。3、中心組學習交流。中心組成員要在自學和調(diào)研基礎上，事先準備發(fā)言提綱，交流時要緊緊圍繞討論的專題，緊密聯(lián)系本人的思想和工作實際，注重思考，提出解決問題的辦法。4、全體黨員集中研討。組織召開全體黨員專題研討會，開展集中交流。并邀請工作對象、服務對象、基層群眾代表參加。分局討論形成的成果，要在專題研討會上作交流。

二、檢查情況

好的方面：一是組織嚴密。各科室及時召開科務會，傳達學習4號文件及計劃要求。在工作之余，專門安排時間組織科室討論，針對業(yè)務科室實際工作情況，對照專題認真分析了存在問題，提出了具體解決辦法，明確了工作規(guī)章制度。二是態(tài)度端正。在討論活動中，每名黨員干部都能思想重視，積極參與，結(jié)合自己工作中的實際情況，自我反省，查找差距，每個專題都撰寫了個人學習體會。三是材料齊全?？剖以诮M織討論過程中，記錄了詳細的會議討論記錄，上報了科室討論成果材料。大部分黨員干部按照要求撰寫了質(zhì)量較高的心得體會。組織討論較好的科室：辦公室、法規(guī)科。

二、存在的主要問題

通過檢查，我們也發(fā)現(xiàn)存在一些問題。一是個別黨員的認識不到位。個別黨員參與活動的自覺性不強，參加討論態(tài)度不端正，具體表現(xiàn)在筆記記錄隨意、參與科室討論發(fā)言有走過場的現(xiàn)象。二是成果材料和心得體會質(zhì)量不高。主要表現(xiàn)在內(nèi)容篇幅較短、不結(jié)合工作實際、不按照專題討論，有重形式輕實效的傾向，成果材料質(zhì)量不高。三是討論內(nèi)容落實不全。有的科室和個人沒有按照計劃要求，而是選擇其中內(nèi)容組織了討論，在規(guī)定時間內(nèi)沒有落實完學習討論內(nèi)容。

三、下步工作要求

1、繼續(xù)完成“6個專題”討論內(nèi)容。未完成六個專題討論的科室和個人按照要求繼續(xù)完成討論內(nèi)容，成果材料收集整理好上報活動專班。

辦公室工作交流發(fā)言材料范文第2篇

(一)緊扣財政工作中心，發(fā)揮參謀助手作用

辦公室是局機關的綜合管理部門。緊緊圍繞財政工作這一個中心，充分發(fā)揮辦公室的決策、參謀、助手作用。一是立足全局統(tǒng)籌謀劃，本著在參與決策上不越權，在提意見和建議上不自作主張，在管理事務上不缺位;二是圍繞領導關心關注的熱點、難點問題，在政務、事務、督促、管理、協(xié)調(diào)等方面，積極為領導決策提供可操作性的依據(jù)和有針對性的建設性意見和建議;三是緊貼領導工作思路，把握財政方針、政策，為局領導寫好講話、調(diào)研報告及發(fā)言等材料，確保局領導有更多的時間抓全局、抓全盤、抓重要性工作。

(二)抓好二個環(huán)節(jié)，促進工作運轉(zhuǎn)協(xié)調(diào)

為促進財政各項工作運轉(zhuǎn)協(xié)調(diào)，著力抓好督查督辦、政令暢通這二個環(huán)節(jié)。一是在督辦、催辦上下功夫，圍繞財政中心工作，對上級交辦和局領導安排的工作，正確理解上級精神，深刻領會領導工作意圖，把握工作動態(tài)，增強工作預見性，想領導之所想，急領導之所急，按照工作辦事原則，積極主動與各股室溝通、協(xié)調(diào)、聯(lián)系，加強督查、催辦，做到事事有回音、件件有落實，促進財政各項工作得到貫徹落實。二是確保政令暢通，以“上情下達、下情上傳”為樞紐，以承上啟下、內(nèi)外聯(lián)系為紐帶，以信息傳遞、溝通交流為橋梁，及時批閱傳遞文件材料，及時組織學習上級財政的方針政策、會議精神和縣委、縣政府的重要決策部署，及時向領導反饋各方面的意見和建議，及時將領導的工作意見傳達到各股室，并加強跟蹤反饋，督促落實。3COME

辦公室工作交流發(fā)言材料范文第3篇

關鍵詞：院長辦公室接待

高職院校院長辦公室接待是指院長辦公室人員對來自上級、平級和其他相關組織的來賓進行接洽與招待，是一種有著公共關系職能的具體活動。接待工作的成功與否，直接反映出一個學校的工作作風和外在形象，也直接體現(xiàn)了院長辦公室人員本身的素質(zhì)、能力和形象。

1 接待工作的意義

1.1 可以使學校獲得信息 院長辦公室人員在日常接待中，會接觸到各類人士，獲得通過別的途徑難以獲得的信息。例如，接待上級領導或其他管理部門人員時，可以獲得有關社會、政策、管理等方面的信息，可以輔助領導決策；接待兄弟院校參觀考察，在為客人介紹經(jīng)驗的同時，也可以聽到一些對自身有益的經(jīng)驗和教訓，可以促進和完善本校的工作。

1.2 可以改善學校外部環(huán)境 得體的接待可以使學校與外界彼此之間建立信任，獲得友誼，化解矛盾，消除誤會；可以創(chuàng)造出和諧坦誠的合作氣氛，樹立良好的學校形象，爭取更廣泛的理解和支持，從而使學校處在一個融洽、積極、健康的社會關系之中，創(chuàng)造一個良好的外部環(huán)境。

1.3 可以使學校擴大對外影響 從某種意義上講，院長辦公室人員素質(zhì)的優(yōu)劣，反映出一個學校的精神面貌；正確的公關禮儀，代表著一個學校的群體形象，直接影響到來賓對學校的評價。熱情、禮貌、耐心、細致的接待能使人有賓至如歸的感覺，從而留下美好的印象。來賓則由此觀察到學校認真嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L，因而在無形之中也就提高了學校知名度，擴大了學校的影響力。

1.4 可以成為聯(lián)系合作的橋梁 隨著我國高職教育的蓬勃發(fā)展，學校與各級行政機關、企事業(yè)單位、行業(yè)組織及院校之間的聯(lián)系日益頻繁。各種評估、創(chuàng)建、檢查、驗收、校企合作、參觀、訪問、學術交流等接待已成為學校的日常事務，院長辦公室則在其中起到了穿針引線、牽線搭橋的作用。

2 接待工作的原則

2.1 熱情誠懇 熱情誠懇的態(tài)度是人際交往成功的起點，也是待客之道的首要之點。熱情、友好的言談舉止，會使來賓產(chǎn)生一種溫暖、愉悅的感覺。因此，對于來訪者，無論是來自上級機關，還是平級、下級單位，也無論其身份、職位、資歷如何，都應誠懇熱情，不卑不亢，落落大方，平等相待。

2.2 講究禮儀 學校和院長辦公室能否給來賓留下良好的印象，除了看學校本身的建設和發(fā)展水平外，院長辦公室人員素質(zhì)也是一個很重要的因素。因此在接待過程中，接待人員要注重接待禮儀，符合禮儀要求，操作規(guī)范標準，舉止莊重大方，言談熱情文明，注意把握分寸和尺度。對來賓提出的任何問題或要求，都要作出熱情、禮貌的回應。

2.3 細致周到 接待工作的內(nèi)容往往具體而瑣碎，常常涉及到學校許多部門和人員。這就要求院長辦公室人員在接待工作中要開動腦筋，考慮周全，準備充分，把工作做到面面俱到、細致入微、有條不紊、善始善終，即工作要有章法，環(huán)環(huán)相扣，一絲不茍地辦好每一件事。

2.4 按章辦事 高職院校應參照《黨政機關國內(nèi)公務接待管理規(guī)定》，結(jié)合本校實際情況，制定具體而又有操作性的規(guī)章制度，使接待工作有章可循、有法可依。此外，還要加強監(jiān)督，使接待工作公開化、透明化，防止在接待過程中滋生腐敗行為，維護好學校領導及院長辦公室的良好形象。

2.5 厲行節(jié)約 接待工作從某種意義上講是一項消費活動，院長辦公室人員要嚴格遵守學校有關規(guī)章制度，在接待活動中要注重勤儉節(jié)約。同時，針對不同的接待對象執(zhí)行不同的接待標準。在餐飲、住宿方面，要精打細算，不大手大腳，不相互攀比。提倡用地方特色菜肴招待客人，既讓客人了解當?shù)氐娘嬍澄幕?，又要體現(xiàn)節(jié)約之精神，力爭少花錢多辦事，讓學校領導和來賓都滿意。

3 接待工作的流程

高職院校院長辦公室接待主要包括上級領導檢查指導工作，人才培養(yǎng)工作水平評估，國家示范（骨干）性高等職業(yè)院校創(chuàng)建、驗收，同類院校參觀交流，舉辦各類會議等。下面，以接待同類院校來訪為例，簡述接待工作的基本流程。

3.1 準備階段

3.1.1 接到來訪函或來訪電話后，及時登記，送院長辦公室主任簽閱，再呈相關院領導審閱。

3.1.2 主動與對方聯(lián)系，核實來訪時間、來訪目的、來賓姓名和職務、是否需要安排住宿等。

3.1.3 制訂接待方案，確定接待規(guī)格。包括：①來賓姓名和職務；②參觀交流的主要內(nèi)容；③本校陪同人員姓名和職務；④日程安排；⑤雙方聯(lián)系人姓名和電話號碼等。

3.1.4 根據(jù)來賓要求預定住宿賓館。

3.1.5 搜集有關背景資料，為院領導準備發(fā)言材料。

3.1.6 準備具有本校元素或地方特色的小禮品、紀念品。

3.2 實施階段

3.2.1 布置會議室。做好會議室衛(wèi)生保潔工作和茶水供應；會議桌上放置主、客雙方人員的座位卡、接待方案、學校簡介、稿紙、鉛筆等；檢查會議室音響、筆記本電腦、投影機、空調(diào)機等設備能否正常使用。

3.2.2 在學校大門口或辦公樓門前準備好LED歡迎屏或放置歡迎標語牌；通知來賓擬要參觀的單位做好相關接待準備；通知宣傳部門做好宣傳報道工作等。

3.2.3 與對方聯(lián)系人聯(lián)系，隨時了解其行程方位，并知其正確的行車路線，重要來賓需到高速路口、機場、車站、碼頭迎候。

3.2.4 來賓到達前，及時通知本校領導和陪同人員到辦公樓前迎接。

3.2.5 參觀交流結(jié)束后，引導來賓入住賓館（也可在來賓到達時安排入?。?/p>

3.2.6 做好宴請的安排工作，告知來賓和陪同人員宴請時間和地點；按照學校有關規(guī)定確定宴請標準，準備好酒水；重要來賓需準備好席卡。

3.2.7 來賓結(jié)束來訪返程時，安排相關人員送行。

3.3 總結(jié)階段 接待活動結(jié)束后，院長辦公室要對整個活動進行認真全面的回顧，反思哪些方面客人比較滿意，哪些方面還存在改進的空間，做好接待工作總結(jié)并會同相關資料一并存檔。

參考文獻：

[1]姚林.如何做好高校辦公室接待工作.秘書2009.9：25.

[2]楊春惠.關于構(gòu)建高校辦公室接待工作新機制的思考[J].泉州師范學院學報.2011(01).

辦公室工作交流發(fā)言材料范文第4篇

一．培訓內(nèi)容

這次培訓班的課程充實緊湊，涉及到辦公室工作的各大方

面，具體講授了以下專題：

財政部辦公廳秘書處邱玲處長講授的《認真執(zhí)行國務

院公文處理辦法進一步提高財政公文質(zhì)量》。內(nèi)容包括：

（）年月了《國家行政機關公文處理辦

法》，相較于舊的《辦法》，作了重要的修改并新增了不少內(nèi)容。（具體內(nèi)容見材料）

（）公文辦理中需要注意的問題和常見差錯。其中，主

要講解了“函”這一文體?！昂闭f白了就是非文件，是一個大類。相較于正式的“文件”，函的形式更靈活、運作的過程更簡便。

府辦公廳秘書處馮宏梅處長講授《關于國家行政機關

公文格式的若干問題》。對公文的格式作了具體而詳盡的總結(jié)。

（）介紹了公文的種類。分為①文件式（紅頭文件）；②信函式、命令式；③會議紀錄、電報；

（）介紹了文件式的格式，文件式是公文中最常用的

文體，包括版頭（眉首）、主體、版記三部分，每一部分都有具體而詳盡的規(guī)定；

（）介紹了信函式、命令式的格式；

（）介紹了會議紀要的格式；

（）介紹了省政府辦公廳的動作。即收文、分辦、辦

理、呈送、核稿、審批、發(fā)文（對外發(fā)文）、督辦、返譴、歸檔的全套模式。

廣東省檔案局石大泱處長講授《加強機關檔案工作、提高檔案水平》。內(nèi)容涉及以下三個方面：

（）《檔案法》對機關檔案工作的規(guī)定。重點指出行政部門形成的檔案是國家檔案的重要組組成部分。受國家重點保護；要求行政部門檔案要集中統(tǒng)一管理，要維護檔案完整。

（）檔案工作與機關工作的聯(lián)系。石處長指出檔案工作是各項業(yè)務工作的一個基礎，機關工作的過程、結(jié)果都客觀地記在檔案中。同時，檔案材料也是加強機關管理的基礎材料、是機關領導決策的重要參考、是開展機關各項研究工作的重要材料、是編史修志的第一手材料。

因此，機關部門應對檔案工作給予高度的重視。

政府辦公廳信息處羅展懷處長講授《政務信息工作理

論與實踐》。主要內(nèi)容包括：

（）怎樣看待信息工作。首先認識信息工作的特點：對

現(xiàn)實情況反映快、涉及社會經(jīng)濟的范圍廣、形式靈活。其次是了解信息工作的作用：是領導了解各方面工作的渠道，可以讓領導掌握社會動態(tài)；是向領導同志匯報工作、擴大影響的經(jīng)常性渠道；是反映問題和解決問題的一個途徑；可以成為推動政府轉(zhuǎn)變職能、轉(zhuǎn)變工作作風的有力手段。

（）信息工作的具體內(nèi)容。作為政務信息，包含了三個

層面：為上級領導服務；為本級領導服務；為下級領導服務。

二、培訓心得

各級領導在培訓班上的發(fā)言、授課，對辦公室作為一切工作運轉(zhuǎn)中心的重要地位給予了高度肯定，對今后更好地開展辦公室各項工作提出了新的建議：

邱玲處長在如何提高財政公文質(zhì)量的問題上提出在辦公室的具體工作中，首先要深入學習年的新《辦法》，嚴格按照新《辦法》的各項規(guī)定進行公文寫作，務求格式規(guī)范、內(nèi)容嚴謹；

其次是要深入了解新《辦法》中提出的“函”這一形式，相較于文件，“函”的靈活和運轉(zhuǎn)的簡便有助于減輕繁雜的辦公室事務。一些重要性、緊急性低的內(nèi)容應多用“函”的形式發(fā)出，以簡便流程、減輕辦公室的工作量。

馮宏梅處長在公文格式的問題上提出各級機關部門應嚴格把住公文的格式關，將格式上的錯誤降到最低點。

同時，馮處長也介紹了省政府辦公廳的運作過程以供各級機關部門參考：①收文，由秘書處資料科收文，包括上級、同級、下級各方面的來文，分為閱卷和辦卷來進行登記，分送承辦的科室；②辦理，由省政府辦公廳綜合一二處辦理，收文后每人簽收，按規(guī)定處理，將不符合要求的文退回，將不屬于本處職權范圍內(nèi)的文再分送；③承送，報送領導審批；④核稿，是正式文件的核稿，領導審批完付印前由辦公廳主任最后審核，再由秘書處審核一次，有原則性改動的重新審批，沒有原則性改動的可付??；⑤發(fā)文，由發(fā)行科發(fā)文，電報則由省委機要局發(fā)出；⑥督辦，對已發(fā)文進行事后監(jiān)督，包括電話催辦、領導上門等方式；⑦返譴，用領導批示回報表，復印領導批示，送達先閱先批者處；⑧歸檔，書面存檔，方便以后查閱，將所涉及所有材料羅列。

此外，馮處長建議各級機關制作政務動態(tài)通報，將一天內(nèi)重要領導批示，上訪情況等整理制文，第二天放至領導處，以全領導全面掌握情況。

石大泱處長對檔案工作提出了新的要求：首先是要對《檔案法》進行深入學習，將《檔案法》里的各項規(guī)定落實到各項具體的工作中；其次是認識到檔案工作與機關工作的密切聯(lián)系，在具體工作中加大對檔案工作的重視；再次是提出辦公室作為檔案工作的領導，應如何在具體工作中加強它的領導作用。

羅展懷處長提出了做好信息上報工作的具體內(nèi)容：首先，要保持良好的溝通交流渠道，其中又以人的溝通為主為重；其次是要把握上報住處的最基本的內(nèi)容，這些內(nèi)容包括重大的經(jīng)濟社會動態(tài)、突發(fā)事件、重要的工作部署、領導決策落實的情況、需要上級幫助解決的困難、上級要求上報的內(nèi)容、領導批示的反饋等等；再次是要提高上報信息的針對性。這主要是指內(nèi)容的針對性：考慮內(nèi)容的重要性、綜合性；介紹的經(jīng)驗是否先進和可借鑒性；反映的問題是否需要上級關注和幫助解決、提出的建議是否針對上級提出來的。

辦公室工作交流發(fā)言材料范文第5篇

關鍵詞：高校辦公室；會務工作；精細化管理

作者簡介：張凱（1984-），男，山東蓬萊人，華北電力大學校長辦公室秘書；于喜海（1971-），男，黑龍江綏濱人，華北電力大學校長辦公室副主任。（北京 102206）

中圖分類號：G647 文獻標識碼：A 文章編號：1007-0079（2013）01-0214-02

隨著經(jīng)濟社會的快速發(fā)展和高等教育改革的不斷深入，高校辦學規(guī)模不斷擴大，加之高校與社會聯(lián)系的逐漸密切，高校辦公室會務工作的任務日漸繁重，內(nèi)容日趨復雜，要求越來越高。會務工作繁冗瑣碎，細節(jié)繁多，稍不注意就會出現(xiàn)難以彌補的錯誤，造成不良影響。如果沒有完善的工作機制和行之有效的管理方法就很難適應新形勢下的會務工作要求，將精細化管理引入工作中成為高校辦公室加強會務工作、提升管理水平的必然選擇。

一、會務工作引入精細化管理的必要性

在中外文化中，有關“精細化”的思想源遠流長。老子在《道德經(jīng)》中提到“天下大事作于細”，韓非子的“千里之堤，潰于蟻穴”，四書中的《中庸》也提到“致廣大而盡精微”。[1]意大利的比薩斜塔每增加一厘米的傾斜都可能導致古塔的傾覆，1%的疏忽可能會導致100%的失敗。[2]著名的“海恩法則”指出：每一起嚴重事故的背后，必然有29次輕微事故和300起未遂先兆以及1000起事故隱患。要消除一起嚴重事故，必須提前防控1000起事故隱患。這些言論都從不同方面詮釋了“精細化”的內(nèi)涵及重要性。

隨著現(xiàn)代社會分工越來越細和專業(yè)化程度越來越高，一個要求精細化工作和管理的時代已經(jīng)來臨。精細化管理不僅是一套系統(tǒng)的管理方式，也是一種成熟的管理理念。新形勢下，將企業(yè)精細化管理理念引入高校辦公室會務工作之中，既是推進會務工作從粗放型管理逐步向精細化管理轉(zhuǎn)變的必經(jīng)之路，也是全面提升辦公室工作服務效能，應對新形勢、新任務、新要求的有益嘗試。

會務工作時間緊、任務重、頭緒多，引入精細化管理可以使會務服務制度化、規(guī)范化、科學化。只有通過明確的目標任務、細化責任，才能確保全覆蓋、無縫隙、不缺位、不漏項。前期的精心謀劃、精打細算最大限度地降低了辦公運行成本，避免了損失和浪費現(xiàn)象的發(fā)生。有利于理順工作機制，調(diào)動各方面的積極性，任何一方在完成本職工作之后，都會將精力投入到更緊迫的工作中去，這不僅克服了傳統(tǒng)流水作業(yè)的弊端，極大地提高了工作效率，還有利于形成和諧的團隊氛圍?？茖W的管理有利于高校辦公室的長遠發(fā)展，有利于培養(yǎng)工作人員良好的工作習慣，進而展示辦公室良好的風貌、辦公室人員良好的業(yè)務素質(zhì)。

二、會務工作精細化管理的內(nèi)涵及特點

精細化管理來源于日本的精益生產(chǎn)管理理論。[3]二次世界大戰(zhàn)后，豐田公司創(chuàng)新思維方式，采用適應“多品種、小批量”的特點，以徹底杜絕浪費、提高生產(chǎn)效率為核心的精益生產(chǎn)方式，由一個名不見經(jīng)傳的小公司一躍成為汽車業(yè)明星。這種生產(chǎn)方式曾使豐田公司在全球經(jīng)濟普遍不景氣、汽車工業(yè)陷入嚴重的行業(yè)危機中獨樹一幟，創(chuàng)造了世界汽車史上的奇跡。其內(nèi)涵是用精益求精的態(tài)度和認真細致的方法來控制生產(chǎn)中的每道工序和每個環(huán)節(jié)，從而以最小的投入創(chuàng)造出最大的價值。

作為一種管理理念和管理技術，精細化管理通過規(guī)則的系統(tǒng)化和細化，運用程序化、標準化和數(shù)據(jù)化的手段，使組織管理各單元精確、高效、協(xié)同和持續(xù)運行。[4]精細化管理最基本的特征就是重細節(jié)、重過程、重具體、重落實、重質(zhì)量、重效果，講究專注地做好每一件事，在每一個細節(jié)上精益求精。

高校辦公室會務工作精細化管理是“精心組織、細心辦會、真心服務”思想的具體體現(xiàn)。這就要求每一個人都要把本職工作做到位，對工作負責、對崗位負責，人人都管理、處處有管理、事事見管理。

高校辦公室會務精細化管理的內(nèi)涵應包含三層含義：一是“精”，即會務工作要突出重點，明確主線。各項工作要根據(jù)實際確定每個時期的工作重點（如會前的籌劃、分解，會中的服務、接待，會后的督辦、總結(jié)），只有這樣才能把握住工作的方向。二是“細”，即覆蓋會務全過程的環(huán)節(jié)要全，同時應具備一套完整而又詳盡的工作機制，才能做到事事有章可循。重點強調(diào)把制度落實到位并內(nèi)化為自覺行動，使辦會人員能夠真心地為每一位與會者服務?！凹殹钡牧硪环矫婧x是要“小”。從小處著眼，從細節(jié)抓起，只有樹立“辦公室工作無小事，會務工作無小節(jié)”的工作敏銳性，才能從實處落實精細化管理。三是“省”，即精打細算，一方面是精簡不必要的會議及環(huán)節(jié)，節(jié)省時間、提高效率，另一方面是提前調(diào)動各方面的主觀能動性，做好會議預算明細，做到隆重而不鋪張、簡潔而不簡單，爭取花小錢辦大事，并將其貫穿于整個會務工作的各個環(huán)節(jié)。這樣，繁雜瑣碎的會務工作便如同豐田生產(chǎn)系統(tǒng)一樣在幾乎完美的環(huán)境中有序進行，達到每一個步驟都精心、每一個環(huán)節(jié)都細心、每一項工作都是精品的近乎完美的內(nèi)化效果。

三、會務工作中實現(xiàn)精細化管理的建議

作為綜合協(xié)調(diào)部門，高校辦公室是學校會議的組織者和承辦者。會務工作既是高校辦公室核心業(yè)務之一，也是展示辦公室工作水平的窗口。它直接影響著學校教育方針、政策、路線在全校貫徹落實的程度，也直接決定著高校辦公室在學校師生及外來嘉賓心中的形象。

1.達成一個共識：會務工作無小事

精細化管理不是針對某一環(huán)節(jié)，也不是某個人的事情，它要求全體辦會人員必須全員參與。同時要轉(zhuǎn)變思想觀念，會務工作要從粗放的經(jīng)驗管理轉(zhuǎn)變?yōu)榭茖W的精細化管理。

一方面，高校辦公室要通過辦講座、搞培訓、大討論等形式，在日常工作中加強教職工的理論學習。只有這樣“精細化管理”的理念才能深入人心，由單純的管理方式轉(zhuǎn)變?yōu)閺V泛的管理理念。

另一方面，在辦會過程中，從上至下要把精細化管理的作風貫穿到辦公室會務工作中的方方面面，按照精細化管理的要求細化目標、量化任務、強化責任，確保各個環(huán)節(jié)無縫對接、整體工作運轉(zhuǎn)順暢，做到細微之處見精神、細微之處見水平。[5]“會務工作無小事，細節(jié)決定成敗”。會務工作，特別是大型會議活動的組織工作更是一項復雜的系統(tǒng)工程，如辦會伊始要提前謀劃，考慮到整體工作的方方面面及彼此間的關聯(lián)與影響；會議過程中不要輕易放過任何一個可能影響全局的細節(jié)，對到會人員、座次排位、會議材料等容易發(fā)生問題的地方要細致入微、親力親為。因為會議一旦開始，哪怕是最細小的錯誤都可能釀成無法彌補的后果，造成無法挽回的影響。因此對細節(jié)的重視必須提高到與戰(zhàn)略相同的高度。

2.強化兩種意識：精益求精和精打細算

精益求精即以打造精品會議為目標。辦會作為高校辦公室的核心職能之一，是辦公室展示工作水平最直接的形式。俗話說“求乎其上得乎其中，求乎其中得乎其下”，因此會務工作要高標準、嚴要求，不能僅僅滿足于跑跑腿、傳傳話的工作狀態(tài)，要樹立“無功就是過”的思想，創(chuàng)造性地開展工作，不斷提高工作質(zhì)量、水平和效率，把小事做細，把每個會議都辦成精品工程。推進會務工作的精細化管理，要求高校辦公室在立足實際及廣泛調(diào)研的基礎上制訂和形成切實有效的工作機制、制訂規(guī)范嚴格的工作標準、建立明確的獎懲激勵機制。這就如同制造業(yè)中按照設計產(chǎn)品說明書的要求來制訂工作預案，按照設計流水生產(chǎn)線的要求來細化流程，按照管理規(guī)?；a(chǎn)的要求來進行統(tǒng)籌，確保每一個參與的工作人員都了解所有的環(huán)節(jié)和程序，通過規(guī)范化、標準化、精細化作業(yè)，把每一場會議和活動都打造成精品，有效避免了因工作人員經(jīng)驗和能力上的差異導致工作質(zhì)效出現(xiàn)差異的問題。

精打細算即打造高效節(jié)約、求真務實的新型會議模式，不流于形式，真正達到會議召開的目的。高質(zhì)量的會務工作不僅要盡可能地節(jié)約能耗和各類物資，更需要精簡會議場次、簡化會議環(huán)節(jié)，騰出更多的時間，切實提高整個學校的工作效率。因此，會議應本著“簡潔”、“高效”的原則，力求時間短、人員精、場地夠用、物品實用、會議效果好。一是要充分利用現(xiàn)代通訊技術設備，對于一些地域跨度較大、召集時間比較緊迫、會議服務成本較高的會議可以通過電視電話會議和網(wǎng)絡會議等形式，達到節(jié)省會議開支、提高行政效率的效果；二是會議材料質(zhì)量要高，信息量要大，發(fā)言材料要根據(jù)會議內(nèi)容限定字數(shù)，通常以不超過5000字為宜；三是各個環(huán)節(jié)的時間要控制好，如發(fā)言時間盡量不要超過20分鐘，提出問題、闡明觀點、講出思想即可，過程性的內(nèi)容盡量少涉及；四是會議的開支要精打細算，會議用品可以采購或制作一些可以反復使用的物品，不能為了“擺闊氣”而違背原則；五是取消不必要的環(huán)節(jié)及安排，給會議承辦方和與會人員帶來經(jīng)濟負擔和心理負擔的能免則免。

3.抓好三個環(huán)節(jié)：會前精心謀劃，會中細致服務，會后督辦總結(jié)

在實際會務工作中有效推行精細化管理，要求高校辦公室在“精、準、細、嚴”上下工夫，細化目標、量化任務、強化責任，實現(xiàn)辦會規(guī)范化、科學化、標準化，力求精益求精、細致入微。在實施過程中，要具體抓好以下三個環(huán)節(jié)：

（1）會前準備是整個會務工作的重點。準備工作是否充分是會議能否取得成功的關鍵環(huán)節(jié)。

首先，會議方案要細。一套高質(zhì)量的會務方案絕不是閉門造車、憑空想象的，它是建立在提早考察、廣泛調(diào)研、主動溝通、全面思考的基礎之上。會務方案要將分工細則、經(jīng)費預算、議程安排、準備文件、會場布置、接待服務、會議編組、后勤保障等方方面面的問題考慮和安排好。最后的成果體現(xiàn)在會議指南的編制上，讓與會人員一冊在手，釋疑解惑，同時策劃者還要做好準備預案，做到有備無患。

其次，落實要精。方案確定后，應根據(jù)會議規(guī)模決定是否召集相關的部門或人員召開協(xié)調(diào)會和分工會，確保會議任務在第一時間下達給相關人員。會務分工要求組與組之間、人與人之間具有較強的協(xié)調(diào)性，各組的負責人要熟悉本組人員的辦事風格和特點，做好成員之間的角色定位，確保不因某一個人的離開而影響全局工作的進行。

最后，檢查要全。會議檢查要求會務工作者親力親為，保證“嘴到、手到、眼到”，能自己做的事情絕不能找人代勞，交由別人做的工作也要及時地查漏補缺，不能存在僥幸或憑印象的心理。在實踐中，可以堅持會前“三巡”的做法：一是對照會議安排巡查一下會場座次有無疏漏，有無錯排、漏排的現(xiàn)象；二是巡查所分發(fā)的會議材料，特別是發(fā)給參會領導的會議材料是否足夠、順序有無差錯、文件內(nèi)頁有無缺碼等；三是巡查會場的音響視頻設備是否正常運行、影音資料是否分門別類備好等。[6]

（2）會中服務決定著辦會的質(zhì)量。會中細致的服務是精細化管理在會務工作中最重要的體現(xiàn)。會議期間是辦會的最緊張階段。會議一旦開始，任何錯誤都會被無限地放大，因此，要確保會中各項工作萬無一失。首先是會務接待，如簽到桌要安放在會場入口處醒目位置，同時在與會人員簽到時要安排會務人員進行引導，使其在最短時間完成簽到。隨后會務人員要主動引領與會人員找到自己的座位，使其有序就位。其次，要主動細致地做好會場服務，主要包括會議記錄、影音多媒體調(diào)試等場內(nèi)服務，還有安排會間服務以及食宿、人員接送、醫(yī)療安保等場外服務。最后，尤其需要關注的是會議進行中可能發(fā)生一些臨時變動，如調(diào)整議題、增加與會人員以及其他特殊情況。會務人員要及時向領導請示，并根據(jù)領導的指示妥善處理，確保會議按照既定議題進行。

（3）會后督辦是會議成果的保證，會議的總結(jié)和建檔是會務工作創(chuàng)新的源頭。一次完整的會務工作并不是隨著會議的結(jié)束而結(jié)束，辦公室作為全校工作的督辦機構(gòu)，會后的跟進和督辦是會議的繼續(xù)和延伸。它不僅可以督促基層抓落實，還可以及時搜集、了解動態(tài)信息，為領導進一步?jīng)Q策提供參考，保證會議達到預期目的，取得實際的效果。而創(chuàng)新的源頭在于繼承，在于對以往經(jīng)驗的不斷總結(jié)和升華，會后的總結(jié)和交流也顯得尤為重要。因此，在條件允許的情況下，辦公室應在會議結(jié)束后的第一時間召開一次會務工作總結(jié)交流會。大家將本次會議的亮點、不足、遇到的難題以及辦會心得進行簡單梳理，從而促進整體工作的創(chuàng)新；另外，大家應在交流中理順工作關系、互通有無，既統(tǒng)一了認識也提高了整體的工作水平，強化了團隊意識，從而更加有利于精細化管理在辦公室其他領域工作中的全面開展。

參考文獻：

[1]孔子，孟子.四書[M].濟南：時代文藝出版社，2001：65.

[2]張雅君.試論高校的細節(jié)管理及其制度化[J].世紀橋，2006，（9）：90-92.

[3]汪中求.細節(jié)決定成敗[M].北京：新華出版社，2004.

[4]汪中求.精細化管理之基本理念[J].中國商貿(mào)，2008，（9）：116.