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關鍵詞:數(shù)據(jù)治理;設備與資產;成效
一、主要做法
(一)成立數(shù)據(jù)清理工作組,制定數(shù)據(jù)治理方案。1、公司成立了以經理為組長、分管生產領導、財務總監(jiān)為副組長的領導小組,財務部、營銷部、運檢部等部門組成工作小組,明確各部門相關職責。2、制定數(shù)據(jù)治理方案。從清理存量設備、增量設備、設備報廢三個方面來實時動態(tài)維護“帳、卡、物”對應。(1)清理存量設備是賬卡物對應的關鍵環(huán)節(jié),也是工作量最大的環(huán)節(jié),由于歷史原因導致的賬卡物不相符。(2)增量設備的數(shù)據(jù)清理工作相對簡單,由業(yè)務部門在PMS系統(tǒng)中錄入臺賬,同時啟動ERP資產新增工作流,然后通過數(shù)據(jù)中心將設備信息傳入ERP設備模塊中,由財務部門在ERP工作流完成聯(lián)動生成資產卡片號并及時轉資。(3)設備報廢是賬、卡、物一致性工作的末端環(huán)節(jié),是由業(yè)務部門確定實物報廢的明細清單,交由財務審核,看是否符合報廢標準。
(二)清理存量設備,維護到“帳、卡、物”一一對應。PMS系統(tǒng)中的設備是電網生產運行管理的后臺程序,承載著幾乎所有資產的基本信息、技術參數(shù)、運行維護信息及設備變更信息,ERP系統(tǒng)中的設備主數(shù)據(jù)是設備與資產的對應的通道,也是PMS系統(tǒng)設備和ERP系統(tǒng)資產同步銜接的橋梁,我公司按照國網的設備類別,通過分類、電壓等級進行清查實現(xiàn)資產全生命周期的實物變化跟蹤、設備檢修成本歸集和資產的帳、卡、物一致。
(三)設備報廢,維護到“帳、卡、物”一一對應。1、PMS設備異動。選擇PMS設備中心―設備變更(異動)管理,進入變電設備變更(異動)記錄管理,確定選擇設備、退運后設備狀態(tài)及存放地點, PMS設備臺帳置待報廢狀態(tài)并同步更新ERP設備卡片狀態(tài)。2、ERP工作流報廢設備。設備運維單位資產專責應用ERP事務代碼ZFI00025新建資產報廢申請單,選擇報廢設備、完善相關信息進入審批流程,審核完成后設備運維單位資產專責在申請單界面處理設備卡片,將設備置報廢狀態(tài)、拆除設備功能位置。3、財務報廢處理。設備卡片處理后,財務資產專責進入資產的報廢流程,錄入相關信息,折舊已提完、符合省公司備案流程的設備待逐級上報至市公司審批通過后,過帳并做好憑證,折舊未提完須報省公司審批的,待省公司審批完成后,由財務過賬并生成憑證。
二、主要成效
(一)數(shù)據(jù)清理和完善,PMS系統(tǒng)設備信息與實物相一致。首先組織相關人員全面清查PMS系統(tǒng)中設備信息質量,依據(jù)現(xiàn)場實物核查結果,對每一條線路、每一臺設備與系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行了詳細比對,補錄PMS系統(tǒng)中沒有錄入的設備信息,對于設備名稱、設備類別、資產卡片編號、投運日期、設備狀態(tài)、資產性質這些字段不全者進行補充完善,通過相關人員數(shù)十日的努力,基本實現(xiàn)了PMS系統(tǒng)設備信息與現(xiàn)場設備實物的一致。
(二)實現(xiàn)PMS系統(tǒng)設備臺賬與ERP中PM模塊設備臺賬一致。首先將PMS系統(tǒng)中的設備臺賬與ERP中PM模塊的設備臺賬核對,以PMS系統(tǒng)中的設備為基準,全面清理ERP中PM模塊的設備臺賬,然后變電設備以每個變電站為一個單位、輸、配電設備以每條線路為單位,逐項逐條核對每一個設備,對于PMS中有ERP中沒有的設備,啟動PMS設備修改流程重新設備,通過觸發(fā)數(shù)據(jù)中心接口重新傳輸?shù)紼RP。通過數(shù)據(jù)比對,基本實現(xiàn)了PMS系統(tǒng)設備臺賬與ERP中PM模塊設備臺賬的一致。
(三)實現(xiàn)主設備與資產的一一對應。將ERP中PM模塊設備與AM模塊資產信息一一對應,如設備沒有相應資產卡片的,不同情況分別處理。未轉資(超過六個月),財務人員盡快辦理相關決算,拆分固定資產卡片,會同運檢專責建立資產與設備對應關系;未轉資(六個月內),財務人員密切關注該類設備對應的項目,一旦辦理決算,立即建卡并會同運檢專責與設備臺賬對應;一卡多物情況,財務人員會同運檢專責分析一卡多物的具體情況,經過近一個月的數(shù)據(jù)清理,基本維護主設備與資產一一對應,實現(xiàn)存量設備“帳、卡、物”一一對應。
三、下一步工作措施
(一)公司資產管理辦公室根據(jù)管理要素對應關系,組織責任部門對國網公司下發(fā)的通用制度、非通用制度,省公司下發(fā)的補充制度以及公司的管理辦法、細則進行分析梳理,并根據(jù)資產賬卡物一致性的要求,對現(xiàn)行規(guī)章制度提出完善建議。
(二)積極配合省公司修訂、更新資產管理核心文檔,優(yōu)化完善體系文件,突出體系文件對資產管理中跨專業(yè)、跨部門協(xié)同點的管控要求,固化成果,提高體系文件的可執(zhí)行、可操作。
(三)資產管理辦公室組織各部門梳理體系要求與實際業(yè)務的關鍵融合點,提出業(yè)務融合要求、計劃、措施,逐步做到資產管理體系與實際業(yè)務深度融合。
四、管理建議
關鍵詞:信息技術;固定資產管理;業(yè)務流程;信息系統(tǒng)
現(xiàn)代信息技術的迅猛發(fā)展,而信息化已經能夠實現(xiàn)有效轉化為生產力,這將社會資源配置與管理的方式賦予了新的定義。了解信息,掌握信息資源和信息管理,對當代管理者至關重要,就像抓企業(yè)財務管理、人力資源管理和物流管理一樣。當前各類組織都非常重視如何使自身實現(xiàn)信息化管理,甚至將信息技術提升到企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略高度,致力于建設科學經濟高效、適合本單位固定資產管理的信息系統(tǒng)管理體系,來推動自身管理發(fā)展。固定資產管理還存在著某些問題,如資產安全管理制度差,賬戶虛假,資產不實等,這些問題不符合企業(yè)管理改革的新形勢。近年來,為加強對固定資產的管理,國內的許多企業(yè)已開始引進或設計管理軟件,運用現(xiàn)代管理技術和管理設備來管理有形資產和無形資產。但從大部分組織的信心化現(xiàn)狀來看,目前大部分現(xiàn)有軟件設計的功能僅僅是簡單的替代,進行單一條線的業(yè)務或單一資產管理,這使整體固定資產的管理處于被動的情況。
1青城有限公司固定資產管理系統(tǒng)設計分析
1.1青城有限公司基本情況概述
青島青城集團有限公司成立于2014年,是一家新興的建筑公司,主營業(yè)務有建筑工程的施工,建筑材料生產、銷售(規(guī)定該住所不得從事生產、加工),以及房地產項目的開發(fā),運營酒店管理,建筑相關使用材料的研發(fā),商務方面的中介服務(不含票據(jù)中介)。(依照法律須要將批準的項目,經相關部門批準后方可開展經營活動)等產品。公司自成立以來發(fā)展良好,固定資產規(guī)模與日俱增,資產管理事務日漸復雜,急需順應信息化時代步伐,建立起固定資產管理系統(tǒng),通過運用先進的技術和學習現(xiàn)代化知識,改善公司管理模式。
1.2固定資產管理系統(tǒng)現(xiàn)狀
目前,在企業(yè)的固定資產管理中,生產資源浪費現(xiàn)象是主要問題,以及投資方面存在安全隱患,現(xiàn)有管理制度不全面等。中國已經有了很多深入的研究。中國的信息資源開發(fā)和管理不能跟上信息資源增長的步伐。即使中國擁有非常豐富的原始信息資源,但在原有的基礎上可以重復利用和增長二級信息系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫行業(yè)的規(guī)模和市場份額、使用率非常低,未能達到最大值是因為大量有價值的信息不能進一步被處理成商品。中國已踏上世界信息高速公路的征程,單位通過已有的人力,物力,資金,設備,技術等資源來了解取證,只有建立正確的數(shù)據(jù),并進行處理和編制才可以對管理需求有用的信息進行及時供應,以便做出及時的決策,以不斷提高企業(yè)管理水平和效率。辦公室和管理層的工作人員已經能夠在進行快速,簡單的上機操作,獲取信息為單位帶來了極其大的社會效益。
1.3固定資產管理系統(tǒng)設計需求分析
1.3.1固定資產管理系統(tǒng)功能需求分析1)人員管理:當公司員工申領固定資產時,主管可能首先需要查看組織結構樹中是否有此人。如果沒有,就請財務管理將增添該人員。如果該人的信息不正確或有變動,應該由系統(tǒng)中的財務管理來變更。2)數(shù)據(jù)維護管理需求:數(shù)據(jù)維護管理主要用于平臺數(shù)據(jù)的輸入輸出。在系統(tǒng)建立之前,財務部門采取手工方式管理固定資產,因此為了配合當前固定資產管理工作的緊密轉型,系統(tǒng)需要提供數(shù)據(jù)輸入和輸出功能,方便工作人員在手動和自動化方面的來回轉換。還可以導出固定資產數(shù)據(jù)進行相應的備份,以避免數(shù)據(jù)丟失。3)固定資產管理需求:固定資產管理過程是增加或更改固定資產信息的過程。固定資產不可以刪除,只能通過修改固定資產的信息或狀態(tài)來改變現(xiàn)有固定資產。目前,財務部門固定資產管理過程包括固定資產增值,固定資產重組,固定資產清理,固定資產使用和固定資產還款。4)統(tǒng)計報表需求:固定資產信息根據(jù)各種數(shù)據(jù)類型存儲在系統(tǒng)中后,固定資產管理部門的工作人員通常需要對某些固定資產進行相應的統(tǒng)計查詢。本文采用定制統(tǒng)計報告的方式向財務管理人員提供自己關注的固定資產類型統(tǒng)計數(shù)據(jù)。所以這個模塊需要一個強大的自定義統(tǒng)計功能,并且初始化幾個常見的統(tǒng)計類的問題,比如改變記錄表。1.3.2固定資產管理系統(tǒng)安全需求分析系統(tǒng)安全性相當重要,因為系統(tǒng)管理的是企業(yè)非常重要的資產信息,在管理當中可能經常涉及一些商業(yè)秘密信息,必須從整個系統(tǒng)的安全進行考慮:1)做好權限管理:主要是完成固定資產基礎信息管理,用戶可以分配到明確的權限,使用戶不僅可以共享信息,還可以確保信息安全(如購買時間,資產價格和其他信息)。另外,對于不同的用戶,可以修改指定的用戶操作權限,批量管理權限設置,管理記錄表單,根據(jù)不同的用戶角色,設置不同的系統(tǒng)權限:例如增加,刪除,查詢等功能。2)做好系統(tǒng)數(shù)據(jù)備份工作:將系統(tǒng)數(shù)據(jù)丟失的可能性降到最低。3)做系統(tǒng)容錯工作處理:實現(xiàn)數(shù)據(jù)在完整性和一致性的兩方面上同時有可靠保障。4)做系統(tǒng)操作日志記錄:系統(tǒng)出現(xiàn)錯誤,通過系統(tǒng)操作日志記錄,可以跟蹤,分析和處理問題。
1.4青城有限公司固定資產管理系統(tǒng)設計可行性分析
在實際一個系統(tǒng)前,必須依據(jù)客戶提供的時間來機型研究,為了從研究對象中減去研究風險,躲避各種基本資本力量的設計和風險在許多方面是相互關聯(lián)的,對象的風險越重大,研發(fā)實用性較小。以下是關于這個對象的實用性的兩個方向的研究:1)實用性:不變資產控制信息系統(tǒng)是管理單位的基本組成部分,涉及不變資產控制的不同方面,恒定資產控制帶領單位管理自的各個方面進行改進。單位不變資產控制,使員工從日?,嵥榉彪s的工作中解放出來,并迅速提高了公司的工作效率。2)方案的經濟可行性:固定資產管理信息系統(tǒng)使企業(yè)和機構的管理無疑變得更加簡單快捷,減少了大量人力物力資源浪費,同時改善了由于浪費引起的企業(yè)固定資產管理工作低效的問題,降低管理內容復雜性等,具有較高的實用價值,以較少的資金,使企業(yè)獲得更多的利潤機會。所以可以使用在傾城有限公司。系統(tǒng)開發(fā)周期約為2個月。3)系統(tǒng)技術可行性:固定資產的管理信息系統(tǒng),對于公司的領導者來說尤為關鍵,因此軟件應當可以為用戶提供便捷的搜索功能和全面的數(shù)據(jù)。在系統(tǒng)設計中,我們必須按照軟件工程的步驟,首先要從軟件的整體的布局來考慮,否則會導致設計工作量大增,反而軟件不符合要求。更嚴重也可能導致軟件不完整或整個軟件無法正常工作。對軟件可行性的分析是軟件規(guī)劃的基礎方法,一定要有可行性報告批準軟件應用分析步驟的開發(fā)。4)操作可行性:系統(tǒng)使用圖形界面,可以很好的交互。具有友好的界面和簡單的操作流程,注意整個平臺的平穩(wěn)運行,使用戶使用過程清晰,非常簡單,易于學習,易于使用。終端運營者通過極為簡單的培訓,或者即使沒有任何培訓,也可以在短時間內輕松勝任。而系統(tǒng)設計具有安全性,用戶具有明確的權限限制,所以應用系統(tǒng)退出沒有任何問題。
2青城有限公司固定資產管理系統(tǒng)功能設計
2.1基礎功能設計
2.1.1系統(tǒng)體系結構設計該系統(tǒng)采用自上而下的設計理念。這不僅有助于根據(jù)繡球分析擴展劃分各種功能,而且可以直接用于生成,分解大的功能和復雜的子功能。最后產生整個系統(tǒng)的功能設計。所以,按照這個思路,系統(tǒng)的功能模塊圖如圖1所示
2.2資產管理模塊設計
2.2.1資產基本信息管理資產基本信息管理功能授權給財務主管對固定資產的基本信息進行設置,財務主管對資產信息進行設定的活動圖如圖2所示。當財務主管需要進行固定資產的基本信息的設置時,需先登陸系統(tǒng),其次選擇企業(yè)固定資產的基本信息管理選項,然后在界面中可選擇固定資產的類別、名稱以及其相應的存儲位置等相關信息進行添加或變更,在完成該信息設置后,單擊確定按鈕。2.2.2固定資產管理企業(yè)固定資產的錄入工作是由企業(yè)固定資產管理員負責完成的,活動圖如圖3所示。使用固定資產的信息錄入功能時,管理員需先登錄系統(tǒng),然后方可使用固定資產的入賬或信息變更選項。如需選擇企業(yè)固定資產增長,則系統(tǒng)將進入固定資產信息錄入窗口。輸入了固定資產的增長信息后,固定資產信息將輸入系統(tǒng)中。如果管理員選擇了固定資產更新,系統(tǒng)將查詢管理人選定的相應固定資產的信息。管理員可以在界面進行企業(yè)固定資產的信息變更。最后點擊確認保存到系統(tǒng)最新信息。
2.3業(yè)務流程模塊設計
在固定資產管理系統(tǒng)的業(yè)務流程中,有采購申請,維護實施,退休審批,財務統(tǒng)計等功能角色數(shù)十種,這些功能角色給予不同的特定用戶,因此用戶的權限級別是不同的,例如資產部門負責人購買申請和購買固定資產,部門經理負責一級審批。購買資產金額超過一定限額時,則需要進一步的審批。所以對不同用戶負責不同部分。對于整個系統(tǒng),系統(tǒng)用戶可以分為兩類,系統(tǒng)管理員和普通用戶。首先需要進行登錄操作,這一步中用戶名與密碼同數(shù)據(jù)庫的相關項進行匹配,若匹配成功則登入系統(tǒng),否則登錄失敗,要求重新進行輸入用戶名與密碼;而登錄的系統(tǒng)后所能進行的業(yè)務操作則依據(jù)用戶的權限進行分配,管理員可進行系統(tǒng)的管理,包括組織機構、用戶與角色的管理、授權管理等;而普通用戶則根據(jù)系統(tǒng)管理員賦予的功能進行相應的業(yè)務操作,例如總經理可進行相應的審批功能、查詢功能、統(tǒng)計功能等。
2.4資產統(tǒng)計分析
模塊設計資產統(tǒng)計分析系統(tǒng)由資產統(tǒng)計、報表查詢兩部分構成。如圖4所示:
3企業(yè)固定資產管理系統(tǒng)設計的意義
為實現(xiàn)提高管理效率的目標,有效降低企業(yè)的運營成本,同時能夠提高企業(yè)資產信息的真實性,我們必須把現(xiàn)有的加工模式整合,建立一個統(tǒng)一的數(shù)據(jù)中心,將基礎數(shù)據(jù)收集,實現(xiàn)所有數(shù)據(jù)在單位的收集和統(tǒng)一管理,確保數(shù)據(jù)的真實、完整、合法,并且進行實時監(jiān)控,通過這種方式來滿足業(yè)務管理的需要。通過近年來計算機信息技術的飛速發(fā)展,基于計算機技術的固定資產管理體系也被證明是科學高效的,不僅僅是固定資產的變化、折舊、計算等管理的通常意義簡單的聚集。能夠高效使用的企業(yè)固定資產管理系統(tǒng)的同時,實現(xiàn)企業(yè)的管理固定資產的工作水平顯著提高明,主要表現(xiàn)在以下幾個優(yōu)勢:1)固定資產計算所花費的時間大大減少。2)固定資產管理質量明顯增加。3)使用固定資產越來越合理。4)可以充分發(fā)揮固定資產的價值。5)使用固定資產比以前更有效率。
4結束語
隨著計算機科學技術的迅猛發(fā)展,常見的信息管理模式已無法滿足企業(yè)提高管理效率的需求。而信息技術的發(fā)展,使實現(xiàn)信息技術更加匹配企業(yè)需求的管理信息技術應運而生。固定資產是企業(yè)生存發(fā)展的基石,如何將信息管理運用于固定資產管理是一個迫切需要解決的問題。對企業(yè)的戰(zhàn)略決策,資源優(yōu)化配置,財務審計統(tǒng)計等都有重大影響。因此,制作合理有效的固定資產管理系統(tǒng)是至關重要的。由于時間的局限,設計的企業(yè)固定資產管理系統(tǒng)尚存在著一定的不足:一是尚未實施具體的財務管理軟件系統(tǒng)對接,系統(tǒng)的兼容性亟待進一步驗證;二是基于保密目的,涉及數(shù)據(jù)的文件是模擬數(shù)據(jù),具體做法還需要進一步檢驗;第三,有必要實現(xiàn)系統(tǒng)界面的設計上能夠做到美觀與人性化相結合。
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關鍵詞:城際鐵路 委托運輸管理 固定資產管理
為提高城際鐵路運輸效益和效率,加強城際鐵路的專業(yè)化管理,目前新建城際鐵路均實行委托運輸管理。城際鐵路公司根據(jù)《中華人民共和國公司法》、《中華人民共和國合同法》和中國鐵路總公司關于委托運輸管理的有關規(guī)定,經公司內部決策程序,將城際鐵路運輸設備設施、運輸移動設備委托國鐵和國鐵控股等具有較高鐵路運輸專業(yè)管理能力和豐富管理經驗的鐵路運輸企業(yè)進行管理。委托運輸管理模式下固定資產的所有權與使用權分離,城際鐵路公司作為委托單位擁有投資所對應的鐵路設施、設備及相關資產,國鐵和國鐵控股企業(yè)作為受托單位按《委托運輸管理協(xié)議》約定將城際鐵路資產按專業(yè)分別下達到所屬站段,由站段在運輸生產過程中使用和進行日常管理。固定資產是城際鐵路公司主要的生產資料,是城際鐵路運輸生產的重要物質技術基礎,在委托運輸管理模式下,如何加強固定資產管理,充分發(fā)揮固定資產的效能,提高固定資產的使用效率顯得尤為重要,本文結合某城際鐵路公司固定資產管理的現(xiàn)狀和管理中存在的問題,淺談幾點建議。
1.固定資產管理的現(xiàn)狀和存在的問題
城際鐵路建成運營后,城際鐵路公司的管理體制由基建模式轉向運營模式,運營管理處于起步階段,固定資產管理按照“統(tǒng)一核算、歸口管理”的原則由財務部門負責統(tǒng)一核算,工程部門管理建設的線路,車站房屋、建筑物資產,技術裝備部門管理購建的信號設備、機械動力設備、運輸起動設備、傳導設備、電氣化供電設備等資產,物資部門管理采購的儀器儀表、工具及器具、信息技術設備等資產,征地拆遷部門管理沿線征拆的土地、物業(yè)等資產,綜合部門管理其他管理用固定資產。國鐵和國鐵控股企業(yè)所屬站段按專業(yè)管理類別對受托管理的運輸資產進行實物管理和使用、日常維修、保養(yǎng)。根據(jù)城際鐵路公司目前的管理體制、機構設置、部門職責以及委托運輸管理后固定資產管理的實際情況,筆者認為主要存在以下問題:
1.1固定資產核算不完整
城際鐵路通過初步驗收后,由于各種原因,線路正式開通運營后一直未能辦理竣工財務決算,資產管理部門沒有及時完成固定資產建賬資料的整理、審批,財務部門按照規(guī)定要對已經達到預定可使用狀態(tài)的固定資產進行入賬處理,由于沒有竣工決算和正式驗收,只能根據(jù)工程預算或者工程實際成本對固定資產按分類進行預估入賬,根據(jù)資產類別按分類折舊率和年限平均法計提折舊。由于征地拆遷費用辦理結算滯后,征拆取得的土地等物業(yè)無法分攤或者單獨計入固定資產。簽訂《委托運輸管理協(xié)議》后,跟運營相關的固定資產大部分已經交付受托單位管理使用,資產的實物管理與價值管理已經分離,城際鐵路公司對委托管理的固定資產的現(xiàn)場情況不熟悉,對固定資產的管理主要體現(xiàn)在對資產臺賬的管理,由于對固定資產沒有全部按明細進行核算,部分固定資產無法建立卡片,只能按資產類別籠統(tǒng)登記固定資產臺賬,實際沒有全面掌握委托管理固定資產的明細情況和現(xiàn)實狀態(tài),對整個委托運輸管理和生產經營情況的掌控帶來很大不便。
1.2固定資產管理制度不完善
城際鐵路公司將固定資產委托管理后,由于《委托運輸管理協(xié)議》中沒有固定資產管理的具體條款,委托單位也沒有與受托單位制定相應的固定資產管理細則,對固定資產的購建、更新改造、驗收交接、轉移使用、日常維護、定期清查、損失報廢等管理流程沒有明確的規(guī)定,對雙方單位的固定資產管理部門、財務部門的職責權限沒有明確的規(guī)定,導致托管的資產在管理程序和管理制度上不完善,雙方的權利義務不明晰。與運營相關的固定資產委托給國鐵和國鐵控股企業(yè)后,實際由國鐵和國鐵控股企業(yè)的所屬站段對受托管理的運輸資產進行使用、日常維修和管理。國鐵和國鐵控股企業(yè)往往重視自有資產的管理和考核,不自覺的產生 “內外有別”的意識,忽視或者放松對受托資產的管理,站段與委托單位沒有直接管理關系,對受托資產的管理自上而下的形成“外單位的資產,跟我沒有關系,管理好壞都一樣”的消極思想,因此要加大固定資產管理力度,確保資產安全、完整,充分發(fā)揮資產效能,提高資產使用效率,就必須建立固定資產管理考核機制,制定相應的激勵和約束措施,樹立和調動站段管理受托資產的責任感和積極性。
1.3固定資產日常管理不到位。
由于托管固定資產實物管理與價值管理分離,相關管理和考核機制不健全,城際鐵路公司無法實時掌握固定資產的使用狀態(tài)、技術狀況和使用效率。在固定資產的日常管理工作中,委托單位與受托單位按各自需求建立固定資產臺賬,從不同角度對固定資產進行管理,但從管理情況看,委托單位固定資產臺賬與受托單位固定資產臺賬沒有經過相互核對,不一致的問題突出。固定資產發(fā)生使用狀態(tài)變更,一般由城際鐵路公司的資產管理部門根據(jù)動態(tài)變更的實際情況辦理相關手續(xù),并調整技術履歷簿和檔案,及時通知財務部門進行賬務處理,確保固定資產賬卡物相符。由于受托單位只負責資產的實物管理和使用,不負責資產的會計核算,容易出現(xiàn)不及時、不準確地向委托單位提供固定資產變動信息,導致固定資產動態(tài)管理不到位。受托單位在托管城際鐵路運營資產的同時,也管理著自身國鐵或國鐵控股鐵路的運營資產,在資產使用過程中,存在將城際鐵路的運輸移動設備在未告知委托方的情況下,無償用于國鐵或國鐵控股鐵路的現(xiàn)象,嚴重影響托管資產的自身使用效率。城際鐵路公司每年需要對固定資產進行清查盤點,由于委托單位與受托單位日常溝通協(xié)調少,管理部門銜接不上,資產清查基本沒有落實,委托單位無法發(fā)現(xiàn)已毀損、遺失的資產,無法了解應報廢、已閑置的資產,對受托單位資產管理的漏洞不清楚,這對受托資產的安全性、完整性帶來極大風險。
2.固定資產管理的建議
2.1加強固定資產會計核算
2.1.1及時辦理竣工財務決算。辦理竣工財務決算是準確、完整核算鐵路建設期間形成固定資產的重要先決條件,城際鐵路公司要加強對竣工財務決算的組織領導,組織專門機構和人員,盡快完成竣工財務決算的編制工作。財務部門根據(jù)竣工決算對已按分類預估入賬的固定資產和其他未入賬資產進行調整和核算,準確計提折舊,建立固定資產明細分類賬,完善各項固定資產卡片,進行賬賬、賬卡、賬實核對,確保賬卡物相符。
2.1.2積極運用鐵路固定資產管理系統(tǒng)。鐵路固定資產管理系統(tǒng)是鐵路財務會計管理系統(tǒng)的子系統(tǒng)之一,是鐵路企業(yè)財務人員進行固定資產管理和計提折舊的重要工具。城際鐵路公司要加強對財務人員的培訓,將鐵路固定資產管理系統(tǒng)盡快運用起來,在系統(tǒng)中建立固定資產基礎數(shù)據(jù),登記固定資產卡片和臺賬,及時完成資產動態(tài)處理,完整登記資產大修記錄,按時進行資產折舊處理,準確進行憑證編制,根據(jù)實際情況完成資產減值準備計提和會計變更,熟練運用資產統(tǒng)計查詢功能,提高財務人員對固定資產的核算管理效率。
2.2建立健全固定資產管理制度
在委托運輸管理模式下,城際鐵路公司要理順固定資產管理關系,明確管理責任,就需要因地制宜的與受托單位制定固定資產管理細則,對雙方的權利義務予以明確,并建立和完善管理崗位責任制度與考核獎罰制度,對固定資產管理工作進行激勵和約束。在管理流程上建立健全固定資產更新改造預算制度,固定資產日常維護制度,固定資產移交、處置制度,固定資產清查制度;在管理考核上建立健全科學可行的管理考核體系,對固定資產的經濟效益和使用效率進行分析和評價,制定固定資產考核指標,對管理工作責任制落實情況、管理人員責任心及業(yè)務能力以及賬實相符率、維護成本率、資產利用率、資產閑置率等指標進行定期考核,使固定資產管理有章可循,有責可究,使委托管理的固定資產得到有效的控制和管理。
2.3加強固定資產日常管理
2.3.1對固定資產購建、更新改造實行預算管理。為規(guī)范固定資產購建、更新改造管理,提高項目資金使用效率,需要對購建、更新改造項目實行預算管理,明確納入預算管理的資產范圍和委托單位、受托單位的職責權限,保證項目資金來源和用途,對項目方案進行充分論證,最大限度地發(fā)揮投資效益。在預算管理程序上,實行建議預算管理、年度預算管理、調整預算管理、應急項目預算管理,項目的立項、勘察設計、概預算審查、招投標、實施等建設管理工作由受托單位按照預算管理程序執(zhí)行,工程結(決)算由委托單位按預算規(guī)定辦理,委托單位對受托單位的建設管理過程及預算執(zhí)行情況進行審查、監(jiān)督、不定期檢查和后續(xù)評估工作。
2.3.2強化固定資產動態(tài)管理。在固定資產的日常管理工作中,委托單位與受托單位要按專業(yè)分類建立固定資產臺賬,動態(tài)反映固定資產購建、移交、使用、維修、調撥、拆除、報廢、價值變化等情況、并定期進行相互核對。新建、改建、擴建和購置的固定資產驗收交付使用,委托單位與受托單位根據(jù)“新建(購置)固定資產驗收交接記錄”和其他結算資料辦理交接手續(xù),委托單位列賬建卡。盤盈、盤虧固定資產,委托單位與受托單位應查明原因,分清責任,由受托單位編制“固定資產盤盈、盤虧理由書”,按審批權限經批準后由委托單位列賬處理。拆除、報廢固定資產,委托單位與受托單位應組織人員進行鑒定,由受托單位編制“固定資產拆除、報廢申請單”,按審批權限經批準后由委托單位列賬處理。固定資產使用狀態(tài)及保管地點發(fā)生變更,委托單位與受托單位應組織人員進行確認,由受托單位編制“固定資產使用狀態(tài)及保管地點變更申請表”,按審批權限經批準后由委托單位調整固定資產賬項。委托單位要積極運用鐵路固定資產管理系統(tǒng),及時完成資產動態(tài)處理,確保固定資產賬、卡、物相符。
2.3.3加強固定資產定期清查管理。為保證受托管理的固定資產安全、完整,城際鐵路公司必須建立健全固定資產清查盤點制度,明確受托固定資產清查的范圍、期限和組織程序,年度內定期或不定期組織對受托固定資產進行清查盤點,年度終了前,必須進行一次全面的清查盤點。清查盤點可以結合設備檢查和春、秋季鑒定進行,移動使用的受托固定資產應重點檢查,確??梢苿拥墓潭ㄙY產設備不被挪用至其他線路。固定資產清查小組由委托單位與受托單位的財務部門、固定資產歸口管理部門以及受托單位的固定資產保管、使用部門組成。各個部門在資產清查過程中將各自的賬、卡與固定資產盤點清單進行核對,根據(jù)盤點結果填寫“固定資產盤點報告表”,清查盤點發(fā)現(xiàn)固定資產賬實不符或者閑置的,各個部門應及時查明原因,提出處理意見,按照規(guī)定的程序和權限批準后作出相應處理。
參考文獻:
關鍵詞:固定資產管理 有效途徑 建議
一、改進固定資產管理的有效途徑和方法
近年來,寧德市煙草公司從制度建設、強化考核、清產核資、信息化建設和審計監(jiān)督等五個方面,通過不斷探索和實踐,在提升固定資產管理水平上積累了一定的實踐經驗。
(一)完善機制,落實考核,強化固定資產管理理念
1.建章立制,完善固定資產管理工作流程。建立固定資產業(yè)務的崗位責任制,明確相關部門和崗位的職責、權限,確保辦理固定資產業(yè)務的不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督。針對工作流程,重新修訂《寧德市煙草系統(tǒng)實物資產管理辦法》和《福建省煙草公司寧德市公司關于印發(fā)日常辦公設備分類目錄的通知》,對固定資產的分類進行重新界定,對資產的申報、采購、驗收、保管、使用、維修、處置等各個環(huán)節(jié)都明確責任,對固定資產的增減、管理、效益等方面加以監(jiān)督和考核,對造成固定資產損失的有關責任人員進行責任追究,對毀壞、丟失固定資產的行為進行處理。針對審批環(huán)節(jié),修訂《福建煙草公司寧德市公司內部會計控制制度――實物資產控制》和《福建省煙草公司寧德市公司財務收支審批權限及控制權限規(guī)定》,完善了《福建省煙草公司寧德市公司車輛管理辦法》。針對配置標準,擬定《福建省煙草公司寧德市公司資產配置標準辦法》等。
2.強化考核,提高對固定資產管理重要性的認識。加大對基層單位固定資產管理的考核力度,將固定資產的購置審批、過程管理、報廢處置等重點環(huán)節(jié)納入年終業(yè)績評價考核細則,并提高考核分值,使基層單位充分認識加強固定資產管理工作的必要性、重要性。同時,實行固定資產管理獎懲制度,管理目標與員工年終績效考核掛鉤,讓全體員工深刻地認識到固定資產是國有資產的重要組成部份,是衡量一個企業(yè)綜合實力的重要指標,從而提高自覺保護固定資產意識。
(二)健全組織,明確重點,規(guī)范清產核資工作
固定資產清查的范圍很廣,使用的部門分散,種類繁多,要全面掌握全市系統(tǒng)每項固定資產的真實信息,掌握資產最真實的現(xiàn)狀,以徹底摸清本單位固定資產“家底”,掌握單位固定資產占用情況、質量情況及分布情況,這是加強管理的前提條件和基礎性工作;同時,還可以借助這些數(shù)據(jù)建立一套完整、全面的固定資產管理基礎數(shù)據(jù)庫,為建立資產管理系統(tǒng)創(chuàng)造必要條件。為使清產核資工作規(guī)范化、常態(tài)化,需要采取以下措施。
1.健全組織。為加強對清產核資工作的組織領導,由實物資產管理部門和財務部門聯(lián)合牽頭,抽調有關職能部門責任心較強并且熟悉資產的人員專門成立固定資產清查小組,制定清產核資工作方案,確保清產核資工作順利開展。
2.明確重點。清產核資的重點放在現(xiàn)場逐項核實資產的數(shù)額、管理部門、使用人、存放位置和設備型號等是否與財務卡片賬信息一致,詳細登記每項資產的使用狀況。對發(fā)現(xiàn)存在與財務卡片賬信息不一致或有問題的資產,現(xiàn)場逐項查明原因并提出整改措施。對已投入使用但尚未辦理移交手續(xù)的賬外固定資產,重新登記入賬,對有賬無實的固定資產查明原因,對于確實已經損壞或無法維修的固定資產,按程序予以核銷。
3.整改跟蹤。在進行了全面的清產核資后,還要繼續(xù)把發(fā)現(xiàn)問題的整改跟蹤作為一項重要工作抓緊抓好,要求各單位(部門)在規(guī)定時間內上報整改完成情況,并通過采取抽查等形式對整改情況進行檢查,達到鞏固清產核資工作成果的目的。
(三)運用信息化手段,實現(xiàn)對固定資產的全生命周期監(jiān)管
1.實物資產管理信息系統(tǒng)的必要性。隨著行業(yè)的改革與發(fā)展,地市級煙草公司占有、使用的固定資產規(guī)模逐年擴大,其構成日趨復雜,行業(yè)對固定資產管理工作也不斷提出新的要求。傳統(tǒng)管理方法已難以適應企業(yè)迅速發(fā)展的需要,固定資產的信息化管理是解決當前管理瓶頸的最佳方法。為實現(xiàn)資產管理的精細化目標,使資產在全生命周期中都能得到合理使用和管理,避免資產浪費及流失、提高資產使用效益,必須對固定資產管理工作進行系統(tǒng)的規(guī)劃和建設,運用信息化系統(tǒng)對固定資產實行集中管理,從根本上改變固定資產管理被動、滯后的局面,進一步提高資產管理的準確性和效率性,真正實現(xiàn)管理水平上的提升。
2.實物資產管理信息系統(tǒng)的建設目標。從2010年開始,寧德市公司與福州高偉計算機技術有限公司聯(lián)合開發(fā)資產管理系統(tǒng),提出了“功能全面、簡潔實用、方便快捷”的系統(tǒng)建設思路,力求達到資產的綜合最優(yōu),實現(xiàn)資產管理“三化”,即流程系統(tǒng)化、資產可視化、監(jiān)管可控化。能夠從資產的需求開始,涵蓋資產的申請、登記、變動、維護、盤點直至資產處置的全過程,并有機銜接各級資產管理崗位的管理職能,加強部門之間的配合互動,形成全過程閉環(huán)管理和長效機制。
3.實物資產管理信息系統(tǒng)的實施成效。實物資產管理信息系統(tǒng)實施后打破了傳統(tǒng)的基于職能部門分工的“條塊化”“分段式”管理模式,在資產管理過程中明確管理目標,健全評估與考核體系,統(tǒng)一協(xié)調資產管理組織,改變以往資產管理粗放、使用效率不高、壽命較短、資產實物與價值管理脫節(jié)等現(xiàn)象,實現(xiàn)了“三升一控”,即:提升工作效率、提升資產使用率、提升決策水平和控制資產費用。
一是提升工作效率。通過建立以“流程管理”為導向、流程與職能結合驅動的跨部門協(xié)作管理模式,促進管理部門之間、管理層次之間進行充分的信息共享和交互,提供有效的數(shù)據(jù)參考,加快各項資產的審批速度,提高工作效率。
二是提升資產使用率。以系統(tǒng)為支撐,實現(xiàn)資產動態(tài)管理,實時查詢資產使用變更情況,并通過資產閑置預警功能,及時處置清理閑置資產,減少資產遺失,發(fā)揮資產剩余價值。同時,通過建立統(tǒng)一管理平臺,實現(xiàn)全市資產統(tǒng)一調配,形成資產效益最大化。
三是提升決策水平。通過清晰的層級管理,實現(xiàn)資產落實到人,讓資產使用部門明確資產管理責任;通過建立“橫向集成、縱向貫通”的資產管理系統(tǒng),為各級管理人員提供快速有效的決策參考。系統(tǒng)實施后,固定資產投入執(zhí)行率得到逐步提高。
四是控制資產費用。以每年年初核定的固定資產投資預算為基礎,有效控制費用,防止超預算現(xiàn)象發(fā)生。通過系統(tǒng)管理,有效促進了資產管理的各項費用考核。
(四)加強固定資產審計,充分發(fā)揮審計監(jiān)督在固定資產管理中的作用
由于固定資產在企業(yè)總資產中占有舉足輕重的地位,因而必須加強對固定資產的審計監(jiān)督,確保國有資產的安全完整,維護企業(yè)的合法權益,實現(xiàn)固定資產的保值增值,推動企業(yè)健康發(fā)展。通過審計,能夠進一步了解固定資產實物結構和權屬現(xiàn)狀,摸清固定資產家底與管理現(xiàn)狀,找出存在問題和管理薄弱環(huán)節(jié),提高固定資產使用效益和管理水平。同時,為領導科學決策和有關業(yè)務部門規(guī)范管理、指導工作服務。所以,對固定資產進行審計必須給予高度重視,充分發(fā)揮審計監(jiān)督在固定資產管理中的作用。2012年,寧德市公司對本部2011年固定資產管理使用情況進行專項審計調查,找出了管理漏洞和薄弱環(huán)節(jié),進一步推動了固定資產管理工作上新水平。
二、關于進一步提升固定資產管理水平的幾點思考
通過以上探索和實踐,寧德市公司的固定資產管理意識得到提升、固定資產使用效率得到提高、固定資產管理責任得到落實、固定資產的整個生命周期管理得到較好控制、固定資產賬實不符的問題得到基本解決。在取得一定成效的同時,我們也發(fā)現(xiàn)固定資產管理工作中仍存在一些不足,主要表現(xiàn)在:專職固定資產管理人員配備不足;部分員工觀念陳舊,對企業(yè)的資產愛護程度還不夠,造成設備快速老化,影響了資產的使用壽命和效果;資產管理信息系統(tǒng)建設還處于起步階段,與先進企業(yè)相比仍有不足,資產管理系統(tǒng)中的個別功能模塊(如:預算管理、計劃管理)在執(zhí)行過程缺乏制度支撐,相關制度還需進一步完善;資產管理制度的執(zhí)行力還有待進一步加強。針對以上固定資產管理中仍存在的問題,我們將采取以下幾點舉措。
(一)要加大宣傳力度,提高全員責任意識
對固定資產的愛護程度從小的方面反映了個人素質,從大的方面更能體現(xiàn)出一個企業(yè)的整體形象和集體觀念。由于有些單位的資產管理人員非專職人員,難以把精力全部投入到固定資產管理工作中,僅靠資產管理員的個人力量很難把資產管理工作做好。而且固定資產管理也不僅僅是資產管理員或其他某個人、某個部門的事情,與每位員工息息相關,是每個人的責任。因此,要加大力度宣傳固定資產管理的重要性,通過對全體員工開展國有資產法律法規(guī)的宣傳教育活動,提高全體人員的責任意識,倡導“勤儉節(jié)約,愛護公物”的風氣,樹立以企業(yè)為家的意識,盡可能地保護固定資產的完好,做到物盡其用,延長固定資產的使用壽命,提高固定資產的使用效率。
(二)要持續(xù)改進和完善資產管理制度,提高制度執(zhí)行力
要按照“規(guī)范運作,制度先行”的原則,結合資產管理系統(tǒng)運行過程中發(fā)現(xiàn)的問題,持續(xù)改進和完善資產管理制度,為資產管理系統(tǒng)各項指標和模塊的設定提供有力支撐。有了可靠的制度保障,為了能夠得到嚴格貫徹落實,還必須得到企業(yè)負責人的高度重視。企業(yè)領導帶頭遵守和執(zhí)行資產管理制度,就會起到示范作用,促使員工也認真遵守和貫徹執(zhí)行。在企業(yè)內部營造遵守和嚴格執(zhí)行企業(yè)資產管理制度的良好氛圍。由此可見,企業(yè)資產管理的水平與企業(yè)領導者的重視程度密切相關,企業(yè)管理層在推動資產管理制度完善和貫徹落實中發(fā)揮著重要作用。
總之,通過對寧德市公司固定資產管理現(xiàn)狀的分析,結合加強固定資產管理的探索和實踐,筆者總結出一些加強固定資產管理的途徑和方法,并提出了進一步提升固定資產管理水平的幾點舉措,供同行共同交流、探討。我們將繼續(xù)努力,不斷進行探索、創(chuàng)新和總結,持續(xù)推進固定資產管理上水平。
參考文獻:
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鐵塔公司是以著力打造提升財務服務支撐和價值創(chuàng)造能力,構建以資產管理為核心、以成本管理為重心、以價值鏈管理為主線的價值創(chuàng)造型財務管理體系。作為資產運營型公司,公司的固定資產管理模式為資產運營工作明確思路,指明方向。
一、固定資產的概述
一般說來,固定資產指企業(yè)用于產品生產、勞務提供、出租他人或以行政管理?楹誦哪勘晁?持有預計使用年限超過12個月具有實物形態(tài)的資產。企業(yè)開展固定資產管理健全其管理模式,不止符合企業(yè)財務管理的要求,更符合國家發(fā)展綠色低碳經濟及優(yōu)化資源配置的要求。從鐵塔企業(yè)角度來看,固定資產往往以生產工藝或生產設備為主要存在形式,而健全固定資產管理模式是企業(yè)日常管理工作的重點內容。然而,從目前我國鐵塔企業(yè)固定資產管理水平來看,仍存在著較多問題亟待解決,其管理水平及管理效率均無法滿足信息化社會企業(yè)經營管理的需求。
二、企業(yè)原有固定資產管理模式的弊端
1.管理手段落后
從傳統(tǒng)企業(yè)固定資產管理模式角度來看,財務部門、使用部門及資產管理部門共同參與企業(yè)固定資產管理工作,并且大部分企業(yè)存在過于依賴財務軟件中固定資產模塊進行管理工作的問題,促使固定資產管理流程流于表面[2]。同時,部分鐵塔企業(yè)資產管理部門尚未建立固定化臺賬難以詳細記錄資產具體使用情況,普遍于月末向財務部門上報資產狀態(tài),再結合具體基礎數(shù)據(jù)進行財務處理及資產盤點,交由資產使用部門開展日常維護保養(yǎng)。由此可見,傳統(tǒng)固定資產管理模式工作量較為龐大且盤點工作無法脫離人工清點的支持。一旦盤點不清則存在出現(xiàn)資產歸屬不明確或賬實不符等問題,無法向管理決策方提供相關信息。
2.管理意識薄弱
目前我國部分鐵塔企業(yè)對于固定資產管理意識較為薄弱,錯誤將固定資產管理劃入生產運營范圍被視為投資管理工作的主要組成部分,忽略資產維護及資產購置等環(huán)節(jié),導致企業(yè)無法優(yōu)化配置固定資產,存在出現(xiàn)固定資產浪費現(xiàn)象的可能性[3]。同時,由于企業(yè)無法在固定資產購置前期進行決策分析,導致難以開展事前監(jiān)控,造成財務部門制作年度預算影響固定資產總體把控性,導致預算編制過于粗糙隨意。此外,部分企業(yè)對于固定資產購置審批流程的重視程度有待提高,一定程度上增強固定資產購置的盲目性。一旦企業(yè)無法明確資產采購方的工作職責則直接影響資產采購工作的效率。
三、企業(yè)固定資產管理模式的發(fā)展方向
1.管理信息化
伴隨社會進步及經濟發(fā)展,信息技術水平日趨成熟,促使信息技術成為推動企業(yè)固定資產管理模式變革的夯實基礎。從鐵塔企業(yè)固定資產管理的角度來看,可選擇啟用固定資產信息卡管理技術,為每條資產配備信息卡,借助鐵塔公司自身優(yōu)勢,搭建物聯(lián)網,定期跟蹤定位回傳固定資產信息,構建具有企業(yè)特色的固定資產管理機制。因此在實際管理的過程中,鐵塔企業(yè)靈活運用信息卡技術管理固定資產,利用信息卡技術分門別類記錄企業(yè)固定資產由購置至報廢的全過程,例如:資產報廢、資產維護、資產使用及資產購置等。信息卡技術還有利于做好固定資產的安全管理工作,對在野外發(fā)生資產被盜等情況,能夠啟動跟蹤定位管理模式,減少資產丟失造成的資產非正常損失。同時,企業(yè)固定資產管理部門可靈活運用信息卡系統(tǒng)與財務部門進行工作對接,利用系統(tǒng)設置固定資產自動計提折舊率,以及資產變動后信息變更回傳等功能,大大提高固定資產管理的工作效率。
固定資產信息卡技術,以達到提高固定資產盤點工作效率的目標,確保企業(yè)財務系統(tǒng)與固定資產信息卡管理系統(tǒng)相銜接,確保企業(yè)管理決策方動態(tài)掌握固定資產基本情況,大大提高企業(yè)固定資產使用率,進一步降低企業(yè)固定資產中耗損,對于實現(xiàn)企業(yè)資源優(yōu)化配置具有不可比擬的積極作用??偠灾髽I(yè)固定資產管理工作貫穿于生產運營過程始終,覆蓋企業(yè)日常生產及運營各個環(huán)節(jié),客觀上要求相關部門必須通力合作,增強企業(yè)固定資產管理水平,從根源上認識到開展企業(yè)固定資產管理的重要性及必要性。
2.管理規(guī)范化
企業(yè)固定資產管理機制及管理流程規(guī)向規(guī)范化方向轉變,對于實現(xiàn)企業(yè)固定資產動態(tài)管理及實時監(jiān)督具有不可比擬的積極作用。因此在實際管理的過程中,鐵塔企業(yè)秉持實事求是的工作原則,以充分發(fā)揮企業(yè)固定資產管理作用為前提條件,構建具有企業(yè)特色的固定資產管理機制,規(guī)范固定資產管理工作流程,將規(guī)范化理念貫徹于管理過程始終,實現(xiàn)固定資產統(tǒng)一領導,做到分級負責及分級管理,嚴格劃分各個部門固定資產使用方的工作職責及工作責任,確保固定資產管理工作不存在任何盲目,并且詳細劃分固定資產購置、報廢及轉移的標準,避免出現(xiàn)固定資產隨意處置等問題。
在做好固定資產基礎管理規(guī)范化的同時,需要進一步創(chuàng)新固定資產管理模式,強化資產運營管理,以資產為核心構建產品利潤單元,提升利用規(guī)模和利用水平,準確反映盈利水平,為管理層掌握整體運營狀態(tài)提供全面的支撐。細化資產顆粒,劃小責任中心,按不同資產類型及資源配置形式,建立項目管理責任制,實現(xiàn)全覆蓋責任細化管理模式。實施資產資源的無縫對接、專業(yè)管理和價值管理的實時同步,建立業(yè)務、財務聯(lián)合效益管控團隊,實施目標承諾、立項實施、績效評價、責任考核的閉環(huán)價值管控體系,實現(xiàn)固定資產全過程閉環(huán)管理。兼顧長遠,實行“誰花錢、誰負責,可量化、能追蹤,有考核、有獎罰”的運營管控體系,逐一明確項目管理責任人對資產資源運用效果的責任,對資產管理進行全生命周期的考核,持續(xù)提升資產的創(chuàng)造價值,爭取資產效益最大化。