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會計檔案整理規(guī)則范文第1篇

關鍵詞：會計檔案；管理

中圖分類號：F23 文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2012）08-0-01

會計檔案是指單位在財務管理和會計核算過程中直接形成的會計憑證、會計賬簿、會計報表及財務分析報告及具有保存價值的一系列文字資料等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位財務活動的重要史料和證據(jù)。會計檔案既是單位經(jīng)濟活動的歷史記錄，又是單位檔案的重要組成部分，是重要的信息資源。單位的會計檔案是否真實、齊全、準確、完整，整理、歸檔是否科學、合理，保管、移交是否完好、及時，借閱、銷毀是否規(guī)范、嚴密，都將直接影響到單位會計檔案管理的質量。

一、會計資料收集要完整、及時

會計資料的收集要以會計業(yè)務為主線，凡具有保管價值的所有會計事項記錄、核算資料、財務管理類的資料，都應及時收集，不得遺漏，如發(fā)現(xiàn)缺少的資料，應及時向有關的當事人追回或采取必要的補救措施，以確保會計檔案資料的完整性。依據(jù)《會計檔案管理辦法》，會計檔案資料主要包括：

1.會計憑證類：包括外來和自制的各種原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證、記賬憑證匯總表、其他會計憑證。

2.會計賬簿類：包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿、其他會計賬簿。

3.財務報告類：分為月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明及其他財務報告。

4.其他類：包括銀行對賬單、銀行存款余額調節(jié)表，其他應當保存的會計核算專業(yè)資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊。

實行會計電算化單位的會計檔案主要包括三個方面的內容：

（1）由計算機打印輸出的各種書面形式的會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其他會計資料。這些打印輸出的會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其他會計資料應當符合國家統(tǒng)一的會計制度規(guī)定，根據(jù)有關規(guī)定立卷歸檔保管，保存期限按《會計檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。

（2）以磁盤、磁帶、光盤等介質存儲的會計數(shù)據(jù)（會計憑證、會計賬簿、會計報表等數(shù)據(jù)），在未打印成書面形式之前，應當妥善保管并留有副本。這些介質都應當視同會計資料或檔案保管。

（3）會計電算化系統(tǒng)開發(fā)和使用的全套文檔資料和軟件程序，也應當視同會計檔案保管。

二、會計檔案的整理和歸檔要科學、合理

對會計檔案的整理和歸檔要根據(jù)《會計檔案管理辦法》的要求，制定科學規(guī)范的分類編號方法和歸檔時限，建立會計檔案保管清冊、移交清冊、借閱登記單等，保證會計檔案內容完整、整理歸檔及時、手續(xù)完備，并按會計檔案分類編號規(guī)則整理會計憑證、會計賬簿、會計報表和其他會計資料，合理確定擺放各類會計檔案的位置，提高利用效率。

1.會計月度終了，將會計憑證按順序排列、整理，連同所屬原始憑證，按要求裝訂成冊，正確填寫記賬憑證封面，填寫并粘貼包角并蓋好騎縫章。正確填寫會計檔案憑證案卷目錄。

2.年度終了，將會計賬簿、會計報表（實行電算化核算的單位，首先應打印出紙質的會計賬簿、會計報表）及其他資料（主要是銀行存款余額調節(jié)表、銀行對賬單）按《會計檔案管理辦法》要求分類整理、編頁碼、裝訂成冊，正確填寫封面各項內容，填寫并粘貼標簽，填寫會計檔案賬簿案卷目錄、會計檔案報表案卷目錄及會計檔案其他類案卷目錄。對于上級、財政部門下達專項資金、部門預算指標等文書檔案也應及時收集交由單位檔案部門整理歸檔。

三、會計檔案的保管、移交要完好、及時

在明確會計業(yè)務各崗位檔案處理要求的基礎上，指定專人負責單位的會計檔案，負責會計檔案資料的收集、整理、裝訂、保管，并保持相對穩(wěn)定。當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由單位會計機構保管一年，期滿之后，應當由會計機構編制會計檔案移交清冊，移交本單位檔案機構統(tǒng)一保管；未設立檔案機構的，應當在會計機構內部指定專人保管。出納人員不得兼管會計檔案。會計檔案移交清冊中應列明移交的會計檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止時間和檔案編號、應保管期限等內容。

四、會計檔案借閱、銷毀要規(guī)范、嚴密

各單位保存的會計檔案不得借出。如有特殊需要，須經(jīng)本單位負責人批準，方可提供查閱或復制，并辦理借閱、復制登記手續(xù)。查閱或復制會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。各單位應建立、健全會計檔案借閱、復制登記制度。

根據(jù)《會計檔案管理辦法》規(guī)定，各單位保管期滿的會計檔案，應由本單位檔案部門會同會計機構提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀待銷毀會計檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等。單位負責人必須在會計檔案銷毀清冊上簽署意見并簽章。會計檔案銷毀時，應當由單位檔案機構和會計機構共同派員參加，并由同級財政部門派員參加監(jiān)銷。國家機關銷毀會計檔案時，應由同級財政部門、審計部門派員參加監(jiān)銷。財政部門銷毀會計檔案時，應由同級審計部門派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人員在銷毀會計檔案前，應對照會計檔案銷毀清冊上所列內容逐一清點核對并在會計檔案銷毀清冊上簽字蓋章。

總之，會計檔案是單位檔案的重要組成部分，會計檔案管理的好壞，也反映了單位綜合管理水平的高低，更反映了單位財務管理水平的高低。因此，各單位應組織會計人員加強對檔案法律、法規(guī)的學習，增強法制意識，不斷學習有關會計檔案管理知識，不斷提高會計檔案管理人員素質，規(guī)范會計檔案管理，完善會計檔案管理制度，確保單位會計檔案的完整、安全，充分發(fā)揮會計檔案的作用，為單位財務、審計工作及領導決策提供服務。

會計檔案整理規(guī)則范文第2篇

關鍵詞：煙草商業(yè)企業(yè)；會計檔案；精細化管理

中圖分類號：F23 文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2014）02-0-02

會計檔案是機關、企業(yè)、事業(yè)單位或其他經(jīng)濟組織在經(jīng)濟管理活動產(chǎn)生的會計憑證、會計賬簿和財務報表等具有保存價值并作為歷史記錄保存起來的會計核算專業(yè)材料。[1]它記錄和反映了一個單位的經(jīng)濟活動，是經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)。通過會計檔案，可以了解每項經(jīng)濟業(yè)務的來龍去脈，把握公司成立以來的經(jīng)營情況，為單位制定經(jīng)營決策提供參考；真實記錄財務會計管理的各個重要環(huán)節(jié)，是加強企業(yè)內控管理的保證及體現(xiàn)。會計檔案按照保管年限可以分為永久保存會計檔案和定期保存會計檔案等；按照文件類型分為會計憑證類、會計賬簿類、財務報告類、其他類等；按照電算化進程可以分為傳統(tǒng)手工會計檔案和電算化會計檔案兩種類型等等，種類繁多，管理本身存在一定難度。

近年來，隨著煙草系統(tǒng)母子公司體制的建立，全面實施財務資產(chǎn)“一體化”管理，會計信息系統(tǒng)核算廣泛運用，財務管理在企業(yè)管理中核心作用逐步顯現(xiàn)，對會計檔案管理工作也提出了更高的要求。但會計檔案管理工作在實際操作過程中還存在以下的問題：

一、會計歸檔資料收集不全面?！稌嫏n案管理辦法》（財會字〔1998〕32號）《浙江省煙草專賣、商業(yè)系統(tǒng)企業(yè)會計基礎工作管理辦法》（浙煙財〔2005〕41號）（以下簡稱兩個辦法）等對會計檔案規(guī)定了歸檔范圍為憑證、賬簿、報表及其他，具體表述中用“其他應當保存的會計核算專業(yè)資料”涵蓋了沒有列舉的項目，在實際工作中需要很強的職業(yè)判斷。僅僅一個“其他”，讓很多人忽視了一些越來越顯得重要的會計資料的收集，如：預算執(zhí)行情況表及分析報告，上級部門批復的預算相關文件、稅務審計等相關部門的檢查資料、資產(chǎn)處置資料等。

二、會計檔案打印、整理、編號等工作不規(guī)范。檔案管理是會計基礎工作的最終體現(xiàn)。很多財務人員工作認真，但是在會計檔案的打印、整理等工作中卻較為粗放。打印賬簿時沒有考慮實際需要，如：打印銀行明細賬時沒有分賬戶打印，或者只打印往來明細賬，沒有打印客商三欄輔助明細賬等；整理時沒有考慮各項資料的邏輯性；編號時沒有按總賬、現(xiàn)金、銀行存款日記賬、各科目明細賬、輔助賬順序排列等，給翻閱檔案、查找資料帶來不便。

三、財務新員工對會計檔案管理缺乏理論知識和實際操作能力。近年來，我市系統(tǒng)財務人員隊伍不斷注入新鮮血液，新老員工交替頻繁。老員工憑工作經(jīng)驗不斷加強會計檔案管理，沒有留下系統(tǒng)的指導文字。部分新員工對會計檔案管理工作不夠了解，在具體操作過程中存在困難，難以跟上企業(yè)管理的要求。

四、企業(yè)內控管理對加強會計檔案管理提出新要求。檔案管理是企業(yè)內部控制管理的有機組成部分。2008年5月財政部會同五部委出臺了《企業(yè)內部控制基本規(guī)范》后，2010年4月又出臺了《企業(yè)內部控制配套指引》，企業(yè)內控管理日益顯示其重要性，并在企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮積極作用。資金、采購業(yè)務、資產(chǎn)管理、銷售業(yè)務、財務報告等等一系列企業(yè)內部控制手段都涉及到財務部門，最終需要轉化在會計檔案中。系統(tǒng)內審計、外部審計、稅務檢查等，不僅僅是以前單純的檢查賬務的真實性、合規(guī)性，還加入了風險防控等方面的檢查，要求會計檔案管理更加全面、規(guī)范、系統(tǒng)和精細化。

針對以上會計檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題，經(jīng)過實際工作的摸索實踐，筆者認為全面做好會計檔案管理工作，實現(xiàn)粗放式管理轉為精細化管理目標，可以從以下工作思路和實施方案入手。

一、加強培訓，將會計檔案管理理論與實際工作相結合。針對會計檔案管理的薄弱環(huán)節(jié)，應組織財會人員系統(tǒng)學習兩個辦法、制度及其他要求，對會計檔案管理工作進行理論上的認識。擯棄會計檔案管理是會計檔案管理員個人責任的錯誤思想，在全員中樹立會計檔案重要性理念?？梢云刚垖I(yè)老師結合實際工作情況，對會計資料收集、整理、裝訂、編號到歸檔的一系列流程進行講解，將理論轉化為實際應用。

二、制定規(guī)范，將需收集保管的會計檔案項目進行細化。會計資料的收集是檔案的起點，只有收集及時、完整才能為檔案的科學管理和有效使用提供保證。我公司特制定了《會計檔案整理操作規(guī)范》，對麗水市煙草商業(yè)系統(tǒng)會計需要歸檔的材料進行了統(tǒng)一，共4大類27小項。包括：憑證、會計賬簿、會計報表及其他。會計賬簿類有10個具體項目，其他類有11個具體項目，包括：各項稅費納稅申報表及相關資料、固定資產(chǎn)盤點表及報告、資產(chǎn)處置資料、稅務、審計等相關部門的檢查資料等。涵蓋了會計整體工作中的每個關鍵點，避免重要資料的遺漏，對會計檔案管理人員具有切實的指導意義。

三、確定統(tǒng)一標準，對全市會計檔案管理工作統(tǒng)籌安排。為了使會計檔案管理更加規(guī)范，我們對打印、裝訂等進行了標準的統(tǒng)一。

（一）統(tǒng)一打印格式。新的財務系統(tǒng)上線后，關鍵用戶進行了統(tǒng)一的賬簿打印模版設置，使打印效果盡量合乎理想。對需要打印的賬簿格式明確作了要求，并詳細描述操作步驟。例如打印銀行日記賬時，要求選擇輔助明細表設置“會計科目、賬戶”為表頭選擇模板【現(xiàn)金日記賬（豎式）】打印，賬頁左上角要顯示科目編碼、科目名稱及賬戶；打印固定資產(chǎn)明細賬時，要求先整理一份匯總的固定資產(chǎn)情況表等，對每項內容均進行了最細環(huán)節(jié)的確定。

（二）統(tǒng)一采購憑證紙、粘貼單、檔案封面及檔案盒等。按照兩個辦法的要求，記賬憑證規(guī)格統(tǒng)一規(guī)定為114*217mm，用紙標準為不小于80g/m的書寫紙；會計憑證封皮規(guī)格統(tǒng)一規(guī)定為125*232mm*2，用紙標準為不小于120g/m的牛皮紙；會計憑證檔案盒規(guī)格為135*231*30mm等等。市公司嚴格按標準對會計檔案裝訂材料進行了統(tǒng)一采購，給會計檔案穿上了全市統(tǒng)一的工作服。

另外對會計檔案的編號規(guī)則、歸檔要求及處置流程等都進行了詳盡的規(guī)定。

四、完善電子檔案管理，全面提升會計檔案管理水平。檔案之所以具有保存意義，正是因其具有非常重要的利用價值，除了紙質會計檔案的管理外，還要重視會計電子檔案的收集及管理。應加強會計電算化實物檔案管理，電算化系統(tǒng)升級后，計算機、服務器和數(shù)據(jù)庫等軟硬件實物均應與相應的數(shù)據(jù)備份一同歸檔，操作員代碼和操作口令等一律明碼刻寫光盤并打印紙質文件一同保管，增加系統(tǒng)透明度和可操作性。[2]電子檔案應每年跟隨紙質檔案一起歸檔，與紙質檔案形成雙保險，以及適應不同使用目的。

五、以PPT為宣傳渠道，直觀展示會計檔案管理工作的全過程。我們將會計檔案的整理全過程拍攝照片，包括：（一）憑證的粘貼、附件折疊、憑證的裝訂、包角、蓋章；（二）賬簿打印設置、頁碼、賬簿啟用封面填寫標準；（三）案卷卷內目錄的填寫、封面的折疊、封底立卷人的填寫、案卷的裝訂；（四）案卷的編碼；（五）保管清冊、移交清冊等的填寫，制作成PPT，附文字說明，生動展現(xiàn)了會計檔案整理標準及全過程，為加強會計檔案管理提供后續(xù)保證。

六、梳理工作流程，將會計檔案精細化管理進行固化。結合企業(yè)管理體系的《會計檔案管理工作流程》，對檔案的移交、保管、銷毀等其他具體細節(jié)作了具體的規(guī)定，全面地進行會計檔案流程化管理。將檔案管理工作的各個步驟固化下來，形成文字和流程圖，有利于新員工在具體工作中有跡可循、有據(jù)可依，即使沒有足夠指導的情況下，也能迅速掌握該項工作。

會計檔案管理在實際工作中容易被忽視，而事實證明其實際上是一項繁雜深奧的工作并且對企業(yè)的發(fā)展意義重大。需要每個會計檔案管理員統(tǒng)觀全局，進行分析、理解和把握，改變以往的粗放型管理模式，進一步加強精細化管理。

參考文獻：

[1]朱軼杰.醫(yī)院會計檔案的規(guī)范化管理.內蒙古科技與經(jīng)濟，2013（3）.

會計檔案整理規(guī)則范文第3篇

—、目標任務

進一步落實責任，加強工作指導力度，聚焦鞏固提升我縣脫貧攻堅工作，規(guī)范2014-2020年脫貧攻堅檔案管理，全面、真實、及時、完整記錄我縣脫貧攻堅的歷程，確保我縣精準扶貧檔案真實、完整、準確、安全、規(guī)范，高質量完成全縣精準扶貧檔案規(guī)范化管理工作。

二、基本原則

（一）堅持統(tǒng)一領導、分級實施。精準扶貧檔案規(guī)范管理工作由縣脫貧攻堅領導組辦公室、縣檔案部門聯(lián)合監(jiān)督指導，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)是精準扶貧檔案實施主體，除負責鄉(xiāng)鎮(zhèn)本級檔案資料外，還需組織指導各村及時做好村級精準扶貧檔案規(guī)范管理工作。負責實施縣級扶貧專項的牽頭部門，要嚴格對照每年的實施方案、目標任務，及時規(guī)范和完善專項扶貧檔案。

（二）堅持系統(tǒng)收集、分類管理。要按照省檔案局省扶貧和移民工作局印發(fā)的《關于進一步規(guī)范脫貧攻堅檔案工作的意見》和省檔案局印發(fā)的《省扶貧開發(fā)項目檔案管理細則》文件要求，對照縣、鄉(xiāng)、村、戶扶貧資料清單進行分類收集和整理歸檔，要重點做好精準扶貧文書檔案、科技項目檔案、會計檔案、照片檔案、音像檔案以及實物檔案的管理工作。

（三）堅持集中保管，及時移交?？h脫貧攻堅辦各類精準扶貧檔案由縣扶貧開發(fā)局集中管理，縣級扶貧專項檔案資料由各專項牽頭部門集中管理；鄉(xiāng)級各類精準扶貧檔案由各鄉(xiāng)鎮(zhèn)集中統(tǒng)一管理；村級精準扶貧檔案由各村集中保管，個別村不具備檔案保管條件的可由鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府代為保管。具備移交條件的檔案，要及時依法向縣檔案部門移交。

三、工作任務

（一）建立精準扶貧檔案規(guī)范管理工作機制。精準扶貧檔案規(guī)范管理工作由縣脫貧攻堅領導組辦公室統(tǒng)一協(xié)調指導，并牽頭組織扶貧、檔案部門聯(lián)合對專項牽頭部門、鄉(xiāng)鎮(zhèn)和村精準扶貧檔案工作推進情況進行監(jiān)督檢查。

（二）配備適應精準扶貧檔案規(guī)范管理工作開展和滿足檔案安全管理的設施設備。縣級扶貧專項部門、各鄉(xiāng)鎮(zhèn)要為精準扶貧檔案規(guī)范管理工作開展，提供必需辦公設備和條件。精準扶貧檔案庫房要符合防光、防塵、防潮、防蟲、防高溫、防盜、防鼠、防火等要求，確保檔案安全保管。

（三）建立文件材料齊全完整、整理規(guī)范的精準扶貧檔案。

精準扶貧檔案文件材料要收集齊全完整，規(guī)范整理。特別是特殊載體類檔案要廣泛收集反映脫貧攻堅歷史偉業(yè)和先進感人事跡的圖片、音像、實物等珍貴資料，做到應收盡收、應歸盡歸。

四、工作要求

（一）時間節(jié)點

縣、鄉(xiāng)、村三級2014—2020年度精準扶貧檔案規(guī)范管理工作自本方案下發(fā)日起，村級檔案在2021年4月10日前完成；鄉(xiāng)級檔案在2021年4月20日前完成；縣級檔案在2021年4月30日前完成。

（二）分類管理

精準扶貧檔案相關文件材料應收集齊全完整，歸檔的文件材料要真實有效，做到字跡工整、數(shù)據(jù)準確、圖樣清晰、簽章手續(xù)完備。歸檔文件材料的印制書寫材料、紙張和裝訂材料等要符合要求。

精準扶貧檔案應按照相關標準規(guī)范進行整理，文書檔案按照《歸檔文件整理規(guī)則》(da/t22-2015)進行整理。扶貧項目檔案按照《科學技術檔案案卷構成的一般要求》(gb/t11822-2008)進行整理。扶貧資金檔案按照《會計檔案管理辦法》進行整理。照片檔案按照《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》(da/t50-2014)進行整理。電子檔案按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》(gb/t18894-2016)和《數(shù)字檔案室建設指南》進行整理。

特殊載體類檔案，按照國家有關標準、規(guī)范整理，并與關聯(lián)紙質檔案建立檔號對應關系。

戶別管理類按照“一戶一檔”進行整理歸檔。

以卷為保管單位的檔號結構為：全宗號—類別號—案卷號，以件為保管單位的檔號結構為：全宗號—類別號—件號。

五、保障措施

（一）加強組織領導

縣、鄉(xiāng)、村三級必須明確精準扶貧檔案規(guī)范管理工作具體負責人員?？h脫貧攻堅辦聯(lián)合檔案部門抓好業(yè)務指導和監(jiān)督檢查工作,各鄉(xiāng)鎮(zhèn)、扶貧專項牽頭部門要具體抓好組織實施。

（二）加強監(jiān)督考核

各鄉(xiāng)鎮(zhèn)、扶貧專項牽頭部門，要提高精準扶貧檔案規(guī)范管理的自覺性和主動性。本次精準扶貧檔案規(guī)范管理工作，將納入各鄉(xiāng)鎮(zhèn)和扶貧專項牽頭部門2021年度檔案工作目標考核任務，未按期完成或未按規(guī)定規(guī)范管理的鄉(xiāng)鎮(zhèn)和扶貧專項牽頭部門，由縣檔案部門視具體情況扣減相應年終目標考核分值，情節(jié)嚴重的全縣進行通報。

會計檔案整理規(guī)則范文第4篇

關鍵詞：會計檔案；管理；水利單位；制度

隨著當代會計事業(yè)的發(fā)展的會計電算化的進步，會計檔案變得更加復雜。非實物的會計憑證、賬簿、報告等一系列的檔案也成為了會計管理中極為重要的部分。深化會計檔案的管理工作，將會計檔案中的資料更多的通過數(shù)字化去呈現(xiàn)，能夠充分減少會計檔案管理工作的難度，也能夠節(jié)約管理成本，增強會計檔案的管理強度。

1 建立健全會計檔案管理制度

作為事業(yè)單位，更多的需要制度去約束每位職工，而要想做好會計檔案的管理工作，建立健全會計檔案的工作制度也是不容忽視的。在日常的企業(yè)規(guī)則制定中，充分深入制定會計檔案的工作制度的制定，讓會計檔案的管理工作有法可依、有法必依。而且有了制度，能夠更好的進行會計檔案的工作的管理，集中管理更容易找到其中出現(xiàn)問題的部分。而且有了完善的會計檔案工作制度，有助于企業(yè)內部管理水平的充分提高，深化企業(yè)內部管理改革，讓企業(yè)的管理更加秩序化，增加企業(yè)的協(xié)調力度，便于企業(yè)工作的開展。健全了會計檔案工作制度，能夠減少企業(yè)預算，讓預算編制更加地協(xié)調，為財務的內部管理工作提供更多的詳實依據(jù)，從而提升企業(yè)的內部管理水平。這也有利于讓職工的法律和企業(yè)意識得到很好地提升，增強企業(yè)內部的協(xié)調力度，讓企業(yè)的內部管理更加完善。

建立健全的會計檔案工作制度，要將管理過程中的憑證類、賬簿類和財務報告類這些數(shù)據(jù)的實體進行科學地管理。要讓職工能夠熟悉并按照《會計檔案管理制度》進行工作和日常運用，也要對在實際操作中較為特殊的部分展示出較為合法性、適應性和可操作性的一些處理方法。例如：當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構保管一年，期滿之后，應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統(tǒng)一保管。但在實際工作中，財務部門為了方便工作，通常在會計年度終了后3-5年甚至更長的時間，才向檔案部門移交。這種處理方法便是便是對于特殊的管理問題進行較為合法性、適應性和可操作性的一些處理方法，這樣的處理方法也有助于充分完善會計檔案的工作制度，讓會計管理工作更加制度化、規(guī)范化。

2 重視水利會計檔案保存整理

會計檔案作為企業(yè)經(jīng)濟活動中極其重要的資料，充分貫穿了經(jīng)濟活動的整個過程。所以會計檔案的資料也是極其復雜和繁瑣的，這就需要企業(yè)注重對于會計檔案的保存工作，讓檔案能夠更多地保存下來。首先，便要要求對于已經(jīng)完成或者結束的經(jīng)濟活動進行重要的檔案保存，雖然經(jīng)濟活動已經(jīng)結束，但是存留下來的會計檔案依舊是需要重點保存的資源。要將經(jīng)濟活動中使用過的合同、設計圖紙、預決算書等會計檔案進行較為穩(wěn)妥的安置，將各類重要資料進行分類保存，便于日后查找時能夠更方便的找到。將會計管理保存工作做好，便能夠充分減少在今后的尋找資料時花費的人力物力，這也在一定程度上減少了企業(yè)對于管理上的開支。也能夠從側面提升企業(yè)的工作效率和文化底蘊，讓企業(yè)在競爭中能夠獲得更多的資本。

企業(yè)不僅要重視會計檔案的保存工作，保存之后的整理工作也是極為重要的一環(huán)。企業(yè)應該將經(jīng)濟活動中零散的、沒有規(guī)律的會計檔案通過會計手段進行科學的整理，將每個部分進行分組，較為條理的將經(jīng)濟活動的中的會計檔案進行分類和有組織的整理，再保存在企業(yè)之中。例如：在每年末或制度規(guī)定的期末中，對已經(jīng)形成的會計檔案，按照要求認證進行清理，讓檔案進行更有條理的分類，減少其中的錯誤和問題，并且要讓檔案保持整潔，最后移交管理部門進行歸檔保存。這樣每次進行檔案的清查，能夠保證檔案的條理性和有效性，做好防塵、防火、防潮、防磁的各種工作，減少檔案在保存中破壞，將重要的企業(yè)檔案進行雙份處理，有助于企業(yè)檔案的長時間有效的保存，更好地深入會計管理工作的開展。

3 落實會計檔案查閱登記制度

會計檔案在原則上是不能夠借出的，所以只能夠通過查閱來保證對于今后的經(jīng)濟活動提供較為準確的資料。所以，企業(yè)應該建立完善的會計檔案查閱登記制度，保證檔案能夠更好地保存在檔案室之中，不僅能夠對于企業(yè)發(fā)揮應有的作用，而且保證檔案不至于被丟失或損傷。隨著市場競爭的愈加激烈，會計檔案作為一個企業(yè)極其重要的經(jīng)濟秘密應該得到較好的管理和保存。將會計檔案有制度的進行管理，讓職工能夠存在有權利的查閱，才能保證一個企業(yè)的機密不被泄露，保證一個企業(yè)能夠在競爭的過程中守住自己的秘密，有一定的底牌進行競爭。而且也應該對于企業(yè)的會計檔案的泄密處罰也進行明確的規(guī)定，讓職工能夠充分重視會計檔案的查閱制度，讓企業(yè)的管理更加規(guī)范化和合理化。

例如：在員工進行查閱的過程中，應當讓員工持自己的員工證件進行登記，在查閱的登記表中，填寫處查閱的時間，歸還時間以及檔案種類、內容和查閱的原因，并且應在規(guī)定的時間內將查閱的資料進行及時的歸還，并且需要借閱者和經(jīng)辦人的共同蓋章才可通過。這樣的規(guī)定便能夠讓查閱的系統(tǒng)更加的完善，在職工查閱的過程中，能夠表明查閱的各個信息，讓再因查閱出現(xiàn)問題時更好地尋找問題的源頭。也有助于企業(yè)內部管理的秩序化，讓企業(yè)內部管理的制度和條例也更加晚上，增強企業(yè)內部軟實力，讓企業(yè)在今后的商業(yè)戰(zhàn)爭中更具競爭力。

4 重視會計檔案冗余銷毀工作

會計檔案更多的是在保存的一定時間后，將一些沒有價值的會計檔案進行銷毀，減少會計檔案的冗余。銷毀會計檔案是管理會計檔案中最重要的部分，處理好了檔案的銷毀工作才能夠保證會計檔案的管理工作做到完美無缺。這就需要企業(yè)在日常的管理過程中，確保能夠周期性的調查企業(yè)中已經(jīng)失去價值的會計檔案，并且進行銷毀。這樣可以節(jié)約企業(yè)對于無效檔案所花費的人力物力。并且應該在單位提出銷毀意見時，要及時的編制會計銷毀清冊，要對清冊之后的各個信息進行具體地登記，要經(jīng)過每一步、每一個單位的一層層蓋章，才能夠通過。而且在要對被抽取的原始憑證的各個信息列入到被銷毀的清冊之中，要將其在會計檔案目錄中一一注明，并且經(jīng)過嚴格的程序進行層層把關之后，才能進行銷毀。

例如：在會計檔案的銷毀之中，必須有會計人員和檔案管理人員共同提出銷毀清單，經(jīng)主管領導批準之后，才能送入造紙廠，并且打漿的過程必須要監(jiān)銷人員在場進行監(jiān)督，保證機密不被泄露。只有在銷毀的過程中每一步都按照規(guī)定上的去實行，才能保證最后銷毀的結果得到保障，減少無效會計檔案的累積。這樣也能夠保證會計檔案不被其他有心之人加以利用，對于企業(yè)進行不良的企圖，也能夠充分保證企業(yè)的資源的循環(huán)利用，提高企業(yè)在管理會計檔案中的重視程度，讓企業(yè)的會計檔案管理深入到企業(yè)管理的改革之中，讓會計檔案的管理工作真正成為企業(yè)優(yōu)于其他部門的亮點。

總而言之，企業(yè)的會計檔案管理工作必須要受到企業(yè)的大力關注。只有讓企業(yè)的會計檔案管理工作形成制度化、規(guī)范化，才能夠保證企業(yè)的整個管理系統(tǒng)得到充分的提升，增強企業(yè)的核心競爭力，讓企業(yè)的內部軟實力得到充分提升。讓企業(yè)對于會計檔案的管理工作各部分都落到實處，讓企業(yè)更快地邁向全球化經(jīng)濟的時代。

參考文獻

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會計檔案整理規(guī)則范文第5篇

1.1重視不夠，資金投入不足

高職高專院校會計檔案是高職高專院校財務管理的附屬產(chǎn)物，沒能引起領導重視，其管理科室在學校管理中，連學校三級處室也算不上，工作僅屬于三級管理最底層的單項工作。長期以來得不到相應的重視，更談不上現(xiàn)代化建設。校領導們甚至連對會計檔案室的工作職責、工作內容、工作方法、工作性質等最基本知識都不了解，更談不上會計檔案室對學校的發(fā)展作用的認識有多深。在此情況下，會計檔案信息化建設工作舉步維艱：截止目前，南陽醫(yī)學高等?？茖W校各年度會計檔案集中在一個屋子里，無論是分門別類還是通風防潮等各方面均不合格；管理上還停留在上世紀八十年代手工登錄，雖然才建立微機錄入自動化管理，但僅僅是單機自建電子表格形式管理，連一個自動化管理軟件也沒有，特別是在上級來檢查財務工作時，會計檔案中的憑證查找確實如大海撈針，費時費工，嚴重影響工作效率。

1.2不切實際，信息化建設不科學

科學性是高職高專院校培養(yǎng)人才的最基本要求，所以高職高專院校的會計檔案建設也應遵循科學性，保證檔案室建設的科學、合理、遠見等要求，保證檔案室建設50年不落后。南陽醫(yī)學高等?？茖W校會計檔案室建設之初，沒有征詢學校各部門和學生家長的意見，沒有根據(jù)實際工作需要進行可行性報告，最終導致目前檔案室空間狹小、管理落后、信息不暢等諸多困境。

1.3館藏內容匱乏，信息化資源結構殘缺

會計檔案室應在科學的管理體系下，按照規(guī)范、科學的架構體系標準，對財務發(fā)生的各項業(yè)務和開展的各項工作進行全面、完整、系統(tǒng)、規(guī)則地記錄和保存，保證對高職高專院校財務經(jīng)歷的歷史還原。南陽醫(yī)學高等?？茖W校會計檔案室由于種種原因，致使檔案管理體制和管理機制不科學，個別會計資料丟失時有發(fā)生。另外，傳統(tǒng)紙質檔案多，現(xiàn)代電子檔案少；原始檔案多，加工整理的檔案少，這些嚴重影響了會計檔案信息化建設步伐。

2高職高專院校會計檔案網(wǎng)絡信息化建設路線圖

2.1加大宣傳，尋求領導支持，確保資金到位

高職高專院校檔案網(wǎng)絡信息化建設之所以存在以上諸多困境，歸根結底在于領導不重視。所以要確立“建設宣傳要到位，要宣傳到校領導崗位上”的思想。作為高職高專院校檔案管理人員，如何能夠做到宣傳到位，作者認為需從以下幾方面著手：第一，制定出科學合理的學校檔案信息化建設方案；第二，按照方案在全校范圍內展開全面的問卷調查，問卷調查設計一定要做到全面、客觀、覆蓋面廣，包括教師、在校學生、畢業(yè)生等；第三，把收集上來的問卷調查進行匯總、統(tǒng)計、分析，依據(jù)有關統(tǒng)計學原理形成科學的統(tǒng)計結果，進而形成有理有據(jù)的學校會計檔案網(wǎng)絡信息化建設可行性報告。有了檔案網(wǎng)絡信息化建設可行性報告，依據(jù)調查數(shù)據(jù)參照市場價格，匯總出建設經(jīng)費預算。在第一手資料面前，校領導看到科學、翔實的可行性報告、經(jīng)費預算，無不都說會計檔案管理工作扎實。為了給學校各級領導證明清白、服務學校的長遠發(fā)展，加大資金投入，建設網(wǎng)絡信息化會計檔案，那就是個“值”。

2.2按照專業(yè)化標準，配備財務、計算機專業(yè)化技術人才