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一、水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作中存在的問(wèn)題
1.檔案管理意識(shí)淡薄
一直以來(lái),不管是建設(shè)單位還是上級(jí)管理部門,都存在著重工程建設(shè)輕檔案管理的現(xiàn)象,對(duì)于檔案管理工作的政策制定、落實(shí)、檢查等工作沒(méi)有進(jìn)行積極的跟進(jìn),使檔案管理的工作流程形同虛設(shè),有的檔案與實(shí)際工程建設(shè)存在著較大的差距,無(wú)法與建設(shè)進(jìn)度保持同步,使得檔案管理工作處于被動(dòng)局面。
2.檔案管理制度與工程建設(shè)制度建設(shè)情況不相符
在水利工程中,各項(xiàng)政策逐步得到了完善,各種招投標(biāo)制度、驗(yàn)收制度、監(jiān)理制度不斷得到了完善,工作內(nèi)容和形式發(fā)生了一定的變化,逐步與時(shí)展步伐相結(jié)合。與此同時(shí),檔案管理的相關(guān)制度并沒(méi)有得到完善,與工程建設(shè)制度存在著較大的差距,使得檔案管理工作無(wú)法做到有章可循。
3.缺乏相應(yīng)的人才
當(dāng)前,檔案管理工作逐步向著信息化、現(xiàn)代化的方向發(fā)展,傳統(tǒng)的檔案管理人員在綜合素質(zhì)上已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)當(dāng)前的檔案管理工作。檔案管理工作越來(lái)越需要復(fù)合型人才,要求管理人員既能夠了解水利工程的相關(guān)知識(shí),有擁有較強(qiáng)的信息技術(shù)水平,但是這樣的人才數(shù)量極其稀少,建設(shè)單位也不注重對(duì)人才的培訓(xùn),導(dǎo)致人才供不應(yīng)求。
二、如何做好水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作
1.加快對(duì)制度的完善
完善的制度是做好檔案管理工作的基礎(chǔ),因此,應(yīng)加快建立相關(guān)制度,才能夠使檔案管理工作在水利工程建設(shè)項(xiàng)目中發(fā)揮出積極作用。在制度建設(shè)的過(guò)程中,應(yīng)組織管理人員形成制度制定小組,對(duì)當(dāng)前水利工程建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)際情況進(jìn)行分析,對(duì)之前的檔案管理制度進(jìn)行研究,摒棄其中過(guò)期、落后的條款,對(duì)新形勢(shì)下的制度進(jìn)行補(bǔ)充,使檔案管理工作能夠與水利工程建設(shè)項(xiàng)目實(shí)際情況相符合。同時(shí),應(yīng)注重對(duì)制度的落實(shí),要求所有檔案管理工作人員深刻掌握規(guī)章制度,對(duì)制度中涉及到的內(nèi)容進(jìn)行了解,在工作中嚴(yán)格遵守,確保檔案管理制度的落實(shí)。
2.將傳統(tǒng)思想進(jìn)行轉(zhuǎn)變
為了能夠?qū)崿F(xiàn)創(chuàng)新工作方法的滲透,當(dāng)務(wù)之急是加快思想轉(zhuǎn)變,改變傳統(tǒng)的工作思路,能夠用創(chuàng)新思想武裝自己的頭腦,從而改變檔案管理工作方法。因此,上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視創(chuàng)新檔案管理方法,并將工作創(chuàng)新作為績(jī)效考核的范疇之中,對(duì)于在工作中努力創(chuàng)新、加快轉(zhuǎn)變的員工給予精神上和物質(zhì)上的獎(jiǎng)勵(lì)。同時(shí),應(yīng)實(shí)現(xiàn)超前管理,在水利工程項(xiàng)目開(kāi)展之前,就應(yīng)實(shí)現(xiàn)對(duì)工程的資料收集,打破傳統(tǒng)的被動(dòng)管理的方法,而主動(dòng)采取行為,了解水利工程建設(shè)的各個(gè)環(huán)節(jié),確保檔案管理工作的全面性和及時(shí)性。
3.加強(qiáng)培訓(xùn),提高水平
提高檔案人員的業(yè)務(wù)水平是檔案管理的基本保障,發(fā)展檔案事業(yè),必須牢固樹立人才是第一資源的觀念,堅(jiān)持以人為本,不斷提高檔案管理者素質(zhì),全面加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè),培養(yǎng)出一批熱愛(ài)檔案事業(yè)、具有專門知識(shí)和技能的檔案人才。通過(guò)不定期組織檔案人員參加水利行業(yè)組織的檔案學(xué)習(xí)班及學(xué)習(xí)各種檔案法律、法規(guī),學(xué)習(xí)水利工程檔案工作所需要的各種新理論、新知識(shí)、新技能,從而優(yōu)化檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu),提高檔案人員的檔案管理業(yè)務(wù)和管理水平。在工程建設(shè)和檔案管理過(guò)程中,可通過(guò)開(kāi)辦各類培訓(xùn)班或舉行座談會(huì)等多種形式,加強(qiáng)對(duì)檔案源頭單位業(yè)務(wù)的指導(dǎo)和監(jiān)督。同時(shí),檔案管理人員的信息技術(shù)水平也是非常重要的,在日常培訓(xùn)中,應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的信息技術(shù)培訓(xùn),有條件可以招聘一些信息技術(shù)專業(yè)的人員加入到檔案管理工作中,使其對(duì)檔案管理信息化建設(shè)工作負(fù)責(zé),從而提高檔案管理團(tuán)隊(duì)的整體水平。
1做好黃河防洪工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的重要意義
黃河防洪工程在前期、施工、竣工驗(yàn)收等各建設(shè)階段形成的具有保存價(jià)值的文字、圖標(biāo)、聲像等不同形式的歷史記錄,構(gòu)成了工程檔案,是治黃檔案管理的重要內(nèi)容。每項(xiàng)防洪工程檔案,不僅在靜態(tài)上反映該項(xiàng)工程面貌,而且從動(dòng)態(tài)上反映著工程的變化與發(fā)展,始終同它反映的工程對(duì)象的實(shí)際面貌保持一致,歷史地、客觀地反映和記錄了工程建設(shè)的全過(guò)程。防洪工程檔案管理作為黃河水利工程建設(shè)管理的重要組成部分,具有其它管理不可替代的作用,發(fā)揮著技術(shù)、經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益。黃河防洪工程具有項(xiàng)目多、投資大,且建設(shè)時(shí)間跨度長(zhǎng)、資金來(lái)源多、參見(jiàn)單位多、工程類型多等特點(diǎn).防洪工程檔案不僅在建設(shè)過(guò)程的日常管理和工程質(zhì)量評(píng)定、事故原因分析、索賠與反索賠、階段與竣工驗(yàn)收工作中具有重要作用,而且也是落實(shí)工程質(zhì)量終身責(zé)任制以及對(duì)已交付使用工程的管理、維護(hù)、簽訂的記錄憑證。借助工程建設(shè)檔案,能夠更好地了解和認(rèn)識(shí)過(guò)去,把握和服務(wù)現(xiàn)在。預(yù)見(jiàn)和指導(dǎo)未來(lái)。因此,各級(jí)工程建管單位在注重工程實(shí)體建設(shè)的同時(shí),都高度重視工程建設(shè)檔案管理工作。
2當(dāng)前黃河舫洪工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的現(xiàn)狀
2.1黃河防洪工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的主體發(fā)生變化
1998年以后,黃河防洪工程建設(shè)管理模式由計(jì)劃經(jīng)濟(jì)下形成的集“修、防、建、管”于一體的“自營(yíng)式的舊體制轉(zhuǎn)變到以“三項(xiàng)制度”為主體的新的管理體制,使建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的主體由計(jì)劃經(jīng)濟(jì)下單一的黃河部門過(guò)渡到“三制”管理下的施工、監(jiān)理、設(shè)計(jì)、建設(shè)、質(zhì)量監(jiān)督等各工程參建單位,黃河防洪工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的主體發(fā)生了根本性變化。2005年11月1日水利部下發(fā)了《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》(水辦[2005]480號(hào)),2008年9月9日下發(fā)了水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收管理辦法》水辦[20081366號(hào)等一系列文件。黃河水利委員會(huì)也下發(fā)了《黃河河務(wù)科技檔案分類及歸檔辦法》(黃辦檔[2oo816-~-)等文件??陀^地對(duì)工程項(xiàng)目建設(shè)中的檔案管理,工程項(xiàng)目竣工時(shí)的資料歸檔范圍、竣工資料編制以及整理、移交等方面都提出了新的要求。
2.2確保黃河防洪工程建設(shè)項(xiàng)目檔案資料的真實(shí)性、正確性帶來(lái)難度
檔案資料的真實(shí)性是做好工程資料的核心,更是保證黃河防洪工程質(zhì)量的技術(shù)靈魂。黃河防洪工程建設(shè)項(xiàng)目檔案資料的整理應(yīng)該實(shí)事求是,客觀正確,但是,由于施工單位、監(jiān)理單位的參與,有些工程資料為了“應(yīng)付上級(jí)檢查、聯(lián)查”而脫離實(shí)際,導(dǎo)致了檔案資料的真實(shí)性、正確性降低。工程檔案資料必須真實(shí),只有這樣才能準(zhǔn)確地處理工程建設(shè)過(guò)程中出現(xiàn)的一些問(wèn)題,才能保證工程建設(shè)的順利實(shí)施,也只有這樣,才能正確的指導(dǎo)工程建設(shè)后的運(yùn)行和管理工作,確保工程效益的真正實(shí)現(xiàn)。
2.3黃河防洪工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理存在的問(wèn)題
(1)合同條款對(duì)檔案管理的要求不明確
由于合同條款中對(duì)工程參建各方的檔案管理沒(méi)有明確規(guī)定,造成業(yè)主在工程建設(shè)過(guò)程中對(duì)設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工單位工程檔案的形成和管理缺乏有效的約束,致使設(shè)計(jì)、監(jiān)理,施工單位對(duì)工程檔案管理的重視程度不夠。在黃河防洪工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理實(shí)踐中我們發(fā)現(xiàn),某些監(jiān)理、施工企業(yè)對(duì)工程建設(shè)檔案的管理不象對(duì)工程進(jìn)度、施工質(zhì)量的要求那樣嚴(yán)格,不注意平時(shí)工程資料的收集、整理、歸檔,到了工程快竣工時(shí),才被迫組織人員進(jìn)行“突擊”,由于不注意平時(shí)工程資料的收集、整理,結(jié)果一些該歸檔的原始依據(jù)因被忽視而沒(méi)有歸檔。這種偏重工程建設(shè)施工,忽視工程建設(shè)原始檔案資料的收集保存,對(duì)工程竣工后原始資料的歸檔造成了不良影響,降低了工程竣工資料的歸檔質(zhì)量,給以后工程管理工作帶來(lái)了一定的困難。
(2)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案移交不夠及時(shí)
近幾年,黃河防洪工程建設(shè)戰(zhàn)線長(zhǎng)、項(xiàng)目多,增加了工程建設(shè)過(guò)程中檔案管理的難度。據(jù)濱州河務(wù)局統(tǒng)計(jì)自2005~2010年防洪工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的就有25個(gè),從工程參建各方的工程資料整理情況來(lái)看,不同程度存在諸多問(wèn)題,由于施工單位、監(jiān)理單位工程資料的整理、歸檔不及時(shí),加之工程建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收滯后等原因,造成施工、監(jiān)理單位在工程建設(shè)過(guò)程中形成的工程檔案向建設(shè)單位移交不及時(shí),工程建設(shè)檔案資料損壞、丟失等現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生,給工程資料歸檔保管工作造成了一定的難度。同時(shí)建設(shè)單位接受工程建設(shè)檔案后也存在分類歸檔保管不及時(shí),沒(méi)有將應(yīng)由上級(jí)檔案管理部門和工程管理單位歸檔保管的工程檔案及時(shí)進(jìn)行移交,在一定程度上降低了工程檔案的服務(wù)效能。
(3)施工企業(yè)檔案管理人員配備不足,部分人員水平較低
像堤防幫寬、機(jī)淤固堤、堤防道路等一些黃河防洪工程建設(shè)中的大型施工項(xiàng)目,跨年度施工,施工工期長(zhǎng),其建設(shè)過(guò)程中形成的檔案資料項(xiàng)目繁多,收集和管理難度較大。因此,其工程建設(shè)檔案的管理應(yīng)配備具有一定實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)水平的專職檔案人員。但在工程建設(shè)由計(jì)劃經(jīng)濟(jì)向市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)過(guò)渡中,由于檔案管理體制、管理制度不規(guī)范、不健全等原因,造成實(shí)際工作中的監(jiān)理、施工企業(yè)對(duì)工程資料的收集、整理、歸檔缺乏足夠的重視,忽視了工程建設(shè)過(guò)程中對(duì)檔案資料管理人員的要求,使部分工程建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理人員技術(shù)水平較低,配置不足,甚至沒(méi)有專職人員,結(jié)果使工程建設(shè)過(guò)程中形成的檔案資料質(zhì)量較差,給工程竣工后檔案資料整理歸檔及利用造成了極大困難。
3強(qiáng)化黃河防洪工程建設(shè)檔案管理的措旌
3.1加大宣傳力度,提高對(duì)工程檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)
工程資料檔案是工程建設(shè)的重要組成部分,建設(shè)單位要加大對(duì)工程檔案管理工作的宣傳,提高參建各單位對(duì)其重要性的認(rèn)識(shí),使之嚴(yán)格按照國(guó)家和黃河檔案管理部門對(duì)工程資料歸檔管理的規(guī)定,采取行之有效的管理措施,及時(shí)收集整理工程建設(shè)項(xiàng)目各個(gè)環(huán)節(jié)的文件資料,確保工程資料系統(tǒng)、全面、完整、真實(shí)可信。并在工程竣工后,及時(shí)整理、立卷、移交檔案管理部門。
3.2加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo).增強(qiáng)全員檔案意識(shí)
工程建設(shè)項(xiàng)目檔案涉及工程的各個(gè)方面遍布工程設(shè)計(jì)、管理、施工、監(jiān)理等各部門,工程檔案整理是一項(xiàng)貫穿整個(gè)項(xiàng)目的系統(tǒng)工程。所以需要領(lǐng)導(dǎo)高度重視,要增強(qiáng)全體參建人員的檔案意識(shí)。要積極對(duì)檔案管理人員進(jìn)行宣傳和培訓(xùn),提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和責(zé)任感。使全體人員從項(xiàng)目開(kāi)始,就做到統(tǒng)籌規(guī)劃。要有專門的人員負(fù)責(zé)各部門之間的協(xié)調(diào),保證檔案資料的完整、齊備和及時(shí)歸檔。
3.3建立符合黃河防洪工程建設(shè)實(shí)際的檔案管理制度
目前黃河防洪工程建設(shè)項(xiàng)目的管理運(yùn)行完全按照合同進(jìn)行,合同中關(guān)于工程資料的收集、整理及工程竣工資料的歸檔,移交的條款從根本上制約著建設(shè)項(xiàng)目檔案的管理,在工程建設(shè)檔案管理中能制約監(jiān)理、施工企業(yè)的行為的只有國(guó)家頒布的檔案法和工程合同。因此,從檔案法、合同法等法制的角度去研究、探索黃河招標(biāo)投標(biāo)工程建設(shè)中的檔案管理辦法,將工程檔案的歸檔范圍、歸檔程序、歸檔措施、工程竣工檔案的整理、移交作為工程條款寫進(jìn)招標(biāo)文件,在工程合同中明確業(yè)主和施工企業(yè)在工程檔案管理方面的責(zé)任和義務(wù),建立起符合黃河防洪工程建設(shè)實(shí)際的檔案管理制度,彌補(bǔ)目前檔案管理的缺陷,提高工程竣工檔案歸檔質(zhì)量,這是當(dāng)前黃河防洪工程建設(shè)的客觀需要。
3.4加強(qiáng)工程建設(shè)過(guò)程中對(duì)檔案管理工作的檢查、指導(dǎo)
針對(duì)目前黃河防洪工程建設(shè)中歸檔管理水平不高的現(xiàn)狀,建設(shè)單位加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的檢查、指導(dǎo)非常必要。通過(guò)建設(shè)單位有目的的檢查、指導(dǎo),可以引起監(jiān)理、施工企業(yè)對(duì)檔案管理工作的重視,及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理工作的薄弱環(huán)節(jié),予以加強(qiáng)和糾正,預(yù)防檔案管理不規(guī)范等行為的發(fā)生。同時(shí)建設(shè)單位可以將工程資料的歸檔范圍、立卷原則、文件材料的排列順序、案卷標(biāo)題的編寫、裝訂要求對(duì)施工企業(yè)提出要求和指導(dǎo),使他們知道在工程建設(shè)中應(yīng)形成和收集那些資料,有哪些具體要求,并依據(jù)工程檔案管理的需要選配和明確工程檔案管理的專(兼)職人員,至始至終做到定人、定崗、定責(zé)到位。
3.5把好工程檔案的初步驗(yàn)收關(guān)
由工程部門會(huì)同檔案管理部門對(duì)監(jiān)理、施工企業(yè)初立卷的竣工檔案進(jìn)行檢查驗(yàn)收,檢查工程檔案有無(wú)缺、漏項(xiàng),是否齊全完整,簽署手續(xù)是否完備,把好技術(shù)審核關(guān),保證竣工檔案形成的真實(shí)性、可靠性、準(zhǔn)確性,為工程的竣工驗(yàn)收做好準(zhǔn)備。
第一條為加強(qiáng)水利工程建設(shè)項(xiàng)目(以下簡(jiǎn)稱"水利工程")檔案管理工作,明確檔案管理職責(zé),規(guī)范檔案管理行為,充分發(fā)揮檔案在水利工程建設(shè)與管理中的作用,根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《水利檔案工作規(guī)定》及有關(guān)業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范,結(jié)合水利工程的特點(diǎn),制定本規(guī)定。
第二條水利工程檔案是指水利工程在前期、實(shí)施、竣工驗(yàn)收等各建設(shè)階段過(guò)程中形成的,具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
第三條水利工程檔案工作是水利工程建設(shè)與管理工作的重要組成部分。有關(guān)單位應(yīng)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo),將檔案工作納入水利工程建設(shè)與管理工作中,明確相關(guān)部門、人員的崗位職責(zé),健全制度,統(tǒng)籌安排檔案工作經(jīng)費(fèi),確保水利工程檔案工作的正常開(kāi)展。
第四條本規(guī)定適用于大中型水利工程,其他水利工程可參照?qǐng)?zhí)行。
第二章檔案管理
第五條水利工程檔案工作應(yīng)貫穿于水利工程建設(shè)程序的各個(gè)階段。即從水利工程建設(shè)前期就應(yīng)進(jìn)行文件材料的收集和整理工作;在簽訂有關(guān)合同、協(xié)議時(shí),應(yīng)對(duì)水利工程檔案的收集、整理、移交提出明確要求;檢查水利工程進(jìn)度與施工質(zhì)量時(shí),要同時(shí)檢查水利工程檔案的收集、整理情況;在進(jìn)行項(xiàng)目成果評(píng)審、鑒定和水利工程重要階段驗(yàn)收與竣工驗(yàn)收時(shí),要同時(shí)審查、驗(yàn)收工程檔案的內(nèi)容與質(zhì)量,并作出相應(yīng)的鑒定評(píng)語(yǔ)。
第六條各級(jí)建設(shè)管理部門應(yīng)積極配合檔案業(yè)務(wù)主管部門,認(rèn)真履行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)職責(zé),共同抓好水利工程檔案工作。
第七條項(xiàng)目法人對(duì)水利工程檔案工作負(fù)總責(zé),須認(rèn)真做好自身產(chǎn)生檔案的收集、整理、保管工作,并應(yīng)加強(qiáng)對(duì)各參建單位歸檔工作的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。大中型水利工程的項(xiàng)目法人,應(yīng)設(shè)立檔案室,落實(shí)專職檔案人員;其他水利工程的項(xiàng)目法人也應(yīng)配備相應(yīng)人員負(fù)責(zé)工程檔案工作。項(xiàng)目法人的檔案人員對(duì)各職能處室歸檔工作具有監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)職責(zé)。
第八條勘察設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工等參建單位,應(yīng)明確本單位相關(guān)部門和人員的歸檔責(zé)任,切實(shí)做好職責(zé)范圍內(nèi)水利工程檔案的收集、整理、歸檔和保管工作;屬于向項(xiàng)目法人等單位移交的應(yīng)歸檔文件材料,在完成收集、整理、審核工作后,應(yīng)及時(shí)提交項(xiàng)目法人。項(xiàng)目法人應(yīng)認(rèn)真做好有關(guān)檔案的接收、歸檔和向流域機(jī)構(gòu)檔案館的移交工作。
第九條工程建設(shè)的專業(yè)技術(shù)人員和管理人員是歸檔工作的直接責(zé)任人,須按要求將工作中形成的應(yīng)歸檔文件材料,進(jìn)行收集、整理、歸檔,如遇工作變動(dòng),須先交清原崗位應(yīng)歸檔的文件材料。
第十條水利工程檔案的質(zhì)量是衡量水利工程質(zhì)量的重要依據(jù),應(yīng)將其納入工程質(zhì)量管理程序。質(zhì)量管理部門應(yīng)認(rèn)真把好質(zhì)量監(jiān)督檢查關(guān),凡參建單位未按規(guī)定要求提交工程檔案的,不得通過(guò)驗(yàn)收或進(jìn)行質(zhì)量等級(jí)評(píng)定。工程檔案達(dá)不到規(guī)定要求的,項(xiàng)目法人不得返還其工程質(zhì)量保證金。
第十一條大中型水利工程均應(yīng)建設(shè)與工作任務(wù)相適應(yīng)的、符合規(guī)范要求的專用檔案庫(kù)房,配備必要的檔案裝具和設(shè)備;其他建設(shè)項(xiàng)目,也應(yīng)有滿足檔案工作需要的庫(kù)房、裝具和設(shè)備。所需費(fèi)用可分別列入工程總概算的管理房屋建設(shè)工程項(xiàng)目類和生產(chǎn)準(zhǔn)備費(fèi)中。
第十二條項(xiàng)目法人應(yīng)按照國(guó)家信息化建設(shè)的有關(guān)要求,充分利用新技術(shù),開(kāi)展水利工程檔案數(shù)字化工作,建立工程檔案數(shù)據(jù)庫(kù),大力開(kāi)發(fā)檔案信息資源,提高檔案管理水平,為工程建設(shè)與管理服務(wù)。
第十三條項(xiàng)目法人應(yīng)按時(shí)向上級(jí)主管單位報(bào)送《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理情況登記表》(附件1)。國(guó)家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目,還應(yīng)同時(shí)向水利部報(bào)送《國(guó)家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記表》(附件2)。
第三章歸檔與移交要求
第十四條水利工程檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期三種。長(zhǎng)期檔案的實(shí)際保存期限,不得短于工程的實(shí)際壽命。
第十五條《水利工程建設(shè)項(xiàng)目文件材料歸檔范圍和保管期限表》(附件3)是對(duì)項(xiàng)目法人等相關(guān)單位應(yīng)保存檔案的原則規(guī)定。項(xiàng)目法人可結(jié)合實(shí)際,補(bǔ)充制定更加具體的工程檔案歸檔范圍及符合工程建設(shè)實(shí)際的工程檔案分類方案。
第十六條水利工程檔案的歸檔工作,一般是由產(chǎn)生文件材料的單位或部門負(fù)責(zé)??偘鼏挝粚?duì)各分包單位提交的歸檔材料負(fù)有匯總責(zé)任。各參建單位技術(shù)負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)其提供檔案的內(nèi)容及質(zhì)量負(fù)責(zé);監(jiān)理工程師對(duì)施工單位提交的歸檔材料應(yīng)履行審核簽字手續(xù),監(jiān)理單位應(yīng)向項(xiàng)目法人提交對(duì)工程檔案內(nèi)容與整編質(zhì)量情況的專題審核報(bào)告。
第十七條水利工程文件材料的收集、整理應(yīng)符合《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(GB/T1182-2000)。歸檔文件材料的內(nèi)容與形式均應(yīng)滿足檔案整理規(guī)范要求。即內(nèi)容應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng);形式應(yīng)字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔、竣工圖及聲像材料須標(biāo)注的內(nèi)容清楚、簽字(章)手續(xù)完備,歸檔圖紙應(yīng)按《技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法》(GB/T10609.3-1989)要求統(tǒng)一折疊。
第十八條竣工圖是水利工程檔案的重要組成部分,必須做到完整、準(zhǔn)確、清晰、系統(tǒng)、修改規(guī)范、簽字手續(xù)完備。項(xiàng)目法人應(yīng)負(fù)責(zé)編制項(xiàng)目總平面圖和綜合管線竣工圖。施工單位應(yīng)以單位工程或?qū)I(yè)為單位編制竣工圖??⒐D須由編制單位在圖標(biāo)上方空白處逐張加蓋"竣工圖章"(附件4-1),有關(guān)單位和責(zé)任人應(yīng)嚴(yán)格履行簽字手續(xù)。每套竣工圖應(yīng)附編制說(shuō)明、鑒定意見(jiàn)及目錄。施工單位應(yīng)按以下要求編制竣工圖:
(一)按施工圖施工沒(méi)有變動(dòng)的,須在施工圖上加蓋并簽署竣工圖章;
(二)一般性的圖紙變更及符合杠改或劃改要求的,可在原施工圖上更改,在說(shuō)明欄內(nèi)注明變更依據(jù),加蓋并簽署竣工圖章;
(三)凡涉及結(jié)構(gòu)形式、工藝、平面布置等重大改變,或圖面變更超過(guò)1/3的,應(yīng)重新繪制竣工圖(可不再加蓋竣工圖章)。重繪圖應(yīng)按原圖編號(hào),并在說(shuō)明欄內(nèi)注明變更依據(jù),在圖標(biāo)欄內(nèi)注明"竣工階段"和繪制竣工圖的時(shí)間、單位、責(zé)任人。監(jiān)理單位應(yīng)在圖標(biāo)上方加蓋并簽署"竣工圖確認(rèn)章"(見(jiàn)附件4-2)。
第十九條水利工程建設(shè)聲像檔案是紙制載體檔案的必要補(bǔ)充。參建單位應(yīng)指定專人,負(fù)責(zé)各自產(chǎn)生的照片、膠片、錄音、錄像等聲像材料的收集、整理、歸檔工作,歸檔的聲像材料均應(yīng)標(biāo)注事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、作者等內(nèi)容。工程建設(shè)重要階段、重大事件、事故,必須要有完整的聲像材料歸檔。
第二十條電子文件的整理、歸檔,參照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB/T18894-2002)執(zhí)行。
第二十一條項(xiàng)目法人可根據(jù)實(shí)際需要,確定不同文件材料的歸檔份數(shù),但應(yīng)滿足以下要求:
(一)項(xiàng)目法人與運(yùn)行管理單位應(yīng)各保存1套較完整的工程檔案材料(當(dāng)二者為一個(gè)單位時(shí),應(yīng)異地保存1套);
(二)工程涉及多家運(yùn)行管理單位時(shí),各運(yùn)行管理單位則只保存與其管理范圍有關(guān)的工程檔案材料;
(三)當(dāng)有關(guān)文件材料需由若干單位保存時(shí),原件應(yīng)由項(xiàng)目產(chǎn)權(quán)單位保存,其他單位保存復(fù)制件;
(四)流域控制性水利樞紐工程或大江、大河、大湖的重要堤防工程,項(xiàng)目法人應(yīng)負(fù)責(zé)向流域機(jī)構(gòu)檔案館移交1套完整的工程竣工圖及工程竣工驗(yàn)收等相關(guān)文件材料(具體內(nèi)容參見(jiàn)附件3)。
第二十二條工程檔案的歸檔與移交必須編制檔案目錄。檔案目錄應(yīng)為案卷級(jí),并須填寫工程檔案交接單(見(jiàn)附件5)。交接雙方應(yīng)認(rèn)真核對(duì)目錄與實(shí)物,并由經(jīng)手人簽字、加蓋單位公章確認(rèn)。
第二十三條工程檔案的歸檔時(shí)間,可由項(xiàng)目法人根據(jù)實(shí)際情況確定??煞蛛A段在單位工程或單項(xiàng)工程完工后向項(xiàng)目法人歸檔,也可在主體工程全部完工后向項(xiàng)目法人歸檔。整個(gè)項(xiàng)目的歸檔工作和項(xiàng)目法人向有關(guān)單位的檔案移交工作,應(yīng)在工程竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)完成。
第四章檔案驗(yàn)收
第二十四條水利工程檔案驗(yàn)收是水利工程竣工驗(yàn)收的重要內(nèi)容,應(yīng)提前或與工程竣工驗(yàn)收同步進(jìn)行。凡檔案內(nèi)容與質(zhì)量達(dá)不到要求的水利工程,不得通過(guò)檔案驗(yàn)收;未通過(guò)檔案驗(yàn)收或檔案驗(yàn)收不合格的,不得進(jìn)行或通過(guò)工程的竣工驗(yàn)收。
第二十五條各級(jí)水行政主管部門組織的水利工程竣工驗(yàn)收,應(yīng)有檔案人員作為驗(yàn)收委員參加。水利部組織的工程驗(yàn)收,由水利部辦公廳檔案部門派員參加;流域機(jī)構(gòu)或省級(jí)水行政主管部門組織的工程驗(yàn)收,由相應(yīng)的檔案管理部門派員參加;其他單位組織的有關(guān)工程項(xiàng)目的驗(yàn)收,由組織工程驗(yàn)收單位的檔案人員參加。
第二十六條大中型水利工程在竣工驗(yàn)收前要進(jìn)行檔案專項(xiàng)驗(yàn)收。其他工程的檔案驗(yàn)收應(yīng)與工程竣工驗(yàn)收同步進(jìn)行。檔案專項(xiàng)驗(yàn)收可分為初步驗(yàn)收和正式驗(yàn)收。初步驗(yàn)收可由工程竣工驗(yàn)收主持單位委托相關(guān)單位組織進(jìn)行;正式驗(yàn)收應(yīng)由工程竣工驗(yàn)收主持單位的檔案業(yè)務(wù)主管部門負(fù)責(zé)。
第二十七條水利工程在進(jìn)行檔案專項(xiàng)驗(yàn)收前,項(xiàng)目法人應(yīng)組織工程參建單位對(duì)工程檔案的收集、整理、保管與歸檔情況進(jìn)行自檢,確認(rèn)工程檔案的內(nèi)容與質(zhì)量已達(dá)要求后,可向有關(guān)單位報(bào)送檔案自檢報(bào)告,并提出檔案專項(xiàng)驗(yàn)收申請(qǐng)。
檔案自檢報(bào)告應(yīng)包括:工程概況,工程檔案管理情況,文件材料的收集、整理、歸檔與保管情況,竣工圖的編制與整編質(zhì)量,工程檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全性的自我評(píng)價(jià)等內(nèi)容。
第二十八條檔案專項(xiàng)驗(yàn)收的主持單位在收到申請(qǐng)后,可委托有關(guān)單位對(duì)其工程檔案進(jìn)行驗(yàn)收前檢查評(píng)定,對(duì)具備驗(yàn)收條件的項(xiàng)目,應(yīng)成立檔案專項(xiàng)驗(yàn)收組進(jìn)行驗(yàn)收。檔案專項(xiàng)驗(yàn)收組由驗(yàn)收主持單位、國(guó)家或地方檔案行政管理部門、地方水行政管理部門及有關(guān)流域機(jī)構(gòu)等單位組成。必要時(shí),可聘請(qǐng)相關(guān)單位的檔案專家作為驗(yàn)收組成員參加驗(yàn)收。
第二十九條檔案專項(xiàng)驗(yàn)收工作的步驟、方法與內(nèi)容如下:
(一)聽(tīng)取項(xiàng)目法人有關(guān)工程建設(shè)情況和檔案收集、整理、歸檔、移交、管理與保管情況的自檢報(bào)告;
(二)聽(tīng)取監(jiān)理單位對(duì)項(xiàng)目檔案整理情況的審核報(bào)告;
(三)對(duì)驗(yàn)收前已進(jìn)行檔案檢查評(píng)定的水利工程,還應(yīng)聽(tīng)取被委托單位的檢查評(píng)定意見(jiàn);
(四)查看現(xiàn)場(chǎng)(了解工程建設(shè)實(shí)際情況);
(五)根據(jù)水利工程建設(shè)規(guī)模,抽查各單位檔案整理情況。抽查比例一般不得少于項(xiàng)目法人應(yīng)保存檔案數(shù)量的8%,其中竣工圖不得少于一套竣工圖總張數(shù)的10%;抽查檔案總量應(yīng)在200卷以上;
(六)驗(yàn)收組成員進(jìn)行綜合評(píng)議;
(七)形成檔案專項(xiàng)驗(yàn)收意見(jiàn),并向項(xiàng)目法人和所有會(huì)議代表反饋;
(八)驗(yàn)收主持單位以文件形式正式印發(fā)檔案專項(xiàng)驗(yàn)收意見(jiàn)。
第三十條檔案專項(xiàng)驗(yàn)收意見(jiàn)應(yīng)包括以下內(nèi)容:
(一)工程概況。
(二)工程檔案管理情況:
1、工程檔案工作管理體制與管理狀況
2、文件材料的收集、整理、立卷質(zhì)量與數(shù)量
3、竣工圖的編制質(zhì)量與整編情況
4、工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)性評(píng)價(jià)
(三)存在問(wèn)題及整改要求。
幾年來(lái),上海水利投資建設(shè)有限公司組織實(shí)施國(guó)家治理太湖流域擴(kuò)大攔路港、疏浚泖河、斜塘工程,紅旗塘工程,黃浦江上游干流段防洪工程(簡(jiǎn)稱治太“2+1”工程),市區(qū)防汛墻工程,蘇州河六支流建閘工程等二十多項(xiàng)國(guó)家和上海市重點(diǎn)工程項(xiàng)目的建設(shè),由于這些項(xiàng)目具有投資大、周期長(zhǎng)、環(huán)節(jié)多、內(nèi)外協(xié)作關(guān)系復(fù)雜的特點(diǎn),因而形成的檔案有多種載體、檔案數(shù)量多、保存價(jià)值高。這些工程檔案既是重點(diǎn)水利工程建設(shè)的真實(shí)記錄和全面鑒定工程質(zhì)量、查明事故原因、追究事故責(zé)任的重要依據(jù),也是整個(gè)上海城市建設(shè)和國(guó)家及上海檔案的重要組成部分;它在保障城市人民生活正常進(jìn)行和預(yù)防及抵御自然災(zāi)害方面有重要作用。它既為水務(wù)工程項(xiàng)目的建設(shè)、維修、管理、改擴(kuò)建服務(wù),又為上海長(zhǎng)遠(yuǎn)的經(jīng)濟(jì)建設(shè)和水務(wù)事業(yè)不斷發(fā)展服務(wù)。所以,做好這些重點(diǎn)水務(wù)工程項(xiàng)目的檔案工作對(duì)推動(dòng)上海經(jīng)濟(jì)可持續(xù)發(fā)展具有十分重要的意義。同時(shí),我們也看到,隨著我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的逐步建立,國(guó)家重點(diǎn)工程項(xiàng)日在投資、管理、建設(shè)等方面發(fā)生了一系列的變化,對(duì)工程檔案的收集、管理、歸檔、流向提出了新的問(wèn)題。特別是近幾年,計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的普及,越來(lái)越多的文件將直接在電腦上產(chǎn)生和傳輸,無(wú)紙化辦公方式產(chǎn)生的電子文件、圖像文件、圖形文件等,給傳統(tǒng)的檔案管理工作帶來(lái)新課題和新挑戰(zhàn),面對(duì)這種形勢(shì),如何加強(qiáng)對(duì)重點(diǎn)水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的管理,應(yīng)作進(jìn)一步的思考與研究。
1上海重點(diǎn)水利建設(shè)項(xiàng)目檔案的現(xiàn)狀
我國(guó)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作起步于50年代,發(fā)展于80年代。1985年、1992年國(guó)家檔案局和國(guó)家計(jì)委召開(kāi)了兩次“全國(guó)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案資料工作座淡會(huì)”,國(guó)家檔案局、國(guó)家計(jì)委領(lǐng)導(dǎo)在會(huì)上講了話。1992年國(guó)家檔案局頒發(fā)了《建設(shè)項(xiàng)日(工程)檔案驗(yàn)收辦法》。1997年國(guó)家檔案局和國(guó)家計(jì)委聯(lián)合了《國(guó)家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)日檔案管理登記辦法》。這些規(guī)定和辦法為重點(diǎn)項(xiàng)目檔案工作的健康發(fā)展提供了保證。在國(guó)家重點(diǎn)水利建設(shè)工程項(xiàng)日中,首先規(guī)范檔案管理的是引灤入津工程,此后,葛洲壩工程、魯布革工程、小浪底工程至現(xiàn)在在建的三峽工程,檔案管理工作提高到一個(gè)新的高度。在這些工程建設(shè)中出現(xiàn)了專業(yè)檔案管理人員,制定了比較健全的項(xiàng)目檔案管理制度,管理嚴(yán)格,服務(wù)有效,為重點(diǎn)水利工程建設(shè)提供了優(yōu)質(zhì)服務(wù)。上海從80年代以來(lái),就開(kāi)始對(duì)上海市水利工程建設(shè)項(xiàng)日檔案工作加強(qiáng)探索和思考,在對(duì)上海太浦河工程建設(shè)檔案管理的實(shí)踐基礎(chǔ)上,通過(guò)“九五計(jì)劃”參與治太“2+1”工程、張家塘泵閘樞紐工程、市區(qū)防汛墻工程、蘇州河六支流建閘工程等市重點(diǎn)水利工程項(xiàng)目建設(shè),使上海水利工程建設(shè)的檔案管理工作呈現(xiàn)出新面貌。這些重點(diǎn)工程項(xiàng)目工作計(jì)劃性強(qiáng),管理科學(xué),組織嚴(yán)密,程序規(guī)范,為做好檔案工作提供了良好的外部條件。我公司配合市水務(wù)局(原市水利局)在摸索和總結(jié)重點(diǎn)水利工程檔案管理經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上于1999年制定了《上海市水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定(試行)》,使上海重點(diǎn)水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作走向制度化、規(guī)范化的道路,開(kāi)始與工程建設(shè)協(xié)調(diào)同步,為上海水利工程優(yōu)質(zhì)保量的完成發(fā)揮了積極作用。
2上海重點(diǎn)水利建設(shè)項(xiàng)目存在的問(wèn)題與思考
“十五”期間,國(guó)家將繼續(xù)加大城市建設(shè)與管理,改善生態(tài)環(huán)境為重點(diǎn),增強(qiáng)可持續(xù)發(fā)展能力,拉動(dòng)內(nèi)需的政策不會(huì)變。在十五計(jì)劃中,上海市水務(wù)局將投資460億用于不斷完善防汛保安、水環(huán)境保護(hù)和水資源配置“三大體系”,完善和新建46個(gè)排水系統(tǒng),新建—批大型出海閘和19座區(qū)域除澇泵站,也包括正在組織實(shí)施的新增黃浦江110公里防汛墻工程以及正在建設(shè)中的治太“2+1”工程等,這使得“十五”期間的重點(diǎn)水務(wù)建設(shè)項(xiàng)目的檔案工作十分艱巨,既有全面深化的問(wèn)題,更有抓住重點(diǎn)、難點(diǎn)工作,進(jìn)一步開(kāi)拓創(chuàng)新的問(wèn)題。
2.1對(duì)加入WTO和國(guó)家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目管理體制改革帶來(lái)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理變化缺少研究和思考。
近年來(lái),重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目管理工作發(fā)生了很大變化,國(guó)家對(duì)建設(shè)管理體制改革正逐步推進(jìn),工程招投標(biāo)制度、竣工驗(yàn)收備案制度、監(jiān)理制度、市場(chǎng)稽查制度逐漸完善,有形建筑市場(chǎng)正在加強(qiáng),到2001年底全國(guó)58%的有形建筑市場(chǎng)已實(shí)現(xiàn)與政府監(jiān)管機(jī)構(gòu)的職能分離,科技成果轉(zhuǎn)化與信息化建設(shè)力度加強(qiáng),有10多個(gè)省制定了推廣應(yīng)用新技術(shù),限制淘汰落后技術(shù)的管理規(guī)定和實(shí)施細(xì)則。為適應(yīng)WTO與國(guó)際慣例接軌的需要,政府轉(zhuǎn)變職能,行政審批進(jìn)行改革,對(duì)不適應(yīng)深化改革、擴(kuò)大開(kāi)放新形勢(shì)的部分規(guī)章和規(guī)范性文件進(jìn)行了系統(tǒng)的清理、修訂,使項(xiàng)目檔案內(nèi)容、形式、規(guī)定、制度、以及各種檔案載體都發(fā)生相應(yīng)變化,但與之相對(duì)應(yīng)的各種檔案管理制度、法規(guī)未及時(shí)做相應(yīng)調(diào)整和修改,工程檔案還沒(méi)有納入新的管理機(jī)制,如何與國(guó)際慣例接軌,如何盡快建立完善項(xiàng)目檔案法規(guī)制度,目前缺乏研究和應(yīng)對(duì)措施。
2.2對(duì)檔案工作重視不夠,國(guó)家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目大都點(diǎn)多線長(zhǎng),且施工隊(duì)伍流動(dòng)性強(qiáng),目前還沒(méi)有形成有效檔案組織管理網(wǎng)絡(luò),一是檔案工作人員網(wǎng)絡(luò)不健全,檔案人員的職責(zé)不清:二是檔案資料流向網(wǎng)絡(luò)不健全,使得工程建設(shè)中技術(shù)、施工人員調(diào)動(dòng)、變更,導(dǎo)致人走檔案走,人走檔案沒(méi)人做的現(xiàn)象出現(xiàn),影響了檔案工作的質(zhì)量。
2.3檔案管理水平普遍較差,在項(xiàng)日檔案管理工作上遠(yuǎn)沒(méi)有達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、規(guī)范化管理。從近幾年參與我公司組織實(shí)施的重點(diǎn)水利工程項(xiàng)目的施工單位檔案管理情況來(lái)看,許多施工企業(yè)檔案管理體制上不健全,檔案規(guī)章制度形同虛設(shè),沒(méi)有形成有效的管理和監(jiān)督機(jī)制,在制度執(zhí)行上也存在“軟”的現(xiàn)象。
2.4檔案專業(yè)人才缺乏,知識(shí)結(jié)構(gòu)老化,知識(shí)層次低。在重點(diǎn)水務(wù)工程建設(shè)中,檔案人員一般是新參加工作的同志多,工程技術(shù)人員多,缺乏檔案專業(yè)知識(shí),對(duì)工程檔案比較陌生,檔案專業(yè)畢業(yè)或者有檔案館員中高級(jí)職稱的人很少,熟悉檔案法規(guī)和制度,熟練撐握網(wǎng)絡(luò)技術(shù),軟件制作,用電腦進(jìn)行操作并對(duì)檔案進(jìn)行開(kāi)發(fā)再利用的專業(yè)人才更是奇缺。
3對(duì)策和建議
3.1加強(qiáng)對(duì)建設(shè)管理體制改革的研究,立求項(xiàng)目檔案管理走在前面。
要定期對(duì)國(guó)家制定適應(yīng)建設(shè)管理體制改革的檔案管理制度和法規(guī)進(jìn)行研究學(xué)習(xí),及時(shí)制定一批既符合工程檔案上作自身發(fā)展規(guī)律,又適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)要求,既符合我國(guó)國(guó)情義兼容國(guó)外先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)的檔案法規(guī)規(guī)章。2001年,國(guó)家檔案局為適應(yīng)建設(shè)項(xiàng)目的改革開(kāi)始制定《基本建設(shè)項(xiàng)目竣工文件的編制和檔案整理規(guī)范》、《國(guó)家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收規(guī)范》兩個(gè)文件,為進(jìn)一步做好項(xiàng)目檔案工作創(chuàng)造了良好的環(huán)境,提供了及時(shí)服務(wù),也為我們應(yīng)對(duì)工程建設(shè)體制改革如何提高檔案提供了參考依據(jù),我們可根據(jù)其要求,及時(shí)學(xué)習(xí)和宣傳,并結(jié)合工程建設(shè)實(shí)踐,通過(guò)今后幾年的努力,不斷完善重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的規(guī)章制度,依法管好重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的檔案。
3.2以全員檔案意識(shí),認(rèn)真抓好檔案的收集、保管、利用三個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)。
重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案涉及工程方方面面的工作,貫穿于工程全過(guò)程,工程的管理、設(shè)計(jì)、技術(shù)人員和施工人員對(duì)工程項(xiàng)目的情況最了解,大量的檔案產(chǎn)生于他們手中,他們也是今后利用檔案的主體,一組完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的檔案,必須發(fā)揮全體參戰(zhàn)人員的檔案意識(shí),一起參與檔案收集,特別是在項(xiàng)目建設(shè)初期,遵循項(xiàng)目建設(shè)和檔案形成的規(guī)律,對(duì)項(xiàng)目檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃,抓早收集。在安全保管的基礎(chǔ)上,加大對(duì)檔案的開(kāi)發(fā)再利用力度。上海水利投資建設(shè)有限公司在近幾年參與建設(shè)上海重大工程的實(shí)踐中,檔案人員能深入現(xiàn)場(chǎng),進(jìn)行及時(shí)的指導(dǎo),一方面向工程技術(shù)、管理人員宣傳檔案在工程建設(shè)中重要作用,使他們能自覺(jué)地把握好檔案材料的完整程度,另一方面加強(qiáng)檔案人員與工程技術(shù)人員的聯(lián)系,積極提供有效服務(wù),通力合作,使重點(diǎn)項(xiàng)目檔案工作呈現(xiàn)出新面貌。
3.3計(jì)算機(jī)技術(shù)給檔案工作帶來(lái)的深刻影響,要大力加強(qiáng)對(duì)重點(diǎn)水務(wù)工程檔案工作信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的研究。
大力推行對(duì)縮微檔案、磁介質(zhì)檔案、電子文件檔案在工程檔案中運(yùn)用。目前,美國(guó)、德國(guó)、荷蘭對(duì)縮微、多媒體電子文件檔案管理已趨于成熟,近幾年在工程檔案管理中采用CAD光盤技術(shù)。我們可以借鑒先進(jìn)管理方法,采用先進(jìn)技術(shù),避免走彎路。由于日前光盤的刻錄技術(shù)已相當(dāng)普遍,國(guó)家又制定《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》,使得工程建設(shè)檔案管理中利用光盤塔或光盤庫(kù)載體進(jìn)行檔案管理成為可能,也就成為項(xiàng)目檔案管理一個(gè)發(fā)展方向。近幾年,上海水利投資建設(shè)公司也開(kāi)始對(duì)照片檔案、錄像檔案、紙質(zhì)檔案制成多媒體和進(jìn)行光盤刻錄,對(duì)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、信息化作了有益探索。
3.4加大檔案人才的培養(yǎng)力度,努力提高重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作人員的素質(zhì)。
面對(duì)經(jīng)濟(jì)和科技的發(fā)展以及我國(guó)加入WTO的新形勢(shì),檔案人員必須提高素質(zhì),以業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高為抓手,對(duì)檔案專業(yè)知識(shí)進(jìn)行學(xué)習(xí),對(duì)現(xiàn)有的檔案人員,可以通過(guò)委培、進(jìn)修、培訓(xùn),不斷拓寬知識(shí)面,優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu),掌握管理項(xiàng)日檔案所需要的相關(guān)知識(shí)和計(jì)算機(jī)管理檔案的技能以及一定外語(yǔ)水平,同時(shí)要大力引進(jìn)檔案專業(yè)中高級(jí)人才,為重點(diǎn)水務(wù)建設(shè)項(xiàng)目服務(wù)。
3.5對(duì)項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收做到規(guī)范、嚴(yán)格把關(guān)。
第一條為加強(qiáng)水利工程建設(shè)項(xiàng)目(以下簡(jiǎn)稱"水利工程")檔案管理工作,明確檔案管理職責(zé),規(guī)范檔案管理行為,充分發(fā)揮檔案在水利工程建設(shè)與管理中的作用,根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《水利檔案工作規(guī)定》及有關(guān)業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范,結(jié)合水利工程的特點(diǎn),制定本規(guī)定。
第二條水利工程檔案是指水利工程在前期、實(shí)施、竣工驗(yàn)收等各建設(shè)階段過(guò)程中形成的,具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
第三條水利工程檔案工作是水利工程建設(shè)與管理工作的重要組成部分。有關(guān)單位應(yīng)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo),將檔案工作納入水利工程建設(shè)與管理工作中,明確相關(guān)部門、人員的崗位職責(zé),健全制度,統(tǒng)籌安排檔案工作經(jīng)費(fèi),確保水利工程檔案工作的正常開(kāi)展。
第四條本規(guī)定適用于大中型水利工程,其他水利工程可參照?qǐng)?zhí)行。
第二章檔案管理
第五條水利工程檔案工作應(yīng)貫穿于水利工程建設(shè)程序的各個(gè)階段。即從水利工程建設(shè)前期就應(yīng)進(jìn)行文件材料的收集和整理工作;在簽訂有關(guān)合同、協(xié)議時(shí),應(yīng)對(duì)水利工程檔案的收集、整理、移交提出明確要求;檢查水利工程進(jìn)度與施工質(zhì)量時(shí),要同時(shí)檢查水利工程檔案的收集、整理情況;在進(jìn)行項(xiàng)目成果評(píng)審、鑒定和水利工程重要階段驗(yàn)收與竣工驗(yàn)收時(shí),要同時(shí)審查、驗(yàn)收工程檔案的內(nèi)容與質(zhì)量,并作出相應(yīng)的鑒定評(píng)語(yǔ)。
第六條各級(jí)建設(shè)管理部門應(yīng)積極配合檔案業(yè)務(wù)主管部門,認(rèn)真履行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)職責(zé),共同抓好水利工程檔案工作。
第七條項(xiàng)目法人對(duì)水利工程檔案工作負(fù)總責(zé),須認(rèn)真做好自身產(chǎn)生檔案的收集、整理、保管工作,并應(yīng)加強(qiáng)對(duì)各參建單位歸檔工作的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。大中型水利工程的項(xiàng)目法人,應(yīng)設(shè)立檔案室,落實(shí)專職檔案人員;其他水利工程的項(xiàng)目法人也應(yīng)配備相應(yīng)人員負(fù)責(zé)工程檔案工作。項(xiàng)目法人的檔案人員對(duì)各職能處室歸檔工作具有監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)職責(zé)。
第八條勘察設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工等參建單位,應(yīng)明確本單位相關(guān)部門和人員的歸檔責(zé)任,切實(shí)做好職責(zé)范圍內(nèi)水利工程檔案的收集、整理、歸檔和保管工作;屬于向項(xiàng)目法人等單位移交的應(yīng)歸檔文件材料,在完成收集、整理、審核工作后,應(yīng)及時(shí)提交項(xiàng)目法人。項(xiàng)目法人應(yīng)認(rèn)真做好有關(guān)檔案的接收、歸檔和向流域機(jī)構(gòu)檔案館的移交工作。
第九條工程建設(shè)的專業(yè)技術(shù)人員和管理人員是歸檔工作的直接責(zé)任人,須按要求將工作中形成的應(yīng)歸檔文件材料,進(jìn)行收集、整理、歸檔,如遇工作變動(dòng),須先交清原崗位應(yīng)歸檔的文件材料。
第十條水利工程檔案的質(zhì)量是衡量水利工程質(zhì)量的重要依據(jù),應(yīng)將其納入工程質(zhì)量管理程序。質(zhì)量管理部門應(yīng)認(rèn)真把好質(zhì)量監(jiān)督檢查關(guān),凡參建單位未按規(guī)定要求提交工程檔案的,不得通過(guò)驗(yàn)收或進(jìn)行質(zhì)量等級(jí)評(píng)定。工程檔案達(dá)不到規(guī)定要求的,項(xiàng)目法人不得返還其工程質(zhì)量保證金。
第十一條大中型水利工程均應(yīng)建設(shè)與工作任務(wù)相適應(yīng)的、符合規(guī)范要求的專用檔案庫(kù)房,配備必要的檔案裝具和設(shè)備;其他建設(shè)項(xiàng)目,也應(yīng)有滿足檔案工作需要的庫(kù)房、裝具和設(shè)備。所需費(fèi)用可分別列入工程總概算的管理房屋建設(shè)工程項(xiàng)目類和生產(chǎn)準(zhǔn)備費(fèi)中。
第十二條項(xiàng)目法人應(yīng)按照國(guó)家信息化建設(shè)的有關(guān)要求,充分利用新技術(shù),開(kāi)展水利工程檔案數(shù)字化工作,建立工程檔案數(shù)據(jù)庫(kù),大力開(kāi)發(fā)檔案信息資源,提高檔案管理水平,為工程建設(shè)與管理服務(wù)。
第十三條項(xiàng)目法人應(yīng)按時(shí)向上級(jí)主管單位報(bào)送《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理情況登記表》(附件1)。國(guó)家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目,還應(yīng)同時(shí)向水利部報(bào)送《國(guó)家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記表》(附件2)。
第三章歸檔與移交要求
第十四條水利工程檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期三種。長(zhǎng)期檔案的實(shí)際保存期限,不得短于工程的實(shí)際壽命。
第十五條《水利工程建設(shè)項(xiàng)目文件材料歸檔范圍和保管期限表》(附件3)是對(duì)項(xiàng)目法人等相關(guān)單位應(yīng)保存檔案的原則規(guī)定。項(xiàng)目法人可結(jié)合實(shí)際,補(bǔ)充制定更加具體的工程檔案歸檔范圍及符合工程建設(shè)實(shí)際的工程檔案分類方案。
第十六條水利工程檔案的歸檔工作,一般是由產(chǎn)生文件材料的單位或部門負(fù)責(zé)??偘鼏挝粚?duì)各分包單位提交的歸檔材料負(fù)有匯總責(zé)任。各參建單位技術(shù)負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)其提供檔案的內(nèi)容及質(zhì)量負(fù)責(zé);監(jiān)理工程師對(duì)施工單位提交的歸檔材料應(yīng)履行審核簽字手續(xù),監(jiān)理單位應(yīng)向項(xiàng)目法人提交對(duì)工程檔案內(nèi)容與整編質(zhì)量情況的專題審核報(bào)告。
第十七條水利工程文件材料的收集、整理應(yīng)符合《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(GB/T1182-2000)。歸檔文件材料的內(nèi)容與形式均應(yīng)滿足檔案整理規(guī)范要求。即內(nèi)容應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng);形式應(yīng)字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔、竣工圖及聲像材料須標(biāo)注的內(nèi)容清楚、簽字(章)手續(xù)完備,歸檔圖紙應(yīng)按《技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法》(GB/T10609.3-1989)要求統(tǒng)一折疊。
第十八條竣工圖是水利工程檔案的重要組成部分,必須做到完整、準(zhǔn)確、清晰、系統(tǒng)、修改規(guī)范、簽字手續(xù)完備。項(xiàng)目法人應(yīng)負(fù)責(zé)編制項(xiàng)目總平面圖和綜合管線竣工圖。施工單位應(yīng)以單位工程或?qū)I(yè)為單位編制竣工圖??⒐D須由編制單位在圖標(biāo)上方空白處逐張加蓋"竣工圖章"(附件4-1),有關(guān)單位和責(zé)任人應(yīng)嚴(yán)格履行簽字手續(xù)。每套竣工圖應(yīng)附編制說(shuō)明、鑒定意見(jiàn)及目錄。施工單位應(yīng)按以下要求編制竣工圖:
(一)按施工圖施工沒(méi)有變動(dòng)的,須在施工圖上加蓋并簽署竣工圖章;
(二)一般性的圖紙變更及符合杠改或劃改要求的,可在原施工圖上更改,在說(shuō)明欄內(nèi)注明變更依據(jù),加蓋并簽署竣工圖章;
(三)凡涉及結(jié)構(gòu)形式、工藝、平面布置等重大改變,或圖面變更超過(guò)1/3的,應(yīng)重新繪制竣工圖(可不再加蓋竣工圖章)。重繪圖應(yīng)按原圖編號(hào),并在說(shuō)明欄內(nèi)注明變更依據(jù),在圖標(biāo)欄內(nèi)注明"竣工階段"和繪制竣工圖的時(shí)間、單位、責(zé)任人。監(jiān)理單位應(yīng)在圖標(biāo)上方加蓋并簽署"竣工圖確認(rèn)章"(見(jiàn)附件4-2)。
第十九條水利工程建設(shè)聲像檔案是紙制載體檔案的必要補(bǔ)充。參建單位應(yīng)指定專人,負(fù)責(zé)各自產(chǎn)生的照片、膠片、錄音、錄像等聲像材料的收集、整理、歸檔工作,歸檔的聲像材料均應(yīng)標(biāo)注事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、作者等內(nèi)容。工程建設(shè)重要階段、重大事件、事故,必須要有完整的聲像材料歸檔。
第二十條電子文件的整理、歸檔,參照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB/T18894-2002)執(zhí)行。
第二十一條項(xiàng)目法人可根據(jù)實(shí)際需要,確定不同文件材料的歸檔份數(shù),但應(yīng)滿足以下要求:
(一)項(xiàng)目法人與運(yùn)行管理單位應(yīng)各保存1套較完整的工程檔案材料(當(dāng)二者為一個(gè)單位時(shí),應(yīng)異地保存1套);
(二)工程涉及多家運(yùn)行管理單位時(shí),各運(yùn)行管理單位則只保存與其管理范圍有關(guān)的工程檔案材料;
(三)當(dāng)有關(guān)文件材料需由若干單位保存時(shí),原件應(yīng)由項(xiàng)目產(chǎn)權(quán)單位保存,其他單位保存復(fù)制件;
(四)流域控制性水利樞紐工程或大江、大河、大湖的重要堤防工程,項(xiàng)目法人應(yīng)負(fù)責(zé)向流域機(jī)構(gòu)檔案館移交1套完整的工程竣工圖及工程竣工驗(yàn)收等相關(guān)文件材料(具體內(nèi)容參見(jiàn)附件3)。
第二十二條工程檔案的歸檔與移交必須編制檔案目錄。檔案目錄應(yīng)為案卷級(jí),并須填寫工程檔案交接單(見(jiàn)附件5)。交接雙方應(yīng)認(rèn)真核對(duì)目錄與實(shí)物,并由經(jīng)手人簽字、加蓋單位公章確認(rèn)。
第二十三條工程檔案的歸檔時(shí)間,可由項(xiàng)目法人根據(jù)實(shí)際情況確定??煞蛛A段在單位工程或單項(xiàng)工程完工后向項(xiàng)目法人歸檔,也可在主體工程全部完工后向項(xiàng)目法人歸檔。整個(gè)項(xiàng)目的歸檔工作和項(xiàng)目法人向有關(guān)單位的檔案移交工作,應(yīng)在工程竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)完成。
第四章檔案驗(yàn)收
第二十四條水利工程檔案驗(yàn)收是水利工程竣工驗(yàn)收的重要內(nèi)容,應(yīng)提前或與工程竣工驗(yàn)收同步進(jìn)行。凡檔案內(nèi)容與質(zhì)量達(dá)不到要求的水利工程,不得通過(guò)檔案驗(yàn)收;未通過(guò)檔案驗(yàn)收或檔案驗(yàn)收不合格的,不得進(jìn)行或通過(guò)工程的竣工驗(yàn)收。
第二十五條各級(jí)水行政主管部門組織的水利工程竣工驗(yàn)收,應(yīng)有檔案人員作為驗(yàn)收委員參加。水利部組織的工程驗(yàn)收,由水利部辦公廳檔案部門派員參加;流域機(jī)構(gòu)或省級(jí)水行政主管部門組織的工程驗(yàn)收,由相應(yīng)的檔案管理部門派員參加;其他單位組織的有關(guān)工程項(xiàng)目的驗(yàn)收,由組織工程驗(yàn)收單位的檔案人員參加。
第二十六條大中型水利工程在竣工驗(yàn)收前要進(jìn)行檔案專項(xiàng)驗(yàn)收。其他工程的檔案驗(yàn)收應(yīng)與工程竣工驗(yàn)收同步進(jìn)行。檔案專項(xiàng)驗(yàn)收可分為初步驗(yàn)收和正式驗(yàn)收。初步驗(yàn)收可由工程竣工驗(yàn)收主持單位委托相關(guān)單位組織進(jìn)行;正式驗(yàn)收應(yīng)由工程竣工驗(yàn)收主持單位的檔案業(yè)務(wù)主管部門負(fù)責(zé)。
第二十七條水利工程在進(jìn)行檔案專項(xiàng)驗(yàn)收前,項(xiàng)目法人應(yīng)組織工程參建單位對(duì)工程檔案的收集、整理、保管與歸檔情況進(jìn)行自檢,確認(rèn)工程檔案的內(nèi)容與質(zhì)量已達(dá)要求后,可向有關(guān)單位報(bào)送檔案自檢報(bào)告,并提出檔案專項(xiàng)驗(yàn)收申請(qǐng)。
檔案自檢報(bào)告應(yīng)包括:工程概況,工程檔案管理情況,文件材料的收集、整理、歸檔與保管情況,竣工圖的編制與整編質(zhì)量,工程檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全性的自我評(píng)價(jià)等內(nèi)容。
第二十八條檔案專項(xiàng)驗(yàn)收的主持單位在收到申請(qǐng)后,可委托有關(guān)單位對(duì)其工程檔案進(jìn)行驗(yàn)收前檢查評(píng)定,對(duì)具備驗(yàn)收條件的項(xiàng)目,應(yīng)成立檔案專項(xiàng)驗(yàn)收組進(jìn)行驗(yàn)收。檔案專項(xiàng)驗(yàn)收組由驗(yàn)收主持單位、國(guó)家或地方檔案行政管理部門、地方水行政管理部門及有關(guān)流域機(jī)構(gòu)等單位組成。必要時(shí),可聘請(qǐng)相關(guān)單位的檔案專家作為驗(yàn)收組成員參加驗(yàn)收。
第二十九條檔案專項(xiàng)驗(yàn)收工作的步驟、方法與內(nèi)容如下:
(一)聽(tīng)取項(xiàng)目法人有關(guān)工程建設(shè)情況和檔案收集、整理、歸檔、移交、管理與保管情況的自檢報(bào)告;
(二)聽(tīng)取監(jiān)理單位對(duì)項(xiàng)目檔案整理情況的審核報(bào)告;
(三)對(duì)驗(yàn)收前已進(jìn)行檔案檢查評(píng)定的水利工程,還應(yīng)聽(tīng)取被委托單位的檢查評(píng)定意見(jiàn);
(四)查看現(xiàn)場(chǎng)(了解工程建設(shè)實(shí)際情況);
(五)根據(jù)水利工程建設(shè)規(guī)模,抽查各單位檔案整理情況。抽查比例一般不得少于項(xiàng)目法人應(yīng)保存檔案數(shù)量的8%,其中竣工圖不得少于一套竣工圖總張數(shù)的10%;抽查檔案總量應(yīng)在200卷以上;
(六)驗(yàn)收組成員進(jìn)行綜合評(píng)議;
(七)形成檔案專項(xiàng)驗(yàn)收意見(jiàn),并向項(xiàng)目法人和所有會(huì)議代表反饋;
(八)驗(yàn)收主持單位以文件形式正式印發(fā)檔案專項(xiàng)驗(yàn)收意見(jiàn)。
第三十條檔案專項(xiàng)驗(yàn)收意見(jiàn)應(yīng)包括以下內(nèi)容:
(一)工程概況。
(二)工程檔案管理情況:
1、工程檔案工作管理體制與管理狀況
2、文件材料的收集、整理、立卷質(zhì)量與數(shù)量
3、竣工圖的編制質(zhì)量與整編情況
4、工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)性評(píng)價(jià)
(三)存在問(wèn)題及整改要求。
(四)驗(yàn)收結(jié)論。
(五)驗(yàn)收組成員簽字表。
第五章附則