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檔案局工作經(jīng)驗(yàn)總結(jié)范文第1篇

中圖分類號(hào)：TE09 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

我國(guó)的資源稟賦是富煤、貧油、少氣，決定了我國(guó)的能源結(jié)構(gòu)極不平衡，因此發(fā)展煤制油和煤化工項(xiàng)目是我國(guó)能源儲(chǔ)備戰(zhàn)略的核心內(nèi)容之一。神華集團(tuán)公司踐行的具有自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)的煤直接液化、間接液化、煤制烯烴等世界領(lǐng)先的核心技術(shù)和規(guī)模最大的工業(yè)化示范裝置，逐步在全國(guó)范圍內(nèi)推廣。

由于煤化工建設(shè)項(xiàng)目具有投資大、工期緊、項(xiàng)目復(fù)雜，涉及煤炭、煉化、土木、自備電廠等多行業(yè)、多專業(yè)的特點(diǎn)，每個(gè)項(xiàng)目產(chǎn)生的檔案都在2萬卷以上，幾十萬張圖紙，電子文件50萬條之多。為保證工程建設(shè)的順利建設(shè)，嚴(yán)格監(jiān)控文件流轉(zhuǎn)，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案的順利歸檔移交，神華集團(tuán)探索了符合新型煤化工行業(yè)的項(xiàng)目檔案業(yè)務(wù)手冊(cè)和項(xiàng)目檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，并在項(xiàng)目建設(shè)中加以應(yīng)用，有效地支撐了神華煤化工項(xiàng)目建設(shè)、生產(chǎn)管理與運(yùn)營(yíng)、科技創(chuàng)新、技術(shù)升級(jí)和改造工作，也為探索和創(chuàng)新整個(gè)行業(yè)項(xiàng)目檔案管理體系，保證煤化工行業(yè)檔案管理的科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化有重要的指導(dǎo)作用，并填補(bǔ)了國(guó)內(nèi)本行業(yè)的檔案管理空白。

一、項(xiàng)目檔案創(chuàng)新管理的總體特點(diǎn)

根據(jù)國(guó)家檔案局《國(guó)家重大建設(shè)工程建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28-2002），參照中石化檔案分類規(guī)定，神華集團(tuán)在多項(xiàng)現(xiàn)代煤化工工程建設(shè)中，探索和總結(jié)出的項(xiàng)目檔案創(chuàng)新管理科研成果，總體有以下特點(diǎn)：

（一）分類標(biāo)準(zhǔn)填補(bǔ)行業(yè)空白

按照“項(xiàng)目階段――文件內(nèi)容/裝置/分裝置――文件內(nèi)容/專業(yè)”分類原則，在國(guó)內(nèi)率先編制了“煤制油煤化工基建檔案分類標(biāo)準(zhǔn)”，填補(bǔ)了國(guó)內(nèi)新型煤化工行業(yè)基建檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)的空白。

（二）流程化的管理方式

在國(guó)內(nèi)率先共繪制了11大類文件的歸檔控制流程圖和節(jié)點(diǎn)說明，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目各主體“傻瓜式”、“標(biāo)準(zhǔn)化”的操作，填補(bǔ)了國(guó)內(nèi)新型煤化工行業(yè)文件流程化控制的空白。

（三）統(tǒng)一文本格式

編制了“煤制油、煤化工項(xiàng)目文件歸檔總目錄”，將項(xiàng)目涉及的《國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)》《地方標(biāo)準(zhǔn)》《行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)》諸多文本、表格格式全面進(jìn)行梳理，將所有文件全部整合到10個(gè)《標(biāo)準(zhǔn)》文號(hào)中，把項(xiàng)目建設(shè)形成的3500多個(gè)（種）歸檔文件統(tǒng)一對(duì)應(yīng)到這1000多種標(biāo)準(zhǔn)格式中，做到了歸檔文件的模板化和標(biāo)準(zhǔn)化。

（四）規(guī)范文件編碼

構(gòu)建了新型煤化工“項(xiàng)目文件編碼標(biāo)準(zhǔn)體系”，實(shí)行文件“獨(dú)立雙編碼”體系，即本項(xiàng)目各施工單位必須執(zhí)行本項(xiàng)目的編碼體系，并在文件上保留施工單位自身的ISO標(biāo)準(zhǔn)體系的編碼，實(shí)現(xiàn)了文件編號(hào)和檔號(hào)對(duì)應(yīng)。

（五）實(shí)時(shí)同步歸檔

通過“項(xiàng)目文件控制管理臺(tái)賬”，利用“文件報(bào)審節(jié)點(diǎn)追蹤”的方法，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目文件的同步實(shí)時(shí)控制與歸檔。通過記錄每個(gè)文件“形成――流轉(zhuǎn)――審定――簽批――傳送――發(fā)放――接收”的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，保證了流轉(zhuǎn)文件同步進(jìn)行預(yù)歸檔。

（六）電子一體化管理

定制開發(fā)“項(xiàng)目管理系統(tǒng)（PIP）” 中的“項(xiàng)目文檔管理模塊” 與“電子檔案管理系統(tǒng)（EDM）”的接口，實(shí)現(xiàn)電子文件“收集――歸檔”一體化。

（七）明確管理界面

理清了EPC、EPCM和E+P+C等多種合同模式的檔案管理界面，劃定了公司檔案室、項(xiàng)目檔案室、工廠檔案室、項(xiàng)目承包商、項(xiàng)目分包商、項(xiàng)目施工單位等之間9種管理界面關(guān)系和業(yè)務(wù)流程。

（八）檔案量化考核

制定“項(xiàng)目文控檔案考核辦法”，以“項(xiàng)目部+項(xiàng)目組+承包商”的模式，對(duì)文件控制質(zhì)量、歸檔進(jìn)度等幾十項(xiàng)考核內(nèi)容進(jìn)行分值量化打分，按權(quán)重比例納入項(xiàng)目整體考核體系中，在進(jìn)度付款中予以考核兌現(xiàn)，保證了項(xiàng)目文件歸檔進(jìn)度和質(zhì)量。

二、項(xiàng)目檔案創(chuàng)新管理的主要做法

（一）煤制油、煤化工行業(yè)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)體系的建立

從2002年煤制油、煤化工項(xiàng)目研發(fā)、建設(shè)開始，神華集團(tuán)在充分借鑒《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》（國(guó)檔發(fā)〔1991〕20號(hào)）《國(guó)有企業(yè)文件材料歸檔辦法》（國(guó)檔發(fā)〔2004〕40號(hào)）中石化《石油化工工程建設(shè)交工技術(shù)文件規(guī)定》（SH3503/T-2001）《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28-2002）等標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的基礎(chǔ)上，開展了一系列行之有效的檔案分類標(biāo)準(zhǔn)的研究工作。

建立了文件管理體系。從2004年開始，制訂了煤制油、煤化工的《項(xiàng)目前期和工程設(shè)計(jì)基礎(chǔ)資料管理規(guī)定》《工程技術(shù)文件出版管理規(guī)定》《商務(wù)文件控制及管理辦法》《采購(gòu)文件管理規(guī)定》《工程設(shè)計(jì)文件管理規(guī)定》《施工交工資料管理歸檔》程序文件等14個(gè)文件控制性規(guī)定，逐步形成了煤制油、煤化工的文件控制和檔案管理制度的雛形。并針對(duì)項(xiàng)目建設(shè)、企業(yè)管理進(jìn)行了多輪修改，目前已至第三版，以適應(yīng)項(xiàng)目建設(shè)、公司檔案管理的發(fā)展需要。

建立了檔案管理制度體系。2009年根據(jù)項(xiàng)目建設(shè)的具體特點(diǎn)和經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，制定了煤制油、煤化工的檔案管理制度體系，包括《公司檔案管理辦法》《檔案分類規(guī)則》《基建檔案管理辦法》《文書檔案管理辦法》《電子檔案管理辦法》《檔案考核管理辦法》《項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》《聲像檔案管理辦法》《文件控制管理規(guī)定》《財(cái)務(wù)與審計(jì)檔案管理辦法》《檔案借閱制度》《檔案庫(kù)房管理辦法》《檔案鑒定銷毀制度》《檔案保密工作制度》《文控檔案工作考核辦法》等制度。

建立新型的煤制油、煤化工行業(yè)檔案分類規(guī)則。在分類方法的選定方面，為保持檔號(hào)編制的一致性，在除了基本建設(shè)類和設(shè)備儀器類之外，對(duì)于其他大類的二級(jí)類目是以文件形成的“年度”來定義，其總體分類方法按照“時(shí)間――問題/機(jī)構(gòu)-――保管期限”制定的，強(qiáng)調(diào)了歸檔文件的時(shí)效性，以便于歸檔管理和利用。

基本建設(shè)類和設(shè)備儀器類按照：“項(xiàng)目階段――文件內(nèi)容/裝置/分裝置――文件內(nèi)容/專業(yè)”的方式分類。其中，專業(yè)性不強(qiáng)的前期、綜合管理類按照是以“文件內(nèi)容和性質(zhì)”逐級(jí)細(xì)分；對(duì)于專業(yè)性強(qiáng)的技術(shù)類文件則以“裝置（或單位工程）和專業(yè)”綜合考慮進(jìn)行劃分。

上述的分類原則，就把檔案分為二大部分。其中，對(duì)于最為復(fù)雜的基建、設(shè)備檔案，在充分研究分析、權(quán)衡后，將其分為四級(jí)類目進(jìn)行劃定；其他大類全部按照三級(jí)類目進(jìn)行劃定。這樣，既滿足了實(shí)踐工作中的需要，也保持了總體分類方案的一致性和穩(wěn)定性。在分類表的編制方面：

第一，各級(jí)類目基本按照“問題兼顧機(jī)構(gòu)”原則進(jìn)行分類編制，避免類目交叉的情況出現(xiàn)。

第二，由于分類表不可能列舉所有文件內(nèi)容，因此在文件范圍中，描述了文件的基本范圍，并按照序號(hào)確定了文件卷內(nèi)的基本順序。如果出現(xiàn)表中非列入內(nèi)容，則可以將文件序號(hào)順延即可，見圖1。

第三，為了立卷和利用方便，并結(jié)合分類的一致性，將“基本建設(shè)類”中的“科研項(xiàng)目類”文件劃入科學(xué)研究類中，避免此類文件的分散；將“基本建設(shè)類”中的“涉外類文件”分解到基建類相關(guān)類文件中，如涉外合同劃歸合同類管理文件中。

第四，為了便于使用，結(jié)合分類統(tǒng)一性，將類目編碼設(shè)定為2位數(shù)字（項(xiàng)目代碼為字母，案卷號(hào)為3位數(shù)字）；在各大類中的三級(jí)類目、四級(jí)類目中，每類開始都設(shè)置編碼00為綜合類，便于管理各大類聲像、實(shí)物類檔案。

第五，不考慮保管期限作為文件排列順序的影響因素。文件基本范圍中已經(jīng)對(duì)文件基本排列順序劃定，沒有特殊情況不予改變。

第六，設(shè)定案卷在庫(kù)房中的排列方式。原則上，基本建設(shè)和科研項(xiàng)目類采用“項(xiàng)目――裝置――文件大類（二級(jí)類目）――案卷序號(hào)”排列，其他各大類文件按“年度――案卷檔號(hào)”排列存放。

第七，對(duì)基建檔案類目增加項(xiàng)目代號(hào)?？紤]到基建、設(shè)備儀器類檔案中，文件類型往往復(fù)雜且數(shù)量龐大，結(jié)合實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，增加基建檔案類目的項(xiàng)目代號(hào)，以便于利用。同時(shí)，為減少檔號(hào)層次，將項(xiàng)目代碼作為建設(shè)期的臨時(shí)性符號(hào)處理，不作為檔號(hào)的一個(gè)正式類目級(jí)來考慮定義，加以括號(hào)，見圖2 。

（二）流程化的實(shí)時(shí)歸檔方式

在國(guó)內(nèi)率先繪制了11大類文件的歸檔控制流程圖和節(jié)點(diǎn)說明，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目各主體“傻瓜式”“標(biāo)準(zhǔn)化”的操作，填補(bǔ)了國(guó)內(nèi)新型煤化工行業(yè)文件流程化控制的空白。

通過“項(xiàng)目文件控制管理臺(tái)賬”，利用“文件報(bào)審節(jié)點(diǎn)追蹤”的方法，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目文件的同步實(shí)時(shí)控制與歸檔。通過記錄每個(gè)文件“形成――流轉(zhuǎn)――審定――簽批――傳送――發(fā)放――接收”的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，保證了流轉(zhuǎn)文件同步進(jìn)行預(yù)歸檔。

對(duì)較復(fù)雜的施工文件的歸檔流程管理和要求：

第一，施工管理部負(fù)責(zé)制定施工文件成冊(cè)表，并各項(xiàng)記錄的格式文本；各項(xiàng)目組負(fù)責(zé)審查施工文件所使用記錄表格的規(guī)范性、內(nèi)容的真實(shí)性以及簽署是否完備，并根據(jù)施工節(jié)點(diǎn)，及時(shí)組織進(jìn)行質(zhì)量驗(yàn)收，并履行相關(guān)的簽署手續(xù)，確保施工文件的及時(shí)歸檔。

第二，各項(xiàng)目組要審查承包商、監(jiān)理單位施工過程照片的歸檔情況。施工文件（含監(jiān)理文件）的形成要按照公司的統(tǒng)一格式，按照施工文件成冊(cè)表進(jìn)行組卷，其內(nèi)容包括施工記錄，質(zhì)量驗(yàn)收記錄，檢測(cè)、試驗(yàn)報(bào)告，消防報(bào)驗(yàn)、材料報(bào)驗(yàn)、監(jiān)理文件等。

第三，承包商、施工單位要有專人負(fù)責(zé)進(jìn)行文件的統(tǒng)一編號(hào)，簽署要完備，字跡材料要符合歸檔要求（如藍(lán)黑、碳素），杜絕不符合歸檔要求的字跡材料（如純藍(lán)、紅色等）。

第四，施工文件的收集、積累要對(duì)文件數(shù)量、原件、簽署等有效性進(jìn)行檢查、核對(duì)，在施工記錄文件進(jìn)行報(bào)驗(yàn)時(shí)，要加蓋“原件”章，在報(bào)驗(yàn)返回時(shí)收集原件。經(jīng)檢查合格后，進(jìn)行接收并做好登記臺(tái)賬。

第五，監(jiān)理單位、項(xiàng)目組要及時(shí)做好相應(yīng)的報(bào)驗(yàn)簽證工作，以確保施工記錄文件流轉(zhuǎn)及時(shí)、真實(shí)、有效。

第六，施工記錄文件在完成階段性工程（視工程具體情況完成分項(xiàng)或冬季施工撤場(chǎng)前）并辦理報(bào)驗(yàn)簽證后，移交存放在項(xiàng)目檔案室一份原件，如因各項(xiàng)檢查需查閱施工文件時(shí)，一律在項(xiàng)目檔案室進(jìn)行查閱；在完成分部工程質(zhì)量驗(yàn)收并辦理報(bào)驗(yàn)簽證后，承包商、施工單位要及時(shí)進(jìn)行整理、分類、組卷等整編工作，并歸檔在項(xiàng)目檔案室；在裝置中交一個(gè)月內(nèi)，完成綜合卷、消防報(bào)驗(yàn)、竣工圖的整理、歸檔工作，一并辦理歸檔移交手續(xù)，施工文件歸檔流程圖及文件控制臺(tái)賬，見圖3、表1。

（三）統(tǒng)一文本格式

編制了“煤制油、煤化工項(xiàng)目文件歸檔總目錄”，將項(xiàng)目涉及的《國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)》《地方標(biāo)準(zhǔn)》《行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)》諸多文本、表格格式全面進(jìn)行梳理，將所有文件全部整合到10個(gè)《標(biāo)準(zhǔn)》文號(hào)中，把項(xiàng)目建設(shè)形成的3500多個(gè)（種）歸檔文件統(tǒng)一對(duì)應(yīng)到這1000多種標(biāo)準(zhǔn)格式中，做到了歸檔文件的模板化和標(biāo)準(zhǔn)化，見表2。

（四）規(guī)范文件編碼

構(gòu)建了新型煤化工“項(xiàng)目文件編碼標(biāo)準(zhǔn)體系”，實(shí)行文件“獨(dú)立雙編碼”體系，即本項(xiàng)目各施工單位必須執(zhí)行本項(xiàng)目的編碼體系，并在文件上保留施工單位自身的ISO標(biāo)準(zhǔn)體系的編碼，實(shí)現(xiàn)了文件編號(hào)和檔號(hào)的對(duì)應(yīng)。

例如，S1-HQY-QHZZ-L-101，含義是：寰球院（HQY）氣化裝置（QHZZ）土建專業(yè)（S1）第101份工程聯(lián)絡(luò)單（L）。

施工記錄冊(cè)代碼：用S1、S2、S3、S4、S5分別代表不同專業(yè)的施工記錄冊(cè)（專業(yè)代碼同上綜合冊(cè)）。

文件類別：工程聯(lián)絡(luò)單為L(zhǎng)；記錄（非報(bào)審）為J；設(shè)計(jì)變更為B；（設(shè)計(jì)變更由設(shè)計(jì)院編號(hào)；如果設(shè)計(jì)院沒有編碼的，執(zhí)行此編碼）。

承包商代碼：不限于三位。

單位工程代碼：土建、安裝單位工程分別為T、A。

子單位工程、分部、子分部工程代碼：根據(jù)實(shí)際情況，用數(shù)字依次排列表示，其中子單位、子分部若無，用0代替。

（五）電子一體化管理

定制開發(fā)“項(xiàng)目管理系統(tǒng)（PIP）” 中的“項(xiàng)目文檔管理模塊” 與“電子檔案管理系統(tǒng)（EDM）”的接口，實(shí)現(xiàn)電子文件“收集-歸檔”一體化。見圖4。

（六）明確管理界面

理清了EPC、EPCM和E+P+C等多種合同模式的檔案管理界面，劃定了公司檔案室、項(xiàng)目檔案室、工廠檔案室、項(xiàng)目承包商、項(xiàng)目分包商、項(xiàng)目施工單位等之間9種管理界面關(guān)系和業(yè)務(wù)流程。

（七）量化考核檔案工作

制定“項(xiàng)目文控檔案考核辦法”，以“項(xiàng)目部+項(xiàng)目組+承包商”的模式，對(duì)文件控制質(zhì)量、歸檔進(jìn)度等幾十項(xiàng)考核內(nèi)容進(jìn)行分值量化打分考核，按權(quán)重比例納入項(xiàng)目整體考核體系中，在進(jìn)度付款中予以考核兌現(xiàn)，保證了項(xiàng)目文件歸檔進(jìn)度和質(zhì)量。

例如：對(duì)承包商監(jiān)理單位的考核打分表格，見表3。

三、項(xiàng)目檔案創(chuàng)新創(chuàng)新管理的實(shí)施效果

神華集團(tuán)的煤制油、煤化工檔案分類標(biāo)準(zhǔn)已在神華直接液化項(xiàng)目、神華包頭煤制烯烴項(xiàng)目、神華829（間接液化項(xiàng)目）項(xiàng)目、神華CCS（二氧化碳捕獲技術(shù)）項(xiàng)目、神華寧煤MTP項(xiàng)目都得到了充分的應(yīng)用，為項(xiàng)目建設(shè)、企業(yè)日常管理工作提供了強(qiáng)有力的支撐作用，為企業(yè)提供了便捷、高效的信息管理平臺(tái)。其主要應(yīng)用效果如下：

第一，依靠煤制油煤化工原創(chuàng)性的檔案管理新模式，保證了投資達(dá)300多億的神華鄂爾多斯煤直接液化、包頭煤制烯烴兩個(gè)國(guó)家級(jí)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的檔案專項(xiàng)分別于2009年和2012年順利通過國(guó)家檔案局的驗(yàn)收，并列為檔案管理推廣項(xiàng)目。

第二，2010年，神華煤直接液化項(xiàng)目的檔案管理成果獲得煤炭協(xié)會(huì)管理創(chuàng)新二等獎(jiǎng)。

第三，2011年，神華829間接液化項(xiàng)目、天然氣制氫項(xiàng)目通過檔案專項(xiàng)驗(yàn)收。

第四，投資500億元的神華寧煤MTP項(xiàng)目都得到了充分的應(yīng)用，國(guó)家檔案局正式驗(yàn)收并予以肯定。

第五，2012年“30萬噸煤制油工程高濃度二氧化碳捕集與地質(zhì)封存技術(shù)開發(fā)及示范CCS”項(xiàng)目檔案通過驗(yàn)收。

第六，2013年《百萬噸級(jí)直接液化項(xiàng)目關(guān)鍵技術(shù)示范項(xiàng)目》通過科技部鑒定。

第七，到2013年，神華煤制油煤化工檔案管理部門為本單位申請(qǐng)的132項(xiàng)專利、在13個(gè)國(guó)家申請(qǐng)“神華一種煤直接液化技術(shù)”專利金獎(jiǎng)和煤炭工業(yè)協(xié)會(huì)科學(xué)技術(shù)特等獎(jiǎng)，成功提供了檔案利用服務(wù)。

第八，中煤集團(tuán)公司的煤制油煤化工項(xiàng)目也大力應(yīng)用本《手冊(cè)》進(jìn)行檔案管理工作。

第九，該項(xiàng)目的應(yīng)用，為本行業(yè)本公司節(jié)省了100多萬的培訓(xùn)費(fèi)用，為項(xiàng)目建設(shè)提供了有力的文件控制和檔案管理保障，為項(xiàng)目順利建設(shè)和生產(chǎn)正常運(yùn)行提供強(qiáng)大的保障。

第十，為國(guó)家對(duì)項(xiàng)目的審計(jì)提供了有力的憑證作用。