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電子合同檔案管理范文第1篇

1 電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理工作現(xiàn)狀分析及相關(guān)特征

結(jié)合檔案電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理工作現(xiàn)狀，可知其中存在著一定的問(wèn)題：（1）檔案管理工作流程有待進(jìn)一步的優(yōu)化與規(guī)范；（2）檔案管理人員專業(yè)水平有待提高，電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理工作創(chuàng)新性任重道遠(yuǎn)。同時(shí)，由于實(shí)際工作中檔案管理機(jī)制不完善，加上其它因素的干擾，可能會(huì)造成檔案流失或者檔案信息保存不完整現(xiàn)象的出現(xiàn)；（3）傳統(tǒng)檔案受到當(dāng)前發(fā)展形勢(shì)的影響，自身的應(yīng)用范圍受到了一定的制約，即紙質(zhì)檔案管理工作面臨著較大的挑戰(zhàn)。相對(duì)而言，電子檔案由于受到計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及各類信息技術(shù)的支持，實(shí)際的應(yīng)用范圍正在擴(kuò)大。與此同時(shí)，為了更好的加深對(duì)傳統(tǒng)檔案與電子檔案的深入理解，應(yīng)了解二者的相關(guān)特征。傳統(tǒng)檔案的特征為：易識(shí)別、存儲(chǔ)形式直觀，但在長(zhǎng)時(shí)間的保存中可能會(huì)丟失或者損害；電子檔案的特征為：檔案信息保存工作效率高、管理成本低、檔案利用時(shí)可共享、對(duì)保存場(chǎng)地的面積要求低等。

2 電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在管理中的區(qū)別

2.1 歸檔方式方面有所差異

結(jié)合電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的特征及實(shí)際的應(yīng)用概況，可知二者在歸檔方式方面有所差異。具體表現(xiàn)在：電子檔案管理中由于采用了可靠的電子編碼技術(shù)，能夠進(jìn)行快速的修改，且不會(huì)留下痕跡，其載體并不固定。實(shí)際操作中若采用了一些原始憑證的關(guān)鍵信息，可對(duì)檔案進(jìn)行修改。因此，電子檔案歸檔中應(yīng)注重?cái)?shù)字簽名、信息認(rèn)證、身份認(rèn)證及保密機(jī)制等技術(shù)措施的合理運(yùn)用，確保文件在保存與處理的過(guò)程中不會(huì)出錯(cuò)，增強(qiáng)電子文件的真實(shí)可靠性，確保電子檔案的法律憑證地位不受影響；相對(duì)而言，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案歸檔方式較為簡(jiǎn)單。通過(guò)相關(guān)部門(mén)出具的證明，可對(duì)既有的檔案材料進(jìn)行修改，修改的過(guò)程中由于其為紙制品，缺乏嚴(yán)格的驗(yàn)證程序，材料的保密性要求并不高。

2.2 歸檔時(shí)間不同

當(dāng)文件辦理完成后，電子檔案可隨時(shí)進(jìn)行歸檔，或在一定的時(shí)間內(nèi)進(jìn)行統(tǒng)一歸檔，文件形成后可在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及信息技術(shù)的支持下傳送給檔案部門(mén)，并需要通過(guò)電子數(shù)碼簽名的方式進(jìn)行身份認(rèn)證，最終由檔案管理工作人員進(jìn)行登記。在管理電子檔案的過(guò)程中，需要進(jìn)行訪問(wèn)限制，確保檔案資源的高效利用。在這樣的檔案管理工作模式下，確保了檔案的高效歸檔及完整性，避免了檔案流失；傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理工作中需要相關(guān)部門(mén)進(jìn)行統(tǒng)一整理，并定期對(duì)所有檔案進(jìn)行更新整理，管理中的流程性突出。

2.3 保管方式及分類、編目等方面的不同

電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在保管方式方面的區(qū)別有：電子檔案中保存文件的可讀性易受到文件載體、新存貯介質(zhì)的影響，需要在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及信息技術(shù)的支持下進(jìn)行操作完成。同時(shí)，檔案部門(mén)接收到電子文件后應(yīng)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，確保電子檔案的統(tǒng)一保存；傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案保管中需要對(duì)紙制品材料進(jìn)行存儲(chǔ)，管理中占用一定的空間，并需要嚴(yán)格控制存儲(chǔ)環(huán)境，實(shí)際的管理工作難度大。電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在分類、編目等方面的不同表現(xiàn)在：電子檔案文件比較特殊，需要檔案部門(mén)接收到電子文件后進(jìn)行唯一的文件編號(hào)，并給出相應(yīng)的分類號(hào)與檔案號(hào)，其中采用了全方位的檢索工具，方便了用戶查詢，減輕了檔案管理工作量；傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理中需要消耗大量的人力、物力資源，管理中可能會(huì)出現(xiàn)人為錯(cuò)誤。

3 ?子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案之間的聯(lián)系

電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案之間的聯(lián)系表現(xiàn)在：（1）二者本質(zhì)上都是檔案，在檔案的一般性能方面具有共性，某些電子檔案管理中需要參考傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案信息；（2）電子檔案是對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的繼承，相比紙質(zhì)檔案管理工作效率更高， 某些業(yè)務(wù)中也需要交叉使用電子檔案與紙質(zhì)檔案；（3）電子檔案的發(fā)展與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案密切相關(guān)，豐富了檔案管理方式，保持了檔案管理工作高效性。

電子合同檔案管理范文第2篇

一、醫(yī)院合同檔案管理工作中存在的問(wèn)題

對(duì)合同檔案管理工作的重視不夠：目前很多醫(yī)院的高層領(lǐng)導(dǎo)不夠重視合同檔案管理工作，認(rèn)為合同檔案管理不會(huì)產(chǎn)生直接經(jīng)濟(jì)效益，故而忽視在其管理方面的投入，致使醫(yī)院合同檔案管理出現(xiàn)設(shè)備不齊全、管理機(jī)制不完善、管理技術(shù)落后等問(wèn)題。在實(shí)際工作過(guò)程中，檔案資料不齊全、不準(zhǔn)確等會(huì)帶來(lái)嚴(yán)重后果，大大降低醫(yī)院的服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平，從而影響醫(yī)院未來(lái)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展?，F(xiàn)代化的合同檔案管理制度不夠完善：由于與合同檔案管理相關(guān)的各種制度得不到完善，使得醫(yī)院合同檔案管理工作開(kāi)展無(wú)法可依、無(wú)章可循，是當(dāng)前醫(yī)院合同檔案管理工作中存在的最主要問(wèn)題之一。以各部門(mén)的協(xié)調(diào)制度來(lái)說(shuō)，合同檔案管理工作涉及到的內(nèi)容比較廣、要求較高，醫(yī)院各部門(mén)必須要積極配合合同檔案管理機(jī)構(gòu)的工作，相互協(xié)作，才能提高合同檔案管理工作的效率和質(zhì)量。但是，大部分醫(yī)院缺乏這方面的管理制度，致使各部門(mén)不能有效地配合工作，使醫(yī)院合同檔案管理的質(zhì)量和效率不斷下降。另外，部分醫(yī)院甚至未設(shè)立專門(mén)負(fù)責(zé)合同檔案管理工作的部門(mén)，一般都由其他相關(guān)部門(mén)代替，致使合同檔案管理工作比較滯后，很多檔案資料無(wú)法完整地保存，從而制約了醫(yī)院的進(jìn)一步發(fā)展。合同檔案管理的信息化程度不夠高：隨著信息技術(shù)的全面發(fā)展，社會(huì)各行業(yè)都開(kāi)始利用信息技術(shù)促進(jìn)自身的發(fā)展。對(duì)于醫(yī)院來(lái)說(shuō)，必須要跟上時(shí)代步伐，充分利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，提高自身服務(wù)質(zhì)量和醫(yī)院的醫(yī)療水平，才能更好地迎接各種挑戰(zhàn)。在實(shí)踐過(guò)程中，醫(yī)院不僅要利用信息技術(shù)改進(jìn)自身的醫(yī)療服務(wù)方式，同時(shí)還要利用信息技術(shù)改進(jìn)合同檔案管理工作的方式，以真正提高合同檔案的管理水平。但是，大部分醫(yī)院只將信息技術(shù)應(yīng)用于醫(yī)院的服務(wù)方面，沒(méi)有在合同檔案管理工作上靈活運(yùn)用，使得合同檔案管理信息化建設(shè)滯后，信息化程度不夠高，無(wú)法有效地促進(jìn)醫(yī)院不斷發(fā)展。另外，部分醫(yī)院雖然重視將信息技術(shù)應(yīng)用于合同檔案管理工作中，但是因?yàn)槿狈染ê贤瑱n案管理工作，又熟悉信息技術(shù)的復(fù)合型人才，使得醫(yī)院合同檔案管理信息化發(fā)展非常緩慢。合同檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)不高：目前，大多數(shù)醫(yī)院都存在合同檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)不高的問(wèn)題，導(dǎo)致合同檔案管理工作的質(zhì)量和效率無(wú)法得到快速提升，給醫(yī)院合同檔案管理工作創(chuàng)新造成極大阻礙。在安排人員時(shí)，醫(yī)院將一些工作能力不強(qiáng)或年老的員工放在檔案管理工作的崗位上，致使合同檔案管理隊(duì)伍的素質(zhì)不高。隨著醫(yī)院合同檔案管理信息化建設(shè)腳步的不斷加快，很多醫(yī)院都開(kāi)始對(duì)合同檔案資料進(jìn)行信息化管理，但是原有的合同檔案管理工作人員因?yàn)槿狈π畔⒓夹g(shù)方面的能力，無(wú)法適應(yīng)新時(shí)代合同檔案管理工作的需求，造成醫(yī)院合同檔案管理隊(duì)伍整體素質(zhì)水平無(wú)法快速提升。信息不完整，合同檔案利用率低：在漫長(zhǎng)的發(fā)展過(guò)程中，醫(yī)院合同檔案管理遺留了很多檔案信息方面的問(wèn)題，合同檔案管理工作人員沒(méi)有進(jìn)行整理和收集，造成合同檔案相關(guān)信息的缺失，使醫(yī)院檔案信息的有效管理存在很多困難。在實(shí)踐過(guò)程中，合同檔案信息的整理、收集和歸納沒(méi)有得到真正落實(shí)，使醫(yī)院合同檔案信息出現(xiàn)不完整問(wèn)題，給醫(yī)院各部門(mén)工作帶來(lái)嚴(yán)重影響，致使合同檔案利用率非常低，失去存在的真正價(jià)值。

二、醫(yī)院合同檔案管理工作創(chuàng)新的策略

創(chuàng)新管理意識(shí)，提高服務(wù)質(zhì)量：在制定合同檔案管理工作考核標(biāo)準(zhǔn)的同時(shí)，提高合同檔案管理工作人員的服務(wù)意識(shí)和專業(yè)水平，從而提高服務(wù)質(zhì)量。在實(shí)踐過(guò)程中，將合同檔案管理工作與醫(yī)院核心競(jìng)爭(zhēng)力相結(jié)合，可以促進(jìn)企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力的不斷提高，從而提升醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。在日常工作中，還要加強(qiáng)對(duì)合同檔案管理工作人員的監(jiān)督，嚴(yán)格按照國(guó)家規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，確保醫(yī)院檔案信息的準(zhǔn)確性、可靠性和完整性。創(chuàng)新管理機(jī)制，提升管理水平：在創(chuàng)新管理機(jī)制方面，醫(yī)院必須積極學(xué)習(xí)各行業(yè)在合同檔案管理方面的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)和國(guó)內(nèi)外的先進(jìn)管理技術(shù)，以根據(jù)醫(yī)院的實(shí)際情況、工作性質(zhì)和特點(diǎn)，制定出符合本醫(yī)院需求的合同檔案管理制度，從而保障合同證檔案管理工作有法可依、有章可循。另外，在制定合同檔案管理制度時(shí)，還必須將該項(xiàng)工作與醫(yī)院的經(jīng)營(yíng)制度、經(jīng)營(yíng)模式、經(jīng)濟(jì)水平、企業(yè)文化等有機(jī)結(jié)合起來(lái)，確保該制度能夠有效地協(xié)調(diào)各部門(mén)之間的合作，共同推進(jìn)合同檔案管理工作的創(chuàng)新。創(chuàng)新管理隊(duì)伍，提高整體素質(zhì)：醫(yī)院合同檔案管理工作的創(chuàng)新，必須要加強(qiáng)對(duì)合同檔案管理人員的培養(yǎng)，提高合同檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)。首先，必須要強(qiáng)化合同檔案管理人員對(duì)這項(xiàng)工作的認(rèn)識(shí)，端正自己的工作態(tài)度，在思想上重視這項(xiàng)工作；其次，必須要加強(qiáng)對(duì)合同檔案管理人員的基礎(chǔ)知識(shí)、信息技術(shù)能力等方面的培養(yǎng)，提高合同檔案管理人員的綜合能力。只有這樣才能真正滿足社會(huì)發(fā)展需求，推動(dòng)醫(yī)院合同檔案管理不斷創(chuàng)新，促進(jìn)醫(yī)院長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。創(chuàng)新管理模式，提高信息化程度：信息技術(shù)在醫(yī)院合同檔案管理工作中的應(yīng)用，對(duì)于提高合同檔案管理的效率和質(zhì)量有著不可估量的作用。在實(shí)踐過(guò)程中，不斷創(chuàng)新醫(yī)院合同檔案管理模式，注重信息技術(shù)的合理應(yīng)用，可以將以前紙質(zhì)檔案的管理方式逐漸轉(zhuǎn)化為電子檔案管理方式，不論是檔案收集、檔案編輯，還是檔案存儲(chǔ)、檔案調(diào)用等工作的程序都得到了極大的簡(jiǎn)化，大大提高了合同檔案管理工作人員的積極性。與此同時(shí)，信息技術(shù)的應(yīng)用，大大降低了合同檔案管理工作人員的工作量，使合同檔案資料變得更加準(zhǔn)確和完整，有效避免了手工管理方式出現(xiàn)的各種錯(cuò)誤，大大提高了醫(yī)院合同檔案的利用價(jià)值和有效利用率。

作者:金銀善 單位:延邊大學(xué)附屬醫(yī)院

電子合同檔案管理范文第3篇

關(guān)鍵詞：建設(shè)項(xiàng)目；工程監(jiān)理；合同管理

工程施工承包合同是施工承包方和業(yè)主兩方在一定時(shí)間內(nèi)為完成某項(xiàng)工程任務(wù)進(jìn)行簽訂的契約。工程施工合同管理則是指業(yè)主委托監(jiān)理方對(duì)工程施工承包合同進(jìn)行的管理，工程監(jiān)理師利用施工承包方和業(yè)主二者之間依法簽訂的合同為準(zhǔn)則，使得工程質(zhì)量得以保證。并且在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)利用比較低的成本費(fèi)用達(dá)到工程項(xiàng)目建設(shè)的目標(biāo)，同時(shí)應(yīng)用公平、科學(xué)、合理的原則處理雙方權(quán)利和責(zé)任之間的關(guān)系，對(duì)施工項(xiàng)目進(jìn)行有效管理。這也是施工合同管理的基本內(nèi)容的體現(xiàn)。

一、簡(jiǎn)述合同管理于工程監(jiān)理的重要性

（一）合同具有較強(qiáng)的法力約束效力

工程監(jiān)理是施工管理中的重要環(huán)節(jié)，建設(shè)單位的業(yè)主或者建設(shè)單位通過(guò)招標(biāo)的方式對(duì)施工單位進(jìn)行擇優(yōu)錄取，將項(xiàng)目管理工作交予其監(jiān)管。工程承包合同和監(jiān)理委托合同是監(jiān)理工程師進(jìn)行監(jiān)理工作的依據(jù)。委托是一種契約關(guān)系，委托是以契約形式存在的一種雙方之間的合作關(guān)系，而工程監(jiān)理的管理是以管理性的政府監(jiān)理經(jīng)濟(jì)法律和委托過(guò)程中的社會(huì)監(jiān)理經(jīng)濟(jì)法律的綜合。工程承包合同以國(guó)家經(jīng)濟(jì)合同法作為法律依據(jù)。監(jiān)理工作的依據(jù)是委托雙方簽訂的合同，合同一旦具有法力效力就可以說(shuō)監(jiān)理工作受到法律的保護(hù)。從以上論斷可以看出，合同管理在監(jiān)理工作中的重要地位。

（二）加強(qiáng)合同管理有助于監(jiān)理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)

建立目標(biāo)控制一方面在于采取科學(xué)有效的方法和手段，另一方面主要是取決于合同管理和控制的好壞與否。項(xiàng)目施工的行為和過(guò)程要滿足合同的要求，一方面建設(shè)行為要合乎合同規(guī)范，施工建設(shè)過(guò)程要得到監(jiān)理工程師的肯定，另一方面工程建設(shè)效果也要讓業(yè)主滿意。因此，加強(qiáng)合同管理有助于建立目標(biāo)實(shí)現(xiàn)。

（三）加強(qiáng)費(fèi)用控制是做好監(jiān)理工作的有效手段

費(fèi)用控制時(shí)間里工作中四大控制內(nèi)容的核心，也是進(jìn)行進(jìn)度控制與質(zhì)量控制的有效手段。費(fèi)用、進(jìn)度、質(zhì)量控制目標(biāo)的制定是經(jīng)過(guò)合同形式確定的。因此，合同管理在整個(gè)監(jiān)理工作中是最基本的工作也是重要的手段。監(jiān)理工程師在項(xiàng)目施工中進(jìn)行的監(jiān)理工作其實(shí)質(zhì)上也就是合同管理工作。建立行業(yè)在建設(shè)市場(chǎng)中作為主體之間參與到建設(shè)工程的管理環(huán)節(jié)中，要想做好監(jiān)理工作，除了要協(xié)調(diào)好工程進(jìn)度、工程質(zhì)量、以及項(xiàng)目投資外，還要讓所有參與工程建設(shè)管理的監(jiān)理人員切實(shí)認(rèn)識(shí)到合同管理的重要性。這樣才能讓建設(shè)施工更好、更快的達(dá)到預(yù)期的建設(shè)目標(biāo)。

二、監(jiān)理工作中合同管理的內(nèi)容

合同履行管理和合同文檔資料管理都屬于合同管理的具體內(nèi)容。合同履行管理也叫做合同控制管理，即在工程施工過(guò)程中，依據(jù)合同上所列出的條款規(guī)定，對(duì)工程建設(shè)項(xiàng)目雙方的建設(shè)行為及過(guò)程實(shí)行科學(xué)有效地控制監(jiān)督，確保合同得以順利執(zhí)行。合同文檔資料管理又稱為合同檔案管理，從屬于建立檔案管理的一環(huán)節(jié)。其中包括合同管理、與合同有關(guān)的文件、函件、電子信息資料、傳真資料、電子郵件、電子數(shù)據(jù)、各種證明、影像資料、工程紀(jì)實(shí)和圖紙的分析和使用的系統(tǒng)管理工作。

合同檔案是工程技術(shù)檔案的重要組成部分，也是證實(shí)合同是否的有效法律證據(jù)，這進(jìn)一步說(shuō)明合同檔案管理的重要性。監(jiān)理工程師主要在施工階段進(jìn)行合同管理工作。合同管理的主要內(nèi)容主要有以下幾個(gè)方面：（1）建設(shè)工程項(xiàng)目分開(kāi)承包管理；（2）工程施工變更管理；（3）工程延期管理；（4）合同賠償管理；（5）協(xié)調(diào)合同糾紛；（6）管理合同支付；（7）合同檔案管理；（8）管理工程各項(xiàng)保險(xiǎn)。

三、監(jiān)理工作中合同管理的措施

（一）管理好合同事件

基于施工合同的履行時(shí)根據(jù)所有合同事件的處理完結(jié)而完成的，因此，監(jiān)理工程師可以對(duì)施工方在編制工程計(jì)劃的時(shí)候提出要按照分項(xiàng)工程來(lái)進(jìn)行合同事件表的制定，實(shí)行責(zé)任落實(shí)到位，工作安排恰當(dāng)，以便更好的進(jìn)行合同管理工作。同時(shí)監(jiān)理工程師也必須按照合同事件表實(shí)施對(duì)合同事務(wù)的監(jiān)督控制和處理。對(duì)于正常的一般的合同時(shí)間只要做好統(tǒng)計(jì)，而存在違約行為的合同事件或者是涉及到工程變更的事件就要嚴(yán)格按照合同條例進(jìn)行處理。

（二）合同履行的信息管理

合同履行情況的好壞與否要由信息來(lái)證實(shí)，也就是說(shuō)要靠客觀數(shù)據(jù)來(lái)證明，而不是主觀的判斷或者概述。文檔資料是否全面和可靠很大程度上影響到管理工作的好壞。一個(gè)良好的工程監(jiān)理系統(tǒng)首先都有一個(gè)良好的信息管理系統(tǒng)，而且進(jìn)行信息化方式進(jìn)行管理。在信息管理系統(tǒng)中要充分做好合同管理子系統(tǒng)與其他各項(xiàng)信息系統(tǒng)之間的相互溝通和聯(lián)系工作，各子系統(tǒng)輸入輸出的信息構(gòu)成合同管理系統(tǒng)的信息結(jié)構(gòu)。比如各項(xiàng)工程的開(kāi)工時(shí)間、工程完成日期、工程質(zhì)量檢測(cè)、費(fèi)用結(jié)算、施工安全數(shù)據(jù)記錄等按照工程進(jìn)度、工程質(zhì)量、工程造價(jià)分別輸入并與計(jì)劃值進(jìn)行比較，合同事件履行的情況便可一目了然。

（三）合同文件的管理和整理

合同文件作為工程檔案資料的重要部分，它與工程中大多數(shù)的原始合同都有不同之處。在工程建設(shè)過(guò)程中會(huì)發(fā)生很大的變化，有的甚至面目全非。而檔案資料僅是原始合同，其作用也就明顯了。筆者認(rèn)為要做好合同管理工作，施工建設(shè)工程完結(jié)之后要對(duì)合同文本進(jìn)行最后整理，以便日后查證需要。為了減少合同文件管理的工作量，施工單位應(yīng)該采用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)管理方式，在原始合同輸入之后可以不斷的更新內(nèi)容，而最終文本也伴隨著更新內(nèi)容的輸入自然完成。

電子合同檔案管理范文第4篇

關(guān)鍵詞：國(guó)土資源；電子檔案；管理；智能化

中圖分類號(hào)：F301.2；G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-0432（2013）-04-0054-1

0 引言

近些年來(lái)，電子信息技術(shù)的發(fā)展為人類的生活帶來(lái)了極大方便，豐富了人們的商務(wù)活動(dòng)。目前，利用網(wǎng)絡(luò)開(kāi)展交易已經(jīng)成為人們購(gòu)物交易的重要組成部分。在傳統(tǒng)的交易管理中，所產(chǎn)生的各種合同檔案等手續(xù)，將逐漸被電子文本所取代，這就給傳統(tǒng)的交易檔案管理思想帶來(lái)了挑戰(zhàn)。電子檔案的逐漸增多，為檔案的管理帶來(lái)了極大不便，采用現(xiàn)代化的電子檔案智能化管理，逐漸成為電子檔案管理的新趨勢(shì)。

1 電子檔案管理的特點(diǎn)和現(xiàn)狀

電子檔案管理不同于傳統(tǒng)的檔案管理，紙質(zhì)的文件逐漸被電子文件所取代，而電子文檔具有虛擬性、復(fù)雜性和集成性的特點(diǎn)。首先，電子檔案主要發(fā)生在虛擬的網(wǎng)絡(luò)空間中，并且電子檔案的各個(gè)環(huán)節(jié)產(chǎn)生的交易記錄和交易信息具有虛擬性。在進(jìn)行電子交易時(shí)，會(huì)產(chǎn)生很多虛擬的電子檔案，其檔案管理數(shù)量多，虛擬性強(qiáng)，在管理上存在著一定難度。其次，電子檔案具有復(fù)雜性，電子商務(wù)檔案通過(guò)數(shù)字信息直接存儲(chǔ)在存儲(chǔ)介質(zhì)上，人們無(wú)法用肉眼識(shí)別文件信息，只能借助于計(jì)算機(jī)才能進(jìn)行閱讀和記錄。同時(shí)，存儲(chǔ)在介質(zhì)上的信息不盡相同，這在客觀上就造成了電子商務(wù)檔案信息的復(fù)雜性。最后，相對(duì)于單一的紙質(zhì)檔案，電子檔案信息具有集成性，很多復(fù)雜的電子信息可以存儲(chǔ)在同一份存儲(chǔ)介質(zhì)上。因此，在管理電子商務(wù)檔案時(shí)，要針對(duì)其檔案特點(diǎn)進(jìn)行合理的管理。目前，隨著計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的發(fā)展，電子檔案管理正在朝著智能化管理方向上發(fā)展。

2 國(guó)土資源電子檔案管理智能化趨勢(shì)

2.1 電子檔案信息存儲(chǔ)的智能化

電子檔案的存儲(chǔ)和查詢以及改寫(xiě)都需要依賴于計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。電子檔案的智能化存儲(chǔ)主要是通過(guò)計(jì)算機(jī)的運(yùn)算和控制功能存儲(chǔ)到相應(yīng)的存儲(chǔ)設(shè)備之中。智能化的電子檔案信息存儲(chǔ)系統(tǒng)，通常能夠?qū)崿F(xiàn)存儲(chǔ)資源的透明式管理和訪問(wèn)，同時(shí)還要能夠完成存儲(chǔ)資源的虛擬化和統(tǒng)一管理，分級(jí)存儲(chǔ)管理，存儲(chǔ)安全控制和存儲(chǔ)設(shè)備安全預(yù)警等一系列功能。在未來(lái)，智能化的電子檔案信息存儲(chǔ)可以集存儲(chǔ)與管理與一體，能夠保證存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)能夠被應(yīng)用系統(tǒng)安全訪問(wèn)，并確保數(shù)據(jù)在系統(tǒng)出現(xiàn)故障時(shí)可以迅速恢復(fù)。對(duì)電子檔案而言，電子檔案信息存儲(chǔ)智能化可以有效提高存儲(chǔ)系統(tǒng)的實(shí)用性和可靠性，能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)存儲(chǔ)系統(tǒng)的運(yùn)行故障，及時(shí)保護(hù)數(shù)據(jù)不受損壞。總之，智能化的電子檔案信息存儲(chǔ)功能，將會(huì)提高整個(gè)電子檔案的管理。

2.2 國(guó)土資源電子檔案信息檢索的智能化

電子檔案信息管理智能化不僅包括電子商務(wù)信息存儲(chǔ)智能化，還包括電子信息檔案檢索智能化。電子檔案信息的檢索在電子商務(wù)信息智能存儲(chǔ)的基礎(chǔ)上，以文獻(xiàn)和檢索詞的相關(guān)度為基礎(chǔ)，按照相關(guān)度進(jìn)行匹配排序，在結(jié)果排序的同時(shí)考慮相關(guān)性和重要性，使相關(guān)性分析更為準(zhǔn)確，更能將與用戶愿望最相關(guān)的文獻(xiàn)排在前面，提高電子檔案信息檢索的效率。隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，電子商務(wù)檔案智能化信息檢索將會(huì)更加人性化，利用人工智能開(kāi)展電子檔案信息檢索會(huì)提高電子檔案的管理，為電子檔案管理提供更為智能化的、人性化的管理。

2.3 國(guó)土資源電子檔案應(yīng)用的智能化

電子檔案的智能化存儲(chǔ)和智能化查詢?yōu)殡娮拥捻樌M(jìn)行提供了重要的作用。借助于電子檔案信息，智能化的存儲(chǔ)和查詢系統(tǒng)可以為企業(yè)提供較為便利的數(shù)據(jù)分析和信息整合。首先，智能化的管理可以有效的將相關(guān)資源進(jìn)行整合，建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)，為企業(yè)的營(yíng)銷策劃提供數(shù)據(jù)支持。其次，在進(jìn)行企業(yè)客戶資源管理同時(shí)，智能化的電子檔案信息管理可以提供智能化的客戶關(guān)系管理系統(tǒng)，通過(guò)智能化的客戶管理系統(tǒng)來(lái)加強(qiáng)對(duì)客戶的服務(wù)質(zhì)量，提高客戶的滿意度。最后，電子檔案智能化管理中，智能化的數(shù)據(jù)分析和資料查詢將會(huì)大大節(jié)省國(guó)土資源檔案管理員工的工作量，提高的工作效率。

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電子合同檔案管理范文第5篇

關(guān)鍵詞:建設(shè)項(xiàng)目;工程監(jiān)理;合同管理;監(jiān)理工程師

中圖分類號(hào):TU712 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A 文章編號(hào):1009-2374(2010)09-0134-02

通過(guò)實(shí)行建設(shè)監(jiān)理制度,我國(guó)建設(shè)工程的管理體制開(kāi)始向社會(huì)化、專業(yè)化、規(guī)范化的先進(jìn)管理模式轉(zhuǎn)變。這種管理模式,在項(xiàng)目法人與承包商之間引入了建設(shè)監(jiān)理單位作為中介服務(wù)的第三方,進(jìn)而在項(xiàng)目法人與承包商、項(xiàng)目法人與監(jiān)理單位之間形成了以經(jīng)濟(jì)合同為紐帶,以提高工程質(zhì)量和建設(shè)水平為目的的相互制約、相互協(xié)作、相互促進(jìn)的一種新的建設(shè)項(xiàng)目管理運(yùn)行機(jī)制。這種機(jī)制為提高建設(shè)工程的質(zhì)量、節(jié)約建筑工程的投資、縮短建筑工程的工期創(chuàng)造了有利條件。根據(jù)筆者在多年在監(jiān)理工作的體會(huì)擬談?wù)劷ㄖこ添?xiàng)目中工程監(jiān)理工作的合同管理。

一、合同管理在工程監(jiān)理中的重要性

(一)合同具有法律約束力

工程監(jiān)理是監(jiān)理單位受建設(shè)單位業(yè)主委托或者由建設(shè)單位通過(guò)招標(biāo)競(jìng)爭(zhēng)方式擇優(yōu)委托監(jiān)理單位,承擔(dān)其項(xiàng)目管理工作。監(jiān)理工程師的監(jiān)理依據(jù)是監(jiān)理委托合同和工程承包合同。委托是一種契約關(guān)系工程監(jiān)理是管理性的經(jīng)濟(jì)法律關(guān)系政府監(jiān)理和委托協(xié)作性的經(jīng)濟(jì)法律關(guān)系社會(huì)監(jiān)理的集合,工程承包合同的法律依據(jù)是中華人民共和國(guó)經(jīng)濟(jì)合同法。

監(jiān)理工作的依據(jù)是合同,合同具有法律的約束力即可以說(shuō)監(jiān)理工作受到法律保護(hù)來(lái)自于合同,因此僅僅從這一點(diǎn)就足以說(shuō)明合同管理在監(jiān)理工作中的地位是至關(guān)重要的。

(二)加強(qiáng)合同管理有助于監(jiān)理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)

監(jiān)理目標(biāo)控制除了采取科學(xué)的和有效的方法和手段外,主要是取決于合同控制或管理好壞。滿足合同要求的行為和過(guò)程是可行的,既滿足合同要求的建設(shè)行為及施工過(guò)程是令監(jiān)理工程師滿意的,達(dá)到這樣要求的監(jiān)理工作又是令業(yè)主滿意的,因此是理想的。合同管理與監(jiān)理目標(biāo)控制關(guān)系如圖1所示:

(三)合同管理是監(jiān)理工作的基礎(chǔ)

在整個(gè)監(jiān)理工作中費(fèi)用控制是四項(xiàng)控制中的核心,是施行進(jìn)度控制與質(zhì)量控制的基本手段。而費(fèi)用進(jìn)度質(zhì)量控制的目標(biāo)值是事先經(jīng)合同形式約定的。所以合同管理應(yīng)該是整個(gè)監(jiān)理工作的基礎(chǔ),監(jiān)理工程師所進(jìn)行的管理工作實(shí)質(zhì)上就是合同管理工作。無(wú)論是進(jìn)行質(zhì)量監(jiān)督還是費(fèi)用支付或是進(jìn)度控制都要依據(jù)施工承包合同辦事,只有依照合同處理問(wèn)題才能保證合同各方全面履行合同。因此從充分發(fā)揮監(jiān)理的功能來(lái)說(shuō)做好合同管理在監(jiān)理施工過(guò)程中也是非常重要的。

監(jiān)理行業(yè)作為市場(chǎng)主體直接參與建設(shè)工程管理,在整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目的施工階段要想把進(jìn)度、質(zhì)量、投資搞好和協(xié)調(diào)好各方關(guān)系,就必須要求所有參與建設(shè)項(xiàng)目管理的監(jiān)理人員真正認(rèn)識(shí)到合同管理在工程監(jiān)理工作中的地位。

二、監(jiān)理工作中合同管理的內(nèi)容

合同管理的內(nèi)容分為合同履約管理和合同文檔管理。

合同履約管理亦稱合同控制,就是根據(jù)合同條款的規(guī)定,工程施工過(guò)程中,對(duì)當(dāng)事人的雙方的建設(shè)行為和工程建設(shè)的過(guò)程進(jìn)行有效的控制和監(jiān)督,保證合同順利執(zhí)行。

合同文檔管理亦稱為合同檔案管理,屬監(jiān)理檔案管理的一部分,是對(duì)包括合同在內(nèi)的,以及合同有關(guān)的文件、信函、電報(bào)、電傳、傳真、電子數(shù)據(jù)交換和電子郵件,各種記錄、證明、錄像、照片、紀(jì)要、報(bào)告、圖紙以及說(shuō)明等進(jìn)行的歸類、編碼、整理、存放、保管、檢索、分析和使用等系統(tǒng)管理工作。合同檔案是工程技術(shù)檔案的組成部分,是合同履行的真實(shí)記錄和有效的法律證據(jù),因此,合同檔案管理非常重要。

監(jiān)理工程師的合同管理工作主要在施工階段。在此階段中,合同管理的主要工作如下:(1)工程分包管理;(2)工程變更管理;(3)工程延期管理;(4)合同索賠管理;(5)合同糾紛的協(xié)調(diào);(6)合同支付管理;(7)合同檔案管理;(8)工程保險(xiǎn)管理。

三、監(jiān)理工作中合同管理的做法

由于我國(guó)國(guó)情和文化背景所致,許多情況下在合同談判要約條件時(shí)比較重視,一旦合同簽訂后的執(zhí)行過(guò)程中就重視程度不夠,甚至將合同擱置一邊;投標(biāo)單位在思維邏輯上也存在較大落差,認(rèn)為反正工程已拿到手,把任務(wù)完成即可。這種認(rèn)識(shí)在承包人和監(jiān)理人員中普遍存在,從而導(dǎo)致人們?cè)诠こ坦芾碇泻贤s束概念淡薄。為解決這個(gè)問(wèn)題,監(jiān)理單位接到中標(biāo)通知后應(yīng)及時(shí)組織派駐現(xiàn)場(chǎng)的監(jiān)理工程師全面認(rèn)真地閱讀熟悉甲、乙雙方和監(jiān)理的招投標(biāo)文件,全面掌握施工合同和監(jiān)理合同內(nèi)容。

從工程實(shí)踐中看,要想在建設(shè)項(xiàng)目過(guò)程中把握監(jiān)理工作的主動(dòng)權(quán),做到辦事有根、表態(tài)有據(jù),監(jiān)理工程師應(yīng)從始至終抓住合同這個(gè)牛鼻子不放,才能處于主動(dòng)地位。目前許多工程不注重合同條款,盲目地干,直到竣工后對(duì)方按合同約定算帳時(shí)方如夢(mèng)初醒,導(dǎo)致相互扯皮,給工程投入使用和投資控制帶來(lái)不利影響,甚至訴諸法庭,這種教訓(xùn)實(shí)在太多太深刻了,施工各方應(yīng)引以為戒。

(一)公平公正履行合同

“守法、誠(chéng)信、公正、科學(xué)”是施工監(jiān)理工作的基本準(zhǔn)則。根據(jù)《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)程》“監(jiān)理單位是建設(shè)單位在施工現(xiàn)場(chǎng)唯一的管理者”的規(guī)定,監(jiān)理單位派駐現(xiàn)場(chǎng)的監(jiān)理工程師既代表監(jiān)理單位在現(xiàn)場(chǎng)履行合同約定的責(zé)任、權(quán)力和義務(wù),也代表甲方監(jiān)控施工合同條款和招投標(biāo)文件的落實(shí)。那么,如何履行好責(zé)任、權(quán)利和義務(wù),就是要堅(jiān)持公平公正地處理有違合同條款的各種矛盾。

現(xiàn)在建筑市場(chǎng)存在著諸多矛盾點(diǎn),有相當(dāng)一部分是由社會(huì)條件和商的選擇等問(wèn)題。這些都是當(dāng)前建筑市場(chǎng)中建設(shè)單位司空見(jiàn)慣的違約現(xiàn)象。針對(duì)這些行為,監(jiān)理工程師應(yīng)當(dāng)在監(jiān)理合同約定條件范圍內(nèi),以積極公正的態(tài)度加以處理,做到主動(dòng)預(yù)控,及時(shí)書(shū)面提示建設(shè)單位防止違約,化解風(fēng)險(xiǎn),一旦發(fā)生應(yīng)及時(shí)召開(kāi)專題會(huì)協(xié)調(diào)解決產(chǎn)生的矛盾。對(duì)產(chǎn)生的利益糾紛應(yīng)明確責(zé)任,合理解決。一時(shí)解決不了的應(yīng)各方書(shū)面?zhèn)渫?待時(shí)機(jī)成熟再行公正處理。

一般來(lái)講,在建筑市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)中尤其在合同履行過(guò)程中,承包人總是處于弱勢(shì)地位,鑒于此,作為建設(shè)工程施工監(jiān)理單位及其委派的監(jiān)理工程師更應(yīng)有根據(jù)地維護(hù)合同和招投標(biāo)文件要約條件,正視矛盾、運(yùn)用不同的合理手段和措施適時(shí)處理,做到不積壓矛盾;既代表建設(shè)單位利益,又維護(hù)承包人的合法權(quán)益。

(二)實(shí)事求是 科學(xué)管理

建筑工程產(chǎn)品與其他工業(yè)產(chǎn)品的最顯著區(qū)別在于體量大、生產(chǎn)周期長(zhǎng)和采用的產(chǎn)成品構(gòu)配件上千上萬(wàn)種。在長(zhǎng)時(shí)間的建設(shè)過(guò)程中,各參建方都可能在履行合同過(guò)程中有違約事件的發(fā)生。那么,要使各方做到在合同約定范圍內(nèi)規(guī)范性合作,就應(yīng)在履行合同過(guò)程中堅(jiān)持實(shí)事求是。

首先建設(shè)工程參建各方在合同履約過(guò)程中應(yīng)不斷地進(jìn)行目標(biāo)一致性的協(xié)調(diào)。在協(xié)調(diào)問(wèn)題上,施工監(jiān)理工程師應(yīng)當(dāng)主動(dòng)牽頭進(jìn)行組織。只有經(jīng)常協(xié)調(diào)過(guò)程中發(fā)生或預(yù)測(cè)將要發(fā)生的違約風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn),本著風(fēng)險(xiǎn)共擔(dān)、同舟共濟(jì)的原則,及時(shí)化解或消除風(fēng)險(xiǎn),才能大大降低合同管理中發(fā)生的違約現(xiàn)象。

堅(jiān)持實(shí)事求是,就要求合同主體各方應(yīng)敢于承擔(dān)責(zé)任。建設(shè)單位不能一談到有關(guān)自身工作不到位或者社會(huì)條件制約因素導(dǎo)致違約責(zé)任就如臨大敵,視承包人在推卸責(zé)任和轉(zhuǎn)嫁風(fēng)險(xiǎn),甚至一提違約索賠就大為惱火,認(rèn)為是有悖常理的不規(guī)范行為。筆者認(rèn)為,具有真正市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)頭腦的建設(shè)單位應(yīng)該正視和承認(rèn)違約責(zé)任,將之看作是甲方與承包人在工程施工管理過(guò)程中的一種很正常的經(jīng)常性經(jīng)濟(jì)活動(dòng),是工程建設(shè)的重要組成部分,應(yīng)以積極合作的姿態(tài)來(lái)對(duì)待。

堅(jiān)持實(shí)事求是,就是要求承包人加強(qiáng)合同管理,嚴(yán)肅認(rèn)真地履行施工合同和抓好分包合同和采購(gòu)加工定貨合同的落實(shí)。建設(shè)工程承包人絕對(duì)不應(yīng)當(dāng)從中謀取不正當(dāng)利益,要自覺(jué)地用合同約定去約束企業(yè)的施工行為,完成合同要求的任務(wù)。依據(jù)《經(jīng)濟(jì)合同法》的原則,履約雙方的權(quán)利義務(wù)是平等的。對(duì)于任何一方的違約行為,應(yīng)是在履約雙方之間進(jìn)行的,如果不執(zhí)行合同合約而給對(duì)方造成損失時(shí),雙方有依據(jù)合同約定提出合理的索賠要求的權(quán)利,要敢于依約據(jù)實(shí)提出索賠要求。

工程實(shí)踐中往往會(huì)發(fā)生建設(shè)單位向承包人提出工期和質(zhì)量問(wèn)題的質(zhì)疑,承包人往往會(huì)提出許多無(wú)證據(jù)的理由來(lái)回避自身的責(zé)任。針對(duì)這種矛盾,監(jiān)理工程師應(yīng)在監(jiān)控承包人和建設(shè)單位履約過(guò)程中,切實(shí)加強(qiáng)數(shù)據(jù)證據(jù)和資料的收集整理,用確鑿的數(shù)據(jù)證據(jù)來(lái)說(shuō)服各方并做出合理準(zhǔn)確的判斷。

在施工過(guò)程中要切實(shí)做到收集各方違約資料,力求完整,手續(xù)齊全,及時(shí)準(zhǔn)確。監(jiān)理工程師要既有既成事實(shí),又有責(zé)任歸屬證據(jù),同時(shí)還要有判斷違約的資料和數(shù)據(jù)。

在處理承包人向建設(shè)單位提出違約要因和索賠要求時(shí),監(jiān)理工程師應(yīng)進(jìn)行充分分析。首先要把握事件與合同對(duì)照是否出現(xiàn)費(fèi)用增加或工期延長(zhǎng),是否會(huì)對(duì)質(zhì)量和功能造成影響,排除虛擬臆造成分。同時(shí)要甄別分析費(fèi)用增加和工期延長(zhǎng)的因果關(guān)系,從而劃清責(zé)任,在此基礎(chǔ)上按合同約定的程序進(jìn)行協(xié)調(diào)處理。

監(jiān)理工程師在以下方面應(yīng)特別給予重視:

1.向建設(shè)單位索要完整的建設(shè)工程招投標(biāo)文件。

2.收集合同變更文件或補(bǔ)充協(xié)議,要求承包人和建設(shè)單位提供完整的分包合同、采購(gòu)合同。監(jiān)理工程師應(yīng)主動(dòng)及時(shí)收集官方的物價(jià)指數(shù)和國(guó)家法律法規(guī)及行政行規(guī)章等。

3.收集整理各種會(huì)議紀(jì)要和往來(lái)電函。

4.收集工程照片和音像資料。

5.收集工程進(jìn)度計(jì)劃包括被監(jiān)理批準(zhǔn)的施工組織設(shè)計(jì)或施工方案。

6.積累工程計(jì)量和結(jié)算資料。

7.整理工程檢驗(yàn)資料和各種試驗(yàn)數(shù)據(jù)。

8.收集設(shè)計(jì)變更和工程洽商,整理好工程圖紙及其他設(shè)計(jì)文件,做好監(jiān)理日志。

四、結(jié)語(yǔ)