文書檔案的管理
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文書檔案的管理范文第1篇
1.1 工作水平有待提升
工作水平有待提升主要是指檔案管理人員的工作水平有待提升。眾所周知對事業(yè)單位的管理工作來說文書檔案是其非常重要的一部分，并且可能夠?qū)τ谑聵I(yè)單位的發(fā)展和決策的制定起到?jīng)Q定性作用，但是在這一過程中需要注意的是，由于事業(yè)單位的檔案管理工作不受重視并且人員以及管理方法存在問題，從而使得事業(yè)單位文書檔案管理工作受到了非常大的制約。除此之外，工作水平有待提升還體現(xiàn)在事業(yè)單位文書檔案規(guī)范化管理教育知識結(jié)構越來越落后，并且培訓工作也無法跟上工作的實際進度，這導致了文書檔案管理無法得到進一步的有效提升。
1.2 重視程度不夠
重視程度不夠是導致事業(yè)單位文書檔案管理工作難以進步的重要因素。一般來說在文書檔案管理中其最為重要的環(huán)節(jié)是分類和歸檔工作。但是隨著我國現(xiàn)代化技術的持續(xù)發(fā)展，不同種類的文件給文書檔案管理帶來了非常大的挑戰(zhàn)。除此之外，重視程度不夠還體現(xiàn)在了部分事業(yè)單位的檔案管理工作無法將文書檔案管理的功效發(fā)揮出來，也無法使其成為事業(yè)單位發(fā)展的重要工具。即事業(yè)單位無法從思想上提高對文書檔案管理工作的認識，與此同時也無法在人員和配置等各個方面加大管理力度。另外，重視程度不夠還體現(xiàn)在部分事業(yè)單位的檔案管理工作并沒有結(jié)合現(xiàn)代化科學手段，因此無法幫助文書檔案管理更加科學規(guī)范。
1.3 管理方式陳舊
管理方式陳舊對于事業(yè)單位文書檔案管理工作的影響是非常深遠的。通過對于事業(yè)單位文書檔案管理的現(xiàn)狀進行分析和總結(jié)后我們可以發(fā)現(xiàn)，當前文書檔案管理工作主要存在管理方式陳舊、管理工作不能夠引起上級領導重視以及工作人員知識、思想均非常落后，跟不上單位發(fā)展所需等方面的問題。除此之外，管理方式陳舊還體現(xiàn)在事業(yè)單位檔案管理工作由于無法引起上級領導的重視，導致了其整體的管理模式較為落后，不少事業(yè)檔案管理的工作人員均是一些兼職人員或關系人員。無法提供更加科學的資料管理。以前筆者單位領導對文書檔案人員重視程度不夠，覺得文書檔案工作無關緊要，筆者曾經(jīng)多次與相關公司溝通試圖建立一個檔案系統(tǒng)，但需要資金投入，很難得到領導的支持。文書類的相關資料沒有專業(yè)的人員及系統(tǒng)管理，兼職人員也沒有出去學習檔案管理的機會，靠自己的摸索去完成文書類的整理，使得文書檔案工作不夠科學化、規(guī)范化。
2 新形勢下事業(yè)單位文書檔案管理工作對策
2.1 堅持以人為本理念
堅持以人為本理念是新形勢下事業(yè)單位文書檔案管理工作的基礎和前提。隨著國家的進步，“以人為本”的理念被推行到各行各業(yè)中，事業(yè)單位自身也應當注重充分發(fā)揮“以人為本”的理念，并且加大對于事業(yè)單位檔案管理人員的重視力度。除此之外，在堅持以人為本理念的過程中事業(yè)單位還應當認識到，文書檔案管理工作在一線崗位中的重要作用，并且增加與管理人員的溝通交流，從而能夠更多了解管理人員的職業(yè)規(guī)劃和心理情緒。另外，在堅持以人為本理念的過程中事業(yè)單位應當注重促使文書檔案管理工作受到各科室以及更多領導的認可并且能夠在工作中積極配合文書檔案管理工作，使管理工作質(zhì)量得到有效提升同時促使管理人員獲得更高的成就感和歸屬感。
2.2 應用現(xiàn)代化技術
應用結(jié)合現(xiàn)代化技術對于新形勢下事業(yè)單位文書檔案管理工作的重要性是不言而喻的。在結(jié)合現(xiàn)代化技術的過程中，事業(yè)單位的文書檔案管理應當結(jié)合現(xiàn)代化管理手段，并且注重增強文書檔案管理工作的效率和準確性，從而能夠構建起新型管理模式同時使管理工作逐漸走向數(shù)字化、一體化。除此之外，在結(jié)合現(xiàn)代化技術的過程中，事業(yè)單位檔案管理的進行還應當能夠為決策者提供更加科學化的信息資料。并且通過信息化、現(xiàn)代化管理模式將各項工作均統(tǒng)一管理，從而能夠在此基礎上促進新形勢下事業(yè)單位文書檔案管理工作水平的有效提升。
2.3 優(yōu)化人員配置
優(yōu)化人員配置是新形勢下事業(yè)單位文書檔案管理工作的核心內(nèi)容之一。在優(yōu)化人員配置的過程中，事業(yè)單位應當注重加大人員配置，并且提升管理質(zhì)量提高管理人員素質(zhì)。與此同時，健全管理工作激勵體制。除此之外，在優(yōu)化人員配置的過程中，事業(yè)單位應當注重合理的激勵能夠激發(fā)人潛在的動力，這對于提高檔案管理的工作質(zhì)量和隊伍素質(zhì)有至關重要的作用。另外，在優(yōu)化人員配置的過程中事業(yè)單位應當注重進一步完善激勵機制，并且按照有關制度嚴格落實，從而能夠在此基礎上促進新形勢下事業(yè)單位文書檔案管理工作效率的持續(xù)提升。
2.4 完善管理制度
完善管理制度是新形勢下事業(yè)單位文書檔案管理工作的重中之重。在完善管理制度的過程中，事業(yè)單位還應當注重形成對等的懲罰制度，從而能夠使管理人員在獲得激勵的同時能夠更加明確自己的職責。除此之外，在完善管理制度的過程中，為了能夠使工作責任感更強并且可以確保管理工作的有序進行，事業(yè)單位在完善建立管理機制時，應當充分考慮到管理人員的個人人格和發(fā)展等方面的追求，把文書檔案管理各方面均納入到考核評定指標中。另外，在完善管理制度的過程中，事業(yè)單位應當注重針對業(yè)績較為突出、工作能力較強等管理人員，給予其優(yōu)秀的晉升機會并通過物質(zhì)和精神雙重鼓勵的方法，使檔案管理人員以更加積極的態(tài)度面對工作，并且能夠以更高的責任感不斷提高管理質(zhì)量。
文書檔案的管理范文第2篇
關鍵詞：文書檔案 檔案管理 創(chuàng)新 信息技術
引言
文書檔案作為企業(yè)檔案資源體系中的重要組成部分，其中記載著企業(yè)多項歷史工作信息，能夠間接反映出單位各級領導決策問題、組織問題、企業(yè)建設情況等問題，為后續(xù)企業(yè)工作提供有力的依據(jù)，同時，文書檔案中也記錄了企業(yè)發(fā)展所取得的成果，是企業(yè)非常寶貴的歷史資源。隨著信息技術不斷發(fā)展，當今信息技術已經(jīng)融入到社會的各個角落，信息技術能夠切實提高企業(yè)管理質(zhì)量與運作效率，因此，現(xiàn)代化管理模式對傳統(tǒng)的文書檔案管理提出了更高要求。近些年來，隨著企業(yè)內(nèi)部管理水平、發(fā)展水平不斷提高，對文書檔案管理要求也越來越高，系統(tǒng)、效率、準確的管理模式已經(jīng)成為當今文書檔案管理的必然要求。
一、當今文書檔案管理中所存在的問題
（一）文書檔案管理不夠規(guī)范
隨著企業(yè)不斷發(fā)展，在長期發(fā)展中勢必會不斷堆積文書檔案。這也直接的加大了文書檔案管理難度，造成一系列的不規(guī)范想象，主要變現(xiàn)在：檔號不規(guī)范、案卷目錄不規(guī)范、案卷標題不規(guī)范、組卷不規(guī)范等。這一系列不規(guī)范現(xiàn)象從實質(zhì)上分析就是企業(yè)高管的不重視，使得文書檔案管理沒有形成一個規(guī)范的規(guī)章制度與管理制度，進而造成文書檔案管理出現(xiàn)問題。
（二）文書檔案檢索效率不高
當今企業(yè)文書檢索的形式主要分為計算機檢索和人工檢索兩種，其中，人工檢索占據(jù)主體地位。雖然，企業(yè)文書檔案管理人員在提高檢索效率方面做出很多努力，編制諸多檢索工具，但在企業(yè)文書檔案逐漸增多的情況下，使得人工檢索效率止步不前。其主要因素在于管理人員在管理檔案時，過重在意檢索效率與內(nèi)容，而往往忽略了檢索質(zhì)量。這不僅在質(zhì)量上無法保障，檢索效率也沒有切實提高。
（三）文書檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)層面
現(xiàn)如今，很多企業(yè)的文書檔案管理人員雖處于平穩(wěn)發(fā)展階段，也有些管理人員在企業(yè)工作了諸多念頭，已經(jīng)形成了自身獨有的管理理念，而這種理念是非常難以轉(zhuǎn)變的，使得管理人員的專業(yè)能力、文化水平無法適應現(xiàn)代化文書檔案管理需求。信息技術作為21世紀的標志性技術，實現(xiàn)現(xiàn)代化、自動化、信息化、電子化管理已經(jīng)成為必然趨勢，但一些資歷較老的管理人員甚至連計算機都不會使用，對一些現(xiàn)代化專業(yè)知識也不夠了解，使得企業(yè)文書檔案現(xiàn)代化管理建設進程緩慢。而企業(yè)工作人員往往都是“術業(yè)有專攻”，能夠滿足現(xiàn)代化檔案管理研究與開發(fā)的人才非常局限，嚴重影響企業(yè)文書檔案管理創(chuàng)新進程，無法提高文書檔案管理質(zhì)量與管理效率。
二、文書檔案管理創(chuàng)新的有效渠道
（一）強化制度建設，加強執(zhí)行力度
首先，想要實現(xiàn)文書檔案管理創(chuàng)新必須要加強文書檔案管理制度的創(chuàng)新，進一步規(guī)范原有的規(guī)章制度。想要保障管理制度的有效性，制度創(chuàng)新必須要建立在企業(yè)實際運營情況的基礎上，要剔除一些不符合現(xiàn)代化需求的管理制度，并采用現(xiàn)代化管理制度進行填充，打造全新的文書檔案管理體制。總之，企業(yè)要建立文書檔案管理系統(tǒng)的標準化建設，對企業(yè)文書檔案管理中的內(nèi)容、要求、形式作為明確的統(tǒng)一規(guī)定。其次，要落實文書檔案管理責任制，為文書檔案管理創(chuàng)新提供堅實的保障。為了保障文書檔案管理能夠適應現(xiàn)代化發(fā)展需求，企業(yè)必須要針對電子化檔案建立一套標準的規(guī)章制度，將電子化檔案制度與原有制度相結(jié)合，保障文書檔案制度的完整性。最后，待到企業(yè)建立健全文書檔案管理規(guī)章制度之后，必須要加強執(zhí)行力度，落實相應的管理責任，并且定期對規(guī)章制度的落實情況進行審查，并組織文書檔案管理力量，對文書檔案體系制度內(nèi)容進行修、補充、篩選，保障檔案管理體系制度的時效性，充分發(fā)揮文書檔案管理體系制度的積極作用。
（二）創(chuàng)新工作機制
企業(yè)文書檔案管理必須要適應現(xiàn)代化社會發(fā)展步伐，創(chuàng)新相應的檔案管理工作機制。筆者認為，企業(yè)必須要建立健全以下幾點：①自我營銷機制。該種管理機制主要是根據(jù)企業(yè)階段安排和總體要求作為出發(fā)點，大力宣傳文書檔案管理的重要性與積極作用，并提出文書檔案管理中心任務及提出檔案管理要求，為后續(xù)檔案管理奠定堅實的基礎。②主動參與機制。讓文書檔案管理工作能夠參與到單位中心或重大活動中去，加強文書檔案管理質(zhì)量，充分體現(xiàn)出文書檔案對企業(yè)發(fā)展的積極作用。③互動協(xié)調(diào)機制。加強文書檔案管理的參與力度和宣傳力度，與有關部門在檔案方面達成共識，構建一套系統(tǒng)的管理路線，并且文書檔案管理工作中，做好監(jiān)督、指導、服務等職責，加強文書檔案管理與各個部門之間的聯(lián)系，提高企業(yè)各個部門之間的協(xié)調(diào)性。
（三）構建文書檔案管理隊伍，提高管理人員的工作質(zhì)量
待到企業(yè)現(xiàn)代化文書檔案管理機制構建完成之后，要進一步加強企業(yè)文書檔案管理的人才隊伍建設工作，讓檔案管理人才來實施檔案管理工作。第一，單位要認真挑選檔案管理人才，在面向社會招聘人才時，必須要保障應聘人員的知識基礎與文化層次，同時也應考慮應聘人員的專業(yè)和計算機能力。第二，加強企業(yè)內(nèi)部人才培養(yǎng)，定期展開有層次、有計劃、有重點的現(xiàn)代化檔案管理培訓工作，加強行業(yè)內(nèi)部文書檔案管理業(yè)務交流，提高企業(yè)檔案管理人員的道德修養(yǎng)與業(yè)務修養(yǎng)，加強檔案管理人員對文書檔案管理工作的認識，提高檔案管理人員的重視程度。第三，企業(yè)要建立“能者居上”的崗位競爭制度，即公平、公正、公開的保障檔案管理職位的競爭制度，為了工作人員的職位晉升、評定、福利待遇等方面的上升空間奠定基礎。第四，加強危機意識教育，構建一套考核體系，明確考核標準，進而激發(fā)檔案管理人員的創(chuàng)造性與積極性，提高文書檔案管理的工作效率。
（四）加強技術創(chuàng)新，提高服務質(zhì)量
想要實現(xiàn)文書檔案管理的工作創(chuàng)新，企業(yè)首先要淞⑾執(zhí)化檔案管理理念，無論是在日常文書檔案工作中還是檔案信息交流過程中，都必須要充分利用現(xiàn)代化手段作為媒介，即借助信息技術、計算機技術來管理文書檔案，提高檔案管理質(zhì)量與效率?；诖?，企業(yè)想要不斷滿足現(xiàn)代化文書檔案管理的發(fā)展需求，就必須要不斷開展創(chuàng)新技術活動，構建一套符合企業(yè)自身發(fā)展的電子檔案管理系統(tǒng)，并將該系統(tǒng)融入到企業(yè)系統(tǒng)中。要求企業(yè)將檔案管理信息化建設歸納到企業(yè)總體規(guī)劃中，制定出相應的規(guī)劃細節(jié)，例如檔案信息收集、檢索、整理、利用等各個環(huán)節(jié)，實現(xiàn)企業(yè)各部門間的信息流共享，提高文書檔案管理的服務質(zhì)量。
（五）保障細節(jié)功能能夠做到位
文書檔案管理工作的細節(jié)工作非常多，因此，想要加強文書檔案管理的服務質(zhì)量，做好細節(jié)工作是必不可少的，需要檔案管理人員做到以下幾點：①制定相應的規(guī)章制度，要求檔案管理人員你必須要嚴格尊重規(guī)章條例。②加強具有機密性文檔的管理工作，要求檔案管理人員必須要將文書檔案進行整合、劃分、篩選，將檔案劃分多個層次，以備不時之需。③企業(yè)文書檔案必須要按照規(guī)章流程進行記錄，避免因人為因素致使檔案信息不全或遺漏。④加強文書檔案存檔工作，無論是紙面檔案還是電子檔案，在歸檔之前必須要再次檢查，并且電子檔案要在錄入電腦之后，要進行信息核對，從而確保文書檔案的完整性、真實性、精準性。
（六）加強管理人員的創(chuàng)新意識
創(chuàng)新意識是創(chuàng)新模式的基礎與前提，文書檔案管理要一改傳統(tǒng)文書檔案管理弊端，提高文書檔案管理的積極作用，讓檔案管理工作能夠成為企業(yè)的創(chuàng)造者與先行者。由于信息技術的開形式注定了檔案管理的顯性化需求，因此，文書檔案管理應朝向開放性發(fā)展。在符合保密規(guī)定的前提下，檔案管理部門可定期將檔案專題、目錄、特定成果在公共媒體上公布，為客戶查考、選擇提供便利，讓用戶能夠感受到檔案的用處，加強檔案信息的積極作用。
三、結(jié)束語
文書檔案管理工作作為衡量企業(yè)管理水平的重要標準，同時檔案信息能夠為企業(yè)提供有效參考依據(jù)，對企業(yè)的發(fā)展至關重要。文書檔案管理質(zhì)量會直接影響檔案信息的完整性、可靠性，是企業(yè)展開一系列經(jīng)營活動的重要參考依據(jù)，不容忽視。例如企業(yè)經(jīng)濟建設、社會發(fā)展都需要借鑒文書檔案內(nèi)容。因此，企業(yè)必須要提高文書檔案管理的地位，實現(xiàn)文書檔案管理工作創(chuàng)新，構建高專業(yè)、高素質(zhì)檔案管理人才，從多方面提高檔案信息的利用率，充分發(fā)揮文書檔案的積極作用，這樣才能夠適應現(xiàn)代化檔案管理發(fā)展需求，推動企業(yè)建設與發(fā)展進程。
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文書檔案的管理范文第3篇
文書檔案是文書檔案是反映黨務、行政管理等活動的檔案，它記錄了一個社會組織所從事的各類管理活動。文書信息作為一種資源，越來越被人們所重視，隨著社會的進步與網(wǎng)絡技術的發(fā)展，也帶動文書檔案信息服務內(nèi)容與方式的變化。文檔管理開始面臨著許多有待解決的問題。根據(jù)文書檔案其工作特點以及環(huán)境的因素，只有采取新穎的管理模式對文書檔案進行科學管理，才能保證文書檔案信息的有效性和準確性，從而適應社會發(fā)展的需求。
1.文書檔案科學化管理方式
1.1重視文書檔案信息服務觀念的創(chuàng)新
由于檔案信息利用與傳播面臨著商品經(jīng)濟和信息社會的雙重打冷戰(zhàn)，檔案部門必須從解放思想、更新觀念入手，強化檔案信息開發(fā)與利用服務。目前，社會公眾不再以檔案管理部門所提供的傳統(tǒng)性檔案利用方式方法為滿足，而是要求在更大的范圍、更高程度上實現(xiàn)檔案資源的社會共享。為此，在不斷提高檔案管理與利用現(xiàn)代化水平的同時，要根據(jù)檔案信息利用服務的現(xiàn)狀，分析影響檔案利用與信息共享的諸多因素，尋求適應檔案利用需求實際的服務模式，促進檔案資源共享的實現(xiàn)。
1.2文檔一體化
長期以來，文書處理和檔案管理屬于不同的部門負責，檔案管理只由檔案部門執(zhí)行，文書處理和檔案管理的分離，由于作于不同部分以及不同工作者，就導致了檔案管理較容易出現(xiàn)錯誤，影響了文書檔案的管理效率，降低了檔案的信息服務功能。，隨著社會發(fā)展的需求，文檔一體化成為了一種新穎的管理模式，這種管理模式就是把過去文件處理和檔案管理獨立的分散狀態(tài)，統(tǒng)一成一個有機整體去進行管理。文檔一體化的科學化管理模式意味著公文處理和文書檔案兩者歸入為文件運，使文書檔案得到科學處理和有效控制。
1.3掌握現(xiàn)代化管理技能，利用現(xiàn)代化技術整理檔案
隨著計算機及其網(wǎng)絡技術的不斷更新發(fā)展以及無紙化資源的出現(xiàn)，使得檔案管理模式從手工操作轉(zhuǎn)化為計算機操作，使得文書檔案的存儲方式也發(fā)生了根本性的變化，從紙質(zhì)形式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮淤Y源形式；使文件的形成、運行、積累、轉(zhuǎn)換等各個環(huán)節(jié)與自動化辦公相銜接，系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、統(tǒng)計等工作等操作過程均由計算機進行處理。紙質(zhì)檔案的整理工作繁瑣，勞動強度大，而利用計算機整理文件，則可以收到事半功倍的效果。又可發(fā)揮計算機管理優(yōu)勢，減輕了檔案工作者的勞動量，提高了文書檔案管理的效率。
1.4對檔案管理工作者的要求
我國檔案隊伍存在的普遍問題是人才知識結(jié)構老化、現(xiàn)代管理人才和計算機管理專業(yè)人才缺乏，現(xiàn)代化的檔案管理工作不僅需要懂專業(yè)知識的人員，也同樣需要計算機類、管理類人才。文書檔案工作對服務對象的重要性，以及其較強的專業(yè)性，決定了文書檔案工作者必須具備專業(yè)知識，擁有較強的檔案管理技能和高尚的職業(yè)道德修養(yǎng)，從而確保文書檔案的準確性。對檔案管理工作者的要求有以下兩點：一是對檔案工作者加強職業(yè)道德教育、強化責任意識和服務意識，增強檔案工作人員的主動性。二是加大對利用者的宣傳教育力度，提高利用者做好檔案利用效果信息反饋工作的自覺性。
2.文書檔案科學管理的優(yōu)點
2.1作業(yè)效率大幅度提高
文書檔案實施科學化管理后，文件資料收集、儲存、分類、統(tǒng)計和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便、有序，無論是起草文件還是辦理傳遞，都變得簡單易行。
2.2文件和文字信息得到充分共享
在原始的手工操作管理中，部分單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費，還造成文件和信息查找困難。隨著計算機網(wǎng)絡技術的進一步發(fā)展，檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統(tǒng)建立互聯(lián)，從而極大地提高了檔案利用工作的質(zhì)量和效率，并且通過網(wǎng)絡服務這個寬廣的平臺，可以了解其他檔案工作部門概況、工作的重點和檔案管理信息動態(tài)。
2.3電子文件保存的穩(wěn)定性
與紙質(zhì)檔案載體相比，紙張的文書檔案耐久性取決于纖維素的性質(zhì)，在一定的條件下容易受到破壞，如檔案工作過程中稍不注意就可能造成不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術發(fā)展，我們可以根據(jù)不同的需要，選擇不同的電子載體，如小容量的U盤大容量的移動硬盤等。這些載體的普遍特點都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且儲存時間長，受外部環(huán)境影響小，不易損壞，具有很強的穩(wěn)定性。
2.4提高了文件傳遞的速度和安全性
在日常公文辦理過程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時有發(fā)生，文件傳遞的傳統(tǒng)手段是靠郵政系統(tǒng)，傳送時間受距離長短的限制。同時，文件還可能因為其他原因造成丟失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便。而應用計算機網(wǎng)絡技術，可直接通過網(wǎng)絡進行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和及時性。
文書檔案的管理范文第4篇
1 文書檔案保密管理的原則和內(nèi)容
文書檔案管理是企業(yè)信息化建設的重要部分，對各項業(yè)務決策起到支撐作用。文書檔案具有穩(wěn)定的傳承性，為企業(yè)可持續(xù)性發(fā)展和自主創(chuàng)新提供可靠的數(shù)據(jù)來源，是推動電力企業(yè)發(fā)展的重要資源與企業(yè)實現(xiàn)商業(yè)管理的有效途徑。一些重要的文書檔案承載了企業(yè)的核心價值，對企業(yè)發(fā)展起到?jīng)Q定性作用，因其特殊性而需按照涉密級別進行管理，因此，做好電力企業(yè)文書檔案的保密管理工作至關重要。為適應電力市場發(fā)展和信息化潮流，規(guī)范電力企業(yè)文書檔案的保密管理機制已成為一種必然的現(xiàn)實需求。
1.1 文書檔案保密管理要堅持全過程控制原則
對文書檔案實行前端控制和全過程的保密管理，是要從文書檔案形成的全過程考慮，包括定密、印文、收發(fā)文、登記、投送、借文、歸檔與銷毀等環(huán)節(jié)，都要進行管控，確保檔案管理的安全、規(guī)范。
1.2 文書檔案保密管理要堅持分級管理原則
電力企業(yè)以安全穩(wěn)定作為企業(yè)發(fā)展的前提，所以電力企業(yè)文書檔案管理必須從維護企業(yè)的根本利益出發(fā)，嚴格劃分保密等級，該保密的堅持保密化原則，將保密責任制落實到人，確保檔案安全;該放開的部分要放開，使其獲得最大化地推廣利用，實現(xiàn)其社會價值。
1.3 文書檔案保密管理要堅持標準化原則
既要遵循《中華人民共和國檔案法》，又要遵循電力系統(tǒng)內(nèi)相關管理制度，實施統(tǒng)一的標準，便于應用現(xiàn)代科學技術，提高管理質(zhì)量和利用價值，促進機要文書檔案管理扎實有序開展。
2 文書檔案保密管理存在的問題
隨著電力體制改革和企業(yè)結(jié)構調(diào)整的不斷深入，企業(yè)檔案工作者積極開展工作，取得了一定的成績，同時還存在一些問題。
2.1 文書檔案保密管理制度建設不到位
一些電力企業(yè)檔案意識淡薄，既缺乏對文書檔案保密管理原則、方式的制度性頂層設計，又沒有做出文檔管理的收集、鑒定、整理、保管、統(tǒng)計等環(huán)節(jié)的細化方案，缺乏健全的業(yè)務流程，文檔保密工作規(guī)范化程度低。
2.2 文書檔案保密管理信息化建設滯后
紙質(zhì)方式查閱檔案資料能夠看到整卷檔案內(nèi)容，不符合文檔管理的保密要求[1]，具備完整防御能力的信息化建設和系統(tǒng)管理，有利于文檔資料的保密管理，然而在電力企業(yè)的應用中，存在信息化建設滯后問題，缺乏具體的制度標準與完善的檔案數(shù)字化設施，文書檔案的信息化管理不能很好地發(fā)揮作用。
2.3 管理人員隊伍建設亟待加強
企業(yè)檔案管理人員隊伍不穩(wěn)定，管理人員存在經(jīng)常變更或缺位情況，一些管理人員身兼數(shù)職，根本沒有時間學習檔案業(yè)務知識，無法適應現(xiàn)代電力企業(yè)制度下檔案管理工作發(fā)展的需要[2]，造成文書檔案資料的準確性偏低;檔案人員的專業(yè)素質(zhì)不高，職業(yè)道德教育不足，缺乏專門的高素質(zhì)管理人才，嚴重制約了電力企業(yè)文書檔案管理工作的發(fā)展。
2.4 各部門對檔案管理工作的配合不夠
各部門對檔案管理工作的配合不夠，例如在工程檔案方面，建設部門、技經(jīng)部門以及資料管理等部門之間缺乏一定的協(xié)調(diào)度，模糊了文書檔案的保管權限，建設部門的職責在于提供工程施工管理相關資料，技經(jīng)部門的職責在于提供工程施工工作量、造價等相關的檔案資料，而資料管理部門應該與各部門之間保持及時準確的信息溝通，從而有效整合相關資料，在使用和歸檔過程中，避免造成一些保密資料因得不到及時歸檔保存而遺失，制約檔案管理水平的提高。
2.5 文書檔案的開發(fā)力度不足
文書檔案的保密管理并不意味著將涉密資料束之高閣，相反，具有較高的開發(fā)價值和傳承意義，形成寶貴的資料庫。電力企業(yè)在管理中存在重管理、輕利用的誤區(qū)，在進行經(jīng)營管理決策時，缺乏對文檔資料的分析開發(fā)，造成損失。
3 如何改進電力企業(yè)文書檔案管理
3.1 健全文書檔案保密管理工作機制
根據(jù)國家電網(wǎng)公司檔案管理辦法，結(jié)合單位實際情況，健全檔案工作機制，明確原則和管理方式，完善收集、鑒定、整理、保管、統(tǒng)計等各環(huán)節(jié)的工作要求。規(guī)定文書檔案的收集、編制的范圍，界定文件形成、歸檔職責，確保涉密檔案保證文書檔案歸檔率、完整性和準確性，為管理人員做好文書檔案保密管理工作做出指導。
3.2 優(yōu)化文書檔案保密管理業(yè)務流程
文書檔案的保密管理涉及收發(fā)、登記、送批、傳閱、歸檔、銷毀等工作環(huán)節(jié)，工作程序性強，在保密管理制度中，各單位應制定工作標準化程序，形成操作性強的工作規(guī)范，細化各項目標任務，為崗位人員提出指導，以便嚴格按照標準化管理的要求，完善各項檔案管理制度，制定科學的運作程序，實現(xiàn)檔案管理各個環(huán)節(jié)的科學化、規(guī)范化。
3.3 強化文書檔案的信息化管理
檔案信息化是以現(xiàn)代信息技術在檔案工作領域的實際運用為基礎，以檔案信息的資源化為主導，在制度范圍內(nèi)實現(xiàn)資源共享為目的推動檔案工作發(fā)展的進步過程[3]。根據(jù)文書檔案管理的要求，加強研究，加大科技投入，引進文書檔案接收、保管、利用的技術方法，對各種不同類型載體的檔案（紙質(zhì)、錄音、錄像等）進行數(shù)字化處理和轉(zhuǎn)換;嚴格按照制度規(guī)定，制定信息化檔案管理辦法，明確檔案級別，形成數(shù)據(jù)化檔案;必須做到檔案管理軟件的慎重選擇、推廣，提高保密防范能力和技術水平，加快推進信息系統(tǒng)防護體系建設，既確保推廣性，又保證保密管理的安全性。
3.4 加強管理人員隊伍建設
加強教育培訓，提升業(yè)務能力，是做好檔案工作的根本保證。一方面，從人才引進的角度，甄選優(yōu)秀的檔案管理專業(yè)人才加入企業(yè)，提升專業(yè)化人才當量;另一方面，從人員培訓的角度，組織崗位人員參加國家檔案局等專業(yè)機構的理論業(yè)務知識培訓，堅持把文書檔案基礎業(yè)務、信息化知識和應用技能作為崗位人員培訓的重要內(nèi)容，提升業(yè)務能力，做好對重點人員的資格審查，形成穩(wěn)定的檔案隊伍，實現(xiàn)從雜業(yè)型轉(zhuǎn)向?qū)I(yè)型轉(zhuǎn)變;此外，以文書檔案管理為載體，以同業(yè)對標為抓手，與兄弟單位進行業(yè)務交流，開展調(diào)研，不斷促進業(yè)務能力提升。
3.5 建立相關部門間的溝通聯(lián)系機制
建立一個完善的責任保證體系和監(jiān)督管理網(wǎng)絡，其中檔案管理部門起到中樞和主導作用，全過程參與管理，即管理坐標的原點;橫向由崗位責任制來約束各部門其相關人員的行為，保證所經(jīng)辦文件責任落實到人，保密工作有據(jù)可循;縱向由相關領導牽頭，協(xié)調(diào)規(guī)范各部門人員行為，確保嚴格按照制度規(guī)定，完善資源整合，落實文書檔案保密管理工作。
3.6 深化文書檔案的開發(fā)利用
文書檔案的管理范文第5篇
文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。文書檔案是辦理完畢，且具有保存價值的文書。其重點在于“具有保存價值”，這就說明，有一部分的文書可以成為文書檔案，而余下的那部分，就只是“文書”。這就存在文書檔案歸檔范圍和文書檔案鑒定的問題。企業(yè)的實際操作過程中“，有文必檔”的現(xiàn)象普遍存在。“有文必檔”帶來的是人力、物力、財力和時間的浪費。將很多不需要歸檔的文書歸為文書檔案，忽視了檔案的有用性。檔案學理論一直強調(diào)檔案是有價值、有用的文件，是留存以備查考的歷史文件。企業(yè)文書檔案的歸檔范圍必須明確，必須是那部分由查考利用價值的文書。2006年頒布的國家檔案局八號令本著“對歷史負責，為現(xiàn)實服務，替未來著想”的原則，明確規(guī)定了機關文書檔案歸檔和不歸檔的范圍。其中指出“上級機關的文件材料中，普發(fā)性不需本機關辦理的文件材料，任免、獎懲非本機關工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等”不屬于歸檔范圍。此外“，本機關文件材料中的重份文件，無查考利用價值的事務性、臨時性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿”也屬不歸檔范圍。很多企業(yè)認為檔案的齊全完整就是文件的歷次修改稿都要留存，因此，在企業(yè)文書檔案的整理過程中，一份文件的修改稿都放入其中。這是不必要的，文件的修改稿只是文件制作活動的反映，真正有價值、促進實踐活動開展的是文件的最終稿。故文書檔案只歸文件的最終稿即可。從文書到文書檔案需要檔案整理人員的鑒定，這對檔案人員的素質(zhì)要求是較高的。檔案人員要清楚地知道文書和文書檔案的界限，熟悉文書檔案的整理規(guī)則，認真參照國家和企業(yè)的文書檔案整理分類方案，剔除不屬于歸檔范圍的文書，保留有價值、有參考的文書，保證文書檔案“收集齊全、整理規(guī)范、安全保管、合理使用”。
2.文檔一體化。
文檔一體化已不是一個新的概念，很早就有人提出文檔一體化，而它的實踐卻不盡如人意，往往是文書工作和文書檔案工作脫節(jié)。在企業(yè)的文書檔案管理中，文檔一體化能起到簡化流程、提高效率的作用，文檔一體化的呼喚應該更加強烈。在文件生命周期理論中，文件從其形成到最終銷毀都叫文件，無論是現(xiàn)行文件、半現(xiàn)行文件還是非現(xiàn)行文件。文件所呈現(xiàn)的價值有第一價值和第二價值之分，由于大多數(shù)企業(yè)檔案不進館，企業(yè)的文書檔案就保存在企業(yè)的檔案室，因此其呈現(xiàn)的價值就只是第一價值。一份被判定有價值的文書，其成為文書檔案之后，只是在稱呼、保管方式等發(fā)生了改變，最重要的是，這份文件的內(nèi)容并沒有改變。無論其是在文書處理處理系統(tǒng)還是檔案系統(tǒng)中，它的內(nèi)容始終是一樣的，一樣都具有價值，一樣都是對本企業(yè)而言的第一價值。只是其價值的呈現(xiàn)方式不同而已：在文書系統(tǒng)中，它推動的是文件中所指活動的開展；在文書檔案系統(tǒng)中，它的現(xiàn)行價值已經(jīng)結(jié)束，它呈現(xiàn)的是為類似的活動提供參考的價值。為提高文書檔案的整理效率，就要實施文書檔案的“前端控制”，也就是說，把文書檔案的管理要求納入到文書處理程序中，以保證檔案的齊全、完整。文書檔案管理過程中，要重視檔案人員對文書人員監(jiān)督作用，以明確文書檔案收集范圍；保證文書檔案及時收集、用紙規(guī)范、裝訂規(guī)范、原稿齊全、附件不殘缺等。借此把好了文書檔案的質(zhì)量關，為文書檔案的整理工作打下堅實的基礎，減少文書檔案整理中不必要的麻煩，最終促成了文書檔案的有效管理。
3.電子文件和數(shù)字化文件。
計算機的普遍應用，帶來了電子文件的出現(xiàn)。電子文件形成于電腦之中，是以數(shù)字代碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統(tǒng)存取并可在通信網(wǎng)絡上傳輸?shù)奈募Ｔ谖臅鴻n案的整理流程中，要求檔案數(shù)字化，掃描成為工序之一。數(shù)字化文件是利用掃描儀等設備將文件進行掃描，并以tif、jpg等圖片格式存儲于電腦之中而形成的。由于電腦是企業(yè)必不可少的辦公設備，文件都是在電腦中形成，而后打印成紙質(zhì)稿進行文書處理的?？梢?，文書檔案的內(nèi)容與形成于電腦之中的電子文件是沒有區(qū)別，與掃描后形成的數(shù)字化文件也沒有區(qū)別，那么，數(shù)字化是不是一道多余的工序呢？筆者認為，既然企業(yè)文書檔案整理的最終目的是為了便于企業(yè)的查找、利用，那么，與數(shù)字化文件內(nèi)容一致的初始電子文件也可以與文書檔案的錄入數(shù)據(jù)進行相應掛接，當然，這需要技術上的可行性。如果這種技術是可行的，就可以省略掃描這一工序，簡化企業(yè)文書檔案的管理流程，提高企業(yè)文書檔案的整理效率，更方便了企業(yè)文書檔案的有效利用。
4.單機版軟件與網(wǎng)絡版軟件。
企業(yè)文書檔案管理軟件有單機版和網(wǎng)絡版之分。目前，大多數(shù)企業(yè)所使用的是單機版軟件，單機版軟件的優(yōu)勢在于可以用vfp命令來對掃描后形成的數(shù)字化文件與系統(tǒng)中的錄入數(shù)據(jù)進行掛接。而其缺點也是顯而易見的：單機版軟件容錯能力差，可以毫不留痕跡的將其中的數(shù)據(jù)刪除；分錄在幾臺電腦中的數(shù)據(jù)，需要用命令來合并、排序，稍有不慎，容易引起數(shù)據(jù)丟失；單機版軟件雖然也有文書處理這一菜單，但企業(yè)大多還是采用自己的辦公自動化系統(tǒng)來處理文書。經(jīng)過對比分析，網(wǎng)絡版軟件具有更大的優(yōu)勢，尤其是在網(wǎng)絡覆蓋率高的今天，企業(yè)應該推崇使用網(wǎng)絡版檔案管理軟件，以便于多人同時查閱文書檔案、提高企業(yè)文書檔案的利用效率。
