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電子檔案的概念范文第1篇

一、現行政策標準對電子文件管理對象的描述

《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB／T 18894-2002)是國內檔案界關于電子文件管理最權威、最基礎的標準，各地出臺的有關電子文件管理的地方性標準和法規(guī)幾乎都是以此為藍本制定的。在這個標準中，電子文件被定義為：在數字設備及環(huán)境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。

這是一個非常寬泛的定義，在這個定義下所有計算機中的文件都是電子文件?，F在任何一臺個人計算機中都至少有十幾萬個這樣的文件，更不要說大型的服務器和存儲系統。顯然，把如此多的文件納入檔案管理的范圍是不適宜的，也是一項無法完成的任務。

應該說在這里我故意混淆了概念，我所說的“計算機中的文件”是指計算機科學中的文件概念，而不是文書學、檔案學中的文件概念。作為一個檔案行業(yè)的標準，《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中的“文件”確實更可能指向文書學、檔案學中的文件，而非其他學科中的相似概念。但由于《電子文件歸檔與管理規(guī)范》沒有定義“文件”這個概念，因此我所做的混淆就不是完全的空穴來風。事實上，我的確懷疑標準中的“文件”的含義更多地來自計算機科學。

在標準中還有關于電子文件分類的規(guī)定：

電子文件類別代碼：T——文本文件；I——圖像文件；G——圖形文件；V——影像文件；A——聲音文件；O——超媒體鏈接文件；P——程序文件；D——數據文件。

如果說文件概念還存在歧義，那么這個分類標準毫無疑問是計算機科學的。只有計算機科學中的文件我們才能嚴格按照這個分類劃分，而一份文書學、檔案學意義上的文件往往是上述多種類型的混合。

或許有人會說，對于一個事物的類別可以從多種角度劃分，在文書學和檔案學中，我們對于文件就是按照文種、行文方式甚至載體類型等多種角度劃分的，對于電子文件這種與計算機密切相關的文件形態(tài)，引入計算機科學的分類方式也不無道理。

必須承認，這種反詰是有力的，我的本意也不是討論目前檔案界普遍流行的關于電子文件的定義和分類是否科學。但是這種定義和分類至少在檔案學角度上是不夠清晰的，或者說它離我們熟悉的、實踐中必須使用的概念、術語是有距離的。實際上，在對于電子文件管理對象的研究乃至整個電子文件管理的研究中一直存在著的一種泛技術化的傾向，即過于關注電子文件管理所需的計算機技術細節(jié)，而忽略了從檔案學角度去理解、研究電子文件；專注于從電子文件本身孤立地進行研究，而忽略了在檔案工作大背景下討論電子文件管理與傳統檔案管理的關系。這種泛技術化的傾向在研究中未必不是一個必須的階段，但是在實踐中則造成了很多的問題。

二、泛技術化傾向給電子文件管理實踐帶來的問題

1、電子文件與傳統載體檔案的關系復雜

電子文件是一個單獨的檔案門類嗎?還是它僅僅是傳統檔案的一種不同形態(tài)?

檔案界在最初研究電子文件時是把電子文件作為一種新型載體的檔案來看待的，現在雖然我們已經認識到電子文件與傳統檔案相比絕不僅僅是載體形式的變化，但是在管理中依然存在著把電子文件作為特殊載體檔案來管理的趨勢。這種趨勢是有其傳統的，在檔案管理的歷史上不斷有新型載體檔案的出現，如照片、音頻、視頻檔案等，這些新型載體檔案最終都衍生為一個專門的檔案門類，有著獨立的編號、獨立的目錄和獨立的保管要求。但是電子文件與過去那些新型載體不同，無論照片還是音頻、視頻，它們與更傳統的紙質檔案之間雖然在內容上存在著千絲萬縷的聯系，但彼此之間是補充關系，紙質、照片、音頻、視頻可能同時用來記載一個活動，但是它們的具體內容和表現形式各不相同。但電子文件與傳統載體檔案的內容和表現形式可以完全相同，呈現出一種替代關系。

如何在檔案管理中把握這種關系呢?一個現實的問題是，當我們接收一個單位的傳統載體檔案和電子文件時，電子文件的目錄是應該單獨建立數據庫還是并入傳統載體檔案目錄數據庫?如果單獨建立電子文件數據庫，那么同一份文件既有傳統載體又有電子文件，在檔案統計時如何計算?這些都是電子文件管理的細節(jié)問題，但是尷尬的是在檔案界對電子文件進行的大量研究中我們很難找到這些細節(jié)問題的答案，甚至是解決思路，而這些細節(jié)又恰恰是我們開展實際工作必須解決的問題。

2、電子文件管理的指導和實踐之間存在錯位

在所有關于電子文件管理的政策、標準、規(guī)定中，都把電子文件以及電子文件歸檔后產生的“電子檔案”看做是真正意義上的文件、檔案。而在實踐中，幾乎所有的地區(qū)和單位都依然把傳統載體檔案當作真正的檔案(即便它是根據“雙套制”原則由電子文件生成的)，而電子文件僅僅作為這些傳統載體檔案的一種更為方便利用的形式。換句話說，如果我們把所有的電子文件看成是傳統載體檔案經過數字化加工而形成的電子副本絲毫不影響工作。究竟是電子檔案還是傳統檔案的電子副本，表面看起來是個定義問題，是個看問題的角度問題，但實質上這個問題關系到我們電子文件管理研究和實踐的重點應該放在哪里。

3、跛足的“雙套制”

現階段電子管理的一個重要原則就是“雙套制”，即“具有永久保存價值的文本或圖形形式的電子文件，如沒有紙質等拷貝件，必須制成紙質文件或縮微品等。歸檔時，應同時保存文件的電子版本、紙質版本或縮微品”。這個原則從一出臺就在學術界飽受詬病，被指為保守、落后，阻礙電子文件管理的發(fā)展。如果說學界的批評還多少包含理想化的成分，顯得有些激進，那么在實踐中“雙套制”帶來的困難已經開始真正阻礙電子文件管理的發(fā)展?，F有的“雙套制”是不徹底的雙套制，僅僅是片面強調電子文件的紙質化，而沒有把傳統載體檔案的數字化與之結合起來。這就使得傳統載體檔案特別是紙質檔案和電子文件不是嚴格的一一對應，一方面很多紙質檔案沒有電子副本，男一方面并不是所有的電子文件都生成了紙質版本。傳統載體檔案與電子文件并存但不能一一對應，這種不徹底的“雙套制”無論對于機關檔案室對電子文件的保管和利用還是對于將來向各級檔案館的移交都帶來了很多問題。

三、從實踐角度對電子文件管理對象的再認識

電子文件管理是信息時代檔案工作面臨的最嚴峻挑戰(zhàn)，是一項長期而艱巨的任務，對此我們必須有清醒地認識。電子文件管理必須依據統籌規(guī)劃、分步實施的原則，有計劃、有重點、循序漸進地展開，不能一蹴而就。開展電子文件管理實踐的首要問題就是要明確電子文件管理對象，根據電子文件的不同性質和特點有針對性地開展工作。

我認為納入檔案管理的電子文件可以大體上分為三類，即原生性電子文件、電子副本和資料性數字信息。

原生性電子文件是指在計算機中產生，并且在實際業(yè)務活動中本身具有法律效力的電子文件，或者說是符合《電子簽名法》的要求，能夠直接被法庭采信的等同于書證的電子文件。只有這類電子文件是真正意義的電子文件，或者說是當前電子文件管理學術研究中真正關注的電子文件。只有這種電子文件才需要我們去前端控制、去全程管理，需要我們運用IS015489、IS023081的原則，需要我們記錄多達百項的元數據來確保其真實性、完整性和有效性。這種類型的電子文件在我們身邊隨處可見，從自動取款機提款到各種電子消費，從企業(yè)網上年檢到網上申報納稅，這種電子文件在社會生活中發(fā)揮著重要作用。但是從檔案管理的角度來看，或者更明確地站在檔案事業(yè)的主體——檔案館的角度來看，這些電子文件并不是重要的檔案，甚至絕大多數都不在接收進館的范圍內。雖然不進館的定期檔案我們也要管理，但是對于電子文件管理而言長期保存才是難題所在，而對于短期保存我們完全可以相信技術部門有很好的解決方案。

電子副本，也可稱為傳統載體檔案的數字化副本。它包括除了我們通過傳統載體檔案數字化工作生成的電子文件外，還包括幾乎所有OA系統產生的電子公文。雖然在一個有較為完備的OA系統運行的單位中，紙質文件的產生后于同內容的電子文件，嚴格來說紙質文件才是副本。但是由于在現行的法律框架和管理體制當中，紙質文件才是最終具有法律效力的文本，所以我們完全可以把電子文件視為紙質文件的副本。這種角色的轉換可以避開電子文件管理中最復雜、最核心的問題，即電子文件真實性的長期保存，因為作為副本其真實性的判定有一個簡單的方法，即與原件相對照。因此，只要一份電子文件存在著一個同內容的具有法律效力的傳統載體的文本，我們就可以把這份電子文件看做是電子副本，我們對這份電子文件的管理就可以集中在完整性和有效性保障方面，而電子文件的完整性和有效性就當前的理論和技術而言都是有著充分的保障的。

電子檔案的概念范文第2篇

企業(yè)現行文件和檔案管理應用計算機技術的歷程，不僅記錄著企業(yè)現行文件和檔案規(guī)范化、系統化管理的軌跡，而且反映著企業(yè)經營管理和產品開發(fā)信息化的進程。根據計算機技術在企業(yè)現行文件和檔案管理中應用的環(huán)節(jié)、功能及運作的不同，可以把其劃分為以下三大階段：

一、現行文件和檔案管理分別應用計算機技術階段

現行文件應用計算機技術源于企業(yè)管理信息系統（MIS的建立，什么是MIS，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點內涵是共同的，即其一，管理信息系統的建立是依托于企業(yè)管理職能系統，并為之服務。它一般都先從會計核算電算化開始，應用商品化的會計軟件管理帳務、應收和應付帳款及固定資產核算。在會計核算電算化的基礎上完成財務管理電算化，運用計算機輔助完成財務分析和編制財務計劃。隨后，把計算機技術擴展到采購、銷售、庫存及人事管理。運用計算機實現財務管理及這些管理在數據上的一體化處理，極大地提高了企業(yè)管理的效率。最后，再把計算機技術運用于生產管理，實現生產計劃編制和生產指揮調度的計算機化①；其二，管理信息系統的職能主要是對正在形成的現行信息進行收集、加工及處理。

現行文件應用計算機技術是現代企業(yè)加強各項管理所需要的，是企業(yè)管理運用計算機技術的直接體現和必然結果。

檔案管理應用計算機技術主要是用于檔案整編、檢索、統計及借閱等業(yè)務職能。主要包括：其一，用計算機編制檔案檢索工具。以著錄項目組成檔案機讀目錄數據庫，然后按不同的要求，利用庫內數據自動編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計算機進行檔案檢索。按照檔案著錄項目中所標識的內容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計算機對檔案管理中形成的各種數據或情況，包括入庫與出庫數量、庫存空間占有率，檔案調閱、歸還等進行登記與統計。

總之，在計算機技術應用于企業(yè)管理之初，現行文件和檔案是各自分別運用計算機技術解決原由手工操作的各項文件管理工作。

二、現行文件和檔案管理綜合應用計算機技術階段

由于現行文件和檔案管理是具有承繼聯系的密不可分的兩個階段，所以任何一階段應用計算機技術不僅會對另一階段的工作帶來影響，而且其系統功能的發(fā)揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實現現行文件和檔案管理不同階段文獻信息資源的共享和交換，減少數據的重復輸入，規(guī)范各系統的數據接口，就需要加強現行文件和檔案管理綜合應用計算機技術的研究，開發(fā)文檔管理一體化系統軟件。目前，一些企業(yè)已經自行開發(fā)或購買了文檔管理一體化系統軟件，進行現行文件和檔案管理的綜合化管理。

第二階段不同于第一階段的特點和難點在于，現行文件和檔案自動化管理子系統之間的接口?，F在各企業(yè)應用的文檔管理一體化系統軟件在其結構設計和功能上不盡相同。

不管企業(yè)應用的現行文件和檔案計算機管理系統軟件的結構與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現行文件和檔案手工管理的程序和方法。計算機技術的應用僅是使原有手工管理更加規(guī)范化、系統化及效率化，并未對現行文件和檔案管理基本理論產生根本影響。

三、電子文件階段

電子文件這一概念的出現是近10年的事。1996年12月，國家科委在北京召開了全國CAD應用工程工作會議，會上宋健主任指示：這件工作要請國家技術監(jiān)督局和國家檔案局參加。國家檔案局很重視電子文件的管理問題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領導小組”。②1998年1月9日，王剛同志在全國檔案局長館長會議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計算機輔助設計電子文件應用光盤存儲、歸檔及管理要求》試行稿國家標準的基礎上，在35個企事業(yè)單位進行試點，為實現我國電子文件管理規(guī)范化和現代化探索辦法和積累經驗。③1998年8月11日－13日，國家檔案局檔案科學技術研究所召開了電子文件管理研究專家研討會。該會的中心議題是對《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》兩個標準的征求意見稿進行修改、補充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程設計研究院中國兵器工業(yè)第五設計研究院召開了CAD電子文件應用光盤存儲技術宣講演示會。⑤1998年8月23日，國家檔案局科學技術研究所和外事辦又聯合承辦了“電子文件歸檔管理國際學術研討會”。可見，有關電子文件及其管理問題的研究與應用正在緊鑼密鼓地進行。

關于什么是電子文件，美國聯邦管理法規(guī)對其解釋為“電子文件包括數字的、圖形的及文本的信息。它可以記錄在計算機能夠閱讀的任何一種介質上，并且符合文件的定義?！雹迖H檔案理事會電子文件委員會的定義為“電子文件是一種通過數字電腦進行操作、傳輸或處理的文件。⑦我國《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》GB／T17678－1999把電子文件解釋為能被計算機系統識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質上，并可在網絡上傳送的數字代碼序列。為了全面、準確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念——機讀文件入手。

機讀文件僅指計算機識別的文件最早產生于本世紀40－50年代。這一概念經過近半個世紀的發(fā)展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標志著計算機技術應用于文件管理的不同發(fā)展階段。弄清這兩個階段的差異，有助于深入認識電子文件的形成和管理特點。兩者的主要區(qū)別在于以下四方面：

其一，生成環(huán)境。機讀文件中的關鍵詞是“機讀”，即“能夠由計算機輸入裝置讀出的”文件。⑧所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個存儲區(qū)讀到另一個存儲區(qū)；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。⑨可見，復制和識別是機讀文件的主要特點。在這一階段，計算機讀出的文件不是由計算機制成的，它源于紙質文件的輸入。與機讀文件不同，電子文件則包括在計算機上直接生成的文件。它是企業(yè)管理和科技開發(fā)信息化的產物，是研究和應用CIMS的必然結果。

其二，管理模式。機讀文件的管理模式是模擬現行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對原有現行文件和檔案管理體系的影響是非本質性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨立的現行文件和檔案的管理體系基礎上，它是建立在管理手段與現代信息技術的高度結合的基礎上。它要按照現代企業(yè)管理、科技開發(fā)及生產的要求重組管理體系，根據電子文件形成和作用的特點劃分管理程序與方法。其三，存在形式。機讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質，還可以是網絡上傳遞的代碼序列。

其四，管理者的構成。在機讀文件階段，紙質文件管理者是文獻信息管理者構成的主體，而且文獻信息管理者是獨立的群體。而在電子文件階段，電子文件信息管理、開發(fā)人員和載體維護人員將是文獻信息管理者的構成主體，但文獻信息管理者將不再是獨立的群體，文獻信息管理者已不能獨立承擔起文獻信息管理職能。文獻信息管理系統功能的發(fā)揮將取決于文獻信息管理者、企業(yè)管理及技術開發(fā)人員的有機結合和共同努力。

電子檔案的概念范文第3篇

數字檔案館與電子文件中心建設現狀

2000年5月，被譽為我國“第一個數字檔案館”的深圳數字檔案館建設正式啟動。2003年8月，青島市數字檔案館率先投入運行。自2002年以后，杭州市數字檔案館、天津市泰達區(qū)數字檔案館、江蘇電力公司數字檔案館等項目相繼開展，數字檔案館建設全面鋪開。2010年6月，國家檔案局《數字檔案館建設指南》，從總體要求、系統功能要求等5個方面對數字檔案館建設進行了敘述和說明，為其規(guī)范化建設提供了重要依據。2011年1月，數字檔案館建設被列為全國檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃的發(fā)展目標。

2004年10月，安徽省在全國率先啟動的省級電子文件中心建設受到各方矚目，被《人民日報》譽為檔案傳統管理向現代管理的重大變革。同年10月，江蘇省檔案局提出“2008-2010年全省100％的國家綜合檔案館全面建成與電子政務相配套的電子文件中心”。2004年12月，江蘇省常州市電子文件中心正式運行，成為市級電子文件中心的典型。2005年1月，蘇州張家港市電子文件中心成為國內首家縣級電子文件中心。此后，許多省、市的電子文件中心投入建設并顯出燎原之勢。2007年4月，國家檔案局在常州和合肥召開了全國電T3C件中心建設經驗交流會，標志著電子文件中心建設達到了一個。

數字檔案館與電子文件中心關系辨析

數字檔案館與電子文件中心建設取得了一定成果，也存在一定的問題。主要問題在于應該研究和明確二者的關系，說明它們在電子文件管理中扮演的角色有何區(qū)別，在社會中的定位有何差異?二者的關系理不清，實踐建設就會出現偏差，例如當前存在的缺乏統籌、多頭無序，定位不明、關系不清，模式各異、功能效果各不相同等問題。

1　已有的對二者關系的闡述

闡明數字檔案館與電子文件中心的關系，首先要基于定義基礎之上。但二者尚未形成精準的、被普遍接受的定義。對數字檔案館屬概念的定位，有信息系統、網絡系統、一種信息獲取方式等，所述內涵與外延偏差較大，缺乏科學定義的應有之義。實踐上基本“停留在館藏數字化和建立檔案網站階段”，例如深圳數字檔案館真正實現的是館藏的數字化及其管理，缺乏電子文件管理的應有之義。電子文件中心一般被描述為“在電子中產生的電子文件數量急劇增加的推動下，順應電子文件保管、利用的需要而建立起來的電子文件保管、利用中心?！痹撁枋鰶]能揭示本質內涵及與其他“電子文件保管、利用中心”的種差關系。

在定義尚不精準的前提下，目前關于數字檔案館與電子文件中心的關系有如下一些主要觀點：數字檔案館是檔案信息化建設的高級形式和中長期目標。在不能一步建立數字檔案館的情況下，近期先建立電子文件中心，而后以此為基礎建設數字檔案館；電子文件中心是數字檔案館的前端和入口，是連接數字檔案館與電子政務各系統的橋梁和紐帶；電子文件中心是政務辦公自動化系統和數字檔案館的中間過渡階段；我國數字檔案館一直未能妥善解決的電子文件在線接收和存取問題，有望通過電子文件中心的出現得以解決。

2　筆者對二者關系的認識

筆者認為，從核心本質上看，從長遠發(fā)展上看，數字檔案館與電子文件中心從內涵到外延并沒有什么差別。它們都是電子時代的新型文檔管理機構概念，其實體除了人物之外還包括電子文件管理系統并且該系統是其建設的主體，建設的最終目標都是為了解決電子文件的管理問題。作為新型文檔管理機構，它們根植于檔案界的土壤但必須沖破傳統檔案工作領域，成為跨領域的、能夠實現全程管理功能的整體運作的系統。

既然二者沒有差別，為什么會存在名稱上的差異呢?筆者認為，是源于從不同角度對于同一新生事物命名而形成的不同名稱。數字檔案館是在文獻機構強調面向社會服務的過程中、尤其是數字圖書館取得較大進展的推動之下形成的名稱；電子文件中心則是在辦公自動化、電子政務建設和政務公開政策的推動之下形成的名稱。從實際運作情況看，數字檔案館強調通過公眾互聯網絡以數字化手段為利用者提供方便、快捷的檔案檢索與查閱服務；而電子文件中心大多將功能嵌入電子政務網中，承擔著保管政府機關電子文件以及網上文件信息的功能。數字檔案館側重于面向社會服務；電子文件中心側重于為電子政務服務。無論如何，二者的本質是相同的，只是實踐中根據建設需要所選用的名稱不同。數字檔案館易于得到社會公眾的關注和認可，電子文件中心是為了向電子政務靠攏。不同的名稱，有利于向不同的部門和對象推廣新型檔案理念，以求得到相關發(fā)展經費，獲得更多的發(fā)展機遇。

在未來的建設中，數字檔案館與電子文件中心這兩個概念理當二而存其一，保留一個淘汰另一個，從字面上看，筆者更加認同電子文件中心這個概念，它簡單明了，既表達了以電子文件管理為核心任務又體現了與電子政務的天然聯系。其定義應該是：以電子文件管理系統為主體，通過網絡對電子文件等數字化檔案信息實現全程管理與社會化服務的新型文檔管理機構。

數字檔案館與電子文件中心未來發(fā)展

1　理順文件與檔案管理流程

探索數字檔案館與電子文件中心的未來發(fā)展之路，必須克服當前的外延式技術應用模式，對其內涵和價值進行徹底的思考和追問。電子文件中心(數字檔案館)要想最終解決電子文件管理問題，首先要建立在理順國家整體文件流程的基礎之上，克服當前文檔分治的局限，實現真正的文檔一體銜接。

理順文檔管理流程要從整體上進行根本陛思考，對電子文件管理活動進行系統分析和科學整合，將文件“從生到死”、“從頭到尾”的整個流程全面而系統地管理起來。筆者主持的一項國家社科基金項目中提出的“保存即歸檔模式”，對電子公文的管理過程進行了根本勝思考，適用于電子文件中心建設。這種思考付諸實施的結果將導致政務流程的再造。機構由傳統的以職能為中心的管理模式向以流程為中心的管理模式變革，打破職能部門的狹隘視野，從全流程的角度管理機構文件活動，提高機構的整體績效。為此，電子文件中心不應該是檔案機構的改良，而應該是這種再造后催生的新的管理體制下的新型管理機構。

2　兼具管理、技術與服務功能

當前數字檔案館與電子文件中心建設在功能上都不完善：數字檔案館側重于面向社會服務，前端管理薄弱；電子文件中心側重于為政府服務，長久保管功能薄弱。在未來發(fā)展中其功能必須得到完善。如表1所示，未來真正的電子文件中心應是建立在整合了當前傳統檔案館、信息中心、數字檔案館和電子文件中心等機構基礎之上，兼具管理、技術、服務功能于一體，同時面向社會和政府進行服務的機構。它一方面要實現政府信息資源共享，對國家中產生的、具有保存價值的電子文件進行集中收集、歸檔、統一管理；另—方面應堅持檔案化的思想，使電子政務過程中生成的電子文件如同紙質文件一樣得到永久保存并為社會公眾查詢提供—站式服務。

3　建立起整體運作體系

我國數字檔案館與電子文件中心建設多是以原有的檔案機構為實施主體，對傳統檔案機構的部分功能進行改造，一切職能均由地方綜合檔案館行使。其建設仍囿于傳統檔案領域內，并沒有真正地“走入合作圈”。這是我國數字檔案館與電子文件中心的先天不足，也是造成當前建設缺乏統籌、多頭無序的關鍵所在。

未來的建設要打破舊有行政理念的傳統思維模式，理順各方關系，建立起整體運作體系。從宏觀上、整體上統一管理策略，為所用應用軟件系統及其平臺、數據庫、網絡、接口等制定原則和標準；構建全面一體的網絡，形成流暢的文檔資源流通渠道；整合文檔信息資源，提高共享程度；統一管理機構，合并機構職能。

4　成為一體化管理中心

未來的電子文件中心對于電子文件的管理，應該既是保存、交換中轉，又是歸檔，同時進行整理。從理論上講，它從電子文件制作完畢起就可以開始控制和管理電子文件及其信息。它成為電子文件交換中心，電子文件保存中心，電子文件利用中心。成為電子文件的匯集地，集文件管理與檔案管理于一體，集現行政務信息與歷史政務信息于一體，集政務信息中心、文件中心與檔案中心于一體，成為一體化的管理中心。

5　維護國家數字記憶

電子檔案的概念范文第4篇

一、現行文件和檔案管理分別應用計算機技術階段

現行文件應用計算機技術源于企業(yè)管理信息系統（MIS的建立，什么是MIS，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點內涵是共同的，即其一，管理信息系統的建立是依托于企業(yè)管理職能系統，并為之服務。它一般都先從會計核算電算化開始，應用商品化的會計軟件管理帳務、應收和應付帳款及固定資產核算。在會計核算電算化的基礎上完成財務管理電算化，運用計算機輔助完成財務分析和編制財務計劃。隨后，把計算機技術擴展到采購、銷售、庫存及人事管理。運用計算機實現財務管理及這些管理在數據上的一體化處理，極大地提高了企業(yè)管理的效率。最后，再把計算機技術運用于生產管理，實現生產計劃編制和生產指揮調度的計算機化①；其二，管理信息系統的職能主要是對正在形成的現行信息進行收集、加工及處理。

現行文件應用計算機技術是現代企業(yè)加強各項管理所需要的，是企業(yè)管理運用計算機技術的直接體現和必然結果。

檔案管理應用計算機技術主要是用于檔案整編、檢索、統計及借閱等業(yè)務職能。主要包括：其一，用計算機編制檔案檢索工具。以著錄項目組成檔案機讀目錄數據庫，然后按不同的要求，利用庫內數據自動編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計算機進行檔案檢索。按照檔案著錄項目中所標識的內容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計算機對檔案管理中形成的各種數據或情況，包括入庫與出庫數量、庫存空間占有率，檔案調閱、歸還等進行登記與統計。

總之，在計算機技術應用于企業(yè)管理之初，現行文件和檔案是各自分別運用計算機技術解決原由手工操作的各項文件管理工作。

二、現行文件和檔案管理綜合應用計算機技術階段

由于現行文件和檔案管理是具有承繼聯系的密不可分的兩個階段，所以任何一階段應用計算機技術不僅會對另一階段的工作帶來影響，而且其系統功能的發(fā)揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實現現行文件和檔案管理不同階段文獻信息資源的共享和交換，減少數據的重復輸入，規(guī)范各系統的數據接口，就需要加強現行文件和檔案管理綜合應用計算機技術的研究，開發(fā)文檔管理一體化系統軟件。目前，一些企業(yè)已經自行開發(fā)或購買了文檔管理一體化系統軟件，進行現行文件和檔案管理的綜合化管理。

第二階段不同于第一階段的特點和難點在于，現行文件和檔案自動化管理子系統之間的接口。現在各企業(yè)應用的文檔管理一體化系統軟件在其結構設計和功能上不盡相同。

不管企業(yè)應用的現行文件和檔案計算機管理系統軟件的結構與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現行文件和檔案手工管理的程序和方法。計算機技術的應用僅是使原有手工管理更加規(guī)范化、系統化及效率化，并未對現行文件和檔案管理基本理論產生根本影響。三、電子文件階段

電子文件這一概念的出現是近10年的事。1996年12月，國家科委在北京召開了全國CAD應用工程工作會議，會上宋健主任指示：這件工作要請國家技術監(jiān)督局和國家檔案局參加。國家檔案局很重視電子文件的管理問題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領導小組”。②1998年1月9日，王剛同志在全國檔案局長館長會議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計算機輔助設計電子文件應用光盤存儲、歸檔及管理要求》試行稿國家標準的基礎上，在35個企事業(yè)單位進行試點，為實現我國電子文件管理規(guī)范化和現代化探索辦法和積累經驗。③1998年8月11日－13日，國家檔案局檔案科學技術研究所召開了電子文件管理研究專家研討會。該會的中心議題是對《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》兩個標準的征求意見稿進行修改、補充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程設計研究院中國兵器工業(yè)第五設計研究院召開了CAD電子文件應用光盤存儲技術宣講演示會。⑤1998年8月23日，國家檔案局科學技術研究所和外事辦又聯合承辦了“電子文件歸檔管理國際學術研討會”?？梢?，有關電子文件及其管理問題的研究與應用正在緊鑼密鼓地進行。

關于什么是電子文件，美國聯邦管理法規(guī)對其解釋為“電子文件包括數字的、圖形的及文本的信息。它可以記錄在計算機能夠閱讀的任何一種介質上，并且符合文件的定義?！雹迖H檔案理事會電子文件委員會的定義為“電子文件是一種通過數字電腦進行操作、傳輸或處理的文件。⑦我國《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》GB／T17678－1999把電子文件解釋為能被計算機系統識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質上，并可在網絡上傳送的數字代碼序列。為了全面、準確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念——機讀文件入手。

機讀文件僅指計算機識別的文件最早產生于本世紀40－50年代。這一概念經過近半個世紀的發(fā)展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標志著計算機技術應用于文件管理的不同發(fā)展階段。弄清這兩個階段的差異，有助于深入認識電子文件的形成和管理特點。兩者的主要區(qū)別在于以下四方面：

其一，生成環(huán)境。機讀文件中的關鍵詞是“機讀”，即“能夠由計算機輸入裝置讀出的”文件。⑧所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個存儲區(qū)讀到另一個存儲區(qū)；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。⑨可見，復制和識別是機讀文件的主要特點。在這一階段，計算機讀出的文件不是由計算機制成的，它源于紙質文件的輸入。與機讀文件不同，電子文件則包括在計算機上直接生成的文件。它是企業(yè)管理和科技開發(fā)信息化的產物，是研究和應用CIMS的必然結果。

其二，管理模式。機讀文件的管理模式是模擬現行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對原有現行文件和檔案管理體系的影響是非本質性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨立的現行文件和檔案的管理體系基礎上，它是建立在管理手段與現代信息技術的高度結合的基礎上。它要按照現代企業(yè)管理、科技開發(fā)及生產的要求重組管理體系，根據電子文件形成和作用的特點劃分管理程序與方法。

其三，存在形式。機讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質，還可以是網絡上傳遞的代碼序列。

其四，管理者的構成。在機讀文件階段，紙質文件管理者是文獻信息管理者構成的主體，而且文獻信息管理者是獨立的群體。而在電子文件階段，電子文件信息管理、開發(fā)人員和載體維護人員將是文獻信息管理者的構成主體，但文獻信息管理者將不再是獨立的群體，文獻信息管理者已不能獨立承擔起文獻信息管理職能。文獻信息管理系統功能的發(fā)揮將取決于文獻信息管理者、企業(yè)管理及技術開發(fā)人員的有機結合和共同努力。

電子檔案的概念范文第5篇

隨著計算機和網絡的快速發(fā)展，信息技術被廣泛應用于檔案學領域， 由此產生了大量的電子檔案。電子檔案的數字信息可以通過網絡平臺實現共享， 使用戶足不出戶就可以閱讀其內容，電子檔案的應用給人們帶來了方便。然而，電子檔案數字信息在利用、傳輸、復制過程中具有開放性，該應用過程給電子檔案保管帶來了不安全因素。同時， 網絡安全問題的日益突出， 也嚴重影響了電子檔案的真實性，直接威脅到電子檔案安全性和可用性。

一、數字簽名技術介紹

目前，數字簽名主要采用公鑰加密技術，基本原理是信息的提供者利用自己的私鑰對信息進行簽名， 其他任何人都可以使用信息發(fā)送者提供的公鑰解密后閱讀， 不知道私鑰的人無法偽造密文。

特殊用途的數字簽名有盲簽名、簽名、盲簽名、群簽名、公平盲簽名、門限簽名、具有消息恢復功能的簽名等。這些特殊用途的簽名均與某具體應用環(huán)境密切相關。顯然，數字簽名的應用涉及到法律問題，美國聯邦政府基于有限域上的離散對數問題制定了自己的數字簽名標準（DSS）。

數字簽名的主要功能是保證傳輸信息的完整性、不可否認性以防止簽名者的偽造行為。數字簽名算法可表述為簽名者利用自己的私鑰對數字摘要進行加密，接收者根據明文計算出數字摘要并利用簽名者提供的公鑰解密數字摘要；然后用 HASH 函數對收到的原文產生一個摘要信息，與解密的摘要信息對比。如果相同，則說明收到的信息是完整的，在傳輸過程中沒有被修改，否則說明信息被修改過。因此數字簽名能夠驗證信息的完整性，能防止簽名者的欺騙行為。

二、電子檔案安全需求分析

我們可從電子檔案的概念來分析電子檔案的安全需求。目前，電子檔案的概念在國內外還未形成統一的認識。國內一些學者認為，電子檔案是指利用計算機技術形成的，以代碼形式存儲于特定介質上的檔案；還有些學者認為將電子文件歸檔就形成電子檔案?，F代檔案管理學認為，電子檔案是具有保存價值的、已經按照檔案管理規(guī)范歸檔的、包含元數據和相應的支持軟件的電子文件?？傊瑹o論學者們給電子檔案下怎樣的定義，但歸納起來，電子檔案有三個主要特征：（1）電子檔案是具有保存價值的電子文件，這與傳統的紙質檔案的特征相同；（2）電子檔案是電子文件的歸檔，具有電子文件的各種屬性；（3）電子檔案包括了電子文件的軟硬件產品及這些軟硬件產品的使用、保存、歸檔等說明。

我們知道電子檔案不僅具有傳統檔案的屬性，同時還具有電子文件的各種屬性。電子文件具有依賴性，依賴一定的載體；不穩(wěn)定性，保存介質不穩(wěn)定；在網絡環(huán)境中易受各種不安全因素影響。

為了發(fā)展和應用電子檔案技術，促進檔案事業(yè)的信息化，為人們的檔案管理和利用提供便利，提高現代檔案工作效率，我們必須有效解決電子檔案的安全性問題。利用密碼技術和現代檔案管理制度確保電子檔案在整個使用過程中具備真實性、完整性、機密性和可用性，才能促進電子檔案事業(yè)的健康快速發(fā)展。

三、基于數字簽名的電子檔案保護方案

根據上節(jié)電子檔案安全需求的分析，本節(jié)應用數字簽名技術，研究電子檔案的安全保護方案，保障電子檔案在建立、遷移和使用過程中的真實性、完整性、機密性等問題。

當然，我們可根據不同的數學困難問題，設計滿足不同應用場景的電子檔案保護方案。這里我們的方案是基于離散對數（dis？crete logarithm，DL）困難性問題的（也可以是基于大整數分解問題、橢圓曲線離散對數問題等），利用數字簽名技術實現電子檔案的技術保護。我們的方案采用了Schnorr數字簽名算法，該方案包括三個階段：系統參數生成階段、電子文檔的簽名階段和電子文檔簽名驗證階段。方案的具體描述如下：

1.系統參數生成階段