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本文作者：陳寰作者單位：深圳市寶安區(qū)建設檔案室

建立城建檔案信息化的中心

城建檔案館實現(xiàn)信息化的目的是提升管理水平，最終目標則是更好地為城建規(guī)劃、建設與管理服務。通過信息化，城建檔案館更應成為城市建設的“數(shù)據(jù)存貯中心”和“信息服務中心”。成為城市建設信息的“數(shù)據(jù)存貯中心”是城建檔案部門的基本職能，也是城建檔案部門存在的意義之所在。對這一點城建檔案界同仁們都有共性的認識，也發(fā)表了很多論文，對此筆者不再深論。城建檔案信息化的建設將有效地促進城建檔案的提供利用，它可以通過一個網(wǎng)絡支持平臺上實現(xiàn)業(yè)務管理及信息服務。當然，城建檔案的網(wǎng)絡提供利用也有因城建檔案的機密性、安全性等固有特性而有其局限性，相信隨著信息技術的不斷發(fā)展，城建檔案的利用瓶徑問題也將會不斷得到解決。城建檔案信息化建設中，必須要明了“三分技術，七分管理，十二分數(shù)據(jù)”的百練真經(jīng)，沒有豐富的城市管理數(shù)據(jù)存貯的保證，信息服務也成為了空中樓閣。

城建檔案信息化遵循一定的原則

首先要優(yōu)化管理模式，做好城建檔案的基礎工作。城建檔案的管理要有統(tǒng)一的規(guī)范標準，進館檔案要實現(xiàn)標準化、規(guī)范化、科學化管理。沒有了城建檔案的規(guī)范化管理，信息化也是無從談起。其次需要總體規(guī)劃?？梢哉f城建檔案信息化千里之行始于規(guī)劃。實事求是、有特色、有遠見的城建檔案信息化規(guī)劃確實是城建檔案信息化成功的重要因素，將直接影響城建檔案信息化的投入、風險、成效和進程。信息化建設需要很大的投入，一次性投入大量的資金對城建檔案部門來說也是個沉重的負擔。因此，首先認真分析業(yè)務流程，確定恰當明確的應用需求，選擇項目優(yōu)先次序，是制定城建檔案信息化規(guī)劃的關鍵。其次，城建檔案信息化規(guī)劃須從實際出發(fā)，因地制宜。最后，分清近期目標和長遠目標。由于當今信息技術發(fā)展變化的速度很快，而信息化規(guī)劃必須跟上自身發(fā)展和市場環(huán)境的變化，因此定期修改長遠的信息化規(guī)劃，也是必需的。最后，城建檔案信息化建設必須遵循“統(tǒng)一標準、互聯(lián)互通”的原則。信息技術的發(fā)展可以說是日新月異，其發(fā)展速度可以說是突飛猛進，在城建檔案信息化過程中應用的軟件今日看起來實用，但明日也有可能更新的更加完美。為此，實施時要考慮下一個信息系統(tǒng)的應用，而下一個信息系統(tǒng)的建設必須遵循上一個信息系統(tǒng)的編碼原則和技術規(guī)范，即所謂的“相互兼容”。

城建檔案信息化的建設需穩(wěn)步進行

城建檔案信息化可以按照管理標準化階段、技術裝備階段、資源數(shù)據(jù)化階段和綜合信息化階段四個步驟進行。(1)管理標準化階段。簡單地說就是規(guī)范基礎建設的過程。前文中也提過加強基礎建設的必要性。沒有規(guī)范的城建檔案的基礎管理，城建檔案信息化將是空中樓閣。(2)技術裝備階段。在此階段根據(jù)本館的的實際配備信息化所需的相應的設備及軟件，如計算機及其輔助設備、服務器、光盤塔、應用軟件等等。實際上，在此階段的工作非常關鍵，硬件倒不說，在軟件上選擇什么系統(tǒng)，其功能、升級服務與技術支持等等軟件系統(tǒng)比硬件更重要。如果沒有好的軟件支持，硬件再好也只不過是擺設而已。(3)資源數(shù)據(jù)化階段。就是將館藏的紙質檔案轉換為數(shù)字化電子檔案的階段。在此階段需要一個統(tǒng)一的規(guī)范標準，如轉換成何種格式、網(wǎng)絡是否支持其格式等等。(4)綜合信息化階段。此階段就是與信息技術、通訊技術充分結合的階段。綜合信息化過程就是實現(xiàn)城建檔案信息化的最終過程。