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一、建設(shè)實用的計算機(jī)管理系統(tǒng)

1.綜合城建檔案計算機(jī)管理信息系統(tǒng)

城建檔案計算機(jī)綜合管理信息系統(tǒng)是能實現(xiàn)從城建檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)到檔案收集、整理、保管、鑒定和提供利用，全過程統(tǒng)一管理的計算機(jī)綜合管理網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用系統(tǒng)。綜合系統(tǒng)應(yīng)能對城建檔案業(yè)務(wù)管理工作即檔案實體的收集、整理、借閱和利用的整個工作進(jìn)行自動化管理；綜合系統(tǒng)應(yīng)能對伴隨著城建檔案管理活動所產(chǎn)生的各種檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行自動化管理，如對檔案分類、著錄產(chǎn)生的城建檔案目錄數(shù)據(jù)信息，對城建檔案掃描復(fù)制形成的各種電子圖形、圖表及電子文件等檔案原文數(shù)據(jù)信息進(jìn)行自動化管理。綜合城建檔案計算機(jī)管理信息系統(tǒng)必須以現(xiàn)代計算機(jī)信息處理技術(shù)為支撐，如大型數(shù)據(jù)庫技術(shù)、海量數(shù)據(jù)存儲與管理技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體信息管理技術(shù)等。

2.專業(yè)城建檔案計算機(jī)管理系統(tǒng)

專業(yè)型城建檔案計算機(jī)管理系統(tǒng)是完成一項或幾項城建檔案管理工作計算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)。按照其承擔(dān)的城建檔案管理工作和實現(xiàn)的功能可分為不同的應(yīng)用類型：

（1）城建檔案計算機(jī)目錄數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)。城建檔案計算機(jī)目錄數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)主要是城建檔案管理部門對其保管的城建檔案進(jìn)行分類、著錄，把著錄數(shù)據(jù)錄入到計算機(jī)中并對城建檔案著錄信息進(jìn)行加工、處理，實現(xiàn)編目、檢索等工作。早期的城建檔案計算機(jī)管理系統(tǒng)主要是這一類。

（2）城市地下管網(wǎng)檔案計算機(jī)管理信息系統(tǒng)。該類系統(tǒng)是利用地理信息系統(tǒng)技術(shù)、計算機(jī)圖形學(xué)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫管理技術(shù)對城市地下管線檔案信息進(jìn)行綜合管理。

（3）城建聲像檔案計算機(jī)管理系統(tǒng)。該類系統(tǒng)是利用計算機(jī)多媒體信息管理技術(shù)對照片檔案、錄像及錄音檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行綜合管理。

（4）城建檔案業(yè)務(wù)辦公自動化系統(tǒng)。該類系統(tǒng)是利用計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對城建檔案業(yè)務(wù)管理工作進(jìn)行自動化管理，實現(xiàn)無紙化辦公。

二、建設(shè)數(shù)字城建檔案館必須做好的幾項工作

1.進(jìn)行科學(xué)管理

科學(xué)管理是數(shù)字城建檔案館建設(shè)的基本保證，沒有先進(jìn)的管理，就不會有城建檔案管理工作的現(xiàn)代化。首先，要有思想和組織保證。城建檔案管理部門的各級領(lǐng)導(dǎo)和工作人員應(yīng)從思想上提高對利用計算機(jī)信息處理技術(shù)實現(xiàn)城建檔案現(xiàn)代化管理的必要性和緊迫性的認(rèn)識。其次，要有合理的制度作保證。要制定與數(shù)字城建檔案館建設(shè)管理相適應(yīng)的各項制度，以保證城建檔案計算機(jī)管理活動的順利實施。

2.做好標(biāo)準(zhǔn)化工作

數(shù)字城建檔案館建設(shè)的基礎(chǔ)工作是對城建檔案數(shù)據(jù)信息的處理，而信息處理過程必須依賴于各項標(biāo)準(zhǔn)。在城建檔案標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化工作中，首先應(yīng)采用現(xiàn)行的國家關(guān)于城建檔案管理的有關(guān)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，如《城建檔案著錄規(guī)范》、《城市建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》等，同時應(yīng)按照國家標(biāo)準(zhǔn)制定相應(yīng)的數(shù)據(jù)處理操作規(guī)程和業(yè)務(wù)工作規(guī)范。

3.做好數(shù)據(jù)的采集工作

檔案數(shù)據(jù)是數(shù)字城建檔案館管理系統(tǒng)最基本和最重要的組成部分，也是一個檔案計算機(jī)管理系統(tǒng)中投資比重最大的部分。計算機(jī)要求被處理的檔案數(shù)據(jù)必須正確、完整和規(guī)范。因此，必須做好檔案數(shù)據(jù)采集這項基礎(chǔ)性工作。檔案數(shù)據(jù)采集，主要是指檔案著錄標(biāo)引、檔案原文的掃描錄入。只有獲得了足夠的高質(zhì)量的城建檔案數(shù)據(jù)，城建檔案計算機(jī)管理系統(tǒng)才能發(fā)揮作用，產(chǎn)生效益，系統(tǒng)的應(yīng)用目標(biāo)才能真正實現(xiàn)。要得到足夠和高質(zhì)量的檔案數(shù)據(jù)，城建檔案館首先是要加強(qiáng)檔案收集工作，豐富館藏，這是獲得足夠檔案數(shù)據(jù)的前提；其次是事先要根據(jù)國家《城建檔案著錄規(guī)范》制定“城建檔案著錄實施細(xì)則”；三是從事城建檔案著錄的人員應(yīng)熟練掌握著錄規(guī)范，并熟悉城建檔案；四是要對檔案著錄和數(shù)據(jù)錄入工作投入足夠的人力、物力，以盡快建立城建檔案信息數(shù)據(jù)庫；五是要加強(qiáng)對檔案著錄和數(shù)據(jù)錄入的質(zhì)量管理，對獲得的檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行多次審校。

4.做好各項準(zhǔn)備工作

高速的數(shù)字通信網(wǎng)絡(luò)是數(shù)字城建檔案館的存在基礎(chǔ)，其對內(nèi)的業(yè)務(wù)組織和對外的服務(wù)都以網(wǎng)絡(luò)為載體。配備適用的計算機(jī)軟、硬件設(shè)備是數(shù)字城建檔案館建設(shè)的物質(zhì)基礎(chǔ)。應(yīng)當(dāng)根據(jù)系統(tǒng)實現(xiàn)的目標(biāo)、任務(wù)對設(shè)備進(jìn)行合理配置。在配置計算機(jī)管理設(shè)備時應(yīng)綜合考慮系統(tǒng)處理的檔案信息數(shù)據(jù)量，設(shè)備的性價比，設(shè)備的擴(kuò)充性和兼容性，設(shè)備維護(hù)服務(wù)條件等。開發(fā)一套先進(jìn)的城建檔案管理系統(tǒng)是數(shù)字城建檔案館建設(shè)的關(guān)鍵，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行充分的考察、調(diào)研、分析和論證，結(jié)合實際提出最佳方案，并組織實施。

5.重視人才培養(yǎng)

數(shù)字城建檔案館的建設(shè)需要大批各類人才，而城建檔案館目前的人才結(jié)構(gòu)以檔案專業(yè)、工民建專業(yè)為主，很難適應(yīng)數(shù)字城建檔案館建設(shè)管理的需要。因此，必須積極引進(jìn)與數(shù)字處理和信息技術(shù)有關(guān)的技術(shù)人員。同時也要重視本館現(xiàn)有技術(shù)人員的繼續(xù)教育問題，為有發(fā)展?jié)摿Φ募夹g(shù)人員創(chuàng)造學(xué)習(xí)數(shù)字處理與信息技術(shù)的機(jī)會。

作者：夏奇星單位：黃石市城建檔案館