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一、城建檔案數(shù)字信肩、化建設的主要內(nèi)容

城建檔案信息化的核心是檔案信息資源的幵發(fā)利用,城建檔案信息化的實現(xiàn)在于各種檔案信息經(jīng)由公共信息通道實現(xiàn)互通互聯(lián),從而滿足多用戶在不同的時間、地點便捷而有效地利用城建檔案信息。城建檔案數(shù)字信息化建設主要包括以下幾項內(nèi)容:

(一)硬件建設

硬件建設是檔案信息化建設的物質(zhì)保障,是城建檔案信息化建設不可缺少的前提條件,硬件建設的主要內(nèi)容包括計算機硬件、輸入輸出設備和網(wǎng)絡設備。在城建檔案信息化的過程中,必須注重硬件與軟件配制的成套性、集成性,并注意適度超前。

(二)軟件建設

主要指進行城建檔案信息的采集、處理、加工、管理、存貯、傳遞的各種應用軟件。軟件建設是城建檔案信息資源利用和檔案信息網(wǎng)絡建設的技術保障,關系到城建檔案信息化的速度與質(zhì)量。因此,城建檔案信息化管理軟件應選擇符合城建檔案管理規(guī)范標準,并經(jīng)實際實用證明,技術成熟、水平較高,適應各地檔案管理實際的應用軟件,確保除能夠完成業(yè)務管理、事務管理、檔案利用等工作外,還能與資源數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)相互融合,構成一個有機整體,形成從數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)管理到數(shù)據(jù)加工、輸出全過程的應用。

(三)數(shù)據(jù)庫建設

城建檔案數(shù)據(jù)是國民經(jīng)濟和社會發(fā)展的戰(zhàn)略資源,是城市檔案信息化建設取得成效的關鍵。城建檔案信息資源幵發(fā)利用的程度是衡量檔案信息化水平的重要標志。城建檔案數(shù)據(jù)主要包括工程狻工項目數(shù)據(jù)庫、地下管線綜合檔案數(shù)據(jù)庫、城鄉(xiāng)建設聲像資料數(shù)據(jù)庫等各種專題數(shù)據(jù)庫。加強數(shù)據(jù)庫建設一方面要采取相關技術搞好原有檔案信息數(shù)據(jù)庫的充實和完善;另一方面要對現(xiàn)有館(室)藏檔案的數(shù)字化處理,利用現(xiàn)代化信息技術將形成檔案信息資源進行壓縮處理并轉化為數(shù)字信息。同時要按照不同種類數(shù)據(jù)的內(nèi)容和特點,建成空間型多媒體數(shù)據(jù)庫,真實反映城市建設信息資源的空間分布特征。

(四)標準規(guī)范建設

隨著計算機技術的廣泛應用,網(wǎng)絡的不斷延伸和擴展,需要確保城建檔案信息資源的真實、可靠和安全,就要構建和遵循關于城建檔案信息的標準和規(guī)范。標準規(guī)范是城建檔案信息化的重要基礎,主要包括電子文件歸檔和電子檔案管理,檔案信息的資源標識,描述儲存、查詢、交換、管理使用等。

(五)安全保障體系建設

信息技術的發(fā)展給人們帶來極大快捷便利的同時,也給人們帶來極大的風險和危險,隨著信息技術的日益普及和廣泛運用,城建檔案信息的安全問題也應成為檔案工作者須關注的首要問題。城建檔案部門在幵展信息化建設時應嚴格按照《全國城建檔案信息化建設規(guī)劃與實施綱要》的要求,保證內(nèi)部局域網(wǎng)與互聯(lián)網(wǎng)物理隔離。布線時內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)分別布線。對不同的用戶給予不同的權限,防止非法登錄和非法操作數(shù)據(jù)庫。重要數(shù)據(jù)嚴格備份并異地保存。在英特網(wǎng)上提供已公開的檔案目錄査詢服務,采用身份認證、防火墻、數(shù)據(jù)備份等安全防護措施,保證計算機系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的安全保密。

(六)人才隊伍建設

發(fā)展檔案事業(yè),關鍵在于人,開展城建檔案信息化工作更離不幵一支高效、優(yōu)質(zhì)的人才隊伍。城建檔案一方面要根據(jù)信息化發(fā)展的需要引進專門技術人才,同時也要做現(xiàn)有隊伍中領導層、管理人員、技術人員和業(yè)務人員的培訓工作,加強對城建檔案業(yè)務人員應用新技術、新設備、新方法的培訓,提高業(yè)務人員掌握和應用現(xiàn)代技術的技能。

二、加強城建檔案信息化建設的幾,點思、考

(一)推進城建檔案信息化建設應把握的幾個原則城建檔案信息化建設面廣量大,任務艱巨,我們在具體幵展工作時應把握以下幾個原則:

1、統(tǒng)籌規(guī)劃、分步實施原則

要按照現(xiàn)有國民經(jīng)濟信息化總體部署和建設事業(yè)信息化規(guī)劃的總體要求,統(tǒng)籌規(guī)劃城建檔案信息化建設的總體目標,分步付諸實施,并逐步加以完善。

2、統(tǒng)一標準、資源共享原則

要遵循已有的國際標準、國家標準、行業(yè)標準和地方標準。按照統(tǒng)一標準構建資源共享的城建檔案信息體系。

3、注重實效、服務社會原則

城建檔案信息化應與政府部門電子政務系統(tǒng)建設和數(shù)字化城市工作結合,因地制宜、務求實效,全力為城市經(jīng)濟、社會、文化的發(fā)展提供城建檔案的專業(yè)信息服務。

(二)推進城建檔案信息化建設應把握的幾個環(huán)節(jié)

1、以硬件建設為突破口,提升信息化的檔次

要按照檔案管理的要求配備好檔案安全保管保護的相應設施設備,同時要按照信息化的要求配齊、配好信息化管理設備。

2、以軟件建設為著眼點,提升信息化的水平

一是要建設好檔案信息網(wǎng)絡。要以城建檔案部門的內(nèi)部局域網(wǎng)、黨政機關政務網(wǎng)為基礎,加強城建檔案信息網(wǎng)絡建設。二是要提高信息化水平。應用軟件的信息處理技術必須兼容各種載體形式的文檔乃至多媒體預覽功能,尤其要考慮對今后大量產(chǎn)生的城建電子文件的適用。

3、以數(shù)據(jù)庫建設為重點,提升檔案資源的利用率

要加快幵展館(室)藏城建檔案的數(shù)字化工作。對利用頻率較高的城建設檔案優(yōu)先進行數(shù)字化、逐步將所有實體資源轉變成數(shù)字信息資源,并以數(shù)字信息資源數(shù)據(jù)庫為基礎,利用計算機網(wǎng)絡為社會和政府服務。

(三)推進城建檔案信息化應注意的兩個問題

1、注意與相關部門的密切配合、整體推進

城建檔案工作涉及范圍較廣、工作量大、技術要高,因此光靠城建檔案部門的力量是遠遠不夠的,城建檔案部門要切實增強協(xié)作意識,與檔案、建設、城市規(guī)劃、交通、水利、電信、廣電等部門密切合作、相互配合,整體推進城建檔案信息化建設。

2、注意把握工作重點

確保工作質(zhì)量。城建檔案信息化建設工程浩大,任務艱巨。因此,我們在推進過程中要把握重點,分清主次,切不可眉毛胡子一把抓。當前,我們要把城市地下管線檔案綜合數(shù)據(jù)庫作為重點來建設,加強數(shù)據(jù)信息的收集整理,確保新增和變化的各種管線資料能及時進入數(shù)據(jù)庫。同時在信息化過程中,要嚴把質(zhì)量關,要嚴格按照《建設電子文件與電子檔案管理規(guī)范》的要求編制竣工工程電子檔案,保證建設電子文件與電子檔案等的真實性、完整性、有效性。

作者：陳秀芬單位：江蘇省張家港市城建檔案館