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檔案信息化建設的核心是檔案的數(shù)字化，利用計算機、軟件、數(shù)據(jù)庫等技術(shù)對傳統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)進行處理，從而形成規(guī)范的電子文件信息。這些電子文件可能有多種格式，如文本文件、圖形文件、圖像文件、影音文件等等。檔案的數(shù)字化一是對已有的歷史檔案集中進行數(shù)字化處理，組織人力進行文件的掃描、OCR識別、掛接等工作。其次是改變檔案的收集歸檔工作方式，新產(chǎn)生的檔案采取電子和紙質(zhì)并舉的方法，同時接受電子檔案和紙質(zhì)檔案，檔案人員檢查通過后方可完成歸檔工作，這樣就走出了年年接收檔案，年年數(shù)字化的惡性循環(huán)。在對歷史檔案數(shù)字化處理過程中，對需要處理的檔案。首先要制定有待數(shù)字化性處理的一些原則，從眾多的檔案中，剔除無關(guān)緊要、可有可無的信息，無需“有文必掃”，選擇重點需要數(shù)字化的檔案以及那些需要保護的檔案、具有代表性的檔案。其次一定要紙質(zhì)檔案與數(shù)字檔案并重，以紙質(zhì)檔案為基礎(chǔ)，以電子檔案為信息化發(fā)展的有力武器。

檔案信息化中的重要技術(shù)因素

檔案信息化是信息技術(shù)與檔案管理的合理結(jié)合，沒有信息技術(shù)，檔案信息化難以得到推進。同時檔案信息化與傳統(tǒng)檔案的管理和手工模式也是分不開的。檔案信息化是檔案管理的一次革命，技術(shù)是檔案管理革命的先鋒，是檔案信息化中最有力的武器，有著傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)，有著傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的保障，電子檔案、數(shù)據(jù)庫運用、資源共享才可以大刀闊斧的向更好的方向發(fā)展。電子文件與紙質(zhì)文件共存，在各行各業(yè)，政府機關(guān)、企事業(yè)單位中的檔案部門，依然是二元格局，功能的完全替代很難，必然經(jīng)歷一個漫長的漸進的過程，只要電子檔案的安全性沒有得到完全保障，人們就需要以紙質(zhì)文件為基礎(chǔ)來保障檔案文件的安全。檔案的信息化沒有改變檔案工作的社會目標，它給檔案管理帶來的是更加全方面的、更加快捷的工作，減輕了檔案管理人員的勞動強度，提高了勞動生產(chǎn)率。同時也為查考、利用檔案的各行各業(yè)的人員提供了快速查詢、快速利用的各種方法和環(huán)境。這種變化還隨著信息技術(shù)與檔案管理的有機結(jié)合逐步高速發(fā)展而變化。因此，在檔案信息化發(fā)展建設的同時必須建立在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案保障的基礎(chǔ)上，對信息技術(shù)的發(fā)展保持高度的敏感性，及時追蹤新技術(shù)的發(fā)展趨勢，從中尋找最安全、最快捷、最有效的方法，深入研究將各種信息技術(shù)引入檔案工作的可能性、必要性。使之更能適用于檔案工作的目的。應重視檔案信息化的技術(shù)因素，但不能唯技術(shù)論。唯技術(shù)論表現(xiàn)之一是認為技術(shù)是萬能的，可以實現(xiàn)所有的檔案業(yè)務，各個環(huán)節(jié)都想利用計算機來實現(xiàn)，忽略了人的主觀能動性，在信息化建設中人處于被動的局面。表現(xiàn)之二就是檔案建設追求完美，一步到位，不根據(jù)自身情況出發(fā)而是追逐最先進的軟硬件技術(shù)，加大了檔案信息化的成本。檔案信息化建設是一個漫長的過程，因此檔案信息化要從實際出發(fā)，根據(jù)企業(yè)自身的實際現(xiàn)況，采用最適合的技術(shù)，在選用時要認識到先進的技術(shù)有時由于缺乏時間的考驗和社會的認同，具有一定的風險性，而且還要考慮到技術(shù)的更新頻率、更新周期。

加快檔案信息化建設的兩個關(guān)鍵

（1）充分發(fā)揮檔案信息化中人的作用。檔案人才隊伍建設是檔案信息化建設的關(guān)鍵因素之一。檔案信息化要求檔案人員不僅需要掌握檔案專業(yè)知識，同時還需要掌握計算機網(wǎng)絡、數(shù)據(jù)庫、計算機軟件等知識。信息技術(shù)的復雜性及快速更新性要求其人才必須具有扎實的技術(shù)基礎(chǔ)和持續(xù)的再學習能力，再加上專業(yè)的檔案管理知識和豐富的工作經(jīng)驗。檔案信息技術(shù)人才的培養(yǎng)是一個漫長的過程，需要檔案工作人員逐步將多種專業(yè)技術(shù)合理融合在檔案工作中。人才隊伍的建設可以從內(nèi)部和外部方面著手進行，可以體現(xiàn)在以下方面：一是在實施檔案信息化全員培訓的同時，逐步引進檔案人員相對年輕化，強化對檔案人員的技能，提升整個檔案隊伍的信息化素養(yǎng)。其一是組織一些檔案信息化知識的相關(guān)培訓、業(yè)務交流活動，盡量使所有的檔案業(yè)務人員都要參加，并將參加培訓的情況列入考核、評審的范圍，調(diào)動人員參與的積極性。其二就是規(guī)定相關(guān)崗位必須通過信息化專業(yè)知識的培訓考核后方能上崗。其三可以通過高等院校培養(yǎng)高層次的檔案管理人才或計算機專業(yè)人才，采用引進、聯(lián)合培養(yǎng)等方式培養(yǎng)人才，這也需要企業(yè)領(lǐng)導和人力資源部門的大力支持。二是強化對檔案人員的創(chuàng)新教育，充分發(fā)揮信息化建設中檔案人員的積極性、創(chuàng)造性。信息化建設應將檔案人員放在主體地位，需要每一位檔案人員，結(jié)合自己實際工作的經(jīng)驗，出主意、想辦法，從而使工作更簡捷、更安全、更有效率。同時在知識結(jié)構(gòu)方面、激勵機制等方面注入新的活力，使廣大檔案人員增強時代責任感，增強服務意識，采用最適于自己的數(shù)字和網(wǎng)絡技術(shù)并結(jié)合傳統(tǒng)檔案管理的方法，將檔案信息資源共享和開放的服務平臺發(fā)揮得盡善盡美，最大化滿足各專業(yè)人員查詢、借閱、利用等。這個漫長磨合的過程，不僅能逐步推動檔案信息化建設，也能讓檔案人員學習和總結(jié)好的經(jīng)驗與方法。從而使檔案信息化工作多元化發(fā)展，實現(xiàn)檔案事業(yè)穩(wěn)步發(fā)展。

（2）與傳統(tǒng)檔案相結(jié)合提高檔案信息化工作效率。要切合企業(yè)實際，結(jié)合企業(yè)整體工作流程，把檔案信息化落在實處、見到實效。切忌照抄照轉(zhuǎn)照搬、切忌死搬硬套。在檔案工作的某個環(huán)節(jié)中計算機數(shù)據(jù)庫未必比傳統(tǒng)手工的的方式快。所以，檔案的信息化、現(xiàn)代化，應從企業(yè)工作的實際出發(fā)，汲取傳統(tǒng)管理中的合宜因素，從而提高工作效率。

對檔案信息化管理發(fā)展方向的構(gòu)思

以紙質(zhì)檔案為保障和基礎(chǔ)，創(chuàng)新思路，接受新的事物，利用先進的信息技術(shù)手段，減少工作量，提高效率。目前檔案管理工作有兩個大方面：一是收集整編各門類的檔案；運用新技術(shù)提高工作量，以滿足檔案數(shù)據(jù)的查詢需要。二是將檔案工作的重點逐步放在查詢借閱，創(chuàng)造快捷網(wǎng)絡環(huán)境、工作環(huán)境，用來提供利用各門類的紙質(zhì)檔案以及電子檔案。檔案人員應在這個基礎(chǔ)上，利用好先進的硬件和配套設施，使用最適合自己的各種軟件，將最有效的傳統(tǒng)檔案的管理方式與最先進的信息相結(jié)合發(fā)揮檔案的最大價值。

作者：吳瑋單位：中鐵第一勘察設計院檔案館