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一、確保電子檔案信息的原始性

在當今網(wǎng)絡環(huán)境的影響下，電子檔案離不開網(wǎng)絡，電子檔案的存在和發(fā)展需要網(wǎng)絡給予支撐，同時也離不開科學技術的支持。隨著計算機網(wǎng)絡中一些病毒的侵入，在這種網(wǎng)絡環(huán)境下，就要保證電子檔案的原始性，使其原有的檔案信息不會被破壞，對比較特殊的電子檔案，要確保原有的電子檔案信息的真實性，以防止出現(xiàn)電子檔案信息失真的情況。為了確保電子檔案信息的原始性，要轉變電子檔案的儲存方式，利用紙質的方式保存電子檔案原始信息。

二、采用先進的電子檔案管理軟件

電子檔案與紙質檔案在很多地方都有著類似的屬性，最大的區(qū)別在于整理的方式與媒介不同。紙質檔案是通過人工手寫的方式逐步完成，主要突出的是手寫形式，以紙質為媒介；而電子檔案則是通過電子計算機進行操作，主要突出的是電腦形式，以網(wǎng)絡為媒介。電子檔案的產(chǎn)生和發(fā)展都離不開網(wǎng)絡的變遷，網(wǎng)絡由最開始的聊天、交友、查看信息等基本功能發(fā)展至今擴充到了各行各業(yè)的各個領域，網(wǎng)絡化實現(xiàn)了真正的一體化發(fā)展，檔案管理也隨之共同發(fā)展?，F(xiàn)在網(wǎng)絡上出現(xiàn)很多種類的專業(yè)電子檔案系統(tǒng)，從電子檔案的目錄編制、關鍵詞設置、內容簡介、索引等各類主題入手，將電子檔案進行規(guī)范錄入與編制，從而使電子檔案的查找能夠更便捷，提高電子檔案的利用率，為電子檔案管理人員及利用者帶來便捷的專業(yè)體驗。同時專業(yè)性的電子檔案軟件也能夠在一定程度上為電子檔案加密，保證電子檔案信息的安全。

三、做好電子檔案的安全管理工作

無論是電子檔案還是紙質檔案，都具有同樣一個屬性，這就是保密性。電子檔案在分類中也包含了普通檔案、機密檔案、絕密檔案等，即便是普通檔案在多數(shù)情況下都是帶有一定的保密性，會根據(jù)不同利用者的職務以及工作進行控制利用，采取檔案保密措施，很多時候都是禁止所有人閱讀，只對特定人群開放的，因此就需要檔案管理工作一定要重視檔案的保密性，保證檔案拿取、錄入等流程中信息的安全。電子檔案以網(wǎng)絡為依托存在，通過互聯(lián)網(wǎng)進行錄入、保存、利用等環(huán)節(jié)操作，就更應該注重保密性，做好安全管理工作，以確保檔案內所涉及的機密內容安全不泄露。網(wǎng)絡是一個整體板塊，在很多領域可以通過電腦軟件進行互通并交換信息，并且網(wǎng)絡安全也是目前無法完全解決的問題，基于科技之上的安全隱患也是隨時都有可能成為威脅網(wǎng)絡系統(tǒng)的殺手，面對這些問題，電子檔案管理人員可以采用系統(tǒng)權限設置或者密碼設置，做好密碼保護并且及時根據(jù)網(wǎng)絡使用情況檢查網(wǎng)絡相關軟件是否正常，從根本上解決網(wǎng)絡安全隱患問題。

四、確定專人負責電子檔案的管理

檔案管理是持續(xù)性很強的工作，工作內容枯燥繁雜，需要檔案管理者具有相當程度的耐心與細心，將各類檔案材料分類整理保管，并隨時為檔案利用者提供幫助。因此，需要有專職人員負責檔案的管理工作。網(wǎng)絡信息時代下的電子檔案更需要有專人負責。因為只有在有專人負責的情況下才能更妥善地對電子檔案進行匯總與整理，才能夠專心致志地處理電子檔案的內容，保證電子檔案信息的準確性與實體的安全性，確保電子檔案的收集、分類、整理、歸檔、保管、利用等各個環(huán)節(jié)有序開展。

五、增強電子檔案管理的服務功能

建立科學完善的電子檔案數(shù)據(jù)庫，這樣可以方便一些檔案研究者更好地查閱所需要的信息資源。因為現(xiàn)代的電子檔案管理和以往比較傳統(tǒng)的電子檔案管理存在著很多不同之處，所以要跟上現(xiàn)今網(wǎng)絡環(huán)境下電子檔案管理的步伐，以實現(xiàn)電子檔案的網(wǎng)絡化管理。實現(xiàn)網(wǎng)絡化電子檔案管理，必須增強電子檔案管理的服務功能，只有服務質量上去了，才能充分發(fā)揮電子檔案管理的實效性，才能更好地為需求者服務。要實現(xiàn)使用全程的在線電子檔案網(wǎng)絡服務，擴大檔案管理的局域網(wǎng)，加快促進電子檔案信息資源共享步伐。

六、結語

綜上所述，電子檔案是一種以計算機網(wǎng)絡為媒介的現(xiàn)代檔案管理系統(tǒng)，是科技與文明共同發(fā)展的結果，這種顛覆了紙質檔案的新形式也讓檔案管理工作進入到了一個新的高度，檔案管理結合現(xiàn)代化的網(wǎng)絡技術，成功地促進了電子檔案的管理，讓檔案工作更加便捷，同時配合合理的電子檔案管理措施與方法，適時規(guī)避可能出現(xiàn)的問題，提高電子檔案的利用率，以展現(xiàn)電子檔案的價值。

作者：林立華單位：泰來縣第二中學