水利電子檔案管理論文
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筆者就現(xiàn)在的情況進行了研究調(diào)查，發(fā)現(xiàn)水利電子檔案管理上有以下一些缺陷和不足之處。
1硬件與軟件設施的不足
由于電子檔案受到硬件設備的影響，并且可隨時進行更改，所以，必須做好電子文檔的備份。想要做好電子文檔備份必須做好兩方面工作，一是每份文件在建立時就做好備份，一式多份，保存在不同的硬件設備中；二是電腦、硬盤這些存儲設備容易損壞。電子文檔和傳統(tǒng)通過紙筆記錄的檔案相比查閱受到硬件設備的限制，不能夠直接進行瀏覽，必須借助電腦等辦公設備，否則不能進行瀏覽、閱讀、查找、整理。
2電子文檔管理人才的不足
電子檔案管理工作過程中，管理人員不僅要在檔案管理上有一定的素養(yǎng)，對信息足夠敏銳，還要對電腦操作足夠熟悉。就筆者調(diào)查了解的情況而言，水利電子檔案管理人員中，具備專業(yè)素質(zhì)的人才還是不夠多，很多管理人員只具備其中的一項能力。一些檔案管理部門在進行信息化建設的過程中，已經(jīng)增添了電腦等現(xiàn)代化的辦公設備，但管理人員卻無法在短時間內(nèi)完成對辦公設備操作的學習，使這些資源浪費了。
3存在一定的安全隱患
由于電子檔案的信息資源是利用網(wǎng)絡進行共享和傳輸?shù)模W(wǎng)絡的受眾面非常廣，任何人都可能通過網(wǎng)絡手段竊取信息甚至篡改，網(wǎng)絡本身也存在不穩(wěn)定因素。而電子文檔在傳輸、歸檔時，也可能遭到病毒或黑客的攻擊，導致電子文檔中的重要內(nèi)容保密性、穩(wěn)定性受到質(zhì)疑。這些是目前電子檔案管理過程中存在的一些主要安全問題。
4出現(xiàn)虛假信息
在水利檔案管理部門信息化過程中，需要將過去的紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游臋n，在進行電腦操作輸入時，由于工作人員的疏忽，容易出現(xiàn)信息的錯漏，檔案的信息就在不經(jīng)意間被篡改，而且由于電子文檔在修改歸檔時不會留下操作痕跡，有時會出現(xiàn)錯誤修改，而又找不到原版文件的情況，電子檔案的真實性方面就得不到保障。電子文檔原始性上也存在一些問題，主要是傳統(tǒng)紙筆記錄的文檔原始性可以從字跡、圖、印章等方面去體現(xiàn)，某種內(nèi)容往往對應一種體現(xiàn)形式，例如，某項申請，可以通過字跡上判斷出是這份申請是申請人自己撰寫的還是其他人的，而電子文檔形式和內(nèi)容卻沒有關聯(lián)，檔案檢測部門很難在進行檢測時判斷其原始情況。另外，電子文檔往往會在不同部門不同工作人員之間進行傳閱，修改，在這期間很容易發(fā)生信息丟失或刪改，而電子文檔保存的形式種類也很多，在使用不同硬件設備，以不同格式進行存儲時也會發(fā)生信息的缺損，所以，電子文檔的完整性也難以保證。
二提高單位電子文件檔案瞥理水平的對策
電子文檔的歸檔整理保存是水利電子檔案信息化的基礎，每個檔案管理人員應養(yǎng)成這樣的習慣。加強單位電子文檔管理工作，應做到以下幾點。
1加強對電子文件檔案管理知識的培訓
提高檔案管理者的業(yè)務素質(zhì)筆者調(diào)查發(fā)現(xiàn)，檔案管理人員中具備高技術(shù)、高素質(zhì)的人才比較少，尤其是同時具備檔案管理知識又懂得電腦等硬件設備操作的人才非常少，很多檔案管理工作者對自動化辦公設備操作不熟練，這方面的提高迫在眉睫。檔案管理部門應加強工作人員這方面的培訓，可以安排檔案管理人員到其他先進單位學習交流，增加工作經(jīng)驗，提高技能水平，掌握現(xiàn)代化檔案管理手段。
2加大對電子文件軟件、硬件設施管理與完善
水利電子檔案管理信息化建設對硬件設備和軟件設備方面都有極高的要求，必須加強硬件、軟件建設，并做好信息收集等方面的工作。其一，在硬件方面加大投入，從最重要的部門和環(huán)節(jié)開始，增添自動化辦公設備，實現(xiàn)硬件設備的統(tǒng)一管理，包括電腦、硬盤、掃描儀、打印機、照相攝像設備等，硬件設備是水利電子檔案建設的基礎，加強硬件設施能促進水利部門檔案信息化建設。其二，在軟件方面加大投入，重點在于軟件的開發(fā)和應用方面，保障同網(wǎng)段的電腦能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享，使檔案管理部門、人員能便捷的進行檔案的瀏覽、查詢、整理。我國水資源豐富，大型水利工程項目多（南水北調(diào)等），在項目計劃、實施、結(jié)束、整改過程中都會有大量水利方面的信息資料需要保存、進入檔案庫中，這些信息資料非常重要，數(shù)據(jù)量也十分龐大，進行相關電子文檔建設、保存，方便以后瀏覽查詢使用。
3必須確保檔案管理部門的嚴肅性和權(quán)威性
檔案管理工作必須嚴肅、嚴謹?shù)倪M行，必須有一套健全的完整1研究背景和意義社會和經(jīng)濟不斷的發(fā)展，信息時代的變化萬千，高校檔案管理工作也存在著不足，跟不上時代的步伐，主要表現(xiàn)在高校檔案管理效率低下、制度不夠完善、體系不夠健全等。如今高校檔案管理工作也要跟上時代的步伐。高校檔案管理首先需要創(chuàng)新和改革傳統(tǒng)管理方式，改革和創(chuàng)新能夠讓提升高校檔案管理的效率，也能夠迎合時展的需求跟上時代的步伐，主要是提升高校檔案管理業(yè)務的管理制度，并對電子檔案管理工作進行細致劃分，并要求工作人員明確自己的工作內(nèi)容和職責；并透明化水利電子檔案管理工作，加強社會監(jiān)管力度，提高工作效率以及管理水平；對工作中加強電子檔案傳閱、查詢過程中的監(jiān)管，把責任落實到個人，確保電子檔案管理嚴謹、嚴肅執(zhí)行。
4加強安全方面的法律保障
在實踐工作中，電子檔案要保障其安全保管和應有的法律效力。第一是要將相關的法律條文制定完備，尤其是要與時俱進，緊跟電子檔案發(fā)展趨勢和現(xiàn)實狀況及時補充所需法律；第二就是要嚴格執(zhí)法，強有力地打擊電子檔案為主體的犯罪行為，對出現(xiàn)問題的部門責任人實施強力處罰。
5確保真實性與原始性電子檔案的真實性和原始性是后期管理的基礎
所以說電子檔案的兩種驗證手續(xù)，其中之一就是經(jīng)由身份驗證，先由用戶根據(jù)自己的信息進行加密，輸入個人信息，并且使用電子檔案的調(diào)閱口令來限定其他人對用戶信息的訪問權(quán)。要保證電子檔案的原始性和完整性時，要嚴防相關人員弄虛作假和以權(quán)謀私，歸檔時要有負責人簽字和在載體背面蓋章等。
三結(jié)語
電子檔案是隨著電子信息化技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的檔案應用形式，由于我國檔案管理電子信息化時間并不長，相應的管理方式尚待完善，給日常電子檔案管理提出了巨大挑戰(zhàn)，也同時為我國電子檔案提供了創(chuàng)新和發(fā)展的機會，但在實際工作中遇到的問題就需要相關管理人員進行有效研究，并且提出改善合理手段，最終實現(xiàn)現(xiàn)代電子檔案管理的優(yōu)化和升級。
作者：林愉單位：福州市閩江下游防洪工程建設公司
