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一、電子檔案管理工作中的主要問題

1.電子檔案管理工作機(jī)制不健全

首先，當(dāng)前電子檔案管理工作雖然對檔案管理軟件、數(shù)據(jù)存儲格式、定期更新備份等工作內(nèi)容進(jìn)行了規(guī)定，但是對檔案的重要性劃分不是很清晰，哪些檔案應(yīng)當(dāng)形成介質(zhì)檔案，哪些檔案應(yīng)當(dāng)用什么載體進(jìn)行保存等等細(xì)節(jié)問題沒有給出明確的規(guī)定，沒有統(tǒng)一的操作、存儲標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致電子檔案管理混亂，出現(xiàn)只有信息錄入者才能找到相關(guān)內(nèi)容，而其他人檔案管理人員一頭霧水的現(xiàn)象。其次，電子檔案管理工作存在一定的漏洞，主要表現(xiàn)在電子檔案信息的真實性容易受到破壞，檔案的完整性難以保證。在將紙質(zhì)檔案錄入到電子載體的過程中，由于檔案管理人員工作失誤或者是電子介質(zhì)出現(xiàn)問題導(dǎo)致檔案信息失真、不全，并且電子檔案存儲的形式多樣，流動性相對較強(qiáng)，在處理過程中極容易出現(xiàn)信息丟失、缺損的現(xiàn)象出現(xiàn)。

2.忽視了電子檔案管理的安全性

當(dāng)前大多數(shù)的檔案管理人員對電子檔案管理的安全性認(rèn)識程度不高，在實際中，由于信息全球化和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，計算機(jī)病毒層出不窮，對電子檔案的安全性和保密性產(chǎn)生惡劣的負(fù)面影響。隨著病毒變異能力的提高以及黑客技術(shù)的快速發(fā)展，電子檔案在傳輸、共享甚至存放過程中，極有可能會發(fā)生信息被竊取、數(shù)據(jù)被篡改等問題，電子檔案的真實性、安全性和保密性無法得到有效的保證。

二、加強(qiáng)電子檔案管理的對策

1.健全電子檔案管理的工作機(jī)制要完善

電子檔案管理的目錄體系，要對電子檔案進(jìn)行科學(xué)的分類、明確的編目，做到查有所依，這樣能夠大大的提高電子檔案查閱和使用的效率。其次，要強(qiáng)化電子檔案的備份管理機(jī)制，提高備份管理工作意識，制定分批、定期的備份管理工作制度，杜絕因電子介質(zhì)或者是操作失誤帶來的信息丟失等問題。

2.建立綜合素質(zhì)高的檔案管理人員隊伍

建立綜合素質(zhì)高的檔案管理人員隊伍要從以下兩個方面努力。首先，要積極引進(jìn)掌握計算機(jī)能力和檔案管理專業(yè)技術(shù)的人員，并注重對這些人員的思想道德和職業(yè)責(zé)任心等軟實力方面的考核工作。其次，要對原有的檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高檔案管理人員對電子檔案管理工作的熱情，強(qiáng)化檔案管理的高度責(zé)任感。

3.提高電子檔案管理設(shè)備的安全性

能在電子檔案管理過程中，要加強(qiáng)對相關(guān)硬件系統(tǒng)和存儲介質(zhì)的運(yùn)行環(huán)境和保管制度，尤其是要將U盤、光盤等存儲介質(zhì)放置在通風(fēng)、陰涼處，避免因溫度、濕度過高造成設(shè)備失靈、檔案信息丟失。其次，要提高電子檔案管理設(shè)施設(shè)備的安全性，對U盤、光盤要嚴(yán)格進(jìn)行病毒查殺操作，避免在檔案傳遞過程中由于存儲介質(zhì)的木馬病毒造成檔案信息失真。

三、結(jié)語

隨著信息時展的起來的電子檔案既有便于存儲、易于傳遞、高度共享的特點，也對檔案管理工作帶來了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。檔案管理工作人員要在思想上認(rèn)識到電子檔案管理工作的重要性和復(fù)雜性，努力提高自身的能力素質(zhì)，對當(dāng)前電子檔案管理中存在的問題有著清晰的認(rèn)識，采取合理的措施進(jìn)行積極的改進(jìn)。

作者：陳萌單位：貴州高速公路集團(tuán)有限公司