高校人事檔案管理研究
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（一）人事檔案材料內(nèi)容陳舊單一，信息量不足
高校人事檔案是個(gè)人的“說明書”，應(yīng)能全面、詳細(xì)地反映一個(gè)人各方面的情況，做到“閱卷如見人”或“檔若其人”。而現(xiàn)實(shí)情況是，許多高校人事檔案內(nèi)容涉及個(gè)人政治思想品德、家庭歷史及社會(huì)關(guān)系等方面的東西較多、術(shù)語(yǔ)性的東西較多，在對(duì)人進(jìn)行評(píng)價(jià)時(shí)，形式雷同，格調(diào)一致，空洞的語(yǔ)言比較多，如在評(píng)價(jià)優(yōu)點(diǎn)時(shí)經(jīng)常使用的是“學(xué)習(xí)認(rèn)真”、“工作態(tài)度較好”等一些籠統(tǒng)概括的話。在評(píng)價(jià)缺點(diǎn)時(shí)，則用“進(jìn)取心不強(qiáng)”、“表現(xiàn)一般”等詞語(yǔ)一帶而過，詳細(xì)、具體的評(píng)價(jià)則很少，缺乏定量與定性的綜合性評(píng)價(jià)語(yǔ)句。
（二）檔案管理制度不規(guī)范，管理手段落后
高校由于經(jīng)過幾次合并，其辦學(xué)規(guī)模、管理方式不同等歷史原因，導(dǎo)致出現(xiàn)檔案管理制度規(guī)范不一、質(zhì)量參差不齊、人員構(gòu)成復(fù)雜、管理手段落后等問題。如歸檔沒有統(tǒng)一的規(guī)格、收集過程中紙張大小不統(tǒng)一、檔案材料沒有及時(shí)進(jìn)行規(guī)范整理，嚴(yán)重影響了檔案管理水平。另外在設(shè)備配備上，大多采取“因陋就簡(jiǎn)”、“因地制宜”的原則，無(wú)其他硬軟件設(shè)施，防火、防潮等手段只是停留在較低的水平上。管理手段也較陳舊，調(diào)閱檔案采用原始的手工操作方式，由于反復(fù)調(diào)用原件，造成紙張發(fā)黃變脆、字跡褪色等現(xiàn)象，直接影響到檔案的完整與安全。
（三）人事檔案信息開發(fā)利用程度低，未發(fā)揮應(yīng)有作用
對(duì)高校人事檔案管理者來說，無(wú)論是收集整理，還是鑒別、保管，都是為了提供檔案信息，服務(wù)于高校人事工作，為人事決策提供參考依據(jù)，其目的在于利用。就目前面言，高校人事檔案管理還存在著重保密、輕利用的現(xiàn)象，檔案服務(wù)開發(fā)意識(shí)差。
二、強(qiáng)化高校人事檔案管理工作應(yīng)采取的對(duì)策
（一）領(lǐng)導(dǎo)重視，提高檔案管理人員素質(zhì)
作為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)，尤其是主管領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)充分樹立起檔案意識(shí)，把檔案管理職能納入到日常工作中，在機(jī)構(gòu)設(shè)置和人員編制上給予充分保證；在檔案經(jīng)費(fèi)上落實(shí)到位，增添必要的硬件設(shè)施；給予檔案工作者必要的關(guān)心等。同時(shí)，要提高檔案管理人員素質(zhì)，為做好這項(xiàng)工作提供重要保障。檔案管理人員的思想素質(zhì)、政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)要高，在工作中盡職盡責(zé)、精益求精；堅(jiān)持原則，不泄密、不失密；不改檔、不失檔，保持檔案管理工作高度原則性、嚴(yán)肅性。要使其掌握現(xiàn)代信息管理技術(shù)，成為既熟悉檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)，又懂得計(jì)算機(jī)管理技術(shù)的具有雙重知識(shí)結(jié)構(gòu)的復(fù)合型人才，以適應(yīng)新時(shí)期高教事業(yè)發(fā)展對(duì)高校人事檔案管理的新要求。
（二）拓寬收集范圍，豐富檔案內(nèi)容
在工作中要采取定期和不定期相結(jié)合的方式，及時(shí)全面地收集各類材料，做到口勤、手勤、腿勤，消除收集渠道閉塞現(xiàn)象。與此同時(shí)，針對(duì)當(dāng)前高校人事檔案管理的新發(fā)展所形成的新材料，如反映教職工個(gè)人素質(zhì)和業(yè)績(jī)變化的各種培訓(xùn)、訪學(xué)、留學(xué)、學(xué)歷提高的證明材料，反映教職工與學(xué)校之間變動(dòng)的各種聘用合同、勞動(dòng)合同及解聘、辭退、崗位變動(dòng)等相關(guān)材料，都應(yīng)該及時(shí)收集歸檔，做到細(xì)致鑒別，取之有據(jù)，盡可能使檔案內(nèi)容更加全面完整。
（三）搞好開發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)資源共享
過去，人事檔案神秘莫測(cè)，只有少數(shù)人看，供組織查證使用，老百姓是不能涉足的。其實(shí)，掀開它的神秘面紗，可以發(fā)現(xiàn)其大部分內(nèi)容在適度的范圍內(nèi)是可以公開的，可以作為一種資源供社會(huì)共享，沒有保密的必要。高校人事檔案內(nèi)容分為履歷、自傳、考核、專業(yè)、證明、黨團(tuán)、獎(jiǎng)勵(lì)、錯(cuò)誤、工資和其他類等十大類。其中專業(yè)即業(yè)務(wù)檔案，共內(nèi)容是可以公開的，經(jīng)整理后可作為人事資源信息。人事檔案中的年度考核、黨團(tuán)、獎(jiǎng)勵(lì)等也可公開。這樣，高校人事檔案就可以在作為資源共享的同時(shí)，接受群眾和輿論的監(jiān)督，使之更好地為公民服務(wù)。
（四）健全檔案管理制度，提高檔案信息化管理水平
高校檔案制度建設(shè)是檔案管理中重要的工作，是一項(xiàng)經(jīng)常性的工作，因此，要加強(qiáng)高校人事檔案的建立和健全，規(guī)范高校人事檔案管理，特別要重視高校人事檔案信息化管理，制定信息發(fā)展戰(zhàn)略，并分階段、有計(jì)劃的加以實(shí)施。應(yīng)遵循“科學(xué)、實(shí)用、適用”原則，確定高校人事檔案信息化建設(shè)的長(zhǎng)期工作目標(biāo)和近期工作任務(wù)，以“收集、管理、利用”三大環(huán)節(jié)為主線，以信息集聚、整合、為原則，構(gòu)筑高校人事信息化管理平臺(tái)，通過現(xiàn)代化手段建立人才信息收集、反饋和跟蹤服務(wù)系統(tǒng)。
作者：王斌單位：寧夏大學(xué)檔案館
