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第一篇：干部人事檔案下高校學(xué)生檔案管理研究

一、引言

隨著全國干部人事檔案專項審核工作展開，全國各高校的學(xué)籍學(xué)歷管理部門和檔案管理部門就開始了查證工作，在查證過程中較為突出和共性的問題——檔案中的學(xué)習(xí)經(jīng)歷材料不齊全、不規(guī)范，如缺少高考報名表、新生入學(xué)登記表、學(xué)生（學(xué)籍）登記表等，或填寫的出生日期與本人信息不符等。證據(jù)材料必須到學(xué)校歷史檔案中查找，如果能夠查找到相關(guān)記載，就給學(xué)生出具相關(guān)證明材料。如果查找不到相關(guān)記載，就會給學(xué)生個人造成不必要的麻煩。如何避免這些因管理不規(guī)范和不嚴(yán)格造成的“后遺癥”，做好高校學(xué)生檔案管理工作，是值得人們深深思考和積極探索的。

二、從高校學(xué)生檔案管理主體著手

當(dāng)前，中國高校都比較重視教學(xué)管理工作，對于學(xué)生檔案管理卻認(rèn)識不到位，沒有形成統(tǒng)一的管理機制，不論是教育部還是國家檔案館，對學(xué)生檔案管理主體部門都沒有作出明確規(guī)定，而是由各高校視本校情況來確定，可能是高校檔案館，也可能是學(xué)生處、就業(yè)處、教務(wù)處、團委，還有可能是各個院系，這樣就容易造成管理機制不夠健全、管理程序不夠規(guī)范、管理方式不夠完善等問題，無法保證學(xué)生檔案的準(zhǔn)確性和完整性。檔案管理機構(gòu)作為高校學(xué)生檔案管理的主體，優(yōu)勢是毋庸置疑的。其一，建國以來中國檔案管理的基本原則就是集中統(tǒng)一管理，高校學(xué)生檔案作為國家檔案的重要組成部分，也應(yīng)按照國家要求由學(xué)校檔案管理機構(gòu)統(tǒng)一管理。2008年9月1日實施的《高等教育檔案管理辦法》（簡稱27號令）在文件材料的歸檔范圍內(nèi)中增設(shè)“學(xué)生類”檔案，首次將學(xué)生檔案納入高校檔案管理體系，從根本上解決了管理體制問題，為高校學(xué)生檔案管理工作的依法開展奠定重要基礎(chǔ)。其二，高校檔案管理機構(gòu)是專業(yè)的檔案管理部門，不僅擁有專用檔案庫房，還配備檔案管理專業(yè)人員，這為實現(xiàn)高校學(xué)生檔案專業(yè)化管理提供了有力保障。但是，在實際操作中也存在著檔案管理專業(yè)人員較少，學(xué)生檔案數(shù)量龐大的問題。怎樣解決這個無法避免的矛盾呢，可采用檔案管理機構(gòu)統(tǒng)一安排布置工作，檔案產(chǎn)生部門按照檔案材料生成時間、類別進(jìn)行整理和移交，檔案專業(yè)管理人員完成歸檔和管理工作。同時，在《高等學(xué)校檔案管理辦法》和《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》的基礎(chǔ)上，制定符合本校實際情況和特點的學(xué)生檔案管理規(guī)章制度，明確管理職責(zé)、歸檔范圍、歸檔內(nèi)容、歸檔要求、歸檔渠道和歸檔時間。各學(xué)生檔案生成部門根據(jù)管理制度開展工作，確保歸檔內(nèi)容及時、真實、準(zhǔn)確、全面、合法。

三、從高校學(xué)生檔案管理客體改進(jìn)

由于宏觀層面規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的缺失，高校學(xué)生檔案歸檔范圍和內(nèi)容并沒有統(tǒng)一規(guī)定，而由各高校自行規(guī)定，這就造成了歸檔內(nèi)容、形式五花八門，應(yīng)該歸檔的材料沒有歸檔，沒有必要歸檔的卻歸檔了。這是在此次干部人事檔案專項審核工作中，凸顯出來的最大問題。怎樣解決這個問題，是下一步高校學(xué)生檔案管理工的作重點。高校學(xué)生檔案與干部人事檔案是連續(xù)的關(guān)系，高校學(xué)生檔案隨著學(xué)生畢業(yè)后身份的改變直接轉(zhuǎn)換為干部人事檔案或其他類型檔案。如何做好高校學(xué)生檔案與干部人事檔案的銜接，避免產(chǎn)生“后遺癥”呢？高校學(xué)生檔案管理應(yīng)當(dāng)在參照《干部檔案工作條例》、《干部檔案整理工作細(xì)則》和《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》的基礎(chǔ)上，結(jié)合本校具體情況和特點，確定本校學(xué)生檔案歸檔范圍。歸檔材料不僅能反映學(xué)生個人履歷、學(xué)習(xí)情況、思想狀況、獎懲情況等內(nèi)容，還要充實具有利用價值的材料，如社會實踐、綜合素質(zhì)、職業(yè)技能、專業(yè)輔修、心理健康、資格證書及考級證書等個性化的東西，盡量準(zhǔn)確、全面、客觀地記錄學(xué)生在校情況，為檔案利用單位提供可靠的參考依據(jù)。

四、從高校學(xué)生檔案管理手段實施

搭建高校學(xué)生檔案工作網(wǎng)絡(luò)平臺，實現(xiàn)學(xué)生檔案管理信息化。由于高校學(xué)生檔案的實時性和動態(tài)形較強，在實際操作中，要將學(xué)生檔案工作平臺覆蓋到產(chǎn)生學(xué)生檔案的各個部門、各個環(huán)節(jié)、各個時段。學(xué)生檔案工作網(wǎng)絡(luò)平臺要與學(xué)籍學(xué)歷管理系統(tǒng)、教學(xué)管理系統(tǒng)、學(xué)生管理系統(tǒng)、心理健康數(shù)據(jù)等對接，形成一個完整的學(xué)生電子檔案。學(xué)生檔案管理系統(tǒng)的建立，便于輔導(dǎo)員、任課教師及家長及時了解學(xué)生情況，便于教學(xué)和學(xué)生管理工作更有目的的開展，便于各部門之間協(xié)調(diào)配合，同時，也為用人單位提供可靠參考依據(jù)。

當(dāng)前，中國高等教育最權(quán)威的網(wǎng)站——中國高等教育學(xué)生信息網(wǎng)（以下簡稱：學(xué)信網(wǎng)）的學(xué)籍學(xué)歷信息最具權(quán)威性，其中的“全國高等教育學(xué)歷證書電子檔案”是中國目前唯一全國性人才數(shù)據(jù)庫，也是社會利用率最高的，能夠查詢到高校在校生學(xué)籍信息和歷屆畢業(yè)生學(xué)歷信息（1991年以后），內(nèi)容包括：姓名、性別、出生日期、身份證號、專業(yè)、入學(xué)日期、畢業(yè)日期、學(xué)制、學(xué)習(xí)形式、畢業(yè)證編號等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，但對于用人單位在擇才方面的參考價值較低。如能在此基礎(chǔ)上搭建高校學(xué)生檔案工作網(wǎng)絡(luò)平臺，并入高校學(xué)生檔案內(nèi)容，如個人履歷、專業(yè)成績、獎懲情況、社會實踐、身體狀況、心理狀況、職業(yè)技能、特長、誠信等方面的信息，從而形成全面的學(xué)生電子檔案。這樣的電子檔案無疑是真實的、完整的、權(quán)威的，使用人單位更加方便、快捷地查詢到學(xué)生在校期間全面、真實的情況，參考價值將大大提高，從而實現(xiàn)高校學(xué)生檔案利用價值的最大化。

參考文獻(xiàn)：

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[3]周玉媛,周耀林.人事檔案管理原理與方法[J].武漢大學(xué)出版社,2011.

作者：郭煒，趙彥君 單位：石家莊郵電職業(yè)技術(shù)學(xué)院

第二篇：檔案專項審核對高校干部人事檔案工作的影響

摘要：在對高校干部人事檔案“三齡二歷一身份”信息的審核工作中，發(fā)現(xiàn)干部人事檔案存在重要檔案材料缺失、歸檔材料不規(guī)范、檔案信息前后記載不一致等問題，并從個人因素及組織因素兩個方面剖析了高校干部人事檔案存在問題的原因，提出今后高校干部人事檔案工作重點應(yīng)放在檔案材料的收集、鑒別工作上，同時加強干部檔案的宣傳工作，增強師生檔案意識，不斷提高干部人事檔案案卷質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：檔案審核；檔案收集；檔案鑒別；人事檔案

一、高校干部人事檔案存在的突出問題

此次全國范圍的檔案專項審核以干部“三齡、二歷、一身份”為重點，逐頁逐項對干部檔案進(jìn)行登記，在審核中發(fā)現(xiàn)干部人事檔案存在重要檔案材料缺失、檔案材料歸檔不規(guī)范、檔案信息前后記載不一致等問題。

1.高校干部人事檔案中重要檔案材料缺失。

（1）學(xué)籍檔案材料缺失。完整的學(xué)籍檔案一般包括考生報考登記表、成績單、學(xué)位授予材料、畢業(yè)生登記表。在檔案專項審核中缺少最多的是本科學(xué)位授予材料，有的高校早期畢業(yè)生學(xué)籍檔案中都缺少學(xué)士學(xué)位授予材料，是此次檔案專項審核補充材料重點，其他如考生報考登記表、畢業(yè)生登記表也有少數(shù)缺少的。

（2）參加工作佐證材料缺失。參加工作作證材料包括下鄉(xiāng)登記表、招收固定工人錄取通知書、入伍登記表、大中專院校畢業(yè)生報到證等。這些材料在人事檔案中都有不同程度的缺失。

（3）入黨材料缺失。完整的入黨材料包括入黨志愿書、入黨申請書、轉(zhuǎn)正申請及考察寫實材料、政審材料等。有的干部入黨多年或是派，但檔案中沒有任何可以證明的材料，而且本人多數(shù)情況不了解檔案中缺少黨派材料，入黨材料缺失也成為此次檔案專項審核的重點。

（4）調(diào)轉(zhuǎn)材料缺失。調(diào)轉(zhuǎn)材料一般包括干部介紹信、工資關(guān)系介紹信、檔案轉(zhuǎn)遞通知單等，它記載了干部從一個單位調(diào)往另一個單位的工作變動情況及調(diào)轉(zhuǎn)時間。調(diào)轉(zhuǎn)材料清晰記載了干部的工作經(jīng)歷變動情況，承載著干部的成長過程。調(diào)轉(zhuǎn)材料缺失，使干部履歷情況模糊，不利于組織培養(yǎng)和選拔干部。

2.高校干部人事檔案歸檔檔案材料不規(guī)范。

（1）檔案材料書寫不規(guī)范。在審核檔案時發(fā)現(xiàn)有些檔案材料書寫不規(guī)范，使用鉛筆、圓珠筆、純藍(lán)墨水填寫檔案材料，字跡潦草、檔案涂改勾抹嚴(yán)重。

（2）檔案材料缺少簽字、審批程序。早期的人事檔案材料中該有本人簽字的未簽，該有組織審批蓋章的未蓋，干部任免文號該填的未填等，這些缺少的簽字、審批程序后天已無法補辦。

（3）檔案用紙規(guī)格不統(tǒng)一。一卷人事檔案的形成要經(jīng)歷中學(xué)、大學(xué)、工作到退休，時間跨度大，由于干部所處歷史時期不同，檔案紙張明顯不一，紙張的大小、薄厚、顏色不一，給檔案整理工作帶來難度，現(xiàn)辦公用紙統(tǒng)一采用A4紙，為檔案材料標(biāo)準(zhǔn)化創(chuàng)造了有利條件。

3.高校干部人事檔案信息前后記載不一致。在檔案專項審核時發(fā)現(xiàn)很多干部檔案信息前后記載不一致，主要表現(xiàn)在年齡、黨齡、工齡、姓名、籍貫、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷等重要信息不一致，通過檔案專項審核認(rèn)定工作，使干部檔案信息一致，便于干部人事檔案的規(guī)范化管理，更好地為組織人事部門在選人用人上提供優(yōu)質(zhì)的信息服務(wù)。

二、高校干部人事檔案存在問題原因剖析

1.個人因素。檔案意識淡薄，認(rèn)為檔案對自己本人今后發(fā)展無多大用處，在組織人事部門要求填寫各種歸檔材料時，書寫不認(rèn)真，應(yīng)付了事，隨意涂改，檔案信息填寫前后不一致，檔案書寫用筆不標(biāo)準(zhǔn)等。

2.組織因素。

（1）高校學(xué)籍管理部門。學(xué)籍檔案材料缺失的一個重要內(nèi)容是在檔案專項審核時發(fā)現(xiàn)缺少最多的是本科學(xué)位授予材料。這主要是有的高校學(xué)籍管理部門未把學(xué)位授予材料作為學(xué)籍檔案的一項必須材料放入學(xué)籍檔案中，造成個別高校一段時期內(nèi)所有畢業(yè)生均缺少學(xué)位授予材料，給檔案專項審核登記、補辦工作帶來非常大的工作量。

（2）高校人事管理部門。參加工作佐證材料一般包括早期的下鄉(xiāng)材料、招收固定工人通知書、入伍登記表等，現(xiàn)在的大多為大中專院校畢業(yè)報到證。檔案中參加工作佐證材料的缺失有歷史原因，由于當(dāng)時社會檔案意識普遍淡薄，不重視檔案材料積累，也有人事部門檔案管理不善造成部分人員報到證缺失，這些材料一旦缺失補辦相當(dāng)困難，而且補辦的也將不是原件。早期調(diào)轉(zhuǎn)材料包括干部介紹信、工資關(guān)系介紹信、檔案轉(zhuǎn)遞通知單等，現(xiàn)在又新出現(xiàn)了干部調(diào)動呈報表、干部調(diào)動通知書等。調(diào)轉(zhuǎn)材料缺少與人事部門日常工作不細(xì)致，主觀隨意性大等因素有關(guān)，因人事部門落編、辦理醫(yī)療、公積金等的需要未及時將調(diào)轉(zhuǎn)材料放入個人檔案中，久而久之造成這些重要材料缺失，而且一旦缺失補辦起來難度很大，有的已無法補辦，形成永久性缺失。

（3）高校組織部門。入黨材料的缺失主要是組織部門在發(fā)展黨員時由于歸檔不及時，或人員調(diào)轉(zhuǎn)時轉(zhuǎn)檔不徹底造成的，入黨材料一旦缺失補辦手續(xù)繁瑣。

三、檔案專項審核反映出的問題對高校干部人事檔案工作的啟示

1.加強干部人事檔案材料的收集工作。

（1）明確歸檔范圍。依據(jù)中共中央組織部制定的《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》，人事檔案歸檔范圍包括：履歷、自傳，考核考察、鑒定材料，學(xué)歷、職稱材料，政審、黨團材料，獎勵與處分材料，工資待遇、任免、出國境、調(diào)配材料，其他可供參考的材料等。

（2）了解歸檔要求。歸檔材料必須是辦理完畢的正式文件材料。材料必須完整、齊全、真實、文字清楚、對象明確，寫明承辦單位及時間。手續(xù)完備。凡規(guī)定應(yīng)由組織審查蓋章的，須有組織蓋章；凡須經(jīng)本人見面或簽字的，必須經(jīng)過見面或簽字。書寫規(guī)范。檔案材料須統(tǒng)一使用A4規(guī)格的辦公用紙。不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色及純藍(lán)墨水、復(fù)寫紙書寫。

（3）加強重點收集。根據(jù)新時期人事檔案工作的要求和新的用人觀點，針對人事檔案不能全面反映員工的現(xiàn)實狀況，當(dāng)前應(yīng)著重收集近期業(yè)績材料，廉政材料，誠信材料及反映管理水平、工作能力、個性特征、道德操守、生活作風(fēng)、心里素質(zhì)、身體狀況等方面的材料。

2.加強干部人事檔案材料的鑒別工作。

（1）判斷材料是否屬于人事檔案。通過各種渠道收集來的材料，由于種種原因，有些屬人事檔案，有些屬文書檔案、案件檔案、業(yè)務(wù)考績檔案、訴訟檔案等，有的材料應(yīng)該歸檔，有的應(yīng)由本人收存，有的需轉(zhuǎn)遞有關(guān)部門。鑒別工作的任務(wù)之一，就是把不屬于人事檔案歸檔范圍的材料剔除出去。

（2）判斷是否本人的檔案材料。人事檔案是以員工姓名為特征整理保存的，確定檔案材料是否歸檔，首先應(yīng)弄清楚是誰的檔案，不能因同名同姓而張冠李戴，因一人多名而將材料分散。

（3）判斷材料是否處理完畢和手續(xù)齊全。只有處理完畢和手續(xù)完備的材料，才能歸入人事檔案。凡是懸而未決需要繼續(xù)辦理的“敞口”材料，不得歸入人事檔案。

（4）判斷材料是否真實、準(zhǔn)確、完整。人事檔案材料的內(nèi)容必須真實、準(zhǔn)確，不能有虛假和模棱兩可，相互矛盾。鑒別中發(fā)現(xiàn)內(nèi)容不實、詞義含混、觀點不明確、互相矛盾的材料，均應(yīng)及時退回原形成單位重新撰寫、核實。鑒別中應(yīng)仔細(xì)檢查材料系列的完整程度。每份材料不得有缺頁、無時間、作者或簽名蓋章的要素，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)應(yīng)及時收集補充、補辦手續(xù)。

（5）查對材料是否重復(fù)。人事檔案要保持精煉，揀出重份和內(nèi)容重復(fù)的材料。不管什么材料，正、副本只各存一份。鑒別時，只需選取一至兩份內(nèi)容全、手續(xù)完備、字跡清楚的歸入本人檔案，其余的剔除。鑒別工作中，還應(yīng)同時檢查材料有無破損、霉?fàn)€變質(zhì)、字跡模糊、偽造或涂改等現(xiàn)象，有問題及時處理。

3.加強檔案宣傳，提高師生檔案意識。加強檔案宣傳可從以下幾方面入手：

（1）定期開展檔案專題講座。針對入學(xué)新生開展檔案專題講座，使其了解人事檔案與每個人息息相關(guān)，注重培養(yǎng)個人檔案意識，重視個人檔案資料的積累。通過專題講座大力宣傳人事檔案的重要性，人事檔案將伴隨每個人一生，是一生的財富。

（2）定期舉辦檔案專題展覽。檔案部門每年定期舉辦檔案專題展覽，通過形象生動的檔案案例，讓大家知道檔案是每個人學(xué)習(xí)、工作的重要組成部分，與個人利益密不可分，檔案的參考、憑證、法律等作用是其他任何事物均無法替代的。

（3）在校園網(wǎng)站內(nèi)人事檔案信息動態(tài)。在校園網(wǎng)內(nèi)建立人事檔案信息動態(tài)專欄，每位師生可以通過賬號登錄系統(tǒng)，了解本人檔案信息，時時掌握本人學(xué)歷、職稱、晉升、獎勵等檔案信息狀態(tài)，及時將本人取得的成果資料補充到人事檔案中，避免檔案部門因不掌握具體情況而漏收人事檔案資料。

參考文獻(xiàn)

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[6]施穎燕.開展高校人事檔案審核應(yīng)注意的問題[J].蘭臺世界，2008（17）

作者：范燁 單位：哈爾濱商業(yè)大學(xué)

第三篇：高校人事檔案管理問題及策略

摘要：高校人事檔案作為高校人事工作中最基礎(chǔ)的工作，是高校人事管理與服務(wù)的中心，而二十一世紀(jì)是信息化高速發(fā)展的時代，高校人事檔案更應(yīng)該適應(yīng)信息化、快節(jié)奏的社會生活，將現(xiàn)代信息技術(shù)合理的應(yīng)用于其中并發(fā)揮更好的作用。

關(guān)鍵詞：高校人事檔案；新問題；改革路徑

一、高校人事檔案管理面臨的新問題整合

（一）沒有對信息資源進(jìn)行系統(tǒng)的整合。為提高高校人事檔案的管理效率，適應(yīng)二十一世紀(jì)高速信息化的發(fā)展節(jié)奏，對各項信息資源進(jìn)行整合對保證人事檔案的完整性具有相當(dāng)重要的意義。但是，目前許多高校普遍存在沒有對信息資源進(jìn)行系統(tǒng)的整合，對于很多信息因為沒有及時在系統(tǒng)中更新過來，使人事檔案的管理工作直接受到影響，降低了工作效率，不利于實現(xiàn)其可持續(xù)發(fā)展。

（二）傳統(tǒng)的管理模式。管理模式作為一種規(guī)范高校人事檔案管理工作運作的重要組成部分，在一定程度上也是一種規(guī)章制度，主要是通過實施一定的管理模式來保證高校相關(guān)人事檔案管理工作的正常有序運行。但是，目前許多高校人事檔案管理工作依然停留在過去傳統(tǒng)的管理模式之中，對管理模式重視不起來，不能夠及時更新高校人事檔案在高校發(fā)展時期的管理模式，使得漏洞百出，增加高校的競爭力壓力，從而無法滿足高校長期發(fā)展的需求，阻礙其可持續(xù)健康的發(fā)展。此外，由于傳統(tǒng)的管理模式過于陳舊，存在許多缺陷與不足，面對頻繁的人員變動情況，極有可能來不及更新系統(tǒng)信息，直接導(dǎo)致在人事材料采集的相關(guān)過程中可能會隨時發(fā)生漏項、丟項的現(xiàn)象，進(jìn)而對高校人事檔案管理的工作效率造成一定程度的影響。

（三）缺乏一批高素質(zhì)的管理人才。為保證高校人事檔案管理工作的正常有序運行，就要在高校不斷發(fā)展的過程中，不斷滿足人事檔案管理工作的需求，同時對管理人員的綜合素質(zhì)提出一定的要求，并且不斷提升其綜合素質(zhì)的管理水平。面對目前高校人事檔案管理工作中人才流動量大，優(yōu)秀人才極為缺失的情況下，引進(jìn)更多的高素質(zhì)優(yōu)秀管理人才為高校檔案管理工作服務(wù)是一件急需要解決的事情。

二、對高校人事檔案改革路徑的整合分析

（一）加強對信息資源的合理有效整合。第一，通過對高?，F(xiàn)有的信息資源深度挖掘，實現(xiàn)信息資源的合理、有效、系統(tǒng)的整合，充分體現(xiàn)出信息資源的價值，不斷提高高校人事檔案管理工作的工作效率，并促進(jìn)其管理工作的順利展開。第二，充分利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)來加強和實現(xiàn)信息資源的整合和維護(hù)工作，全面融合新采集的檔案資料和原有的檔案資料，有利于科學(xué)提高信息資源整合的有效性和隨時調(diào)用信息資源，從而更有助于順利開展高校人事檔案的管理工作。

（二）對管理模式不斷完善和改進(jìn)。改變過去一直延續(xù)著的陳舊傳統(tǒng)的管理方法和管理觀念，在實踐中實現(xiàn)對管理模式的不斷完善和改進(jìn)。第一，從高校發(fā)展現(xiàn)狀的角度出發(fā)，對現(xiàn)有的人事檔案管理運行的具體情況進(jìn)行細(xì)致緊密的分析，找出存在的不足和缺陷，并在此基礎(chǔ)上，對管理模式不斷完善和改進(jìn)，進(jìn)而增強管理運行模式的可靠性、穩(wěn)定性。第二，著力培養(yǎng)學(xué)生的責(zé)任心、敬業(yè)心等綜合素質(zhì)，對于提高人事檔案管理工作的效率有很大的幫助。第三，在借鑒和引進(jìn)優(yōu)秀管理方法和管理理念的基礎(chǔ)上，根據(jù)自身院校的實際發(fā)展情況，不斷完善和改進(jìn)，使之形成有自己特色的管理方法和管理理念，更好的適應(yīng)高校的發(fā)展。

（三）注重培養(yǎng)一批優(yōu)秀的高素質(zhì)人才。優(yōu)秀的高素質(zhì)人才對于提高高校人事檔案管理工作具有很大的幫助，然而，需要高校對信息管理的整合以及管理模式過于重視，直接忽視了對優(yōu)秀高素質(zhì)人才的培養(yǎng)，嚴(yán)重影響了高校人事檔案管理工作的效率，因此要格外注重對高素質(zhì)優(yōu)秀人才的培養(yǎng)。第一，在對人才素質(zhì)進(jìn)行細(xì)致分析的基礎(chǔ)上，通過開展定期培訓(xùn)加強對現(xiàn)有的管理人才綜合素質(zhì)的培養(yǎng)，不斷提高其對專業(yè)人事管理知識的掌握，對不斷提高工作效率有很大的幫助。第二，通過多種形式的招聘途徑和方式，不斷的加大招聘力度，為不斷壯大高校人事檔案管理工作的隊伍，可以通過高薪聘請的方式，吸引一批優(yōu)秀的高素質(zhì)人才來加入隊伍，對全面有效地提升整體隊伍的素質(zhì)水平和工作人員的工作能力具有很大的幫助，有利于實現(xiàn)高校的可持續(xù)、健康的發(fā)展。

結(jié)束語：

隨著信息化時代的到來，高校人事檔案管理的相關(guān)工作也應(yīng)該與時俱進(jìn)，將科學(xué)技術(shù)恰到好處的應(yīng)用其中。針對目前我國許多高校在人事檔案管理工作發(fā)面遇到的新問題、新挑戰(zhàn)。本文在進(jìn)行系統(tǒng)緊密的分析之后，對于高校人事檔案管理工作的改革路徑提出了自己的觀點和看法，從加強對信息資源的合理有效整合、對管理模式不斷完善和改進(jìn)、注重培養(yǎng)一批優(yōu)秀的高素質(zhì)人才三個方面出發(fā)，不斷完善與改革。

參考文獻(xiàn)：

[1]朱琦.高校人事檔案管理面臨的新問題與改革措施分析[J].經(jīng)營管理者,2015,32:344.

作者：高霞 單位：山東青年政治學(xué)院人事處

第四篇：高校干部人事檔案審核問題與對策

摘要：干部人事檔案信息中“三齡二歷一身份”是干部人事檔案的基本信息，通過對高校干部人事檔案審定中存在的材料短缺、信息前后不一致、不準(zhǔn)確、涂改造假等問題產(chǎn)生原因進(jìn)行了分析，提出了審核認(rèn)定的初步建議。

關(guān)鍵詞：檔案；審核；認(rèn)定；年齡

干部人事檔案信息，是干部歷史的記錄，而“三齡二歷一身份”是干部人事檔案的基本信息，是職稱評聘、選拔任用、退休等方面的重要依據(jù)。“三齡”指的是干部的出生時間、入黨時間和參加工作時間，“二歷”指的是干部的工作經(jīng)歷和學(xué)歷學(xué)位，“一身份”指的是干部身份。按照中央組織部要求干部檔案的審核認(rèn)定，關(guān)鍵是審核認(rèn)定干部檔案中的“三齡二歷一身份”。因此，“三齡二歷一身份”審核認(rèn)定是高校干部人事檔案審核工作重心。

一、干部檔案審核工作中“三齡兩歷一身份”出現(xiàn)問題及原因分析

1.出生時間不準(zhǔn)確。部分干部檔案中出生時間存疑或不準(zhǔn)確，其中有的個別檔案出生日期存在涂改情況，出生日期前后不一致，有的與身份證出生時間不一致；部分干部的出生時間存在公歷、農(nóng)歷混合填寫的現(xiàn)象。這種失真現(xiàn)象有的是個人主觀因素所致，為了個人利益故意錯填歸檔信息；有的屬于因故非本人填寫，請他人代其填寫，而代填人不認(rèn)真或不了解情況；有的在填寫過程中因書寫不認(rèn)真出現(xiàn)筆誤等現(xiàn)象；有的老干部不知道或記不清本人準(zhǔn)確的出生日期。

2.參加工作時間不準(zhǔn)確。有的干部檔案中工資表記載的參加工作時間前后不一致；有的干部檔案調(diào)入前后參加工作時間不一致；有的干部為下鄉(xiāng)知識青年，但檔案中缺少下鄉(xiāng)知青的佐證材料，其參加工作的時間，仍從下鄉(xiāng)插隊之日算起。以上情況主要是由于在制成材料時個別工作人員不了解相關(guān)規(guī)定、不熟悉業(yè)務(wù)或工作不細(xì)致造成的。

3.入黨時間不準(zhǔn)確。部分干部檔案中上級黨委批注的入黨時間與《入黨志愿書》中支部大會通過接收申請人為預(yù)備黨員決議的時間不一致。其主要原因是相關(guān)工作人員對業(yè)務(wù)不熟悉或疏忽，日期填寫隨意，或沒有及時上報上級黨組織審批，造成入黨時間上的不一致。加入派的干部檔案中大部分缺少加入相關(guān)黨派的材料，這主要是由于干部本人或相關(guān)工作人員檔案意識不強，未將相關(guān)材料及時歸檔造成的。

4.少數(shù)檔案干部身份無佐證材料。有的干部檔案中1990年之后的轉(zhuǎn)干表中沒有省人事廳下發(fā)的指標(biāo)卡，有的大中專畢業(yè)干部缺少報到證或就業(yè)通知書。原因是有些干部沒有將個人檔案材料及時上交歸檔；有的是因為工作人員沒有將相關(guān)材料及時放入個人檔案[4]78-80。

5.學(xué)歷、工作經(jīng)歷信息不完整。有的干部檔案中學(xué)歷、工作經(jīng)歷材料不完整。有的原因是有些干部自身沒有認(rèn)真對待個人檔案，上交材料不及時。比如取得學(xué)歷、獎勵等材料之后，本人將材料留在自己手里，沒有及時交給組織人事部門歸檔。有的是由于在制成材料時部分組織人事部門或?qū)W生檔案管理部門沒有將相關(guān)檔案材料及時歸檔，導(dǎo)致相關(guān)檔案材料還在原學(xué)習(xí)或工作單位，檔案沒有隨人轉(zhuǎn)移，甚至有的原單位已經(jīng)不存在，因材料沒有及時存入個人檔案造成了相關(guān)材料的永久缺失。

二、“三齡二歷一身份”的審定與認(rèn)定

1.干部出生日期的審核和認(rèn)定。根據(jù)文件精神，干部出生日期管理政策的總體要求是“原則上不改、造假的糾正”。干部出生日期的認(rèn)定按以下幾種不同情況進(jìn)行。

（1）檔案信息出生日期前后不一致。原則上以戶籍檔案和個人檔案中最早形成材料記錄的出生日期為根據(jù)。在不存在后期故意涂改現(xiàn)象的前提下，部分干部檔案中只有入團志愿書填大年齡，后期的入黨、入伍、參加工作等其他材料均按照實際年齡填寫一致，并且能找到形成時間更早、有效真實的原始戶籍材料，依據(jù)核實調(diào)查的結(jié)果，經(jīng)過上會集體綜合研究判斷，可認(rèn)定為其真實年齡。入團志愿書本人填寫為實際年齡，老師幫其改大屬于當(dāng)時涂改，不屬于后期故意涂改。真實有效的原始戶籍檔案材料指個人戶口本、戶籍底卡、遷移證、人口普查材料、出生證明等材料，可證明本人實際年齡的親屬材料和其他非戶籍材料也可作為綜合研判的依據(jù)。佐證材料的有關(guān)問題調(diào)查核實過程中，調(diào)查組要派專人赴實地取證，盡量查找原始依據(jù)材料，堅決杜絕由干部本人提供戶籍底簿等材料進(jìn)行認(rèn)定。后期故意涂改指的是入團志愿書填大年齡，后涂改為實際年齡的，屬于后期故意涂改范疇。

（2）出生日期有涂改、虛填等情況要重新合理認(rèn)定。對出生日期涂改、虛填且很難認(rèn)定的，需要專門的工作人員到公安部門調(diào)閱其原始戶籍檔案。原始戶籍檔案形成時間比干部人事檔案的形成時間早的，在不重復(fù)得利的前提下，以形成時間早的材料為依據(jù)；原始戶籍檔案形成時間比干部人事檔案的形成時間晚或沒有獲得形成時間更早的原始戶籍檔案材料的，要查找干部近親屬檔案或出生證明等其他相關(guān)材料。原始依據(jù)材料復(fù)印件應(yīng)有材料提供部門的印章、調(diào)查人員簽字、材料復(fù)印時間并加蓋黨委（黨組）公章后作為佐證材料，附在調(diào)查認(rèn)定報告之后存入檔案。

2.干部工作時間、工作經(jīng)歷的審核和認(rèn)定。參加工作時間需要以檔案中的《上山下鄉(xiāng)表》、《派遣報到證》、《轉(zhuǎn)正定級表》、《招工表》、《民轉(zhuǎn)公教師審批表》、《入伍表》、《公務(wù)員登記表》等原始材料為認(rèn)定依據(jù)。原下鄉(xiāng)知識青年以下鄉(xiāng)知識青年的有關(guān)審批材料或真實有效的證明材料為依據(jù)，認(rèn)定其參加工作的時間，從下鄉(xiāng)插隊之日算起。工人參加普通大中專院校考試上學(xué)，畢業(yè)后重新派遣的，正式工，以招工時間為準(zhǔn)。當(dāng)《轉(zhuǎn)正定級表》上的參加工作時間與《派遣報到證》不同時，以《轉(zhuǎn)正定級表》為準(zhǔn)。參加工作時在人才市場、勞務(wù)市場辦理人事手續(xù)的，根據(jù)有關(guān)精神，在人才市場、勞務(wù)市場辦理人事手續(xù)的人員，可依據(jù)其與有關(guān)單位簽訂的勞動合同約定的起始時間確定參加工作時間。2008年1月1日前在民營企業(yè)參加工作、簽訂勞動合同且繳納城鎮(zhèn)職工基本養(yǎng)老保險，但沒有辦理人事手續(xù)的，以第一次簽訂勞動合同或辦理錄用手續(xù)的時間認(rèn)定；2008年1月1日后，認(rèn)定其參加工作時間為用工之日。單位出具的證明材料，一般不應(yīng)作為佐證材料存入檔案，單位做出此證明的依據(jù)材料，可作為佐證材料存入檔案。如：農(nóng)場出具的知青證明不能作為佐證材料存入檔案，能證明知青經(jīng)歷的花名冊、分工表、照片、工資等材料可以作為綜合研判其知青經(jīng)歷的佐證材料，存入檔案。要認(rèn)真鑒別佐證材料的真?zhèn)危苊馓摷俨牧?、虛假證明存入檔案。

3.干部學(xué)歷的審核和認(rèn)定。參加工作前取得的高等教育學(xué)歷、學(xué)位，屬于普通全日制教育；其他情況，一般屬于在職教育。參加工作后取得學(xué)歷學(xué)位，且同時符合：全國統(tǒng)一的普通高校招生考試達(dá)到錄取分?jǐn)?shù)線、由省級招生辦公室批準(zhǔn)錄??；本人檔案轉(zhuǎn)遞到學(xué)習(xí)學(xué)校，與原單位脫離工作和工資關(guān)系；全脫產(chǎn)學(xué)習(xí)；畢業(yè)時重新派遣并獲得相應(yīng)的學(xué)歷和學(xué)位證書的，可以按全日制教育認(rèn)定。學(xué)制為2—3年的干部專修科，屬于全日制?？茖哟螌W(xué)歷教育。研究生課程進(jìn)修班不能作為學(xué)歷認(rèn)定。

4.入黨時間和黨員身份。在《入黨志愿書》中上級黨委批注的入黨時間與《關(guān)于黨齡的計算方法》規(guī)定不一致的，以上級黨委批注的入黨時間為準(zhǔn)。派成員的入黨（會、盟、社）時間和成員身份認(rèn)定，民革黨員入黨時間為支部大會通過之日；民建會員、民盟盟員、農(nóng)工黨黨員、民進(jìn)會員、九三學(xué)社社員和致公黨黨員的入黨時間為地市級以上（含地市級）組織批準(zhǔn)之日；臺盟盟員入盟時間為省級及省級以上組織批準(zhǔn)的時間。

5.干部身份的審核與認(rèn)定。關(guān)于轉(zhuǎn)干錄干的干部身份認(rèn)定，要看是否符合本地轉(zhuǎn)干錄干政策，符合政策的，干部身份予以承認(rèn)；不符合政策的，干部身份存疑，需進(jìn)一步調(diào)查核實。根據(jù)本地制定的政策轉(zhuǎn)干錄干的，需掌握相關(guān)干部名單。

6.檔案材料涂改或造假的處理。檔案中出生時間存在涂改的，干部本人要對涂改情況做出書面說明并簽字確認(rèn)，作為調(diào)查認(rèn)定報告附件存入檔案，調(diào)查認(rèn)定報告中要對涂改情況進(jìn)行說明。關(guān)于虛假材料等有關(guān)材料的處理在檔案審核過程中，發(fā)現(xiàn)虛假材料、不符合政策的認(rèn)定材料、不屬于歸檔范圍但涉及“三齡二歷一身份”內(nèi)容的材料，不得剔除檔案。假學(xué)歷、假身份等虛假材料可作為附件附在調(diào)查處理報告之后，以往的組織認(rèn)定材料作為歷史材料仍保存在檔案中，已存入檔案的材料一般不得從檔案中撤出。

三、干部檔案審核認(rèn)定工作的對策措施

1.審核登記。建立干部檔案審核小組，嚴(yán)格進(jìn)行審核登記。審核過程中每本檔案“三齡二歷一身份”等重要信息核查情況填入《干部檔案審核情況登記表》。

2.核實認(rèn)定，填表歸檔。審核登記結(jié)束后，整理總結(jié)，檔案中材料不全的，要逐條記錄，通過電話、書面通知、催交、約談等方式，與本人溝通，限期補充材料，認(rèn)真做好檔案缺失材料的收集補充工作。對檔案中“三齡二歷一身份”的內(nèi)容存在問題的，調(diào)查核實、重新確定，提出初步認(rèn)定意見，經(jīng)過干部檔案認(rèn)定小組召開認(rèn)定會議，集體研究認(rèn)定后，填寫《干部基本信息審核認(rèn)定表》，分別由干部本人、審核人、分管領(lǐng)導(dǎo)簽字，簽注會議認(rèn)定意見加蓋公章，存入個人檔案。與調(diào)查核實形成的調(diào)查結(jié)論、認(rèn)定意見或說明材料并附上相應(yīng)佐證材料（加蓋戶籍專用章的戶口底檔復(fù)印件、證人證言等）等依據(jù)證明材料一并歸入本人檔案。

3.制度建設(shè)。建立干部檔案任前審核制度，對新進(jìn)本單位干部或擬選拔干部的檔案進(jìn)行任前審核，防止干部檔案材料不完整、不準(zhǔn)確。檔案審核認(rèn)定工作責(zé)任重大、時間緊迫、任務(wù)艱巨，在干部檔案審核認(rèn)定工作中準(zhǔn)確掌握“三齡二歷一身份”的審核認(rèn)定。

作者：董杰 單位：哈爾濱商業(yè)大學(xué)人事處