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一、合同管理中常見問題

1.合同條款不規(guī)范、不完整

在實際工作中，由于缺乏合同管理經(jīng)驗，未充分考慮合同實施過程中可能發(fā)生的各種情況，簽訂的合同條款不完整、內(nèi)容不明確、甲乙雙方職責(zé)界定不清晰等，未將合同雙方的責(zé)、權(quán)、利關(guān)系全面表達(dá)清楚。可能導(dǎo)致重大誤解，在合同履行過程中發(fā)生爭議，影響合同的正常履行。如：缺少工期拖延違約金的最高限額條款或限額太高；缺少工期提前的獎勵條款；缺少對承包方權(quán)益的保護(hù)條款等。

2.合同條款不平等

簽訂合同的甲、乙雙方，經(jīng)濟(jì)、法律地位是平等的。但是隨著園林企業(yè)不斷增加，加上目前園林市場的激烈競爭和不規(guī)范管理，致使業(yè)主在工程發(fā)承包中占據(jù)主導(dǎo)地位，提出一些苛刻和不平等的條件，將自身的風(fēng)險轉(zhuǎn)移到承包方身上。使合同文件存在合同雙方權(quán)利、義務(wù)不對等現(xiàn)象。其中大多強(qiáng)調(diào)了承包方的義務(wù)，對業(yè)主的制約條款偏少，特別是對業(yè)主違約、賠償?shù)确矫娴募s定不具體，也缺少行之有效的處罰辦法。

3.違反法律法規(guī)簽訂合同

在工程招投標(biāo)中，有的當(dāng)事人為了獲取不正當(dāng)利益，在簽訂中標(biāo)合同前后，就同一工程項目再簽訂一份或者多份與中標(biāo)合同價款等實質(zhì)性內(nèi)容不一致的合同，這就是我們通常所說的“陰陽合同”。實質(zhì)上這種合同是無效合同，在產(chǎn)生了合同糾紛后，造成的損失無法得到法律的保護(hù)。

4.缺乏健全的合同管理體制

園林企業(yè)，特別是中小型園林企業(yè)合同管理力量薄弱，輕視施工合同管理，不重視合同管理體制建設(shè)，甚至沒有專門機(jī)構(gòu)從事合同管理工作。或者雖然建立了合同管理體制和合同管理機(jī)構(gòu)，但是制度執(zhí)行不力，在管理過程中出現(xiàn)不少問題，如：合同管理程序不明確，超越權(quán)限簽訂合同；合同管理機(jī)制不健全，不按規(guī)定履行相關(guān)手續(xù)，缺少必要的合同審查和評估；合同印章管理不當(dāng)，為不符合管理程序的合同加蓋合同印章或簽署后的合同被篡改等。缺乏對合同管理的有效監(jiān)督、控制。

二、加強(qiáng)工程合同管理的措施

在市場經(jīng)濟(jì)條件下，合同已成為經(jīng)濟(jì)活動正常、有序進(jìn)行的依據(jù)。工程合同管理已成為工程項目管理的一項重要內(nèi)容，它涵蓋了合同策劃、簽訂、實施、風(fēng)險管理、索賠及信息管理等多個方面。

1.合同準(zhǔn)備階段

要深入調(diào)查發(fā)包人的資格、信譽(yù)、實力，特別是工程的資金到位情況。招標(biāo)工程應(yīng)在投標(biāo)之前，對招標(biāo)文件深入研究和全面分析，正確理解招標(biāo)文件，把握發(fā)包人意圖和要求，詳細(xì)勘察現(xiàn)場，審查圖紙，復(fù)核工程量，分析合同條款，制定相應(yīng)投標(biāo)策略，以減少合同簽訂后的風(fēng)險。

2.合同簽署階段

簽訂合同時，要根據(jù)園林工程的特點，選擇恰當(dāng)?shù)某邪绞胶蛢r款調(diào)整條件。合同文本應(yīng)盡可能選用由國家頒發(fā)標(biāo)準(zhǔn)合同文本，再根據(jù)擬建工程的特點、招投標(biāo)文件以及發(fā)承包商雙方談判結(jié)果來起草。合同文本必須準(zhǔn)確表達(dá)雙方的意愿，做到合同條款完整、合同內(nèi)容明確；文字表達(dá)嚴(yán)謹(jǐn)，不使用模棱兩可、含糊不清詞語。正式簽訂前應(yīng)對合同進(jìn)行嚴(yán)格的審查。應(yīng)注意：合同的合法性，業(yè)主的審批手續(xù)是否完備健全，合同是否需要公證和批準(zhǔn)；合同的完整性，包括合同組成文件的完整和合同條款的完整，是否采用了標(biāo)準(zhǔn)合同文本，與標(biāo)準(zhǔn)合同文本對照有無差異；責(zé)權(quán)利的對等性，合同雙方責(zé)任和權(quán)益是否對等；預(yù)計合同實施結(jié)果，合同實施后會有什么后果，未履行合同的法律責(zé)任以及如何補(bǔ)救；雙方合同的理解是否一致，發(fā)現(xiàn)歧義及時溝通。

3.合同履行階段

在合同簽訂后，應(yīng)對項目相關(guān)人員進(jìn)行合同交底，使相關(guān)人員熟悉合同簽訂的背景、條件、合同主要內(nèi)容、各種規(guī)定、合同各方的合同責(zé)任、義務(wù)和權(quán)力范圍、合同存在的風(fēng)險和履行中應(yīng)注意的問題、各種行為的法律后果，提高相關(guān)人員合同管理的意識，為合同順利履行打好基礎(chǔ)。建立合同實施的保證體系，保證合同實施過程中的日常工作有序地進(jìn)行，使合同履行處于受控狀態(tài)，以保證合同目標(biāo)的實現(xiàn)。加強(qiáng)合同變更管理。合同變更是索賠的重要依據(jù)，因此對合同變更處理要迅速、全面、系統(tǒng)。合同管理人員應(yīng)記錄、收集、整理所涉及到的各種文件，如圖紙、各種計劃、技術(shù)說明、規(guī)范和業(yè)主的變更指令，并對變更部分的內(nèi)容進(jìn)行審查和分析。經(jīng)常檢查與業(yè)主往來的各種工程文件、記錄、指示、信件等資料，以確認(rèn)它們對合同的影響以及是否符合合同要求，作為工程變更調(diào)整工期、索賠費用的基本依據(jù)。

三、加強(qiáng)合同風(fēng)險控制的措施

1.建立健全合同管理體制

企業(yè)在建立合同管理機(jī)構(gòu)的同時，還應(yīng)根據(jù)自身的實際情況建立一套合理、完善、可行的合同管理制度，對合同管理組織、程序以及合同起草、談判、審查、簽訂、履行等每一環(huán)節(jié)做出明確規(guī)定。

2.提高合同管理人員的素質(zhì)

合同管理人員首先應(yīng)是優(yōu)秀的工程技術(shù)人員，同時還必須熟練掌握和運(yùn)用相關(guān)法律、法規(guī)，精通合同業(yè)務(wù)和工程索賠管理。企業(yè)應(yīng)重點培養(yǎng)堅持原則、知識面廣的工程技術(shù)人員擔(dān)任合同管理工作。在人才選拔上，可以選擇本單位優(yōu)秀人才擔(dān)任合同管理人員，也可以通過公開招聘和競爭上崗的方式；在使用過程中堅持優(yōu)勝劣汰的原則，把優(yōu)秀人才放在合同管理崗位上。根據(jù)實際情況，組織合同管理人員在職學(xué)習(xí)或選送到有關(guān)院校深造。

3.加強(qiáng)合同評審工作

在投標(biāo)之前應(yīng)就招標(biāo)文件所附合同條款進(jìn)行評審，及時發(fā)現(xiàn)潛在的風(fēng)險，在招標(biāo)答疑時予以解決，避免盲目投標(biāo)，給中標(biāo)后的合同談判制造障礙。工程中標(biāo)后在合同談判時，要根據(jù)招標(biāo)文件和投標(biāo)書的內(nèi)容用專用條款來明確風(fēng)險范圍。范圍越明確越詳盡，企業(yè)在合同履行過程中所承擔(dān)的意外風(fēng)險就越小。

4.投標(biāo)報價策略

在投標(biāo)報價中應(yīng)根據(jù)風(fēng)險大小、發(fā)生的概率考慮風(fēng)險費用，風(fēng)險大、發(fā)生概率高，風(fēng)險費用相應(yīng)越高。但是，風(fēng)險費用必須有一個合理的幅度，對于承包方來說，風(fēng)險費用不宜定得過高，定得過高必然會提高投標(biāo)價格，從而降低投標(biāo)報價的競爭力。因此，要結(jié)合企業(yè)的技術(shù)水平、管理水平，通過研究競爭對手和其他相關(guān)資料來確定風(fēng)險費用的幅度。

5.合同談判

合同雙方都希望所簽合同對自己有利，盡量少承擔(dān)風(fēng)險，但是風(fēng)險是客觀存在的。作為承包方，應(yīng)該充分考慮合同實施過程中可能發(fā)生的各種情況，并通過談判把這些因素體現(xiàn)在合同中，完善合同條款以減少風(fēng)險。

6.施工中采用的措施

項目在實施過程中的風(fēng)險同樣很大。應(yīng)該組成精干的項目管理小組，在技術(shù)力量、機(jī)械設(shè)備、材料供應(yīng)、資金供應(yīng)、勞務(wù)安排等方面予以重點對待，全力保證該合同實施，并將風(fēng)險大的工程作為施工企業(yè)的各職能部門管理工作的重點，從各個方面予以保證。通過先進(jìn)的技術(shù)措施及完善的組織措施來降低風(fēng)險，使風(fēng)險發(fā)生的概率降低?？傊贤芾硎瞧髽I(yè)管理的一項核心內(nèi)容，是一項復(fù)雜、繁重的工作，貫穿于企業(yè)管理的全過程。在市場競爭日趨激烈的情況下，加強(qiáng)合同管理是企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益的最佳途徑。因此，園林企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)工程合同管理與風(fēng)險控制工作，以在競爭激烈的市場中提高自己的生存能力。

作者：梁嘉勇單位：柳州市綠化工程處