高中電子教學(xué)檔案管理分析
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著普通高中入學(xué)人數(shù)的不斷增加，大量紙質(zhì)檔案也呈現(xiàn)逐年遞增態(tài)勢，尤其產(chǎn)生了大量的電子文檔。運(yùn)用計算機(jī)信息技術(shù)對電子檔案進(jìn)行管理，是高中檔案管理的發(fā)展趨勢。
1.信息可讀間接性。檔案的紙質(zhì)記錄可以直接讀取相關(guān)信息，但實(shí)行檔案電子管理之后，電子檔案采用的是人工不可識讀的數(shù)字式代碼，需要借助計算機(jī)和解碼技術(shù)，轉(zhuǎn)換成可識讀的記錄。因此，在檔案信息讀取上具有間接性。專業(yè)檔案管理軟件的應(yīng)用，提高了檔案查詢、閱讀、重復(fù)使用的便捷性，檢索迅速，存儲量大。2.管理設(shè)備依賴性。檔案電子管理離不開計算機(jī)等硬件，以及各種檔案軟件，其中會涉及硬件因素、軟件因素、數(shù)字編碼、設(shè)備更新以及加密等因素，具有較強(qiáng)的設(shè)備依賴性。因此，傳統(tǒng)的文字檔案、照片檔案、錄音錄像檔案等，通過多媒體設(shè)備處理后轉(zhuǎn)換成各種信號圖像，再現(xiàn)原始活動情形，增加檔案利用效果。3.信息與載體可分離性。傳統(tǒng)檔案管理，信息資源被固定在一定的載體上，信息與該載體是無法分離的一個“整體”，文件最初形成的標(biāo)記也會被固定在這一載體上，具有明顯的原始性特點(diǎn)。實(shí)現(xiàn)電子檔案管理后，檔案信息與載體物理位置并非固定、不可分離，而是可以實(shí)現(xiàn)以非實(shí)體形態(tài)形式進(jìn)行管理。根據(jù)學(xué)校的教學(xué)情況，時時更新或者增添子目錄，并將原有檔案進(jìn)行備份，不會損壞檔案原件。
二、高中電子教學(xué)檔案管理現(xiàn)狀
1.電子教學(xué)檔案管理意識不強(qiáng)。電子檔案管理需要廣大從事檔案管理工作的人員正確認(rèn)識和有效實(shí)施。但是，長期以來高中階段無論是教育管理者還是一線教職員工，面臨高考的升學(xué)壓力，對檔案尤其是電子檔案管理重要性認(rèn)識不足，單純地和分類保存聯(lián)系起來，學(xué)校電子檔案管理缺少短、中、長期發(fā)展規(guī)劃。2.電子教學(xué)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。目前，高中檔案管理依據(jù)的主要是教育部《關(guān)于高中建立學(xué)生檔案的暫行規(guī)定》《教育法》以及各地教育主管部門陸續(xù)出臺的地方性管理規(guī)定，沒有出臺專門的電子檔案管理辦法或制度，使得檔案信息管理缺乏通用性、標(biāo)準(zhǔn)性。高中檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、組織工作程序沒有從計算機(jī)處理技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展實(shí)際考慮，歸檔“文件”僅依托光盤、磁盤，沒有一套完整的高中檔案分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)等。例如，高中階段的學(xué)籍檔案管理與教師的教學(xué)檔案管理，由于部門間使用的計算機(jī)型號不一、標(biāo)準(zhǔn)不一，沒有一套既適用于文件檢索又可用于電子檔案管理的計算機(jī)管理軟件，制約了檔案信息編輯管理和電子檔案管理進(jìn)程。3.電子檔案管理保障不力。高中電子檔案管理對計算機(jī)設(shè)備具有極強(qiáng)的依賴性，無論是硬件設(shè)施，還是軟件人才隊伍，都難以保障當(dāng)前高中電子檔案管理的現(xiàn)實(shí)需要。軟件方面，缺少一支既熟悉高中檔案業(yè)務(wù)的專業(yè)隊伍，又熟練掌握計算機(jī)軟件應(yīng)用的復(fù)合型人才隊伍。硬件方面，缺少單機(jī)版的檔案管理計算機(jī)，網(wǎng)絡(luò)版的檔案管理缺少相應(yīng)的服務(wù)器、交換機(jī)等配套設(shè)備，無法實(shí)現(xiàn)電子檔案錄入、生成、上傳、查閱、銷毀的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。
三、加強(qiáng)高中電子教學(xué)檔案管理對策
1.提高檔案管理者信息素養(yǎng)。目前，國家已在大力發(fā)展檔案信息化建設(shè)，逐步完善以各級各類檔案室為基礎(chǔ)，各級國家檔案為主體，其他檔案所有者為相應(yīng)補(bǔ)充的發(fā)展格局和體系。高中檔案管理作為學(xué)校發(fā)展的重要內(nèi)容，要抓住檔案信息化建設(shè)契機(jī)，重視電子檔案管理建設(shè)，提高電子檔案管理的重要性認(rèn)識，把學(xué)校的檔案信息化工作作為一項常規(guī)工作抓緊抓實(shí)，并落到實(shí)處。擬定學(xué)校的電子檔案管理發(fā)展規(guī)劃，設(shè)置專門機(jī)構(gòu)和專業(yè)人員負(fù)責(zé)電子檔案管理，提高檔案信息在學(xué)校發(fā)展和師生管理中的服務(wù)功能和利用效率。2.統(tǒng)一電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。目前，高中電子教學(xué)檔案管理現(xiàn)狀是標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后，應(yīng)用軟件不統(tǒng)一，影響了電子檔案管理整體水平的提高。為此，教育主管部門應(yīng)及時出臺《高中電子檔案管理應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)》，實(shí)現(xiàn)檔案管理與教學(xué)和日常管理的無縫對接。例如，建立高中行政信息管理系統(tǒng)，下設(shè)教務(wù)、科研等子系統(tǒng)，并對數(shù)據(jù)信息進(jìn)行集中處理，匯總后按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行鑒定、編目、定期歸檔，提高電子檔案管理水平。3.加大電子檔案管理保障力度。學(xué)校不是專門的檔案管理部門，其主要職責(zé)是教書育人，但學(xué)校的電子檔案管理也是教學(xué)和管理的重要組成部分。針對電子檔案管理較為滯后的現(xiàn)狀，應(yīng)加大學(xué)校電子檔案管理必要的投入力度，把檔案管理經(jīng)費(fèi)納入學(xué)校的年初預(yù)算計劃中，給予電子檔案管理經(jīng)費(fèi)保障。
作者:崔希君 單位:山東省德州市德州二中
