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一、開(kāi)發(fā)農(nóng)業(yè)科技檔案信息資源的意義

農(nóng)業(yè)科技檔案是指農(nóng)、林、牧、副、漁、水利、電力、氣象、環(huán)保、土地、土肥等涉農(nóng)行業(yè)在生產(chǎn)活動(dòng)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)和科研活動(dòng)中直接形成的應(yīng)歸檔保存的、具有查考價(jià)值的文字、圖表、聲像、電子等材料。它記載和反映了農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)活動(dòng)的全部過(guò)程和具體成果,是儲(chǔ)備農(nóng)業(yè)科技信息和科技知識(shí)的主要載體。[1]開(kāi)發(fā)利用科技檔案信息資源是檔案利用工作的拓展和深化,是針對(duì)本單位及社會(huì)有關(guān)方面的需要,通過(guò)各種方式對(duì)科技檔案中存貯的科學(xué)技術(shù)信息進(jìn)行發(fā)掘,使其盡快轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)力的重要工作,是提高科技檔案工作經(jīng)濟(jì)效益的有效途徑。[2]農(nóng)業(yè)科技檔案是重要的信息資源,是其他各種信息資源不可替代的、不可再生的信息資源,不僅對(duì)本單位有用,對(duì)其他單位、對(duì)社會(huì)也有用,不僅現(xiàn)在有用,將來(lái)也有用。收集、整理、鑒定和保管好農(nóng)業(yè)科技檔案,是為了充分發(fā)揮農(nóng)業(yè)科技檔案信息資源的作用,為社會(huì)物質(zhì)文明和精神文明建設(shè),為現(xiàn)代農(nóng)業(yè)發(fā)展提供科技信息服務(wù),因此,做好農(nóng)業(yè)科技檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用,具有重要的歷史和現(xiàn)實(shí)意義。

二、農(nóng)業(yè)科技檔案的作用

(一)農(nóng)業(yè)科技檔案是農(nóng)業(yè)科技知識(shí)的一種存在形式,是科技經(jīng)驗(yàn)、科技資源的重要載體之一。它凝聚著科技工作者的智慧和心血,是農(nóng)業(yè)科技工作者科技活動(dòng)過(guò)程及思想、經(jīng)驗(yàn)的直接記載,是進(jìn)行農(nóng)業(yè)科技成果鑒定、獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)、撰寫(xiě)學(xué)術(shù)論文、編寫(xiě)學(xué)術(shù)專著、開(kāi)展學(xué)術(shù)交流等活動(dòng)的重要依據(jù)。

(二)農(nóng)業(yè)科技檔案是農(nóng)業(yè)科研工作的必要條件。農(nóng)業(yè)科研人員通過(guò)查閱借鑒、分析研究已有的農(nóng)業(yè)科技檔案,在科研課題申報(bào)、項(xiàng)目研究等方面可以少走彎路,減少重復(fù)工作,起到事半功倍的作用。

(三)農(nóng)業(yè)科技檔案是農(nóng)業(yè)科學(xué)研究預(yù)測(cè)和決策的基礎(chǔ)與前提,是進(jìn)行農(nóng)業(yè)科技管理的科學(xué)依據(jù)。在現(xiàn)代科學(xué)研究活動(dòng)中,不管是科研部門制定科學(xué)研究的總體戰(zhàn)略,還是科研群體以及個(gè)體確定科學(xué)研究發(fā)展方向和目標(biāo),都需要以科學(xué)技術(shù)的各方面信息作為依據(jù)。[3]對(duì)農(nóng)業(yè)科技活動(dòng)進(jìn)行規(guī)范化、制度化的科學(xué)管理,需要掌握和利用已有的農(nóng)業(yè)科技檔案材料,及時(shí)協(xié)調(diào)、指導(dǎo)農(nóng)業(yè)科技工作,使之沿著正確的方向健康發(fā)展。

(四)農(nóng)業(yè)科技檔案是傳遞、交流科技信息的重要工具,對(duì)農(nóng)業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)、科技成果推廣具有指導(dǎo)、參考和借鑒作用?，F(xiàn)代科技成果的物化周期不斷縮短,在對(duì)農(nóng)業(yè)科技檔案信息資源開(kāi)展分析與綜合的基礎(chǔ)上,及時(shí)進(jìn)行信息交流,使農(nóng)業(yè)科研成果在生產(chǎn)中得到及時(shí)推廣應(yīng)用,推動(dòng)農(nóng)業(yè)生產(chǎn)發(fā)展。

三、當(dāng)前農(nóng)業(yè)科技檔案開(kāi)發(fā)利用工作中存在的主要問(wèn)題

(一)農(nóng)業(yè)科技檔案收集與管理不規(guī)范。有的科技人員檔案意識(shí)較薄弱,對(duì)檔案的價(jià)值和作用認(rèn)識(shí)不足,不注意積累科技項(xiàng)目檔案,導(dǎo)致一些科技項(xiàng)目檔案資料不齊全,不能反映科技項(xiàng)目的全貌;有的科技人員將在工作中積累的有價(jià)值的科技檔案資料據(jù)為己有,不愿移交歸檔,致使部分檔案資料流失;有些單位在農(nóng)業(yè)科技檔案的收集、鑒定、分類、編目、歸檔等工作中存在管理不規(guī)范的現(xiàn)象。這些都影響了農(nóng)業(yè)科技檔案的質(zhì)量和完整性,影響了農(nóng)業(yè)科技檔案的開(kāi)發(fā)利用工作。

(二)檔案信息服務(wù)水平不高,檔案信息安全保障體系不健全。檔案信息服務(wù)多為坐等上門服務(wù),有人來(lái)查閱就提供檔案,沒(méi)人查閱就存放庫(kù)房,缺乏主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)。有些科技檔案屬于保密范圍并設(shè)有查閱權(quán)限,但一些檔案管理人員礙于面子或保密意識(shí)不強(qiáng),將未解密的檔案提供給不具備查閱權(quán)限的人,造成科技檔案信息泄密事件時(shí)有發(fā)生。

(三)檔案信息資源開(kāi)發(fā)不足,開(kāi)發(fā)利用手段和方法比較落后。有些單位檔案信息資源的開(kāi)發(fā)還停留在利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行簡(jiǎn)單編目,信息采集多為手工進(jìn)行。檔案編研工作進(jìn)行的較少,尤其是對(duì)已鑒定驗(yàn)收的科技成果檔案,未及時(shí)進(jìn)行相關(guān)信息采集,如基礎(chǔ)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、編制成果簡(jiǎn)介等,不利于科技成果的推廣轉(zhuǎn)化。

四、加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科技檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的對(duì)策

保管檔案的目的是為了利用。農(nóng)業(yè)科技檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用是農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作的根本目的。

(一)完善農(nóng)業(yè)科技檔案管理,夯實(shí)基礎(chǔ)

1.規(guī)范農(nóng)業(yè)科技檔案管理,保證農(nóng)業(yè)科技檔案的質(zhì)量和完整性農(nóng)業(yè)科技檔案管理不僅僅是收集、整理和保管科技文件資料的簡(jiǎn)單過(guò)程,還應(yīng)包括對(duì)農(nóng)業(yè)科技檔案的形成、積累和歸檔業(yè)務(wù)進(jìn)行指導(dǎo),對(duì)農(nóng)業(yè)科技檔案進(jìn)行收集、整理、鑒定、保管和統(tǒng)計(jì),對(duì)歸檔的農(nóng)業(yè)科技檔案進(jìn)行再利用等方面的內(nèi)容。農(nóng)業(yè)科研院所應(yīng)根據(jù)《檔案法》和《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》等有關(guān)法律法規(guī),結(jié)合單位實(shí)際情況,建立以“三納入”(即把科技檔案的形成、積累、整理和歸檔納入科研工作程序,納入科研計(jì)劃,納入有關(guān)部門和有關(guān)人員的職責(zé)范圍)、“四同步”(即檔案管理與布置科研任務(wù)同步,與檢查科研活動(dòng)進(jìn)度同步,與科技成果總結(jié)鑒定驗(yàn)收同步,與科技人員考核獎(jiǎng)懲同步)、“三把關(guān)”(即把好鑒定驗(yàn)收關(guān),把好上報(bào)成果關(guān),把好科研人員業(yè)務(wù)考核關(guān))為基本內(nèi)容的農(nóng)業(yè)科技檔案管理制度體系,科學(xué)地管理農(nóng)業(yè)科技檔案,維護(hù)農(nóng)業(yè)科技檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全,為農(nóng)業(yè)科技檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用創(chuàng)造條件。

2.提高農(nóng)業(yè)科技檔案管理人員的素質(zhì),增強(qiáng)檔案管理意識(shí)農(nóng)業(yè)科技檔案管理人員不僅要有扎實(shí)的農(nóng)業(yè)科技檔案業(yè)務(wù)知識(shí),還要熟悉農(nóng)業(yè)科學(xué)研究的基本過(guò)程和程序,充分了解本單位科技活動(dòng)種類、范圍、程序、進(jìn)度、規(guī)律以及各職能部門的具體職責(zé),經(jīng)常主動(dòng)深入農(nóng)業(yè)科技活動(dòng)一線,掌握收集對(duì)象的形成、運(yùn)轉(zhuǎn)情況,抓住關(guān)鍵階段、重要環(huán)節(jié),做好收集工作。保證收集與管理的農(nóng)業(yè)科技檔案符合規(guī)范要求,為檔案再利用提供物質(zhì)保障。

3.加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科技檔案信息作用的宣傳教育,提高農(nóng)業(yè)科技人員和檔案管理人員對(duì)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的重視程度。同時(shí)科技檔案管理人員應(yīng)適時(shí)參加有關(guān)科技檔案管理以及信息資源開(kāi)發(fā)利用工作的知識(shí)與技能培訓(xùn),增強(qiáng)檔案信息意識(shí)和信息組織能力。

(二)開(kāi)發(fā)利用農(nóng)業(yè)科技檔案要注重實(shí)效

1.明確服務(wù)方向,端正服務(wù)態(tài)度。21世紀(jì)是信息時(shí)代,農(nóng)業(yè)科技檔案工作要面向未來(lái)、面向現(xiàn)代化,樹(shù)立信息觀念、效益觀念,要適應(yīng)改革開(kāi)放新形勢(shì)的需要,改變過(guò)去那種重保管輕利用,坐等上門的被動(dòng)服務(wù)方式,深入科研活動(dòng)第一線,主動(dòng)了解農(nóng)業(yè)科技生產(chǎn)與管理工作對(duì)農(nóng)業(yè)科技檔案信息資源的實(shí)際需求,及時(shí)開(kāi)發(fā)科技檔案信息,最大程度滿足農(nóng)業(yè)生產(chǎn)發(fā)展對(duì)農(nóng)業(yè)科技信息的需要。

2.加強(qiáng)檔案信息安全保障工作,注重保密和知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)。保守國(guó)家機(jī)密,維護(hù)國(guó)家科技檔案機(jī)密,是檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用工作應(yīng)遵守的重要原則。我國(guó)頒布的《檔案法》、《科學(xué)技術(shù)保密條例》、《專利法》、《著作權(quán)法》等法律法規(guī)為科技檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用和科技成果轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)力營(yíng)造了一個(gè)良好的法制環(huán)境。隨著科技體制改革和科技進(jìn)步,農(nóng)業(yè)科研工作出現(xiàn)了課題協(xié)作多樣化、學(xué)術(shù)交流多元化、情報(bào)交流網(wǎng)絡(luò)化的趨勢(shì),對(duì)農(nóng)業(yè)科技檔案資料的保密以及知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)提出了嚴(yán)重挑戰(zhàn)[4]。因此,要正確處理新形勢(shì)下農(nóng)業(yè)科技檔案開(kāi)發(fā)利用中公開(kāi)與保密的關(guān)系,采取有效措施,在保證農(nóng)業(yè)科技檔案信息管理系統(tǒng)運(yùn)行安全、可靠,保護(hù)農(nóng)業(yè)科技檔案中需要保密的科學(xué)技術(shù)和知識(shí)產(chǎn)權(quán),保護(hù)國(guó)家利益的前提下,進(jìn)行農(nóng)業(yè)科技檔案信息的交流和科技成果推廣,實(shí)現(xiàn)農(nóng)業(yè)科技信息資源共享?？筛鶕?jù)農(nóng)業(yè)發(fā)展不同階段對(duì)科技信息不同層次的需要,分別整理需要保密的關(guān)鍵性資料和可以公開(kāi)傳播推廣的科技成果資料,并使后者廣泛運(yùn)用于農(nóng)業(yè)生產(chǎn),轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)力。

3.加強(qiáng)信息開(kāi)發(fā)手段,提高服務(wù)水平

(1)編制農(nóng)業(yè)科技檔案檢索工具,如農(nóng)業(yè)科技檔案總目錄、分類目錄、綜合目錄(全引目錄)、專題目錄或卡片、作者目錄等,方便查詢檢索。

(2)根據(jù)客觀需要,開(kāi)展農(nóng)業(yè)科技檔案編研工作。對(duì)農(nóng)業(yè)科技檔案的原始資料和數(shù)據(jù)進(jìn)行歸納、綜合計(jì)算、分析、研究加工,把分散的原始信息加工成系統(tǒng)的、實(shí)用的編研成果,如科技成果簡(jiǎn)介、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、專題匯編、科技圖冊(cè)、大事記、組織沿革、單位年鑒等。

(3)開(kāi)展農(nóng)業(yè)科技檔案的多種服務(wù),如借閱、復(fù)制、科技咨詢、信息交流、以科技交流和成果轉(zhuǎn)讓為目的的陳列展覽、以宣傳教育為目的的陳列展覽等等。

(三)深化檔案信息資源開(kāi)發(fā),拓展工作領(lǐng)域

1.開(kāi)發(fā)利用農(nóng)業(yè)科技檔案要根據(jù)農(nóng)業(yè)生產(chǎn)、科研活動(dòng)的特點(diǎn),配合科技成果轉(zhuǎn)化、示范推廣、科技下鄉(xiāng)等活動(dòng)開(kāi)展信息咨詢服務(wù),舉辦科技講座、科普畫(huà)展等一系列宣傳工作,既滿足了“三農(nóng)”對(duì)農(nóng)業(yè)科技信息的需求,同時(shí)又宣傳和展示了農(nóng)業(yè)科研院所的科技實(shí)力,提高農(nóng)業(yè)科研院所的知名度。要積極引導(dǎo)農(nóng)業(yè)科研人員轉(zhuǎn)變觀念,堅(jiān)持科技與經(jīng)濟(jì)結(jié)合的原則,堅(jiān)持科研來(lái)源于生產(chǎn)、成果服務(wù)于生產(chǎn)、發(fā)展依賴于生產(chǎn)。利用農(nóng)業(yè)科技檔案促進(jìn)科技成果轉(zhuǎn)化,提高現(xiàn)有科技成果推廣轉(zhuǎn)化的力度,實(shí)現(xiàn)農(nóng)業(yè)增產(chǎn)、農(nóng)民增收的目標(biāo)。

2.農(nóng)業(yè)科技檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用要著眼于經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的關(guān)鍵環(huán)節(jié)和重要領(lǐng)域,圍繞關(guān)系黨和國(guó)家、人民切身利益的重大問(wèn)題,圍繞農(nóng)業(yè)、農(nóng)村、農(nóng)民信息需求多樣化的實(shí)際,加強(qiáng)信息采集、整理,開(kāi)展檔案信息的深度加工和專題編研等公益性開(kāi)發(fā)利用工作,如科技基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)、科技成果數(shù)據(jù)庫(kù)、農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)庫(kù)等一批直接服務(wù)農(nóng)業(yè)發(fā)展的重要專題數(shù)據(jù)庫(kù),為現(xiàn)代農(nóng)業(yè)發(fā)展、為社會(huì)物質(zhì)文明和精神文明建設(shè)服務(wù)。

3.計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)了信息的方便、快捷傳遞,給農(nóng)業(yè)科技檔案信息資源利用提供了最佳的技術(shù)手段和實(shí)現(xiàn)途徑,將采集、加工整理的農(nóng)業(yè)科技信息、成果轉(zhuǎn)化信息、先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)等通過(guò)各級(jí)農(nóng)業(yè)信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、各類農(nóng)業(yè)信息服務(wù)平臺(tái)、信息服務(wù)站或同行業(yè)區(qū)域性的信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)及時(shí)有效地進(jìn)行傳播,實(shí)現(xiàn)科技檔案信息資源共享,以農(nóng)業(yè)信息化帶動(dòng)農(nóng)業(yè)現(xiàn)代化,推動(dòng)農(nóng)業(yè)生產(chǎn)發(fā)展。

4.建立農(nóng)業(yè)科技檔案信息開(kāi)發(fā)利用反饋制度。通過(guò)收集、整理、分析各種利用效果的反饋信息,總結(jié)經(jīng)驗(yàn),及時(shí)調(diào)整開(kāi)發(fā)策略,使開(kāi)發(fā)利用形式和內(nèi)容更加適應(yīng)現(xiàn)代農(nóng)業(yè)發(fā)展的需要。

五、結(jié)束語(yǔ)

農(nóng)業(yè)生產(chǎn)力的迅速發(fā)展,是社會(huì)主義新農(nóng)村建設(shè)的首要任務(wù)和基本前提。農(nóng)業(yè)生產(chǎn)的發(fā)展,關(guān)鍵要依靠科技進(jìn)步。面對(duì)當(dāng)今快速發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化信息環(huán)境,搞好農(nóng)業(yè)科技檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用,提高農(nóng)業(yè)科技信息資源利用效率和經(jīng)營(yíng)管理水平,實(shí)現(xiàn)資源共享,實(shí)現(xiàn)農(nóng)業(yè)信息化,為現(xiàn)代農(nóng)業(yè)的快速發(fā)展、農(nóng)業(yè)增產(chǎn)、農(nóng)民增收提供有力可靠的科技信息支撐,是農(nóng)業(yè)科技工作者和農(nóng)業(yè)科技檔案管理人員不可推卸的責(zé)任。