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【摘要】本文從信息化建設的角度就農(nóng)業(yè)科技檔案信息化建設的現(xiàn)實意義進行分析，闡述現(xiàn)階段農(nóng)業(yè)科技檔案信息化建設中存在的問題，并提出建議，旨在進一步發(fā)揮農(nóng)業(yè)科技檔案的作用。

【關鍵詞】信息化；科技檔案；農(nóng)業(yè)；對策；現(xiàn)實意義

伴隨著科技水平以及社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，檔案信息化建設成為檔案事業(yè)的發(fā)展趨勢。在這種背景下，如何做好科技檔案信息化建設工作，縮短科技檔案管理的流程，提升管理效能，是當前科技檔案管理人員需要思考的課題。為此，必須要用新思維解決新問題，不斷推動科技檔案管理方式創(chuàng)新，夯實科技檔案管理基礎。

一、農(nóng)業(yè)科技檔案信息化建設的現(xiàn)實意義

（一）有利于提升農(nóng)業(yè)科技檔案管理實效，適應時展趨勢。人類進入信息化社會后，信息技術對各行各業(yè)的影響不斷加深，農(nóng)業(yè)科技檔案信息化已經(jīng)成為時展趨勢。推動農(nóng)業(yè)科技檔案信息化建設，能夠更好地采集信息資源，提升歸檔效率。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案保管周期較短、成本較高，且容易受環(huán)境的影響。與此相比，推動農(nóng)業(yè)科技檔案信息化建設，對科技檔案進行數(shù)字化處理，能夠延長檔案保管期限，打破檔案開發(fā)利用的時間壁壘和空間壁壘，最大限度保證科技檔案資源的完整性、真實性、原始性。

（二）有利于提升農(nóng)業(yè)科研效率，實現(xiàn)農(nóng)業(yè)科研目標。農(nóng)業(yè)科技檔案是農(nóng)業(yè)科研活動中產(chǎn)生的信息載體，具有重要的社會價值、文化價值、經(jīng)濟價值、科研價值。對農(nóng)業(yè)科技檔案進行信息化處理，簡化檔案收集、整理各個流程，打造一體化的檔案管理模式，能夠更好地對農(nóng)業(yè)科技檔案進行查詢，為農(nóng)業(yè)科研主體提供信息參考。除此之外，推動農(nóng)業(yè)科技檔案信息化管理，可以改變現(xiàn)有的檔案管理、利用格局，及時滿足多個主體的查檔需求，提升農(nóng)業(yè)科研工作的效率和質(zhì)量，進而更好地實現(xiàn)農(nóng)業(yè)科研目標。

（三）有利于推動科技創(chuàng)新，加快科技成果轉化。農(nóng)業(yè)科技檔案記載了農(nóng)業(yè)科研活動的全過程，反映了農(nóng)業(yè)科研活動的規(guī)律，具有十分關鍵的參考、指導和借鑒作用。一方面，加快農(nóng)業(yè)科技檔案信息化管理，搭建相應的檔案服務平臺，可以為科研主體開展科研工作提供參考，幫助其更好地了解某一科研項目，實現(xiàn)科技創(chuàng)新的目標；另一方面，農(nóng)業(yè)科技檔案為科研決策提供了重要依據(jù)，能夠提升決策的科學性。做好農(nóng)業(yè)科技檔案信息化管理工作，能夠實現(xiàn)信息資源的系統(tǒng)利用與開發(fā)，更好地認識科研規(guī)律，加快科技成果轉化。

二、農(nóng)業(yè)科技檔案信息化建設中常見的問題

（一）農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)字化轉化率不高。當下，部分單位沒有及時對紙質(zhì)農(nóng)業(yè)科技檔案進行數(shù)字化轉化，阻礙了農(nóng)業(yè)科技檔案的數(shù)字化進程。一是檔案管理人員數(shù)量不足，缺乏專人負責農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)字化工作。隨著農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)量不斷增加，部分單位現(xiàn)有的人力資源難以滿足農(nóng)業(yè)科技檔案管理需求。二是硬件設施與軟件設施不完善，農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)字化轉化效率低下。典型表現(xiàn)在高拍儀、大型掃描儀、微縮相機、高存儲硬盤缺失，信息化建設舉步維艱。同時，部分單位檔案管理系統(tǒng)的功能單一，僅能簡單存儲，無法對格式進行轉化，不利于農(nóng)業(yè)科技檔案一站式處理。

（二）農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)據(jù)庫建設緩慢。為了更好地提升農(nóng)業(yè)科技檔案檢索、利用效率，必須建設農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)據(jù)庫。然而，實踐中許多單位對數(shù)據(jù)庫建設工作缺乏足夠重視，農(nóng)業(yè)科技檔案對農(nóng)業(yè)科研工作的支撐作用不明顯。一是沒有對農(nóng)業(yè)科技檔案的類別進行細分，尚未根據(jù)類別來建立數(shù)據(jù)庫，不利于農(nóng)業(yè)科技檔案精細化管理目標的實現(xiàn)；二是尚未將人工智能技術、智能算法技術應用到農(nóng)業(yè)科技檔案管理領域，無法對檔案首頁的關鍵字節(jié)進行精準識別，不利于自動化錄入工作，導致數(shù)據(jù)庫建設緩慢；三是尚未將大數(shù)據(jù)技術應用到農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作中，不僅無法設置精度檢索條件，而且無法自動識別圖片中的文字信息，影響數(shù)據(jù)庫的開發(fā)與利用；四是農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)據(jù)庫與單位OA辦公系統(tǒng)、農(nóng)業(yè)科研系統(tǒng)的關聯(lián)度不高，大量檔案資源無法同步。

（三）農(nóng)業(yè)科技檔案安全存在隱患。信息技術是一把雙刃劍，雖然能夠很好地提升農(nóng)業(yè)科技檔案管理效能，但也留下了許多安全隱患。主要表現(xiàn)在：一是農(nóng)業(yè)科技檔案管理系統(tǒng)容易遭受非法程序、非法病毒的入侵，面臨被篡改、竊取、非法加密的風險。一旦發(fā)生相應的安全問題，勢必會損害單位的利益，侵害單位的科研秘密；二是部分單位缺乏創(chuàng)新意識，仍然習慣于使用防火墻、病毒掃描、病毒查殺等技術對農(nóng)業(yè)科技檔案進行安全管理，未全面提升安全效能；三是部分單位農(nóng)業(yè)科技檔案的訪問權限不明，尚未建立農(nóng)業(yè)科技檔案查閱、調(diào)閱臺賬，存在安全管理漏洞。

（四）農(nóng)業(yè)科技檔案管理人員的綜合素質(zhì)有待提升。當前，部分單位檔案管理人才建設不容樂觀，難以適應新形勢下農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作。一是尚未制定科學合理的檔案管理培訓方案，檔案管理培訓內(nèi)容單一，難以突出重點。部分單位尚未結合檔案信息化建設的要求對培訓內(nèi)容進行設計，檔案管理人員缺乏相應的知識和技能；二是單位與外部檔案館、圖書館等專業(yè)部門的溝通不足，檔案培訓工作過于封閉，不利于建設復合型人才隊伍。

三、農(nóng)業(yè)科技檔案信息化建設的對策

（一）夯實基礎，加快農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)字化轉化進程。信息化時代，農(nóng)業(yè)科技檔案信息化管理的重要性愈發(fā)凸顯。在這種環(huán)境下，不能僅對電子類文件進行管理，也要注重對紙質(zhì)文件進行轉化，確保檔案利用的整體性、系統(tǒng)性。為此，一是要結合本單位農(nóng)業(yè)科技檔案管理需求以及檔案數(shù)量，引進具有檔案管理學、圖書管理學知識的專業(yè)人才，安排專人負責農(nóng)業(yè)科技檔案信息化管理工作，實現(xiàn)分工精細化的目標。二是要購置或者更新相應的軟硬件設施。一方面，要借助微縮相機、具有ORC技術的掃描儀、高拍儀對農(nóng)業(yè)科技檔案進行數(shù)字化轉化，并將其錄入硬盤中；另一方面，要選擇功能較多的檔案管理軟件，為后續(xù)的開發(fā)利用工作奠定基礎。

（二）精準定位，快速推進農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)據(jù)庫建設。從資源利用效益最大化以及檔案開發(fā)利用的角度來看，單位必須將農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)據(jù)庫建設工作作為一項基礎性、全局性、長期性的工作來抓。一是要對農(nóng)業(yè)科技檔案進行細分，以年度、內(nèi)容為條件，設置相應的分類標準，打造多個檔案數(shù)據(jù)庫；二是要將人工智能技術、智能算法技術應用到農(nóng)業(yè)科技檔案管理領域，建立自動化處理模型，實現(xiàn)電子文件自動錄入、歸檔與更新，精簡檔案管理流程，減少檔案管理人員的工作壓力；三是要將大數(shù)據(jù)技術融入農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作中，結合檔案需求來設置精度檢索條件，滿足不同主體多元化的檔案檢索需求；四是要將檔案數(shù)據(jù)庫與單位OA辦公系統(tǒng)、農(nóng)業(yè)科研系統(tǒng)關聯(lián)起來，打破系統(tǒng)與系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)傳輸壁壘，滿足農(nóng)業(yè)科技檔案一站式利用的要求，節(jié)約檔案管理成本。

（三）堅持原則，做好農(nóng)業(yè)科技檔案安全管理。農(nóng)業(yè)科技檔案事關單位科研秘密、知識產(chǎn)權，具有極高的價值。對農(nóng)業(yè)科技檔案進行信息化處理，不能一味強調(diào)對信息技術的利用，更要堅持安全管理原則，防范安全風險。為此，一是要嚴格執(zhí)行內(nèi)外網(wǎng)管理機制，通過內(nèi)網(wǎng)對科技檔案進行管理，有效防止外部的越權訪問、非授權訪問、惡意入侵、惡意篡改等風險；二是要強化信息技術的利用，探索通過區(qū)塊鏈技術、云加密技術、文檔加密技術、數(shù)字水印技術對科技檔案進行加密。同時，要通過云儲存技術對科技檔案進行高效備份，防止科技檔案丟失；三是要完善科技檔案安全管理制度，明確單位內(nèi)部以及外部的查閱權限、查閱內(nèi)容、查閱流程，建立相應的臺賬，為事后追責以及事后調(diào)查提供依據(jù)。同時，也要不斷提升檔案管理人員的安全責任意識，及時發(fā)現(xiàn)風險和管控風險，構建完善的安全管理體系。

（四）把握重點，強化檔案管理人才培訓。農(nóng)業(yè)科技檔案信息化管理離不開高素質(zhì)的人才隊伍。必須以檔案標準化管理為目標，以檔案信息資源建設為核心，培育高素質(zhì)的檔案管理人才隊伍。一是要著眼于信息化建設的基本要求，重點開展以信息技術利用為核心的檔案管理培訓工作，制定檔案管理人才培訓方案，整體推進、突出重點。同時，要側重于從實踐操作的角度對檔案管理人員進行培訓，全面提升檔案管理人員的實踐能力，避免培訓工作理論化和形式化；二是要深化與檔案館、圖書館等專業(yè)部門的合作，為檔案管理人員提供交流學習平臺，借鑒檔案信息化建設中的新經(jīng)驗，全面提升人才建設質(zhì)量。

四、結語

新時期，要進一步做好農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作，優(yōu)化管理內(nèi)容、管理方式，構建檔案信息化建設平臺，提升檔案管理質(zhì)量、節(jié)省檔案管理時間的同時，實現(xiàn)資源利用效益最大化。一是要夯實基礎，加快農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)字化轉化進程；二是要精準定位，快速推進農(nóng)業(yè)科技檔案數(shù)據(jù)庫建設；三是要堅持原則，做好農(nóng)業(yè)科技檔案安全管理；四是要把握重點，強化檔案管理人才培訓。相信在農(nóng)業(yè)科技檔案管理人員的努力下，農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作會朝著信息化、智能化、科學化的方向發(fā)展。

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作者:胡忠全 單位:福建省南平市農(nóng)業(yè)科學研究所