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一、《辦法》增設(shè)“學(xué)生類(lèi)”檔案是科學(xué)發(fā)展觀的具體體現(xiàn)

《辦法》中增設(shè)“學(xué)生類(lèi)”檔案，突破了一直以來(lái)高校檔案的界定范圍，從而拓寬了高校檔案的內(nèi)涵和范圍，意義深遠(yuǎn)。

1．彰顯了“以人為本”和重視民生檔案的理念?？茖W(xué)發(fā)展觀的本質(zhì)是實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)全面協(xié)調(diào)可持續(xù)發(fā)展，惠及民生，其核心是“以人為本”。這是我們黨在十六屆三中全會(huì)上明確提出來(lái)，并在黨的十八大上被確定為全黨的指導(dǎo)思想。國(guó)家檔案局依據(jù)所學(xué)發(fā)展觀，在十六屆三中全會(huì)后，提出了“人的檔案最重要，最有價(jià)值”的新理念。在高校中，占主體地位的是學(xué)生，而不是領(lǐng)導(dǎo)，更不是校長(zhǎng)，是學(xué)校主體中的重中之重，因此學(xué)生檔案最重要，最有價(jià)值。增設(shè)“學(xué)生類(lèi)”檔案是對(duì)過(guò)去傳統(tǒng)的檔案管理觀念的徹底否定，它有利于學(xué)生對(duì)其個(gè)人檔案的查詢(xún)和利用，突出體現(xiàn)了“以人為本”的價(jià)值理念。眾所周知，在相當(dāng)長(zhǎng)的一個(gè)歷史時(shí)期內(nèi)，我國(guó)的人事檔案是處在一種極度封閉的狀態(tài)，過(guò)分強(qiáng)調(diào)保密，公民個(gè)人根本無(wú)權(quán)查看自己的檔案，在高校中，學(xué)生也無(wú)權(quán)查看自己的檔案，對(duì)于自己檔案中的內(nèi)容處于一無(wú)所知的狀態(tài)，一些學(xué)生檔案中的不實(shí)之詞致學(xué)生在走向社會(huì)后，得不到公正對(duì)待而貽誤發(fā)展前途，以致影響一生的情況多有發(fā)生，而本人并不知曉其原因?！掇k法》明確提出并列舉了學(xué)生檔案包括的一些基本內(nèi)容，并強(qiáng)調(diào)學(xué)生本人是檔案形成的主體。對(duì)自己的檔案享有知情權(quán)。符合現(xiàn)代社會(huì)人事檔案必須陽(yáng)光化的趨勢(shì)，從這個(gè)意義上來(lái)講，也彰顯了“以人為本”和重視民生檔案的理念，體現(xiàn)了科學(xué)發(fā)展觀的本質(zhì)特征。

2.有利于高校學(xué)生檔案管理體制的規(guī)范。《辦法》實(shí)施五年來(lái)，縱觀各高校學(xué)生檔案管理的現(xiàn)狀，用一句話概括，仍呈比較混亂的狀態(tài)。從表面上看，有的高校學(xué)生檔案由各院（系）管理，有的是研究生檔案由研究生院管理，本科生檔案由學(xué)生處管理，有的由學(xué)校檔案部門(mén)管理。這種不統(tǒng)一性必然使學(xué)生檔案管理混亂，但這只是一種表象，而本質(zhì)問(wèn)題則是由于管理體制不規(guī)范而造成的。因此，《辦法》在分析了高校檔案管理混亂原因的基礎(chǔ)上，明確提出了高校學(xué)生檔案歸檔案館管理，這是既體理了學(xué)生檔案的本質(zhì)特征又符合檔案工作規(guī)律的。實(shí)行高校檔案館管理的體制有諸多優(yōu)勢(shì)，但主要有兩個(gè)方面，一是人才優(yōu)勢(shì)。學(xué)生檔案有其自身的特點(diǎn)，不僅需要專(zhuān)人管理，更需要有具備檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)的人去管理。而學(xué)校各院（系）、學(xué)生處的工作人員，一般都是兼職做檔案工作，平時(shí)事務(wù)性工作就比較多，很難有專(zhuān)門(mén)的時(shí)間和精力來(lái)管理學(xué)生檔案，突擊整理學(xué)生檔案是家常便飯，由于他們一段都不具備檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)，因此常常感到力不從心，從近年來(lái)社會(huì)用人單位對(duì)學(xué)生檔案利用反饋中提出的諸多問(wèn)題中可以看到這種管理形式帶來(lái)的各種負(fù)面后果，從這個(gè)角度上來(lái)講，只有高校檔案館的專(zhuān)門(mén)檔案人員才能真正勝任學(xué)生檔案管理工作。二是保管優(yōu)勢(shì)。檔案館以外的部門(mén)管理學(xué)生檔案，一般將檔案存放于普通的辦公用房中，檔案丟失、損毀時(shí)有發(fā)生，而高校檔案館有專(zhuān)門(mén)的庫(kù)房和保管設(shè)施，能夠從根本上保證學(xué)生檔案的完整與安全。此外，各部門(mén)管理學(xué)生檔案的做法，導(dǎo)致各部門(mén)之間責(zé)任互相推諉，造成學(xué)生檔案質(zhì)量差、可信度低，降低了學(xué)生檔案的利用質(zhì)量，不利于學(xué)生本人和社會(huì)各方面的查閱和利用。

3.有利于實(shí)現(xiàn)高校檔案館藏資源的集中統(tǒng)一管理。集中統(tǒng)一地管理黨和國(guó)家的全部檔案是我國(guó)檔案工作最重要、最根本的基本原則。高校檔案是國(guó)家檔案，而高校學(xué)生檔案是高校檔案的重要組成部分，因此，也是國(guó)家檔案，必須由檔案部門(mén)實(shí)行集中統(tǒng)一管理。近年來(lái)，隨著我國(guó)高等教育的發(fā)展辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，學(xué)生數(shù)量急劇增加，各高校逐步建立了檔案館或檔案信息中心，其目的就是實(shí)現(xiàn)對(duì)高校全部檔案信息資源的集中統(tǒng)一管理，維護(hù)高校檔案的完整與完全?！掇k法》在文件材料的歸檔范圍中，對(duì)學(xué)生類(lèi)檔案的范圍做出了明確規(guī)定。主要包括高等教育學(xué)校培養(yǎng)的學(xué)歷教育，學(xué)生的高中檔案入學(xué)登記表、體檢表、學(xué)籍檔案、獎(jiǎng)懲記錄、黨團(tuán)組織檔案、畢業(yè)生登記表等。這些材料既包括了學(xué)生個(gè)人檔案中的大部分內(nèi)容，也包括了教學(xué)檔案歸檔范圍中的部分內(nèi)容、即學(xué)生的“入學(xué)登記表、學(xué)籍檔案、獎(jiǎng)懲記錄”等是比較完整的學(xué)生檔案材料。校檔案館或檔案信息中心以此為標(biāo)準(zhǔn)，可對(duì)學(xué)生檔案形成院、系、班級(jí)進(jìn)行指導(dǎo)，及時(shí)歸檔，保證學(xué)生檔案信息的完整，并與學(xué)校其他檔案信息共同構(gòu)筑館藏檔案信息資源體系，實(shí)現(xiàn)高校檔案館藏資源的集中統(tǒng)一。

二、高校學(xué)生檔案管理規(guī)范化的途徑

高校學(xué)生檔案要真正做到“檔如其人”，真實(shí)準(zhǔn)確地反映出大學(xué)生本人在校期間的成長(zhǎng)歷程，其根本途徑就是實(shí)現(xiàn)高校學(xué)生檔案管理規(guī)范化。

1.建立并不斷完善高校學(xué)生檔案規(guī)范化的制度體系?！掇k法》對(duì)“學(xué)生類(lèi)”檔案的一些主要和基本的內(nèi)容做了規(guī)定，這是十分必要的，有指導(dǎo)意義，但是，通過(guò)什么樣的方式和途徑去收集和保管，各高校的做法不盡相同。因此，非常有必要在制度層面上做文章，國(guó)家有關(guān)部門(mén)應(yīng)制定具有較強(qiáng)針對(duì)性和較強(qiáng)操作性的高校學(xué)生檔案管理辦法、實(shí)施細(xì)則和體系，提出明確的任務(wù)目標(biāo)和全面的歸檔范圍，對(duì)產(chǎn)生學(xué)生檔案的各個(gè)環(huán)節(jié)的工作進(jìn)行細(xì)化和提出基本規(guī)范要求，從而確保學(xué)生檔案的連續(xù)性、完整性和安全性。雖然我國(guó)高校的規(guī)模、所有制千差萬(wàn)別，但各高校應(yīng)根據(jù)本校實(shí)際，明確由檔案部門(mén)牽頭，與各院系協(xié)同單位協(xié)作建立相應(yīng)的檔案工作制度去明確各自的職責(zé)。建立一個(gè)相對(duì)集中統(tǒng)一管理學(xué)生檔案的不同模式。并建立考核評(píng)價(jià)制度，定期開(kāi)展系統(tǒng)考核，強(qiáng)化過(guò)程管理和監(jiān)督。

2.充實(shí)檔案內(nèi)容，提高檔案質(zhì)量?！掇k法》頒布以來(lái)，許多高校在學(xué)生檔案的內(nèi)容上，除保證基本的《辦法》所列舉的內(nèi)容外，結(jié)合自身的教育教學(xué)和人才培養(yǎng)的實(shí)際情況，沿著學(xué)生自身成長(zhǎng)的軌跡，根據(jù)社會(huì)對(duì)人才的需求，進(jìn)行豐富檔案內(nèi)容的各種有益嘗試，體現(xiàn)高校素質(zhì)教育的成果和學(xué)生自我發(fā)展的過(guò)程，從而實(shí)現(xiàn)“檔如其人”的目標(biāo)，這樣形成的學(xué)生檔案能夠涵蓋其全貌，為用人單位全面了解畢業(yè)生提供了準(zhǔn)確真實(shí)全面的信息，同時(shí)也為學(xué)生本人在日后的成長(zhǎng)發(fā)展提供了鑒借依據(jù)。各高?，F(xiàn)階段對(duì)學(xué)生檔案的不斷充實(shí)基本集中在以下幾個(gè)方面：一是行為表現(xiàn)情況，反映學(xué)生思想道德素質(zhì)；二是身體健康情況，反映學(xué)生是否有一個(gè)健康的體魄。三是學(xué)生的心理素質(zhì)，反映學(xué)生的心理狀態(tài)，個(gè)性?xún)A向和職業(yè)傾向。四是技能水平記錄情況，記錄學(xué)生參加各種技能水平的鑒定，能力水平考試等。五是社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)情況及效果，記錄學(xué)生在校任職情況及評(píng)價(jià)，參加大型活動(dòng)，科技活動(dòng)效果等，反映學(xué)生社會(huì)活動(dòng)及社交情況。六是信用情況，個(gè)人信用是人們關(guān)注的重要品德，是現(xiàn)代社會(huì)關(guān)心的基本要素。經(jīng)過(guò)不斷充實(shí)，使學(xué)生檔案更具個(gè)性特征，避免了“程式化”、“公式化”千人一面的檔案現(xiàn)狀。為了保證充實(shí)工作，高校應(yīng)建立學(xué)生檔案信息動(dòng)態(tài)跟蹤機(jī)制，及時(shí)收錄學(xué)生各種全面信息數(shù)據(jù)，動(dòng)態(tài)地記錄大學(xué)生的成長(zhǎng)歷程，豐富學(xué)生檔案信息資源。

3.運(yùn)用現(xiàn)代科技推進(jìn)學(xué)生檔案管理信息化。當(dāng)前，我國(guó)已進(jìn)入信息化時(shí)代，高校招生、就業(yè)都已基本實(shí)現(xiàn)信息化和網(wǎng)絡(luò)管理，學(xué)生檔案在載體上已形成紙質(zhì)檔案和電子檔案并存。高校應(yīng)充分利用電子技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)，整合各方面信息資源，開(kāi)發(fā)運(yùn)用學(xué)生檔案管理系統(tǒng)和電子檔案庫(kù)，依托互聯(lián)網(wǎng)建設(shè)學(xué)生檔案管理與服務(wù)網(wǎng)站，為學(xué)生和社會(huì)提供各種學(xué)生檔案咨詢(xún)、查詢(xún)等服務(wù)，從而大大提高工作效率和優(yōu)勢(shì)。

三、總結(jié)

高校學(xué)生檔案管理水平的提高是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，需要國(guó)家、社會(huì)、高校、學(xué)生的廣泛關(guān)注，只有以科學(xué)發(fā)展觀為統(tǒng)領(lǐng)，堅(jiān)持“以人為本”，才能使高校學(xué)生檔案健康地向前發(fā)展。

作者：李雨張慧單位：遼寧醫(yī)學(xué)院