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摘要：隨著科技時(shí)代網(wǎng)絡(luò)發(fā)展步伐地不斷加快，人們對(duì)于計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的要求也開始越來越高，當(dāng)前我國(guó)大多數(shù)企業(yè)的部門和單位的辦公系統(tǒng)都已經(jīng)步入了辦公自動(dòng)化模式，大大加快了辦公的速度和效率以及信息的精準(zhǔn)性、準(zhǔn)確性。本文采用文獻(xiàn)資料法對(duì)辦公自動(dòng)化中的計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用技術(shù)展開研究，研究認(rèn)為，辦公自動(dòng)化的基礎(chǔ)是計(jì)算機(jī)技術(shù)在企業(yè)中的廣泛應(yīng)用，即將辦公系統(tǒng)的各個(gè)部門和單位連接起來，不需要太多的人力，只需幾臺(tái)計(jì)算機(jī)就可以方便地了解企業(yè)內(nèi)部和外部的動(dòng)態(tài)，方便企業(yè)各個(gè)部門和單位之間的工作，減輕員工的工作量和壓力，明顯提高了企業(yè)的辦公效益。因此，要充分了解計(jì)算機(jī)技術(shù)如何應(yīng)用在辦公系統(tǒng)中，怎么樣準(zhǔn)確使辦公自動(dòng)化。

關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化;計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用;多媒體技術(shù);網(wǎng)絡(luò)技術(shù)

自動(dòng)化辦公的建立，其關(guān)鍵就在于將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于辦公系統(tǒng)中，從而建立以先進(jìn)科技為基礎(chǔ)的現(xiàn)代化辦公體系。因?yàn)檗k公系統(tǒng)工作量和壓力都非常大，所以辦公自動(dòng)化就顯得極為重要，可以大大減輕員工的壓力。依托這樣的自動(dòng)化辦公體系進(jìn)行工作的各個(gè)部門，也將隨著整體的工作體系發(fā)展而取得更好的工作效益。辦公自動(dòng)化得產(chǎn)生離不開計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展應(yīng)用，而其獨(dú)有的特點(diǎn)就是將報(bào)工系統(tǒng)融入計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)雙向互動(dòng)中去，借助計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理功能，以及網(wǎng)絡(luò)豐富的媒體技術(shù)和資源等處理工作內(nèi)容，系統(tǒng)的劃分工作進(jìn)類型。促使其在提升辦公效率，減少企業(yè)成本，促進(jìn)企業(yè)提高經(jīng)濟(jì)收益的同時(shí)，為推動(dòng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展提供了幫助，是實(shí)現(xiàn)技術(shù)發(fā)展與經(jīng)濟(jì)收益雙贏的重要途徑。

1辦公自動(dòng)化中的文字與數(shù)據(jù)處理技術(shù)

在企業(yè)的日常工作中，辦公系統(tǒng)每天面臨著來自處理大量數(shù)據(jù)信息的壓力，并且要對(duì)這些海量數(shù)據(jù)信息進(jìn)行深入分析篩選，以獲取最有價(jià)值的企業(yè)信息，因而將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于辦公系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化面臨的最基礎(chǔ)問題就是，文字和數(shù)據(jù)處理技術(shù)的應(yīng)用。

1.1文字處理技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用

在人類歷史的發(fā)展過程匯總，對(duì)于文字的處理，不外乎手寫，調(diào)版印刷，以及最先進(jìn)的計(jì)算機(jī)文字處理三種?；谟?jì)算機(jī)文字處理表現(xiàn)出的錄入效率高，編輯輸出方便等特點(diǎn)，形成了在現(xiàn)代化的辦公系統(tǒng)中，應(yīng)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文字處理的主流形勢(shì)。作為辦公系統(tǒng)運(yùn)作中最為基礎(chǔ)的部分，文字處理當(dāng)仁不讓的成為了辦公自動(dòng)化應(yīng)用中的奠基部分。文字處理軟件包含有Word、WPS之列，這些軟件不僅滿足了文字的錄入、編輯和修改要求，還可以對(duì)文章進(jìn)行排版操作，美化文章的整體閱讀感受，并可以以多種方式輸出各種需要的文本。另外，軟件中有各種樣板和排版供選擇，使人們不必在為寫某一類型的特殊文章而焦頭爛額；還有可以設(shè)置頁(yè)眉頁(yè)腳標(biāo)注一些重要的關(guān)鍵信息等。除此之外，這些軟件中，對(duì)于文字“域”的功能開發(fā)，更是方便了了文章中時(shí)間日期的調(diào)整。在加上更新功能的推出，大大簡(jiǎn)化了職工的書寫編輯壓力，促進(jìn)了辦公系統(tǒng)的整體工作效率提高。

1.2辦公自動(dòng)化中數(shù)據(jù)處理技術(shù)的應(yīng)用

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，對(duì)信息數(shù)據(jù)資料進(jìn)行定量的分析研究，來掌握基本的經(jīng)濟(jì)狀況和公司現(xiàn)階段的經(jīng)驗(yàn)情況普及開來，這就更使得辦公發(fā)展依附于數(shù)據(jù)處理技術(shù)的進(jìn)步中。所謂的數(shù)據(jù)處理技術(shù)，指的是對(duì)有價(jià)值數(shù)據(jù)進(jìn)行的采集、分析、整理和編輯、存儲(chǔ)及應(yīng)用。最為主流的數(shù)據(jù)處理軟件即Office系列中的Excel。借助Excel的應(yīng)用，數(shù)據(jù)不僅可以通過直觀清楚地圖表進(jìn)行展現(xiàn)，還為集中表現(xiàn)數(shù)據(jù)獨(dú)特性提供了幫助。辦公職員都要充分了解Excel,這樣才能利用此軟件中的全部技術(shù)功能對(duì)得到的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行一系列地計(jì)算和處理，從而對(duì)結(jié)果進(jìn)行靈活性、多角度分析，最后得出公司辦公所需要的某些信息。另外通過Excel中數(shù)據(jù)處理技術(shù)的應(yīng)用，可以保持?jǐn)?shù)據(jù)的簡(jiǎn)潔性、持久性和直觀性。

1.2.1在Excel中同時(shí)輸入大量的數(shù)據(jù)

第一步就是打開Excel進(jìn)行數(shù)據(jù)輸入，其次要選中數(shù)據(jù)單元格。對(duì)于單元格不相鄰的情況，要先按住Ctrl鍵并點(diǎn)擊鼠標(biāo)左鍵進(jìn)行單元挑選。在之后松開Ctrl鍵，進(jìn)行數(shù)據(jù)輸入，然后一起按下Ctrl和Enter鍵，然后剛才選中的單元格就被同時(shí)填入了。

1.2.2在Excel中消除0值

當(dāng)某個(gè)單元格的計(jì)算結(jié)果為0是，計(jì)算機(jī)默認(rèn)會(huì)顯示數(shù)字0，但是這樣看起來會(huì)比較礙眼。如果單元格在出現(xiàn)0時(shí)，單元格就可以顯示為空白，可以按下面的步驟進(jìn)行操作：打開工具-選項(xiàng)-視圖，勾選取消0值前的方框，確定后，當(dāng)前單元格中的0就會(huì)顯示為空白。

2辦公自動(dòng)化中的多媒體技術(shù)

多媒體技術(shù)的獨(dú)特性主要表現(xiàn)在兩方面，其一是展現(xiàn)形式的多樣性，這項(xiàng)技術(shù)將文字、聲音和圖像進(jìn)行組合表現(xiàn)；其二就在于人機(jī)間的互動(dòng)交往。人們借助計(jì)算機(jī)設(shè)備，將文字、聲音、視頻和圖片等組多媒體信息進(jìn)行組合并展示就是所謂的多媒體技術(shù)。在人們接觸這些多媒體信息的過程中，會(huì)引發(fā)他們主動(dòng)地進(jìn)行接受和思考。目前，多媒體技術(shù)已經(jīng)覆蓋了人類生活的多個(gè)領(lǐng)域。而辦公自動(dòng)化發(fā)展到現(xiàn)在，也早已經(jīng)不是基本簡(jiǎn)單的文檔處理，其包含了對(duì)文檔數(shù)據(jù)存儲(chǔ)之外的諸多內(nèi)容。將多媒體技術(shù)與應(yīng)用于辦公系統(tǒng)中，可以豐富信息的表現(xiàn)形式，使其更加直觀生動(dòng)；還可以簡(jiǎn)化信息。方便其進(jìn)行錄入編輯；更可以大大拓寬自動(dòng)化處理信息的范圍，尤其是多媒體在辦公系統(tǒng)中的應(yīng)用。多媒體技術(shù)的應(yīng)用顛覆了傳統(tǒng)的辦公模式，豐富了整體的辦公系統(tǒng)，提高而整體的辦公效率。在進(jìn)行工作匯報(bào)時(shí)，充分利用多媒體技術(shù)，將展示內(nèi)容以聲音、視頻、圖片等多種形式匯報(bào)出來，靈活生動(dòng)，方便快捷，易于理解。

3辦公自動(dòng)化中的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)

辦公自動(dòng)化幾乎應(yīng)用到辦公系統(tǒng)的各個(gè)領(lǐng)域的各個(gè)方面，并對(duì)這些領(lǐng)域產(chǎn)生了不可忽視的影響，最終就是最大化地運(yùn)用各種信息資料和數(shù)據(jù)，因此，辦公系統(tǒng)自動(dòng)化最為關(guān)鍵的是計(jì)算機(jī)技術(shù)中網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的的廣泛應(yīng)用，幫助辦公人員可最大限度的提高信息處理和分享效率，簡(jiǎn)化辦公手續(xù)，提高整體工作效率。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的普及，主要體現(xiàn)在以下兩點(diǎn)。其一，電子郵件溝通的廣泛應(yīng)用。各公司各部門都是獨(dú)立而互相關(guān)聯(lián)的，需要進(jìn)行信息間的傳遞交流，而電子郵件的應(yīng)用正方便了這項(xiàng)需要。同時(shí)，極大地避免了信息傳遞的錯(cuò)誤性和延時(shí)性，提高了辦公自動(dòng)化中的整體處信息處理效率。其二，電視會(huì)議的廣泛應(yīng)用。隨著經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，全球化也在不斷地深入。以前開一個(gè)會(huì)議都需要提前做好準(zhǔn)備，防止人員不能全部到場(chǎng)和出現(xiàn)一些問題；但是電視會(huì)議的應(yīng)用就沒有這么復(fù)雜，不需要長(zhǎng)途跋涉，不需要花費(fèi)大量地費(fèi)用和精力，只要有臺(tái)計(jì)算機(jī)，就可以通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將會(huì)議涉及的所有人員聯(lián)系起來，進(jìn)行討論，最后還可以通過計(jì)算機(jī)將涉及的會(huì)議資料、問題、決策等進(jìn)行匯總分析，大大提高了辦公人員的工作能力。對(duì)于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用，為辦公的效率提供了極大地幫助。工作人員可以隨時(shí)隨地的在網(wǎng)絡(luò)上查到自己想要獲得的信息和知識(shí)，工作人員也可以通過網(wǎng)絡(luò)的媒介進(jìn)行交流和溝通，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，促成了辦公自動(dòng)化的形成。

4結(jié)語(yǔ)

近幾年，隨著經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的更新?lián)Q代，各個(gè)企業(yè)所需要處理的事情越來越多，辦公人員所需要搜集和處理的信息資料也越來越多，各個(gè)企業(yè)舊的辦公方式已不能適應(yīng)現(xiàn)展的速度，辦公系統(tǒng)急需改革，因此辦公自動(dòng)化就在這樣的發(fā)展大環(huán)境下應(yīng)運(yùn)而生。計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展也間接導(dǎo)致了辦公自動(dòng)化的產(chǎn)生，計(jì)算機(jī)的文字和數(shù)據(jù)處理技術(shù)、多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用在辦公自動(dòng)化中，對(duì)辦公中的資料、數(shù)據(jù)等資料進(jìn)行定量和不定量分析和處理，得出企業(yè)最需要的資料和結(jié)論，這不僅僅保障了辦公人員處理信息的能力和效果及企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益，也跟隨了時(shí)展的步伐；反過來更加推動(dòng)了社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展步伐，促進(jìn)了計(jì)算機(jī)技術(shù)向著更精、更密、更深的方向發(fā)展。

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作者：宋新樂 宋文文 單位：江西應(yīng)用科技學(xué)院