概述企業(yè)檔案管理工作的革新
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企業(yè)檔案是指企業(yè)在各項生產(chǎn)、經(jīng)營活動中形成對國家、社會與本企業(yè)的具有保存價值的各種圖像、文字、聲像等各種形式的歷史記錄。企業(yè)檔案是其自身經(jīng)濟效益與社會效益的體現(xiàn)，同時也是企業(yè)文化的重要組成部分，日常工作中，企業(yè)需對各種檔案材料進行科學的整理與分類，實現(xiàn)檔案有效利用。如今隨著市場經(jīng)濟體制的不斷完善，企業(yè)組織形式多樣化、企業(yè)檔案管理有了一個更為廣闊的發(fā)展空間，同時也處在一個改革與創(chuàng)新的重要的轉型階段。企業(yè)檔案是企業(yè)自身的管理、經(jīng)濟、科技等信息的重要部門，企業(yè)檔案管理工作之所以能夠獲取不斷發(fā)展，是因為它對社會與企業(yè)都有很大的利用價值，一個企業(yè)的管理成效，很大程度上依賴于企業(yè)企業(yè)檔案管理工作的有效實施，具體而言，企業(yè)檔案管理工作的作用體現(xiàn)在多個方面，首先，它能夠準確反應出企業(yè)的成長歷程，記錄企業(yè)成長的點滴。其次，企業(yè)檔案為企業(yè)決策制定提供有效地參考，企業(yè)的方案與決策往往都需要尋求歷史數(shù)據(jù)。此外，企業(yè)檔案也是企業(yè)文化的標本，更是企業(yè)宣傳的資料庫，在整理企業(yè)文化等相關資料時，只需將檔案信息進行有效梳理與完善。因而，基于其重要性，新形勢下企業(yè)更加需要針對自身與市場環(huán)境，合理完善檔案管理工作，積極促進與推動企業(yè)自身發(fā)展。
二、當前企業(yè)檔案管理工作存在的問題
（一）企業(yè)檔案管理意識較為單薄
如今，許多企業(yè)領導者仍然沒有意識到檔案管理的重要性，過于重視企業(yè)經(jīng)濟效益而忽視了檔案管理，認為檔案管理工作只是簡單地收集文件材料、沒有有效利用其實用價值。同時，許多企業(yè)存在著“業(yè)務歸業(yè)務、檔案歸檔案”的工作現(xiàn)象，無法將檔案工作同其他內容有效聯(lián)系起來，并且，部分企業(yè)缺乏主觀能動性，僅僅是為了應付上級檢驗考察而進行簡單的檔案管理工作，沒有將檔案工作擺到夯實基礎的戰(zhàn)略高度。
（二）管理與服務脫節(jié)
現(xiàn)代化企業(yè)多元化發(fā)展，其信息種類也更為豐富，但如今一些企業(yè)的檔案門類過于簡單，一些企業(yè)檔案信息只注重文書與戶籍檔案等，忽視了與企業(yè)業(yè)務發(fā)展有關的資料的系統(tǒng)收集，導致檔案工作無法全面有效地發(fā)揮。其次，部分企業(yè)檔案管理由于保護不善導致資源流失。此外，許多企業(yè)在具體工作中并沒有積極利用檔案工作，忽視了檔案資料所體現(xiàn)出的價值，沒有利用檔案資料來為企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展提供有效參考的習慣，導致企業(yè)檔案信息資源的閑置。
（三）檔案管理人員專業(yè)素質缺乏
就現(xiàn)狀而言，許多基層企業(yè)的檔案管理人員為辦公室人員兼任，毫無專業(yè)知識，有的管理人員只掌握立卷歸檔的基本知識，并且變動過于頻繁，導致檔案管理過于混亂，無法發(fā)揮其應有的作用。并且由于企業(yè)在日常的辦事流程當中自主性大，例如一些項目審批往往先斬后奏，造成檔案管理失控，手續(xù)不完整，導致檔案資料缺失，重要文件與審批手續(xù)不全。同時，有些管理人員的工作責任性不強，導致企業(yè)檔案資料的準確性、完整性與客觀性差，漏洞百出，無法適應新時期企業(yè)檔案工作的需要。
（四）企業(yè)檔案工作主體不明確
當前有許多企業(yè)的檔案工作主體觀念存在著變差，部分企業(yè)將人事檔案當成了企業(yè)檔案管理工作的全部，但忽視了企業(yè)自身發(fā)展所需要的整體信息價值。檔案主體的明確性是企業(yè)檔案工作的關鍵因素，而主體的錯位則導致了企業(yè)檔案的有效開發(fā)與利用受到影響。
三、創(chuàng)新企業(yè)檔案管理工作的建議
企業(yè)檔案工作在企業(yè)各項活動與社會主義經(jīng)濟建設中的作用越來越大，每一個檔案工作者需要針對其現(xiàn)狀以及存在的問題，積極探討新的方式，強化責任與服務意識，推進檔案管理信息化與資源集約化，做好新時期的檔案管理工作，從而使檔案管理發(fā)揮其最大價值，現(xiàn)具體談談幾點企業(yè)檔案工作的創(chuàng)新建議。
（一）強化責任意識，健全機構
企業(yè)檔案工作貫穿于企業(yè)的各個部門與層次，是企業(yè)的信息資源，因而企業(yè)領導者需要將檔案管理例如企業(yè)管理工作的重要日程，提升對其重視程度，同其他工作同安排、同研究，定期召開檔案工作會議，協(xié)調并部署檔案工作中的問題。同時，需加強檔案工作制度建設與網(wǎng)絡管理建設，落實責任制，保障檔案工作的基本專項經(jīng)費，并將其列入企業(yè)發(fā)展計劃當中。此外，挑選責任心強與整體素質高的員工擔任檔案日常工作，積極宣傳檔案工作制度，認真學習國家與行業(yè)的檔案工作標準，提升責任意識與自覺性，保證檔案工作的質量。
（二）推進檔案信息化建設
如今隨著電子信息技術的不斷發(fā)展，工作管理信息化逐漸普遍。而企業(yè)檔案工作也需要朝著信息化模式不斷完善。首先，在文件管理上，可以利用相關的軟件對檔案進行科學收集、整理與編制檢索等，從而大大提升工作效率。同時可以為檔案編研工作提供更為方便的服務。而目前一些檔案管理軟件通用性不高，缺乏信息管理相關功能，并且不能夠實現(xiàn)文檔一體化。因而企業(yè)需建立起一個檔案一體化系統(tǒng)，將辦公自動化與檔案管理融為一體，例如利用掃描儀將檔案徹底數(shù)字化，建立起網(wǎng)絡檔案數(shù)據(jù)庫，不斷提升檔案工作的共享性、服務性與規(guī)范性。
（三）服務創(chuàng)新
同傳統(tǒng)的檔案利用服務相比，信息時代下文件檔案服務工作更具全面性與靈活性，有了更大的創(chuàng)新與發(fā)展空間。針對現(xiàn)代化企業(yè)檔案工作的服務創(chuàng)新，首先，要樹立起信息服務的理念，強調主動服務，因而檔案管理人員需要對信息的來源于信息共享保持高度重視，需不間斷地保持信息的新鮮程度，了解檔案用戶的潛在需求，針對性地規(guī)劃出服務內容與形式。同時，在信息服務的方式上，要充分考慮用戶信息需求，為用戶提供一個專門的信息利用平臺，過濾掉用戶不需要的信息，幫助用戶快速、準確地得到想要的信息。促進檔案服務的人性化與主動性。此外，需建立起信息專題，深層加工信息形成信息產(chǎn)品，促進信息資源的共享，突出企業(yè)用戶權益。
（四）提升人員素質，改善管理質量
企業(yè)檔案部門需建立起專業(yè)的復合型人才隊伍，要求檔案管理人員具備現(xiàn)代檔案管理所需要的知識，例如計算機、信息管理與經(jīng)營管理等，并且要熟練掌握計算機操作與各類專業(yè)知識，促進其適應新時期的檔案管理工作。同時，要改善管理質量，必須要創(chuàng)新管理方式，例如增強員工激勵機制，適當?shù)匾M競爭激勵機制，推行聘任合同制，對管理人員實行擇優(yōu)上崗，發(fā)揮出員工的潛力。此外，要促進管理人員更新觀念，促使他們對檔案管理工作產(chǎn)生更積極的認識，讓他們了解到檔案工作的重要性以及自身對企業(yè)的重要作用，而不是傳統(tǒng)的所謂的“倉庫保管員”，從而提升工作積極性與責任感，促進檔案工作為企業(yè)發(fā)揮更大的經(jīng)濟社會效益。
四、結束語
企業(yè)檔案管理工作在企業(yè)管理中的作用不可替代，新形勢下，檔案管理工作者必須要做到與時俱進，不斷加強基礎建設，提升自身專業(yè)與綜合素質，利用信息技術大力開發(fā)企業(yè)檔案信息資源，并積極探索創(chuàng)新檔案管理理念與方式，使其與企業(yè)的發(fā)展創(chuàng)新保持一致，從而發(fā)揮企業(yè)檔案管理的最大作用與價值。
作者：郝曉燕單位：神華神東煤炭集團公司檔案室
