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一、辦公自動化技術在文書檔案管理工作中應用必要性分析

1.優(yōu)化服務功能

傳統(tǒng)的文書檔案管理模式，檔案資料的共享性比較低，在利用的過程中查找具有很大的困難，其所具有的服務功能比較低。利用辦公自動化技術可以將傳統(tǒng)的紙質載體檔案資料，轉變?yōu)殡娮游募?shù)據(jù)，通過建立檔案數(shù)據(jù)庫，使得在應用時可以通過網(wǎng)絡搜索來完成，大大提高其應用效率和服務功能。通過計算機的利用，可以改變傳統(tǒng)檔案粗放式管理，通過精細化管理，將檔案服務功能由單途徑轉變?yōu)轶w系化。另外，通過計算機網(wǎng)絡技術還可以價格檔案信息與載體進行分離并與網(wǎng)路系統(tǒng)進行共聯(lián)，擴大了信息的橫向與縱向的深度，實現(xiàn)了檔案信息的共享與在線服務，有效的優(yōu)化了檔案服務功能。

2.提高存儲質量

隨著辦公自動化技術在文書檔案管理工作中的應用，傳統(tǒng)的紙質檔案逐漸由電子檔案代替，企業(yè)在運營過程中生成了越來越多的電子文檔，與傳統(tǒng)文檔資料相比存儲更為方便。同時，還可以根據(jù)具體需要將電子文檔與紙質文檔進行轉換。另外，傳統(tǒng)文書檔案在傳遞與應用上具有很強的不方便性，并且在傳遞與存儲的過程中容易出現(xiàn)損壞與丟失現(xiàn)象。通過辦公自動化技術的應用可以將紙質檔案轉變?yōu)殡娮訖n案來保存和傳遞，不但保護了文檔的完整性，同時在傳遞與保存上更為方便和安全。

二、辦公自動化技術在文書檔案管理中應用現(xiàn)狀分析

1.專業(yè)人員比較少

辦公自動化技術在文書檔案管理工作的應用，將計算機技術與檔案管理專業(yè)融為一體，這就對工作人員提出了更高的要求，要求其不但需要具備文書檔案管理的能力，同時還需要具備辦公自動化技術應用的能力。對工作人員逐漸由傳統(tǒng)的單一技能要求轉變?yōu)榫C合能力要求，要求工作人員為復合型人才。但是就現(xiàn)狀來看，大部分企業(yè)文書檔案管理工作崗位上缺少相應的綜合性人才，既掌握傳統(tǒng)檔案管理理論、原則、方法與技術，又能夠熟練掌握計算機技術的人才相對較少，并不能完全滿足工作開展的要求。

2.檔案保密性較低

辦公自動化技術在文書檔案工作中的應用，主要就是通過計算機來完成，但是計算機網(wǎng)絡具有很大的不安全性，對文檔這種保密性比較強的資料數(shù)據(jù)來說是一個巨大的挑戰(zhàn)。與傳統(tǒng)紙質檔案相比，電子文檔在修改與傳遞上都更方便，任何人都可以通過計算機對文檔內容進行修改，并且修改的內容與原有內容沒有任何明顯的區(qū)別，這樣就不能確定拿到手的檔案是否為源文件，檔案保密性相對較低。紙質文檔在修改后具有明顯的痕跡，在收集到應用整個過程中對文檔內容可以一目了然，如果發(fā)現(xiàn)問題可以及時進行解決。而電子文檔這方面卻比較薄弱，降低了文檔的安全性。

三、文書檔案中自動化技術應用實施策略分析

1.加強網(wǎng)絡管理

辦公自動化技術在文書檔案中應用的載體就是計算機網(wǎng)絡，根據(jù)電子文檔的特點，為保證檔案數(shù)據(jù)的安全性和保密性，首先要做的就是要加強對網(wǎng)絡安全的管理。企業(yè)可以加強對內、外網(wǎng)的研究管理，在辦公自動化網(wǎng)絡內部與外網(wǎng)之間實現(xiàn)內外網(wǎng)隔離，通過隔離防護措施通過路由器過濾掉被屏蔽掉的IP地址，只有部分允許的地址才可進入到辦公自動化網(wǎng)絡中。同時，具有隔離保護作用的還有防火墻，其防火墻所具有的特點，如對進出網(wǎng)絡數(shù)據(jù)進行過濾、對進出網(wǎng)行為進行管理以及對存在的網(wǎng)絡攻擊進行檢測和警告，可以在原有程度上提高電子文檔存在的安全性，增強了文檔數(shù)據(jù)的保密性。

2.加強對電子文檔的技術處理

在文書檔案管理工作中應用辦公自動化技術，為更好的保證文檔內容數(shù)據(jù)的準確性，并提高工作效率，還需要加強對電子文檔的技術處理。隨著辦公自化技術在文檔管理工作中的應用，會不斷涌現(xiàn)出更多新型文件材料，而電子文檔的歸檔勢在必行，為提高工作效率，就需要工作人員不斷加深對文件資源的研究。對電子文檔進行技術處理，主要是對其接收、處置、以及存儲等工作進行指導，在保證文檔內容的原始性基礎上，對文檔進行有效管理。通過對電子文檔的技術處理，可以將其轉變?yōu)橹蛔x文件，即可以讀但是不能對其進行修改，進而可以確定文件的原始性，提高電子文檔的可靠性和安全性。另外，電子文檔主要存于計算機，為避免計算機出現(xiàn)故障而導致文檔的丟失，必須要對文檔資料進行備份處理，并且對于存儲文檔的計算機必須要進行加密處理，只有通過限制的人員才可使用，避免文檔的流失。

3.提高檔案管理人員專業(yè)能力

管理人員是檔案管理工作進行的主體，其專業(yè)能力如何將直接影響著工作效率。為使辦公自動化技術在文書檔案管理工作中持續(xù)有效的進行，必須要提高工作人員的專業(yè)能力。首先，企業(yè)應加大對檔案管理工作的投入力度，改變工作硬件設施，保證工作人員能夠熟練掌握各種設備的應用技能，進而可以提高其業(yè)務水平。其次，加強人員培訓，建立終身教育機制，并制定行政獎懲制度，將工作質量劃分為業(yè)績考核內部，促進員工不斷提高自身專業(yè)素養(yǎng)。最后，加大企業(yè)內各部門之間的合作力度，不斷擴大檔案管理的影響力。同時，還需要加強與兄弟企業(yè)之間的聯(lián)系，積極引用學習其他企業(yè)成功經(jīng)驗，并結合自身實際情況，采取網(wǎng)絡現(xiàn)代通訊技術等高科技手段，不斷提高檔案管理部門和管理人員的業(yè)務能力。四、結語文書檔案管理是企業(yè)經(jīng)營發(fā)展過程中的重要組成部分，其管理水平如何將直接影響到檔案資料的完整度、真實度以及安全度。尤其是辦公自動化技術在文書檔案管理工作中的應用，對工作管理提出了更高的要求，企業(yè)必須要結合自身實際情況，來確定工作方式，爭取不斷提高檔案管理工作質量。

作者：李莉單位：國網(wǎng)四川省電力公司電力科學研究院