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摘要:隨著信息時代的到來，互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)技術在高校檔案管理工作中全面采用，已成為當今高校檔案管理必備基礎條件，信息新科技對高校檔案管理帶來更高效、便捷同時，也對高校檔案管理提出新要求。

關鍵詞:信息時代;高校檔案管理;互聯(lián)網(wǎng);大數(shù)據(jù);創(chuàng)新途徑

隨著信息科技的迅猛發(fā)展，幾乎所有產(chǎn)業(yè)結構都在短時間內(nèi)同互聯(lián)網(wǎng)技術對接，產(chǎn)業(yè)模式因此獲得革新。當前高校檔案管理中互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)成為新的管理方式，與傳統(tǒng)人工搜集數(shù)據(jù)、歸檔、查閱方式相比，信息技術給高校檔案管理帶來質(zhì)的飛躍。

一、信息技術帶個高校檔案管理新變化

當前，我國高校檔案管理工作已經(jīng)全面接入互聯(lián)網(wǎng)平臺，利用大數(shù)據(jù)進行管理運作，其數(shù)字規(guī)范化運營，體現(xiàn)了信息時代檔案管理工作新特點。高校數(shù)字檔案管理要求所有存儲數(shù)據(jù)間彼此關聯(lián)互通，如果不能做到關聯(lián)，數(shù)據(jù)間無法聚合，各個系統(tǒng)間的信息將在現(xiàn)實環(huán)境中呈現(xiàn)“孤島”現(xiàn)象，無法為用戶提供信息資源支持服務。在信息網(wǎng)絡連通下，大數(shù)據(jù)技術為高校檔案信息管理提供了強有力的數(shù)據(jù)分析能力，為所有數(shù)據(jù)通過網(wǎng)絡能夠聚合、分析提供了必要條件。在大數(shù)據(jù)條件下，高校檔案能滿足大數(shù)據(jù)技術要求，能讓高校不同檔案內(nèi)容匯聚融合，更容易管理，同時還能為這些數(shù)據(jù)檔案提供分析、可視化，將高校檔案數(shù)據(jù)管理提升到一個新層次，信息化推送服務更具個性化。在大數(shù)據(jù)技術環(huán)境下，高校檔案管理突破傳統(tǒng)文件周期性技術難題，不會因年限所致被強制銷毀，而是通過網(wǎng)絡連通以數(shù)字形式長久存貯，能在任何時候向用戶提供翔實的信息服務[1]。

二、高校信息檔案存在的管理問題

高校信息檔案管理，讓所有原始記錄資料能夠起到“存憑、留史、資政、育人”的特殊作用，這是以前人工檔案管理無法比擬的，但即使如此，高校信息檔案管理仍存在一些問題，主要體現(xiàn)在以下幾點。

1.“信息孤島”現(xiàn)象在一些高校檔案管理中仍然存在。“信息孤島”是指不同類型的信息資源相互獨立，由于缺乏系統(tǒng)鏈接，這些信息無法實現(xiàn)交流共享，如同散落在信息交流之外的一個個獨立孤島存在，因此被稱為信息孤島。這種無法進行及時統(tǒng)計交流的信息資源，曾長時間稱為各高校檔案管理的主要形式，只是在信息技術平臺中，大量信息孤島被互聯(lián)網(wǎng)連接，但仍有部分高校檔案信息仍沒有利用互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)技術聯(lián)通，信息成閉塞孤立狀態(tài)。造成這種現(xiàn)象原因主要有：不同機構的信息管理系統(tǒng)存在不兼容問題；其次是高校整體管理存在條塊分割現(xiàn)象，各專業(yè)之間缺乏有效溝通，一些專業(yè)系統(tǒng)側重某種檔案數(shù)據(jù)收集，系統(tǒng)形成獨立性，與其他系統(tǒng)信息管理難融合，造成數(shù)據(jù)鏈格式不匹配。還有的高校中信息管理系統(tǒng)存在代差或不兼容問題，這一部分原因是不同系統(tǒng)供應商不同，機器設備和軟件不兼容，系統(tǒng)間在安裝上存在時間差，新舊設備難以接入，導致高校檔案管理系統(tǒng)對一些科室舊的機器設備無法識別，信息無法導入造成信息采集或傳遞上的阻隔，形成信息孤島現(xiàn)象[2]。

2.高校檔案資源存在數(shù)字化、規(guī)范化缺失和采集范圍受限現(xiàn)象。當前我國高校管理系統(tǒng)中信息技術已經(jīng)在快速普及，這為高校檔案數(shù)字網(wǎng)絡管理提供了良好的環(huán)境和機遇。在大數(shù)據(jù)技術支持下，我國高校檔案程序數(shù)字化得到很大提高，但在應用過程中仍存在一些急需解決的問題。其一是在高校內(nèi)各種文化交流、活動比賽、專家講座等信息采集和處理、保存仍存在缺陷不足，其原因在于無論校內(nèi)還是校外，文化、人員交流日益頻繁，給高校檔案管理工作帶來一定壓力，同時高校舉行的各類學習文化娛樂活動中記錄載體多樣，即有筆墨紙張、視頻圖像、音頻難以統(tǒng)一，活動結果形成的各種獎勵實物、證書等也是高校檔案收集的重要組成，很多檔案需要將實物進行數(shù)字技術重新收集，如對一些證件進行掃描、拍照等。其二是高校檔案電子采集存在局限性。高校檔案收集整理程序大多仍采用傳統(tǒng)形式，只是運用數(shù)字技術手段而已，而有關收集的檔案信息其他渠道并沒有得到重視。如學校官網(wǎng)、校園內(nèi)論壇、高校外部與所收集檔案有關的信息記錄。另外，對檔案信息的相關報道和評論內(nèi)容缺乏重視。這一方面體現(xiàn)了高校檔案工作管理需要改進，檔案采集范圍應擴大；另一方面也體現(xiàn)了高校檔案工作人力、技術、設備上的缺乏[3]。

3.高校領導層對高校信息檔案管理缺乏重視。隨著我國高等教育改革的不斷深入，推動了高校檔案信息管理日益普及，信息檔案技術已經(jīng)在高校建設發(fā)展中發(fā)揮著越來越重要的作用。雖然新技術、新設備不斷引進，但長久以來形成的陳舊觀念，導致高校管理層對高校檔案工作仍缺乏足夠重視，高校領導更多將精力投入到教學等與高校聲譽直接影響的地方，高校檔案管理被邊緣化成為整個高校工作中的點綴。有的高校領導沒有從認知角度重視高校信息檔案管理工作，也沒有將高校檔案工作納入學校整體發(fā)展規(guī)劃中來，只是將這一部門作為學校整體的一個可有可無的組成而已，高校決策層對高校信息檔案工作的認知模糊，很大程度上影響了高校信息檔案建設。再者高校信息檔案工作程序急需改進，一些高校檔案室雖然安裝了先進的信息技術設備，但在實際工作中卻不能采用先進的技術手段和互聯(lián)網(wǎng)思維進行，致使電子檔案被條塊分割，難以形成整體檔案，一些有價值的檔案電子信息不能及時備份，在系統(tǒng)出現(xiàn)問題需要將原始數(shù)據(jù)備份歸檔都，無法做到，造成難以彌補的損失。這些人為技術手段的缺失，如果在高校信息檔案建設上重視起來都能避免，但在一些高校檔案管理上仍存在，說明高校檔案建設仍需不斷建設，要從人的思想和技術上進行全面升級[4]。

三、高校信息檔案管理的創(chuàng)新途徑

當前高校檔案信息化管理是建立在互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)基礎上的，這就需要高校檔案管理要以信息技術為重點，工作人員要轉(zhuǎn)換工作理念，熟練掌握互聯(lián)網(wǎng)與大數(shù)據(jù)技術，在工作中以全新流程設計突出檔案管理信息化的科學便捷性。高校領導層也要對高校信息檔案管理建設高度重視，要將高校檔案工作置于高校整個發(fā)展建設規(guī)劃中來，從人員配備、設施、資金、技術等方面都要進行大力支持。

1.推動高校檔案以“互聯(lián)網(wǎng)+”信息形式存在。在高校信息檔案管理中，要重點滲透“互聯(lián)網(wǎng)+”思維，打破傳統(tǒng)思想壁壘，以互聯(lián)網(wǎng)連通一切，這也是當前整個社會所要面對的現(xiàn)實和發(fā)展方向。首先要讓高校領導意識到“互聯(lián)網(wǎng)+”對高校檔案建設的重要性，將“互聯(lián)網(wǎng)+”思維融入到高校電子檔案建設中，建立高校信息檔案管理制度和規(guī)劃，從高校整個發(fā)展規(guī)劃中體現(xiàn)“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案管理的重要性。其次，要統(tǒng)一高校下屬各級學院、黨政辦公室電子歸檔標準，要對這些科室人員進行信息技術檔案管理培訓，提升他們的業(yè)務能力，從而打破高校內(nèi)部檔案信息采集、傳遞不暢現(xiàn)象，有效提高高校信息檔案管理效率。在這一點上，高校領導層要賦予高校檔案室更多決策審查權限，由高校檔案管理統(tǒng)一頒布信息數(shù)據(jù)系統(tǒng)標準，所采用的數(shù)據(jù)庫必須要與高校檔案室管理心態(tài)兼容，各院校和下屬辦公室都要以此標準制定、發(fā)送數(shù)字信息，以確保做到高校檔案室采集、歸檔和客戶點擊查詢檔案信息做到無縫銜接、高質(zhì)高效，以保證各類歸檔的電子文件、信息、記錄，實現(xiàn)系統(tǒng)間互操作及信息資源共享，以此發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)平臺互聯(lián)互動優(yōu)勢[5]。

2.將“大數(shù)據(jù)思維”用于高校檔案管理和服務之中。高校電子檔案管理和服務理念更新，要植入大數(shù)據(jù)思維，從而達到高校電子檔案管理和服務方式的創(chuàng)新。當今時代，大數(shù)據(jù)技術無處不在，人們的工作、學習、生活已經(jīng)越來越離不開大數(shù)據(jù)技術帶來的便捷，高校檔案管理要利用大數(shù)據(jù)技術優(yōu)勢，根據(jù)用戶需求實現(xiàn)信息檔案數(shù)據(jù)多維度的融合，在管理運行中需要創(chuàng)新。例如學?？蒲薪ㄔO需要做前瞻性設計，會調(diào)用檔案對需要進行的科研進行多重數(shù)據(jù)調(diào)研，這就需要檔案室提供以往相關電子數(shù)據(jù)，利用大數(shù)據(jù)技術對相關科研進行系統(tǒng)搜集聚合，從多方位、多角度對要開展的科研提供翔實的數(shù)據(jù)資料。這種數(shù)據(jù)多維度采集并不僅限于高校檔案室內(nèi)資料，可通過互聯(lián)網(wǎng)進行相關技術數(shù)據(jù)搜集。這種大數(shù)據(jù)技術也可運用到對學校教職員工和學生的檔案數(shù)據(jù)生成系統(tǒng)上，從不同維度記錄某位教師或?qū)W生數(shù)據(jù)檔案，使查閱或評判對比更翔實、準確，有助于全校師生信息管理[6]。構建高校檔案大數(shù)據(jù)技術服務平臺，是對高校檔案管理服務的有效創(chuàng)新，能實現(xiàn)高效檔案管理智能、自動、網(wǎng)絡化，完全改變了傳統(tǒng)高校檔案管理重視保存的服務理念，更多體現(xiàn)在檔案管理人性化查詢、甄別、收集、歸檔上，同時還可根據(jù)客戶要求進行打印、復印、可視化功能服務，服務質(zhì)量和效率都得到極大提升。在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下人機互動更加頻繁，在高校日常學習工作中，網(wǎng)絡技術作用日益增大，新型電子檔案服務需求日漸增多，已經(jīng)惠及校園建設各個方面。例如用戶在通過高校檔案查詢系統(tǒng)獲得電子身份認證后，可利用查詢系統(tǒng)查詢相關電子檔案，也可在智能手機上下載安裝高校檔案管理APP，隨時隨地登錄校方檔案管理門戶，方便調(diào)取查閱檔案，獲得高校檔案管理提供的查詢、咨詢、證明等形式的服務。高校檔案管理工作思維方式的轉(zhuǎn)變，主動向用戶推送相應的檔案變化信息，實現(xiàn)管理模式創(chuàng)新，為用戶提供主動式、精準的檔案服務。

參考文獻

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作者:甘萍