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目前，隨著高等教育的快速發(fā)展，為滿(mǎn)足人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、社會(huì)服務(wù)、文化傳承等需要，很多高校在新校區(qū)和老校區(qū)開(kāi)展了大量基本項(xiàng)目建設(shè)，高?；n案管理的難點(diǎn)也越發(fā)凸顯。《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》（DA/T28—2018）（以下簡(jiǎn)稱(chēng)《規(guī)范》）頒布實(shí)施后，為參建方做好項(xiàng)目檔案工作提供了很好的依據(jù)，對(duì)提升建設(shè)項(xiàng)目檔案管理水平發(fā)揮了重要作用。本文以《規(guī)范》為引導(dǎo)，對(duì)高校基本建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理難點(diǎn)進(jìn)行分析，并提出具體改進(jìn)措施。

一、歸檔范圍

近些年，高?；窘ㄔO(shè)項(xiàng)目有教學(xué)樓、綜合實(shí)驗(yàn)樓、宿舍樓、圖書(shū)館、體育館等，歸檔范圍包括：項(xiàng)目立項(xiàng)文件、采購(gòu)招投標(biāo)及合同協(xié)議文件、勘察和設(shè)計(jì)文件、征地拆遷及移民文件、項(xiàng)目管理文件、施工文件、信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)文件、設(shè)備文件、監(jiān)理文件、科研項(xiàng)目文件、生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備和試運(yùn)行文件、竣工驗(yàn)收文件等。

二、檔案管理的難點(diǎn)

1.文件來(lái)源廣，歸檔責(zé)任單位多

項(xiàng)目歸檔材料包括：在策劃、項(xiàng)目建議書(shū)提出、可行性研究、評(píng)估、審查、勘察、設(shè)計(jì)、采購(gòu)招標(biāo)、施工、試運(yùn)行、驗(yàn)收等過(guò)程中形成的文字、圖表、音像等形式的文件材料。具體涵蓋規(guī)劃、地質(zhì)、氣象、建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、園林綠化等多個(gè)專(zhuān)業(yè)。涉及政府部門(mén)、建設(shè)單位、咨詢(xún)單位、招標(biāo)單位、勘察單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位、檢測(cè)單位，以及材料設(shè)備供貨單位等諸多單位，且施工單位、材料供貨單位等有數(shù)十家，歸檔責(zé)任單位非常多。例如，南京理工大學(xué)體育中心建設(shè)項(xiàng)目的參建單位有40余家；圖書(shū)館建設(shè)項(xiàng)目的參建單位有30余家。文件來(lái)源廣泛對(duì)檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)提出很高要求，責(zé)任單位分散也不利于歸檔整合，對(duì)高校工程管理相關(guān)部門(mén)和檔案管理機(jī)構(gòu)帶來(lái)很大管理壓力。

2.歸檔周期長(zhǎng)，過(guò)程管理機(jī)制不健全

基本建設(shè)項(xiàng)目從策劃、籌備到竣工驗(yàn)收的周期，短則一年，長(zhǎng)則數(shù)年。南京理工大學(xué)體育中心建設(shè)項(xiàng)目的施工周期為4年、圖書(shū)館建設(shè)項(xiàng)目的施工周期為4年，加之前期策劃、建議書(shū)立項(xiàng)階段則超過(guò)5年。項(xiàng)目從策劃到竣工的周期越長(zhǎng)，相應(yīng)歸檔的周期也越長(zhǎng)。由此存在2個(gè)問(wèn)題：一是周期越長(zhǎng)，檔案人員變更大，很多人員會(huì)離開(kāi)原來(lái)項(xiàng)目部或公司，導(dǎo)致需要多次更換人員。檔案人員更替越頻繁，對(duì)檔案工作的穩(wěn)定性、檔案收集的完整性越不利，出現(xiàn)檔案未交接或交接不到位的風(fēng)險(xiǎn)越大，文件的收集、整理很難達(dá)到歸檔標(biāo)準(zhǔn)。二是周期越長(zhǎng)，與建設(shè)相關(guān)的法律法規(guī)、部門(mén)規(guī)章、審核標(biāo)準(zhǔn)等政策會(huì)出現(xiàn)修訂、廢止的情況。

3.工程變更多，調(diào)整確認(rèn)不及時(shí)

項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生一些變更，包括：設(shè)計(jì)變更通知、技術(shù)核定單、材料代用核定單等。工程變更是工程施工過(guò)程中投資控制、質(zhì)量控制以及進(jìn)度控制的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，需要盡可能減少變更的發(fā)生。但由于前期可行性研究、初步設(shè)計(jì)的不充分，會(huì)導(dǎo)致施工過(guò)程中變更增多，這對(duì)高校投資控制、質(zhì)量控制以及進(jìn)度控制都十分不利，也給檔案管理工作帶來(lái)很多不確定性因素。很多項(xiàng)目在施工過(guò)程中未及時(shí)對(duì)變更進(jìn)行洽商、確認(rèn)，并且未及時(shí)辦理調(diào)整申報(bào)手續(xù)，以致后期找不到變更的支撐材料。這既給后期結(jié)算埋下了爭(zhēng)議的伏筆，也給歸檔的完整性、系統(tǒng)性留下了隱患。

4.標(biāo)準(zhǔn)化意識(shí)淡薄，未嚴(yán)格執(zhí)行管理標(biāo)準(zhǔn)

長(zhǎng)期以來(lái)，參建各方的檔案工作并未完全統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，高校對(duì)檔案標(biāo)準(zhǔn)化工作重視程度不夠，未建立檔案管理制度和業(yè)務(wù)規(guī)范體系。往往參建單位交什么，就收什么，只關(guān)注基本要素是否齊全，而對(duì)于檔案的規(guī)范性、準(zhǔn)確性要求并不十分嚴(yán)格。有些文件材料書(shū)寫(xiě)潦草，有些未注明日期，有些未簽字或未蓋章；有些采用復(fù)印件，有些標(biāo)注不規(guī)范；有些圖紙破損，或有污漬；有些圖紙未加蓋竣工圖章或竣工圖審核章，無(wú)法滿(mǎn)足項(xiàng)目建設(shè)、管理、運(yùn)行和維護(hù)等活動(dòng)在證據(jù)、責(zé)任和信息等方面的需要，直接影響到檔案的準(zhǔn)確度和利用價(jià)值。

三、推進(jìn)檔案管理的措施

1.健全基本建設(shè)項(xiàng)目檔案管理體系，強(qiáng)化崗位職責(zé)

一是高校作為建設(shè)單位，對(duì)項(xiàng)目檔案工作負(fù)總責(zé)，業(yè)務(wù)上接受檔案行政管理部門(mén)和上級(jí)主管部門(mén)的監(jiān)督和指導(dǎo)。學(xué)校針對(duì)每個(gè)項(xiàng)目建立以檔案管理機(jī)構(gòu)為核心、工程管理相關(guān)部門(mén)和參建單位參與的項(xiàng)目檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)，成立檔案工作小組，建立溝通協(xié)調(diào)機(jī)制，各單位配備專(zhuān)人或指定人員負(fù)責(zé)項(xiàng)目文件管理工作，建設(shè)期間不得隨意更換。二是高校與參建單位簽訂合同、協(xié)議時(shí)設(shè)立專(zhuān)門(mén)章節(jié)或條款，明確項(xiàng)目文件管理責(zé)任，包括文件形成的質(zhì)量要求、歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔套數(shù)、整理標(biāo)準(zhǔn)、介質(zhì)、格式、費(fèi)用及違約責(zé)任等內(nèi)容。監(jiān)理合同條款還應(yīng)明確監(jiān)理單位對(duì)所監(jiān)理項(xiàng)目文件和檔案的檢查、審查責(zé)任。三是對(duì)參建單位進(jìn)行合同履約考核時(shí)，對(duì)項(xiàng)目文件管理?xiàng)l款的履行情況進(jìn)行評(píng)價(jià)，合同款支付審批時(shí)審查項(xiàng)目文件的歸檔情況，將項(xiàng)目文件是否按要求管理和歸檔作為合同條款支付的前提條件。

2.緊盯政策變化，加強(qiáng)人員管理和文件歸檔的跟蹤管理

一是緊盯政策變化，不僅要關(guān)注檔案管理規(guī)范、規(guī)章等的變化，還要關(guān)注與建設(shè)相關(guān)的其他法律法規(guī)、部門(mén)規(guī)章、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范以及審查審批的相關(guān)政策變化。近年來(lái)，從中央到地方出臺(tái)了很多關(guān)于推進(jìn)建筑業(yè)改革發(fā)展的文件。如《國(guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于促進(jìn)建筑業(yè)持續(xù)健康發(fā)展的意見(jiàn)》從“深化建筑業(yè)簡(jiǎn)政放權(quán)改革”“完善工程建設(shè)組織模式”“加強(qiáng)工程質(zhì)量安全管理”“優(yōu)化建筑市場(chǎng)環(huán)境”“推進(jìn)建筑產(chǎn)業(yè)現(xiàn)代化”等方面提出了意見(jiàn)。各地根據(jù)以上文件出臺(tái)了符合當(dāng)?shù)貙?shí)際情況的文件，能取消的審批事項(xiàng)予以取消，能縮減的進(jìn)行縮減，能并聯(lián)的并聯(lián)，大大精簡(jiǎn)了審批事項(xiàng)。這些政策的變化為建筑業(yè)持續(xù)健康發(fā)展創(chuàng)造了有利條件，也對(duì)檔案管理工作提出了新的要求，有些歸檔范圍和項(xiàng)目文件管理需要適時(shí)調(diào)整。二是加強(qiáng)對(duì)檔案人員的管理。檔案人員需要定期參加培訓(xùn)，在了解相關(guān)工程技術(shù)專(zhuān)業(yè)知識(shí)的基礎(chǔ)上，了解行業(yè)內(nèi)最新發(fā)展動(dòng)態(tài)，掌握檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和檔案工作要求。檔案人員應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定，各參建單位的檔案人員應(yīng)在高校工程管理相關(guān)部門(mén)進(jìn)行備案，過(guò)程中確需更換，須提前申請(qǐng)，并做好檔案交接。三是加強(qiáng)文件歸檔的跟蹤管理。項(xiàng)目開(kāi)工前，學(xué)校檔案部門(mén)須對(duì)參建單位進(jìn)行項(xiàng)目文件和歸檔交底，提出檔案工作方案。建設(shè)過(guò)程中，學(xué)校專(zhuān)職檔案人員須主動(dòng)并經(jīng)常深入施工現(xiàn)場(chǎng)，開(kāi)展階段性項(xiàng)目文件歸檔跟蹤檢查，并為參建單位提供業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)。對(duì)于建設(shè)周期比較長(zhǎng)的項(xiàng)目，可以開(kāi)展歸檔工作的年度檢查或績(jī)效評(píng)價(jià)，對(duì)建設(shè)周期比較短的項(xiàng)目，開(kāi)展中期檢查，一方面及時(shí)發(fā)現(xiàn)、解決歸檔過(guò)程中遇到的難點(diǎn)，另一方面檢查結(jié)果可以作為支付工程款的依據(jù)，從而也督促參建單位不斷提高歸檔的質(zhì)量和水平。

3.控制建設(shè)項(xiàng)目工程變更，相關(guān)材料及時(shí)歸檔

首先應(yīng)從源頭控制變更，即在可行性研究、初步設(shè)計(jì)階段充分論證項(xiàng)目建設(shè)內(nèi)容和投資概算，減少后續(xù)變更的可能性。過(guò)程中確有變更，應(yīng)及時(shí)辦理洽商、確認(rèn)，并加蓋工程變更確認(rèn)章。相關(guān)支撐材料要及時(shí)歸檔，避免遺失或長(zhǎng)期不確認(rèn)導(dǎo)致遺忘，實(shí)時(shí)同步管理，為后期歸檔的完整性、系統(tǒng)性創(chuàng)造有利條件。

4.制定項(xiàng)目文件管理制度，強(qiáng)化規(guī)范化管理

項(xiàng)目開(kāi)工前，高校工程管理相關(guān)部門(mén)和學(xué)校檔案部門(mén)應(yīng)在檔案交底時(shí)，提出包括項(xiàng)目文件管理流程、文件格式、編號(hào)、歸檔要求等，以及竣工圖的編制單位、編制要求、審查流程和責(zé)任等的項(xiàng)目文件管理業(yè)務(wù)規(guī)范內(nèi)容。要求參建單位項(xiàng)目部制定與之相適應(yīng)的項(xiàng)目文件管理制度和業(yè)務(wù)規(guī)范。項(xiàng)目前期文件、管理性文件應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)、相關(guān)行業(yè)規(guī)定，工程技術(shù)文件應(yīng)符合國(guó)家、行業(yè)有關(guān)技術(shù)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。在參建單位編制工程實(shí)施進(jìn)度計(jì)劃的同時(shí)，編制與工程進(jìn)度相適應(yīng)的歸檔進(jìn)度圖，這樣使參建單位既能獲得建設(shè)周期內(nèi)歸檔的薄弱環(huán)節(jié)和關(guān)鍵要素，也能為歸檔提供標(biāo)準(zhǔn)化流程。

5.運(yùn)用信息化技術(shù)，推動(dòng)項(xiàng)目檔案數(shù)字化工作

隨著高校智慧校園建設(shè)，高校工程管理部門(mén)和檔案館都可以依托校園網(wǎng)的統(tǒng)一數(shù)據(jù)平臺(tái)，運(yùn)行專(zhuān)門(mén)的項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)。有些施工單位也建立了檔案信息管理系統(tǒng)。通過(guò)信息化管理，可以提高歸檔工作效率和檔案的利用效率，為檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性、規(guī)范性和安全管理提供有效管理手段。

作者:鄧吉平 李海燕