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摘要：本文基于新公共服務(wù)理論視角下研究高校人事檔案的管理，主要從新公共服務(wù)理論產(chǎn)生的背景及內(nèi)容、新公共服務(wù)理論視角下高校人事檔案管理存在的問(wèn)題及解決問(wèn)題的建議三個(gè)方面加以闡述，希望探索出新時(shí)期高校人事檔案新的管理模式。

關(guān)鍵詞：新公共服務(wù)理論；高校；人事檔案管理

在信息技術(shù)革命的推動(dòng)下，20世紀(jì)中后期，經(jīng)營(yíng)環(huán)境變得更為復(fù)雜。為了適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展變化，西方各國(guó)都希望變革政府，“新公共管理運(yùn)動(dòng)”正是在此背景下誕生，這一運(yùn)動(dòng)后來(lái)又被稱為“政府再造運(yùn)動(dòng)”。隨著民主思想的普及，政府更多是采取各種措施來(lái)保障公民的合法權(quán)益，這一理論隨后就被拋棄了，人們更多開(kāi)始反思效率與公平的真正含義，由此誕生了“新公共服務(wù)理論”。這一理論是對(duì)新公共管理理論的補(bǔ)充和進(jìn)一步完善，其內(nèi)容主要為：政府是屬于全體公民的。政府應(yīng)該重新定位自己的角色，職能應(yīng)該是服務(wù)，而不是掌舵；其責(zé)任是為了全體公民服務(wù)，而不是為客戶服務(wù)；政府應(yīng)該想辦法幫助公民表達(dá)其公共需求，想辦法滿足他們的公共利益，為全體公民普遍的利益負(fù)責(zé)；政府需要?jiǎng)?chuàng)造寬松和不受約束的環(huán)境，和民眾溝通，共同討論社會(huì)發(fā)展的方向。

1新公共服務(wù)理論視角下高校人事檔案管理存在問(wèn)題

1.1學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和廣大教職工檔案意識(shí)薄弱。高校人事檔案工作的首要問(wèn)題就是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和教職工的檔案意識(shí)比較薄弱。從當(dāng)前普遍情況看，高校人事檔案管理機(jī)構(gòu)絕大部分都設(shè)置在人事部和組織部，很少有高校將廣大教職工的檔案交給檔案館管理。在這種管理模式下，人事部門和組織部門很多時(shí)候因?yàn)橥瓿刹块T工作而耽誤檔案管理工作。除此之外，高校眾多教職工本人對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)不足，對(duì)自己的人事檔案也不夠重視。教職工本人不清楚應(yīng)該向?qū)W校存入哪些檔案，所以無(wú)法及時(shí)將這些材料上交給學(xué)校檔案部門。還有的教師從來(lái)不關(guān)心個(gè)人人事檔案，只是在需要核查學(xué)籍、評(píng)職稱的時(shí)候才會(huì)想起來(lái)核查自己的檔案，發(fā)現(xiàn)檔案沒(méi)有轉(zhuǎn)入所在的單位才開(kāi)始關(guān)注，這類現(xiàn)象比較多。除此之外，教職工在填寫相關(guān)材料的時(shí)候比較隨意，無(wú)法保證所填資料的準(zhǔn)確性。

1.2對(duì)高校人事檔案工作監(jiān)督不力。從當(dāng)前情況來(lái)看，高校人事檔案的整體管理、服務(wù)水平還有待提高，這與高校領(lǐng)導(dǎo)和廣大教職工對(duì)人事檔案工作監(jiān)督不力有關(guān)。除此之外，按照檔案管理規(guī)定，在對(duì)檔案實(shí)行分級(jí)管理以后，同級(jí)的檔案行政管理部門也應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)其監(jiān)督[2]，但現(xiàn)實(shí)中這一環(huán)節(jié)并沒(méi)有落實(shí)。正是因?yàn)樯舷碌谋O(jiān)督缺位，沒(méi)有執(zhí)行相應(yīng)的監(jiān)督措施，使得有些高校人事檔案管理比較混亂，甚至還出現(xiàn)了更換、偽造檔案的事件。如果任由這種情況發(fā)展，很難提升高校人事檔案工作的水平，其公共服務(wù)的性質(zhì)也就無(wú)從談起了。

1.3高校人事檔案靜態(tài)管理模式比較落后。從目前來(lái)看，高校人事檔案管理是呈現(xiàn)的靜態(tài)管理模式。也就是說(shuō)，從教職工入職以來(lái)，檔案資料收集、整理工作已經(jīng)完成，對(duì)于普通教職工來(lái)說(shuō)，基本不會(huì)補(bǔ)充其他材料，導(dǎo)致整個(gè)人事檔案的管理呈現(xiàn)靜態(tài)的模式。而動(dòng)態(tài)性是檔案管理的主要特征，對(duì)高校人事檔案管理來(lái)說(shuō)也是如此。人事檔案是以人為單位來(lái)立卷的，每一個(gè)人都是檔案的主體，通過(guò)檔案書寫著個(gè)人的歷史，但這段歷史是動(dòng)態(tài)的，甚至可能每天都在發(fā)生變化。為了適應(yīng)高校人事檔案的工作需要，檔案管理部門需要經(jīng)常向相關(guān)部門收集考核、獎(jiǎng)懲及任免等方面材料，還要收集能夠反映出教職工的品行、業(yè)績(jī)及能力等方面的材料，這樣才使人事檔案進(jìn)一步完善和充實(shí)。但是，因?yàn)椴糠指咝?duì)人事檔案補(bǔ)充和更新不夠重視，導(dǎo)致很多資料都沒(méi)有及時(shí)收集和整理。長(zhǎng)此以往，這些材料后期補(bǔ)充非常困難，這種靜態(tài)的管理模式導(dǎo)致整個(gè)檔案管理水平相對(duì)低下。

1.4高校人事檔案托管影響檔案開(kāi)發(fā)利用。高校人事檔案涉及在編和不在編的問(wèn)題。在編的人事檔案一般是由學(xué)校人事部門統(tǒng)一管理，而編制外的教職工檔案則實(shí)行的是人事制度，這些教職工檔案分散在人才市場(chǎng)、生源地等地方被托管。教職工人事檔案被分散管理會(huì)導(dǎo)致出現(xiàn)如下問(wèn)題：一是每年產(chǎn)生的考核、任免、獎(jiǎng)懲等相關(guān)材料無(wú)法及時(shí)歸檔，從而影響了檔案的完整性。二是檔案工作效率降低。因?yàn)樵S多教職工檔案托管在外地，很多時(shí)候都需要到檔案托管地開(kāi)具相關(guān)的證明，不僅要遭受舟車勞頓之苦，還可能面臨檔案審核的問(wèn)題，影響了檔案工作的效率。三是檔案的開(kāi)發(fā)利用受到影響。因?yàn)闄n案托管在外地，學(xué)校人事部門無(wú)法及時(shí)了解教職工的檔案信息，更不用說(shuō)對(duì)其開(kāi)發(fā)利用。

1.5高校人事檔案信息化建設(shè)滯后。受多種原因的影響，當(dāng)前很多高校人事檔案信息化建設(shè)滯后，信息化水平較低。很多高校人事檔案工作在材料收集整理、歸檔這些環(huán)節(jié)，基本都是采用手工操作模式。檔案的載體主要是紙質(zhì)，平常的查詢、傳遞等都要調(diào)出紙質(zhì)檔案，工作量較大，效率低下。

1.6人才流動(dòng)頻繁導(dǎo)致“棄檔”現(xiàn)象越來(lái)越嚴(yán)重。社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展推動(dòng)高校人事制度深化改革，人才流動(dòng)更加靈活，而戶籍對(duì)檔案的捆綁作用逐漸弱化，使得人事檔案的管理也出現(xiàn)了新的變化。尤其是高校的改革，使得人才競(jìng)爭(zhēng)也更加激烈，“跳槽”事件已經(jīng)成為普遍現(xiàn)象。[3]人才頻繁流動(dòng)，人事檔案的流動(dòng)也不斷加快，導(dǎo)致“棄檔”現(xiàn)象也不斷增多，這就對(duì)高校人事檔案管理提出了更高的要求。所謂“棄檔”現(xiàn)象，也就是人在單位離職后不辦理人事檔案轉(zhuǎn)接手續(xù)，或者到新單位后重新建立人事檔案的現(xiàn)象。一般情況下，高校教職工離職或者是被辭退，在辦理了相關(guān)離職手續(xù)之后，其人事檔案應(yīng)該在辦理離職手續(xù)后一個(gè)月內(nèi)轉(zhuǎn)接到新的單位或者是檔案托管機(jī)構(gòu)。但在現(xiàn)實(shí)中，很多教職工離職后對(duì)自己的人事檔案不聞不問(wèn)，根本無(wú)視其重要性。即便是負(fù)責(zé)人事檔案工作人員反復(fù)催辦都不辦理，以前的人事檔案直接棄用，使得這些檔案常年被積壓在原學(xué)校的檔案庫(kù)房里。此外，一些高校為了吸引高水平人才加盟，有時(shí)甚至特批不需要將原來(lái)的人事檔案遷入本校，可以在新加入的學(xué)校重新建立人事檔案，采用這種方式來(lái)爭(zhēng)奪人才。[4]但是，到新單位重新建立人事檔案，因?yàn)榻n案的內(nèi)容缺乏必要的監(jiān)督，內(nèi)容的真實(shí)性往往大打折扣，這就增加了新單位檔案管理的難度，不利于規(guī)范管理。

2新公共服務(wù)理論視角下高校人事檔案管理的新路徑

2.1強(qiáng)化高校檔案工作人員和廣大教職工的檔案意識(shí)。強(qiáng)化檔案意識(shí)首先要轉(zhuǎn)變思想觀念，徹底摒棄以往“檔案不重要”的觀念，認(rèn)識(shí)到人事檔案工作的好壞與高校人事工作質(zhì)量好壞有直接關(guān)系。尤其是分管人事檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，要高度重視人事檔案的管理工作。同時(shí)，教職工也要強(qiáng)化自身的檔案意識(shí)，認(rèn)識(shí)到檔案對(duì)其一生的重要影響。從新公共服務(wù)理論視角看，學(xué)校人事檔案工作是一個(gè)全員性工作，關(guān)系到全校教職工每一個(gè)人的利益。人事檔案管理部門則是為教職工傳遞和存儲(chǔ)信息，也是教職工利用信息的窗口。因此，人事檔案管理部門要同學(xué)校檔案館加強(qiáng)聯(lián)系，定期對(duì)相關(guān)部門的教職工開(kāi)展檔案知識(shí)培訓(xùn)，讓大家對(duì)檔案有更多的了解，從而增強(qiáng)其主動(dòng)提交檔案資料的意識(shí)。

2.2高校要確保檔案公共服務(wù)職能的履行。檔案機(jī)構(gòu)的公共服務(wù)性是其重要屬性，從新公共服務(wù)理論視角看，高校人事檔案管理應(yīng)該從社會(huì)和廣大教職工角度來(lái)看，將其作為服務(wù)的主要對(duì)象，確保服務(wù)的形式、內(nèi)容及具體措施都有本質(zhì)的提升。因此，高校人事檔案部門應(yīng)該充分了解教職工需求，為教職工提供更具有針對(duì)性的檔案信息，從而滿足教職工的檔案需求。學(xué)校通過(guò)完善人事檔案管理工作，使人事檔案成為學(xué)校的重要資源，使其成為學(xué)校挖掘、引進(jìn)人才的重要參考依據(jù)。

2.3高校要對(duì)人事檔案實(shí)行動(dòng)態(tài)管理。從高校人事檔案管理內(nèi)容來(lái)看，基本是相同的，主要包含了教職工的個(gè)人信息、政治情況、社會(huì)關(guān)系等，一般不包括反映其能力、信用等信息的情況。[5]當(dāng)前，高校人事檔案管理一個(gè)很大的問(wèn)題就是其靜態(tài)管理模式。在這種管理模式下，高校人事檔案無(wú)法系統(tǒng)、全面地反映教職工在校期間的變化和發(fā)展情況，也無(wú)法展現(xiàn)教職工的優(yōu)勢(shì)及特色。因此，應(yīng)該實(shí)行動(dòng)態(tài)管理，除了基礎(chǔ)信息類的檔案之外，還要及時(shí)補(bǔ)充教職工參加教學(xué)科研情況、進(jìn)修培訓(xùn)情況、獎(jiǎng)懲情況以及學(xué)校和學(xué)生的評(píng)價(jià)情況等方面的內(nèi)容，而且要及時(shí)更新相關(guān)信息，確保廣大教職工的人事檔案是處于一個(gè)不斷變化的狀態(tài)。

2.4推動(dòng)高校人事檔案工作信息化建設(shè)。信息化建設(shè)是整個(gè)檔案工作的重要內(nèi)容，高校人事檔案作為檔案的重要組成部分，開(kāi)展信息化建設(shè)也是大勢(shì)所趨。高校人事檔案信息化建設(shè)除了使人事檔案規(guī)范化管理之外，還有一個(gè)非常重要的優(yōu)點(diǎn)就是可以徹底解決“棄檔”問(wèn)題，從而保證檔案的相關(guān)信息能夠得到充分利用。[6]因此，高校應(yīng)建立全文數(shù)據(jù)庫(kù)，將人事檔案相關(guān)信息全部錄入到數(shù)據(jù)庫(kù)中，平時(shí)的管理只需要查閱數(shù)據(jù)庫(kù)的內(nèi)容就能夠了解教職工的信息。同時(shí)，將教職工人事檔案信息化加工以后，可以通過(guò)計(jì)算機(jī)直接更新相關(guān)信息，校內(nèi)各部門也可以進(jìn)入數(shù)據(jù)平臺(tái)及時(shí)查閱教職工信息，確保教職工檔案信息共享，充分發(fā)揮其價(jià)值。

參考文獻(xiàn)：

[1][美]珍妮特•V•登哈特(JanetV•Denhardt)，羅伯特•B•登哈特(RobertB•Denhardt)．新公共服務(wù)——服務(wù),而不是掌舵[M].丁煌譯,北京:中國(guó)人民大學(xué)出版社,2010：11.

[2]中共中央組織部,國(guó)家檔案局.干部檔案工作條例(1990年修訂).第一章第四條.

[3]陳宇萍.基于新公共服務(wù)理論的福建省高校人事檔案管理研究[D].華僑大學(xué),2018:26.

[4]武志芳.論高校人事檔案管理面臨的新問(wèn)題與改革途徑[J].中國(guó)行政管理,2013(6):99-102.

[5]陳宇萍.基于新公共服務(wù)理論的福建省高校人事檔案管理研究[D].華僑大學(xué),2018:39.

[6]劉冬梅.高校人事檔案管理工作:意義、研究現(xiàn)狀與創(chuàng)新[J].吉首大學(xué)學(xué)報(bào)(社會(huì)科學(xué)版),2011(5):141-143.

作者:霍奇道 單位:無(wú)錫工藝職業(yè)技術(shù)學(xué)院