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項目管理功夫

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項目管理功夫

越來越多手里拿著美國項目管理協(xié)會(PMI)或者國際項目管理協(xié)會(IPMP)認(rèn)證資質(zhì)的項目經(jīng)理,依然不得不一籌莫展面對這樣的問題:領(lǐng)導(dǎo)不支持,團(tuán)隊成員不配合,項目推進(jìn)艱難等。顯然,“洋證書”并不能解決“土問題”?!叭旯麑W(xué)詩,功夫在詩外”。項目經(jīng)理要想順利推進(jìn)項目,也必須跳出項目本身,在項目外做足功夫,以合作、進(jìn)取、誠信、專注與開放為主題塑造良好的團(tuán)隊文化,來逐步緩解并消除各種障礙。合作在項目管理中,這個老生長談的話題可以具體為以下三個原則:第一,一致認(rèn)同并大力支持項目目標(biāo)。這是合作的基礎(chǔ),也是項目組成員成為一個團(tuán)隊的原因。在這個過程中,項目經(jīng)理有責(zé)任將目標(biāo)明確化、具體化,并爭取客戶、管理層和項目團(tuán)隊的支持。第二,視項目利益為決策標(biāo)準(zhǔn)。如果項目團(tuán)隊各小組間的合作是表面而膚淺的,項目肯定會遭遇阻力;如果每個小組作出的決策只對自己有利,整個項目就很可能陷入困境。更可怕的是,各為其主的文化氛圍會令各小組認(rèn)為,自己才是正確的,而犯錯的肯定是他人。此時,項目經(jīng)理一定要及時提醒并教育你的團(tuán)隊認(rèn)清互動關(guān)系,把項目利益作為決策標(biāo)準(zhǔn),這才是真正的合作。第三,建立并遵循合理的流程。流程是保證合作順利進(jìn)行的強(qiáng)制手段。因此,項目經(jīng)理應(yīng)時刻提醒團(tuán)隊成員嚴(yán)格遵循工作流程,不“偷工減料”。其實,流程的執(zhí)行過程也是促進(jìn)合作的過程。此外,在創(chuàng)造合作的團(tuán)隊氛圍時,項目經(jīng)理一定要明確各成員的責(zé)任和權(quán)力。比如,項目團(tuán)隊中的質(zhì)量保證人員(QA)在項目進(jìn)行中,有權(quán)力檢查項目質(zhì)量。這很有可能會給其他成員帶來額外的工作量,而項目經(jīng)理又必須對項目進(jìn)度負(fù)責(zé),因此,不一定會支持QA的工作,于是,矛盾便產(chǎn)生了。有一句質(zhì)量名言可以較好地解決這個矛盾——“Qualityshouldbeplannedin,notbeinspectedin(高質(zhì)量是計劃出來的,而不是檢查出來的)。”因此,這就需要項目經(jīng)理在項目初期,與QA合作規(guī)劃項目計劃,合理估計工作量,做到既保證項目進(jìn)度,也兼顧項目質(zhì)量。進(jìn)取勇于創(chuàng)新,不怕失敗,積極承擔(dān)挑戰(zhàn)性的工作。在貝爾實驗室工作期間,上司經(jīng)常教導(dǎo)我們,對團(tuán)隊成員分配工作時,要注意任務(wù)的多樣性,力爭使每一個成員都能不斷嘗試不同的角色。每位有進(jìn)取心的人都喜歡富有挑戰(zhàn)性的工作,多樣性的工作會使他們永遠(yuǎn)保持激情。如果一個人在某一項工作上成為熟練工,他就會逐漸喪失對工作的興趣,長此以往,整個團(tuán)隊將會逐漸失去活力。誠信誠信就是誠實守信,講真話、負(fù)責(zé)任。在誠信的團(tuán)隊里工作,項目經(jīng)理可以輕松地專注于項目本身,而不被瑣事困擾。誠信不僅表現(xiàn)在計劃上,還表現(xiàn)在為人處事上。作為項目經(jīng)理或主管,也要相信你的團(tuán)隊成員,做到“用人不疑”,不要天天打電話詢問“工作怎么樣了”。誠信是雙向的:不但要在團(tuán)隊縱軸上,即上下級間打造一條“誠信鏈”,也要在團(tuán)隊橫軸上,即團(tuán)隊內(nèi)部,編織出一張“誠信網(wǎng)”。專注專注不是簡單地指把事情做對,它更多的是指不要花精力在不該做的事上。作為項目經(jīng)理,應(yīng)不斷地提醒成員,項目目標(biāo)是什么、階段目標(biāo)是什么。這將有助于成員利用有限的時間做正確的事情,而不被瑣事所困擾。經(jīng)常能見到有些團(tuán)隊成員每天都很忙,但工作進(jìn)展卻很緩慢,問題就出在不專注上。依照80/20原則,項目80%的進(jìn)展是由20%的工作帶來的。這20%的工作就是團(tuán)隊?wèi)?yīng)該專注的首要工作。對項目管理而言,專注更偏重于時間管理。作為一名項目經(jīng)理,我總是這樣開始一天的工作:每天早晨,我第一個動作就是打開計算機(jī),查看屏幕上自動彈出的一個文本文件。上面記錄著我今天應(yīng)該完成的任務(wù)和要開的會議。我會按照文件所列順序,依次完成每個任務(wù)。每完成一個任務(wù),我就將其從文件中刪掉。每天工作結(jié)束前,我會計劃第二天要完成的工作,并按優(yōu)先順序,記錄在專有文本文件中,以便第二天上班時查閱。我很喜歡這種簡單有效的方法,它使我能專注于優(yōu)先級最高的事情。開放開放是一種心態(tài)。在一個項目團(tuán)隊中,不管你是領(lǐng)導(dǎo),還是普通成員,都應(yīng)做到:坦誠溝通,容忍成員犯錯誤的團(tuán)隊文化既能培養(yǎng)成員勇于承擔(dān)責(zé)任的心態(tài),還能培育出創(chuàng)新的幼芽分享一切可以分享的,在團(tuán)隊中,項目經(jīng)理應(yīng)以身作則,用開放的心態(tài)來對待同事,與他們分享你的經(jīng)驗,使新手迅速成長;與他們分享你的教訓(xùn),使他人少走彎路;與他們分享你的生活、你的喜怒哀樂,使團(tuán)隊變成一個大家庭。在我看來,健康的團(tuán)隊文化是團(tuán)隊關(guān)系的黏合劑、變革的潤滑劑和氛圍的清新劑。有了這三“劑”良藥,建立一個高效的項目團(tuán)隊指日可待。