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在高校科研工作中，高校檔案信息發(fā)揮著重要的支撐作用，可為科研課題深化研究提供有價(jià)值的文獻(xiàn)信息資料。然而，當(dāng)前高校檔案信息管理不能完全適應(yīng)科研工作需要，還存在諸多問題。如，檔案管理方式上，不同類型的檔案沒有實(shí)行集中統(tǒng)一管理，資源整合和利用水平不高；檔案管理手段上，以傳統(tǒng)的手工管理為主，計(jì)算機(jī)管理和網(wǎng)絡(luò)化管理未得到推廣應(yīng)用；檔案服務(wù)方式上，封閉式服務(wù)難以滿足高?？蒲泄ぷ髡邔萍夹畔ⅰ翱臁V、深”的利用需求；檔案管理人員上，具備計(jì)算機(jī)管理能力、網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用能力、信息管理和信息服務(wù)能力以及資源規(guī)劃能力、知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)意識的專業(yè)人員十分缺乏。針對以上現(xiàn)狀，筆者提出如下思考。

1加強(qiáng)檔案收集工作

做好高校檔案收集工作，是確保高校科研工作順利開展的重要基礎(chǔ)。一直以來，收集工作都是高校檔案工作的難點(diǎn)所在。筆者建議，高校可建立高校信息中心，由中心集中開展檔案管理工作和圖書管理工作，實(shí)現(xiàn)高校檔案、圖書情報(bào)與數(shù)據(jù)的統(tǒng)一管理、集約化管理，積極構(gòu)建全方位的檔案收集體系：一是強(qiáng)化依法收集。即根據(jù)學(xué)校檔案、科技信息、情報(bào)、電子數(shù)據(jù)收集規(guī)范，嚴(yán)格做好日常收集工作；二是加強(qiáng)網(wǎng)上收集。日常工作中，高校各部門會將相關(guān)文件上傳至部門網(wǎng)站或高校網(wǎng)站，這為網(wǎng)上收集檔案提供了條件，中心可配備有關(guān)人員密切關(guān)注網(wǎng)站信息，及時(shí)擇取屬于歸檔范圍、有保存價(jià)值的材料并轉(zhuǎn)錄到中心數(shù)據(jù)庫中歸檔；三是開展現(xiàn)場收集。工作人員要親赴科研工作現(xiàn)場，收集文字材料、形成影像材料等，并及時(shí)整理歸檔。四是結(jié)合電子公文和OA系統(tǒng)的實(shí)施，建立完善電子文件歸檔制度。

2確保檔案管理與科研工作同步

高校檔案管理與科研工作應(yīng)實(shí)現(xiàn)“四同步”，即科研計(jì)劃提出與制定科研文件材料建檔、歸檔規(guī)范要求同步；檢查計(jì)劃進(jìn)度與檢查科研文件材料的形成情況同步；鑒定、登記科研成果與驗(yàn)收、審查檔案材料同步；上級和有關(guān)部門評審科研成果與檔案部門出具歸檔證明材料同步。還要明確由課題項(xiàng)目負(fù)責(zé)人主持立卷歸檔，即列入高校科研計(jì)劃的課題應(yīng)由課題負(fù)責(zé)人按要求收集科研文件材料并及時(shí)歸檔，因故中途失敗的課題也應(yīng)及時(shí)將所形成的文件收集歸檔并附上說明情況。需要注意的是，若課題項(xiàng)目由多個(gè)單位協(xié)作參加，檔案工作的有關(guān)要求和職責(zé)應(yīng)在簽訂合同時(shí)予以明確。一般來說，由課題主持單位負(fù)責(zé)保管檔案，協(xié)作單位如有需要可復(fù)制保存與本單位有關(guān)的部分材料；凡申請成果鑒定的課題必須在申報(bào)材料的同時(shí)通知信息中心對項(xiàng)目材料進(jìn)行檢查驗(yàn)收，凡不符合歸檔要求的不得組織鑒定。

3加強(qiáng)檔案信息化工作

高校必須加強(qiáng)檔案信息化工作，積極引入現(xiàn)代科技與管理理念，變革傳統(tǒng)的手工工作模式和因循守舊的工作思維，提高檔案管理效率，特別要提高檔案工作為高?？蒲泄ぷ鞣?wù)的效率。應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理檔案，縮短檔案查詢時(shí)間，提高服務(wù)效率；以“十二五”規(guī)劃總結(jié)為契機(jī)，歸納分析高校檔案工作的經(jīng)驗(yàn)與不足，明確“十三五”期間檔案工作發(fā)展發(fā)向、主要任務(wù)和完成措施，爭取盡快完成存量檔案的數(shù)字化，為高?？蒲泄ぷ魈峁﹥?yōu)質(zhì)服務(wù)。

4提升檔案人員業(yè)務(wù)水平

隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展以及高?？蒲泄ぷ髡邔n案查閱利用需求的日益增長，高校應(yīng)切實(shí)增強(qiáng)高校檔案工作人員的業(yè)務(wù)水平。為此，可采取以下幾方面措施：一是大力督促高校檔案工作人員深入鉆研檔案業(yè)務(wù)知識、提升業(yè)務(wù)技能，通過開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)與再教育、鼓勵(lì)他們報(bào)考檔案業(yè)務(wù)職稱等方式，不斷提升他們的業(yè)務(wù)水平；二是幫助高校檔案工作人員更新知識結(jié)構(gòu)，通過提供相關(guān)技能操作培訓(xùn)，鼓勵(lì)他們學(xué)習(xí)新知識、新技能，增強(qiáng)實(shí)際操作本領(lǐng)，以更好地適應(yīng)工作需要；三是加強(qiáng)高校檔案部門與高校科研機(jī)構(gòu)的密切合作，使檔案工作人員盡快掌握與科研人員合作的方法與手段、熟悉合作時(shí)需遵循的規(guī)則和注意事項(xiàng)等，更好地為高?？蒲泄ぷ魈峁┣袑?shí)有效的服務(wù)。

作者：方衛(wèi)紅 單位：杭州科技職業(yè)技術(shù)學(xué)院