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1信息技術(shù)對于高校檔案管理的意義

高校檔案管理類目繁多、復(fù)雜，檔案容量較大，傳統(tǒng)的檔案管理方式在當(dāng)前的檔案管理工作中顯得很混亂，信息技術(shù)的引進，使得各項檔案管理工作都變得更加輕松，人們只需要借助于檔案管理的計算機平臺，就可實現(xiàn)的檔案的檢索和提取，并快速、準(zhǔn)確的找到對應(yīng)的紙質(zhì)檔案。從管理手段上來講，現(xiàn)在的計算機錄入和手工抄錄相比，有著絕對優(yōu)勢，且保密度和安全度更高。從人事管理上來講，信息技術(shù)的使用，克服了人工管理的缺陷，革新了檔案管理人員的工作方式，極大減輕了大檔案館的工作強度。工作強度的降低和工作方式的革新，提升了人員的工作積極性。

2高校檔案管理中存在的問題

2.1檔案信息化管理改革不徹底

很多高校在實現(xiàn)信息化檔案管理的道路上，始終無法實現(xiàn)全面的信息化管理，由于資金和人事方面的原因，高校信息化檔案管理改革始終是進程緩慢。比如，很多高校在進行信息化檔案管理改革時，隨著信息化管理程度的加深，由于人工依賴程度的降低，必定會涉及人事調(diào)動或裁員問題，但很多從事檔案管理的人員或高校退休教師，對學(xué)校有過貢獻，或有過勞動合同的人員，他們既自己不愿意調(diào)動離開，學(xué)校對此事也難以出面處理，給高校的信息化檔案管理改革造成了較大的阻礙。

2.2信息化檔案管理改革還未開始

目前，由于資金限制，很多高校還沒有進行和信息化管理改革，依舊采用傳統(tǒng)人工管理的方式開展檔案管理工作。但人工管理效率極低，且高校檔案更替速度快、更替容量大，人工進行檔案管理勢必會有漏洞和力不從心的時候，很多年事久遠的檔案信息殘缺、字跡也不清晰，甚至檔案書籍都出現(xiàn)了蟲蛀或破損，而人員在進行檔案更替時，根本無暇顧及這些檔案的管理和修復(fù)工作。

2.3人員業(yè)務(wù)素質(zhì)低

實現(xiàn)信息化檔案管理的一項基本要求是人員必須具備熟練的計算機操作技術(shù)，但當(dāng)前高校用于信息化檔案管理的人員都是老一批的工作人員，有些甚至年事已高，計算機操作水平很低，無法迎合信息化檔案管理的需求。

2.4缺失完善的檔案管理機制

很多高校在進行檔案管理信息化建設(shè)時，都忽略了新管理機制的訂立。由于缺少對應(yīng)的檔案管理機制，部分高校在實現(xiàn)信息化檔案管理之后，都出現(xiàn)了管理秩序混亂的問題，尤其是檔案的安全管理，面臨著嚴峻挑戰(zhàn)，由于沒有相應(yīng)的安全管理機制，導(dǎo)致管理系統(tǒng)軟件和程序未定期更新，造成檔案的混亂和信息丟失。同類的問題還有很多，如缺少檔案維護制度、缺少檔案館計算機管理制度等。

3高校如何實現(xiàn)信息化檔案管理

3.1更新管理理念，加強信息化建設(shè)

很多高校領(lǐng)導(dǎo)人員并不認為檔案管理工作中存在業(yè)績競爭，因此，在制定檔案管理工作和薪資發(fā)放制度時，未引入競爭理念，導(dǎo)致人員從事檔案管理出現(xiàn)懈怠和放任自流的現(xiàn)象。未來加強人員管理意識，高校領(lǐng)導(dǎo)必須更新管理理念，通過開展責(zé)任意識教育會議等活動，增強工作人員的責(zé)任心，同時，以制度的訂立，規(guī)制工作人員的工作行為，不斷深入到檔案管理基層人員當(dāng)中，了解檔案管理存在的問題并有效解決。

3.2加大信息化檔案管理建設(shè)投資

很多高校忙于教育設(shè)施建設(shè)，無法抽調(diào)資金用于檔案的信息化建設(shè)，這對信息化檔案管理的改革造成了很大影響。因此，高校必須盡快引進先進的計算機設(shè)備和信息管理技術(shù)，保障院校信息化檔案管理的設(shè)備條件。同時招聘一部分從事檔案管理的專業(yè)人才，帶動老員工發(fā)展，維護信息化建設(shè)進程，解決信息化檔案管理中的技術(shù)問題和安全問題。

3.3強化人員培訓(xùn)工作

高校檔案管理要想全面實現(xiàn)信息化建設(shè)，就必須實現(xiàn)人才隊伍信息技術(shù)水平的整體提升，對此，學(xué)校必須通過技能培訓(xùn)和技能考核等方式，扎實提升人員素質(zhì)。學(xué)?？蓪⒎峙鷮n案館工作人員，派遣至相關(guān)單位學(xué)習(xí)、進修，或開設(shè)培訓(xùn)班，內(nèi)部組織技術(shù)培訓(xùn)。制定人員技能考核機制，同時對人員的業(yè)務(wù)技能和職業(yè)操守、理論知識以及安全意識等進行考核。

3.4標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

所謂標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)就是指檔案館信息化管理網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。網(wǎng)絡(luò)是信息化檔案管理運作的基礎(chǔ)，同時也是保障學(xué)校檔案管理安全的重要措施，保障網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)的標(biāo)準(zhǔn)化，學(xué)校必須要為檔案管理單獨開設(shè)一個局域網(wǎng)，防止外網(wǎng)的進入，同時，每臺計算機設(shè)備所使用的管理軟件、程序版本等都必須一致。

4結(jié)語

高校檔案管理的信息化建設(shè)是高校發(fā)展與改革的信息保障。實現(xiàn)信息化建設(shè)，全面推動檔案管理工作的發(fā)展，必須要從制度上、設(shè)備上入手，對其進行改革和優(yōu)化。

作者：牛函娟 單位：咸陽師范學(xué)院網(wǎng)絡(luò)與繼續(xù)教育學(xué)院