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檔案管理應(yīng)急方案范文第1篇

關(guān)鍵詞：房產(chǎn)檔案；計(jì)算機(jī)應(yīng)用；數(shù)據(jù)庫

檔案管理是房產(chǎn)管理中的重要組成部分，它不僅是房產(chǎn)交易、權(quán)屬登記、解決房產(chǎn)糾紛的主要依據(jù)，對(duì)于城市房地產(chǎn)發(fā)展的決策者和管理者來說也是至關(guān)重要的。長期以來，人們一直使用傳統(tǒng)的人工方式管理文件檔案，水平還停留在紙介質(zhì)的基礎(chǔ)上，這樣的管理方式因其效率低、保密性差、費(fèi)時(shí)費(fèi)力，已經(jīng)不能適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，這種方式必然被以計(jì)算機(jī)為基礎(chǔ)的信息管理所取代。

計(jì)算機(jī)科學(xué)的日漸成熟，使其進(jìn)入人類社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域并發(fā)揮著越來越重要的作用。利用計(jì)算機(jī)對(duì)房產(chǎn)檔案信息進(jìn)行管理，具有手工管理所無法比擬的優(yōu)點(diǎn)。例如：檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲(chǔ)量大、保密性好、壽命長、成本低等。這些優(yōu)點(diǎn)能夠極大地提高房產(chǎn)檔案管理的效率，也是房產(chǎn)管理科學(xué)化、正規(guī)化的一個(gè)重要條件。

管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)基礎(chǔ)。面對(duì)許多城市房產(chǎn)檔案管理方式相對(duì)滯后于房產(chǎn)交易、物業(yè)管理、起步較晚，并且積累了大量數(shù)據(jù)需要錄入的現(xiàn)狀，本系統(tǒng)的開發(fā)應(yīng)使用原型法。即以少量代價(jià)，快速的構(gòu)造一個(gè)可執(zhí)行的軟件系統(tǒng)模型，使用戶和開發(fā)人員可以較快的確定需求，采用循環(huán)進(jìn)行的開發(fā)方式，對(duì)系統(tǒng)模型作連續(xù)的精化，將系統(tǒng)需具備的性質(zhì)逐漸地增加上去，直到所有的性質(zhì)全部滿足，此時(shí)模塊也將發(fā)展成為最終產(chǎn)品。

管理系統(tǒng)應(yīng)做的工作。城市房地產(chǎn)交易的日漸火爆，使對(duì)房產(chǎn)檔案的查閱需求也日漸增多。據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，某些中等城市僅因房產(chǎn)權(quán)屬登記調(diào)閱檔案產(chǎn)生的業(yè)務(wù)量，一年就達(dá)兩萬余份，這還不包括法律糾紛、抵押登記、房屋拆遷等其它原因的調(diào)閱。因此，房產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)首先應(yīng)該做到滿足日常查閱的各項(xiàng)要求，遵循快捷、準(zhǔn)確、方便、易于操作的原則，以方便廣大用戶。

其次，房產(chǎn)檔案管理與房產(chǎn)權(quán)屬登記管理同屬于房地產(chǎn)管理部門的兩個(gè)職能，因此，如何將這兩部分更好的結(jié)合起來，提高效率，是房產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)的一個(gè)極其重要的環(huán)節(jié)。目前許多城市的房地產(chǎn)交易部門都已經(jīng)使用了房地產(chǎn)交易權(quán)屬管理軟件，但這些軟件只是把檔案管理作為交易權(quán)屬的一個(gè)附屬模塊或子程序，對(duì)檔案信息的數(shù)據(jù)化停留在粗淺的層次，根本就不能滿足日常交易管理的需求，極大地影響了辦事效率。通過微機(jī)聯(lián)網(wǎng)，把兩個(gè)部門有機(jī)地結(jié)合在一起，可以極大地方便群眾，提高辦事效率。

最后，我國目前許多城市的房產(chǎn)檔案服務(wù)，只是面向于特定的用戶，包括房產(chǎn)交易部門、公檢法等機(jī)關(guān)事業(yè)單位，服務(wù)半徑比較小。但是隨著政務(wù)公開的不斷深入和廣大群眾法制觀念的不斷提高，房產(chǎn)檔案在一定程度上將向廣大群眾不斷地逐步公開。隨著互聯(lián)網(wǎng)的日益普及，使房產(chǎn)檔案公開化的實(shí)現(xiàn)多了一個(gè)便捷的途徑。因此，房產(chǎn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化，以及由此產(chǎn)生的安全性問題，是本系統(tǒng)的另一個(gè)主要環(huán)節(jié)。

實(shí)現(xiàn)管理系統(tǒng)的基本思路。

1、開發(fā)平臺(tái)：數(shù)據(jù)庫是存儲(chǔ)數(shù)據(jù)并對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行操作的工具，它的作用在于組織和表達(dá)信息。目前隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷提高，面向?qū)ο蟮臄?shù)據(jù)庫編程語言得以飛速發(fā)展，許多語言都能方便的實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)的要求。2、體系結(jié)構(gòu)：房產(chǎn)檔案信息化主要包括兩個(gè)方面：檔案原件及檔案數(shù)據(jù)的管理。檔案原件作為房產(chǎn)檔案的原始資料有著不可替代的作用，它是檔案數(shù)據(jù)的來源及房產(chǎn)身份的唯一合法證明。不能因?yàn)殡娔X的普及應(yīng)用就忽視對(duì)原始檔案的管理。電腦的應(yīng)用只是為檔案的查閱、管理提供一種方便快捷的手段，而不能最終替代原始檔案的地位。

檔案數(shù)據(jù)是將房產(chǎn)原始資料信息化后的數(shù)字化檔案，是為查詢、統(tǒng)計(jì)、管理、記錄、其他部門業(yè)務(wù)接口等目的，從檔案信息里提取的、利用數(shù)據(jù)庫進(jìn)行錄入、存放、查詢、管理的信息源，其管理模塊也是房產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)的最基本部分，應(yīng)該包括如下幾個(gè)方面：

（1）數(shù)據(jù)庫的監(jiān)理：房產(chǎn)基本信息、權(quán)屬狀態(tài)的多樣性必然導(dǎo)致數(shù)據(jù)庫監(jiān)理的復(fù)雜性。房產(chǎn)信息可以細(xì)分為以下幾類：房產(chǎn)的基本信息，即本房產(chǎn)區(qū)別于其它房產(chǎn)的一些特征。包括房屋坐落、建筑面積、建筑結(jié)構(gòu)、層次層數(shù)等信息。房產(chǎn)的初始信息，即該房產(chǎn)的初始登記資料。包括建設(shè)工程用地許可證、規(guī)劃許可證、竣工驗(yàn)收合格證等政府報(bào)批、審批資料。房產(chǎn)的交易信息，即房產(chǎn)的歷次交易登記資料。包括產(chǎn)權(quán)人、歷次交易方式、成交價(jià)格、產(chǎn)權(quán)證號(hào)等交易信息。房產(chǎn)的限制信息，即該房產(chǎn)被司法機(jī)關(guān)、其它政府部門的查封、解封資料，及是否抵押、典當(dāng)?shù)认拗平灰踪Y料。如何合理的建立數(shù)據(jù)庫來保存如此多的房產(chǎn)數(shù)據(jù)，各數(shù)據(jù)之間通過哪些關(guān)鍵字段來建立內(nèi)在聯(lián)系，是系統(tǒng)開發(fā)好壞與否、使用起來效率高低的關(guān)鍵。

（2）數(shù)據(jù)錄入：房產(chǎn)的基本信息主要通過手工錄入來完成，而其余的三種信息必須通過手工錄入和掃描或數(shù)碼相機(jī)拍攝原始資料，來完成它們的數(shù)據(jù)化處理。因此，在模塊的開發(fā)中，如何盡可能多地考慮錄入員的操作習(xí)慣，如何存儲(chǔ)大量的圖像文件，如何高效使用電腦與各種外設(shè)的接口是需要解決的主要問題。

（3）數(shù)據(jù)查詢：本模塊是系統(tǒng)直接對(duì)外的一個(gè)服務(wù)功能，也是系統(tǒng)最終所要實(shí)現(xiàn)的目的，首先應(yīng)該考慮到安全性原則。安全性是檔案管理軟件的首要指標(biāo)，其中會(huì)涉及到個(gè)人財(cái)產(chǎn)保密、侵犯個(gè)人隱私權(quán)等法律問題。因此在查詢中應(yīng)根據(jù)不同的權(quán)限，獲得不同的查詢內(nèi)容。其次，方便性原則。查詢應(yīng)面向不同用戶，提供不同的可以滿足用戶任意多項(xiàng)、任意組合、任意排序的查詢要求，查詢語句動(dòng)態(tài)生成，查詢結(jié)果動(dòng)態(tài)生成。

檔案管理應(yīng)急方案范文第2篇

關(guān)鍵詞：房產(chǎn)檔案信息化管理 概述 應(yīng)用策略

信息技術(shù)的飛速發(fā)展，對(duì)我們社會(huì)生活的方方面面都產(chǎn)生了巨大的影響，對(duì)于我們實(shí)現(xiàn)有效地管理有積極意義。房屋檔案管理工作作為社會(huì)工作的一種，必然也會(huì)受到信息化技術(shù)的影響，房屋檔案工作的管理本身是一項(xiàng)細(xì)致而又繁瑣的事情，僅僅依靠人工的管理有很大的局限性。因此當(dāng)前對(duì)于房屋檔案管理工作

就將信息化技術(shù)應(yīng)用其中。另外很多學(xué)者在理論和實(shí)際方面仍在致力于探究如何更好地將信息化管理技術(shù)應(yīng)用到在房產(chǎn)檔案管理中，以實(shí)現(xiàn)房屋檔案管理的有效性。本文結(jié)合已有研究以及信息化管理技術(shù)在檔案管理工作中的實(shí)際應(yīng)用情況進(jìn)行研究，分別從房產(chǎn)檔案信息化管理產(chǎn)生的背景、概念、特點(diǎn)以及應(yīng)用措施方面進(jìn)行論述，以期對(duì)途徑房屋檔案管理工作有借鑒意義。

一、房產(chǎn)檔案信息化管理的概述

（一）房產(chǎn)檔案信息化管理產(chǎn)生的背景

房產(chǎn)檔案作為國家檔案的重要組成部分，通過傳統(tǒng)的方式進(jìn)行記錄，一方面是工作量大，導(dǎo)致花費(fèi)巨大的人力、物力以及財(cái)力資源。另―方面就是通過傳統(tǒng)的人工記錄往往很容易出錯(cuò)，記錄信息經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)不完整或者是信息出問題的情況，不僅是對(duì)資源的花費(fèi)，更是對(duì)各種資源的一種浪費(fèi)。最后就是，通過人工記錄的信息保存時(shí)極其不方便，在進(jìn)行調(diào)閱查看時(shí)，所需要的工作周期較長，不能實(shí)現(xiàn)管理工作的有效性。在這樣大的背景下，網(wǎng)格信息技術(shù)的優(yōu)勢被人們所意識(shí)到，實(shí)現(xiàn)二者的結(jié)合，成為房產(chǎn)檔案信息化管理的一個(gè)必然趨勢，對(duì)房產(chǎn)檔案的管理工作而言具有劃時(shí)代的意義，就這樣房產(chǎn)檔案信息化管理就應(yīng)運(yùn)而生了。

（二）房產(chǎn)檔案信息化管理的概念

何謂“房產(chǎn)檔案信息化管理”？借鑒張寶軍在其文章《對(duì)房產(chǎn)檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)和思考》對(duì)其定義是這樣的：房產(chǎn)檔案信息化管理是利用計(jì)算機(jī)技掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)等高新技術(shù)，通過文字、圖形、圖像等形式，把各種房產(chǎn)檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化電子檔案信息，以電子信息形式存儲(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)化的形式聯(lián)結(jié)，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序的檔案信息系統(tǒng)，及時(shí)有效進(jìn)行管理、提供利用，實(shí)施資源共享。管理的實(shí)質(zhì)就是通過資源的有效利用實(shí)現(xiàn)利益的最大化。由此可見，房產(chǎn)檔案信息化管理自身的獨(dú)特特點(diǎn)或者說是優(yōu)越性，是我們應(yīng)該意識(shí)到的。

（三）房產(chǎn)檔案信息化管理的特點(diǎn)

1.存儲(chǔ)資料的規(guī)范性

信息技術(shù)在房產(chǎn)檔案管理中的應(yīng)用不同于人工錄入，其通過計(jì)算機(jī)技掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)以及存儲(chǔ)技術(shù)等高新技術(shù)，使得存儲(chǔ)資料的過程變成一個(gè)規(guī)范化的過程，對(duì)于資料保存的內(nèi)容格式以及規(guī)范性都有很好的保證，存儲(chǔ)檔案信息的過程成為一個(gè)不僅僅是簡單的存儲(chǔ)過程，更重要的是成為一個(gè)整理的過程，一個(gè)規(guī)范化、系統(tǒng)化的過程。

2.保存資料的安全性

房產(chǎn)檔案信息存儲(chǔ)在電腦之中，一方面可以避免紙質(zhì)資料容易破損的缺點(diǎn)，另一方面可以避免由于工作人員工作的不細(xì)致導(dǎo)致資料的遺失所帶來的損失。將房產(chǎn)檔案信息存儲(chǔ)在電腦中的安全性較之人工記錄的方式安全性較高。

3.獲取資料的便捷性

使用傳y方式記錄房產(chǎn)檔案信息對(duì)于再次查閱記錄信息而言，有巨大的工作負(fù)擔(dān)，往往所需周期較長，但是通過信息化的方式記錄，只需要操作人員點(diǎn)幾下鼠標(biāo)的時(shí)間就可以實(shí)現(xiàn)資料的查詢，這其中的高效、便捷性是我們每一個(gè)現(xiàn)代人不可否認(rèn)的。

另外，房產(chǎn)檔案信息化管理還有許多其它方面的優(yōu)越性，比如：這種方式實(shí)現(xiàn)了圖文的有機(jī)結(jié)合、便于對(duì)一些錯(cuò)誤信息進(jìn)行及時(shí)修改，另外也是很重要的一方面就是房產(chǎn)檔案信息化管理極大的節(jié)省了人力和物力資源，減少了工作成本。房產(chǎn)檔案信息化管理對(duì)于實(shí)現(xiàn)管理的有效和積極性有很大作用，因此探究房產(chǎn)檔案信息化管理的應(yīng)用策略就是十分有必要的了。

二、房產(chǎn)檔案信息化管理的應(yīng)用策略

（一）完善房產(chǎn)檔案管理的技術(shù)系統(tǒng)

房產(chǎn)檔案信息化管理不可缺少的工具就是建立完善的房產(chǎn)檔案管理的技術(shù)系統(tǒng)。一個(gè)有效的技術(shù)系統(tǒng)可以起到事半功倍的效果，完善的房產(chǎn)檔案管理的技術(shù)系統(tǒng)主要包括信息的錄入系統(tǒng)、信息的存儲(chǔ)系統(tǒng)以及信息的檢索系統(tǒng)。信息的錄入系統(tǒng)要保證信息錄入一要全面，二要準(zhǔn)確；信息存儲(chǔ)系統(tǒng)要保證一要內(nèi)存較大，二要存儲(chǔ)安全；信息檢索系統(tǒng)最主要的就是要便捷有效。從這三方面為房產(chǎn)檔案管理提供技術(shù)支持。

（二）提高管理人員的專業(yè)技能和素質(zhì)

每種職業(yè)都有其專業(yè)性，房產(chǎn)檔案管理工作需要專業(yè)人員的專業(yè)素質(zhì)來實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案管理的有效性。首先管理人員要意識(shí)到房產(chǎn)檔案管理的重要性，按時(shí)及時(shí)做好房產(chǎn)管理工作。其次，也是最重要的一點(diǎn)就是，管理人員的專業(yè)技能以及專業(yè)素質(zhì)是做好房產(chǎn)管理工作的必不可缺少的一環(huán)。一方面管理人員可以通過自主學(xué)習(xí)不斷提高自己的專業(yè)水平。另一方面，管理人員可以通過參加相關(guān)培訓(xùn)或者是外出學(xué)習(xí)的方式提高自身的素質(zhì)。完善房產(chǎn)檔案管理人員作為一種專業(yè)人員應(yīng)該從各方面提高自身素質(zhì)，為國家的檔案管理建設(shè)奉獻(xiàn)自身力量。

檔案管理應(yīng)急方案范文第3篇

[關(guān)鍵詞]物聯(lián)網(wǎng)；檔案庫房；檔案管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.06.135

[中圖分類號(hào)]TP391.44；TN929.5；G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2016）06-0-01

所謂的物聯(lián)網(wǎng)是指將射頻識(shí)別（RFID）裝置、紅外感應(yīng)器、全球定位系統(tǒng)以及激光掃描器等各種信息傳感設(shè)備與互聯(lián)網(wǎng)結(jié)合起來而形成的一個(gè)巨大網(wǎng)絡(luò)，其能對(duì)被監(jiān)測物品進(jìn)行智能化的識(shí)別、定位、跟蹤、監(jiān)控和管理。物聯(lián)網(wǎng)可以稱之為互聯(lián)網(wǎng)基礎(chǔ)上的業(yè)務(wù)與應(yīng)用，它作為新一代信息技術(shù)的高度集成與綜合運(yùn)用，影響著檔案管理事業(yè)的進(jìn)步與發(fā)展，推動(dòng)了檔案庫房管理工作的開展。

1 物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的特點(diǎn)

1.1 互通性

物聯(lián)網(wǎng)的互通性主要包括在任意時(shí)間上的互通、任意地點(diǎn)上的互通以及任意物體上的互通這3個(gè)方面，即物聯(lián)網(wǎng)的使用不受時(shí)間、空間、物體的限制。它在檔案管理領(lǐng)域中的使用能夠幫助受眾從海量的信息中快捷檢索出所需要的信息，讓世界的萬事萬物都處在一種互聯(lián)共享的狀態(tài)。

1.2 智能性

物聯(lián)網(wǎng)是通過云計(jì)算、模糊識(shí)別等各種智能化計(jì)算技術(shù)的運(yùn)用，來實(shí)現(xiàn)對(duì)海量數(shù)據(jù)的智能化處理的工具，其能有效獲取物體的物理化學(xué)性質(zhì)、溫濕度、體積、質(zhì)量、密度等信息，從而實(shí)現(xiàn)物質(zhì)世界的數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化。因此，物聯(lián)網(wǎng)具備全面感知的能力，通過智能化的感知性，實(shí)現(xiàn)了人與物體、物體與物體之間的信息交流，實(shí)現(xiàn)了信息技術(shù)的完善。

1.3 可靠性

物聯(lián)網(wǎng)由于具備互通性與智能性的特點(diǎn)，讓其能夠?qū)ξ矬w進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤與監(jiān)控，這就使物體的安全性及可靠性得到了保障，與檔案庫房管理的要求相一致。并且，物聯(lián)網(wǎng)的使用讓人與物體之間的信息交流成為了可能，這極大地方便了管理者對(duì)物體狀態(tài)及所處位置的實(shí)時(shí)監(jiān)控與了解，就算物體所處的狀態(tài)發(fā)生了改變，那么物聯(lián)網(wǎng)也能對(duì)物體進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤監(jiān)控，并將監(jiān)控的相關(guān)信息及時(shí)準(zhǔn)確地傳遞給管理者，這有效地保障了物體的安全。

2 物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對(duì)檔案庫房管理的影響

2.1 物聯(lián)網(wǎng)推動(dòng)了檔案庫房管理技術(shù)的升級(jí)

在檔案管理領(lǐng)域尚未普及物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)時(shí)，常規(guī)計(jì)算機(jī)和局域網(wǎng)技術(shù)的使用推動(dòng)著檔案庫房管理工作的開展。但在物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用之后，檔案庫房管理工作的開展不僅有常規(guī)計(jì)算機(jī)和局域網(wǎng)技術(shù)的支持，還有RFID傳感技術(shù)和Zigbee協(xié)議技術(shù)的輔助。其中，RFID技術(shù)是一種通過無線電信號(hào)來實(shí)現(xiàn)閱讀器和標(biāo)簽之間進(jìn)行非接觸雙向數(shù)據(jù)傳輸?shù)募夹g(shù)，其能有效達(dá)到目標(biāo)識(shí)別和數(shù)據(jù)交換的目的，為管理者獲取檔案信息提供了方便。Zigbee作為一種無線網(wǎng)絡(luò)協(xié)議技術(shù)，其具有低功耗、低成本、支持大量節(jié)點(diǎn)等優(yōu)勢。除此之外，Zigbee協(xié)議技術(shù)的使用能夠?qū)o線傳感器網(wǎng)絡(luò)與RFID技術(shù)科學(xué)地結(jié)合起來，在有效解決了RFID技術(shù)通信距離存在局限性問題的同時(shí)，促進(jìn)了RFID技術(shù)應(yīng)用范圍的擴(kuò)大。

2.2 物聯(lián)網(wǎng)促進(jìn)了檔案庫房管理平臺(tái)的優(yōu)化

物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展影響著檔案管理平臺(tái)的深度與廣度，讓檔案管理平臺(tái)不僅能夠在檔案機(jī)構(gòu)的內(nèi)部開展工作，還能借助于互聯(lián)網(wǎng)或其他通信網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的使用，為遠(yuǎn)程管理者、檔案資料的使用者提供更為便捷、高效的服務(wù)。在檔案管理平臺(tái)的構(gòu)建中，檔案管理系統(tǒng)和RFID數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)是其重要的組成部分。其中，檔案管理系統(tǒng)運(yùn)用在庫房的日常管理工作中，對(duì)檔案資料的借查詢、庫房的消防監(jiān)控以及庫房的溫濕度監(jiān)控等方面進(jìn)行管理。RFID數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)的使用為檔案管理系統(tǒng)的開展提供了數(shù)據(jù)上的支持，這不僅有利于檔案的精確存儲(chǔ)以及借閱人員權(quán)限設(shè)置等數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)，方便了檔案管理人員工作的開展，還有利于檔案實(shí)體與檔案管理系統(tǒng)之間實(shí)現(xiàn)物聯(lián)，為管理人員對(duì)檔案信息做到全面、雙向、實(shí)時(shí)的管理提供了極大的便利。

2.3 物聯(lián)網(wǎng)促進(jìn)了檔案管理可實(shí)現(xiàn)功能的突破

儲(chǔ)位管理功能。儲(chǔ)位管理功能的存在主要借助于RFID數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，其能夠自動(dòng)識(shí)別即將入庫的檔案信息資料，并通過標(biāo)簽的存在將檔案信息資料與庫藏資料之間進(jìn)行一定的數(shù)據(jù)聯(lián)系，根據(jù)已有的檔案資料的類型，來為管理者提供即將入庫的檔案資料的排架參考。當(dāng)檔案管理人員將檔案資料存儲(chǔ)入庫后，下達(dá)入庫儲(chǔ)位的指令，RFID數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)會(huì)將該位置存儲(chǔ)在信息中。在之后的管理工作中，當(dāng)工作人員根據(jù)存放記憶將檔案資料放入正確的位置時(shí)，RFID數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)就會(huì)有所感應(yīng)，并將數(shù)據(jù)反饋給檔案管理系統(tǒng)，在檔案管理系統(tǒng)中顯示“入庫成功”的指令。但如果管理人員將檔案資料存放錯(cuò)誤，檔案管理信息系統(tǒng)就會(huì)發(fā)出警報(bào)，令管理者意識(shí)到錯(cuò)誤，及時(shí)更正存放位置。

3 遠(yuǎn)程功能

遠(yuǎn)程功能體現(xiàn)在檔案庫房管理工作中的方方面面，它的存在能夠幫助檔案管理人員隨時(shí)隨地通過各種終端設(shè)備的使用來對(duì)檔案庫房的存放狀態(tài)進(jìn)行掌控，并能在檔案庫房發(fā)生異常情況時(shí)，管理人員也能通過終端對(duì)其進(jìn)行遠(yuǎn)程處理。對(duì)于檔案利用者來說，遠(yuǎn)程功能的存在能讓其通過多種渠道來獲取權(quán)限范圍之內(nèi)的檔案信息，方便了他們的查詢與使用。

4 跟蹤功能

跟蹤功能的存在能夠幫助檔案管理人員對(duì)需要庫藏的檔案資料進(jìn)行全面、科學(xué)、系統(tǒng)的統(tǒng)計(jì)，并讓檔案管理人員熟悉了解和掌握檔案資料的總體數(shù)量、有效調(diào)查卷以及檔案資料的利用率等方面，令管理人員及時(shí)發(fā)現(xiàn)管理工作中所存在的不足。

主要參考文獻(xiàn)

檔案管理應(yīng)急方案范文第4篇

關(guān)鍵詞：防震減災(zāi) 檔案管理 應(yīng)對(duì)策略

近幾年中國各個(gè)區(qū)域?qū)拐鸱勒鸸ぷ鞲叨戎匾?，中國地震局下轄的各?jí)單位在防震抗震減災(zāi)項(xiàng)目中逐漸制定了相應(yīng)的科研項(xiàng)目檔案，并將材料中的文字、數(shù)據(jù)和圖表等相關(guān)內(nèi)容融入正在建設(shè)的檔案中，予以保存。因?yàn)榉勒饻p災(zāi)項(xiàng)目是國家建設(shè)的重點(diǎn)，因此整理和保護(hù)抗震減災(zāi)項(xiàng)目的檔案工作是科研機(jī)構(gòu)工作的重點(diǎn)，并將作為建設(shè)科學(xué)的重要組成部分，展現(xiàn)科研項(xiàng)目的進(jìn)展和動(dòng)態(tài)，為建設(shè)我國科研事業(yè)貢獻(xiàn)力量。

一、防震減災(zāi)科研項(xiàng)目檔案的概述

我國對(duì)防震減災(zāi)的研究面非常廣，除了研究板塊活動(dòng)的構(gòu)造、地震預(yù)警等，還對(duì)地震預(yù)測和防御以及海域地震等方面有一定的研究，目前，我國的防震減災(zāi)科研項(xiàng)目的種類主要有國家高技術(shù)研究發(fā)展計(jì)劃（863）項(xiàng)目、國家重點(diǎn)基礎(chǔ)研究發(fā)展計(jì)劃（973）項(xiàng)目、自然科學(xué)基金、科技攻關(guān)、科技支撐計(jì)劃等項(xiàng)目，主管部門的分工以及構(gòu)成結(jié)構(gòu)都是非常清晰明了的，中國地震局屬各研究所是項(xiàng)目的主要承擔(dān)單位，除此之外還有省地震局等項(xiàng)目承擔(dān)單位。

近年來，由于地震發(fā)生的次數(shù)增多，為了防止和減少地震對(duì)我國帶來的傷害，我國加大了對(duì)防震抗災(zāi)的投資力度，并且進(jìn)一步地提高了研究種類、數(shù)量等方面，這一現(xiàn)象使我國的防震抗災(zāi)研究項(xiàng)目檔案日益豐富，檔案的全面性也得到了提高。但就目前的狀況來看，我國對(duì)防震減災(zāi)的科研工作的檔案管理還不能夠充分的滿足我國對(duì)科研管理工作的長遠(yuǎn)發(fā)展的需求，因此，我國對(duì)科研項(xiàng)目檔案管理的水平提高還需要進(jìn)行更深的探索與發(fā)現(xiàn)。

二、科研項(xiàng)目檔案管理的現(xiàn)狀分析

（一）防震抗災(zāi)科研檔案的管理系統(tǒng)不規(guī)范

從20世紀(jì)80年代開始，我國有關(guān)部門對(duì)科研項(xiàng)目檔案管理的規(guī)范性文件相繼發(fā)出，這些文件的概括性和普適性都較強(qiáng)。因?yàn)榭蒲蟹N類在不斷地增加，我國對(duì)于科研項(xiàng)目的各種方面都有了更高的要求，所以在這個(gè)階段的普遍性規(guī)范文件已經(jīng)不能夠滿足實(shí)際的檔案工作的需求了。在檔案歸檔的方面，仍然是我國科研項(xiàng)目文件材料收集的基礎(chǔ)性的依據(jù)，但是科研項(xiàng)目研究的內(nèi)容日漸豐富和國家對(duì)管理工作要求的提高導(dǎo)致了它對(duì)檔案收集工作IDE指導(dǎo)作用顯現(xiàn)出了局限性。在檔案整理方面有曾有文案對(duì)整理工作提出了明確的要求。根據(jù)現(xiàn)階段的情況看來，各類科研項(xiàng)目的檔案都沒有一個(gè)固定的編號(hào)，在驗(yàn)收的時(shí)候往往是使用的臨時(shí)編號(hào)，驗(yàn)收結(jié)束后再根據(jù)《地震檔案分類表》進(jìn)行編入。但這種方式不僅容易使檔案丟失，還加大了從業(yè)人員的工作量，降低了工作的效率問題。所以在部門驗(yàn)收前，就應(yīng)當(dāng)對(duì)各類項(xiàng)目進(jìn)行一個(gè)固定的編碼，驗(yàn)收后直接進(jìn)行編入即可。除了這兩個(gè)方面，在驗(yàn)收的過程中也從存在著問題，各類科研項(xiàng)目的主管部門并沒有按照制度形式對(duì)檔案驗(yàn)收進(jìn)行一個(gè)規(guī)定，導(dǎo)致驗(yàn)收條件和驗(yàn)收程序都不明確。容易使驗(yàn)收過程中檔案的驗(yàn)收混亂，和驗(yàn)收質(zhì)量不過關(guān)。

（二）前端的控制和檔案的過程管理都很薄弱

有文案提出，科研項(xiàng)目檔案管理工作的基本原則之一是科研和建檔工作在任務(wù)下達(dá)、進(jìn)度檢查、驗(yàn)收、報(bào)獎(jiǎng)考核的“四同步”管理。但是根據(jù)實(shí)踐顯示，“四同步”的管理中對(duì)于前兩個(gè)“同步” 都非常難做到，然而大部分的檔案工作主要是在“ 驗(yàn)收”這一階段集中著。通過對(duì)此現(xiàn)象的觀察，發(fā)現(xiàn)主要是存在著兩方面的原因，一檔案部門對(duì)于科研項(xiàng)目在報(bào)批、啟動(dòng)和執(zhí)行的情況無法完全掌握，導(dǎo)致該部門無法對(duì)工作進(jìn)行及時(shí)的指導(dǎo)、督促和整理收集；二在項(xiàng)目任務(wù)和年度或中期檢查的統(tǒng)治下達(dá)時(shí)，項(xiàng)目主管部門沒有對(duì)歸檔要求和進(jìn)度檢查的要求進(jìn)行明確提出，導(dǎo)致課題組的人員對(duì)檔案工作的重視度不足。

（三）對(duì)電子文件材料管理沒有一個(gè)規(guī)范性，對(duì)于檔案處于“重藏輕用”的管理狀態(tài)

文件、文檔和其他基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目，主要是在與簽署、密封等方面集中，這個(gè)是文檔具有有效性的重要基礎(chǔ)，由此我們可以看到原始的紙質(zhì)文件檔案應(yīng)該在檔案收藏中占據(jù)更重要的地位，在正常的情況下電子檔案只是作為紙質(zhì)檔案的備份，防治紙質(zhì)檔案丟失或破損出現(xiàn)后，研究內(nèi)容也隨之丟失的狀況出現(xiàn)。通過防震減災(zāi)科研項(xiàng)目本身的特點(diǎn)發(fā)現(xiàn)，在研究過程中會(huì)產(chǎn)生大量的試驗(yàn)數(shù)據(jù)、照片、測量資料、觀測的出局、圖紙等各種各類的材料，其中有部分材料是無法形成紙質(zhì)的檔案，電子檔案的成了保存此類材料的首選，從而可以看出電子檔案它在防震減災(zāi)科研項(xiàng)目檔案保存的工作中具有不可代替的性質(zhì)。但是據(jù)現(xiàn)狀來看，使用電子收集檔案還沒有得到足夠的重視，課題組的人員往往會(huì)大量的收集紙質(zhì)文件，造成部分重要的材料或者核心的成果沒有歸檔，從而導(dǎo)致科研項(xiàng)目檔案的完整性缺失，利用價(jià)值的也會(huì)隨之降低。

（四）從事檔案工作的人員缺乏專業(yè)性的培訓(xùn)，并且流動(dòng)性較大

科研項(xiàng)目檔案管理工作隊(duì)伍是有課題組和檔案部門兩部分的人員組成的，這兩部分的成員對(duì)于檔案管理工作隊(duì)伍也是非常重要的。這兩個(gè)部門的人員不僅要對(duì)檔案工作流程的非常熟悉，還需要用有良好的檔案工作的技能。在檔案管理的實(shí)踐中，一些科研單位中存在部分年齡偏大、工作經(jīng)驗(yàn)不足且流動(dòng)性較大的科研人員，從而導(dǎo)致課題負(fù)責(zé)人在選擇完成檔案工作的人員時(shí)，主要目標(biāo)放在了正在讀研的研究生身上，但這些研究生對(duì)檔案工作的要求并不熟悉，而且鑒于研究生有非常大的流動(dòng)性，更容易導(dǎo)致項(xiàng)目的文件材料流失，這也對(duì)檔案部門的指導(dǎo)，監(jiān)督工作大大增加了難度。還有，科研項(xiàng)目檔案人員對(duì)于文件、文檔和其他基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目的檔案人員相比之下，科研項(xiàng)目的檔案人員能夠參加學(xué)習(xí)和培訓(xùn)的機(jī)會(huì)非常少，從而導(dǎo)致他們的業(yè)務(wù)能力沒有辦法得到有效的提高。

三、科研項(xiàng)目檔案管理的應(yīng)對(duì)策略

（一）建立一個(gè)規(guī)范化的電子文件管理系統(tǒng)，并且做到檔案能夠達(dá)到的“藏以致用”程度

在電子文檔的管理上，不僅要看科研項(xiàng)目中所產(chǎn)生的各種數(shù)據(jù)、圖表等，還要根據(jù)科研項(xiàng)目自身的特點(diǎn)分類進(jìn)行紙質(zhì)和電子檔的檔案收集和儲(chǔ)存，而且對(duì)于它的成果、內(nèi)容等方面的收集范圍、收集方式以及整理方式都必須要有一個(gè)準(zhǔn)確的界定，以防收集的過程中出現(xiàn)漏收、重復(fù)收集的現(xiàn)象。同時(shí)還需要建設(shè)一個(gè)數(shù)據(jù)庫，保證電子文檔的完整齊全，這個(gè)數(shù)據(jù)庫除了保證電子文檔的完整性外還需要整合系統(tǒng)內(nèi)部科研項(xiàng)目的檔案信息資源，并且通過這個(gè)數(shù)據(jù)庫平臺(tái)各單位檔案部所儲(chǔ)存的檔案都可以進(jìn)行查閱，加大了檔案的使用度，達(dá)到了檔案“藏以致用”的目標(biāo)。

（二）科研項(xiàng)目檔案管理的體系建設(shè)要加強(qiáng)，還要加強(qiáng)檔案管理的過程

作為地震系統(tǒng)檔案工作的主要部門的中國地震局檔案部，首先應(yīng)當(dāng)制定出一個(gè)統(tǒng)一的管理方式，針對(duì)各種項(xiàng)目不同的需求分別制定管理方式，主要有四個(gè)部分，一任務(wù)下達(dá)；二進(jìn)度檢查；三驗(yàn)收階段；四報(bào)獎(jiǎng)考核，從而以此做到使檔案管理的過程更加良好。對(duì)于任務(wù)下達(dá)的階段，主管部門應(yīng)該將檔案收集和歸檔的要求與任務(wù)同時(shí)下達(dá)和提出，對(duì)于承擔(dān)項(xiàng)目的部門需要對(duì)項(xiàng)目下達(dá)的情況進(jìn)行及時(shí)地了解，并且對(duì)與課題組的收集清單的要求，對(duì)兼職檔案人員的員工進(jìn)行檔案工作的培訓(xùn)等工作，都需要按照規(guī)章制度所明確的收集范圍和所的任務(wù)書的內(nèi)容來執(zhí)行。

（三）科研項(xiàng)目檔案管理的體系建設(shè)的系統(tǒng)化管理

在相關(guān)部門對(duì)其下達(dá)檢查通知的時(shí)候，不僅要對(duì)檔案收集整理的檢查要求進(jìn)行明確地表示，承擔(dān)項(xiàng)目部門還應(yīng)當(dāng)按照科研項(xiàng)目的一個(gè)進(jìn)度，來檢查相應(yīng)的檔案的收集整理進(jìn)度，除此之外對(duì)于文件檔案收集不齊全、不及時(shí)的時(shí)候要督促課題組的進(jìn)度，讓其進(jìn)行補(bǔ)充完善。對(duì)于檔案分類、編目等工作不規(guī)范時(shí)，要及時(shí)地給予指導(dǎo)并且要協(xié)助其進(jìn)行整改。除了形式審查外，項(xiàng)目承擔(dān)部門還需要協(xié)助課題負(fù)責(zé)人完成工作報(bào)告，對(duì)檔案進(jìn)行檢查驗(yàn)收。驗(yàn)收通過后，還需要繼續(xù)督促課題負(fù)責(zé)人對(duì)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告和驗(yàn)收意見的提交、成果獎(jiǎng)勵(lì)的申報(bào)等后續(xù)工作，從而將項(xiàng)目檔案補(bǔ)充完善。項(xiàng)目承擔(dān)部門對(duì)于有關(guān)部門的需求如實(shí)報(bào)告歸檔情況，并出具證明，有關(guān)部門也應(yīng)當(dāng)將其作為科技報(bào)將和科研人員提職考核的重要依據(jù)。

（四）對(duì)檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)加強(qiáng)

中國地震局應(yīng)當(dāng)建立統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、科技管理部協(xié)助檔案管理體制，才加強(qiáng)對(duì)各單位的檔案工作歸口管理和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。制度建設(shè)、人員培訓(xùn)等方面由檔案部門負(fù)責(zé)，而科技管理部門主要對(duì)各類科研項(xiàng)目特點(diǎn)進(jìn)行檔案歸檔范圍、管理流程等方面進(jìn)行協(xié)助配合。

我國的防震減災(zāi)項(xiàng)目還處于一個(gè)發(fā)展積累的過程中，對(duì)于防震減災(zāi)科研項(xiàng)目檔案的建設(shè)還存在著很多的問題，這些問題都將會(huì)在后期的發(fā)展中逐漸的改善和提高，想要我國的防震減災(zāi)工作達(dá)到一個(gè)新的高度，在其科研項(xiàng)目發(fā)展的過程中就必須不斷地發(fā)現(xiàn)問題、提出問題，然后改善問題，而現(xiàn)階段主要存在的問題有科研管理檔案的體系、檔案收集的方式方法、從事檔案工作的人員等方面，只有將這些問題處理妥當(dāng)之后，才能夠使得我國防震減災(zāi)科研項(xiàng)目得到更好的發(fā)展，使防震減災(zāi)科研項(xiàng)目檔案越來越完善，越來越豐富。使我國再次面對(duì)地震災(zāi)害時(shí)能夠更有效地進(jìn)行預(yù)防和后期的建設(shè)等。

參考文獻(xiàn)：

[1] 毛蒞霞.防震減災(zāi)科研項(xiàng)目檔案管理現(xiàn)狀與對(duì)策[J].中國檔案，2014，07：67-68.

檔案管理應(yīng)急方案范文第5篇

關(guān)鍵詞：電子文件；存儲(chǔ)方式；防火墻；檔案

中圖分類號(hào)：TP393 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-3044(2009)05-1244-02

A Theory of E-file Security Management

FAN Feng-xin

(Bengbu Naval Petty Officers School of PLA., Bengbu 233012, China)

Abstract: With the extensive application of office automation, more and more E-files have been produced unceasingly. The daily number of E-files is even more than that of paper documents in many working places and departments. Thus, to collect, accumulate and save E-files has become an important task for all departments. In order to satisfy higher demands, entire E-file management should be strengthened to ensure information security. According to the professional, as a whole, enough attention has not been given to E-file management in our country, especially in file institutions and document departments, to develop the extent and the depth of study, which urgently needs high attention of correlative entities to spring into action now.

Key words: e-files; memory way; firewall; document

1 什么是電子文件

所謂電子文件是在指人們?cè)谏鐣?huì)活動(dòng)中形成的，以計(jì)算機(jī)盤片、磁盤和光盤等化學(xué)磁性材料為載體的文字材料。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件相比較，電子文件有以下特點(diǎn)：

1) 電子文件不再是直觀的紙質(zhì)文件，對(duì)現(xiàn)代化辦公設(shè)備的依賴性很高，必須借助于計(jì)算機(jī)等設(shè)備才能閱讀利用；

2) 電子文件可以直接由計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速地處理和傳遞，可共享，也不再受時(shí)間和距離的限制；

3) 電子文件的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同，對(duì)場地要求不高，但對(duì)環(huán)境的溫濕度、防灰和防磁性的要求很高[1]。

2 電子文件的鑒定

對(duì)電子文件的鑒定是我們需要加以著重考慮的問題。由于電子文件的保存價(jià)值同時(shí)取決于其自身價(jià)值和可讀性，其鑒定的方法、內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)均發(fā)生變化。因此，檔案工作人員在電子文件歸檔前，一要認(rèn)真進(jìn)行鑒定，區(qū)分文件價(jià)值，只有對(duì)本單位工作具有查考利用價(jià)值的，才有必要進(jìn)行歸檔；二是由于部分電子文件保持期限較長，其讀取軟件的操作系統(tǒng)可能隨著時(shí)間的推移不再具有兼容性，因此，同時(shí)定期要將有關(guān)電子文件的讀取軟件和操作系統(tǒng)同步歸檔。

電子文件的真?zhèn)舞b別一直是文件管理和檔案技術(shù)的難點(diǎn)。檔案部門所保管的電子檔案，應(yīng)該是文件的原件或真實(shí)的電子文件；否則，電子檔案就失去了憑證價(jià)值[2]。文件制發(fā)單位必須將電子文件的原件歸檔，以保證電子文件的原始性，以維護(hù)電子文件的憑證性和依據(jù)性。檔案部門應(yīng)將電子文件的隱形條碼與該文件一同歸檔，以維護(hù)電子文件的權(quán)威性，并作為電子文件原始性、憑證性和依據(jù)性的基礎(chǔ)。歸檔的電子文件復(fù)制件應(yīng)注明原制發(fā)單位和復(fù)制人，使之與原件相區(qū)別。此外，還應(yīng)對(duì)電子文件的完整性進(jìn)行鑒定。主要包括電子文件內(nèi)容的完整性、文件制發(fā)法律手續(xù)的完整性、法律依據(jù)的完整性、文件辦理過程的完整性等等。

由于電子文件進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行后，其復(fù)制是極為便利的。同時(shí)也不能排除個(gè)別別有用心者對(duì)文件或檔案進(jìn)行篡改。這樣，我們必須認(rèn)真考慮電子文件的真假識(shí)別問題。對(duì)此問題，電子文件制發(fā)單位可在機(jī)內(nèi)輸入隱形條碼，使之與偽造或復(fù)制件相區(qū)別。當(dāng)網(wǎng)上用戶使用任何一份文件時(shí)，他只知道該文件內(nèi)容，而無法知道該文件條碼。同樣，只有具備隱形條碼的電子文件才是原件，才能作為憑證或者依據(jù)使用。

3 具體措施

3.1 改革電子文件存儲(chǔ)方式

目前電子文件的存儲(chǔ)方式還是以分散存儲(chǔ)為主，每個(gè)終端都存有電子文件。一旦某個(gè)終端出現(xiàn)問題，不僅這個(gè)終端本身存儲(chǔ)的電子文件要受到損失，而且還可能使其所在的局域網(wǎng)甚至廣域網(wǎng)上所有終端都受到攻擊和破壞。要對(duì)其存儲(chǔ)方式進(jìn)行改革，有三種存儲(chǔ)方式可以選擇:一是無盤工作站方式。各終端不配置硬盤，電子文件以及處理電子文件所需的應(yīng)用軟件全部存儲(chǔ)在服務(wù)器中。二是無密工作站方式。各終端配置硬盤，但不存儲(chǔ)電子文件，電子文件全部存儲(chǔ)在服務(wù)器中。三是移動(dòng)插拔方式。電子文件存儲(chǔ)在移動(dòng)硬盤、優(yōu)盤等移動(dòng)式存儲(chǔ)器上。用戶處理電子文件時(shí)，將移動(dòng)式存儲(chǔ)器插入微機(jī)，不處理電子文件時(shí)，將移動(dòng)式存儲(chǔ)器拔下，鎖入保密柜保存。

3.2 完善網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)防護(hù)措施

網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)防護(hù)必須一手抓技術(shù)，一手抓管理，技術(shù)上多種手段設(shè)防，管理上多種措施并用，實(shí)行綜合治理。尤其應(yīng)著重抓好"一個(gè)隔離，兩層認(rèn)證，三種能力"。一個(gè)隔離，就是內(nèi)部網(wǎng)必須與外部網(wǎng)實(shí)行物理隔離，禁止與國際互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行任何直接或間接的物理連接。兩層認(rèn)證，一是每個(gè)終端必須設(shè)置開機(jī)密碼，通過密碼認(rèn)證用戶是否有權(quán)使用該終端。二是用戶進(jìn)入終端后，應(yīng)進(jìn)行身份認(rèn)證，以確認(rèn)用戶是否有權(quán)通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)處理電子文件。三種能力，一是病毒防護(hù)能力。所有服務(wù)器和終端，都應(yīng)安裝正版殺毒軟件，對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)實(shí)時(shí)進(jìn)行掃描和檢測，防止計(jì)算機(jī)病毒進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。二是預(yù)警監(jiān)測能力。實(shí)時(shí)尋找具有網(wǎng)絡(luò)攻擊特征和違反網(wǎng)絡(luò)安全策略的操作行為，實(shí)時(shí)報(bào)警，阻斷非法的網(wǎng)絡(luò)連接。三是應(yīng)急處置能力。制定應(yīng)急方案，完善應(yīng)急機(jī)制，建立應(yīng)急分隊(duì)，提高預(yù)警反擊和災(zāi)難恢復(fù)能力，確保網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)持續(xù)安全穩(wěn)定運(yùn)行。

3.3 精簡電子文件數(shù)量

由于缺乏有效的管控機(jī)制，網(wǎng)絡(luò)用戶隨意制發(fā)和復(fù)制電子文件的現(xiàn)象較為嚴(yán)重，致使電子文件數(shù)量己遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出實(shí)際工作需要。為此，在滿足正常工作需要的前提下，必須對(duì)電子文件數(shù)量實(shí)施有效控制[3]。一是要嚴(yán)格審批把關(guān)。用戶制發(fā)和復(fù)制電子文件，必須按規(guī)定逐級(jí)報(bào)批，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自制發(fā)或復(fù)制電子文件。二是強(qiáng)化技術(shù)手段。對(duì)電子文件的下載、復(fù)制進(jìn)行技術(shù)控制，切實(shí)做到未經(jīng)審批和不具權(quán)限的用戶，無法下載或復(fù)制電子文件。三是定期鑒定清理。至少每半年要對(duì)電子文件進(jìn)行一次鑒定，有留存價(jià)值的，及時(shí)移交檔案部門歸檔保存；不具留存價(jià)值的，及時(shí)進(jìn)行清刪，防止失去現(xiàn)實(shí)作用的電子文件留存在系統(tǒng)中。

3.4 控制電子文件使用權(quán)限

雖然電子文件的資源共享是實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化最關(guān)鍵的要素之一，但是從國家秘密安全的角度出發(fā)，網(wǎng)絡(luò)中的電子文件決不應(yīng)該讓所有用戶都可以隨意訪問，需要對(duì)網(wǎng)絡(luò)中的用戶權(quán)限進(jìn)行控制。控制用戶權(quán)限的方法有：一是在網(wǎng)絡(luò)層上設(shè)置允許用戶訪問服務(wù)器或終端的IP地址，不允許訪問的用戶根本無法連接成功。二是將電子文件存放到指定的網(wǎng)絡(luò)區(qū)域內(nèi)，該網(wǎng)絡(luò)區(qū)域只對(duì)有使用權(quán)限的用戶開放，無權(quán)用戶無法進(jìn)入。三是通過數(shù)據(jù)列表方式，對(duì)每個(gè)用戶使用電子文件的權(quán)限事先做出限定，不具權(quán)限的用戶無法進(jìn)入或使用電子文件管理系統(tǒng)。四是對(duì)電子文件本身進(jìn)行加密處理，將密碼分配給有權(quán)限的用戶，無權(quán)用戶無法打開電子文件。

4 電子文件的利用

電子文件管理工作的根本目的在于利用，首先必須建立起一整套科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)、合理的電子文件管理制度，實(shí)現(xiàn)電子文件管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，使電子文件在產(chǎn)生、運(yùn)行、管理過程中有法可依，有章可循，保障其工作順利開展；其次，要把好數(shù)據(jù)庫質(zhì)量關(guān)。在數(shù)據(jù)管理方面應(yīng)建立健全數(shù)據(jù)質(zhì)量管理體系，根據(jù)本單位的實(shí)際情況，制定嚴(yán)格的數(shù)據(jù)質(zhì)量考核指標(biāo)，責(zé)任到人，并定期檢查，常抓不懈；三是做到館室共建，應(yīng)將計(jì)算機(jī)錄入工作分散到該立檔單位的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)。由內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)歸檔文件的計(jì)算機(jī)錄入，檔案室在接收歸檔文件的同時(shí)接收電子目錄，并獎(jiǎng)其合并為本單位的檔案目錄數(shù)據(jù)庫，同時(shí)將重要的文件原文掃描，進(jìn)而向檔案館移交電子目錄，形成檔案館的電子檔案目錄中心。對(duì)于檔案館來說，其主要是負(fù)責(zé)對(duì)各立檔單位電子檔案目錄庫的形成、積累、保管、整理的指導(dǎo)和監(jiān)督；接收和轉(zhuǎn)換各檔案室移交的電子檔案目錄，形成目錄數(shù)據(jù)庫；四是充分利用信息安全技術(shù)，切實(shí)保障檔案信息數(shù)據(jù)庫的安全，如配置防病毒卡和查殺系統(tǒng)并且要不斷升級(jí)；設(shè)置密碼、密鑰、防火墻、身份驗(yàn)證、防寫保護(hù)等等，確保電子文件的安全。

參考文獻(xiàn)：

[1] 石劍文.電子文件管理應(yīng)注意的問題[J].重慶科技學(xué)院學(xué)報(bào)：社會(huì)科學(xué)版,2007(5):206-207.