前言：想要寫出一篇令人眼前一亮的文章嗎？我們特意為您整理了5篇電子檔案管理辦法范文，相信會為您的寫作帶來幫助，發(fā)現(xiàn)更多的寫作思路和靈感。

電子檔案管理辦法范文第1篇

第一條 為了加強對電子公文的歸檔管理，有效維護電子公文的真實性、完整性、安全性和可識別性，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》和《國家行政機關(guān)公文處理辦法》，制定本辦法。

第二條 本辦法所稱的電子公文，是指各地區(qū)、各部門通過由國務(wù)院辦公廳統(tǒng)一配置的電子公文傳輸系統(tǒng)處理后形成的具有規(guī)范格式的公文的電子數(shù)據(jù)。

第三條 電子公文形成單位應(yīng)指定有關(guān)部門或?qū)Ｈ素撠煴締挝坏碾娮庸臍w檔工作，將電子公文的收集、整理、歸檔、保管、利用納入機關(guān)文書處理程序和相關(guān)人員的崗位責任。

機關(guān)檔案部門應(yīng)參與和指導電子公文的形成、辦理、收集和歸檔等各工作環(huán)節(jié)。

第四條 副省級以上檔案行政管理部門負責對電子公文的歸檔管理工作進行監(jiān)督和指導。

電子公文的真實性、完整性、安全性和可識別性，移交前由形成部門負責，移交后由檔案部門負責。

第五條 電子公文參照國家有關(guān)紙質(zhì)文件的歸檔范圍進行歸檔并劃定保管期限。

第六條 電子公文一般應(yīng)在辦理完畢后即時向機關(guān)檔案部門歸檔。

第七條 電子公文形成單位必須將具有永久和長期保存價值的電子公文，制成紙質(zhì)公文與原電子公文的存儲載體一同歸檔，并使兩者建立互聯(lián)。

第八條 需要永久和長期保存的電子公文，應(yīng)在每一個存儲載體中同時存有相應(yīng)的符合規(guī)范要求的機讀目錄。

第九條 電子公文的收發(fā)登記表、機讀目錄、相關(guān)軟件、其他說明等應(yīng)與相對應(yīng)的電子公文一同歸檔保存。

第十條 電子公文的歸檔應(yīng)在"全國政府系統(tǒng)辦公業(yè)務(wù)資源網(wǎng)電子郵件系統(tǒng)"平臺上進行，各電子公文形成單位檔案部門應(yīng)配置足夠容量和處理能力及相對安全的系統(tǒng)設(shè)備。

第十一條 電子公文形成單位應(yīng)在運行電子公文處理系統(tǒng)的硬件環(huán)境中設(shè)置足夠容量、安全的暫存存儲器，存放處理完畢應(yīng)歸檔保存的電子公文，以保證歸檔電子公文的完整、安全。

第十二條 電子公文形成單位應(yīng)在電子公文處理系統(tǒng)中設(shè)置符合安全要求的操作日志，隨時自動記錄對電子公文實時操作的人員、時間、設(shè)備、項目、內(nèi)容等，以保證歸檔電子公文的真實性。

第十三條 電子公文形成單位應(yīng)在電子公文歸檔時對相關(guān)項目進行檢查，檢查項目包括與紙質(zhì)公文核對內(nèi)容、簽章，審核電子公文收發(fā)登記表、操作日志及相關(guān)的著錄條目等，確認電子公文及相關(guān)的信息和軟件無缺損且未被非正常改動，電子公文與相應(yīng)的紙質(zhì)公文內(nèi)容及其表現(xiàn)形式一致，處理過程無差錯。

第十四條 歸檔電子公文的移交形式可以是交接雙方之間進行存儲載體傳遞或通過電子公文傳輸系統(tǒng)從網(wǎng)上交接。

第十五條 通過存儲載體進行交接的歸檔電子公文，移交與接收部門均應(yīng)對其載體和技術(shù)環(huán)境進行檢驗，確保載體清潔、無劃痕、無病毒等。

第十六條 歸檔電子公文應(yīng)存儲到符合保管要求的脫機載體上。歸檔保存的電子公文一般不加密，必須加密歸檔的電子公文應(yīng)與其解密軟件和說明文件一同歸檔。

第十七條 歸檔的電子公文，應(yīng)按本單位檔案分類方案進行分類、整理，并拷貝至耐久性好的載體上，一式3套，一套封存保管，一套異地保管，一套提供利用。

第十八條 檔案部門應(yīng)加強對歸檔電子公文的管理，提供利用有密級要求的歸檔電子公文，應(yīng)嚴格遵守國家有關(guān)保密的規(guī)定，采用聯(lián)網(wǎng)的方式提供利用的，應(yīng)采取穩(wěn)妥的身份認定、權(quán)限控制及在存有電子公文的設(shè)備上加裝防火墻等安全保密措施。

第十九條 超過保管期限的歸檔電子公文的鑒定和銷毀，按照歸檔紙質(zhì)文件的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。對確認銷毀的電子公文可以進行邏輯或物理刪除，并應(yīng)由檔案部門列出銷毀文件目錄存檔備查。

第二十條 其他類型電子公文的歸檔管理可參照本辦法。

第二十一條 本辦法未盡事宜，參照國家其他有關(guān)電子文件的標準和規(guī)定。

電子檔案管理辦法范文第2篇

高校會計檔案是在高校從事教學、科研、行政管理和培訓等其他會計核算活動中形成的、記錄和反映高校經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項的原始發(fā)票、合同等具有保存價值的各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。根據(jù)新的《會計檔案管理辦法》，會計檔案主要包括紙制檔案和電子檔案兩種形式。

1 新舊《會計檔案管理》辦法的對比分析

1.1 總體情況對比

新《會計檔案管理》辦法共31條，在原來的基礎(chǔ)上增加了十條，主要做了以下幾方面的修訂：首先，新辦法進一步完善了會計檔案的定義和范圍，明確了電子檔案也是會計檔案的一部分；其次，增加并明確了對電子檔案的管理要求；此外，新辦法還完善了會計檔案的銷毀程序、明確了會計檔案出境的管理要求、調(diào)整了會計檔案的定期保管期限，延長了會計檔案向單位檔案管理機構(gòu)移交的期限。

1.2 管理要求對比

新辦法從會計檔案的范圍、保管、移交、銷毀等方面增加了對電子檔案的管理規(guī)定。明確了電子檔案在滿足一定條件時，單位內(nèi)部生成和外部接收的電子會計資料可僅以電子形式歸檔保存，進一步肯定了電子檔案的有效性和可替代性；電子會計檔案移交時，應(yīng)與其元數(shù)據(jù)一并移交，且文件格式應(yīng)當符合國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定，對于特殊格式的電子會計檔案應(yīng)當與其讀取平臺一并移交；電子會計檔案銷毀時，由單位檔案管理機構(gòu)、會計管理機構(gòu)和信息系統(tǒng)管理機構(gòu)共同派員監(jiān)銷。

1.3 管理期限對比

為便于單位檔案的統(tǒng)一管理，并結(jié)合會計檔案的實際利用需求，新辦法明確了會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。其中定期保管期限由原3年、5年、10年、15年、25年五類調(diào)整為10年、30年兩類。新辦法明確了對于需要定期保管的企業(yè)和其他組織的會計檔案中，原始憑證、記賬憑證等保管期限為30年，銀行對賬單等保管期限為10年。

2 當前高等學校會計檔案管理存在的問題

2.1 會計檔案管理制度不健全

高校缺乏學校內(nèi)部的具體的會計檔案管理制度，目前高校財務(wù)管理基本已實現(xiàn)會計電算化管理，但是卻沒有相應(yīng)的電子會計檔案管理辦法，沒有根據(jù)自己的實際情況將會計電算化產(chǎn)生的程序文件和數(shù)據(jù)庫等電子資料納入學校會計檔案管理辦法中，還只是停留在按照舊辦法僅對會計的紙制版材料進行收集、整理、歸檔和保管等。

2.2 高校會計檔案管理人員的知識與經(jīng)驗

高校會計檔案管理人員缺乏專業(yè)的檔案管理知識與經(jīng)驗，對會計檔案人員及設(shè)施投入不足。目前，大部分高校的會計檔案管理人員大都是會計人員兼任，會計檔案只停留在對紙制檔案的保管，不具備電子會計檔案管理的專用?O備。那些兼任的會計人員更多的只懂會計的專業(yè)知識，而缺乏檔案管理知識。同時會計檔案管理人員更換和流動過于頻繁，再加上大都沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案管理知識培訓，對會計檔案管理要求缺乏系統(tǒng)的認知，再加上會計檔案的數(shù)量逐漸增多，高校會計檔案的質(zhì)量無法保證。高校容易忽視對專門的會計檔案的管理，沒有專門的經(jīng)費投入，導致會計檔案管理的水平很低。

2.3 高校缺乏對會計檔案的電子化管理

大部分高校都已實現(xiàn)會計電算化，有相應(yīng)的財務(wù)核算軟件進行會計核算和結(jié)算。這些會計軟件可以實現(xiàn)對會計賬簿和報表的電子化保存，高校會定期將會計賬簿和報表打印輸出并裝訂成冊，實現(xiàn)電子檔案的紙制化保存，但是對于賬目的原始發(fā)票等支持材料并沒有掃描形成電子化管理，電子檔案與紙制檔案不同步，裝訂成冊的會計檔案沒有實現(xiàn)電子化管理。各高校使用的財務(wù)軟件全套文檔資料及財務(wù)原始數(shù)據(jù)和備份數(shù)據(jù)也沒有連同會計檔案同時歸檔管理并分別存放于三個以上地點。高校針對電子檔案的管理意識和制度都還不夠，沒有專門的電子檔案電子化管理制度及設(shè)施等。

3 規(guī)范并優(yōu)化高校會計檔案的建議和對策

3.1 提高并加強會計檔案管理工作的認識

高等學校的會計檔案管理屬于檔案管理的一部分，應(yīng)受到相關(guān)部門的高度認識，加強投入。它是國家各類檢查以及科研結(jié)題審計的重要支撐材料，是學校制定方針政策的重要信息資源。因此高校應(yīng)加強對會計檔案管理的重要性認識并增加對會計檔案的投入，妥善安全保管、科學有序存放，保證會計檔案的完整性，方便及時查閱和利用。

3.2 建立并健全高校會計檔案的管理制度

各高校應(yīng)根據(jù)新的《會計檔案管理》辦法的要求，結(jié)合自身實際情況，出臺或修訂具體的會計檔案管理制度文件以供參考和查閱。同時制定會計檔案工作目標，將會計檔案管理工作納入學校內(nèi)部治理范圍，促進會計檔案管理規(guī)范化，做到有法可依，有章可循。具體制度可包括：（1）完善會計檔案檢查監(jiān)督制度。由高校財務(wù)部門和檔案管理部門的主要負責人聯(lián)合，開展會計檔案檢查，并將檢查結(jié)果記錄在案留存，不斷地促進高校會計檔案管理工作水平的提高。（2）建立和完善會計檔案保管制度。在會計檔案保管上，對電子會計檔案及其數(shù)據(jù)元，特殊格式的電子會計檔案應(yīng)與其讀取平臺一并保存，應(yīng)實行雙重備份，異地保管的制度。（3）建立會計檔案管理內(nèi)部牽制制度。應(yīng)建立以內(nèi)部管理、會計控制和審計監(jiān)督為核心的內(nèi)控體系。以經(jīng)濟責任制度、不相容職務(wù)和崗位為風險點，具有相互牽制和監(jiān)督作用的會計檔案的內(nèi)部牽制機制。

3.3 加強高校會計檔案管理人員的隊伍建設(shè)

高等學校的會計檔案管理人員大都是專業(yè)的會計人員，缺乏檔案管理的經(jīng)驗和認識，缺乏全面綜合會計檔案管理知識。因此，高校應(yīng)配備專業(yè)的會計檔案管理人員，對會計檔案管理人員進行系統(tǒng)的培訓，保證會計檔案管理人員既懂得會計電算化的相關(guān)知識，又懂得檔案管理的專業(yè)知識，進而提高本單位的會計檔案管理水平。

3.4 加大會計檔案管理工作的投入

高校應(yīng)提高對會計檔案管理工作的高度認識，加大對會計檔案工作的投入，改善會計檔案管理工作環(huán)境，既要適應(yīng)安全保管會計檔案的需要，又要提高會計檔案管理水平和效率。保證足夠的會計檔案存放空間，同時配備專用的計算機、掃描儀等現(xiàn)代化管理設(shè)備，方便查閱。

3.5 提高會計檔案管理的信息化程度

高等學校應(yīng)該根據(jù)網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)的發(fā)展，采用先進技術(shù)加強對會計檔案的管理，充分利用現(xiàn)代技術(shù)，實現(xiàn)高校會計檔案的數(shù)字化、信息化與數(shù)字影像技術(shù)，不斷實現(xiàn)高校會計檔案管理工作的技術(shù)創(chuàng)新。

電子檔案管理辦法范文第3篇

[關(guān)鍵詞]科技檔案 管理 創(chuàng)新

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2015）24-0344-01

傳統(tǒng)的科技檔案管理辦法僅局限于實體檔案的收集、整理、保管和查閱，隨著計算機技術(shù)的飛速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷普及，傳統(tǒng)的檔案管理辦法已經(jīng)無法適應(yīng)信息時代對資料的迫切需求?？萍紮n案的類別、內(nèi)容、載體、信息不斷增加，使科技檔案信息化管理工作的重要性、必要性和緊迫性都提高，必須加強科技檔案管理的創(chuàng)新工作，利用現(xiàn)代化計算機網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)信息自動管理，嘗試科學的方法與傳統(tǒng)管理辦法相結(jié)合，綜合管理科技檔案信息。

1 如何做好科技檔案創(chuàng)新管理

新形勢下企業(yè)科技檔案管理部門面對新的考驗和新任務(wù)，必須改變原有的科技檔案管理觀念、管理模式、組織機構(gòu)、管理方法、服務(wù)方式等，勇于創(chuàng)新勇于實踐，才能從根本上做好科技檔案管理工作。

1.1 改變思想觀念，解決科技檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

企業(yè)領(lǐng)導要對檔案信息化建設(shè)工作提高認識度，高度重視、支持和加強科技檔案管理工作，將其納入企業(yè)檔案信息化建設(shè)總體規(guī)劃，納入企業(yè)有關(guān)職能部門的崗位職責和員工績效考核范圍。檔案部門要解放思想，轉(zhuǎn)變觀念，對科技檔案信息化建設(shè)要做到有組織、有計劃、有安排。企業(yè)要將科技檔案信息化建設(shè)經(jīng)費列入年度財務(wù)預(yù)算，充分考慮科技檔案保管數(shù)量的增加和檔案載體形態(tài)、技術(shù)手段的變化等因素，增加經(jīng)費投入，配置先進的配套設(shè)施、檔案管理軟件、網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備等，解決好科技檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等關(guān)鍵性問題。

1.2 創(chuàng)新組織機構(gòu)，實現(xiàn)科技檔案管理向技術(shù)型轉(zhuǎn)變

在檔案機構(gòu)建設(shè)方面需要企業(yè)設(shè)置專門的綜合檔案室，配備配齊專職檔案工作人員，建立健全檔案工作規(guī)章制度，要將科技檔案管理作為一項重要內(nèi)容抓好。在檔案人員隊伍建設(shè)上，要大力引進檔案、計算機應(yīng)用等相關(guān)專業(yè)管理人才；要加強檔案人員的培訓教育，開展提升計算機應(yīng)用能力培訓，使檔案人員熟練掌握計算機基本知識、網(wǎng)絡(luò)知識和操作技術(shù)，不斷提高檔案人員的知識水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)，實現(xiàn)科技檔案管理手段由手工型向技術(shù)型轉(zhuǎn)變。

1.3 創(chuàng)新管理模式，實現(xiàn)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化信息管理

在管理體制上，企業(yè)科技檔案工作要實行“統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理”的體制，避免科技檔案由部門或個人分散保存，確?？萍紮n案完整、準確和齊全。在管理機制上，要實行總經(jīng)理負責、總工程師分管、檔案部門和技術(shù)部門齊抓共管的機制，真正抓好落實。在管理方式上，要做好科技檔案規(guī)范化、標準化、科學化管理，大力加強科技檔案信息化建設(shè)，應(yīng)用現(xiàn)代化計算機網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，對科技檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務(wù)，使科技檔案管理模式由傳統(tǒng)的檔案實體保管，逐步轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代化的檔案實體的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化信息管理。

1.4 創(chuàng)新管理辦法，建立科技信息管理和提取中心

建立科技檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化信息管理中心。首先要正確選用企業(yè)檔案管理軟件，其體系結(jié)構(gòu)、系統(tǒng)功能、適用網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)、后臺數(shù)據(jù)庫、與辦公自動化系統(tǒng)數(shù)據(jù)接口、以及科技檔案管理模塊等要符合檔案信息化建設(shè)的要求。其次要做好科技檔案案卷級、文件級目錄數(shù)據(jù)庫的錄入、查詢和維護工作，通過查找目錄、原文傳輸及掃描等方式，實現(xiàn)科技檔案案卷、文件目錄檢索和全文查詢，逐步建成母子（分）公司等兩級科技檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化信息管理平臺，形成電子文件、電子檔案管理和利用中心。

1.5 創(chuàng)新服務(wù)方式，提供主動的現(xiàn)代化的服務(wù)

通過局域網(wǎng)和因特網(wǎng)為本單位各部門提供科技檔案查詢服務(wù)，開展科技檔案在線服務(wù)，可以跨越時空，突破地域限制，實現(xiàn)科技檔案信息資源高度共享，充分保證科技檔案的安全性和保密性，有效預(yù)防和杜絕網(wǎng)上泄密、侵權(quán)或違法行為，更好地保護和利用科技檔案， 促進溝通交流，提高工作效率，提升企業(yè)形象，為企業(yè)發(fā)展提供高效服務(wù)。利用主動的、現(xiàn)代化的服務(wù)方式逐步取代被動的、手工式的檔案查閱利用方式。

2 企業(yè)科技檔案管理創(chuàng)新的意義

2.1 科技檔案管理創(chuàng)新有助于實現(xiàn)企業(yè)利益最大化

科技社會的飛快發(fā)展促使企業(yè)的體質(zhì)、機制和信息管理的方式都朝著信息化、集成化、電子化、智能化等趨勢發(fā)展。企業(yè)依托資源優(yōu)化發(fā)展，走可持續(xù)發(fā)展的道路，創(chuàng)新的科技檔案管理方法可以幫助企業(yè)在競爭激烈的市場環(huán)境中掌握先機，實現(xiàn)利益最大化。

2.2 科技檔案管理創(chuàng)新便于信息查閱和提取

科技檔案管理就是為企業(yè)開發(fā)和運行提供信息資料服務(wù)，通過創(chuàng)新的服務(wù)體制和服務(wù)觀念，強化市場經(jīng)濟意識，勇于開拓新思路、新方法，擴展全面領(lǐng)域的服務(wù)，結(jié)合信息化計算機技術(shù)，提高檔案管理效率，便于用戶及時迅速的查閱信息。

2.3 科技檔案管理創(chuàng)新可以為用戶提供準確信息

通過創(chuàng)新工作思路和工作方式，應(yīng)用全新理念實現(xiàn)科技檔案信息全方位多層次的高效管理，減少繁瑣的程序，為企業(yè)開發(fā)和運行提供準確信息。

2.4 科技檔案管理創(chuàng)新實現(xiàn)信息科學管理和保存

創(chuàng)新管理手段，改變原有的分類保存檢索方式，實現(xiàn)科學分類和信息檢索，更好的完成資源分類、保存和保密工作。

3 結(jié)論

創(chuàng)新企業(yè)科技檔案管理辦法，有助于切實整理好科技檔案，方便用戶使用，有利于挖掘企業(yè)生產(chǎn)潛力，增強企業(yè)的科技創(chuàng)新能力，提高企業(yè)的現(xiàn)代化管理水平，具有重要的現(xiàn)實指導意義和長遠發(fā)展意義。

參考文獻

[1] 宋慧英.淺談科技檔案管理創(chuàng)新.[J]機電兵船檔案.2008.3.

電子檔案管理辦法范文第4篇

關(guān)鍵詞： 高校院系檔案管理 現(xiàn)狀 原因 對策

高校檔案是指高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。高校院系是高校培養(yǎng)人才的一線單位，其形成的檔案是記錄和反映高校教學實踐的重要史料和證據(jù)，是衡量學院教學水平、教育質(zhì)量和管理水平的重要標志之一，也是高校各類評估的重要依據(jù)。切實做好院系檔案管理工作，對于探索和總結(jié)學校教學科研及管理工作的規(guī)律，提高辦學水平具有重要的意義。

一、高校院系檔案管理的現(xiàn)狀

隨著高校規(guī)模擴大、專業(yè)發(fā)展，院系檔案的數(shù)量也在迅速增長，其管理工作的發(fā)展速度明顯落后于學校的整體發(fā)展，院系檔案的質(zhì)量堪憂，造成與后續(xù)工作銜接的諸多問題，為此，應(yīng)高度重視這一情況變化。

1.軟硬件設(shè)施不完善。

高校院系檔案管理工作一般起步較晚，由于學校擴招院系學生增加、學科建設(shè)發(fā)展及科研平臺的建設(shè)等原因，院系辦公用房相對緊張，因此，很多院系并未設(shè)立專門的檔案室，有的以辦公室代替檔案室保管院系檔案，達不到檔案室防光、防潮、防漬以及恒定的溫度和濕度的要求。

隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及和多媒體技術(shù)的不斷發(fā)展，通過電子政務(wù)生成的電子公文也與日俱增，電子檔案的數(shù)量越來越多，絕大部分校級檔案部門已通過購買或自行研發(fā)管理系統(tǒng)的方式，實現(xiàn)了檔案管理的自動化。但院系一級的檔案管理往往還停留在手工管理階段，有些院系沒有生成電子檔案的條件，狀況好的院系會有檔案電子目錄和電子檢索工具歸檔管理，大多數(shù)檔案管理都以物理方式展開，管理水平和效率較為低下，管理層級較低。

2.檔案搜集管理不標準。

院系在高等學校是一線教學、科研單位，其形成的檔案資料特別多。目前較為突出的情況是院系檔案歸檔范圍、保管期限不統(tǒng)一。有些院系歸檔范圍太廣，檔案的冗余度大，造成檔案保管占用過多的空間，在檔案利用時，查找困難，調(diào)用不便。與此相反的是有些院系歸檔范圍太窄，許多該歸檔的材料沒有搜集，這樣就可能丟失或遺漏一些重要的檔案材料。保管期限不統(tǒng)一，容易遺失一些有價值的檔案材料，在管理人員變更時這個問題更為突出。

3.檔案管理人員素質(zhì)不高。

院系檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊，體現(xiàn)在管理意識的缺失和管理人員信息素養(yǎng)不高兩個方面。一方面，教學人員和檔案管理人員對于院系開展檔案管理工作的重要性認識不足，一些教學和科研人員并不愿意將自己的書籍、科研成果送到檔案室保管，從而影響了檔案收集的連續(xù)性和完整性。另一方面，院系檔案管理人員信息素養(yǎng)普遍不高。院系檔案管理人員多為兼職，沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案工作培訓，普遍缺乏必要的信息知識，在很大程度上影響了院系檔案管理工作的開展。

4.檔案利用率不高。

檔案的價值在于利用。目前，各高校院系對檔案的管理都是分散的，從而形成院系檔案管理條塊分割，以至于檔案管理混亂，查找不便。院系的檔案以紙質(zhì)方式儲存，檔案一般都是鎖在檔案柜里，除了偶爾有人查學生的考試成績外，其他資料很少被利用，而檔案管理人員往往也是坐等利用者上門，對檔案本身沒有清晰的認識，更談不上對檔案材料中的文獻信息進行研究和整理加工，深層次開發(fā)院系檔案資源，這樣就使檔案喪失了一部分功能，不能真正地體現(xiàn)出檔案的價值。

二、原因分析

1.重視不足，投入不夠。

長期以來，人們總是認為高校的主要工作是教學、科研，檔案工作無足輕重，致使高校檔案工作處于被忽視的不利位置。在資金投入上，只注重與辦學直接相關(guān)的投資，檔案工作發(fā)展所需要的條件往往得不到正常滿足，甚至沒有設(shè)立檔案室的庫房，沒有配備必要的電腦、掃描儀等技術(shù)設(shè)備，導致檔案工作現(xiàn)代化水平遠遠低于信息化社會對檔案工作技術(shù)裝備的要求。在定編定崗時，對從事檔案工作的編制過度壓縮，造成人員不夠，院系基本沒有檔案管理員這一個編制，一般由辦公室主任或教學秘書兼任，他們對檔案管理缺乏必要的精力，也缺乏相關(guān)的專業(yè)信息知識對檔案管理進行信息開發(fā)，提高檔案的利用效率。

2.相關(guān)管理標準、規(guī)章制度不健全。

2008年教育部聯(lián)合國家檔案局公布實施《高等學校檔案管理辦法》，辦法明確規(guī)定了文件材料的歸檔范圍和歸檔時間，要求高校檔案機構(gòu)應(yīng)當按照國家檔案局《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限》。但在實際操作中，很多高校沒有制定結(jié)合本校實際情況的檔案管理辦法，或者制定了但沒有嚴格執(zhí)行，導致了檔案管理者無法判斷或者憑經(jīng)驗判斷哪些資料應(yīng)當收集，哪些資料有利用和保留價值，哪些資料比較重要，保存期限多久。

檔案管理規(guī)章制度是對檔案管理人員日常工作的規(guī)范性文件制度，它明確規(guī)定歸檔制度、保管制度、借閱制度、檔案銷毀制度、檔案管理人員的崗位職責、任務(wù)，是檔案管理工作正常進行的有力保證。但目前大部分院系規(guī)章制度不健全，日常工作還停留在經(jīng)驗、感覺階段。

3.檔案的保管方式影響著檔案的利用效果。

目前高校院系檔案的保管還停留在紙質(zhì)手工保管階段，保管環(huán)境惡劣，編目不科學，無專人負責，查找困難，利用不便。院系檔案基本沒有形成電子檔案的保管方式，檔案管理的科技含量低，沒有建成檔案數(shù)據(jù)庫和實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)連接，不能快捷地為使用者提供方便，也不能形成檔案的資源共享。

三、改善院系檔案管理工作的對策

1.強化意識，增加投入。

檔案工作是院系日常管理工作的一個重要方面，涉及的部門和范圍極為廣泛，必須調(diào)動全院教職工的積極性，共同配合。這就要求院系領(lǐng)導、檔案員及教職工必須把檔案工作提高到戰(zhàn)略的、基礎(chǔ)的地位，給予高度重視，積極抓好檔案工作。對檔案工作的投入切實體現(xiàn)了一個單位對檔案工作的重視程度。隨著社會的進步和科技的發(fā)展，新任務(wù)、新要求不斷出現(xiàn)，因此，高校及其院系領(lǐng)導要重視院系檔案室的建設(shè)，首先要保證檔案室?guī)旆康挠梅?，設(shè)立合乎標準的檔案室；其次要加大投入，配置必要的先進設(shè)備如計算機、數(shù)碼相機、掃描儀等，逐步實現(xiàn)電子檔案和紙質(zhì)檔案雙重管理模式，進而實現(xiàn)學校、院系檔案的聯(lián)網(wǎng)和檔案資源共享，提高檔案資料的檢索速度和查全查準率。

2.健全制度，完善體制。

制度是開展工作的準則和依據(jù)，只有制定科學合理的院系檔案管理制度，才能指導和規(guī)范院系的檔案管理工作。2008年8月20日，《高等學校檔案管理辦法》公布，突出了檔案工作在高校管理中的重要位置，在高校檔案管理發(fā)展史上具有重要意義。高校院系檔案管理工作應(yīng)在《高等學校檔案管理辦法》的宏觀指導下，結(jié)合本校實際，在修改、補充和完善檔案業(yè)務(wù)規(guī)范的基礎(chǔ)上，盡快建立起一套適應(yīng)時代和學校、院系發(fā)展要求的檔案管理制度，強化制度約束力，從而大大提高高校院系檔案管理的工作效率，為學校的發(fā)展提供保障和服務(wù)。同時，還應(yīng)該進一步健全院系檔案管理機制，制定院系檔案管理責任制，讓院系所有的教職員工都成為院系檔案管理的參與者，定期或不定期地移交個人教學、科研檔案至檔案室；檔案室有責任定期抽查個人教研檔案的歸檔情況；上級檔案管理部門定期組織檔案管理工作檢查和評比，促進院系檔案管理工作更加規(guī)范化。這樣從制度上保證了院系檔案的收集和保存，推動院系檔案管理工作的順利進行。

3.加強培訓，提高素質(zhì)。

檔案管理人員是檔案管理工作的執(zhí)行者，其信息素質(zhì)和管理水平將直接影響院系檔案管理工作的開展。當前，高校院系檔案管理的人才隊伍參差不齊，專業(yè)人員缺乏、業(yè)務(wù)知識薄弱、工作方式隨意等都成為當前院系檔案管理水平低下的重要原因。首先，人事部門應(yīng)該考慮到檔案管理工作的開展，在院系檔案管理編制上給予一定的政策傾斜，優(yōu)先考慮有專業(yè)特長的人員從事檔案管理工作；其次，面對當前檔案管理人員的工作實際，檔案管理部門應(yīng)加強對院系檔案管理人員的教育和培訓，使其具備檔案管理的基本知識，掌握檔案管理的專業(yè)技能，增強檔案管理的責任心和使命感，努力提高檔案管理水平。

4.提高檔次，加強利用。

在當前紙質(zhì)檔案和電子檔案并存的情況下，整合院系檔案資源可以從兩個方面下工夫，一是建立院系檔案的查詢目錄，將院系各類檔案進行科學分類，讓查閱者一目了然。二是對院系各類檔案進行統(tǒng)一管理，并派專人負責，幫助查閱者掌握檢索方法，或者直接提供檔案信息。還要加快檔案的數(shù)據(jù)庫建設(shè)，實現(xiàn)院系檔案管理電子平臺連接寬領(lǐng)域信息系統(tǒng)，將自己獨具特色的檔案材料數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，這樣，既可以為檔案需求者提供實時、準確的信息，又可以通過這一平臺收集檔案信息，實現(xiàn)真正意義上的檔案信息資源共享，充分發(fā)揮檔案的信息服務(wù)功能。

檔案收集和編研工作是檔案管理的基礎(chǔ)，院系檔案是學校檔案的主要來源和基本單元，因此要深層次開發(fā)院系檔案信息資源，積極地挖掘現(xiàn)有的檔案信息，使檔案管理工作提升一個層次，能夠為院系師生提供更好的服務(wù)，也為領(lǐng)導決策提供準確的信息，形成以收集整理為基礎(chǔ)、開發(fā)利用為重點、現(xiàn)代化管理為目標的多層次、全方位服務(wù)的新格局。

當前，我國高校的院系檔案管理工作還處于摸索階段，標準的缺乏、檔案意識的薄弱和人才隊伍的落后在很大程度上制約著檔案管理工作的進行。隨著一系列改進措施的提出與實施，我們有理由相信，高校院系檔案管理工作必將成為一項常態(tài)工作，并逐步實現(xiàn)科學化和規(guī)范化，推動檔案管理工作更快更好地發(fā)展，為高校教學科研、招生就業(yè)服務(wù)。

參考文獻：

［1］馬玉杰.本科教學評估與高校檔案管理工作研究［J］.檔案學研究，2006，（6）：22-26.

［2］盧余群.把檔案工作放在高校工作更突出的位置：關(guān)于《高等學校檔案管理辦法》的深入思考［N］.中國檔案報，2009-04-02.

［3］王樹新.高校院系檔案管理工作芻議［J］.中州大學學報，2011，（8）：109-110.

電子檔案管理辦法范文第5篇

建立現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度是企業(yè)改革的一項重要措施，是企業(yè)檔案工作保持健康發(fā)展的必要手段。因為企業(yè)制度的創(chuàng)新與現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度的建立是互相補充、促進的。

（一）企業(yè)改革需要檔案管理制度的創(chuàng)新，在企業(yè)改革過程中，無論是轉(zhuǎn)變經(jīng)營機制，還是建立現(xiàn)代企業(yè)制度.檔案為企業(yè)調(diào)整組織和產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)，對外經(jīng)濟合作、清產(chǎn)核資.進入市場成為具有獨立法人權(quán)力競爭者提供重要的信息和依據(jù)。

（二）現(xiàn)代企業(yè)制度的建立對檔案工作也提出了新的要求，如果企業(yè)檔案工作還停留在傳統(tǒng)管理模式下，將阻礙其發(fā)展。作為企業(yè)科技信息管理的組成部分，檔案部門要積極探索檔案工作發(fā)展的新思路，著手進行改革.實現(xiàn)檔案管理制度的創(chuàng)新。

（三）制定檔案管理制度，是為了加強檔案管理工作，提高檔案管理質(zhì)量，更好地為社會、為民眾、為企事業(yè)服務(wù)，檔案管理制度的強弱直接影響到檔案管理的效率和效能。

二、結(jié)合實際，建立現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度體系

檔案管理制度的建設(shè)是科學規(guī)范開展檔案工作、加強企業(yè)信息檔案資源建設(shè)工作的首要環(huán)節(jié)。因為制度是基礎(chǔ)保證和根本保障，它使各項工作有章可循、有法可依?，F(xiàn)代檔案管理制度體系的建設(shè)應(yīng)包含檔案工作規(guī)章、檔案管理制度、檔案業(yè)務(wù)規(guī)范和重點檔案工作制度等方面的內(nèi)容。其中檔案工作規(guī)章包括各級、各部門檔案工作人員責任及文件形成歸檔責任制度、檔案工作規(guī)定、資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案處置辦法、檔案工作責任追究制度、檔案管理應(yīng)急預(yù)案等方面；檔案管理制度具體又涵蓋了檔案管理辦法、檔案保管制度、檔案鑒定銷毀制度、檔案統(tǒng)計制度、檔案利用制度、檔案保密制度、電子文件歸檔管理制度等制度內(nèi)容；檔案業(yè)務(wù)規(guī)范則又囊括了檔案整理規(guī)范、檔案分類方案、文件歸檔范圍和保管期限表、特殊載體檔案管理規(guī)范、檔案全宗管理辦法等內(nèi)容；而重點檔案工作制度則包含了軍工電子固定資產(chǎn)投資項目檔案管理規(guī)范、檔案工作協(xié)作組工作規(guī)則等等。

筆者所在的中電海康集團有限公司是2014年在總部中國電子科技集團公司“加快安全電子產(chǎn)業(yè)發(fā)展”的號召下由中國電子科技集團公司第五十二研究所下屬全資子公司浙江?？导瘓F組建而成的安全電子產(chǎn)業(yè)子集團，公司建立伊始，公司領(lǐng)導就十分注重制度體系建設(shè)工作。中電?？禉n案管理辦公室更是積極配合公司制度建設(shè)工作，結(jié)合檔案工作的特點難點，在貫徹公司制度建設(shè)的總體部署和要求的前提下，檔案工作人員勤做功課，積極調(diào)研，認真完成《中電海康集團有限公司檔案管理辦法》，其中包含了檔案管理人員工作職責、檔案的收集、整理、保管、鑒定、利用等等規(guī)范，奠定了檔案管理工作的基礎(chǔ)，初步在制度建設(shè)和執(zhí)行環(huán)節(jié)層面上打造了閉環(huán)管理平臺。隨后各專兼職專業(yè)檔案管理人員結(jié)合自身工作實際經(jīng)驗，相繼出臺《文書檔案管理細則》、《會計檔案管理細則》、《科研檔案管理細則》《儀器設(shè)備檔案管理細則》等等制度規(guī)范，進一步強化責任落實，嚴格工作標準，使檔案管理工作很快上了一個新的臺階。后續(xù)我公司檔案管理部門將進一步完善檔案管理制度建設(shè)，從強化企業(yè)檔案資源建設(shè)角度出發(fā)，積極學習、研究先進企業(yè)的檔案資源建設(shè)經(jīng)驗，制定出適合我公司發(fā)展要求的企業(yè)檔案資源建設(shè)制度，推進公司檔案資源建設(shè)工作的開展，如《企業(yè)檔案資源開發(fā)與利用制度》、《檔案資源建設(shè)管理制度》、《檔案資源建設(shè)達標升級考核測評辦法》等制度，最終建立健全一整套科學規(guī)范、可操作性強的現(xiàn)代檔案管理制度，夯實公司檔案管理工作的基礎(chǔ)。

三、如何優(yōu)化創(chuàng)新檔案管理制度體系

（一）制度創(chuàng)新戰(zhàn)略――走實用化之路

沒有永久不變的制度，只要是符合本單位實際情況的，可以進一步提高效率的就是好制度。制度創(chuàng)新的成果要經(jīng)得起實踐的考驗。在檔案館看來有效可行的制度，未必在基層單位檔案室能順利推廣和應(yīng)用。檔案人員一定要深入學習和研究本單位的當前發(fā)展戰(zhàn)略和中長期發(fā)展規(guī)劃。制度創(chuàng)新著眼點在于組織內(nèi)部。機制與制度是密切相關(guān)的。機制是由制度內(nèi)化而來的，檔案管理制度是否符合本單位運行規(guī)律，這是檔案管理機制創(chuàng)新能否實現(xiàn)的關(guān)鍵。

（二）管理創(chuàng)新戰(zhàn)略――走復(fù)合化管理模式之路

新世紀的新技術(shù)革命，正在推進組織管理現(xiàn)代化和辦公自動化。檔案形成的規(guī)范性和檔案利用的廣泛性，將使檔案和檔案工作走出檔案室，走向組織管理的每個角落，使檔案事業(yè)成為組織內(nèi)全體干部職工的共同事業(yè)。搞檔案工作信息化也好，搞檔案數(shù)字化也好，千萬不能忽視傳統(tǒng)檔案管理模式。我們主張在傳統(tǒng)的基礎(chǔ)上進行改進，引進現(xiàn)代化的技術(shù)和管理手段。數(shù)字檔案和紙質(zhì)檔案同步推進，采用復(fù)合化管理模式。復(fù)合化檔案管理模式是檔案載體多元化，兩種不同載體的檔案如何有機結(jié)合保存的模式，有利于檔案管理發(fā)展的良好模式。