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檔案管理辦法細(xì)則范文第1篇

中冶賽迪集團(tuán)有限公司（以下簡稱“中冶賽迪”）是一家多元化經(jīng)營和專業(yè)化發(fā)展相結(jié)合的特大型央企，以鋼鐵工程為主業(yè)。隨著“股份制改造”、“建立現(xiàn)代企業(yè)制度”等改革措施的推進(jìn)，中冶賽迪的規(guī)模也擴(kuò)展到22家子/分公司和19個(gè)職能部門。雖然在組織機(jī)構(gòu)上實(shí)現(xiàn)了集團(tuán)化管理，但集團(tuán)化檔案管理存在檔案管理體制不健全、配套制度不全且效力不足、歸檔范圍不清等問題。實(shí)行有效的集團(tuán)化檔案管理，對其實(shí)現(xiàn)健全、成熟的檔案工作運(yùn)行體系具有重要意義。

1 集團(tuán)化檔案管理的動(dòng)因

1.1 理論依據(jù)

無論是傳統(tǒng)的實(shí)體管理還是現(xiàn)在的電子文件管理，來源原則、有機(jī)聯(lián)系原則、檔案價(jià)值理論、文件生命周期理論在集團(tuán)化檔案管理中依舊適用。

來源原則始于檔案實(shí)體管理，但在電子文件管理時(shí)代，其“來源”的含義拓展到了文件的形成目的、形成活動(dòng)、過程、處理程序等。集團(tuán)各子/分公司或職能部門都無法脫離集團(tuán)來運(yùn)行，都不是獨(dú)立的實(shí)體，其產(chǎn)生的文件材料也是集團(tuán)的一個(gè)組成部分。彼得?瓦爾納認(rèn)為“如不遵循來源原則，全部檔案工作將只能是任意的、主觀的和缺乏條理的”。

對于以科技檔案為主的中冶賽迪，不僅要關(guān)注項(xiàng)目的來源單位，還要關(guān)注研究主題和研究過程的完整性，保證其從立項(xiàng)、研究開發(fā)到結(jié)項(xiàng)完成的全過程各類文件的完整齊全。這是有機(jī)聯(lián)系原則的重要體現(xiàn)，而中冶賽迪產(chǎn)生的文檔以圖紙等設(shè)計(jì)交付物為主、注重現(xiàn)行利用和設(shè)計(jì)參考，正是檔案價(jià)值理論應(yīng)用的真實(shí)反映。中冶賽迪產(chǎn)生的設(shè)計(jì)交付物，從系統(tǒng)給出文檔號(hào)、上傳系統(tǒng)、歸檔質(zhì)量檢查、各級(jí)審批、簽發(fā)、文印到最終的，是一個(gè)完整的過程。同時(shí)，部分檔案也有一定的保管期限，定期銷毀符合文件生命周期的規(guī)律。

1.2 實(shí)踐意義

首先，符合全宗原則。對于集團(tuán)公司，使用全宗原則管理檔案，既能維護(hù)歷史本來面貌，又能讓分類更加簡便易行。

其次，切合集團(tuán)公司協(xié)同運(yùn)作的核心理念。協(xié)同是集團(tuán)公司的價(jià)值訴求和自身組織優(yōu)勢，而集團(tuán)化檔案管理能提高資源的利用率和利用信息“搭便車”，也有助于發(fā)揮學(xué)習(xí)效應(yīng)和技術(shù)創(chuàng)新。例如，將檔案進(jìn)行集中管理，可以節(jié)省人力并便于利用；同時(shí)資源共享有助于激發(fā)靈感設(shè)計(jì)出讓用戶更滿意甚至眼前一亮的作品。

最重要的是，它是解決當(dāng)前中冶賽迪檔案管理實(shí)踐困境的迫切需要。集團(tuán)化檔案管理在中冶賽迪尚處于雛形階段，檔案管理體制、配套制度、歸檔范圍等方面問題日益突出，檔案部門面臨有心無力、進(jìn)展不佳的尷尬局面。為此，在中冶賽迪中完善集團(tuán)化檔案管理勢在必行。

2 困境

2.1 檔案管理體制模式不合理

一般并沒有一種通用的最佳檔案管理體制模式，多數(shù)都是結(jié)合本企業(yè)檔案管理的實(shí)踐和檔案工作的運(yùn)行規(guī)律來設(shè)計(jì)的。簡單來講，《企業(yè)檔案工作規(guī)定》中檔案工作組織一章，能基本反映出檔案管理體制模式的基本要點(diǎn)，即檔案工作領(lǐng)導(dǎo)和專兼職檔案人員。

在中冶賽迪，檔案管理體制模式基本由企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)、企業(yè)檔案部門負(fù)責(zé)人、單一子/分公司檔案管理委托管理者構(gòu)成，其中委托的管理者包括股份公司及檔案管理專員、其他子/分公司或職能部門、項(xiàng)目管理部及其兼職檔案管理人員。

經(jīng)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，在該管理體制中，企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)是單人負(fù)責(zé)；不少子公司的檔案管理工作是委托給股份技術(shù)支持部；不少子公司都沒有檔案管理人員，都是分散保存，職責(zé)不明確。

2.2 相關(guān)配套制度不健全

檔案管理制度，從大的方面離不開“三合一”制度，但這些只是業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的一部分，還應(yīng)包括檔案工作管理辦法或規(guī)定、檔案業(yè)務(wù)管理辦法、其他業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、操作細(xì)則。

就中冶賽迪而言，當(dāng)前主要制定了《檔案管理規(guī)定》、《會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定》、《檔案及圖書利用管理辦法》、《員工人事檔案管理規(guī)定》、《合同文件歸檔管理辦法》、《工程設(shè)計(jì)文件資料管理及歸檔規(guī)定》，目前公司也建立了自己的內(nèi)容管理系統(tǒng)。從名稱和具體內(nèi)容上可知，一是缺少了工作考評(píng)、工作數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、內(nèi)容系統(tǒng)等方面的業(yè)務(wù)管理辦法，二是缺少各類文件材料歸檔、文件的登記與積累、保管期限等方面的操作細(xì)則，三是沒有建立分類、歸檔范圍等相關(guān)的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。

2.3 歸檔范圍模糊不清

歸檔范圍不清主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是不清楚各子/分公司實(shí)際產(chǎn)生的哪些文件、哪些需要?dú)w檔，二是沒有制定出與歸檔范圍有關(guān)的、具有法律效力的操作細(xì)則。

2016年股份技術(shù)支持部對部分子/分的檔案管理工作進(jìn)行了首次檢查，主要是了解其產(chǎn)生了哪些文件，并通過雙方領(lǐng)導(dǎo)的協(xié)商最終確定了需要?dú)w檔的文件。例如，對首次檢查的施工圖審查公司來說，主要產(chǎn)生的有科技檔案、合同、文書檔案等，根據(jù)檔案的本質(zhì)屬性和實(shí)際工作需要，確定合格書、合同需要移交檔案室進(jìn)行管理。另外，管控權(quán)的限制和缺少諸如文件登記與積累、各類文件材料歸檔方面的細(xì)則，導(dǎo)致企業(yè)形成的文件數(shù)據(jù)類型、數(shù)量、歸檔權(quán)責(zé)模糊，不僅難以確定企業(yè)核心文件數(shù)據(jù)的流動(dòng)情況、最終歸屬，而且歸檔文件的齊全性和完整性也難有保障。

3 建議

3.1 優(yōu)化檔案管理體制模式

由股份公司的檔案部門來負(fù)責(zé)全集團(tuán)的檔案管理工作，并與其中不少子/分公司尚處于委托與被委托的關(guān)系，在合法性和強(qiáng)制性上缺乏說服力，尤其是部門名稱模糊了其實(shí)際的職責(zé)。

一方面，可以考慮成立企業(yè)檔案館，以明確其職責(zé)并增強(qiáng)權(quán)威。按照《中央企業(yè)檔案工作規(guī)定》，中冶賽迪符合可成立公司檔案館的條件，即“資產(chǎn)規(guī)模大、檔案數(shù)量多”，而有檔案專業(yè)背景的人員高達(dá)15人造了另一有利條件。

另一方面，可考慮將集團(tuán)化檔案管理的最高領(lǐng)導(dǎo)者由個(gè)人拓展成團(tuán)體，并將專兼職檔案工作納入考核范圍。前者可通過成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組實(shí)現(xiàn)，工作開展建議實(shí)行聯(lián)席會(huì)議制以便于風(fēng)險(xiǎn)分擔(dān)和高效執(zhí)行；后者能更好確保文件材料積累的及時(shí)性和完整性，進(jìn)而方便歸檔范圍的確定與細(xì)化。

3.2 健全檔案管理配套制度

檔案管理規(guī)定，為集團(tuán)化檔案管理提供了根本方向；而業(yè)務(wù)管理辦法、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、操作細(xì)則的建立和健全，能讓中冶賽迪的集團(tuán)化檔案管理實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化、精細(xì)化、有序化的目標(biāo)。

首先，可建立檔案統(tǒng)計(jì)、檔案工作考評(píng)方面的管理辦法。其次，可以借助數(shù)據(jù)梳理的相關(guān)流程和方法工具，對各子/分公司和職能部門部門的數(shù)據(jù)進(jìn)行梳理，明確產(chǎn)生的文件材料類型、數(shù)量，并通過價(jià)值鑒定和實(shí)際工作需要確定出歸檔范圍和保管期限，并使之制度化。此外，對文件材料的登記、積累要素和要求進(jìn)行細(xì)化，形成相應(yīng)細(xì)則；特殊載體的歸檔要求也要形成條文，以便于有據(jù)可依。

3.3 細(xì)化文件材料歸檔范圍

歸檔范圍的確定與細(xì)化，是以文件材料清理工作為前提，也是做好歸檔文件材料鑒定的重要基礎(chǔ)。中冶賽迪目前的進(jìn)行流程化管理的文檔主要有工程項(xiàng)目文件、合同、會(huì)計(jì)檔案，而大多數(shù)子/分公司和職能部門的管理性文件材料或合同等尚未進(jìn)行清理。文件材料的清理需要建立在有序的文件形成和積累基礎(chǔ)上的，其關(guān)鍵在于確定核心數(shù)據(jù)。

首先，可以通過中冶賽迪官網(wǎng)、實(shí)地調(diào)研、當(dāng)面或電話溝通、問卷調(diào)查等方式，獲取子/分公司和職能部門的職能屬性、文件形成記錄、文件積累情況。其次，以同時(shí)滿足崗位收到或發(fā)出或辦理的文件材料、不可或缺或核心的文件材料兩大條件為標(biāo)準(zhǔn)，形成核心文件材料數(shù)據(jù)表，不符合條件的進(jìn)行剔除。最后將所有核心的文件材料數(shù)據(jù)表進(jìn)行匯總，召集各子/分公司負(fù)責(zé)人、各職能部門負(fù)責(zé)、項(xiàng)目管理部負(fù)責(zé)人進(jìn)行協(xié)商，形成最終的匯總表，并確定細(xì)化的歸檔范圍。

參 考 文 獻(xiàn)

[1] 宮曉東.企業(yè)檔案管理體系的建設(shè)與運(yùn)行[M].北京：中國工商出版社，2014.

[2] 王英瑋，陳智為.檔案管理學(xué)[M].北京：中國人民大學(xué)出版社，2015.

檔案管理辦法細(xì)則范文第2篇

[關(guān)鍵詞]新時(shí)期 高校檔案工作

[中圖分類號(hào)]G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1009-5349（2013）06-0055-01

一、新時(shí)期對高校檔案工作的要求

高校檔案工作是高校重要的基礎(chǔ)性工作，是查考、追溯發(fā)展的重要依據(jù)和原始憑證，客觀反映了學(xué)校教學(xué)和管理中的各個(gè)環(huán)節(jié)，記載了學(xué)校發(fā)展的真實(shí)面貌和歷史過程，做好高校檔案工作，有助于我們鑒往查今，汲取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，探求發(fā)展規(guī)律，實(shí)行科學(xué)決策，推動(dòng)教育事業(yè)科學(xué)發(fā)展。[1]所以在新時(shí)期，必須加強(qiáng)高校檔案科學(xué)規(guī)范化建設(shè)、促進(jìn)檔案有效發(fā)展。

二、新時(shí)期做好高校檔案工作的意義

高校檔案工作是學(xué)院重要的基礎(chǔ)性工作，一直以來，高校檔案工作圍繞中心、扎實(shí)工作，服務(wù)大局，為學(xué)校各項(xiàng)建設(shè)發(fā)揮了積極作用。[2]在新時(shí)期，高校檔案工作更應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，開拓創(chuàng)新，檔案工作者更應(yīng)該進(jìn)一步解放思想、努力開拓檔案工作新局面，這也是進(jìn)一步貫徹《高等學(xué)校檔案管理辦法》的具體落實(shí)。

三、新時(shí)期做好高校檔案工作具體途徑

（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)重視，配備檔案管理隊(duì)伍

檔案是一項(xiàng)默默無聞的工作，很難在短期內(nèi)體現(xiàn)出業(yè)績和作用，這就導(dǎo)致部分領(lǐng)導(dǎo)干部對檔案重要性意識(shí)不夠，缺乏應(yīng)有的重視和關(guān)注。在新時(shí)期，必須轉(zhuǎn)變這種認(rèn)識(shí)。[3]首先，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)重視，進(jìn)一步劃分了檔案工作職責(zé)，明確了工作重點(diǎn)，此外，為了檔案工作順利開展，高校也應(yīng)該配備高素質(zhì)、高學(xué)歷檔案管理隊(duì)伍。其次，建立健全了檔案規(guī)章制度。高校應(yīng)該參照《高等學(xué)校檔案管理辦法》《檔案法》《保密法》等國家法律條文制訂本校各種規(guī)章制度，做到檔案工作有法可依，有法可尋。

（二）抓好檔案資源建設(shè)

檔案資源建設(shè)是檔案工作開展的前提。高校檔案工作者要科學(xué)制訂學(xué)校檔案移交程序，確保各部門按時(shí)移交反映本部門主要職能活動(dòng)并具有工作查考、科學(xué)研究價(jià)值的各種門類、不同載體的檔案，只有檔案的收集完整才能為以后利用做好前提，這是《檔案法》賦予檔案管理部門的職責(zé)，也是檔案工作者應(yīng)盡的法律義務(wù)。

（三）加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

檔案工作是和經(jīng)濟(jì)建設(shè)的發(fā)展同步進(jìn)行的，沒有一定的資金投入，檔案工作只能是紙上談兵，毫無意義。所以在新時(shí)期，必須加大對檔案的資金投入，使得檔案工作人、財(cái)、物保障得力。[4]例如必須配備專業(yè)的檔案柜、防潮柜、防磁柜、庫房配備基本的溫濕度儀，定期購買專業(yè)檔案殺蟲防霉藥，這些都需要檔案經(jīng)費(fèi)投入。

（四）加大檔案宣傳力度

檔案工作者要進(jìn)一步解放思想，在檔案工作宣傳上充分發(fā)揮館藏檔案資源的優(yōu)勢，加大檔案的宣傳力度，傳播檔案文化資源。不斷開創(chuàng)檔案工作宣傳活動(dòng)和載體，定期加大在各類媒體、簡報(bào)上對檔案工作相關(guān)知識(shí)宣傳力度、增強(qiáng)氛圍，使檔案工作進(jìn)入學(xué)校發(fā)展的藍(lán)圖，促進(jìn)高校檔案工作和高校其他工作共同發(fā)展。

（五）精心編纂，開發(fā)檔案文化產(chǎn)品

隨著社會(huì)的進(jìn)步和時(shí)代的發(fā)展，挖掘檔案文化內(nèi)涵，開發(fā)檔案文化產(chǎn)品成為檔案工作者職能的重要內(nèi)容，[5]因此，檔案工作者要不斷加大開發(fā)檔案文化資源的力度，為社會(huì)公眾提供公共文化服務(wù)和文化產(chǎn)品。

（六）強(qiáng)化檔案安全體系

安全是檔案工作的重中之重，必須確保檔案不丟失、不損壞、不泄密，實(shí)現(xiàn)安全保管、永久保存和有效利用。首先，檔案工作者務(wù)必不斷強(qiáng)化檔案安全管理意識(shí)，進(jìn)一步增加保護(hù)檔案安全的責(zé)任和本領(lǐng)，嚴(yán)格保密制度，嚴(yán)格落實(shí)防火、防盜、防潮、防蟲等安全保管制度，以對國家負(fù)責(zé)、對歷史負(fù)責(zé)的政治高度，扎實(shí)做好檔案安全保護(hù)工作。其次，要完善檔案管理制度，要靠制度管人管事。最后，要重視加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化過程中的技術(shù)保護(hù)，對電子檔案要及時(shí)進(jìn)行備份，防患于未然。

檔案作為一種社會(huì)文化歷史財(cái)富，是科學(xué)研究、文化教育、藝術(shù)創(chuàng)作等社會(huì)活動(dòng)的寶貴資料，中華民族源遠(yuǎn)流長也是因?yàn)橹匾暀n案，重視檔案文化的傳承，在新時(shí)期，我們更要重視高校檔案的價(jià)值，努力保護(hù)和充分開發(fā)高校資源，進(jìn)一步推動(dòng)高校檔案事業(yè)發(fā)展。

【參考文獻(xiàn)】

[1]教育部，國家檔案局.高等學(xué)校檔案管理辦法.中華人民共和國教育部令第27號(hào)，2008.8.20.

[2]國家教育委員會(huì).普通高等學(xué)校檔案管理辦法.中華人民共和國國家教育委員會(huì)令第6號(hào)，1989.10.10.

[3]傅榮校.檔案管理現(xiàn)代化.浙江大學(xué)出版社.

檔案管理辦法細(xì)則范文第3篇

會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作在整個(gè)會(huì)計(jì)核算中,是數(shù)據(jù)最原始的積累,是核算的開始、結(jié)束,沒有嚴(yán)格的規(guī)范化管理,勢必影響整個(gè)核算流程,因此,漣鋼財(cái)務(wù)部制訂了《漣鋼會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范細(xì)則》、《ERP會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)操作細(xì)則》、《漣鋼會(huì)計(jì)檔案管理制度》、《漣鋼財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)憑證管理辦法》、《會(huì)計(jì)報(bào)表編制及要求》、《票據(jù)管理辦法》、《內(nèi)部結(jié)算管理辦法》、《資金收付內(nèi)部控制制度》等一系列規(guī)章制度,強(qiáng)化基礎(chǔ)工作管理,建立《財(cái)務(wù)檢查考核辦法》,由會(huì)計(jì)科實(shí)施定期與不定期檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取措施,將錯(cuò)誤消滅在萌芽中。

2做好憑證制單人與審核人銜接,搞好成本費(fèi)用歸口管理

漣鋼在2003年實(shí)施ERP,會(huì)計(jì)核算由二級(jí)成功轉(zhuǎn)換為一級(jí)核算,原來成本費(fèi)用劃分到二級(jí)單位控制。實(shí)施ERP后,統(tǒng)一由財(cái)務(wù)部各科室分類控制管理,駐二級(jí)單位財(cái)務(wù)人員制作憑證必須由相應(yīng)主管科室審核,各主管科室將成本費(fèi)用細(xì)分工落實(shí)到人。成本類由成本預(yù)算科審核控制,費(fèi)用類由費(fèi)用科歸口控制,福利、工資、資金等由會(huì)計(jì)科匯總審核。做到成本費(fèi)用專人?？瓶刂乒芾?。實(shí)施ERP后成果顯著,2006年1~2月漣鋼生產(chǎn)成本較年度目標(biāo)計(jì)劃降低22706萬元,在同行業(yè)排名21名。

3統(tǒng)一采購付款,加強(qiáng)明細(xì)帳管理

漣鋼實(shí)施ERP前,采購付款是由駐采購部財(cái)務(wù)科、駐進(jìn)出口部財(cái)務(wù)科根據(jù)所在單位計(jì)劃付款。有的供應(yīng)商在幾個(gè)部門都有業(yè)務(wù),既是供應(yīng)商又是銷售客戶,信息沒有溝通共享,造成付貨款給供應(yīng)商,供應(yīng)商又欠公司銷售貨款,浪費(fèi)資金資源。實(shí)施ERP后,在系統(tǒng)內(nèi)將信息資源共享,同一客戶應(yīng)收應(yīng)付款抵減,隨時(shí)可查客戶余額情況。在實(shí)際操作中,根據(jù)財(cái)務(wù)部《采購物資承諾付款管理辦法》,由資金科按計(jì)劃統(tǒng)一審核支付,避免重復(fù)或應(yīng)抵減銷售貨款款項(xiàng)支付,相應(yīng)節(jié)約了資金資源和財(cái)務(wù)費(fèi)用,財(cái)務(wù)費(fèi)用1~2月較年目標(biāo)計(jì)劃節(jié)約2189萬元。應(yīng)收應(yīng)付明細(xì)帳由銷售結(jié)算科、采購結(jié)算科專門管理,賬目清晰,差錯(cuò)率為0。

4規(guī)范憑證制作、傳遞,保障原始單據(jù)

完整、真實(shí)漣鋼在ERP系統(tǒng)中,會(huì)計(jì)人員按崗位職責(zé)給予權(quán)限,由專人負(fù)責(zé)管理,嚴(yán)格規(guī)定憑證摘要、科目設(shè)置、附件說明等,使系統(tǒng)按照憑證科目歸集成本費(fèi)用、應(yīng)收應(yīng)付明細(xì)帳,確保明細(xì)帳與總帳相符。漣鋼財(cái)務(wù)部每月憑證約有2000份之多,翻閱查詢不便,憑證摘要描述簡潔明確是查詢的基礎(chǔ),因此根據(jù)《漣鋼財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)憑證管理辦法》,要求憑證制單人按照規(guī)范填寫摘要、附件說明,使附件完整,查詢快捷,減少時(shí)間浪費(fèi)。由于會(huì)計(jì)憑證號(hào)是系統(tǒng)內(nèi)自動(dòng)連貫生成,憑證匯集需各個(gè)科室協(xié)助完成,漣鋼財(cái)務(wù)部實(shí)際操作是:付款憑證由會(huì)計(jì)人員直接送到資金科出納柜,以免憑證及附件遺失。銀收、銀付、現(xiàn)收現(xiàn)付憑證由資金科銀行核算會(huì)計(jì)整理,造具清單送檔案室,記賬憑證由各科室專人歸集造清單送檔案室,最終由檔案管理會(huì)計(jì)裝訂成冊。避免了原始單據(jù)丟失、憑證缺號(hào),保障原始單據(jù)完整、真實(shí)。

5利用計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng),規(guī)范報(bào)表

在現(xiàn)代企業(yè)中,以計(jì)算機(jī)為中心,加強(qiáng)信息溝通,已成為規(guī)范會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的重要手段。會(huì)計(jì)報(bào)表是會(huì)計(jì)核算工作最終總報(bào)告,是企業(yè)經(jīng)營成果的濃縮反映,是決策層決斷的依據(jù)。漣鋼下屬11個(gè)子公司,在合并報(bào)表中占有重要地位,財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)科利用計(jì)算機(jī)區(qū)域信息網(wǎng)絡(luò),規(guī)范子公司報(bào)表格式、報(bào)出時(shí)間,使數(shù)據(jù)信息共享,加快報(bào)表報(bào)出時(shí)間,提高合并報(bào)表數(shù)據(jù)準(zhǔn)確率,為領(lǐng)導(dǎo)決策贏得時(shí)間。

檔案管理辦法細(xì)則范文第4篇

【關(guān)鍵詞】病理；檔案管理

【中圖分類號(hào)】 R197.32 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】B 文章編號(hào)：1004-7484（2012）-04-0584-01

醫(yī)院病理檔案管理是病理工作的重要組成部分，是體現(xiàn)醫(yī)院管理水平的標(biāo)志。隨著國家醫(yī)療保險(xiǎn)及大病統(tǒng)籌政策的實(shí)施，病理檔案的利用率逐年上升，因此必須做好病理檔案管理工作。

1.病理檔案管理在醫(yī)院管理中的重要作用。

病理檔案為臨床提供了大量資料，管理工作的好壞直接關(guān)系到醫(yī)院病理科及各臨床科室的發(fā)展。是醫(yī)院各項(xiàng)工作的橋梁和紐帶，病理檔案資源和其他檔案資源一樣隨時(shí)轉(zhuǎn)化為社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，讓病理檔案發(fā)揮最大限度的價(jià)值，為臨床、患者和社會(huì)服務(wù)。

2.病理檔案管理在病理工作中的要求

2004年出版的《臨床技術(shù)操作規(guī)范》病理學(xué)冊中明確規(guī)定：各種文字及非文字資料門診患者應(yīng)保存15年，住院患者保存30年。因此病理工作人員必須嚴(yán)格按照《檔案法》和《檔案實(shí)施細(xì)則》認(rèn)真對待病理檔案，由專人負(fù)責(zé)管理這些病理檔案資料。

3.病理檔案管理要制度化

在檔案管理的各個(gè)步驟各個(gè)環(huán)節(jié)建立科學(xué)的統(tǒng)一的規(guī)章制度。①制定申請單、玻片、蠟塊歸檔、移交接受制度。②制定檔案保管、借閱制度。嚴(yán)格按照檔案管理的要求制定借閱辦法，嚴(yán)格登記借閱時(shí)間，借閱編號(hào)，嚴(yán)禁損壞或丟失。③制定檔案庫房管理制度，不同資料分別保存，積極采取防火、防盜、防水、防蟲、防霉、防日曬等措施，從根本上確保檔案安全。④制定檔案保密制度。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密法，遵守醫(yī)務(wù)人員行為道德隱私。⑤制定到期檔案銷毀制度。明確銷毀檔案的程序。

4.病理檔案管理規(guī)范化原則

從申請單登記，取材記錄，大體標(biāo)本照相及標(biāo)本制作和保存，申請單裝訂、編號(hào)、玻片、蠟塊裝盒等嚴(yán)格按標(biāo)準(zhǔn)操作。

5.信息化是病理檔案管理的必由之路

隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展，計(jì)算機(jī)管理成為必由之路，因其儲(chǔ)存量大、方便、更便于管理、教學(xué)和科研。

6.病理檔案可以作為科研檔案保留

病理檔案具備科研檔案的原始性和可靠性，便于日后查閱，具有一定的科研價(jià)值。

7.病理檔案管理要做到完整保留文字資料、實(shí)物、電子資料，缺一不可

因病理檔案的特殊性，不僅需要完整保存文字資料，還要有玻片、蠟塊等實(shí)物，這就要求病理檔案要做到紙制檔案，實(shí)物和電子檔案并存的發(fā)展方式。

8.病理檔案管理要注意一定的保密性

檔案管理辦法細(xì)則范文第5篇

一是有的會(huì)計(jì)核算中心沒有或未及時(shí)向委托單位移交會(huì)計(jì)檔案，不符合《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定?！稌?huì)計(jì)檔案管理辦法》第6條明確指出，“當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終結(jié)后，可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管”。會(huì)計(jì)核算中心成立后形成的會(huì)計(jì)檔案是委托單位委托被委托單位進(jìn)行會(huì)計(jì)核算而形成的，盡管會(huì)計(jì)檔案的實(shí)體由于保管單位的變更而變更，但其所有權(quán)仍是委托單位，屬于委托單位全宗的一個(gè)門類，應(yīng)當(dāng)保持一個(gè)單位全宗的完整性和連續(xù)性。

二是紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案與存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)檔案沒有同步歸檔。會(huì)計(jì)工作由傳統(tǒng)的手工記賬形式到運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)形式記賬，會(huì)計(jì)核算形式發(fā)生了變化，財(cái)政部頒發(fā)的《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》第四章第7條明確指出：“電算化會(huì)計(jì)檔案，包括存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、其他磁性介質(zhì)或光盤存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和計(jì)算機(jī)打印出來書面形式的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。”《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》第45條規(guī)定，“實(shí)行會(huì)計(jì)電算化的單位，有關(guān)電子數(shù)據(jù)、會(huì)計(jì)軟件資料等應(yīng)當(dāng)作為會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理”。然而實(shí)際工作中，會(huì)計(jì)委派制核算的地區(qū)或部門，基本都實(shí)行了電算化會(huì)計(jì)，形成的大量磁介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案都保存在會(huì)計(jì)核算中心，即便是定期向委托單位移交會(huì)計(jì)檔案的核算中心，也只移交紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案。

三是會(huì)計(jì)工作與會(huì)計(jì)檔案管理脫節(jié)。會(huì)計(jì)檔案是會(huì)計(jì)核算的產(chǎn)物，它產(chǎn)生于會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)工作之中，是會(huì)計(jì)工作的延伸，也是會(huì)計(jì)工作的終結(jié)。但在實(shí)際工作中，會(huì)計(jì)委派制管理下的會(huì)計(jì)人員對會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)非常熟練，經(jīng)常參加會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，但對檔案知識(shí)，特別是會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化整理標(biāo)準(zhǔn)知之甚少，也沒有參加過會(huì)計(jì)檔案管理的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)。各單位普遍重會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，輕會(huì)計(jì)檔案管理。在各單位制定的會(huì)計(jì)制度中突出強(qiáng)調(diào)了會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，卻忽視了制定詳細(xì)的具有可操作性的會(huì)計(jì)檔案管理制度，沒有把會(huì)計(jì)檔案的規(guī)范化管理納入會(huì)計(jì)人員崗位職責(zé)中。在會(huì)計(jì)人員上崗前，沒有邀請檔案專業(yè)人員講授會(huì)計(jì)檔案管理的基本知識(shí)與操作技能，造成會(huì)計(jì)檔案整理質(zhì)量不高，封面內(nèi)容填寫不全，裝訂不整齊，有的分類、排列不規(guī)范，無目錄等現(xiàn)象，使整理出的會(huì)計(jì)檔案沒有達(dá)到規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)，更談不上科學(xué)管理。

四是財(cái)政部門與檔案行政管理部門缺乏必要的溝通與合作。由于會(huì)計(jì)委派制是近些年來新型的管理模式，其業(yè)務(wù)主要接受同級(jí)財(cái)政部門的監(jiān)管。然而從其成立至今，無論財(cái)政部門還是檔案部門都沒有對新管理模式下會(huì)計(jì)檔案的管理作出具體的要求和規(guī)定，檔案部門也沒有主動(dòng)地介入其中進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)與監(jiān)督。財(cái)政部門只強(qiáng)調(diào)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)規(guī)范與否，而對會(huì)計(jì)檔案規(guī)范與否少有問津，使會(huì)計(jì)委派制下的會(huì)計(jì)檔案基本屬于“失控”狀態(tài)。

五是會(huì)計(jì)檔案管理制度不完善。制度不健全勢必造成管理無章可循。不少會(huì)計(jì)核算中心并沒有制定較為完善的會(huì)計(jì)檔案立卷、歸檔、保管等制度，對會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍、歸檔時(shí)間，整理標(biāo)準(zhǔn)，移交等問題沒有作出具體的可操作性強(qiáng)的規(guī)定。只突出強(qiáng)調(diào)了會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)工作，忽視了會(huì)計(jì)檔案管理，沒有把會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化管理納入會(huì)計(jì)人員崗位責(zé)任制中，也沒有配備專人管理會(huì)計(jì)檔案。

針對會(huì)計(jì)管理體制改革給會(huì)計(jì)檔案管理帶來的問題，筆者認(rèn)為應(yīng)強(qiáng)化以下方面工作：

一要加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理，理順會(huì)計(jì)檔案管理體制。實(shí)行委派制管理的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照《檔案法》、《會(huì)計(jì)法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定，明確會(huì)計(jì)檔案的所有權(quán)是委托單位，將委托單位的會(huì)計(jì)檔案整理規(guī)范，在核算中心暫保管一年，期滿后編制會(huì)計(jì)檔案的案卷目錄，連同打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案和存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，向委托單位的檔案機(jī)構(gòu)移交。

二要加強(qiáng)會(huì)計(jì)人員崗位培訓(xùn)，提高會(huì)計(jì)檔案的案卷質(zhì)量。會(huì)計(jì)人員是會(huì)計(jì)檔案整理的第一責(zé)任人。會(huì)計(jì)人員對會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化整理的熟知、熟練程度，決定了會(huì)計(jì)檔案案卷質(zhì)量的高低。因此，必須將會(huì)計(jì)檔案管理及操作技能的培訓(xùn)，納入會(huì)計(jì)人員崗前培訓(xùn)，從會(huì)計(jì)檔案整理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)學(xué)起，使其熟練掌握會(huì)計(jì)檔案管理的基本知識(shí)與操作技能，進(jìn)而從源頭上做好會(huì)計(jì)檔案的整理規(guī)范工作。